LA PLANEACIN ESTRATGICA MUNICIPAL

Serie

Evaluacin al Desempeo

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LA PLANEACIN ESTRATGICA MUNICIPAL

Auditora Superior del Estado Direccin de Auditora al Desempeo.

GUA PREPARADA POR: L.A.E Ricardo Hernndez Mndez. C.P. Rafael Portas Bez. L.E. Vladimir Campos Gallardo.

PARTICIPANTES: L.C.P Mireyle Cabrera Santos. C.P. Ernesto Snchez Gonzlez.

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LA PLANEACIN ESTRATGICA MUNICIPAL.

NDICE
Pags.
JUSTIFICACIN 1.-INTRODUCCIN... 2.-INTENCIONES ESTRATGICAS... 3.-JERARQUA DE LOS PLANES... 4.-PROCESO GLOBAL DE PLANEACIN 5.-PUNTOS A CONSIDERAR EN LA PLANEACIN ESTRATGICA. I.- El porvenir de las decisiones actuales.... II.- Proceso.... III.- Filosofa.... IV.- Estructura.. 6.-CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN ESTRATGICA. 7.-PASOS PARA REALIZAR UNA PLANEACIN ESTRATGICA I.- Declaracin de la Visin.. II.- Declaracin de la Misin. III.- Establecimiento de valores y principios. a).-Valores b).-Principios.. IV.- Anlisis FODAS a).-Claves para un buen anlisis FODAS. b).-Desarrollo de cuatro tipos de estrategias. C).-Consideraciones adicionales al anlisis FODAS.. 12 13 14 16 17 18 10 11 7 8 8 8 8 1 2 3 4 5

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V.- Establecimiento de los objetivos y metas. a).- Importancia de la misin y visin para la construccin de objetivos y metas... b).-Caractersticas de un objetivo c).-Identificacin de metas VI.- Diseo, evaluacin y seleccin de estrategias.. VII.- Diseo de planes estratgicos. 8.-CONSIDERACIONES FINALES.. 9.-GLOSARIO 19 19 20 21 22 23 24

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JUSTIFICACIN

En diversos pases del Mundo y recientemente en Amrica Latina, de la que Mxico forma parte, se estn llevando a cabo una serie de reformas a las que se han denominado de segunda generacin, las cuales estn dirigidas a mejorar la gestin pblica del estado, esto con la finalidad de hacerlo mas eficaz y eficiente en los resultados que brinde a la ciudadana. Es por ello que en el mes de mayo de este ao, la LX Legislatura del Estado llevo a cabo la adecuacin y reforma al articulo 137 de la Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Oaxaca, con la finalidad de obligar a todas las entidades que administren y manejen recursos pblicos, lo hagan con eficacia, eficiencia y economa en el logro de sus objetivos y metas. Por ese motivo, la Auditora Superior del Estado, pone a disposicin de todos, la serie de Evaluacin al Desempeo, que tiene el propsito de brindar las herramientas necesarias para crear las condiciones al interior de todos los organismos y estos, lleven a cabo las revisiones con las que puedan determinar sus las reas de mejora, y sobre todo, cuenten con herramientas tcnicas modernas que les permitan llevar a cabo una Rendicin de Cuentas mas transparente a los rganos del Estado y a la ciudadana. Por tales razones, se editan las presentes guas al desempeo, la cual ser una serie conformada en dos partes: El presupuesto con enfoque a resultados; y la Auditora al Desempeo. En esta primera parte del presupuesto con enfoque a resultados se emiten cuatro nmeros que se ponen a disposicin de todos, para su gua y consulta: 1. Lineamientos para la elaboracin del Presupuesto con enfoque de Resultados; 2. La Planeacin Estratgica Municipal; 3. Aplicacin de la Matriz del Marco Lgico; y 4. El ABC de los Indicadores de Desempeo.

