Stakeholders

Gestin de los stakeholders

Los stakeholders son personas u organizaciones cuyos intereses pueden ser impactados de forma positiva o negativa por el proyecto. Esto puede incluir a individuos y grupos que no se hayan considerado antes. Ejemplos: La organizacin ejecutante, el equipo de proyecto, la PMO, los directores de portafolios, gerentes de programa, gerentes funcionales, gerentes de operaciones y proveedores.

Gestin de los stakeholders

Tambin se pueden incluir aquellos que podran ejercer influencia positiva o negativamente al proyecto pero que no necesariamente seran stakeholders.

Gestin de los stakeholders

Relacin entre los stakeholders y el Proyecto

Gestin de los stakeholders

Cmo administraras los stakeholders? El pensar en los stakeholders como miembros asistentes del equipo significa mantenerlos informados, pedirles sus opiniones y trabajar para satisfacer sus necesidades y expectativas. Sin este esfuerzo es posible que el proyecto fracase.

Roles y Responsabilidades Stakeholders

Stakeholders:

Tal y como se describe en el captulo Project Management Framework del PMBOK cuarta edicin, un stakeholder es alguien quien puede positiva o negativamente influenciar en el proyecto, incluyendo el cliente, los usuarios, el Project Manager, la PMO, los administradores funcionales y de operacin de la organizacin, y vendedores externos que proveen servicios o materiales al proyecto.

Roles y Responsabilidades Stakeholders

El rol de los Stakeholders como grupo:

El rol de los stakeholders en un proyecto es definido por el Project Manager y los stakeholders. Los stakeholders deben participar en la planeacin del proyecto y su administracin es mucho mayor a lo que el Project Manager hace en sus proyectos.

Roles y Responsabilidades Stakeholders

El rol de los Stakeholders como grupo: Pueden estar involucrados en la creacin del Project Charter y Project Scope Statement. Puede estar involucrado en el desarrollo del Project management plan. Pueden estar involucrados en la aprobacin de cambios del proyecto y ser parte del Change Control Board.

Roles y Responsabilidades Stakeholders

El rol de los Stakeholders como grupo: Verificando el alcance del proyecto. Identificando restricciones. Identificando requerimientos. Administrando los riesgos. Pueden convertirse en encargados para dar respuesta a los riesgos.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional:

Este individuo administra y es dueo de los recursos de un departamento especfico, tales como IT, Ingeniera, relaciones pblicas o marketing, y generalmente controla el trabajo tcnico del individuo desde el rea funcional, cuando el individuo est trabajando en el proyecto.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional:

El grado en el cual el administrador funcional se encuentre involucrado en el proyecto depende de la forma en que est la estructura organizacional.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional:

En una organizacin matricial el administrador funcional comparte la responsabilidad de dirigir el trabajo del recurso con el Project Manager.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional:

En una organizacin proyectizada, el Project Manager dispone de toda la direccin de los recursos.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional:

En contraposicin el Project Manager tiene poco poder en una organizacin funcional, donde el poder corresponde a los administradores funcionales.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional:

Para evitar los conflictos, el Project Manager y el administrador funcional deben coordinar sus respectivas necesidades estimando el uso de los recursos para completar el trabajo del proyecto. Esto generalmente es responsabilidad del Project Manager en administrar dichas relaciones.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional: Las actividades especficas que pueden definir los administradores funcionales en un proyecto, vara mucho segn el tipo de estructura organizativa, as como el tipo de proyecto, lo cual puede incluir lo siguiente:
La asignacin especfica de un individuo al team, y negociar con el Project Manager la estimacin del recurso. Permitir al Project manager conocer de otros proyectos que pueden impactar el proyecto.

Roles y Responsabilidades Administrador Funcional

El rol del Administrador Funcional: Recomendar cambios en el proyecto incluyendo las acciones correctivas. Administrar las actividades que lleguen a pasar con su rea funcional. Ayudar con los problemas relacionados al desempeo de los miembros del team. Mejorar la utilizacin del staff.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:

El Project Manager es la persona responsable de administrar el proyecto para lograr los objetivos planteados (Proyecto Producto).

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager: Es importante preguntarnos lo siguiente: Tenemos el conocimiento, la capacidad y autoridad para administrar un proyecto? Planeamos y controlamos nuestros proyectos? Somos la nica persona realmente a cargo del proyecto?

