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CAPACITACIN I-2011 INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Plan de Mejoramiento-2011 CGA.

Actualizacin del Documento: Noviembre 1/2011

Fecha original Junio 2010

Medelln, Noviembre 1/2011

PARA RECTORES, DIRECTORES RURALES Y CONSEJOS DIRECTIVOS


A MANERA DE INTRODUCCIN Debe quedar claro que TODA COMPRA que realicen los Fondos de Servicios Educativos, (en adelante tambin FSE), as el bien sea de pequeo valor, es un contrato. Igualmente, se insiste en que TODO GASTO del FSE debe realizarse a travs de las diversas modalidades de contratos: compraventa, suministro, obra pblica, contratos ocasionales para una labor especfica y temporal de servicios tcnicos o profesionales, entre otros. Debido a recientes consultas en las que se indag si las compras tambin eran contratos y se les aplicaba el Reglamento del Consejo Directivo, en el presente documento usaremos en buena parte los trminos compras y contratos que en el fondo son lo mismo porque la compra es un contrato de compraventa. Adems, porque son los 2 trminos que de manera generalizada utilizan los Rectores, Directores Rurales y Consejos Directivos, para referirse a la ejecucin de cualquier tipo de gasto que el Artculo 11 del Decreto 4791/2008 autoriza a los FSE. La anterior explicacin y dems reiteraciones que encontrarn en el presente documento y otros que hemos construido a propsito de la contratacin de los Fondos de Servicios Educativos, probablemente incomode a expertos en el tema legal y especialistas en la construccin de textos literarios, por considerarlas obvias e innecesarias o atentatorias de la buena prosa. Sin embargo mi propsito al repetir lo que para muchos no debo y no dejo de darles la razn-, es puramente pedaggico, si se me permite el trmino: insistir como lo hace el buen padre de familia con sus hijos, en aquellos apartes del tema en los cuales la experiencia nos ha indicado que hay deficiencia en el conocimiento y por ende un potencial riesgo de anomalas en el proceso de seleccin del contratista; inclusive, en la aplicacin del Reglamento del Consejo Directivo, procedimiento elemental y sencillo si se compara con los de la Contratacin Estatal, pero que de todas formas debe garantizar la vigencia de los principios de transparencia, economa, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcin administrativa.. Ojal que este documento supla, al menos en parte, esa necesidad sentida de capacitacin que necesitan los Rectores y Directores Rurales para poder administrar correctamente los recursos pblicos de los Fondos de Servicios Educativos. Con especial aprecio, para los seores Rectores y Directores Rurales, he construido este documento, con la esperanza de que les sea de mucha utilidad.

ALBERTO URREA MONSALVE Asesor Fondos Servicios Educativos/Celular 311 310 38 24

NOTA: Este documento se produce con ocasin del Plan de Mejoramiento-2011 de los Fondos de Servicios Educativos, aprobado por la CGA.

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NORMATIVA BSICA PARA LA CONTRATACIN EN LOS FSE

Los Fondos de Servicios Educativos (en adelante tambin FSE) estn obligados a contratar segn lo dispone el Estatuto General de Contratacin Estatal, el cual tiene diferentes denominaciones, tales como: Estatuto de la Contratacin Estatal, Estatuto de Contratacin, Estatuto Contractual o de la Contratacin Administrativa. Excepcionalmente, los FSE podrn utilizar el Reglamento del Consejo Directivo, procedimiento que no es de ley 80//1993, o sea, del Estatuto de la Contratacin Estatal, pero s debe garantizar los principios de la contratacin administrativa: responsabilidad, publicidad, seleccin objetiva, transparencia y los de la funcin administrativa. De acuerdo con lo anterior, la normativa bsica para la contratacin en los FSE, es la siguiente: 1. Estatuto de Contratacin Estatal: Leyes 80/1993 y 1150/2007 Y Decreto 2474/2008; Ley 1474/2011 y Decreto 2516/2011. Lo anterior, aparte de los dems decretos que las reglamenten y normas que los sustituya, modifiquen y complementen. 2. Estatuto Orgnico de Presupuesto, contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las dems normas que lo sustituyan, modifiquen y complementen, estatuto aplicable a la contratacin y manejo de los FSE, inclusive al procedimiento del Consejo Directivo para contratar cuantas inferiores a 20 SMLMV. 3. Reglamento del Consejo Directivo: Para compras o contratos INFERIORES a los 20 SMLMV: Ley 715/2001, Artculos del 11 al 14. Decreto 4791/2008, Artculos 5 y 17. NORMAS DEROGADAS: Adicionalmente se le recuerda a los Rectores, Directores Rurales y Consejos Directivos que: A): Que los Decretos 1857 de 1994 y 992 de 2002, fueron derogados por el Decreto Nacional 4791/2008, el cual se encuentra en plena vigencia. B): Que el Decreto 3576/2009 de Subasta Inversa del 10% de la Menor Cuanta, que haba sido suspendido en febrero/2011 el Consejo de Estado, definitivamente ya fue DEROGADO POR EL DECRETO 2516 DEL 12 DE JULIO DE 2011, que reglament la CONRATACIN DE MNIMA CUANTA, en virtud de la cual los FSE pueden adquirir todo tipo de bienes y servicios cuyo valor no exceda el 10% de la Menor Cuanta, es decir, no mayores a 28 SMLMV, para el caso de los FSE. C): Que el Decreto Nacional 066 de 2008 (que reglamentaba la ley 150 y 80) fue declarado nulo, y en su lugar fue expedido el Decreto 2474/2008, que es el que actualmente rige, aunque algunos artculos han sido demandados y suspendidos por el Consejo de Estado. Que el Artculo 46 del Decreto 2474/2008, lo anul el Consejo de Estado. Este permita comprar bienes de MNIMA CUANTA (valor igual o inferior al 10% de la menor cuanta lo que equivale a 28 SMLMV en el caso de los FSE), sin que se requiriera obtener previamente varias ofertas. D): Que el Decreto Nacional 2170/2002 (reglamentaba la ley 80) est derogado salvo los artculos 6, 9 y 24.

Rgimen de Inhabilidades e Incompatibilidades: Al Rector y al Director Rural, a los


Miembros de los Consejos Directivos y a los participantes en los procesos contractuales de los 2

