LECCION 5

GRAFICOS
INTRODUCCION
Los grficos permiten representar datos numricos. Pueden aportar mayor comprensin y claridad sobre su significado, relaciones, comparaciones y tendencias. Un grfico est vinculado a los datos de la hoja de clculo a partir de la que se generan y se actualiza automticamente al cambiar estos datos. La creacin de un grfico se realiza mediante un asistente. Adems, una vez creado el grfico, todos sus componentes pueden ser modificados y se pueden agregar componentes como ttulos y leyendas.

CREACION DE GRAFICOS
Para crear un grfico, es necesario contar con los datos que se quieren graficar. Supongamos los siguientes datos:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Poblacin por sexo. Total del pas. Aos 1960 - 2001 Ao 1960 1970 1980 1991 2001 Total 20.013.793 23.364.431 27.949.480 32.615.528 36.223.947 Mujeres 10.004.642 11.761.049 14.191.463 16.677.548 18.556.073 Varones 10.005.897 11.601.155 13.755.983 15.937.980 17.667.874 B C D E

Para crear un grfico se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar los datos que se quieren graficar 2. Elegir el tipo de grfico en el grupo Grficos de la ficha Insertar de la Cinta de Opciones. En la Cinta de Opciones se presentan los distintos tipos de grficos agrupados por categora, como se muestra en la figura siguiente:

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Al elegir alguna de estas categoras, se desplegar una lista de los tipos de grficos que la componen. Por ejemplo si se elige la categora de grficos Columna, se desplegar la siguiente lista:

Con un clic en alguna de estas miniaturas se insertar el grfico. 3. Opcionalmente se pueden utilizar los comandos situados en Herramientas de grficos de la Cinta de Opciones para cambiar el aspecto del grfico como as tambin agregar o eliminar elementos.

Es recomendable seleccionar los datos que se quiere graficar antes de crear el grfico. De lo contrario el grfico se mostrar en blanco y ser necesario seleccionar los datos posteriormente. Suponiendo que se eligieron los datos de la tabla de la pgina anterior se obtendr el siguiente grfico:

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Ttulo del grfico

40.000.000 35.000.000 30.000.000 25.000.000 20.000.000 15.000.000 10.000.000 5.000.000 0 1960 1970 1980 1991 2001 Total Varones Mujeres

Se debe tener en cuenta que los grficos son dinmicos ya que mantienen un vnculo permanente con los datos que utilizan. En caso de cambiar esos datos, el grfico se actualizar automticamente reflejando dichos cambios.

MODIFICAR GRAFICOS
La creacin de un grfico ha sido simplificada en esta versin de Excel. Se han incluido una variedad de estilos y esquemas que se pueden aplicar rpidamente obteniendo resultados inmediatos. Sin embargo, si se quiere optimizar el diseo, el formato y la presentacin, se pude recurrir a diversas tcnicas para modificar manualmente cualquiera de los elementos que lo conforman. Estos mtodos implican desde cambios en la apariencia, tales como colores, tipos de lneas o algunos ms significativos como cambios de las escalas de los ejes o agregar la tabla de valores. Un grfico est constituido por una serie de elementos. Algunos de ellos son los siguientes: rea de trazado rea del grfico Eje vertical Eje horizontal Leyenda Ttulos del grfico Series de valores Lneas de divisin Etiquetas de datos
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Todos estos elementos pueden ser modificados manualmente luego de haber creado el grfico. Para realizar cualquier modificacin, es necesario seleccionar el elemento previamente. Se dispone de tres mtodos de seleccin: Seleccin de un elemento de un grfico utilizando el mouse Seleccin de un elemento de un grfico utilizando el teclado Seleccin de un elemento de un grfico utilizando la lista de elementos de grfico

Seleccin con el mouse

Simplemente se debe picar en el elemento que se desea seleccionar. El elemento seleccionado aparecer con unos pequeos crculos en sus esquinas. Para asegurarse de que es el requerido, es conveniente observar la lista de seleccin de elementos de grficos que se encuentra en la ficha presentacin del grupo de fichas Herramientas de grficos de la Cinta de opciones. En el siguiente ejemplo se muestra un elemento seleccionado y el contenido de la lista de seleccin de elementos de grficos:

Se observa que se ha seleccionado una serie en el grfico y la lista de seleccin de elementos de grfico indica que el elemento seleccionado es la Serie Total. En el siguiente ejemplo se ha seleccionado nicamente un punto de la serie de datos Serie Total Punto 1970:

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Cuando se mueve el puntero del mouse sobre un elemento, esperando un instante aparecer una etiqueta con su nombre, con lo cual se facilita la seleccin. Se debe tener en cuenta que algunos elementos estn formados por mltiples objetos, tales como las series de datos. Un primer clic en una serie de datos seleccionar todos los objetos, pero un segundo clic seleccionar nicamente ese objeto, tal como se muestra en la figura anterior.

Seleccin mediante el teclado

Si el grfico estuviese seleccionado, con las teclas flecha arriba, flecha abajo, flecha derecha y flecha izquierda, se puede recorrer los elementos hasta llegar al requerido. La tecla ESC cancela lo seleccionado y la tecla TAB y SHIFT-TAB permiten desplazarse entre otros elementos que no se pueden acceder con las flechas.

Seleccin mediante la lista de elementos de grfico

Esta lista se encuentra en la ficha Formato situada en el grupo Seleccin actual de las Herramientas de grficos de la Cinta de opciones. Desplegando la lista se mostrarn los elementos del grfico desde donde se podr elegir el elemento requerido. En la siguiente figura se muestra la Lista de elementos de grficos en donde se ha seleccionado el elemento Leyenda:

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INTERFACES PARA MODIFICAR LOS ELEMENTOS DE UN GRAFICO

Una vez seleccionado el elemento que se quiere modificar, se puede recurrir a dos mtodos distintos, utilizando el Cuadro de dilogos de formato o utilizando la Cinta de opciones y la Mini barra de herramientas.

Modificar elementos de un grfico con el Cuadro de dilogos de formato

Una vez seleccionado un elemento, la forma ms rpida de acceder al cuadro de dilogos de formato es hacer un clic con el botn derecho sobre el elemento. Se desplegar un cuadro de dilogos de formato que es nico para cada elemento. Contendr opciones y controles especficos para modificar los parmetros de ese elemento. En la siguiente imagen se muestra el Cuadro de dilogos de formato para modificar el rea del grfico:

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Modificar elementos de un grfico usando la Cinta de Opciones

Cuando un grfico est seleccionado, se agregan tres fichas con comandos para grficos: Diseo, Presentacin y Formato.

FICHA DISEO

Esta ficha est formada por varios grupos: Grupo Tipo La opcin Cambiar tipo de grfico despliega un cuadro de dilogos con todos los tipos de grficos disponibles. Seleccionando alguno de ellos se cambiar el grfico. La opcin Plantillas de ese cuadro de dilogos, permite aplicar al grfico una plantilla que haya sido guardada por el usuario. Con Guardar como plantilla se puede guardar una plantilla a partir del grfico seleccionado. Las plantillas son una opcin muy conveniente. Grupo Datos Cambiar entre filas y columnas invierte la forma de mostrar las series de datos, conmutando los datos que se muestran en los ejes, es decir cambia las filas por las columnas. Seleccionar datos abre el cuadro de dilogos Seleccionar origen de datos que habilita al usuario a seleccionar o cambiar los datos que se graficarn.
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Grupo Diseos de grficos

Una vez creado un grfico se puede cambiar rpidamente la distribucin de sus elementos eligiendo uno de los diseos predeterminados que se encuentran en el grupo de Diseos de grfico. Por el mismo procedimiento se puede optar por mostrar elementos adicionales tales como ttulos o tabla de datos. Este grupo de opciones intenta minimizar el trabajo del usuario, ya que evita realizar varias tareas manualmente. Si el diseo no fuese exactamente como el que se pretende, es posible realizar algunos cambios manuales adicionales. Ya que los diseos de grficos no se pueden almacenar, es aconsejable guardar una plantilla del grfico conteniendo el diseo personalizado. Este botn despliega un cuadro de dilogos con todos los diseos de grficos. Grupo Estilos de diseo