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La Planeacin Estratgica Municipal Introduccin. Los avances importantes en materia de productividad y calidad tienen que ver no solo con las innovaciones tecnolgicas sino tambin con innovaciones institucionales y organizacionales. La gestin definida como el conjunto de actividades de planificacin, organizacin, coordinacin y control destinadas a la obtencin de un fin o metas, es fundamental en el desempeo de la administracin pblica municipal. Todos tenemos claro que la mayor eficiencia en el uso de recursos disponibles habitualmente tiene dos dimensiones. Primero, aprovechar los recursos en una actividad puntual. Segundo, hacerlos en las actividades ms convenientes. En muchas ocasiones se realizan obras o acciones por simple improvisacin o capricho, son innumerables los ejemplos de obras publicas deficientemente realizadas, mal uso o ausencia de archivos, excesiva burocracia producto de compadrazgos, familiares incluso ocupando cargos, todo estos ejemplos representan elementos que afectan la eficiencia, la eficacia y la economa de los recursos disponibles. Cuando hablamos de desarrollo institucional, generalmente esto lo relacionamos con el aumento de recursos econmicos y humanos, el mejoramiento de la infraestructura, la elaboracin de manuales de organizacin y procedimientos, cronogramas, identificacin de objetivos y metas, planes de accin y otros elementos que contribuyan a la proyeccin y el cumplimiento de la misin y visin de las instituciones. De esta forma el desarrollo institucional es el resultado de la ejecucin de planes o mejoramiento, que interna o externamente se proponen para abordar las problemticas existentes dentro de las instituciones. Existe otro concepto muy importante en lo que se conoce como desarrollo institucional y es la planeacin estratgica. La planeacin municipal es una actividad que antecede a todo el proceso de gestin del municipio, su objetivo es lograr que se cumpla con la visin, misin y objetivos bsicos de la institucin. En la planeacin se establece el marco de referencia general para toda la organizacin, posibilita adems contar con parmetros para evaluar los resultados. La planeacin debe abarcar desde periodos largos (planeacin estratgica) hasta periodos cortos y actividades rutinarias (planeacin operativa). La planeacin constituye el puente entre la situacin actual y el futuro que deseamos, nos permite enfrentar con xito los cambios sociales, econmicos, la reglamentacin gubernamental, entre otros aspectos. sta debe provocar que el municipio sea capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes de su entorno. Su importancia radica en que afecta de manera fundamental a las otras etapas del
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proceso administrativo; las dems no se daran sin que previamente se haya ejecutado la planeacin (prevalencia o preeminencia de la planeacin). Para hacer mas claro el concepto una definicin de Planeacin Estratgica que proponemos la siguiente definicin: Es el proceso que se utiliza para definir y alcanzar metas, en este caso del municipio, consiste en relacionar los objetivos y las metas del municipio, determinar las polticas y programas necesarios para lograr objetivos especficos, en camino hacia esas metas y establecer los mtodos necesarios para asegurar que las polticas y los programas sean ejecutados. Es entonces un proceso que se utiliza para definir y alcanzar las metas organizacionales, es por supuesto un proceso de planeacin a largo plazo, se realiza sobre la base de un anlisis de la organizacin y del entorno, se deben adems establecer los mecanismos necesarios para poder evaluar el cumplimiento de lo acordado.

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Intenciones estratgicas
Ms genrico Ms cualitativo

Visin Sistema integral de informacin. Misin

Objetivos

Sistema de toma de decisiones

Planes

Metas

Ms especfico

Ms cuantitativo

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Jerarqua de los planes . .

Visin Misin Propsitos bsicos Valores Objetivos generales (Estratgicos) Metas y polticas generales

Planeacin estratgica

Cabildo, Directores o coordinaciones Generales

Planeacin tctica

Programas Proyectos Presupuesto

Jefes de Departamento o rea

Planeacin operativa

Polticas especficas y normas de operacin Procedimiento y mtodos de trabajo

Operativos

Proceso global de planeacin: 1.- Planeacin estratgica: Visin, misin, objetivos, metas, acciones, principios, valores, polticas generales y estrategias. 2.- Planeacin tctica: Diseo de planes y programas y presupuestos, as como del sistema de informacin y de toma de decisiones para su seguimiento y control. 3.- Planeacin operativa.- Es propiamente el proceso de ejecucin y seguimiento de todos los planes asignando responsabilidades, definir polticas y normas de operacin, disear procedimientos y mtodos de trabajo. La planeacin estratgica es una funcin de todo miembro de un cabildo, directores, a cualquier nivel de una institucin, de esta forma la direccin y
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planeacin estratgica son vitales en cuanto al xito de la institucin ya que una estrategia inadecuada puede crear serios problemas, no importando lo eficiente que puede ser un municipio. Por ejemplo un programa de planeacin efectivo consiste en proporcionar una gua para todos lo que colaboran en la organizacin, visin, misin, valores, principios, objetivos, metas y acciones deben ser perfectamente identificadas, es fundamental para todo esto el desarrollo y aprovechamiento de la capacidad interna para enfrentar distintos retos; esto lo que llamamos una respuesta o anticipacin a los cambios externos. En que lugar estamos? En que lugar deberamos estar? La planeacin estratgica trata con el futuro de las decisiones actuales, representa un proceso, una filosofa y por supuesto un conjunto de planes interrelacionados.

Medio ambiente cambiante

Hacia donde vamos Visin Misin

Que nos proponemos alcanzar? Objetivos

Situacin actual Qu hacer? Programas y recursos.

