GESTIN DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Karla Rodrguez Salas Resumen

as grandes tendencias que marcan la gestin de empresas u organizaciones llevan implcito un aspecto fundamental, que en muchas ocasiones no se considera o se deja de lado, como lo es la informacin, sus sistemas y proceso de gestin.

Este artculo busca presentar el modelo de gestin de informacin en las organizaciones, su interaccin con los distintos recursos empresariales, los entes que se involucran en esta gestin y sus responsables, para finalmente presentar cul debe ser el rol de los profesionales en gestin de informacin en los procesos que se mencionan. Con ello no se pretende profundizar o delimitar cada una de las funciones que conllevan ese proceso de gestin, como tampoco definir los tpicos que deben ser incorporados, pero s se pretende propiciar una rica discusin en fundamentos y teoras en lo que respecta a la gestin de la informacin en las organizaciones, considerando la evolucin histrica de este tema. Introduccin Desde que surge la teora de la organizacin, el papel de la informacin y de la comunicacin se ha acentuado. La informacin empieza a considerarse como una reserva de conocimientos disponibles sin limitaciones en su uso, gracias al aporte de las nuevas tecnologas que hacen que cada da sea ms accesible al usuario. Contrastndolo con la actualidad, la informacin empieza a considerarse adems, como un recurso econmico y esto, porque, una vez procesada y utilizada racionalmente, adquiere se valor. Extraer el valor de la informacin es un gran reto que empiezan a adoptar las organizaciones que buscan la competitividad y el liderazgo en su campo. Ahora bien, qu entendemos por el trmino organizacin?. Una organizacin es un sistema conformado por: personas, recursos materiales e informacin, siendo el ltimo, un aspecto fundamental que

Acadmica de la Escuela de Bibliotecologa, Documentacin e Informacin de la Universidad Nacional ** Revisado por MILS. Luca Chacn Alvarado, Vicedecana, Facultad de Filosofa y Letras, Universidad Nacional

permite la supervivencia de los mismos, entre ellas, las empresas, universidades, organizaciones pblicas, bibliotecas, y en stas, se desarrollan las actividades de informacin, que tradicionalmente se han ejecutado en departamentos o secciones destinados a ejercer sus funciones especficas, o sea, en el interior de las organizaciones, en mbitos especializados llamados unidades de informacin, que efectan procesos de recopilacin, procesamiento y servicios de informacin. Esta forma de realizar el trabajo dentro de las organizaciones obedece a un paradigma que en la actualidad se est superando. Una de las manifestaciones ms evidentes de los cambios que se estn experimentando y denominados cambios globales ha sido, el surgimiento de un nuevo paradigma organizacional, que busca nuevas formas de organizacin en donde ya no se encuentra el mismo espacio fsico donde ejercer las funciones, sino que se abre el espacio de interaccin con especialistas de otras profesiones y dedicados a otras funciones. Consecuentemente, el entorno organizacional en el que los profesionales de informacin ejercan sus funciones est cambiando. Las organizaciones estn experimentando cambios profundos y desplegando esfuerzos notables por adoptar nuevas formas de organizacin de sus estructuras. La visin administrativa que conceba una seccin, un departamento, una biblioteca, una unidad, etc., con objetivos y procedimientos diferentes, hoy en da no tiene la misma vigencia. El surgimiento del nuevo paradigma de los sistemas de informacin se compone de dos elementos bsicos: el primero sita al usuario como eje fundamental de los sistemas de informacin, condicionando de este modo, las acciones de diseo y operacin de los mismos; y el segundo seala que, en este nuevo paradigma, se visualiza a los procesos productivos informacionales, como procesos de agregacin de valor a la informacin. Esta nueva tendencia implica el desarrollo de un proceso de modernizacin del rea de la informacin que no slo requiere de la introduccin de nuevas tecnologas de punta y la adecuacin de los profesionales de la informacin a las mismas, sino de una vinculacin de los mismos a otros procesos globales y prioritarios de carcter econmico y poltico. Para lograrlo, es preciso que los encargados de las unidades de informacin dispongan de nuevas visiones y perspectivas conjuntamente con capacidades renovadas para el ejercicio de un liderazgo adecuado a la realidad. Es necesario iniciar en los directivos de las diversas instituciones, un proceso que provea los elementos necesarios para que las unidades

