SUBSECRETARA DE TRANSPORTES PROGRAMA DE FISCALIZACIN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIN DE LA CALIDAD

Uso interno Programa de Fiscalizacin

Cdigo: Fecha: Versin:

I-PF-NC-R-IT-UB Noviembre 2010 0.1

INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITCORA DE RECORRIDO 1.0 DOCUMENTO

1.1

DISTRIBUCIN La distribucin de este documento es la que se indica a continuacin COPIA N: 1 2 3 4 5 6 DISTRIBUIDO A: Secretario Ejecutivo Programa Nacional de Fiscalizacin rea Operaciones rea Regional rea Logstica rea Legal rea de Coordinacin y Prevencin

2.0

OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objeto establecer los requisitos para el uso de la Bitcora de Recorrido que deben portar los vehculos del Programa Nacional de Fiscalizacin.

3.0

ALCANCE Bitcora de Recorrido de los vehculos del Programa Nacional de Fiscalizacin

4.0

RESPONSABILIDADES El Encargado de Logstica y sus superiores jerrquicos directos, sern los responsables de la implementacin y ejecucin de este procedimiento.

Fecha 03/11/2010

Generador por: Nombre: Claudio Signorelli G. Cargo: Encargado Logstica

Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestin y P. P.

Aprobado por: Nombre: Jerko Juretic D. Cargo: Secretario Ejecutivo.

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INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITCORA DE RECORRIDO 5.0 CAMPOS A LLENAR EN LA BITCORA Y SU SIGNIFICADO A continuacin se muestra un facsmil de la Bitcora de Recorrido:

Patente:

Pg.

N FECHA USUARIO DESTINO KM.INICIAL KM.FINAL HR.INIC HR.TERM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

El contenido de cada uno de los campos, se detalla a continuacin: 5.1 Fecha Indicar da, mes, y ao en el siguiente formato: (Ej.: 19/11/09)

FIRMA

5.2

Usuario Indicar el cdigo del conductor y de su acompaante. (Ej. 303/340), siendo, siempre, el primer cdigo digitado el correspondiente al conductor. Si el conductor no tiene asignado un cdigo, debe ingresar su nombre y apellido.

5.3

Destino En este campo se debe indicar el para que est siendo usado el vehculo y la direccin de destino si es factible incluirla.

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INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITCORA DE RECORRIDO A continuacin se muestran algunos ejemplos:

a. Punto de Control: Indicar Punto de Control y la direccin o la interseccin de dos calles y la comuna. b. Traslado de Inspectores a sus domicilios: se debe indicar Traslado Inspectores. c. Supervisin: se debe indicar Supervisin. d. Fiscalizacin Establecimientos: Se debe indicar Fiscalizacin Establecimientos. e. Fiscalizacin denuncias: se debe indicar Fiscalizacin Denuncias. f. Traslado a taller: Se debe indicar nombre del taller y direccin o la interseccin de dos calles y la comuna. g. Traslado a bomba de combustible: Se debe indicar Copec y la direccin o la interseccin de dos calles y la comuna. h. Etc. Se reitera la idea general, que es sealar el para que est siendo usado el vehculo y la direccin de destino si es factible incluirla. 5.4 Kilometraje Inicial Se debe ingresar el kilometraje que marca el odmetro al momento de tomar el vehculo. Este dato, corresponde al total de kilmetros recorridos por el vehculo desde su fabricacin y se obtiene del odmetro del vehculo que se encuentra en el tablero. No confundir con el TRIP que mide un kilometraje parcial. Prestar atencin a que el kilometraje inicial debe coincidir con el kilometraje final de la lnea anterior. En caso que sea diferente, llenar las dos primeras columnas: fecha y usuario y a continuacin anotar: Kilometraje inicial no coincide con el final anterior y formalizar el hecho, llenando el formulario: Informe de Incidentes que debe solicitar al personal de logstica. Luego continuar con el llenado normal en la lnea siguiente. 5.5 Kilometraje Final Al terminar su cometido debe indicar el kilometraje final que indica el odmetro estando el vehculo ya estacionado en base. Cabe recordar nuevamente la recomendacin de asegurarse que el kilometraje registrado corresponda a lo que indica el odmetro y no el TRIP. Hora de inicio Indicar la hora inicial en que tom el vehculo para salir a su cometido. La hora debe escribirse en el formato de 24 hrs. es decir despus de las 12 hrs. sigue las 13 hrs. hasta las 24 hrs. No usar el formato AM o PM que induce a errores de interpretacin.