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Todo Municipio debe disear planes estratgicos para el logro de sus objetivos y metas, estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, segn la amplitud y magnitud del Municipio, es decir su tamao, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores. Es muy importante destacar, que el presupuesto refleja el resultado obtenido de la aplicacin de los planes estratgicos, considerando que es fundamental conocer y ejecutar correctamente las estrategias para poder lograr los objetivos y metas trazadas por el municipio. Resulta relevantes entonces tambin sealar que el Municipio deben tener especial cuidado y debe precisar con exactitud la visin y misin que va regirlo, ambas son fundamentales, ya que estas representan no solo su gran objetivo general sino tambin las funciones operativas que se van a ejecutar. En la planeacin estratgica generalmente se consideran cuatro puntos: 1.- El porvenir de las decisiones actuales. La planeacin trata con el porvenir de las decisiones actuales, esto significa que la planeacin estratgica observa la cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo, relacionada con una decisin o intencin que se debe tomar. Ejemplo: Problema Causa Efecto. de

Alto ndice de - Inexistencia de hbitos Alto ndice enfermedades de higiene. mortalidad. intestinales infecciosas. - No hay agua potable.

La esencia de la planeacin estratgica consiste en la identificacin sistemtica de las oportunidades y peligros que surgen, los cuales pueden ser aprovechados para lograr que una organizacin o empresa tome mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar los peligros. Planear entonces significa disear un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo. Ejemplo: Disear un programa que eduque a la poblacin en previsin e higiene. Realizar obras de agua potable y drenaje.
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2.- Proceso. La planeacin estratgica es un proceso que se inicia con el establecimiento de objetivos, metas y estrategias para buscar resultados esperados. Tambin, se puede decir, que es un proceso para decidir de antemano qu tipo de esfuerzos de planeacin deben hacerse, cundo y cmo deben realizarse, quin lo llevar a cabo, y qu se har con los resultados. La planeacin estratgica es sistemtica en el sentido de que es organizada y conducida con base a la realidad. Objetivo: Reducir el ndice de mortalidad por infecciones intestinales. Meta: 80% en un plazo de 3 aos. Ejecutora: Regidura de salud y regidura de obras pblicas. Tiempo de ejecucin: Del 1 de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2008. 3.- Filosofa. La planeacin estratgica es una actitud, una forma de vida y una determinacin para planear constante y sistemticamente como una parte integral del cabildo o la Direccin. Representa un proceso mental, un ejercicio intelectual, ms que una serie de procesos, procedimientos, estructuras o tcnicas. 4.- Estructura. Un sistema de planeacin estratgica formal une tres tipos de planes fundamentales, que son: 1. Planes estratgicos. 2. Programas a mediano plazo. 3. Presupuestos a corto plazo; relacionados con planes operativos. La planeacin estratgica es el esfuerzo sistemtico formal del municipio, para establecer sus propsitos, metas, estrategias y desarrollar planes detallados para lograr resultados esperados. Caractersticas de la Planeacin Estratgica: No trata de tomar decisiones futuras, ya que stas slo pueden tomarse en el momento. No es solamente un conjunto de planes funcionales de los presupuestos actuales.
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Exige que se haga la eleccin entre posibles sucesos futuros, pero las decisiones en s, las cuales se toman con base en estos sucesos, slo pueden hacerse en el momento. Es un enfoque de sistemas para guiar un municipio a travs de su medio ambiente, para lograr las metas. Es una herramienta que consiste en la bsqueda de una o ms ventajas competitivas de la institucin. La formulacin y puesta en marcha de estrategias para crear o preservar ventajas. Todo se realiza en funcin de la Visin, Misin, objetivos y metas, del medio ambiente y de los recursos disponibles. Representa un proceso por medio de la cual la cual los miembros de la organizacin ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo, es decir, es un proceso de comunicacin y de determinacin de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratgicos de la institucin. Tiene como finalidad producir cambios en el que hacer de las estructuras de la organizacin y por lo tanto en lo que podramos denominar cultura interna. Se caracteriza fundamentalmente por orientar y propiciar la racionalizacin de la toma de decisiones. Se basa en la eficiencia institucional e integra la visin de largo plazo (filosofa de gestin), mediano plazo (planes estratgicos funcionales) y corto plazo (planes operativos). Iimplica un proceso inter-activo de arriba-abajo y de abajo-arriba en la organizacin. La direccin general marca lineamientos generales para la institucin y establece prioridades. Las unidades inferiores determinan planes y presupuestos para el perodo; esos presupuestos son consolidados y analizados por las unidades superiores, que vuelven a enviarlos hacia abajo, para los ajustes o correccin que correspondan.

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Como consecuencia, el establecimiento de un sistema formal de planificacin estratgica, hace descender la preocupacin estratgica a todos los niveles de la organizacin. Es mvil y flexible, cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa, los cuales deben estar comprometidos con ella y motivados en alcanzar los objetivos.