definan nuevas polticas de insercin y articulacin en un mercado cada vez ms denso y competitivo de productos y servicios de informacin. Gestin de la Informacin Desde esta perspectiva la gestin de informacin surge como un nuevo concepto dentro del campo de la ciencia de la informacin, orientado al manejo de la inteligencia corporativa de una organizacin, que permite la estructuracin interna a las organizaciones y les permite reaccionar ante los cambios de su entorno apoyndose en el uso de la informacin y de los recursos de informacin disponibles. Esta situacin nos lleva a las concepciones ms recientes defendidas por la Gestin de la Informacin (GI), en el sentido de que las organizaciones deben ser consideradas fundamentalmente como sistemas de informacin. Algunos autores coinciden en que la Gestin de Informacin, plantea que "gerencia es todo lo que se refiere a la obtencin de la informacin adecuada, para la persona adecuada, a su precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisin adecuada". Su objetivo es el de incrementar los niveles de eficiencia y efectividad dentro de una organizacin. Este proceso se conduce a travs de la integracin adecuada de los recursos humanos, las polticas, las actividades y procedimientos, el hardware, el software y los datos. Owen (1989), denomina la Gestin de la Informacin como una triple hlice. En primer lugar lo importante de la informacin es su contenido y no tanto su soporte, en segundo lugar considera que los gastos para sistemas y tecnologas de la informacin son un gasto para recursos y no deben ser considerados como gastos generales de funcionamiento, y la tercera parte de la filosofa de la Gestin de la Informacin es la exacta coordinacin del recurso dentro de la propia organizacin, ya que en la actualidad este recurso est muy disperso en diversas empresas. Los elementos involucrados con la gestin de informacin se pueden resumir en tres: 1. Los que competen a la informacin como fuente/recurso (procesos productivos al interior de las organizaciones) 2. Los relacionados con el usuario de productos y servicios de informacin 3. Los que conforman el canal de comunicacin entre el usuario y la fuente.

Paez Urdaneta (1992), afirma que el concepto de Gestin de Recursos de Informacin, se define como el manejo de la inteligencia corporativa de una organizacin a objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus metas. Otra definicin se refiere a que: "La Gestin de Recursos de Informacin, es la gerencia (planeamiento, organizacin, operaciones y control) de los recursos (humanos y fsicos) que tienen que ver con el apoyo a sistemas (desarrollo, mejora, mantenimiento) y servicios (procesamiento, transformacin, distribucin, almacenamiento y recuperacin) de la informacin (datos, textos, imagen) para una organizacin. En cuanto al Gestor de Recursos de Informacin, parte del supuesto del reconocimiento de que la informacin es un recurso, un valor que debe ser gerenciado como cualquier otro, pues entre las caractersticas similares tenemos: Adquirida a un costo, a un precio Tiene caractersticas especficas y medibles El valor que tiene la informacin es difcil de definir ya que en algunos casos la informacin tiene extrema importancia y en otros esta misma informacin no informa de nada. Control del costo de la informacin, Posee un ciclo de vida, Capacidad de ser procesada y refinada, entre otras.

