FUNDACON UNIVERSITARIA SANMARTIN

Calidad de software

Proyecto: SISTEMA INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACION DE COMPRAS E INVENTARIOS POLYBOL S.A

Presentado por: Rocha Guerrero L. Melendez Jose

Cartagena-Bolvar

1. Descripcin del Proyecto Planteamiento del Problema Objetivos Objetivos Especficos Objetivo General Justificacin Definicin de trminos tcnicos 2. Organizacin del Proyecto Estructura Administrativa Responsabilidades del Proyecto 3. Gestin de Riesgos 4. Metodos, Herramientas y tcnicas 5. Plantilla A.4 de SRS Seccion 3 organizada por objeto

SISTEMA INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACION DE COMPRAS E INVENTARIOS

La administracin de los bienes naturales, no naturales, tangibles e intangibles, actualmente es una de las principales preocupaciones de las empresas hoy da, ya que de ellos depende directamente el xito o fracaso de su actividad econmica. Una empresa que no maneje este principal recurso o que lo maneje de una forma ineficaz tiene el fracaso asegurado, por eso a todo ente econmico le preocupa saber, donde estn sus activos, cuanto tienen, cuanto han de gastar, cuanto han de pedir para poder realizar X actividad, que pasara si no lo tienen a tiempo, cunto tiempo debe tardar en llegar ese insumo, consumen lo necesario o por encima de lo que necesitan, etc. Todas estas preguntan sern respondidas a la medida, con el desarrollo de este proyecto, que abarcara todas las herramientas para la administracin y gestin de los departamentos directamente implicados en este tema ALMACEN Y COMPRAS.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA POLYBOL S.A es una empresa del sector industrial, ubicada en MAMONAL Kilometro 5. Empresa dedica a la fabricacin y comercializacin de pelcula plstica para el empaque industrial y de alimento. En POLYBOL S. A actualmente se vive una problemtica con la administracin de compras y gestin de inventarios. l problema comienza con la administracin de los Puntos de Reorden y la elaboracin de rdenes de compra, proceso realizado por el departamento de compra .La administracin de Puntos de Reorden se maneja con el sistema Max, el cual genera un reporte de todos los materiales de la empresa, y muestra la cantidad actual, la cantidad mnima, y la cantidad a comprar. La persona encargada de compras debe verificar uno a uno cada tem o producto y ver cuales estn por debajo de la cantidad mnima a mantener, anotarlos, y despus realizar las ordenes de compra pertenecientes a cada tem, el problema en esta parte se presenta a la hora de verificar los productos( cantidades actuales, mnimas y cantidades a comprar) debido a que es un proceso manual, repetitivo , tedioso y desgastante se presta para cometer muchos errores por omisin o por exceso; es decir que al momento de revisar se omitan tem o se coloquen unos que no necesite ser comprado. La elaboracin de rdenes de compra, tambin se realiza con el sistema Max, el cual trabaja con un modulo talmente en blanco, que debe llenar la persona de compras, con lo datos del producto a comprar las cantidades, los datos del proveedor, direccin telfono etc.; este proceso puede entenderse como manual, en el cual se debe ingresar datos del proveedor y datos del producto, generando en muchas ocasiones ordenes incorrectas. Bsicamente y de una forma muy general estos inconvenientes acarean con ellos, otros problemas: No tener el material a tiempo en la empresa significa, maquinas pardas y atrasos en la produccin Sobre costos al tener que pagar un trasporte especial para que traiga la mercanca no pedida a tiempo, o que se omiti pedir. Incumplimiento con los clientes Devoluciones de mercancas Por ltimo la ms importante, la prdida de clientes y por ende la prdida de dinero.

OBJETIVOS

ESPECIFICOS Disear el modelo del software para su posterior desarrollo, utilizando las tcnicas RUP. Realizar toda la documentacin perteneciente al desarrollo del proyecto: Manuales de usuario, Manual de mantenimiento y consulta. Desarrollar el software e implementarlo en la actual empresa y otras del sector. Realizar las pruebas pertinentes para su optimizacin e implantacin. Disminuir en un 99% los errores a la hora de elaborar las Ordenes de Compra, con respecto a los ltimos 6 meces que se utiliz el antiguo programa Mantener en un 100% los stock mnimos requerido, durante los seis primeros meces de haber implementado el programa, y desarrollar un sistema para mantenerlo durante todo el periodo de vida de la aplicacin. Evitar en un 100% los sobrecostos por pagos de mercanca no pedida a tiempo. Este se medir con los registros del ltimo ao en curso. Actualizar de manera permanente y automtica de toda la informacin, perteneciente a inventarios y compras. Realizar de manera Modular el programa para enfocar las soluciones a areas especificas Fabricar un aplicativo web que brinde apoyo en la comunicacin Cliente Proveedor.