Pasos para realizar una planeacin estratgica. Veamos a continuacin cul es el proceso o los pasos necesarios para realizar una planeacin estratgica: 1.- Declaracin de la visin. La Visin y Misin de cualquier Municipio se definen dentro de un adecuado conjunto de objetivos generales para cada nivel del municipio. Cada servidor pblico municipal con nivel de direccin debe conocer sus objetivos y ser responsable por su resultado. Este sistema se conoce como Direccin por objetivos. Se debe sin embargo tener muy claro cual es la Visin y Misin Institucional. La Visin es una declaracin que indica hacia dnde se dirige la institucin en el largo plazo, o qu es aquello en lo que pretende convertirse. La visin responde a la pregunta: qu queremos ser?. Recordemos que la visin es el sueo, el anhelo de la institucin, su utilidad radica en representar el faro que los conduce a ese sueo y al que no pueden perder de vista para lograr transformar su realidad. Es una frase corta que debe establecer un horizonte de largo plazo y comienza con la palabra Ser. Es lo que nuestra institucin contribuira a tener si somos exitosos en nuestras actividades. La visin debe ser clara, suficientemente especfica para poder medir/evaluar los impactos de la organizacin. La visin debe ser positiva e inspiradora, que haga que los empleados la sientan suya y se motiven a trabajar para lograrla Debe existir un balance entre lo ambicioso y lo realista. Proponemos a continuacin un ejemplo: Ser un Municipio que trabaje con la participacin de su gente y proporcione a sus habitantes bienestar, seguridad y servicios eficaces, eficientes y de calidad que permitan el desarrollo econmico y social de la comunidad, manejando los recursos con honestidad y transparencia.
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2. Declaracin de la Misin. Recordemos ahora que una Misin se prepara despus de tener la visin, la misin presenta a la institucin, generalmente tambin es una frase corta, que responde a las siguientes preguntas: Quines somos?, Qu hacemos?, Qu queremos lograr?, A quin queremos beneficiar?, Cul es nuestra razn de ser? En realidad una Misin est estructurada por una jerarqua definida de objetivos. Analicemos nuevamente el caso del Municipio. Quienes somos? Somos servidores pblicos comprometidos con la comunidad, con deseos de proporcionar el desarrollo y hacer uso eficiente de los recursos. Qu hacemos? Administramos los recursos provenientes de la hacienda pblica y proporcionamos servicios a las personas. Qu queremos lograr? El bienestar y calidad de vida de la comunidad. A quin queremos beneficiar? A la poblacin de nuestra comunidad. Cul es nuestra razn de ser? Las personas que habitan el municipio. Propiciar el desarrollo econmico y social en armona con los habitantes de la comunidad. Respondiendo a estas preguntas construimos nuestra misin. Somos un grupo de servidores pblicos, que con la participacin ciudadana administramos los recursos provenientes de la hacienda pblica y proporcionamos servicios a las personas, con compromiso, honestidad, transparencia, eficiencia, eficacia y economa, para lograr el bienestar y mejor calidad de vida de nuestro municipio, proporcionando los servicios necesarios y de calidad en armona con sus habitantes. 3.- Establecimiento de valores y principios. Valores Cuando hablamos sobre valores morales en ocasiones el tema se pone complicado debido a la gran cantidad que existe y a la dificultad para recordar y cumplir con cada uno de ellos, sin embargo, las cosas se pueden facilitar si encontramos los valores ms importantes o primarios, de los cuales se puedan derivar todos los dems. La enorme ventaja de conocer los valores primarios es que una vez cumplamos con ellos, automticamente estaremos cumpliendo con todos los dems.

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Existen 3 valores primarios conocidos por todos, ya sea por que nos fueron enseados por nuestros padres, por experiencia o por intuicin y que como mencionamos antes, al combinarlos derivan muchos otros valores secundarios. Los tres valores primarios o valores ms importantes son: Respeto Honestidad Responsabilidad

Existen muchas definiciones desde muy simples hasta muy complejas para cada uno de los valores primarios que son vlidas, sin embargo trataremos a continuacin de presentar definiciones cortas pero completas y muy claras. Respeto Reconocer y aceptar a todas las personas, dems seres vivos y cosas por su valor individual. Comprender y aceptar que existen distintas creencias diferentes a las mas. Luchar por mis derechos sin afectar los derechos de los dems.

Honestidad Mantener un compromiso permanente con la verdad. Evitar apropiarme de bienes que pertenecen a otras personas. Mantener congruencia entre pensamientos, dichos y acciones.

Responsabilidad Hacerme cargo de mis acciones y de sus consecuencias. Cuidar de la integridad de mi persona y procurar el bienestar de los dems. Respetar y cuidar el medio ambiente, el planeta y todos sus habitantes. Procurar mi mximo desarrollo personal y facilitar el desarrollo de otras personas y de la vida en su totalidad.

