Manual de Procedimientos

UNIDAD RESPONSABLE: OFICIALIA MAYOR COORDINACION DE COMPRAS

Rev. 002 Fecha 28/02/06

CONTENIDO 1. Propsito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Polticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos Solicitud de cotizacin Pedido y/o Orden de Compra Vale de Almacn Vale Provisional Indicador de cumplimiento de objetivo/punto de re-orden Encuesta de Satisfaccin al Cliente Encuesta de Satisfaccin del Personal Requisicin Avance Indicadores Grfica de Avances en indicadores Evaluacin de Proveedores Invitacin

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1. Propsito
Dar a conocer al personal involucrado en los procesos los lineamientos en sus respectivos procesos.

2. Alcance
A todo el personal involucrado en los procesos.

3. Responsabilidad y Autoridad
COORDINADORA DE COMPRAS.- Supervisa y coordina las actividades del personal subordinado en la realizacin de los procesos. JEFE DE COTIZADORES.- Consolida las requisiciones y turna al rea correspondiente. Apertura de Propuestas Econmicas de Recursos Propios. COTIZADOR.- Elaboracin de Ordenes de Compra y/o Pedido. ANALISTA.- Enva fax las invitaciones del proceso Invitacin Restringida. Elabora las invitaciones del proceso de Invitacin Restringida. RECEPCION DE VENTANILLA.- Recibe las propuestas econmicas de los proveedores sellndolas de recibido y poniendo la hora en que llegaron. JEFE DE LICITACIONES.- Participa en el proceso licitatorio con la apertura de propuestas econmicas de Recursos Ramo XXXIII. RECEPCIONISTA.- Recibe llamadas y las turna al rea correspondiente. JEFE DE ALMACEN.- Realiza inventarios fsicos para realizar requisiciones segn el Punto de Re-orden. Supervisa entradas y salidas de mercanca. AUXILIAR DE ALMACEN.- Realiza entrega de mercanca, as como entradas y salidas en el sistema.

4. Normatividad Aplicable
Sobre este concepto generalmente nos referimos al siguiente grupo de normas: Norma ISO 9001:2000. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos (Articulo 134, Tercer y Cuarto Prrafo) Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de San Lus Potos (Articulo 135) Ley de Adquisiciones del Estado de San Lus Potos (Capitulo I, II, III, IV y V, Artculos 22, 40, 41 y 42) Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico (Capitulo III, Artculos 40, 41, 42 y 43, Titulo III Capitulo I y II, artculo 25-39) Ley Orgnica del Municipio Libre del Estado de San Lus Potos (Articulo 129 Fraccin VI, inciso a, numero 3) Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios de San Lus Potos (Articulo 56 Fraccin XXV) Ley Federal de Procedimientos Administrativos (Supletoriedad) Ley de Procedimientos Administrativos del Estado y Municipios de San Lus Potos (Articulo 3) Ley de Transparencia Ley de Coordinacin Fiscal (Capitulo V) Cdigo Civil para el Distrito Federal en materia comn y para toda la Republica en materia federal (Supletorio) Cdigo Federal de Procedimientos Civiles (Supletorio) Reglamento de Adquisiciones del H. Ayuntamiento de San Lus Potos, S.L.P. (articulo 11 a 14 y de 16 a 24) REV. 05FECHA 25/07/08

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Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico (artculos 22, 50, 51, 52 y 53)

5. Polticas
1. Las que la normatividad me requiere y son las normas antes mencionadas.

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2. 6. Diagrama de bloque del procedimiento 6. Diagrama de bloque del procedimiento Requisicin

DEPTO. SOLICITANTE

RECEPCION DE COORD. DE COMPRAS

COORDINADOR DE COMPRAS

AREAS

PROCEDIMIENTO

INICIO

SI CAPTURA REQUISICION NO RECEPCIN DE REQUISICIONES SI A) ADJUDICACION DIRECTA: PARA LA ELABORACION DEL PEDIDO U ORDEN DE COMPRA CORRESPONDIENTE A TERMINA