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FSE, incluso aquellos cuya cuanta sea inferior a los veinte (20) SMLMV, se les aplica el rgimen de incompatibilidades, inhabilidades o conflictos de inters, razn por la cual el Reglamento del Consejo Directivo deber adoptar las medidas necesarias para impedir la participacin de oferentes y subcontratistas, incursos en alguna de estas causales. Vanse, entre otras normas: La Ley 1474/2011 o Estatuto Anticorrupcin, la Ley 190/1995, los Artculos 8, 9 y 10 de la Ley 80/1993. Ley 734/2002: Artculos 37, 38, 39 y 40. Artculo 48 Numerales 17, 18, 30 y 31. DEFINICIONES DE ALGUNOS TRMINOS UTILIZADOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO Certificado De Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente Registro Presupuestal. Registro Presupuestal: Es la operacin mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta no ser desviada a ningn otro fin. Pliego De Condiciones Definitivo: Documento final que rene las condiciones y requisitos que deben cumplir los proponentes interesados en la seleccin abreviada, el cual pasa a ser parte integrante del contrato Estudios Previos: Es el documento que sirve de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, de forma tal que los proponentes puedan estimar el alcance de los requerimientos de la administracin, al igual que la valoracin de la distribucin de los riesgos que la entidad propone. Estudios y Documentos Previos Simplificados: Los estudios y documentos previos son el soporte para la elaboracin de la invitacin pblica que la entidad formular para la participacin de cualquier interesado de tal manera que puedan estimar el alcance de la necesidad, el objeto, el plazo, las condiciones tcnicas, el valor estimado del contrato y su respaldo presupuestal. Justificacin Previa del Contrato: Versin elemental, corta y bastante simplificada de los Estudios y Documentos Previos. Es el soporte para la invitacin pblica a contratar con base en el Reglamento del Consejo Directivo, de tal manera que los proponentes puedan estimar el alcance de la necesidad, el objeto, el plazo, las condiciones tcnicas, el valor estimado del contrato y la disponibilidad presupuestal existente. Subasta Inversa: Puja dinmica realizada de forma presencial o electrnica mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado. SECOP: El Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP es un sistema gerencial basado en una herramienta tecnolgica de apoyo a la contratacin pblica que integra los sistemas de informacin actuales, facilitando informacin sobre estos procesos y entregando a las entidades estatales herramientas para modernizar y optimizar la gestin contractual. Esta herramienta corresponde a la fase transaccional del Sistema de Contratacin Electrnica del estado Colombiano (www.contratos.gov.co) y fue creado mediante el Decreto 2178 de 2006 y reglamentado por el Decreto 3485 del 2011. SICE: Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal. RUP: Registro nico de Proponentes del Registro nico Empresarial. RUT. Registro nico Tributario. Documento de la DIAN donde se encuentra la informacin bsica y la actividad de las personas naturales y jurdicas.

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SMLMV. Salarios Mnimos Legales Mensuales Vigentes. FSE. Fondos de Servicios Educativos. PEI. Proyecto Educativo Institucional CER. Centro Educativo Rural. Establecimiento educativo. Ofrecimiento ms favorable: Es la oferta que al considerar los factores tcnicos y econmicos de la escogencia y ponderacin precisa y detallada de estos, contenidos en los pliegos de condiciones, resulte ser la ms ventajosa para la entidad. Mnima Cuanta: Modalidad de seleccin mediante la cual la entidad adquiere bienes, servicios y obras cuando el valor de los mismos sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta independientemente del objeto que se trate. La regulacin y reglas para la aplicacin de esta modalidad de seleccin se encuentran en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Reglamentario 2516 de 2011. Garanta nica: Documento que avala o garantiza el cumplimiento de las obligaciones a favor de la Entidad durante el desarrollo del Proceso de Seleccin, la ejecucin y su liquidacin deber estar vigente por el plazo de ejecucin del mismo y por otro trmino ms, segn sea el caso. La exigencia de la garanta ser opcional y estar supeditada a las caractersticas del objeto contractual y a la forma de pago, caso en el cual debe quedar justificado en el Estudio Previo Simplificado. Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecucin de los Contratos: Son los trmites necesarios para que el contrato surja al mundo jurdico. En el caso de la modalidad de Seleccin de Mnima Cuanta, el contrato se constituye a travs de la oferta presentada junto con la comunicacin de la aceptacin que la Entidad hace la misma, luego de lo cual se expedir el respectivo registro presupuestal, entendiendo que el contrato se entiende perfeccionado. Para su ejecucin se requerir la aprobacin de la Garanta en caso de requerirse. El contratista debe pagar los impuestos a que hubiere lugar. Acta de Inicio: Documento suscrito entre el interventor y el contratista en el que se establece el momento a partir del cual se empiezan a cumplir las obligaciones y el plazo establecidos en el contrato. Invitacin Pblica: Es el documento mediante el cual, la Entidad da a conocer las condiciones que regir el proceso de seleccin y el futuro contrato. El titular del Organismo competente para adelantar el proceso de seleccin (Rector o Director Rural), publicar invitacin pblica a participar a cualquier interesado, la cual se publicar en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP. La invitacin deber contener lo siguiente: Nombre de la entidad contratante, indicacin del lugar fsico o electrnico donde pueden consultar la invitacin pblica, los estudios previos, el objeto, plazo de ejecucin, forma de pago, las causales que generaran el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso, el cronograma del proceso especificando la validez mnima de las ofertas que se solicitan, as como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitacin y para extender las etapas previstas, requisitos habilitantes en donde se indicar la manera en que se acreditar la capacidad jurdica. Vase en el Link de los FSE, en el documento CAPACITACIN II-2011 PASO A PASO y FORMATO, el contenido de la invitacin pblica para los contratos que se realicen con base en el Reglamento del Consejo Directivo. Bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin: BSCTU Segn el Artculo 16 del Decreto 2474/2008, son bienes y servicios de caractersticas tcnicas 4

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uniformes y de comn utilizacin aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de comn utilizacin entindanse aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en trminos de prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin de sus necesidades. No se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales. Por diseo o caractersticas descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestacin del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. No se individualizarn los bienes o servicios de carcter homogneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfaccin de la necesidad de que se trate as lo exija, circunstancia esta que deber acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificacin pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

CAPTULO I LA CONTRATACIN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS


Todos los recursos de los establecimientos educativos estatales, sus Presupuestos y Planes de Compras, solo podrn ser ejecutados a travs de la actividad contractual y nicamente por intermedio del respectivo FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS legalmente constituido y autorizado previamente por Secretara de Educacin de Antioquia. Para la creacin de un FSE, el establecimiento educativo estatal deber contar, como mnimo con: Rector o Director Rural nombrados por la Secretara de Educacin de Antioquia, (nicos ordenadores del gasto y titulares de la actividad contractual) Consejo Directivo y tesorero pagador de planta, que deber proveer el Departamento de Antioquia: al menos as lo dispone el Artculo 15 del Decreto Nacional 4791/2008. Autorizacin expresa de la Secretara de Educacin de Antioquia, mediante Resolucin motivada.

Salvo que se cumpla con los anteriores requisitos, segn lo estable la Resolucin Departamental 023180 del 12 de Agosto de 2011 y las posteriores que la modifiquen, ningn establecimiento educativo o CER podr recibir o ejecutar recursos propios o que se le hubieren asignado por CONPES-GRATUIDAD o del Programa Departamental BIENVENIDOS A CLASE, o que provengan de otras fuentes, as hayan abierto cuenta y se inscriban en la DIAN. Ningn docente ni mono-docente podr manejar recursos pblicos.

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I.

FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO, EN LOS FSE.


