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Es un programa de oficina con su nueva apariencia en diseo que sirve para crear contabilidades y luego graficarlas en cualquier momento. Las versiones ms usadas por parte de los usuarios son: Excel Xp 2003 y actualmente Excel 2007.
Tambin se le conoce como un libro electrnico que est compuesto por hojas de clculo en donde se crean las diferentes tablas informativas aplicando formatos, frmulas, funciones, y herramientas especiales.
Los archivos de Excel con versin 2003 Xp tienen extensin .xls y los archivos de Excel con versin 2007 se les agrega una letra de mas .xlsX. Estos archivos se identifican por tener un icono de color verde.
Para salir del programa Excel se deben aplicar los siguientes pasos: 1. Clic al botn Office 2. Clic al botn Salir de Excel La manera rpida seria pulsando las teclas ALT+F4 Se recomienda tener los archivos de trabajo guardados antes de salir para que Excel no tenga que presentarle ninguna ventana de advertencia.
Botn de Offi ce
Es el que permite manipular las opciones ms usadas por parte de un usuario al dar clic sobre l.
Es una barra que muestra las herramientas que el usuario puede estar usando en forma rpida. El icono que esta al final de la misma sirve para activar o desactivar la deseada.
Barra de Ttul o
Es aquella que muestra el nombre del archivo de trabajo y el nombre del programa.
Cintas
Son las que muestran las diferentes herramientas que se pueden manipular en el programa. Su nombre brinda una idea general al usuario donde puede encontrar sus opciones preferidas. Antes conocido como men en versiones anteriores.
Al dar clic a cada cinta se despliegan diversos botones que se usan de acuerdo al objetivo deseado.
Barra de Frmulas
Sirve para controlar las frmulas y funciones que se hagan sobre una celda pidindola editar.
Celda Actual
Permite indicarle al usuario la celda actual donde se encuentra ubicado.
Cursor
Permite ubicarnos entre las celdas de una hoja electrnica.
Celdas
Es la combinacin de una columna con una fila. Para desplazarse a una celda en forma rpida se debe pulsar la tecla F5 y escribir en el cuadro referencia la celda respectiva.
Col umnas
Son representadas por letras (A B C)
Filas
Son representadas por nmeros (1 2 3)
Rango
Es la seleccin de varias celdas.
Hojas de Clcul o
Sirven para crear tablas contables aplicando frmulas, funciones y diferentes herramientas. Adems permiten organizar los trabajos de una manera organizada. La configuracin de una hoja de clculo es diferente a las dems, son individuales. Adems se les puede cambiar el nombre con doble clic. Tambin se les conoce como etiquetas.
Para navegar entre las hojas de clculo se deben manipular los siguientes botones:
MANIPULACIN DE INFORMACIN
Excel permite manipular la informacin utilizando las herramientas copiar, pegar y cortar informacin entre las diferentes hojas de clculo.
B orr ar un a ta bla
1. Seleccionar una tabla (campos y registros) 2. Pulsar la tecla Supr
Manipulacin de Informacin
Estil os de celda
Se usan para darles un estilo de relleno interesante a las celdas.
Nombre
Apellidos
Telfono
Lugar
La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rpida y de la siguiente manera:
1. Seleccionar tabla (campos y registros). 2. Clic a la cinta Inicio 3. Clic al botn Dar formato como tabla 4. Elegir la apariencia deseada a la tabla.
MANIPULACIN DE LIBROS
Creaci n de un li bro
Al iniciar una sesin de Excel el mismo le provee un libro de trabajo en blanco, con 3 hojas de clculo en forma automtica. Los archivos en Excel son tratados como Libros, los cuales contienen hojas Sin embargo, cuando se encuentre trabajando en Excel y necesite crear un nuevo libro de trabajo, no es necesario salirse de Excel para crearlo. Aplicar los siguientes pasos: 1. Clic al botn Office 2. Clic Nuevo 3. Clic al icono Libro en blanco 4. Clic al botn Crear La manera rpida seria pulsando las teclas CTRL+U
Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Guardar como La manera rpida es pulsar la tecla F12
Aplicar los siguientes pasos para actualizar los cambios del archivo: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Guardar
Abrir un li bro
Una vez que se haya creado y guardado un archivo, el mismo puede ser accedido cuantas veces sea necesario en razn de nuestra necesidad como usuarios(as).
Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Abrir La manera rpida es pulsar las teclas CTRL+A
Cerrar un li bro
Una vez que ya no se requiera un archivo de trabajo se puede cerrar para descargar un poco de memoria de la pc.
Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Cerrar La manera rpida es pulsar CTRL+F4
Eje os:
mpl
Clic al icono
Move r ojas:
Para el eliminar informacin se aplican los siguientes pasos: ./ Ubicar el curso sobre la celda o seleccione el rango deseado. ./ Presionar la tecla Supr. Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos: Textos, Nmeros, Frmulas, Funciones, Condiciones lgicas.
T ext o
Puede ingresar la combinacin de letras y nmeros como texto. El texto es alineado automticamente a la izquierda de la celda. Si ingresa slo nmeros y la celda tiene formato de texto mantendr su valor.
Nm ero
Puede ingresar caracteres especiales como +,-, $,%, los cuales sern alineados a la derecha de la celda, es posible que incluya comas, decimales, puntos, signos de dlar y parntesis entre otros.
Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela
A los campos y a los registros se les puede aplicar formatos de celda usando la cinta de inicio. El primer paso es seleccionar la celda deseada y luego clic a cualquiera de los siguientes botones:
Sirven para cambiar el relleno o fondo a una celda y el color de un texto o nmero:
Adems existe la posibilidad de usar el botn Fuente para aplicar formatos a celdas estando en un solo lugar.
A los campos y a los registros se les puede aplicar los siguientes tipos de alineamientos:
Sirve para ubicar un nombre de campo cuando no alcanzo en una sola celda.
Adems se pueden centrar ttulos principales a lo ancho de una tabla aplicando el botn:
EMPLEADOS
Nombre
Francisco Mari a Olga
Apellidos
Jimenez Rojas Hernandez
Telefono
83762117 83950523 87652314
Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela
FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmula es una expresin matemtica que involucra operadores matemticos de acuerdo a interpretaciones de la vida real. Ejemplos: Una frmula que saque un promedio de nota. Una frmula que saque una deduccin. Una frmula que saque un salario neto El resultado final debe ser exacto para copiarlo a otras celdas.
Resuelva las siguientes frmulas de acuerdo a estos valores de celdas: A1=100 A2=2 A3=5 (a1*a2)*2= a1+(a2+a3+a1) a3-a2*(5+a1)
Los clculos pueden involucrar referencias. Los rangos pueden operar como celdas individuales.
Defi nicin
Ubicacin de una celda o de un grupo de celdas. Parte de la ecuacin que no es un operador. Comprende constantes, funciones, nombres, referencias de celda y valores. Nmero o texto que usted teclea directamente en la frmula y que no altera su valor. Computacin matemtica que comprende factores mltiples y que da como resultado un nuevo valor. Frmula integrada. Letreros en la parte superior de una columna o en el extremo izquierdo de una fila que describen el contenido de la columna o fila. Identificador de un rango en particular. Indicadores que especifican la operacin que se debe llevar a cabo.
Constante
Operador
Los mismos incluyen Suma (+), Resta (-), Divisin (/), Multiplicacin (*), Porcentaje (%), Exponentes (^), y Equivalencias (igual [=], diferente [<>], mayor que [>], menor que [<]).
Rango
Una celda o un bloque de celdas. Reglas correctas de escritura de una frmula. Ubicacin correcta de
Sintaxis
los elementos que conforman la misma (parntesis, operadores matemticos, entre otros).
Valor
Nmeros, no texto.