GENERAL Desarrollar un programa para la gestin de compra e inventarios, capaz de ser implementado en todas las ramas econmicas de la Industria, Comercio y Servicio, para controlar y administrar las existencias fsicas y no fsicas de una forma detallada y precisa , brindndole a la empresa las herramientas y procedimientos para aprovechar al mximo sus recursos tanto tangibles como no tangibles , colocndola a la vanguardia en cuanto a sus procesos logsticos , orientado a la normalizacin de procedimiento y facilitar la obtencin de informacin para su respectivo anlisis y toma de decisiones.

JUSTIFICACION La necesidad que se pretende satisfacer es la de crear un Sistema Integral Para La Administracin De Compras e Inventarios, que sea capaz de manejar este proceso de forma automtica; es decir, un programa que administre los Puntos de Reorden, las compras y los inventarios sin la intervencin total de la parte Humana, dejando al programa que se encargue de todas las verificacin y transacciones que ante realizaba la parte Humana a diario, aprovechndola para el anlisis , planeacin y control de este importante proceso de trabajo, adems de innovar trascendentalmente este importante proceso de manejo de activos e insumos, implementndolo bajo un ambiente web, que maneje la comunicacin Cliente-Proveedor de una forma autnoma, enviando todos los requerimientos de materiales automticamente por medio de las ordenes de compras a nuestros proveedores y que estos a su vez confirmen la disponibilidad del material por medio de esta aplicacin.

Con la implementacin de esta aplicacin estaramos generando valor agregado al proceso de gestin de compra e inventario, debido a que se reducira los error cometidos por la intervencin Humana , en un 99% , debido a que este proceso ser totalmente automtico dirigido por el software , evitando todos los inconvenientes descrito en los apartados anteriores. Aparte de lo mencionado se pretende innovar la comunicacin Cliente-Proveedor, agregndole al programa un modulo o aplicativo web que estara en constante comunicacin, con todos los proveedores DEFINICION DE TERMINOS TECNICOS Punto de Reorden: Indica que hay que comprar o reponer un material cuando ha llegado al stock mnimo permitido. Stock: Cantidad fsica que se debe mantener en inventario a disposicin de los procesos de produccin; en este caso materias primas. Orden compra: Solicitud de material con valides jurdica, nacional e internacional.

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Jefe de proyectos

Diseador

Planeacion

Analista

Programador

Auditor

RESPONSABILIDADES: Jefe de proyecto: Se encargara de realizar las investigaciones preliminares, a su vez se encargara de aclarar las solicitudes, estudiara la factibilidad del producto, tanto tcnica, jurdica, econmica y factibilidad operacional. Tambin identificara las actividades que son necesarios acometer y desarrollar para llegar al resultado adecuado, definir los objetivos especficos del proyecto, estimara el presupuesto y designara los recursos segn su estimacin. Se encargara de toda la gestin y organizacin de los requerimientos del programa, este ser quien se comunicara con el cliente y negociaran todas sus necesidades, y a sus ves las pasara al diseador. Diseador: generan bocetos del diseo preliminares y sern mostrados primero que todo al Jefe de Proyecto, tambin indicaran los datos de entrada, los que sern calculados y los que deben ser almacenados, el diseador seleccionara las estructuras de archivo y los dispositivos de almacenamiento, en esta parte se escriben los procedimiento de cmo sern procesados los datos y como sern las salidas. Al final el boceto es mostrado por el Jefe de Proyecto al cliente para su revisin, aprobacin o modificacin. Analista: Interpretara El diagrama elaborado y escribir en lenguaje natural cada una de las instrucciones escritas en el diagrama, estas sern entregadas al programador, que a su vez servirn de soporte lgico para seguir la secuencia de procesamiento del programa.

Programadores: Los programadores son responsables de la documentacin de los programas y de explicar su codificacin, esta documentacin es esencial para probar el programa y hacer el mantenimiento; aparte de escribir el programa en un lenguaje de programacin.

Planeacin: Se encargara Junto con el Jefe de proyecto, a vigilar que las metas y objetivos planteados, se cumplan al pie de la letra, en caso tal se presenten atrasos o contratiempo, deben reestructurar el plan de trabajo o llegar a un acuerdo con el cliente en cuanto al tiempo de entrega del producto Auditores: Sern los encargados de vigilar una vez terminado el programa, de verificar su buen funcionamiento, estos son independientes de la rama de produccin , ms bien son personal contratado, para que junto con el cliente verifiquen que se cumpli con cada una de las necesidades especificadas al inicio y durante la etapa de fabricacin del producto.