PRIMER PASO:

EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS: Antes de iniciar el ao lectivo, el Rector o Director Rural har un inventario de todas las necesidades de la propia institucin y la de los CER a los cuales les administra el recurso, para conformar el Presupuesto y el Plan de Compras, nicamente con aquellos bienes y servicios que indica el Artculo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relacin con el PEI. El Presupuesto y el Plan de Compras de los FSE unificado permitir programar con anticipacin las compras y contratos de todos: EL FSE no podr ejecutar en forma individual y separada a cada CER los recursos, o entregarle el dinero para que el mono-docente o docente haga la compra, o estar permanentemente comprando al menudeo los bienes y servicios porque la contratacin estatal incluyendo la que se hace con base en el Reglamento del Consejo Directivo, manda a planear previamente la actividad contractual, a partir de la elaboracin del PRESUPUESTO y EL PLAN DE COMPRAS. (Ver Artculo 5 y 6 del Decreto 4791/2008) Una vez que se prioriz y realiz el inventario de necesidades, stas deben convertirse mediante acto administrativo, en el Presupuesto y el Plan de Compras de la respectiva vigencia, que el Consejo Directivo, previa elaboracin del Rector o Director Rural, discutir y aprobar. Tanto en la confeccin del Presupuesto y el Plan de Compras, como en su ejecucin, se deber tener en cuenta la Ley 715 de 2001 (artculos 12 y 14) y el Decreto 4791 de 2008 (artculo 3), que establecen que el manejo presupuestal de los FSE deber sujetarse a lo dispuesto Estatuto Orgnico de Presupuesto, contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las dems normas que lo modifican y complementan. Ver los artculos 5, 6, 6, 7, 8, 9 y 10 del Decreto 4791/2008. Recordemos que los SGP no harn unidad de caja con los dems dineros del FSE y por lo tanto se depositarn y manejarn en cuenta bancaria aparte: as lo manda el Artculo 91 de le Ley 715/2001. Por lo anterior, y en vista de que los recursos del Proyecto de Mejoramiento de la Educacin Media tambin deban consignarse en cuenta bancaria aparte, necesariamente deber haber una tercera cuenta para los ingresos propios de cada FSE. Los dineros de los FSE no pueden consignarse en Cooperativas: Solo se podrn consignar en establecimientos financieros vigilados por la Superintendencia Financiera, lo que quiere decir, que no pueden ser consignados en cooperativas u otras entidades similares as sean de ahorro y crdito, salvo que sean Cooperativas Financieras. El Plan de Compras deber registrarse en el SICE antes del 31 de diciembre de cada ao. Una vez ocurrido el registro SICE, las variaciones que en el ao tenga el presupuesto y el Plan de Compras se registrarn all mismo como una simple modificacin que se har cada vez que sea necesario. Todo proveedor dentro de un proceso de seleccin del Estatuto de Contratacin Estatal, debe tambin registrarse previamente en el SICE y acreditar ese registro con la propuesta. No obstante, dicho Registro no es absolutamente necesario acreditarlo cuando la compra o contrato se vaya a realizar segn el procedimiento que establece el Reglamento del Consejo Directivo (tampoco en el procedimiento del Decreto 2516/2011 que reglamenta la Contratacin de Mnima Cuanta). De todas formas, la consulta del SICE obliga previamente dentro de la etapa preparatoria del contrato, puesto que es con base en esos precios que el Rector o Director Rural puede con toda tranquilidad apartar mediante la Disponibilidad Presupuestal Previa, la suma de dinero necesaria para realizar la compra o contrato, sin peligro de que maana un ente de control cualquiera le acuse de haber comprado por encima de los precios del mercado.

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Conclusin: Aunque no sea necesario que el proponente est registrado en el SICE cuando quiera participar en un proceso de seleccin con base en el procedimiento del Consejo Directivo, los precios del SICE siguen siendo el referente como precio del mercado, es decir: que el FSE no puede comprar por encima de los precios que a la poca de la convocatoria a contratar registraba en el respectivo municipio el SICE, para los bienes o servicios requeridos. Para probar los precios SICE y la consulta previa que de ellos se hizo; basta agregar copia del pantallazo al expediente del contrato. Si el SICE no registra oferta del bien o servicio para el municipio o por cualquier motivo tcnico o similar no se poda consultar el SICE, de lo cual se dejar la constancia y evidencias, el Rector o Director Rural har un estudio de mercado en la localidad solicitando cotizaciones a todos los potenciales proveedores del lugar. El referido estudio de mercado, la forma de la convocatoria, los participantes, precios y el resultado final deber quedar el debido registro documental el cual har parte de los Estudios y Documentos Previos, o de la Justificacin del Contrato cuando se convoque la seleccin del contratista a travs del Reglamento del Consejo Directivo. El funcionario que maneja el SICE en el municipio al cual pertenezca el FSE, puede ser de mucha ayuda si se requiere alguna indicacin prctica en el proceso de inscripcin o registro. A la fecha, la pgina del SICE es: www.sice-cgr.gov.codonde el Rector o Director Rural encontrar informacin importante para absolver dudas y proceder a la inscripcin. NOTA: Ver pgina www.seduca.gov.co LINK de los FSE, gua paso a paso para obtener la clave como usuario del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal SICE.

SEGUNDO PASO: CONFORMACIN DEL OBJETO DEL CONTRATO: Las nicas obras, bienes y servicios que pueden contratar los FSE, son los que aparecen relacionados en el Artculo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relacin con el Proyecto Educativo Institucional, PEI. Esas obras, bienes y servicios se pueden clasificar en la siguiente forma, con el fin de conformar un OBJETO CONTRACTUAL NICO, o bien varios OBJETOS CONTRACTUALES, como ms adelante se explicar. GRUPO 1: Bienes de uso comn y caractersticas tcnicas uniformes (en adelante tambin BSCTU): i): Papelera, tal como: Papel Bond Carta y Oficio, Carpetas, sobres, flderes, libretas, tintas, CD, equipos de cmputo pero de los cuales solo se exigirn las caractersticas tcnicas requeridas segn la necesidad del establecimiento educativo, sin nombrar o exigir una marca en especfico; ii): tiles de oficina tales como: lpices, lapiceros, minas, portaminas, borradores, sacapuntas, clips, ganchos de cosedora y similares, todos de uso corriente y que se ofrezcan en cualquier tienda, miscelnea o almacn y satisfagan la necesidad que motiva la compra, independientemente de la marca que pueda tener ese bien; iii): elementos de aseo para el establecimiento con las observaciones hechas para los bienes antes mencionados; iv): servicio de fotocopiado, de impresin y publicaciones, etc. Con el anterior Grupo o de los bienes que realmente necesite el FSE para la propia institucin y los CER que administra, el Rector o Director Rural podr constituir: -UN NICO OBJETO TOTAL CONTRACTUAL PARA UN NICO PROCESO DE SELECCIN Y UN NICO CONTRATO: Esto sera lo ideal y preservara el principio de la economa. En este caso el objeto del contrato lo constituyen todos los bienes que necesiten la propia institucin y los 7