5.6

Fecha 03/11/2010

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INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITCORA DE RECORRIDO 5.7

Hora de trmino Debe registrar la hora en que lleg a la base y dej el vehculo estacionado. Nuevamente recordar que la hora debe escribirse en el formato de 24 hrs. y no AM o PM Firma Registrar la firma del conductor para certificar que la informacin proporcionada es correcta.

5.8

6.0

COMO USAR CORRECTAMENTE LA BITCORA DE RECORRIDO 6.1 Cada vez que el conductor se disponga a iniciar un viaje en un vehculo del Programa Nacional de Fiscalizacin debe llenar la Bitcora, independiente de si el viaje ser corto o largo. No se puede usar un vehculo del Programa Nacional de Fiscalizacin sin llenar la Bitcora. No existen excepciones en esta materia. Todos y cada uno de los datos solicitados en la Bitcora, debern ser llenados correctamente, con letra clara y legible. No estn permitidos borrones o enmendaduras de cualquier tipo. En el caso de cometer un error al llenar cualquiera de los campos requeridos, debe tarjar toda la lnea (la idea es que se pueda leer lo escrito, por lo tanto no se debe tachar), anotar al costado la palabra NULO y llenar correctamente la bitcora utilizando la fila siguiente. El conductor debe registrar los datos solicitados inmediatamente despus de la ltima lnea que est informada. No debe dejar espacios en blanco entre lo informado por el ltimo usuario y el actual conductor, a no ser que su kilometraje inicial, no concuerde con el kilometraje final anterior; ya que en este caso, se debe realizar lo sealado en el punto 5.4. Si el conductor sale en un cometido funcionario de varios das, debe llenar una lnea de la Bitcora por cada da de uso del vehculo. No puede incluir ms de un da en una lnea de la Bitcora. La Bitcora debe mantenerse en todo momento en la guantera del vehculo. Debe usarse con el debido cuidado para evitar daarla o ensuciarla. Las hojas de la bitcora estn foliadas por lo que no se debe arrancar ninguna de ellas ni pueden ser usadas para otros fines que no sean los expresamente indicados en este procedimiento. Tampoco se permite hacer anotaciones, dibujos o cualquier otro uso indebido.

6.2

6.3

6.4

6.5

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INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITCORA DE RECORRIDO 7.0 CONTROL POR PARTE DEL PERSONAL DE LOGSTICA 7.1

Personal de logstica revisar las bitcoras de todos los vehculos en un perodo de dos semanas. Se llevar un registro de estas revisiones y se entregar un informe mensual al Encargado de Gestin y Polticas Pblicas. Toda anomala en el registro de la bitcora ser investigada, y sus resultados derivados a la jefatura directa del conductor, con el fin de que sea registrado el hecho, tanto en su evaluacin del perodo, como en su hoja de vida. La investigacin pertinente ser efectuada por el rea Coordinacin y Prevencin del Programa Nacional de Fiscalizacin, o por quien se designe para el efecto.

7.2

8.0

DOCUMENTACIN DE REFERENCIA. a) Bitcora de Recorrido

9.0

REGISTROS. Nombre Cdigo I-PF-NC-R-IT-UB F-PF-NC-R-IT-UB-BR Tipo de archivo Digital Digital Digital Papel Responsable Encargado de logstica Supervisor Encargado de logstica Supervisor Tiempo archivado 05 aos 05 aos

Procedimiento para el uso de la Bitcora de Recorrido Bitcora de Recorrido

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INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITCORA DE RECORRIDO

CONTROL DE CAMBIOS Versin Fecha

Principales Puntos Modificados

Resumen de modificaciones

V0.0 V0.1

06-09-2010 03-11-2010

N/A 9.0 Registros

Se incorpora el encabezado oficial ISO Se incorporan cdigos de referencias. Adems se borra los duplicados de la bitcora de recorrido

Fecha 03/11/2010

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Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestin y P. P.

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