5 1 INFORMA AL DEPTO. SOLICITANTE QUE LE FALTA INFORMACIN, SE EXCEDE DE LOS LMITES ECONOMICOS DEL PRESUPUESTO REGRESA LA REQUISICIN B) INVITACION RESTRINGIDA/CONCURSOS ELABORACION DE LA INVITACION CORRESPONDIENTE ASI COMO CUADRO COMPARATIVO PARA LA COMPARACION DE PRECIOS SI

TERMINA

2 ANALIZA REQUISICIONES POR GIRO Y LAS CANALIZA AL AREA CORRESPONDIENTE

RECIBE, REVISA, Y SELLA LA REQUISICIN ENTREGA EL ORIGINAL AL COORDINADOR DE COMPRAS

C) LICITACIONES: PARA LA ELABORACION CONVOCATORIA Y BASES LICITACION.

DE DE

LA LA

TERMINA

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6. Diagrama de bloque del procedimiento Adjudicacin Directa A

COORDINADOR DE COMPRAS COTIZADOR SECRETARIA RECEPCIONISTA PROVEEDOR

INICIO

ANALIZA LAS REQUISIONES Y TURNA PARA ELABORAR PEDIDO U ORDEN DE COMPRA

COTIZA Y ELABORA EL PEDIDO Y/ORDEN DE COMPRA

1 NO
RECEPCIONA REQUISICIN Y REVISA

SI HACE LAS NECESARIA

2 CORRECIONES LE INFORMA VIA TELEFNICA QUE RESULTARON GANADOR, PARA QUE PASEN POR SU PEDIDO Y/ORDEN DE COMPRA, REMITE PARA SU

FIRMA Y REMITE PARA ENTREGA A LOS PROVEEDORES

4 5

HACE ENTREGA DEL PEDIDO ORIGINAL AL PROVEEDOR Y FIRMA DE RECIBIDO. ENTREGA LA COPIA AMARILLA AL DEPTO. SOLICITANTE Y LA COPIA AZUL LA ARCHIVA CON LA ORIGINAL DE LA REQUISICIN. HACE ENTREGA DE LA ORDEN DE COMPRA ORIGINAL AL PROVEEDOR, COPIA ROSAL DEPTO. SOLICITANTE Y LA COPIA AZUL LA ARCHIVA CON LA REQ. ORIGINAL PARA SU CONSULTA

RECIBE ORIGINAL DEL PEDIDO U ORDEN DE COMPRA PARA SURTIR EL MATERIAL SOLICITADO

7 TERMINA

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6. Diagrama de bloque del procedimiento Invitacin Restringida

B
COORDINADOR DE COMPRAS AREA DE INVITACIONES/CONCURSOS ANALISTA PROVEEDORES RECEPCIONISTA DE VENTANILLA

INICIO

ANALIZA LAS REQUISICIONES PARA LA ELABORACION DE LA INVITACION, INDICANDOLE FECHA Y HORA PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS ECONOMICAS.

ELABORA LA INVITACION CON LO SOLICITADO EN LA REQUISICION Y REMITE AL COORDINADOR PARA SU APROBACION O MODIFICACION.

1 SI
APROBACION O

2 NO
HACE LAS CORRECIONES NECESARIAS

3 FIRMA Y REMITE PARA SU ENVIO A LOS PROVEEDORES INVITADOS QUE ESTAN REGISTRADOS EN EL PADRON 4 ANEXA LOS ACUSES Y COMPROBANTE VIA FAX DE LA INVITACION RECIBE Y SELLA LOS SOBRES CON LAS PROPUESTAS ECONOMICAS, Y LAS ANEXA A LA INVITACION ENVIA LA INVITACION VIA FAX A LOS PROVEEDORES RECIBE VIA FAX LA INVITACION Y REMITE ACUSE DE RECIBIDO