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dems establecimientos para el ao o el perodo que corresponda de este, y un solo proponente puede ofertar el suministro de la totalidad de los bienes o de una parte de ellos. O varios proponentes ofertar cada uno el suministro de uno o varios grupos de bienes. Lo anterior, bajo el supuesto de que exista la disponibilidad presupuestal suficiente en el respectivo rubro y a la vez el dinero en el banco para cubrir el valor total de los bienes del contrato. -VARIOS OBJETOS CONTRACTUALES PARA VARIOS PROCESOS DE SELECCIN Y VARIOS CONTRATOS: Es decir: Ante la imposibilidad de conformar un nico objeto contractual debido a la falta de recursos en el banco o por limitaciones del comercio del municipio u otra causa objetiva, el Rector o Director Rural, con el debido cuidado y suficiente asesora ojal del propio municipio o la Secretara de Educacin de Antioquia, podr integrar varios objetos contractuales dependiendo de los grupos de bienes que puedan asociarse en razn de su naturaleza misma, especialidad y el uso que estn llamados a cumplir y que por tal se diferencian claramente de otros bienes individualmente y como grupo. Veamos una breve explicacin, as: El Conjunto A conformado por resmas de papel, carpetas, cartulas, sobres. y otros de igual o similar naturaleza, pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL con el Conjunto B integrado por tiles de escritorio u oficina: as sean de diferente naturaleza los elementos de los citados Conjuntos A y B, ambos tienen en comn un mismo uso en el quehacer de la institucin, y por ello pueden conformar un grupo de bienes para un nico OBJETO CONTRACTUAL y un nico proceso de seleccin del contratista. Con el mismo razonamiento anterior, a pesar de no compartir su naturaleza se pueden juntar en razn del uso o destino, bienes de un Conjunto C integrado por detergentes, jabones, desinfectantes y blanqueadores, con los elementos de un Conjunto D compuesto por limpiones, estopas, traperas, escobas, baldes, cepillos, guantes, esponjillas y otros utensilios (plsticos y no plsticos): todos los anteriores, son elementos de aseo. De la mano de los anteriores razonamientos, podramos encontrar en los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artculo 11 del Decreto 4791/2008, otros bienes que en razn de la naturaleza, especialidad o del uso o destinacin, pueden conformar varios OBJETOS CONTRACTUALES, diferentes a los que a continuacin se relacionan a manera de ilustracin: 1. 2. 3. 4. Objeto contractual integrado por equipos de cmputo, impresoras y elementos similares. Objeto contractual integrado con los elementos de aseo. Objeto contractual integrado por pinturas y elementos de ferretera. Objeto contractual integrado por cuidos, concentrados, drogas veterinarias y similares

No sobra insistir en que el Rector o Director Rural debern fundamentar la razn de ser de la conformacin del OBJETO CONTRACTUAL: i. ii. En el documento de Justificacin Previa del Contrato si este vale menos de 20 SMLMV y por ende habr de utilizarse el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo; En los Estudios Previos si se utilizar un procedimiento del Estatuto de Contratacin Estatal en vista de que el bien vale 20 o ms SMLMV.

De la correcta integracin o conformacin y fundamentacin del OBJETO CONTRACTUAL desde el punto de vista de la naturaleza, especialidad del bien o servicio (la obra pblica es diferente de los BSCTU) y del valor de los mismos (menos de 20 SMLMV o mayores a dicho monto), depende la legalidad del trmite que se adelante para la seleccin del contratista. Por esta razn, es recomendable que consultar previamente al momento de conformar el OBJETO DEL CONTRATO: El municipio tiene asesores o funcionarios con experiencia en el tema y la contratacin administrativa en general, y pueden ser una buena fuente de consulta. Igualmente, no olviden hacer uso de otras ayudas al momento contratar, segn aparece ms adelante, en el CAPITULO III de este documento.

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GRUPO 2: Lo constituyen: i): La Obra pblica: adecuaciones, reparaciones, refaccin, pintura y similares del establecimiento educativo; ii): Los dems bienes que requieran los establecimientos, que no sean bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacinBSCTU: gasolina especial (no corriente), droga veterinaria, la mquina, los repuestos, el computador y el software marca tal. En los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artculo 11 del Decreto 4791/2008, podremos encontrar otros ejemplos. Con el GRUPO 2, se pueden conformar diversos objetos contractuales para contratarlos en forma independiente aplicando la misma lgica, condiciones y explicaciones dadas para la conformacin de los objetos contractuales del GRUPO 1. Con la conformacin del OBJETO DEL CONTRATO, teniendo a la mano la debida asesora ante las probables dudas, y atendiendo las precisiones a partir de la clasificacin en GRUPO 1 y GRUPO 2 de las necesidades de los establecimientos educativos, se evitar que el Rector o Director Rural, incurran: -En el fraccionamiento de contrato, lo que es penalizado por la ley. Hay fraccionamiento de contrato cuando teniendo en caja los recursos suficientes para comprar la totalidad de los bienes y servicios por ejemplo, los del Grupo 1, el Rector o Director Rural divide arbitrariamente la compra de tal manera que la cuanta de cada contrato sea inferior a los 20 SMLMV para poder comprar varias veces la misma clase de bienes en un mismo perodo fiscal (por ejemplo papelera y elementos de escritorio) con base en el Reglamento del Consejo Directivo, evadiendo con ello el procedimiento de seleccin de ley 80 y 1150, que requiere ms trmites, requisitos y documentos en el proceso de seleccin del contratista. -En la violacin de los principios de economa y eficiencia en la contratacin porque las adquisiciones fraccionadas impiden beneficios por compras de mayor volumen: Se debe realizar una sola compra por el total, o como mnimo, por grupos de bienes que pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL.

TERCER PASO: ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Numeral 12 del art. 25 y el numeral 1 del artculo 30 de la ley 80 de 1993. Es el documento en el cual se analizar la necesidad y conveniencia de la compra o contrato a la luz del PEI del respectivo establecimiento educativo y el Artculo 11 del Decreto 4791/2008, y sirve de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones en los procesos de seleccin del Estatuto de Contratacin Estatal, de forma tal que los proponentes puedan estimar el alcance de los requerimientos de la administracin, al igual que la valoracin de la distribucin de los riesgos que la entidad propone. Y conozcan cul es la disponibilidad presupuestal, su nmero y fecha que tiene la entidad para realizar el contrato. En el caso de las compras y contratos con base en el Reglamento del Consejo Directivo para cuantas inferiores a 20 SMLMV, es suficiente un simple documento de Justificacin Previa del Contrato, que no es otra cosa que la versin simplificada y muy elemental de los Estudios y Documentos Previos que deben realizarse en los dems procesos contractuales de las Leyes 80/1993 y 1150/2007. (Vase el contenido de la Justificacin Previa del Contrato en la pgina WEB www.seduca.gov.co documento CAPACITACIN II-2011 PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV

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II. FASE DE LA SELECCIN, LA FIRMA, LA EJECUCIN Y LA LIQUIDACIN DEL CONTRATO.


Como parte de los Estudios Previos, o Justificacin Previa cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, la entidad deber establecer cul ser el procedimiento o la modalidad de seleccin que utilizar para escoger al contratista: En la citada Justificacin, el Rector o Director Rural dir, por ejemplo, que utilizar el Reglamento del Consejo Directivo para contratar, porque los bienes y servicios valen MENOS de 20 SMLMV. O en los Pliegos de Condiciones Simplificados dirn que se convoca una SELECCIN DE MNIMA CUANTA porque el valor del bien o servicio no supera los 28 SMLMV, y no sera procedente contratar con base en el reglamento del Consejo Directivo. Igual explicacin deber darse en los Pliegos de Condiciones normales. Teniendo claro y justificado el procedimiento o modalidad contractual que deba convocarse se proceder segn la normativa para seleccionar al contratista, para luego suscribir el respectivo contrato, ejecutarlo y una vez agotado el objeto, LIQUIDARLO. Ms adelante, en el CAPITULO III, indicaremos la forma de acceder a los procedimientos del SIG que PASO A PASO guiarn al Rector o Director Rural o a quien lo asesore, para contratar a travs de las modalidades del Estatuto Contractual vigentes, particularmente las que le competan al FSE: Contratacin Directa, la Seleccin Abreviada (Subasta Inversa y De Menor Cuanta), y Contratacin de Mnima CUANTA. En la pgina WEB www.seduca.gov.co en el documento CAPACITACIN II-2011 PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV, encontrar el procedimiento para la seleccin del contratista conforme con el procedimiento que se sugiere para el Reglamento del Consejo Directivo. Una vez ejecutado el presupuesto a travs de la actividad contractual, el establecimiento educativo tendr en su bodega todo aquello que necesita para funcionar y prestar el servicio durante el ao lectivo, razn por la cual no habr necesidad de realizar ninguna otra compra durante el perodo, salvo que por algn eventual motivo muy especial se haya agotado algn bien de la bodega. O deba contratar algn servicio espordico y transitorio, puesto que debe entenderse que tambin se realizaron los mantenimientos y dems trabajos que conforme con lo previsto en el presupuesto.

