Qu es un sistema?

Sistema es un conjunto de elementos (que son las partes u rganos componentes del sistema) dinmicamente relacionados (en interaccin formando una red de comunicacin) que desarrollan una actividad (que es la operacin o proceso del sistema) para alcanzar un objetivo (que es la finalidad del sistema), operando sobre datos, energa y materia (que son los insumos o entradas de recursos para que opere el sistema), tomados del medio ambiente (que rodea al sistema y con el cual interacta dinmicamente) en una referencia de tiempo dada (que constituye el ciclo de actividad del sistema) para proporcionar informacin, energa o materia (que son producto de la actividad del mismo sistema).

La organizacin como sistema

En la teora de sistemas se estudia a las organizaciones como sistemas sociales inmersos en sistemas sociales mayores y en constante movimiento, que se interrelacionan y afectan mutuamente. Las organizaciones sociales no son islas; es decir, los fenmenos de la vida organizacional no son segmentos o incidentes aislados.

La organizacin como sistema

De esta forma una empresa es una organizacin social con objetivos propios motivada econmicamente, que recibe insumos de la sociedad en forma de personas, materiales, dinero e informacin, y transforma esos recursos en salidas de productos, servicios, salarios y recompensas.

La organizacin como sistema

Igualmente las personas son enfocadas como microsistemas, con objetivos individuales propios y motivadas de modo diferente, que tambin reciben insumos de la organizacin -en la forma de salarios, incentivos o castigos e informacionesperciben y procesan estos aspectos y producen comportamientos y actitudes, desempeando sus tareas dentro de las organizaciones

Niveles del sistema

Al concebir a un organismo como un sistema total, es til discernir entre los diversos niveles: El sistema estratgico que formula objetivos y polticas generales y controla su realizacin; El sistema de coordinacin que transforma los objetivos en directrices. Integra las actividades El sistema operativo que realiza las operaciones.

Componentes del sistema organizacional

1. El medio ambiente social, econmico, poltico y cultural. 2. Los insumos del sistema que seran los componentes que ingresan a el y que pueden comprender recursos existentes en el medio ambiente tales como: recursos humanos, financieros, materiales, directrices, polticas, instrucciones operativas, informacin, normas legales, etc. 3. Los procesos de conversin que comprenden las estructuras organizativas de procedimiento, as como predisposiciones y experiencias personales de los administradores, conversin no solo transforman los insumos en productos sino que en ocasiones pueden abstenerse de procesar algunos para orientar los prioritarios.

Componentes del sistema organizacional

4. Las salidas o productos que pueden ser de condicin diversa como: bienes, servicios, informacin, normas, opiniones, etc. 5. La realimentacin del sistema organizacional, de acuerdo a dos variables: Su eficiencia, es decir, la relacin entre los insumos requeridos y los productos elaborados Y su eficacia, referida al mayor o menor logro de los objetivos.

Sistema organizacional
El medio ambiente, los insumos, el proceso de conversin, los productos y la realimentacin, se relacionan e interactan unos con otros. A todo el conjunto de estos elementos y sus interacciones se le denomina sistema organizacional. El sistema organizacional es una estructura conceptual que tiene como finalidad servir de ayuda en el estudio de la administracin.

Clasificacin de subsistemas
El sistema administrativo est integrado por subsistemas, los cuales pueden ser de acuerdo a los siguientes criterios: 1. Por la funcin o actividad: produccin, personal, finanzas, ventas, etc. 2. Por su naturaleza: hombres, mquinas, productos, etc. 3. Por el nivel organizacional: Estratgico, de coordinacin y operativo.

Por su nivel jerrquico

El concepto de sistemas
Se usa porque nos permite de una manera amplia enfocar la complejidad de las organizaciones y la administracin de sus recursos. Con este concepto podemos visualizar no slo los factores ambientales internos y externos como un todo integrado, sino tambin el lugar y las funciones de los subsistemas que lo componen.

El sistema socio tcnico

Eirck Trist y sus colaboradores realizaron amplios estudios en minas carbonferas, industrias textiles, inglesas y de otras naciones, relacionados con las repercusiones sobre la productividad de cambios tecnolgicos en los sistemas productivos. Descubrieron que existe interaccin e interdependencia entre los sistemas tecnolgico y social.