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Principios: En sentido tico o moral llamamos principio a aquel juicio prctico que deriva inmediatamente de la aceptacin de un valor. Del valor ms bsico (el valor de toda vida humana, de todo ser humano, es decir, su dignidad humana), se deriva el principio primero y fundamental en el que se basan todos los dems: la actitud de respeto que merece por el mero hecho de pertenecer a la especie humana, es decir, por su dignidad humana. Principio de Respeto En toda accin e intencin, en todo fin y en todo medio, trata siempre a cada uno, a ti mismo, y a los dems con el respeto que le corresponde por su dignidad y valor como persona. Todo ser humano tiene dignidad y valor inherentes, solo por su condicin bsica de ser humano. El valor de los seres humanos difiere del que poseen los objetos que usamos. Las cosas tienen un valor de intercambio. Son reemplazables. Los seres humanos, en cambio, tienen valor ilimitado puesto que, como sujetos dotados de identidad y capaces de elegir, son nicos e irreemplazables. Otros principios Principio de No actuar con dolo. En todas y en cada una de tus acciones, evita daar a los otros y procura siempre el bienestar de los dems. Principio de doble efecto Busca primero el efecto beneficioso. Dando por supuesto que tanto en tu actuacin como en tu intencin tratas a la gente con respeto, asegrate de que no son previsibles efectos secundarios malos desproporcionados respecto al bien que se sigue del efecto principal. El principio de respeto no se aplica slo a los otros, sino tambin a uno mismo. As, para un profesional, por ejemplo, respetarse a uno mismo significa obrar con integridad. Principio de Integridad Comprtate en todo momento con la honestidad de un autntico profesional, tomando todas tus decisiones con el respeto que te debes a ti mismo, de tal modo que te hagas as merecedor de vivir con plenitud tu profesin.
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Ser profesional no es nicamente ejercer una profesin sino que implica realizarlo con conocimiento profundo de la actividad, con absoluta lealtad a las normas establecidas y buscando el servicio a las personas y a la sociedad por encima de los intereses particulares. Principio de Justicia Trata a los otros tal como les corresponde como seres humanos; s justo, tratando a la gente de forma igual. Es decir: tratando a cada uno de forma similar en circunstancias similares. La idea principal del principio de justicia es la de tratar a la gente de forma apropiada. Esto puede expresarse de diversas maneras ya que la justicia tiene diversos aspectos. Estos aspectos incluyen la justicia substantiva, distributiva, conmutativa, procesal y retributiva. Principio de Utilidad Dando por supuesto que tanto en tu actuacin como en tu intencin tratas a la gente con respeto, elige siempre aquella actuacin que produzca el mayor beneficio para el mayor nmero de personas. El principio de utilidad pone nfasis en las consecuencias de la accin. Sin embargo, supone que has actuado con respeto a las personas. Si tienes que elegir entre dos acciones moralmente permisibles, elige aquella que tiene mejor resultado para ms gente. 4. Anlisis FODAS. La matriz FODA, (F) fortaleza, (O) oportunidades, (D) debilidades y (A) amenazas. Sirve para el anlisis sistemtico, que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas del municipio. Es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias. El propsito es formular las estrategias ms convenientes, en un proceso reflexivo con un alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en una informacin objetiva. Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente el municipio podra desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno.

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Como podemos apreciar FODA es una sigla que resume cuatro conceptos: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Los criterios para ubicar un dato o hecho en una de estas cuatro categoras son bsicamente dos: Si son internos o externos a la institucin. Si son convenientes o inconvenientes para la institucin. Las oportunidades y las amenazas son elementos externos a la institucin que esta no puede controlar ni modificar pero s aprovechar o manejar. Las fortalezas y las debilidades son factores internos que la institucin s controla, que dependen de esta. Es fcil comprender que las oportunidades y las fortalezas son factores favorables para la institucin y las debilidades y las amenazas son desfavorables. Dado lo anterior, se pueden plantear las siguientes definiciones: Fortalezas: Son las caractersticas y capacidades internas del municipio que le han permitido llegar al nivel actual de xito y lo que le distingue de la competencia (ventaja competitiva). La institucin tiene control sobre ellas y son relevantes. Algunos ejemplos son recursos humanos capacitados, leales y motivados, riquezas naturales, infraestructura, nivel educativo entre otros. Debilidades: Son las caractersticas y capacidades internas del municipio que no estn en el punto que debieran para contribuir al xito y ms bien provocan situaciones desfavorables. Al igual que las fortalezas, la organizacin tiene control sobre ellas y son relevantes. Las fortalezas pueden convertirse en debilidades, por ejemplo, si cambia la estructura salarial y deja de ser competitiva, si ocurre algo que este acabando con los recursos naturales, bajos niveles educativos, poca infraestructura, desmotivacin importante en los empleados, entre otros. Oportunidades: Son aquellos factores externos al municipio que este puede aprovechar para obtener ventajas competitivas. El municipio no los controla y no dependen de este, pero puede obtener ventajas de tales hechos relevantes. Algunos ejemplos son una ley que est por aprobarse, un nuevo esquema de recaudacin de impuestos, aumentos presupuestales, identificacin de fuentes alternas de financiamiento, entre otras.