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:

En un ambiente de proyectos, muchas personas que administran proyectos no se dan cuenta que carecen de conocimiento de lo que realmente significa una buena gestin de proyectos y muchas empresas no entienden lo que es la administracin de proyectos y por qu es importante para la organizacin.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:

Personas con ttulos de Project Manager a menudo no son realmente el Project Manager del proyecto en toda su dimensin, algunos slo llegan a ser coordinadores de proyectos (ver captulo de Project Management Framework del PMBOK).

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:

Es por ello que no basta con que usted comprenda la funcin del Project Manager sino tambin los dems papeles que pueda desempear en el proyecto.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:

Es importante tomar en cuenta que en proyectos largos, nos vamos a encontrar con mucho trabajo en nuestra gestin de administracin, por lo tanto es muy natural que el Project Manager seleccione algn miembro del equipo para que le apoye en su gestin sobre las actividades del proyecto. El PMBOK se refiere a estas personas como el Project Management Team.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:

Para asumir este rol, los miembros de este equipo, deben tener formacin en administracin de proyectos. Es importante entender cuando hablamos de Project Management Team Project Team Team.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:
El nivel del Project Manager puede variar dependiendo de la estructura organizacional. El Project Manager se asigna al proyecto antes de que inicie. Puede apoyar en la elaboracin del Project Charter. Est a cargo del proyecto pero no necesariamente de los recursos. El Project Manager no necesariamente debe ser un experto tcnico.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:
Es Influyente en el Project Team y ambiente en el cual el Team trabaja, debe promover una buena comunicacin, inculcar al Team sobre la poltica del proyecto (clientes internos clientes externos) y realizar mejoramiento continuo de los aspectos positivos de las diferencias culturales y resolver los problemas del Team. Garantizar las interrelaciones profesionales entre el Team Project y otros stakeholders.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:
Coordina relaciones entre los diferentes tipos de stakeholders y el proyecto. Selecciona los procesos mas apropiados para el proyecto. Identifica y analiza los supuestos y restricciones. Dirige y administra los esfuerzos de la planeacin. Identifica las dependencias entre las actividades.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:
Debe entender que un cronograma poco realista es su problema y conocer como manejar esas situaciones. Entender y hacer cumplir la responsabilidad social y profesional del PMI. Definir y entregar los niveles de calidad requeridos. Asistir al Team y otros stakeholders durante la ejecucin del proyecto. Definir el Project Change Management Plan.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:
Determinar las necesidades de los requisitos de cambios incluyendo recomendaciones correctivas, preventivas, reparacin de defectos y cualquier cambio aprobado o rechazado, como autorizado o someterse a los requisitos de cambio del Change Control Board. Mantener el control sobre el proyecto para medir el desempeo y determinar si los cambios fueron necesarios. Utilizar mtricas para ver las variaciones y tendencias del trabajo del proyecto.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:
Trabaja con los miembros del Team para resolver variaciones desde el Project Management Plan. Mantiene a los miembros del Team focalizados en la administracin y posibles respuestas a los riesgos. Elabora las reservas del tiempo y costo para el proyecto. Debe tener la autoridad y responsabilidad necesaria para administrar el trabajo del proyecto. Debe decir NO cuando sea necesario.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:
Es la nica persona que puede integrar los componentes del proyecto en forma coherente para lograr las necesidades del cliente. Pasa ms tiempo siendo proactivo, que lidiando con problemas (reactivo). Es responsable del xito o fracaso del proyecto. Es el encargado de realizar el cierre del proyecto en cada fase y en su totalidad. Aplica su conocimiento en administracin de proyecto en su vida personal y habilidades de liderazgo para lograr los objetivos del proyecto.

Roles y Responsabilidades Project Manager

El rol del Project Manager:

El Program Manager es el responsable de administrar un grupo de proyectos relacionados. Los proyectos son combinados dentro de un programa para suministrar un control coordinado, soporte y orientacin. El Program Manager trabaja para lograr los objetivos del proyecto y del programa.

Roles y Responsabilidades Project Manager

Dentro de los roles ms importantes se encuentran: La direccin de proyectos en forma relacionada para aquellos proyectos que por separados no pueden lograr los objetivos. Garantizar el apoyo de los objetivos estratgicos de la organizacin mediante los proyectos seleccionados. Proporcionar la supervisin necesaria para el beneficio del programa. Orientar y dar soporte a los esfuerzos de los Project Manager.