7 8 1

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B
COORDINADOR DE COMPRAS AREA DE INVITACIONES/CONCURSOS RECEPCIONISTA DE VENTANILLA CONTRALORIA

LLEVA A CABO JUNTO CON UN REPRESENTANTE DE LA CONTALORIA LA APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONOMICAS, INFORMACION QUE VACIAN EN EL CUADRO COMPARATIVO EN EL CUAL INDICAN FECHA Y HORA DE LA ADJUDICACION

ELABORA ORIGINAL Y COPIA DE CUADRO COMPARATIVO Y LO ANEXA A LA INVITACION

11 SACA UNA COPIA DEL CUADRO COMPARATIVO Y REMITE COPIA A LOS COTIZADORES, PARA LA ELABORACION DE PEDIDOS Y/ORDEN DE COMPRA 9 REMITE LA INVITACION CON LOS SOBRES DE LA PROPUESTAS ECONOMICAS PARA SU APERTURA. 12 10 REMITE LOS ORIGINALES DE LAS PROPUESTAS ECONOMICAS ASI COMO EL, ORIGINAL DEL CUADRO COMPARATIVO PARA LA ELABORACION DE LA MINUTA CORRESPONDIENTE ELABORA LA MINUTA, ASI COMO EL VACIADO DE LA INFORMACION EN EL CUADRO COMPARATIVO Y REMITE AL COORDINADOR PARA SU APROBACION O MODIFICACION

13 14 SI
APROBACION O

NO HACE LAS CORRECIONES NECESARIAS

15
FIRMA Y REMITE A CONTRALORIA PARA FIRMA REPRESENTANTE QUE PARTICIPO EN LA APERTURA DEL

FIRMA Y REMITE PARA SU ARCHIVO

ARMA EXPEDIENTE ARCHIVA Y

16

17 18 TERMINA

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6. Diagrama de bloque del procedimiento Licitacin Nacional o Estatal

COORDINADOR DE COMPRAS

OFICIAL MAYOR

AREA DE LICITACIONES

INTEGRANTES DEL COMIT DE ADQUISICIONES

INICIO

NO SI

VERIFICA LA REQUISICIN YA QUE REBASA LOS MONTOS AUTORIZADOS Y LA PRESENTA A SU JEFE INMEDIATO 1 ORDENA LA ELABORACIN DE INVITACIN

ANALIZAN AMBOS LA REQUISIN Y PROGRAMAN REUNION CON EL COMIT DE ADQUISIONES

2 ELABORA LA INVITACIN REMITE PARA SU FIRMA Y

3 5

FIRMA Y TURNA

4 RECIBEN INVITACIN DISTRIBUYE LA INVITACIN

6 LEVANTA LA MINUTA CORRESPONDIENTE

7 AUTORIZAN LA LICITACIN, ASI COMO EL PRECIO DE LAS BASES

8 FIRMAN LA MINUTA

10

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COORDINADOR DE COMPRAS

AREA DE LICITACIONES

PRESIDENCIA

DIRECCION DE COMUNICACIN SOCIAL

REMITE LA MINUTA DE AUTORIZACIN DE LA LICITACIN, ASI COMO LA REQUISICION PARA LA ELABORACIN DE LA CONVOCATORIA Y BASES DE LA MISMA

ELABORA LA CONVOCATORIA Y REMITE AL COORDINADOR

12

11 SI
APROBACIN O MODIFICACIN

NO HACE LAS CORRECIONES NECESARIAS

13 DA SU VISTO BUENO PARA FIRMA DEL PRESIDENTE CANALIZA LA CONVOCATORIA PARA FIRMA DEL PRESIDENTE FIRMA LA CONVOCATORIA Y LA REMITE A LA COORD. DE COMPRAS