Un estilo de diseo es una combinacin de colores de los elementos que conforman un grfico. El usuario puede elegir entre una variedad de combinaciones predeterminadas y aplicarlas rpidamente. De la misma forma que con los Diseos de grficos es posible realizar modificaciones a un estilo para lograr el resultado buscado. Guardando una plantilla del grfico se almacena el estilo de diseo del grfico para su posterior aplicacin. Este botn despliega una lista con todos los estilos de diseo como se muestra en la siguiente figura:

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Grupo Ubicacin Esta opcin sirve para cambiar la ubicacin de un grfico. Se utiliza el siguiente cuadro de dilogos:

Se puede colocar el grfico en otra hoja del libro o en una hoja nueva.

FICHA PRESENTACION

Esta ficha contiene varios grupos: Grupo Insertar

Se pueden insertar imgenes desde archivos externos, una variedad de formas y cuadros de textos. En la figura de la derecha se muestran las formas disponibles:

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Grupo Etiquetas

Desde estos botones, se pueden insertar Ttulos, Rtulos a los ejes, cambiar la ubicacin de la Leyenda, colocar Etiquetas a los datos y mostrar la Tabla de datos.

Grupo Ejes

Este grupo permite mostrar el Eje horizontal primario en distintas ubicaciones y mostrar u ocultar las etiquetas. Se puede mostrar u ocultar al Eje vertical primario, como as tambin cambiar la escala como por ejemplo: millares, millones y escala logartmica. Tambin se pueden mostrar las distintas Lneas de la cuadrcula tanto verticales como horizontales.

Grupo Fondo

Se puede borrar el rea de trazado o mostrarla con el relleno predeterminado. De la misma forma se puede proceder con el cuadro y con el plano inferior del grfico. El ltimo botn de este grupo abre el cuadro de dilogos Formato del rea del grfico en la opcin Giro 3D siempre y cuando el grfico se represente en 3D. Posibilita girar el grfico alrededor de los distintos ejes x, y, z. Entre otras posibilidades se puede establecer la perspectiva.

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Grupo Anlisis

Las opciones de este grupo se utilizan para agregar Lneas de tendencia a aquellos tipos de grficos que permitan esta opcin como por ejemplo los grficos de lneas. Asimismo se pueden agregar Lneas tales como lneas de unin, lneas de mximos y mnimos y Barras ascendentes o descendentes. El ltimo botn permite agregar Barras de error tales como error tpico o error con desviacin estndar. Grupo Propiedades Este grupo muestra el nombre del grfico, permitiendo cambiarlo. Puede resultar til cuando se cuenta con varios grficos en la misma hoja.

FICHA FORMATO

Esta ficha contiene los siguientes grupos: Grupo Seleccin actual

El elemento del grfico seleccionado por el usuario constituye la Seleccin actual. Uno de los mtodos para seleccionar un elemento es mediante la lista desplegable que se encuentra en la zona superior de este grupo. Se listan todos los elementos del grfico y permite al usuario elegir alguno de ellos. La opcin Aplicar formato a la seleccin abre el cuadro de dilogo Formato con las opciones para ese elemento seleccionado. Cuando se ha modificado el formato de algn elemento, la opcin Restablecer para hacer coincidir el estilo devolver a ese elemento las caractersticas del estilo aplicado al grfico. Es decir que eliminar todas las modificaciones hechas manualmente por el usuario con las cuales modific el formato. Seleccionando el rea del grfico, esta opcin se aplica a todos los elementos del grfico. Nota: Recuerde que los grficos se modifican cuando se modifica un Tema. Pero el tema no cambiar los elementos que fueron modificados
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manualmente por el usuario. Por este motivo, si se piensa cambiar de Tema, se debe tener en cuenta si es conveniente modificar algn elemento manualmente. Grupo Estilos de forma

Se puede seleccionar un estilo visual desde la lista desplegable que se encuentra en este grupo y aplicarlo a un elemento del grfico. Es importante sealar que los estilos visuales que se presentan en esta lista variarn de acuerdo al Tema elegido para el libro. En la siguiente figura se muestra la lista de estilos visuales para un determinado tema:

Los tres botones a la izquierda del grupo permiten establecer por otro mtodo el formato de un elemento del grfico tanto en el relleno, el contorno y los efectos.