Para Elizabeth Adams (2002), "la Gestin de Recursos de Informacin es una funcin de alta direccin, para desarrollar una serie de polticas, programas y procedimientos para planificar, gestionar y controlar eficaz y efectivamente las necesidades de informacin y los recursos de soporte del manejo de la informacin". En esta tarea directiva, los componentes que participan y las reas en que debe operar la persona responsable de la misma son: 1. Recursos informativos: es decir, identificacin, valoracin y uso de los mismos, no slo internos sino tambin externos. 2. Tecnologa adecuada: para recoger, almacenar, recuperar y/o difundir la informacin. 3. Gestin: planificacin general, recursos humanos, comunicacin, contabilidad y marketing. Como se puede observar, tanto las definiciones de Gestin de Informacin y de Gestin de Recursos de Informacin, manifiestan el reconocimiento de la informacin como el punto clave, decisivo para el mejor desempeo de cualquier organizacin con o sin fines de lucro. De lo anterior se puede inferir que la Gestin de Informacin es ms general, y est vinculada con la generacin y aplicacin de estrategias,

polticas y teniendo en cuenta, la cultura organizacional, para lograr un uso efectivo, racional y eficiente de la informacin. En cuanto a la Gestin de Recursos de Informacin, sta se lleva a cabo mediante la planificacin, organizacin, ejecucin y control de los recursos humanos y fsicos, responsables de crear, explotar y desarrollar el sistema de informacin integral, que permita el manejo de la informacin organizacional en funcin de la consecucin de los objetivos de la organizacin. Obviamente, es fundamental entender que lo que se debe gestionar, gerenciar es la informacin y no la tecnologa. El conocimiento y la inteligencia potenciados por la informacin son lo importante, el soporte que contenga, es menos importante. El obtener un resultado de las tecnologas de la informacin depender de cun inteligentemente se gestionen. Y parte de esa inteligencia consiste en pasar a entender que la funcin de las tecnologas de informacin es gestionar mejor la informacin, para convertirla en conocimiento, personal u organizacional. Pero, para conseguirlo, tenemos primero que entender que transferir informacin es muy poco til, y que la clave est en que los sistemas de informacin nos permitan intercambiar informacin o sea transaccionarla. Desde que surge la Gestin de Informacin, se ha pasado por diferentes fases que coinciden con diferentes momentos en el desarrollo de las organizaciones. Estas son: 1. Gerencia del trabajo impreso: hacia fines del siglo pasado y hasta la dcada del 50, donde cumple con una funcin supervisora, de apoyo, una actividad no priorizada. 2. Gerencia de la tecnologa automatizada: desde los aos 60 hasta la dcada del 70, donde su objetivo era lograr una mayor eficiencia tcnica y control fsico de las nuevas tecnologas, especialmente en el nivel medio de la organizacin. Todava la GI es fragmentada y no coordinada. 3. Gerencia de los recursos de informacin corporativos: mediados de los 70 y hasta la dcada del 80; constituye una funcin de apoyo en el nivel mximo de la organizacin. En esta etapa, los objetivos estratgicos se centran en el tratamiento de la informacin como recurso clave de la organizacin, recurso que se puede tratar como otro recurso estratgico Desde esta ptica, eleva la posicin de los gerentes de recursos de informacin dentro de la misma organizacin. 4. Gerencia del conocimiento y anlisis comercial-competitivo: fines de los 80 y aos 90. En este punto, el objetivo es lograr ventajas competitivas en unidades de negocios y estrategia competitiva. Se