14

15 16 RECIBE LA CONVOCATORIA FIRMADA POR EL PRESIDENTE

17 ELABORA OFICIO, Y LO FIRMA COORDINADOR Y JUNTO CON CONVOCATORIA LO REMITE PARA PUBLICACIN 18 EL LA SU

RECIBE SOLICITUD Y PUBLICA LA CONVOCATORIA EN EL PERIDICO DE MAYOR CIRCULACION EN EL ESTADO

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COORDINADOR DE COMPRAS

AREA DE LICITACIONES

OFICIAL MAYOR

SECRETARIA DE GOBERNACION

PROVEEDORES

ANALIZA LAS REQUISICIONES PARA LA ELABORACIN DE LA INVITACION, INDICNDOLE FECHA Y HORA PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS ECONMICAS.

ELABORA OFICIO PARA FIRMA DEL OFICIAL MAYOR PARA LA PUBLICACION DE LA CONVOCATORIA EN EL PERIDICO OFICIAL DE LA FEDERACIN

FIRMA OFICIO Y REMITE

20 RECIBE EL OFICIO FIRMADO POR EL OFICIAL MAYOR Y REMITE JUNTO CON DISKETTE PARA SU PUBLICACION

21

RECIBE OFICIO Y DISKETTE Y PUBLICA EN EL PERIODICO OFICIAL

22 SI 23 NO
APROBACIN O MODIFICACIN

CAPTURA LAS BASES EN COMPRANET Y LAS REMITE AL COORDINADOR

PASAN A VER LAS BASES A LA COORDINACIN DE COMPRAS

24

27 3

FIRMA LAS BASES DE

HACE LAS NECESARIAS

CORRECCIONES

26

25

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COORDINADOR DE COMPRAS

AREA DE LICITACIONES

PROVEEDORES

COMIT DE ADQUISIONES

PAGAN EN LAS CAJAS RECAUDADORA Y EN EL BANCO LAS BASES DE LA LICITACIN

28 HACE ENTREGA DE LAS BASES, EN EL CUAL LE INDICAN, LAS FECHAS PARA LA JUNTA DE ACLARACIONES, PROPUESTAS ECONMICAS Y FALLO PRESENTA RECIBO ORIGINAL DE PAGO

29 30 ELABORA EL CALENDARIO DE FECHAS EN QUE SE LLEVAR A CABO LA LICITACIN A LOS INTEGRANTES DEL COMIT DE ADQUISIONES FIRMA Y REMITE

31 CANALIZA CALENDARIO DE FECHAS DE LA LICITACIN PARA QUE ESTEN ENTERADOS DE SU PROGRAMACION

32

FIRMAN DE ENTERADOS

34 33 TERMINA

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6. Diagrama de bloque del procedimiento Licitacin junta de aclaraciones

AREA DE LICITACIONES

PROVEEDORES

COORDINADOR GENERAL DE COMPRAS/COMIT DE ADQUISIONES

INICIO

ELABORA FORMATO DE REGISTRO DE ASISTENCIA PARA QUE ANOTEN SUS GENERALES LOS PROVEEDORES PARTICIPANTES ANTES DE DAR INICIO A LA JUNTA DE ACLARACIONES

SE REGISTRAN, ANOTANDO EL NOMBRE DE LA EMPRESA Y NOMBRE DEL REP. LEGAL, FECHA Y HORA

1 2

RECOGE EL FORMATO DE REGISTRO DE ASISTENCIA Y LO REMITE AL COORDINADOR DE COMPRAS QUIEN LO INTEGRA A LA DOCUMENTACION DE LA LICITACION. 3 MANIFIESTA SU DUDAS ACERCA DE LAS BASES CAPTURAR LA MINUTA Y REMITE PARA SUS FIRMAS CORRESPONDIENTES 6

DA INICIO LA JUNTA DE ACLARACIONES, PRESENTANDO A CADA UNO DE LOS INTEGRANTES DEL COMIT DE ADQUISIONES, ASI COMO EL NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE Y NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL REGISTRADOS EN EL FORMATO

