Los sistemas de acumulacin de costos pueden en un momento determinado fijar las pautas de gestin y cambiar la manera de tomar decisiones

de los responsables del rea financiera y de la alta gerencia

La mayora de las personas que no tienen conocimiento profundo de las cuestiones financieras, contables y administrativas de las empresas, creen que el manejo de volmenes de informacin soportadas en documentos de trabajo son relativamente fciles. Las organizaciones pueden manejar miles de requisiciones, rdenes de compra, informes de recepcin, facturas, comprobantes, cheques, salidas de mercancas y todo tipo de documentos comerciales en cada momento, as se pone de manifiesto que se requiere implementar dentro de las empresa algunos sistemas contables que sean efectivos en el momento de solicitar informacin sobre el sistema empresarial en todos sus campos. En este escrito se tratar primordialmente de los sistemas de acumulacin de costos que son de vital importancia en el manejo de la compaa. La acumulacin y clasificacin de la informacin referente a los costos de los productos que produce la empresa, son labores muy importantes en la consolidacin de la empresa como unidad productiva. En general la acumulacin de costos se podra catalogar como la recoleccin sistemtica y organizada de datos de costo mediante un conjunto de procedimientos o sistemas. La clasificacin de costos se dara como la agrupacin de todos los costos de produccin en varias categoras con el fin de satisfacer las necesidades de la administracin. Conceptualizacin Los costos unitarios facilitan la valuacin del costo de los productos vendidos y de los inventarios finales Pero se debe tener en cuenta que un nmero de datos indeterminados que solo indique el valor del costo total de produccin suministra informacin intil acerca de la funcin productiva y operativa, ya que el volumen de artculos producidos vara de periodo a periodo.

As, a encontrar esta falencia se debe buscar un comn denominador que nos explique de manera clara el comportamiento de los costos dentro de las fases productivas. Surgen entonces, los costos unitarios como respuesta a la problemtica de la implementacin de un sistema de costos dentro de la organizacin, ya que con estos en cualquier momento se pueden comparar varios volmenes y costos, tambin expresndose en trminos de medicin por unidades de produccin como costo por tonelada, galn o lotes. A continuacin se presentan los sistemas de acumulacin de costos utilizados mayoritariamente por las empresas manufactureras y de produccin a gran escala. ACUMULACIN DE COSTOS Una adecuada acumulacin de costos suministra a la gerencia una base para pronosticar las consecuencias econmicas de sus decisiones y le da pie para realizar mejoras en sus niveles de produccin realizndose preguntas como: Que productos deberan producirse?, Debera ampliarse o reducir un departamento?, Que precio de venta se debe fijar?, Debera diversificarse la lnea de productos? y muchas otras que en un momento determinado le ayuden a mejorar su nivel productivo. SISTEMA PERIDICO DE ACUMULACIN DE COSTOS Este sistema suministra informacin bastante limitada del costo del producto durante un periodo y necesita que se realicen una serie de ajustes al final del periodo para determinar el costo de los productos terminados. Estos son realizados en el sistema de contabilidad financiera. Los inventarios fsicos peridicos se toman para ajustar el inventario para as determinar el costo de los productos terminados. Un sistema peridico se considera como un sistema incompleto de acumulacin de costos, ya que los costos de las materias primas, del trabajo en proceso y de los productos terminados slo pueden determinarse despus de realizar los inventarios fsicos. Debido a esta limitacin, nicamente las pequeas empresas emplean estos sistemas de acumulacin. Flujo de costos en un sistema peridico de acumulacin

En un sistema peridico de acumulacin de costos el costo de los artculos utilizados en la produccin ms el costo del inventario de trabajo en proceso al comienzo del periodo es igual al costo de los bienes en proceso durante el periodo. Con el fin de determinar el costo de los artculos producidos, el costo del inventario final de trabajo en proceso se resta del costo de los artculos en proceso durante el periodo. El costo de los bienes terminados ms el inventario inicial de artculos terminados es igual al costo de los artculos disponibles para la venta. Cuando el inventario final de los productos terminados se deduce de esta cifra, se genera el costo de los productos vendidos. Los costos operacionales totales se calculan agregando al costo de los productos vendidos los gastos por concepto de ventas, generales y administrativos. Este se representa as:

Los costos pueden acumularse bajo un sistema peridico o perpetuo de acumulacin de costos. SISTEMA PERPETUO DE ACUMULACIN DE COSTOS En este sistema la acumulacin informacin continua referente a los costos de los productos, frente a las materias primas, del trabajo en proceso, de los artculos terminados, del costo de los artculos fabricados y del costo de los artculos

vendidos. Este sistema de costos por lo general es usado por las medianas y grandes compaas. Un sistema de este tipo esta diseado para suministrar informacin relevante y oportuna a la gerencia, a fin de ayudar en las decisiones de planeacin y control. El principal objetivo en este sistema, como en el caso del sistema peridico, es la acumulacin de costos, es la acumulacin de costos totales y el clculo de los costos unitarios. En este sistema la informacin relacionada con el inventario de materiales, inventario de trabajo en proceso, inventario de artculos terminados, el costo de los artculos manufacturados y el costo de los artculos vendidos, est continuamente disponible, en vez de encontrarse solamente al final del periodo como sucede en el sistema peridico de acumulacin de costos. Flujo de costos en un sistema perpetuo de acumulacin En un sistema perpetuo, el costo de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricacin fluyen a travs del inventario de trabajo en proceso para llegar al inventario de artculos terminados. Los costos totales transferidos del inventario de trabajo en proceso al inventario de artculos terminados es igual al costo de los artculos producidos. El inventario final de trabajo en proceso es el balance de la produccin no terminada al final del periodo. A medida que los productos se venden el costo de los artculos vendidos se transfiere del inventario de productos terminados a la cuenta de costo de los productos vendidos. El inventario final de artculos terminados es el balance de la produccin no vendida al final del periodo. Los gastos totales son iguales al costo de los artculos vendidos ms los gastos por concepto de ventas, gastos generales y gastos administrativos. Este se representa as:

La aplicacin de cada uno de estos sistemas es de libre albedro para los responsables del rea de costos de la empresa, pero es mucho ms recomendable aplicar un sistema de acumulacin perpetuo por las ventajas que tiene frente al sistema peridico. Esto se hace evidente en el sentido, que la informacin debe proporcionarse de una manera eficaz y rpida, ya que sobre esta es que la gerencia toma decisiones.

COSTEO POR ORDENES: Un sistema de costeo por ordenes proporciona un registro separado para el costo de cada cantidad de producto que pasa por la fabrica. A cada cantidad de producto en particular se le llama orden. Un sistema de costeo por ordenes encaja mejor en las industrias que elaboran productos la mayoria de las veces con especificaciones diferentes o que tienen una gran variedad de productos en existencia. Muchas empresas de servicios usan el sistema de costeo por ordenes para acumular los costos asociados al proporcionar sus servicios a los clientes. Algunas caracteristicas de los sistemas de costeo por ordenes se mencionan a continuacion: - Se acumulan por lotes - Produccion bajo pedidos especificos

- No se produce normalmente el mismo articulo - Ejemplos: Despacho contable, constructora, editora, envases con diseno especifico.

verito

SISTEMA PERODICO DE ACUMULACIN DE COSTOS El primer paso para comprender uns sistema peridico de acumulacin de costos es entender el flujo de costos a medida que los productos pasan a travs de las diversas etapas de produccin. En la figura 2-1 se presenta el flujo de costos de una compaamanufacturera bajo un sistema perdico de acumulacin de costos. El costo de los artculos utilizados en la produccin (materiales directos + mano de obra directa + costos indirectos de fabricacin) ms el costo del inventario de trabajo en proceso al comienzo del periodo es igual al costo de los bienes en proceso durante el periodo. Con el fin de determinar el costo de los artculos producidos, el costo del inventario final de trabajo en proceso se resta del costo de los artculos en proceso durante el periodo. El costo de los bienes terminados ms el inventario inicial de artculos terminados es igual al costo de los artculos disponibles paraventa. Cuando el inventario final de los productos treminados se deduce de esta cifra, se genera el costo de los productos vendidos. Los costos operacionales totales pueden ahora calcularse agregando al costo de los productos vendidos los gastos por concepto de ventas, los gastos generales y los gastos administrativos. FIGURA 2-1 Flujo de costos; sistema peridico de acumulacin de costos