El sistema socio tcnico

Asimismo comprobaron que no bastan las mejoras tcnicas para obtener mayores rendimientos, ya que incluso cualquier mejora tcnica introducida puede resultar contraproducente si afecta negativamente las relaciones sociales y grupales prevalecientes. As se creo el trmino sistema sociotcnico

El sistema socio tcnico

De acuerdo con este modelo, la organizacin productiva resulta de la combinacin del sistema tecnolgico (conformado por las exigencias de la tarea, ambiente fsico en el cual se desarrolla dicha tarea y los equipos utilizados para realizarla) y del sistema social (conjunto de relaciones entre los que ejecutan las tareas)

El sistema socio tcnico

Enfoca una organizacin productiva o una parte de ella como una combinacin de tecnologa (exigencias de la tarea, ambiente fsico, equipo disponible) y al mismo tiempo un sistema social (un sistema de relaciones entre aquellos que realizan la tarea). Los sistemas tecnolgico y social se hallan en interaccin mutua y recproca y uno influye sobre el otro.

El sistema socio tcnico

Los mecanismos para desarrollar e incrementar la productividad del personal deben de pertenecer a un sistema de trabajo global de la empresa el cual contemple a la persona, a la tecnologa y al negocio para que estos mecanismos puedan llevarse a la prctica con xito, de lo contrario los mecanismos quedan en proyectos sin ser aterrizados y pueden tener consecuencias adversas a sus objetivos frenando el desarrollo personal.

El sistema socio tcnico

1. El sistema tcnico o de tareas, que incluye el flujo de trabajo, la tecnologa usada, los papeles requeridos por la tarea y un nmero de otras variables tecnolgicas; 2. El sistema gerencial o administrativo, que incluye la estructura organizacional, las polticas, los procedimientos y las reglas, el sistema de recompensas y de castigos, las maneras mediante las cuales se toman las decisiones, y un gran nmero de otros elementos proyectados para facilitar los procesos administrativos. 3. El sistema social (humano o personalcultural) que est relacionado primariamente con la cultura organizacional, con los valores y las normas y con la satisfaccin de las necesidades personales; tambin incluye el nivel motivacional de los miembros y sus actitudes individuales.

Mecanismos para mejorar la productividad del personal

Desde hace mucho tiempo las organizaciones han buscado la forma de volverse mas productivas a travs de un aumento en la calidad y la cantidad de trabajo de sus miembros. Existen muchos mecanismos para incentivar a los empleados a desarrollar habilidades dirigidas a un incremento en la productividad. Estos mecanismos han sido siempre enfocados al estimulo de la motivacin con reforzamientos que van desde incentivos econmicos hasta castigos, los cuales han tenido sus etapas de xito y que se han ido puliendo en el transcurso de los aos.

Mecanismos para mejorar la productividad del personal

Una de las ms actuales doctrinas enfocadas a incrementar la eficiencia y eficacia de las personas dentro de una organizacin es el denominado Sistema Sociotcnico, en el cual toda la organizacin o una parte de ella crea un sistema equilibrado, humano y tcnico, con el objetivo de desarrollar un enriquecimiento del trabajo que est lgicamente enfocado al aumento de la produccin y a la satisfaccin del ser humano como persona.

Caso Practico Ceyasa

Empresa que ha puesto en prctica este tipo de doctrinas, Planta Cementos del Yaqui (CEYASA), localizada en la ciudad de Hermosillo, Son. CEYASA es una subsidiaria del grupo Cemex que inicio sus operaciones en 1991.

Caso Practico Ceyasa

Actualmente se considera a CEYASA como una planta modelo dentro del Grupo CEMEX ya que adems de contar con una tecnologa de punta, por su alto grado de automatizacin, lleva a la practica un Sistema Integral de Calidad Total denominado TRABAJO CEYASA el cual esta enfocado a lograr ser una Organizacin de Alto Desempeo, que busca integrar el sistema tcnico (tecnologa, maquinaria, procesos) con el sistema social (personal, equipos de trabajo, multihabilidades)

Caso Practico Ceyasa

Para ello, Cementos Yaqui tiene una poltica de calidad, cuyo compromiso es elaborar productos y proporcionar servicios de calidad y valor tanto a sus clientes internos como externos, asegurando la satisfaccin de sus necesidades y expectativas, a travs de procesos tcnicos, humanos y administrativos efectivos.