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Amenazas: Son aquellas situaciones que presenta el entorno externo del municipio, que no puede controlar pero le pueden afectar desfavorablemente y en forma relevante. Los mismos ejemplos citados como oportunidades pueden convertirse en amenazas si su efecto es negativo: una ley puede perjudicar; la no recaudacin suficiente de impuestos, recortes presupuestales, desconocimiento de fuentes alternas de financiamiento, etc. La utilidad del FODA radica en disear las estrategias para utilizar las fortalezas en forma tal que la institucin pueda aprovechar las oportunidades, enfrentar las amenazas y superar las debilidades. De un buen anlisis FODA surge toda una gama de planes de accin estratgicos y proyectos para lograr el xito.

Claves para un buen anlisis FODA. La clave, por supuesto, est en empezar por hacer un buen anlisis FODA. Recomendamos seguir los siguientes pasos para garantizar un buen proceso: 1. Destinar el tiempo suficiente para realizar un anlisis a profundidad. 2. Tener a mano los datos e informacin necesarios, por ejemplo, anlisis del municipio, estados financieros, resultados de encuestas, informacin actualizada en diversos campos, etc. 3. Escoger cuidadosamente el equipo que realizar el anlisis: Multidisciplinario, con conocimiento profundo tanto del funcionamiento interno como del entorno externo. En el caso municipal se recomienda participe el Presidente Municipal, los regidores y directores, y representantes de la comunidad. Con capacidad de: 1. Analizar los asuntos con objetividad. 2. Separar lo relevante de lo que no es significativo. 3. Distinguir entre lo importante y lo urgente. 4. Distinguir entre lo que es favorable y desfavorable. 4. Priorizar al menos cuatro elementos en cada categora (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) que ms impacto pueden tener en el Municipio.
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5. Seguir el proceso de planificacin estratgica con estos elementos priorizados, sin olvidar los dems que pueden introducirse en algn momento posterior, sobre todo si adquieren nueva importancia. La matriz FODA, conduce al Desarrollo de cuatro tipos de estrategias. La estrategia FO. Es bsico en el uso de las fortalezas internas de la institucin con el propsito de aprovechar las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el ms recomendado. La institucin podra partir de sus fortalezas y a travs de la utilizacin de sus capacidades positivas, aprovecharlas en beneficio suyo. Una fortaleza del Municipio puede ser que cuenten con personal que sabe elaborar proyectos productivos, la oportunidad podra ser que existen dependencias que estn proporcionando recursos para apoyar con proyectos productivos a la comunidad, de esta forma su fortaleza la pueden utilizar para aprovechar la oportunidad de obtener recursos adicionales. La estrategia FA. Trata de disminuir al mnimo el impacto de las amenazas del entorno, valindose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar ms problemtico para la institucin. Otra fortaleza del Municipio puede ser que este aplicando un buena poltica respecto a la recaudacin de impuestos municipales, de esta forma una amenaza de un prximo recorte presupuestal, probablemente no repercutira de manera importante en la recaudacin municipal. La estrategia DA. Tiene como propsito disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas, a travs de acciones de carcter defensivo. Generalmente este tipo de estrategias se utiliza slo cuando la institucin se encuentra en una posicin altamente amenazada y posee muchas debilidades. Un ejemplo de esto son los municipios de muy alta rezago social, puede darse el hecho de que su debilidad radique en que ninguno de los miembros del cabildo sepa leer y escribir con consecuente amenaza de que algn asesor externo se aproveche de esto.