METODOS, HERRAMIENTAS Y TECNICAS Las herramientas utilizadas para el desarrollo del proyecto, sern todas las herramientas de ofimtica, internet, Word, Excel, PowerPoint, a su vez utilizaremos lenguajes de programacin tales como: Java, Java Script, Herramientas de diseo como StarUml,

Riesgo

Descripcin

GESTION DE RIESGOS Categora Efecto

Probabilida d de perdida 15%

Acceso a internet

Cambio de requerimientos

Tecnologa de Punta

En los momentos de prueba y puesta en marcha del producto se necesita acceso de internet constante Una vez avanzado el proyecto , se cambien los requerimientos por parte del Cliente Que la tecnologa actual se mas

Proyecto

Serio

Magnitud de la perdida( semanas) 5

Exposicin a riesgo (semanas 0.75

Proyecto Producto

Serio

35%

13

4.5

Proyecto

Tolerable

5%

0.3

Herramientas y Recursos

Cambio de gerente Recurso Humano

avanzada que la implementada En el momento de realizar el proyecto no contamos con las herramientas necesarias Cambio imprevisto Contratar personal con poca experiencia en el campo de desarrollo

Proyecto

Serio

35%

0.7

Proyecto Proyecto

Catastrfico Serio

50% 35%

30 20

15 7

Plantilla de SRS seccin 3 organizada por el objeto Los requisitos especficos Verificar el inventario de cada uno de los artculos en el almacn y compararlo con el punto de reorden, si est por debajo de dicha cantidad, generar orden de compra automticas por tales artculos, en las cantidades estipuladas. Calcular el promedio de consumo de cada artculo de tal forma que actualice los puntos de reorden de acuerdo con los consumos actuales.

Interface externas Interface con el usuario Sse requiere una interfaz grafica amigable orientada a la web, la cual le permita al usuario final un auto aprendizaje y fcil manejo, la cual debe presentar mens desplegables, los cuales le indiquen al usuario de forma explicitica la funcin de cada una de las opcin, adems debe presentar sonidos de alertas cuando se detecte un posible error, para que usuario confirme la operacin.

Interface de hardware Este requisito queda abierto para discusin con el cliente, estos requisitos para el proyecto son: Lector de cdigo de barras, pantallas tctiles, puerto de descargue de datos, lpiz ptico, teclado, maus.

Interface de software Debe ser sencilla y orienta a objetos, con mtodos que no reciben ms de 4 parmetros, cada nombre de los mtodos debe ser explicito a la tarea que est realizando o que ha de realizar. Dentro de los cuales tenemos : Nombre :ObtenerDatosDeArticulos Cdigo: Fun01 Numero de la especificacin: A001 Version : V0.1

Clases/Objetos

Comenzaremos describiendo la clase artculo: Sus atributos directos son: Cdigo artculo Referencia articulo Los atributos heredados son: Proveedor suministrador. Sus mtodos son: ObtenerDatosDearticulo(), este mtodo devuelve un String con todos los datos del artculo en mencin ActulizarDatos(), este mtodo actualiza todos los datos del articulo en mencin. Requisito funcional Esta clase debe realizar junto con sus mtodos y atributitos, todas las operaciones de actualizacin de los artculos y debe permitir la consulta de todos los artculos dentro de nuestro sistema de inventario. La clase pedido:

Sus atributos directos son: No_de pedido Cantida OPrecion unitario Los tributos heredados son: Id_proveedor Nombre o Razon social Proveedor Sus mtodos son: Calcular precio() este mtodo toma el precio unitario de cada articulo y lo multiplica por la cantidad pedido, y devuelve el resultado. ObtenerDatosDelArticulo() este mtodo es heredado. Requisitos funcionales Esta Clase junto con sus mtodos y atributos deben permitir al usuario realizar toda la gestin de compra, para la empresa.

Restricciones del diseo: Se debe guardar en un banco de datos todas las modificaciones que se hagan sobre las clases, las cuales contengan valores anteriores y posteriores a dichos cambios. Atributos del sistema de software Seguridad: se utilizara programas de encriptamiento de informacin, no se suministra el nombre por seguridad, el cual toda la informacin a procesar la trabajara sobre encriptacin, de tal forma que en tiempo real se mantienen la seguridad de la informacin. Mantenimiento: El programa ser desarrollado en mdulos, los cuales permitirn una fcil comprensin de los distintos aplicativos, lo cual le brindara una mejor comprensin a terceros a la hora de realizar modificaciones al programa. Portabilidad: Este programa es totalmente protable a las distintas plataformas existentes, es desarrollado totalmente en java, el cual corre bajo su propia plataforma independiente del sistema. La bases de datos esta echa en Mysql la cual es multiplataforma, totalmente portable.