Caso Practico Ceyasa

En apoyo a esta poltica de calidad, la planta cuenta con tres objetivos primordiales que van orientados a mejorar la productividad del personal. Estos objetivos son:
Contar con equipos de trabajo autorregulados que proporcionen la mayor efectividad en las operaciones Mantener instalaciones modernas y seguras que permitan el mejor desempeo laboral Buscar continuamente la satisfaccin total del personal

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

Para apoyar esos objetivos, la empresa se apoya en las siguientes metodologas de trabajo o mecanismos para aumentar la productividad:
Equipos de trabajo:
Se cuenta con integracin de equipos de trabajo formales dentro de la empresa sin supervisores y definidos incluso en su organigrama, esto es que el personal de un rea operativa se integra en equipos de aproximadamente 10 a 11 personas, integrados por mecnicos, electrnicos, laboristas y operadores de las diferentes maquinarias productivas.

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

Ejemplo: en el rea de envase y embarque de producto un equipo de trabajo se compone de 3 paletizadores/montacargistas, 1 mecnico, 3 ensacadores, 1 elctrico y 3 graneleros. Esto permite que la comunicacin y toma de decisiones se den muy rpida y eficientemente dentro del equipo en lugar de estar separados en diferentes departamentos (calidad, produccin, mantenimiento) y con diferentes supervisores como se utiliza en el mtodo tradicional.

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

La integracin de los equipos de trabajo dentro de Ceyasa, est muy de acuerdo a lo expresado por Christopher Meyer en su libro Como las medidas corrrectas ayudan a un equipo a ser excelente que menciona que Muchos ejecutivos se han dado cuenta de que los equipos multifuncionales enfocados a procesos pueden mejorar la forma en que sus compaas entregan productos y dan servicio al cliente de manera dramtica.

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

Sistemas de multihabilidades:
Tal como menciona Kiyoshi Susaki en su libro EL nuevo reto de la manufactura, tcnicas para mejoramiento continuo, Primero nos concentraremos en desarrollar la flexibilidad en la manufactura mediante la expansin de las habilidades de los operadores y la utilizacin al maximo de sus experiencias y destrezas colectivas. Para esto la planta ha desarrollado un sistema en el que una persona que pertenece a un equipo de trabjo en el transcurso del tiempo (1 ao) va cambiando de una posicin a otra posicin dentro del equipo.

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

Un ejemplo de esto es: si un mecnico ya tiene 1 ao, solicita un examen para acreditar la habilidad, si pasa el examen entonces se le otorga un bono de multihabilidades como parte de su salario y entonces pasa a otra posicin dentro del equipo la cual deber de aprender.

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

Este sistema genera que en el transcurso de los aos la planta cuente con personas muy productivas, en un proceso productivo una persona con 3 aos de antigedad ser experto en 3 reas y soluciona problemas de diversa ndole detectando fallas iniciales y llevando a cabo trabajos preventivos.

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

Sistema de capacitacin:
En esta empresa la capacitacin est orientada en tres grandes reas: social, tcnica y administrativa, al personal se le entrena no solo en aspectos tcnicos, sino que tambin en aspectos sociales para poder desarrollar el trabajo en equipo y en aspectos administrativos para poder cumplir con los requerimientos de la empresa (inventarios, reportes, formatos, computacin, etc.).

Ejemplos de mecanismos para mejorar la productividad del personal

La capacitacin permite la adaptacin de la persona a la tecnologa de punta para poder tener una empresa productiva y competitiva.

Caso Practico Ceyasa

Como se menciono anteriormente, los mecanismos para desarrollar e incrementar la productividad del personal deben de pertenecer a un sistema de trabajo global de la empresa el cual contemple a las personas, a la tecnologa y al negocio para que estos mecanismos puedan llevarse a la prctica con xito.

Caso Practico Ceyasa

El sistema de trabajo llevado por esta empresa es un ejemplo muy claro de mecanismos exitosos enfocados a aumentar la productividad tomando como base principal el involucramiento de las personas con los objetivos de la organizacin.

Jos. Antologa sobre Administracin. Universidad Autnoma del Estado de Mxico Secretara Administrativa. http://www.joseacontreras.net/admon/antola dmon.pdf#search='Antolog%C3%ADa%20so bre%20Administraci%C3%B3n Mecanismos para mejorar la productividad del personal. Octubre, 2006. http://www.her.itesm.mx/home/mgrijalv/APT /ensayo.html. Abril-Julio 2000 Contreras,