CAPITULO II MODALIDADES CONTRACTUALES APLICABLES EN LOS FSE

MODALIDADES DEL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIN ESTATAL: ESTA ES LA REGLA GENERAL APLICABLE A LOS FSE
Segn el Artculo 13 de la Ley 715 y el 17 del Decreto 4791/2008, la Regla General es que los FSE estn supeditados al Estatuto General de la Contratacin Estatal. As las cosas, de las 5 modalidades de contratacin que trae el Estatuto, solo unas cuantas est obligado el Rector o Director Rural a convocar con ocasin de la ejecucin de los recursos, debido especialmente a los pequeos y medianos presupuestos que se manejan en los FSE. Esas 5 modalidades contractuales son: La Licitacin Pblica, la Seleccin Abreviada, el Concurso de Mritos y la Contratacin Directa. (Artculo 2 de la Ley 1150/2007, la cual hace parte del Estatuto). Adems, existe una 5ta. 10

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Modalidad denominada Contratacin de Mnima Cuanta creada por el Artculo 94 de la Ley 1474/2011, y reglamentada por el Decreto 2516/2011. As las cosas, al momento de contratar el seor Rector o el Director Rural deber verificar las cuantas de cada objeto contractual y la clase de obras, bienes y servicios que requiere el FSE, para poder saber cul es la modalidad o procedimiento que debe convocar, as: I. II. Si la obra, el bien o el servicio valen MENOS de 20 SMLMV, entonces el Rector o Director aplicar el procedimiento establecido en el Reglamento del Consejo Directivo. Si la cuanta de la obra, bien o servicio oscila entre los 20 y los 28 SMLMV, obliga la convocatoria de una SELECCIN DE MNIMA CUANTA aplicando el Decreto 2516/2011, modalidad que no es tan gil como el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo, pero s ms rpido que las otras modalidades contractuales. Si la cuanta de la obra o de los bienes o servicios superan los 28 SMLMV sin exceder los 280 SMLMV, entonces al FSE le obliga contratar segn la modalidad de la SELECCIN ABREVIDADA (Subasta Inversa y De Menor Cuanta). Si la cuanta supera los 280 SMLMV, el Rector o Director Rural convocar un Licitacin Pblica, para contratar la obra pblica, los bienes o servicios que NO SEAN de caractersticas tcnicas uniformes y comn utilizacin. Si lo requerido por el FSE son servicios profesionales, tcnicos y oficios especficos, contratar en forma directa, tal cual lo explicaremos ms adelante, en cumplimiento de las causales a, c, e, g, h, i, del Numeral 4 del Artculo 2 de la Ley 1150; adems, con base en el Artculos 32 Numeral 3 de la Ley 80/1993, 82 del Decreto 2474/2008 y el Numeral 11 del Decreto 4791/2008, sin olvidar las prohibiciones del Artculo 13, ibdem.

III.

IV.

V.

De acuerdo con lo anterior, las modalidades de la Contratacin Estatal que mayoritariamente y casi en forma exclusiva utilizar el FSE, seran las siguientes:

1. SELECCIN ABREVIADA: (DE SUBASTA INVERSA Y DE MENOR CUANTA)


La Seleccin Abreviada, es la modalidad de seleccin del Estatuto de la Contratacin Estatal o Administrativa, creado por la Ley 1150, Artculo 2 Numeral 2, que tiene 2 variables o formas de procedimiento, as:

SUBASTA INVERSA:
Est reglamentada a partir del Artculo 16 del Decreto 2474/2008, y puede ser Electrnica o Presencial, siendo esta ltima la que por ahora obliga a los FSE. La Subasta Inversa Presencial es un procedimiento de la SELECCIN ABREVIADA que los FSE utilizarn cuando se trate de adquirir bienes de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin y el contrato valga 28 SMLMV o ms, y por lo tanto no pueda utilizarse el Reglamento del Consejo Directivo que solo se aplica si la cuanta es MENOR a los 20 SMLMV, ni la Contratacin de MNIMA CUANTA, del Decreto 2516/2011.

MENOR CUANTA:
Procedimiento o variable de la modalidad SELECCIN ABREVIADA, Reglamentada por el Decreto Nacional 2025/2009 -Artculo 9- que los FSE debern utilizar cuando se trate de contratar la Obra Pblica o todo aquello que NO SEAN bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, y siempre y cuando la obra, el bien o servicio 11

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valgan 20 ms SMLMV, sin exceder de los 280, a partir de los cuales obligara al FSE a la convocatoria de una Licitacin Pblica. Se aclara que la seleccin que entre varias cotizaciones hace el Rector o Director Rural, es una especie de contratacin directa y nunca una licitacin, como algunos la consideran. NOTA: El procedimiento Menor Cuanta que es una simple variable de la SELECCIN ABREVIDA, no se puede confundir con la CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA, modalidad esta que es muy diferente y fue creada por el Artculo 94 de la Ley 1474/2011 y reglamentada por el Decreto Nacional 2516/2001. Para los FSE la Menor Cuanta va hasta los 280 SMLMV, lo que implica que el 10% de la Menor Cuanta para los FSE, o sea, la MNIMA CUANTA, es de 28 SMLMV. Vase el cuadro siguiente donde se explica en forma clara este aspecto, segn el Numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150. LA MENOR CUANTA DE LAS ENTIDADES Y LOS FSE EST DADA EN RAZN DEL PRESUPUESTO ANUAL REFERIDO EN SMLMV: PRESUPUESTO ANUAL = o > 1.200.000 = o > 850.000 y < 1.200.000 = o > 400.000 y < 850.000 = o > 120.000 y < 400.000 < 120.000 (caso de la mayora de los FSE) EN SMLMV MENOR CUANTA EN S.M.L.M.V 1.000 850 650 450 280

A manera de simple informacin, tenemos que las otras 2 modalidades para la seleccin del contratista que trae el Estatuto de Contratacin Estatal, y que es muy poco probable que se tengan que convocar en un FSE, seran las siguientes: (Artculo 2 de la Ley 1150): A): LICITACIN PBLICA: Modalidad de seleccin a travs de la cual se contrata la Obra Pblica y la adquisicin de bienes y servicios que no sean de uso comn y caractersticas tcnicas uniformes, y cuyo valor de los bienes y servicios como el de la obra pblica, sea superior a 280 SMLMV. En razn de la cuanta, es poco probable que un FSE deba convocar una licitacin pblica. (Vanse los artculos del 2 al 15 del Decreto 2474/2008). B): CONCURSO DE MRITOS: Es bastante remoto que un FSE deba hacer uso de esta modalidad, a travs de la cual se contratan los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del Artculo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.