FIGURA 2-2 Clculo de costos en un sistema peridico de acumulacin de costos

SISTEMA PERPETUO DE ACUMULACIN DE COSTOS Un sistema perpetuo de acumulacin de costos est diseado para suministrar informacin relevante y oportuna a la gerencia, a fin de ayudar en als decisiones de planeacin y control. El principal objetivo en este sistema, como en el caso del sistema peridico de acumulacin de costos, es la acumulacin de los costos totales y el clculo de los costos unitarios. En un sistema perpetuo de acumulacin de costos, el costo de los materiales directos, de la mano de obra directa y d elos costos indirectos de fabricacin deben fluir a travs del inventario de trabajo en proceso para llegar al inventario de artculos terminados. Los costos totales transferidos del inventario de trabajo en procesoal inventario de artculos terminados durante el periodo es igual al costo de los artculos producidos. El inventario final de trabajo en proceso es el balance de la produccin no terminada al final del periodo. A medida que los productos se venden el costo de los artculos vendidos se transfiere del inventario de productos terminados a la cuenta de costo d elos productos vendidos. El inventario final de artculos terminados es el balance de la produccin no vendida al final del periodo. Los gastos totales son iguales al costo de los artculos vendidos ms los gastos por concepto de ventas, gastos generales y gastos administrativos.

Obsrvese que en un sistema perpetuo de acumulacin de costos la informacin relacionada con el inventario de materiales, inventario de trabajo en proceso, inventario de artculos terminados, el costo de los artculos manufacturados y el costo d elos artculos vendidos, est continuamente disponible, en vez de encontrarse slo al final del periodo, como en el caso de un sistema peridico de acumulacin de costos. En al figura 2-3 se presenta el flujo de costos mediante un sistema perpetuo (utilizando la misma informacin que se presenta en la figura 2-2) FIGURA 2-3 Flujo de costos; sistema perpetuo de acumulacin de costos

Teniendo ahora un concepto claro sobre los alcances de las variables empleadas dentro de la contabilidad de costos veremos una breve descripcin del proceso de costos por rdenes especficas u ordenes de produccin.

Bsicamente tenemos dos clases de sistemas de costos caracterizados por la unidad de costeo y por la modalidad de la produccin, los cuales son: Costos por rdenes de produccin. Costos por proceso. En este trabajo nos enfocaremos en al parte de costos por ordenes. En este sistema la unidad de costeo es generalmente un grupo o lote de productos iguales. La fabricacin de cada lote se emprende mediante una orden de produccin. Los lotes se acumulan para cada orden de produccin por separado y la obtencin de los costos es una simple divisin de los costos totales de cada orden por el nmero de unidades producidas en cada orden. 6.1 CARACTERSTICAS DEL COSTO POR RDENES. El empleo de este sistema esta condicionado por las caractersticas de la produccin; solo es apto cuando los productos que se fabrican, bien sea para almacn o contra pedido son identificables en todo momento como pertenecientes a una orden de produccin especfica. Las distintas rdenes de produccin se empiezan y terminan en cualquier fecha dentro del periodo contable y los equipos se emplean para la fabricacin de las diversas rdenes donde el reducido nmero de artculos no justifican una produccin en serie. 6.1.1 CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES. La contabilizacin de los materiales se divide en dos secciones: Compra de materiales. Uso de materiales. Compra de materiales: las materias primas y los suministros empleados en la produccin se solicitan mediante el departamento de compras. Estos materiales se guardan en la bodega de materiales, bajo el control de un empleado y se entregan en el momento de presentar una solicitud aprobada de manera apropiada. Uso de materiales: el siguiente paso en el proceso de manufacturacin consiste en obtener las materias primas necesarias, de la bodega de materiales. Existe un documento fuente para el consumo de materiales en un sistema de ordenes de

trabajo: "La requisicin de materiales". Cualquier entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por una requisicin de materiales aprobada por el gerente de produccin o por el supervisor del departamento. Cada requisicin de materiales, muestra el nmero de orden de trabajo, el nmero del departamento, las cantidades y las descripciones de los materiales solicitados, tambin se muestra el costo unitario y el costo total. Cuando los materiales son directos, se realiza un asiento en el libro diario para registrar la adiccin de materiales a inventario de trabajo en proceso. Cuando hay materiales indirectos, se cargan a una cuenta de control de costos indirectos de fabricacin.