centra en el contenido de la informacin como tal y cmo es utilizada y valorada en la organizacin y cmo sta colabora en el crecimiento de la organizacin. 5. Gerencia estratgica de la informacin: dcada del 90. Su objetivo se ubica en la direccin y la estrategia corporativa, poniendo nfasis en la calidad de la toma de decisiones y en el uso de la informacin necesaria para perfeccionar el funcionamiento general de la organizacin. Ms all de lo anteriormente dicho, no existen definiciones sistematizadas de gerencia de informacin y de gerencia de recursos de informacin. Pero si podemos decir que la Gestin de Recursos de Informacin es un tema emergente, cuya metodologa y estrategias estn en un cambio constante. Su desarrollo y comprensin es vital para lograr alcanzar una visin estratgica del impacto de los recursos de informacin y la tecnologa utilizada, para un eficaz desempeo de las organizaciones. Cada vez son ms las distintas organizaciones que al ver aumentar la competitividad, sienten la necesidad de incorporar innovaciones para sobrevivir. Las ms "rpidas" comienzan a comprender el valor de la gestin de la informacin para orientar globalmente sus negocios. Esto significa un cambio estructural de todo el sistema informativo de la institucin, una reestructuracin que permita percibir mejor las variaciones del medio y dar, de este modo, respuestas acordes con el momento. Esto significa que organizar cualquier tipo de institucin como un sistema de informacin, no es slo incluir una innovacin, sino adems, prepararla para que pueda estar siempre en "estado de innovacin". La gestin de la informacin debe colaborar con todas las innovaciones que la organizacin pretenda incorporar en forma rpida y oportuna, y ella misma debe ser una innovacin. Por lo tanto, la gerencia de informacin en las organizaciones conforma un factor que no slo puede influir en el desarrollo de la actividad sino tambin en la posicin que ocupe en la misma institucin. En sntesis, el consumo de informacin contribuye a aumentar la productividad, as como la competitividad, la eficiencia y efectividad. Sea cual sea el sistema de gestin de informacin que se implante, siempre habr de reconocer, en primer lugar, los procedimientos por medio de los cuales los trabajadores desarrollan sus tareas y construir a partir de ah las soluciones tecnolgicas alrededor de los siguientes procesos:

Produccin de Informacin: El tratamiento de textos es la herramienta fundamental para la creacin de informacin y el elemento principal de generacin de conocimiento, llegando

algunos a incluir prestaciones altamente sofisticadas. A su lado coexiste una amplia gama de herramientas de produccin de informacin: software de autoedicin, los navegadores de Internet, las hojas electrnicas o los sistemas de gestin de bases de datos, etc. Puestas todas estas herramientas al servicio del trabajador del conocimiento, generan nuevas salidas electrnicas de informacin que en forma aislada o conjunta con otros segmentos de informacin conforman un complejo producto basado en el conocimiento.

Acceso y Distribucin de la Informacin: La informacin externa e interna existe, por lo que la actuacin se centra tanto en la forma de acceder a ella como en la manera de distribuirla. Para los gestores de informacin, su principal preocupacin ser cmo obtener la informacin y cmo distribuirla adecuadamente. Uno de los aspectos ms importantes relativos al acceso a la informacin es su formato, lo que produce la necesidad de compatibilizar distintos tipos de plataformas, de sistemas operativos, de gestores de bases de datos y de protocolos de comunicaciones. Para ello se dispone de un considerable conjunto de soluciones que permiten organizar recursos para la distribucin y debate de la informacin. Entornos push: Los agentes nos proporcionan informacin en bloques, clasificando, midiendo y filtrando inmensas cantidades de informacin. Constan de un sistema de indexacin de informacin, que facilita la rpida bsqueda y recuperacin a un amplio nmero de usuarios. Los ltimos desarrollos acomodan las preferencias bsquedas a las necesidades de los trabajadores, utilizando agentes inteligentes de bsqueda del conocimiento, diseados para actuar en nombre de un usuario en la bsqueda: qu han de buscar, dnde y cundo buscarla, cundo entregar los resultados de la bsqueda y en qu formato y estructura presentarlos, acercando la informacin directamente a los usuarios cuando stos la necesitan, ms que cuando de forma activa quieran buscarla. El Mapa de la Informacin: Define los canales disponibles para su utilizacin por usuarios individuales o por toda la organizacin. Se configura como un esquema general que describe los mecanismos disponibles para el proceso de la informacin y para la formulacin del conocimiento. Para que un sistema de estas caractersticas sea eficaz para el usuario, ha de ser fcilmente accesible, flexible e intuitivo. El Mapa de Informacin asegura que todos los usuarios conozcan lo que tienen a su disposicin; contribuyendo a mejorar la agilidad en la comunicacin interna en el seno de la organizacin o la facilidad para la toma de decisiones.