UNA VEZ QUE SE HAN PRESENTADO, DAN RESPUESTA A TODAS SUS PREGUNTAS, QUE CON ANTERIORIDAD ENVIARON VIA FAX A LA COORDINACIN

7 6. Diagrama de DE CONFORMIDAD procedimiento Almacn (Surtido de Vales de Almacn) bloque del UNA VEZ QUE FIRMARON LA MINUTA, LES HACE ENTREGA DE UNA COPIA DE LA MISMA A LOS PROVEEDORES, ASI COMO A LOS INTEGRANTES DEL COMIT. FIRMAN DE VISTO BUENO LA MINUTA

DA LECTURA A LA MINUTA Y UNA VEZ QUE ESTAN DE ACUERDO SE PROCEDE A LA FIRMA DE LA MISMA; EL COMIT Y PROVEEDORES.

6. Diagrama de bloque del pro

10 TERMINA 9 8

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6. Diagrama de bloque del procedimiento Almacn (Surtido de Vales de Almacn)

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6. Diagrama de bloque del procedimiento Almacn (Recepcin y entrega de material por Requisicin)

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7. Glosario Invitacin Restringida.- Procedimiento de adquisicin a cuando menos tres proveedores. Licitacin Pblica.- Procedimiento de adquisicin mediante convocatorias pblicas. Cliente.- El usuario de los productos o servicios de la organizacin. Proveedor.- Es la persona que de acuerdo con las normas mercantiles, hacendaras y requisitos exigidos en la Ley de Adquisiciones del Estado de San Lus Potos, esta en aptitud de contratar con las instituciones, las adquisiciones arrendamientos y servicios que stas requieran. Licitante.- es la persona que participa en cualquier procedimiento de Licitacin Pblica. Comit.- Es el rgano colegiado constituido en cada una de las instituciones para conocer de las adquisiciones, arrendamientos y servicios que deban adjudicarse o contratarse mediante los procedimientos establecidos tanto en la Ley de Adquisiciones del Estado de San Lus Potos, como en el Reglamento de Adquisiciones del H. Ayuntamiento de San Lus Potos, S.L.P., conforme a las partidas presupuestales asignadas a casa una de ellas. Requisicin.- Es el documento que se formula de manera individual para adquisicin por parte de la dependencia u organismo descentralizado en solicitar la adquisicin de un bien o servicio que estime necesario. Compras Consolidadas.- Es el proceso integral de compra que deben observar las reas administrativas de las instituciones al conjuntar los requerimientos de sus diferentes reas, para efectuar las requisiciones y la contratacin de servicios que por su naturaleza y caractersticas similares deben contratarse en una sola operacin, para obtener mejores condiciones de precio, calidad y servicio. Adquisicin Urgente.- Es aquella accin de adquirir que se realiza en funcin de una situacin apremiante o necesidad inmediata, por situaciones de catstrofe, extrema necesidad, prestacin de servicios pblicos de emergencia. Orden de Compra o Pedido.- Documento formal mediante el cual el departamento de Compras autoriza al proveedor elegido para que le proporcione los bienes o servicios materia de la adquisicin. Producto.- Es un bien o servicio que suministra una organizacin o institucin al cliente. Grupo.- Todos los insumos que pertenecen a una misma naturaleza. Insumo.- Producto por minorizado. Familia.- Cuenta Presupuestal por la Direccin o Delegacin.

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8. Anexos Solicitud de cotizacin Pedido y/o Orden de Compra Vale de Almacn Vale Provisional Indicador de cumplimiento de objetivo/punto de re-orden Encuesta de Satisfaccin al Cliente Encuesta de Satisfaccin del Personal Requisicin Avance Indicadores Grfica de Avances en indicadores Evaluacin de Proveedores Invitacin

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