2. SELECCIN O CONTRATACIN DE DE MNIMA CUANTA:


Modalidad de Contratacin creada por el Artculo 94 de la Ley 1474/2011, reglamentada por el Decreto 2516/2011. Esta se aplica para la adquisicin de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad contratante, entindase FSE, independientemente de su objeto. . Tal como en aparte anterior se dijo, ara los FSE la Menor Cuanta es hasta de 280 SMLMV, lo que quiere que el 10% de la Menor Cuanta, o sea, la MNIMA CUANTA, es de 28 SMLMV. Vase el cuadro que antecede donde se explica en forma clara este aspecto, segn el Numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150. 12

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Antecedentes de la Contratacin de MNIMA CUANTA. Es importante hacer los siguientes comentarios, debido a que la contratacin de MNIMA CUANTA (28 SMLMV en los FSE) tuvo varios altibajos entre el 2007 y el 2011, lo que pudo crear algunas confusiones en los seores Rectores y Directores Rurales, inclusive en otros operadores del Estatuto General de Contratacin Estatal o Administrativa, as: LA LEY 1150/2007 ELIMIN LA CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA: En el Numeral 4 del Artculo 2 de la Ley 1150/2007, desapareci la MNIMA CUANTA del valor de un bien como causal para realizar una compra DIRECTA, al ser derogado de manera expresa por el Artculo 32 de la citada ley, el Numeral 1 del Artculo 24 de la Ley 80/1993. DOS INTENTOS FALLIDOS PARA RESTABLECER LA CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA: Para compensar lo anterior, meses despus el Gobierno Nacional en el Artculo 46 del Decreto 2474/2008 intent revivir la Contratacin de MNIMA CUANTA, pero bien sabemos que dicho Artculo 46 fue posteriormente anulado por el Consejo de Estado, porque mediante el Decreto 2474 no se poda revivir lo que ya haba derogado la Ley 1150. Posteriormente, en un segundo intento por revivir la Contratacin de MNIMA CUANTA, el Gobierno Nacional expidi el Decreto 3576/2009 que estableci un procedimiento gil para obras, bienes y servicios cuyo valor no excediera el 10% de la Menor Cuanta, el cual fue suspendido por el Consejo de Estado en Febrero de 2011 ante una demanda de nulidad. EN EL 2011 CON EL ESTATUTO ANTICORRUPCIN, LA CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA FUE RESTABLECIDA (LEY 1474/2011). A travs de esta, los FSE pueden adquirir en forma gil bienes, servicios y obras cuando el valor de los mismos sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad, (entindase presupuesto del FSE). La regulacin y reglas para la aplicacin de esta modalidad de seleccin se encuentran en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Reglamentario 2516 de 2011.

3. CONTRATACIN DIRECTA EN LOS FSE


Cuando se emplea el procedimiento establecido por el Reglamento del Consejo Directivo para compras y contratos de valor inferior a los 20 SMLMV, se estara aplicando una especie de CONTRATACIN DIRECTA que autoriza el Artculo 13 de la Ley 715 y el Artculo 17 del Decreto 4791/2008, y que es muy diferente a la mencionada en la parte final del artculo 2 de la Ley 1150/2007, o sea, no es la misma del Estatuto de la Contratacin Estatal. De acuerdo con lo antes dicho, 2 seran las oportunidades que tiene el FSE para contratar en forma DIRECTA, as: **La del Reglamento del Consejo Directivo: para compras y contratos inferiores a los 20 SMLMV, sin importar la obra pblica, o el bien o servicio que deba adquirirse. Dicho Reglamento debe constar en escrito. **La del Estatuto de Contratacin Estatal: Modalidad que utilizar el FSE, cuando se trate de compras y contratos relacionados con las causales a, c, e, g, h, i del Numeral 4 del Artculo 2 de la Ley 1150, que aparecen a continuacin, y el valor de los mismos IGUALEN o SUPEREN los 20 SMLMV. a) Urgencia manifiesta; c) Contratos interadministrativos; e) Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas; g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado; h. Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin. i) El arrendamiento de inmuebles. 13

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En Resumen: Si la cuanta de las compras o contratos relacionados con los literales anteriores es inferior a los 20 SMLMV, se podr aplicar el Reglamento del Consejo Directivo. Si la cuanta es igual o superior a los 20 SMLMV, se utilizar la modalidad de CONTRATACIN DIRECTA del Estatuto de Contratacin Estatal, consagrada en el Numeral 4 del Artculo 2 de la Ley 1150/2007, y que reglamenta de manera general el Decreto 2474/2008, y en forma particular a partir del Artculo 77, entre otros. La anterior normativa, debe armonizarse con el Artculo 11 del Decreto 4791/2008, que permite, entre otros gastos, la celebracin de contratos para la prestacin de servicios tcnicos y profesionales y otros servicios donde la parte intelectual no es preponderante, los cuales se rigen por la Ley 80/1993 y 1150/2007 o Estatuto General de Contratacin, y deben realizarse en la forma limitada que las normas citadas indican, con el fin de evitar incurrir en los contratos que estn prohibidos en el sector pblico, la subordinacin, el cumplimiento de horarios y perodos de tiempo prolongados al servicio de la institucin, ms all de la tarea temporal y concreta que debe encomendarse. Estos contratos, como todos los contratos de la administracin pblica, deben constar por escrito y exigir para la celebracin y el pago, las constancias de afiliacin y cancelacin de la seguridad social integral: salud, pensiones y riesgos profesionales, en tratndose de personas naturales. En lo dems, vase el Artculo 50 de la Ley 789/2002. A propsito de la Contratacin Directa y la Ley de Garantas Electorales: La Ley 996 de 2005, o Ley de Garantas Electorales, prohibi durante los 4 meses anteriores a las elecciones, la Contratacin Directa a las entidades del Estado, en los siguientes trminos:
ARTCULO 38. PROHIBICIONES PARA LOS SERVIDORES PBLICOS. A los empleados del Estado les est prohibido: () PARGRAFO. Los gobernadores, alcaldes municipales y/o distritales, secretarios, gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones, no podrn celebrar convenios interadministrativos para la ejecucin de recursos pblicos, ni participar, promover y destinar recursos pblicos de las entidades a su cargo, como tampoco de las que participen como miembros de sus juntas directivas, en o para reuniones de carcter proselitista. ARTCULO 33. RESTRICCIONES A LA CONTRATACIN PBLICA. <Artculo CONDICIONALMENTE exequible> Durante los cuatro (4) meses anteriores a la eleccin presidencial y hasta la realizacin de la eleccin en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratacin directa por parte de todos los entes del Estado. Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crdito pblico, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, as como tambin los utilizados para la reconstruccin de vas, puentes, carreteras, infraestructura energtica y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.

Una vez pasadas las elecciones, los FSE podrn volver a: A. LA CONTRATACIN DIRECTA, pero exclusivamente para las causales a, c, e, g, h, i del Numeral 4 del Artculo 2 de la Ley 1150. B. La CONTRTACIN CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO: Para adquirir cualquier bien, servicio u obra de valor inferior a los 20 SMLMV.

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NOTA ESPECIAL: Lo anterior, bajo el entendido de que durante la vigencia de la Ley de Garantas, las dems modalidades de contratacin NO ESTABAN SUSPENDIDAS, puesto que la restriccin solo operaba para la Contratacin Directa referida en los anteriores literales.