Grupo Estilos de WordArt WordArt est conformado por una galera de estilos de texto. Se pueden aplicar efectos decorativos al contorno y al relleno de los textos. Asimismo, se dispone de efectos como sombras, reflejos, resplandores, efectos tridimensionales y biselados. Los estilos que se presentan en la lista de Estilos rpidos estn relacionados y variarn de acuerdo al tema aplicado al documento. En la siguiente figura se muestra la lista de estilos rpidos:
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Las restantes herramientas: Contorno de texto, Relleno de texto y Efectos de texto permiten modificar manualmente los textos con formatos WordArt. Grupo Organizar Traer al frente ubica al elemento grfico seleccionado delante del resto de los objetos para que no quede ninguna parte oculta por otro objeto grfico. Enviar al fondo acta a la inversa de Traer al frente. Alinear agrupa varios comandos para alinear objetos grficos de distintas formas. El Panel de seleccin abre un panel en donde se listan todos los objetos grficos en la hoja de manera de poder seleccionarlos mediante esa misma lista. Agrupar se utiliza cuando a varios objetos grficos se los quiere tratar como una unidad agrupada. Girar posibilita girar a algunos tipos de objetos grficos. Grupo Tamao Contiene dos opciones para cambiar el tamao en sentido horizontal y vertical de un objeto grfico. Asimismo el botn permite acceder al cuadro de dilogos como se muestra en la siguiente figura:

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En este cuadro de dilogos se puede cambiar el tamao, el ngulo de giro y la escala. En caso de que el objeto fuese una imagen se puede utilizar la opcin Recortar para establecer algn recorte.

GRAFICOS COMBINADOS
Un grfico combinado es un grfico simple que contiene series representadas por distintos tipos de grficos. El grfico debe contener al menos dos series de valores. Para cambiar el tipo de grfico de una de las series, se la debe seleccionar y desplegar el men contextual con el botn derecho del mouse. Seguidamente se debe elegir la opcin Cambiar tipo de grfico de series para cambiar el tipo de grfico. En la siguiente imagen se muestra un grfico combinado:

Si ocurre, como en el grfico de la figura, que una de las series tiene valores muy pequeos comparados con la otra, se podr agregar a la derecha un eje secundario. Para ello se debe seleccionar la serie y activar el men contextual desde donde se elegir Dar formato a eje de datos. Seguidamente se marcar la opcin Eje secundario.
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No todos los tipos de grficos admiten un eje secundario. El grfico de la figura anterior, del tipo de Columna agrupada, es uno de los que admiten un eje secundario.

TIPOS DE GRAFICOS
Para mostrar grficamente un mismo conjunto de datos, se puede elegir entre una amplia variedad de tipos y subtipos de grficos. La eleccin del tipo de grfico puede determinar la claridad de la informacin que se quiere transmitir. Es conveniente detenerse a examinar las diversas posibilidades de graficar datos provistas por Excel.

Grficos de columnas
Este tipo de grfico puede utilizarse para graficar cambios de datos en un perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. Probablemente sea el tipo de grfico ms utilizado. Frecuentemente se utilizan para comparar un conjunto limitado de elementos organizados en series de valores.

Normalmente se disponen las categoras en el eje horizontal y los valores en el eje vertical, como se muestra en el siguiente ejemplo:

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SUBTIPOS DE GRFICOS DE COLUMNAS En la siguiente tabla se muestran algunos de los subtipos de la categora de grficos de columna:

Columna agrupada
Se comparan valores entre categoras. Muestran valores en rectngulos verticales en 2D

Columna apilada
Los grficos de columnas apiladas muestran la relacin de elementos individuales con el conjunto.

Columna agrupada 3D
Se comparan valores entre categoras. Muestran valores en rectngulos verticales en 3D

Cono 3D
Este subgrupo tiene los mismos tipos de grficos agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para grficos de columnas rectangulares. Se comportan de manera similar. La forma es cnica en lugar de rectangular,

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Grficos de lneas
Se pueden utilizar cuando se desean mostrar tendencias o fluctuaciones de datos continuos en el tiempo. Normalmente el eje de categoras se dispone en intervalos regulares mientras que en el eje vertical se distribuyen los valores uniformemente. Excel dispone de varios subtipos de grficos de lneas, entre ellos:

Lneas

Lneas apiladas.