Los metadatos: Constituyen un conjunto de datos que facilitan la definicin, clasificacin y localizacin de la informacin. En esencia, estas funciones responden a cuestiones del tipo: quin est haciendo qu con qu. Los metadatos facilitan informacin interna de los usuarios, el tipo de informacin a la que acceden ms comnmente, dnde y qu colecciones de datos estn siendo frecuentados.

Con la integracin de toda esta serie de tecnologas en el seno de una organizacin se obtienen una amplia serie de resultados. J. M. Rodrguez (1999), nos los resume en:

Mejora de la calidad en productos y servicios. Mejora de la atencin a los clientes. Mejora de las relaciones con los proveedores. Creacin de condiciones para mejorar el ambiente de trabajo. Mejora de la comunicacin interpersonal. Estimulacin de la participacin de los trabajadores. Reduccin del nmero de procesos de gestin/produccin. Simplificacin de los procesos de gestin/produccin. Aumento de la eficiencia en el uso de los recursos. Diseo de nuevas y mejores herramientas para la gestin de la direccin

El profesional de la informacin en el proceso de gestin en las organizaciones Los biblioteclogos, documentalistas, ocupan una situacin privilegiada para el manejo de la informacin, por sus conocimientos y habilidades. Pero hay que tener siempre presente que, como gestores de informacin se tienen funciones ineludibles que cumplir, sin perder de vista, el tipo de institucin en la que se est, tales como: Posicionar el rol del profesional como gestor de informacin, consolidando polticas organizacionales internas coherentes, eficientes y eficaces. Gestionar la eficaz adquisicin, tratamiento, almacenamiento y difusin de informacin dentro de la organizacin y en relacin con su entorno. Proponer tecnologas adecuadas para el tratamiento de la informacin. Armonizar los requerimientos de los distintos usuarios Coordinar y supervisar el funcionamiento de los recursos informticos. Evaluar los productos y servicios de informacin utilizados por la organizacin.

Es indispensable para el profesional, establecer bases que faciliten el flujo informacional, y por ende, el desarrollo de las funciones que le son asignadas. Es decir, que los canales de comunicacin deben ser conocidos y la lnea de comunicacin debe ser lo ms directa posible. El responsable de la Gestin de Informacin tiene que enfrentarse con situaciones ambiguas, diversas e inciertas, para lo cual deber conocer bien las herramientas que tiene a su disposicin y, sobre todo, tendr que ubicarse tambin en el papel del usuario y considerar sus diferentes niveles de conocimiento. Todo lo anterior sugiere otras reas prioritarias de la actividad del especialista, para las cuales debe estar preparado. Una de esas reas es la de desarrollar una funcin mucho ms directa orientada a la satisfaccin de las necesidades reales de informacin. Dedicar, tal vez, menos atencin a las actividades rutinarias tradicionales y enfrentarse al reto que plantea la nueva tecnologa de la informacin, en el contexto de la solucin de las variadas y cambiantes necesidades de los diferentes grupos de usuarios (incluida la organizacin como un todo). Para terminar este artculo es pertinente mencionar la frase que indica que es posible que el problema de la gestin de la informacin radique, simplemente, en que estamos midiendo mal la productividad en el sector de los servicios, cuya importancia en el conjunto de las economas modernas va aumentando (A. Cornella, 1994). En fin la mayor informatizacin no lleva a mayor efectividad de los servicios, sino que la distribucin acertada de los recursos informticos y la informacin son el factor fundamental para llevar con xito un plan de Gestin del Conocimiento en su apartado de Gestin de la Informacin.

Conclusin: Por lo tanto, la gestin de la informacin que demandan hoy en da los individuos y las organizaciones, requiere de un reposicionamiento del rol del profesional en informacin. Es necesario dar la importancia y jerarqua necesaria en la organizacin, as como, fortalecer los vnculos necesarios con otras reas del conocimiento para que a travs de esa sinergia se enriquezca la capacidad y la gestin de la informacin que demandan los clientes. Referencias Bibliogrficas
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