MODALIDADES DE CONTRATACIN POR FUERA DEL ESTATUTO DE CONTRATACIN: LA EXCEPCIN A LA REGLA GENERAL
En el caso de los FSE, dos son los casos en que la Seleccin del contratista, se har mediante un procedimiento diferente al Estatuto de la Contratacin Estatal o Administrativa, as: i. Reglamento del CONSEJO DIRECTIVO para la contratacin de bienes y servicios de cuanta inferior a los 20 SMLMV. (Artculo 13 Ley 715. Artculo 17 Decreto 4791/2008). Pero en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economa, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcin administrativa.. Esos postulados estn en el Artculo 209 de la CP: igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. Reglamento BANCO MUNDIAL, establecido para la seleccin del contratista dentro del Proyecto de Mejora de la Educacin Media que actualmente se adelanta en la Secretara de Educacin de Antioquia.

ii.

CAPTULO III PROCEDIMIENTOS y FORMATOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG PARA LA CONTRATACIN, A DISPOSICIN DE LOS FSE EN LA PGINA WEB DE LA GOBERNACIN
Cuando un Rector o Director Rural necesite contratar tendr los siguientes apoyos: A. -El presente documento-cartilla y los dems documentos publicados en la pgina web de la Secretara y los remitidos por otros medios a los FSE., en particular, los documentos: -CAPACITACIN I-2011 INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS -CAPACITACIN II-2011 PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV. - CAPACITACIN III-2011 GASTOS PERMITIDOS Y NO PERMITIDOS A LOS FSE B. -Podr pedir asesora y apoyo especial a la Secretara de Educacin de Antioquia. Esta se presta a travs del EQUIPO DE APOYO A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS que tenga establecido la Secretara. (Vase en la pgina WEB de la Secretara, en el enlace Fondos de Servicios Educativos, los integrantes del actual equipo y sus nmeros telefnicos. Hasta tanto el Gobierno electo decida otra cosa y est en vigencia el Convenio con el Politcnico JIC, los Rectores podrn acudir al FINEA, proyecto que tiene dispuesto para consulta: La lnea 018000 518047 para fuera del rea Metropolitana, y la 403 52042 dentro del rea. Direccin: K 51 No. 9C sur-85, Oficina 201, Edificio Multicentro Guayabal15

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Medelln. El FINEA se integr para cumplir el Objeto del Convenio Interadministrativo Secretara de Educacin de Antioquia - Politcnico Colombiano JIC., suscrito en Septiembre de 2010. C. -El Rector o Director Rural podr apoyarse en los procedimientos, formatos y documentos del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG, a los cuales remite el Manual de Contratacin del Departamento: Decreto Departamental 2132 del 27 de Agosto de 2009 y que de igual forma pueden consultar en la web de la Gobernacin. Todos los procedimientos, formatos y documentos del Sistema integrado de Gestin SIG para la contratacin, estn a disposicin permanente de los Rectores y Directores Rurales, en la pgina Web de la Gobernacin www.antioquia.gov.co y se podr consultarlos en la forma paso a paso como se indica a continuacin: -PRIMERA FORMA DE ACCEDER A LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DEL SIG PARA LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA. Ubquese en la pgina WEB de la Gobernacin www.antioquia.gov.co y haga clic en el enlace Sist. Integrado de Gestin, luego en la caja de dilogo que aparece diligencie, as: usuario: consulta, clave: Gobant123; luego en la parte superior izquierda de la pantalla se dar clic en el enlace Documentacin que lo llevar al Listado maestro de documentos, dele clic y aparecer la ventana Documentacin y digite en la casilla Texto a buscar la frase contratacin administrativa, prosiga dando ENTER y aparecern todos los procedimientos y formatos relacionados con la contratacin. -SEGUNDA FORMA DE ACCEDER A LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DEL SIG PARA LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA Ubquese en la pgina WEB de la Gobernacin www.antioquia.gov.co y haga clic en el enlace Sist. Integrado de Gestin, luego en la caja de dilogo que aparece diligencie, as: usuario: consulta, clave: Gobant123; luego en la parte superior izquierda se dar clic en el enlace Documentacin que llevar al Listado maestro de documentos, dele clic y aparecer la ventana Documentacin y haga otro clic en la palabra Proceso (aparece en azul) y contine con la siguiente secuencia: En la ventana que aparece, haga clic en la doble flecha en azul al frente de PROCESOS DE APOYO, luego otro clic en la doble flecha al frente de SOPORTE INSTITUCIONAL, luego clic en Contratacin Administrativa que lo llevara al sitio donde aparecen todos los procedimientos y formatos relacionados con la Contratacin Estatal, los cuales son aplicables a los Fondos de Servicios Educativos, con las adecuaciones respectivas que cada Rector o Director Rural le haga. Estando all, tambin podr filtrar por la ventanilla Tipo los formatos, los procedimientos, o tipo de documentos que necesita, entre otros. NOTA: Disponibilidad del formato: Es frecuente que algunos formatos no estn disponibles. Sin embargo, los procedimientos que son los que recogen el paso a paso de las diferentes modalidades contractuales, siempre estn disponibles. Esto quiere decir, que a cualquier hora o da el Rector o Director podr consultar el procedimiento paso a paso para una SELECCIN ABREVIADA (Subasta Inversa o Menor Cuanta), para una CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA. y para las dems modalidades contractuales. Una vez que se acceda utilizando una de las 2 formas de ingreso antedichas, el Rector o Director Rural encontrar cuadros en secuencia del 1 al 5, tal como aparece en la pgina siguiente, los cuales podr consultar en orden 1, 2, 3, 4, 5 o en la forma que lo desee. Cada cuadro contiene los formatos y procedimientos relacionados con la contratacin administrativa (tambin conocida como Contratacin Estatal, Estatuto Contractual, Estatuto de la Contratacinetc.).

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NOTA ESPECIAL: -Los procedimientos, formatos y documentos en cuestin, debern aplicarse teniendo en cuenta la estructura administrativa propia de los FSE, por ejemplo: En los FSE no hay Consejo de Gobierno, ni Secretara Tcnica; el Responsable o Titular del Organismo ser el Rector o Director Rural; el Consejo Directivo har las veces de Comit Asesor de Contratacin y de Comit Evaluador de Propuestas, comit que el Rector o Director Rural debern complementar con el personal tcnico que corresponda dependiendo del contenido de la propuesta. Las dependencias, oficinas o funcionarios que aparecen en los procedimientos, formatos y documentos del SIG en referencia, no aplican a los FSE, salvo que existan en dichos fondos con otros nombres y cumplan similares funciones.

Vase a continuacin la muestra del cuadro inicial que aparecer una vez se acceda al SIG.