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La estrategia para disminuir tendra que ser que los miembros del cabildo ingresaran a un curso donde aprendieran a leer y escribir para disminuir su debilidad y poder de mejor forma hacer frente a su amenaza. Estrategia DO. Tiene la finalidad de mejorar las debilidades internas, aprovechando las oportunidades externas, una institucin a la cual el entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus debilidades, podra decir invertir recursos para desarrollar el rea deficiente y as poder aprovechar la oportunidad. Un ejemplo de esto sera que el personal del municipio desconociera como elaborar proyectos productivos, sin embargo dentro del mismo cabildo existiera alguien que si supiera hacerlo. La estrategia consistira en que la persona que sabe elaborarlos, iniciara un cursos para todo el personal que labora en el municipio y de esta forma superar esta debilidad. Consideraciones adicionales del anlisis FODA Un enfoque ms preciso de la identificacin de las estrategias, dar como resultado un significado ms preciso del atractivo y potencial de las probables oportunidades. Los municipios deben identificar esas caractersticas del atractivo y potencial que son los ms importantes para ellos. Los municipios estn obligados a estudiar las tendencias y cambios que ocurren en su entorno. Es necesario distinguir entre las tendencias que pueden ser controladas por la institucin, que pueden ser modificadas mediante su accin social, de las que apenas son susceptibles de influencia y de las de carcter socioeconmico que se hallan totalmente fuera de su control. El escenario actual de la economa nacional es delicado y lo mnimo que puede hacer el Municipio es prever escenarios y planes de contingencia para cada posible situacin. Con frecuencia todos lo entendemos as, los Municipios padecen de un auto-engrandecimiento institucional que los hace encerrarse en s mismos, reducir el universo a su pequeo mundo y descuidar el anlisis certero de la situacin de su entorno. Otro punto importante en el anlisis del entorno es el de los grupos o organizaciones cuyos intereses se relacionan con la actuacin del municipio. Cada uno de estos grupos de inters alimenta una expectativa relacionada con los
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objetivos mltiples del Municipio y deben ser tomados en cuenta, por supuesto con sus respectivos parmetros y restricciones. Tambin es de considerar la informacin de los sistemas contables, como por ejemplo: el balance general, estado de ganancias y prdidas, anlisis de flujo de caja, anlisis de la proporcin contable, anlisis de punto de equilibrio, presupuesto de todo tipo controles de costos y sistemas especiales. 5.- Establecimiento de los objetivos y metas. Importancia de la Misin y Visin para la construccin de objetivos y metas. Como ya hemos mencionado la Visin y Misin de cualquier Institucin se definen dentro de un adecuado conjunto de objetivos generales para cada nivel de mando del municipio. Estos deben conocer sus objetivos y ser responsable por su resultado. Se debe sin embargo tener muy claro cual es la Visin y Misin Institucional. Caractersticas de un objetivo. Pero un objetivo necesita ser cuantificado para poder ser evaluado, es decir debe ser especificado con respecto a magnitud y tiempo, sin necesariamente mencionar la medida y plazo en su redaccin s debe manifestar la intencin. Es entonces cuando el objetivo se convierte en una meta especfica cuantificable. Para que eso acontezca, un objetivo debe poseer tres componentes bsicos: Intencin. Medida. Plazo. La intencin concreta, la medida determina un umbral y el plazo fija un horizonte temporal. As, cuando un expresemos "mejoramiento del alumbrado pblico no estamos declarando un objetivo, sino un deseo. Para que este deseo se transforme en un objetivo, debera estar expresado en los siguientes trminos: "Dotar de alumbrado pblico el 80% de las calles y accesos del municipio. Intencin Dotar de alumbrado pblico las calles y accesos del Municipio Medida 80% Plazo 1 ao

Cuando se expresan deseos en vez de objetivos, suelen plantearse situaciones

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muy ambiguas, las que seguramente generarn problemas en las comunicaciones internas y externas. Identificacin de metas. Tratemos ahora de identificar algunas metas. Recordemos que no debemos perder de vista en ningn momento la Misin Institucional y el Objetivo General. Misin Institucional: Somos un grupo de servidores pblicos, que con la participacin ciudadana administramos los recursos provenientes de la hacienda pblica y proporcionamos servicios a las personas, con compromiso, honestidad, transparencia, eficiencia, eficacia y economa, para lograr el bienestar y mejor calidad de vida de nuestro municipio, proporcionando los servicios necesarios y de calidad en armona con sus habitantes.

Objetivo General: Proveer a los habitantes de servicios pblicos de calidad. Objetivo Particular: 1.- Iluminar las calles y accesos al municipio 2.- Disminuir el ndice delictivo del Municipio 3.- Construir canchas deportivas. 4.- Incrementar el nmero de personas que hacen ejercicio. 5.- Pavimentar carreteras. 6.- Incrementar el comercio 7.- Disminuir de tiempos de entrega de productos. 8.- Construir aulas. 9.- Incrementar el nmero de nios que asisten a la escuela 100% de los nios en edad escolar en la escuela 10.- Disminuir el ndice de analfabetismo de nios 100% de nios alfabetizados en edad escolar. Meta: El 80% de iluminacin. 20% 3 canchas deportivas. 20% 30 km 20% 15% 5

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Un punto importante es mencionar que estamos hablando, en el caso del ejemplo nicamente de metas cuantificables en un plazo determinado. Sin embargo el logro de estas metas nos permitirn alcanzar seguramente objetivos y metas mas grandes, como el hecho de que si dotamos de alumbrado pblico al 80% el territorio del municipio lograremos por ejemplo reducir el ndice delictivo, si construimos canchas deportivas aumentar el nmero de personas que hacen deporte o probablemente disminuirn los ndices de drogadiccin. 6. Diseo, evaluacin y seleccin de estrategias Una vez que se han establecido los objetivos generales, especficos y metas de la institucin, se procede a disear, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos. El proceso para disear, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente: se evala informacin sobre el anlisis externo (la situacin del entorno), se evala informacin sobre el anlisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evala el enunciado de la misin y los valores, se evalan los objetivos, y se evalan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados. Se disea una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la informacin analizada en el punto anterior. Se evalan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una. Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo.