Lneas apiladas con marcadores

Lneas 3D

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Grficos circulares
Un grfico circular usa nicamente una serie de datos. Son ms efectivos con un reducido nmero de datos, generalmente no ms de seis o siete. Si se incrementa mucho este nmero, el grfico ser de difcil interpretacin. Este tipo de grficos muestran a cada elemento como un porcentaje de la suma total. Es conveniente utilizar esta variedad cuando los datos se organicen en una nica serie, cuando los valores numricos de los datos no sean negativos ni cero, cuando no se tengan ms de seis o siete categoras y cuando las categoras sean un porcentaje de la suma del total. En la siguiente figura se muestra un grfico circular sobre datos de poblacin:

Los grficos circulares tienen varios subtipos:

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Circular

Circular seccionado

Circular 2D o 3D seccionado
Pueden extraerse manualmente cualquier seccin.

Circular con subgrfico de barras

tiles cuando desea que los pequeos sectores del grfico circular principal se vean mejor.

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Grficos de barras
Un grfico de barras es similar a un grfico de columnas rotado 90 grados en el sentido de las agujas del reloj. Una de las mayores ventajas es que los rtulos de las categoras son ms fciles de leer cuando tienen una extensin de varias palabras. Asimismo, son ms convenientes cuando se grafican mltiples categoras.

Los subtipos de grficos de barras son similares a los subtipos de grficos de columnas vistos en una seccin anterior.

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Grficos de rea

Representan datos o magnitudes cambiantes en el transcurso del tiempo. Un grfico de rea podra considerarse como un grfico de lnea en que el rea bajo la lnea ha sido coloreada. Existen varios subtipos: rea, rea apilada, rea 100% apilada, y los mismos subtipos en su versin 3D. En el siguiente ejemplo se muestra el grfico de una funcin trigonomtrica:

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Grficos de dispersin

Tambin conocidos como grficos XY, difieren del resto de los otros tipos de grfico en que ambos ejes contienen valores, es decir que no tienen categoras. Se usan frecuentemente para mostrar la relacin entre dos variables. Tambin se usan para graficar funciones matemticas.

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Grficos de superficie

Son adecuados para mostrar relaciones y combinaciones entre dos conjuntos de datos. En algunas aplicaciones, los colores y tramas muestran reas en que los datos poseen caractersticas en comn. En el siguiente ejemplo se muestra un grfico del paraboloide f(x,y) = x2 + y2 construido sobre una regin acotada:

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Otros tipo se grficos

Grficos de anillos

Muestran la relacin de las partes con un todo, de manera similar a los grficos circulares, aunque pueden contener ms de una nica serie de datos. Asimismo, contienen un hueco en el medio, con lo cual tambin se diferencian con los grficos circulares.
Grficos radiales

Es un tipo especializado de grfico que contiene un eje para cada categora. Estos ejes se extienden desde el centro del grfico hacia fuera. El valor de cada dato se representa en el correspondiente eje. Grficos de burbujas

Es un tipo de grfico de dispersin o XY que puede mostrar una serie adicional de datos, la cual es representada por el tamao de la burbuja. Es decir que el tamao de la burbuja indica el valor de una tercera variable. Una forma de organizar los datos es situar los valores de X en una fila o columna y, a continuacin, los valores de Y. Los tamaos de burbuja se establecen en las filas o columnas adyacentes. Grficos de cotizaciones

Son tiles para mostrar informacin de cotizaciones, stock y datos de magnitudes fsicas como la temperatura.

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Ejercicio: utilizando los datos que se encuentran en la hoja Poblacin en el archivo Leccin 5 Ejercicio 1 debe crear un grfico con las mismas caractersticas que se muestran en la siguiente figura

Ejercicio: utilizando los datos que se encuentran en la hoja Poblacin ocupada en el archivo Leccin 5 Ejercicio 2 debe crear un grfico con las mismas caractersticas que se muestran en la siguiente figura

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