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Elaborado por

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Contratacin Administrativa. Licitaciones Seleccin Abreviada de Menor Cuanta Subasta Inversa Contratacion de Minima Cuanta Contratacin Directa Solicitud de polizas Aprobacin de polizs Estudios y documentos previos Estudios y Documentos Previos Simplificados Acta de Recibo Acta de Cierre y Apertura de Propuestas Aundiencia pblica de adjudicacin Acta de Inicio Acta de Liquidacin Acta de Pago Invitacion para la adquisicin de bienes servicios de caractersticas tcnicas uniformes

Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa Contratacin Administrativa

JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA JUAN CARLOS HERRERA

ANGELA MARIA VELEZ MARTA PATRICIA CORREA MARTA PATRICIA CORREA MARTA PATRICIA CORREA MARIA LILIANA MENDIET MARTA PATRICIA CORREA MARTA PATRICIA CORREA MARTA PATRICIA CORREA MARTA PATRICIA CORREA MARIA LILIANA MENDIET MARIA LILIANA MENDIET MARTA PATRICIA CORREA MARTA PATRICIA CORREA MARYAM ROLDAN TABORDA IVAN DARIO ARANGO CORREA MARTA PATRICIA CORREA MARTA PATRICIA CORREA

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CAPACITACIN I-2011 INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Plan de Mejoramiento-2011 CGA. Actualizacin del Documento: Noviembre 1/2011

Fecha original Junio 2010

ADEMS DE LO ANTERIOR, LOS RECTORES Y DIRECTORES RURALES PODRN VER PASO A PASO POR LA WEB LOS PROCESOS DE SELECCIN DE INTERS ***Desde la pgina WEB de la Gobernacin se podr acceder por el enlace Contratacin e ingresar directamente a la Contratacin Gobernacin de Antioquia y al Portal nico de Contratacin, donde encontrar constantemente mltiples convocatorias a contratar, en particular las que sean de inters para los FSE. Lo anterior, sin perjuicio de consultar por INTERNET las convocatorias pblicas a contratar de su propio municipio o de otra entidad del pas. Todos stos, son ejemplos que pueden ilustrar al Rector o Director Rural al momento de adelantar su propio procedimiento. Las leyes y decretos bsicos citados en este documento, y la restante normativa legal que integra el Estatuto de Contratacin Estatal, son de fcil consulta por INTERNET o a travs de la Pgina WEB de la Gobernacin o en el Portal nico de Contratacin, www.contratos.gov.co Es deber de los Rectores y Directores Rurales consultar peridicamente la pgina Web del Ministerio de Educacin www.mineducacion.gov.co y de la Secretara de Educacin, www.seduca.gov.co, enlace Fondos de Servicios Educativos para mantenerse informado, no solamente en materia contractual sino en otros aspectos de inters para los FSE. La Contralora General del Departamento www.contraloriagdeant.gov.co de igual forma emite conceptos jurdicos orientadores sobre el tema de los FSE, adems de otra informacin importante dentro de su programa de prevencin, que es diferente al control previo que no le est permitido.

SECOP: PUBLICACIN EN EL PORTAL NICO DE CONTRATACIN: Con el fin de efectuar las publicaciones en el Portal nico de Contratacin Nacional (www.contratos.gov.co) que se requieren durante el proceso de SELECCIN ABREVIADA (incluyendo el proceso del Decreto 2516/2011 para la MNIMA CUANTA), cada Rector y Director Rural deber solicitar la clave de publicacin correspondiente en dicho portal para garantizar la publicacin en l de los procedimientos y documentos. Vase el Artculo 8 del Decreto 2474/2008 y en la pgina de la Secretara en el LINK Fondo de Servicios Educativos, el

Instructivo Inscripcin SECOP.


Si bien la informacin se encuentra en el portal, la contrasea referida puede ser solicitada en el correo soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co o la lnea gratuita nacional 018000952525. El Rector, Director Rural, el Consejo Directivo o cualquier ciudadano podr expresar sus dudas e inquietudes sobre el manejo de los Fondos de Servicios Educativos ingresando a la pgina www.seduca.gov.co y activando el enlace Sistema de atencin al Ciudadano-SAC, registrndose y una vez hecho esto utilizando este medio para sus consultas. De igual forma podr consultar personalmente en la Oficina 410 de la Gobernacin de Antioquia o por los siguientes medios: Telfono fijo 383 85 24. Celular 311 310 38 24, correo Alberto.Urrea@antioquia.gov.co

PAUTAS GENERALES PARA CONSTRUIR Y MEJORAR EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLM.
La nica forma de ejecutar los dineros de los FSE es a travs de la actividad contractual, es decir, de los CONTRATOS, cuyos objetos han de ser los autorizados en el Artculo 11 del Decreto 4791/2008 y la Directiva del Ministerio de Educacin No. 22 del 21 de Julio de 2010. 19

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Fecha original Junio 2010

Una vez expedido el citado Reglamento por el Consejo Directivo, sus trmites y reglas se le aplicarn sin excepcin a TODAS las compras y contratos inferiores a 20 SMLMV que realicen los FSE. Ese reglamento establecer el procedimiento para la compra de bienes de pequeo valor (por ejemplo: una resma de papel que se agot antes de tiempo), as como el procedimiento para las compras o contratos de mayor valor pero inferior a los 20 SMLMV. A travs del Reglamento del Consejo Directivo se pueden celebrar contratos de naturaleza diferente, dependiendo de la necesidad que cubran, por ejemplo: Contrato de Compraventa (cuando el FSE compra cualquier bien as sea una resma de papel, una caja de tizaso bienes de un valor superior); Contrato de Suministro (cuando la compra se va cumpliendo por entregas peridicas); Contrato de Honorarios (cuando el FSE contrata Contador, Abogado u otro profesional o tcnico para una asesora temporal y concreta); Contrato de Obra Pblica (cuando el FSE realiza reparaciones, adecuaciones, remodelaciones o construye un aula), etc. La expedicin del Reglamento para compras o contratos inferiores a los 20 SMLMV, es competencia exclusiva del Consejo Directivo de los FSE, segn lo autoriza el Artculo 13 de la Ley 715 y los Artculos 5 y 17 del Decreto 4791/2008, bajo la advertencia de que en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economa, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcin administrativa.. Esos postulados estn en el Artculo 209 de la CP, y son los siguientes: los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. La competencia para ordenar el gasto y ejercer la actividad contractual, ES EXCLUSIVA de los Rectores y los Directores Rurales que tengan FSE. Por lo anterior, es ilegal que un Rector o Director entregue dineros al CER puesto que lo que debe entregar son bienes y servicios resultantes de un proceso contractual adelantado en un todo por el Rector o Director Rural. El Reglamento del Consejo Directivo debe siempre constar por escrito, bien como parte del Acuerdo del Presupuesto que debe aprobar el Consejo Directivo cada ao, o bien puede constar en un documento aparte y especial debidamente refrendado y aprobado por el Consejo Directivo. En este ltimo caso, se entender que su utilizacin ser indefinida en el tiempo hasta tanto el Consejo Directivo lo modifique o expida un reglamento nuevo. Si no existe Reglamento escrito del Consejo Directivo, el Rector o Director Rural deber comprar desde lo ms mnimo en cuanto a valor (por ejemplo una resma de papel), acudiendo a la nueva modalidad de contratacin creada por el Artculo 94 del Estatuto Anticorrupcin (Ley 1474), denominada SELECCIN DE MNIMA CUANTA y que aparece reglada en Decreto 2516 del 12 de Julio de 2011, procedimiento de seleccin que exige en sus Artculos 3, 4 y 5, publicaciones en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP, adems de Pliegos de Condiciones y dems trmites, lo que no se justifica tratndose de un bien de nfimo valor, por ejemplo, $1,oo, o lo que valga la referida resma de papel. LA CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA, que reglamenta el Decreto 2516/2011, se aplica para la adquisicin de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad (entindase FSE). Esta modalidad de contratacin reemplazo y derog el Decreto 3576/2009 que consagraba la Subasta Inversa del 10% de la Menor Cuanta.

NOTA ESPECIAL:

Para profundizar ms sobre este particular, favor consultar en el LINK Fondo Servicios Educativos, pgina WEB www.seduca.gov.co el documento CAPACITACIN II2011 PASO A PASO y FORMATO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS
INFERIORES A 20 SMLMV.

Ok/ ALBERTO URREA MONSALVE/Asesor Fondos Servicios Educativos.

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