7. Diseo de planes estratgicos Y finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a disear los planes estratgicos, que consisten en documentos en donde se especifica cmo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cmo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas. En el plan estratgico se debe sealar: Cules sern los objetivos especficos que permitan alcanzar los objetivos generales?.

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Cules sern las estrategias especficas o cursos de accin que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos especficos?. Qu recursos se van a utilizar y cmo es que se van a distribuir?. Quines sern los encargados o responsables de la implementacin o ejecucin de las estrategias?. Cundo se implementarn o ejecutarn las estrategias, y en qu tiempo se obtendrn los resultados?. Cunto ser la inversin requerida para la implementacin o ejecucin de las estrategias?. Consideraciones finales. La toma de decisiones estratgicas es un arte y como tal es proceso creativo que requiere conocimiento y anlisis diferente del involucrado en la toma de decisiones a corto plazo. La toma de decisiones estratgica es muy compleja y est dominada por factores no cuantitativos. No slo se necesita el criterio para tomar la decisin final sino que tambin para determinar el proceso que se usar al tomar la decisin y el tipo de datos necesarios para guiar la decisin. El problema bsico de los Presidente Municipales en este mbito radica en la toma de decisiones estratgicas. Deben decidir cul es el anlisis importante y valioso y qu valor darle en la decisin final. Al considerar la combinacin de la severidad analtica, intuicin y criterio en la toma de decisiones es significativo observar que los directivos pueden tener una variedad de propsitos en mente cuando buscan y usan el anlisis cuantitativo al evaluar estrategias. Por supuesto que un propsito generalmente entendido es proporcionar una base slida para la toma de decisiones. La planificacin estratgica es til cuando la direccin lo utiliza como un modo de incrementar el nivel de conciencia estratgica en la institucin. Todo sistema de planificacin estratgica por sencillo que sea, es til, pues cumple con la misin de proporcionar un apoyo metodolgico, poner fecha y orden a las tareas, a la direccin del municipio. La Planeacin Estratgica especifica la relacin de la institucin con su ambiente en funcin de la misin, los objetivos, las estrategias y el presupuesto. El anlisis del entorno est cifrado en identificar las oportunidades que se presentan para la organizacin o empresa y las amenazas que se vislumbran en el futuro.
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El anlisis interno de la institucin identifica los puntos fuertes y dbiles. Ello tiene que ver con su habilidad distintiva es esta su fortaleza principal, y se presume que un Municipio desarrolla fortalezas en el campo que considera como rea estratgica. Los objetivos del municipio se derivan de la misin, como guas para valorar el grado de movimiento hacia el logro de la misma y constituyen la base para determinar los objetivos operativos para del resto de las reas que lo constituyen. No olvidemos que las estrategias del Municipio representan la fuerza relativa de cada unidad estratgica del mismo.

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Glosario
Visin: Indica haca donde se quiere llegar.

Misin:

Responde a las preguntas: Quines somos?, Qu hacemos?, Qu queremos lograr?, A quin queremos beneficiar?, Cul es nuestra razn de ser?

Indicador:

Unidad de medida.

Estrategia:

Dirigir un conjunto de disposiciones, para alcanzar un objetivo.

Cronograma:

Presentacin grfica de un conjunto de hechos en funcin del tiempo.

Inherente:

Que por su naturaleza esta de tal manera unido a una cosa que no se puede separar.

Prever:

Tomar por adelantado las medidas o precauciones necesarias para hacer frente a algo.

FODA

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas.

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AUDITORA SUPERIOR DEL ESTADO.

DIRECTIVOS.
Lic.- Rosa Lizbeth Caa Cadeza
Auditora Superior del Estado.

C.P. Ivone Henestrosa Matus.

Sub-Auditora Superior del Estado a cargo de la Fiscalizacin.

C.P. Emilio Garca Romero.

Sub-Auditor Superior del Estado a cargo de la Planeacin y Normatividad Tcnica.

L.I. Leyessef Carrera Carrasco

Secretario Tcnico

Lic. Ricardo Hernndez Mndez.

Director de Auditora al Desempeo.

L.C.F. Jos Luis Gonzlez Ricardez.

Director de Auditoria de Cumplimiento Financiero.

Lic. Juan Carlos Salinas Gutirrez.

Director de Auditoria de Inversiones Fsicas.

C.P. Flor de Mara Susana Cruz Vasconcelos.

Directora de Planeacin y Normatividad Tcnica

Lic. Misael Cortina Cortina.

Director de Seguimiento y Evaluacin.

C.P. Lucia Victoria Rincn Gamboa.

Directora de Control Presupuestal.

C.P. Jos Antonio Prez Daz

Director de la Unidad Administrativa.

Lic. Sergio E. Franco Salcedo.

Director de la Unidad de Asuntos Jurdicos.

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