1. En la barra de frmulas con un clic para habilitar dicha rea y as poder digitar la frmula.
2. En una celda, partiendo de la misma accin ejecutada en el punto anterior. Es importante mencionar que lo que va a visualizar en la celda, es el nmero que se gener como resultado de la frmula digitada. Si necesitara verificar la sintaxis de la misma, dirjase a la barra de frmulas desde donde pueden hacerse correcciones y modificaciones de cualquier tipo, de acuerdo al tipo de datos ingresados. Si por alguna razn quisiera visualizar la frmula desde la celda, entonces de un doble clic sostenido en la misma.
Los cambios realizados en las frmulas se actualizan de forma automtica, por lo que si se ha cambiado algn dato, basta con dar un ENTER en la barra de
frmulas o en la celda, en donde se encuentra la frmula, de forma tal que cada vez que se ejecute una modificacin, no ser necesario borrar la frmula para digitarla con la nueva informacin. Para editar una frmula se puede pulsar F2 o hacer clic en la barra de frmulas.
Tipos de frmul as
Excel presenta 2 tipos de frmulas:
Frmulas de texto: No se llevan a cabo clculos, sino que se encadenan entradas de celdas, por lo que el resultado que se obtendr es una cadena de caracteres. Frmulas numricas: Calculan valores numricos dando como resultado un nuevo valor numrico. Los valores que estas frmulas involucran pueden ser constantes o variables.
Creaci n de Frmulas
Ejemplo de formula de texto (concatenacin): Para llevar a cabo la realizacin de frmulas de texto siga los pasos que se le mencionan y tome en cuenta las siguientes notas:
2. Dejar el cursor en la celda E1 y hacerla ms ancha. 3. Aplicar la siguiente frmula en la celda E1 =A1&" "&B1&" "&C1&" "&D1 4. El resultado de la formula es el siguiente:
5. El resultado se encuentra ubicado en la celda E1, en donde se hace visible la cadena de caracteres, procedente del contenido de la informacin ubicada en las celdas A1,B1,C1,D1. 6. Observe tambin que existe la presencia del smbolo amperson (&) para llevar a cabo la agrupacin del texto en una nica celda. Las comillas son utilizadas para establecer espacios entre las cadenas de caracteres.
2. Seleccione la celda E2 para iniciar la formula. 3. Digite el signo igual ( = ) y ubique el cursor en la celda D2 luego pulso el operador *, luego clic a la celda C2. 4. Pulse ENTER para obtener el resultado. 5. El resultado debe aparecer en la celda respectiva.
Proceso: Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda y cuando aparece la cruz de color negra se arrastra hacia abajo hasta la ltima celda donde se va a generar los diferentes resultados de la formula. Si se usa la tabla anterior la misma quedara lista con los siguientes resultados en las celdas que tiene color de relleno.
Ancho de fila
Si bien es cierto que como se dijo anteriormente, Excel ajusta de forma automtica el ancho de la fila, tambin es factible el ajuste de la misma forma en que se hace con las columnas.
Pasos para modificar el ancho de columna: ../ Posicione el puntero del mouse en medio de 2 filas. Cuando el puntero adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.
1. Ubquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se desplace hasta la celda final que necesita marcar. 2. Suelte el mouse
1. Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior 2. Presione la tecla CTRL y mantngala presionada. 3. Con ayuda del mouse, seleccione el segundo rango. 4. Suelte el mouse y la tecla CTRL
FORMATO CONDICIONAL
Un formato condicional es aquel que permite agregar un formato especial a una o varias celdas de acuerdo a un criterio.
Veamos el siguiente ejemplo: Si se digita un valor mayor que 5000 debe salir en color rojo.
1000 2000 3000 4000 5000
Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional: 1. Seleccionar un rango de celdas 2. Clic a la cinta Inicio 3. Clic al botn Formato condicional
Aparecer la siguiente pantalla: Elegir el tipo de criterio a establecer en el rango de celdas seleccionadas.
Formato Condicional
Bor r ar for mat os con di ci onal es Para borrar formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas 2. Clic al botn Formato condicional 3. Clic a borrar reglas Elegir la opcin deseada ya sea si se va a borrar las celdas seleccionadas o a todos los formatos condicionales de la hoja.
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Formato Condicional