ALGUNAS CONSIDERACIONES TILES PARA LA PREPARACIN DE PROPUESTAS.

Breve compilacin de pensamientos escritos en el tiempo

Ing. Germn Urdaneta H Decano Ingeniera Civil Universidad La Gran Colombia

Una serie de pldoras breves

Una propuesta, lejos del concepto popular, no es un presupuesto acompaado de algunos documentos. Es todo lo contrario, se trata de presentar muchos documentos, adjuntando un presupuesto que debe corresponder al deseo expreso del cliente... y al rango que me permite ofrecer la competencia. Se presentan algunos consejos para mejorar las opciones que tenemos al proponer. Su propuesta debe desarrollarse con un enfoque sistemtico, para poder gerenciar eficientemente el proyecto La redaccin de una propuesta es un proceso, Y como tal, puede ser ya sea desorganizado y catico o por el contrario puede ser ordenado y sistemtico. La redaccin de una propuesta es una empresa demoniacamente compleja. Es necesario expresar como se soluciona la necesidad del cliente mientras que se debe demostrar que tal solucin supera de manera significativa los planteamientos de la competencia. Y de una vez se debe esforzar por no aparecer indebidamente arrogante! Cuando se d respuesta a las exigencias de un pliego de condiciones, es necesario enfrentarse a una cantidad agobiadora de requisitos por cumplir, algunos definidos claramente pero en otras ocasiones enredados entre una maraa de frases, en casi toda la extensin del pliego. En otras ocasiones, se limita la extensin de su presentacin ,ya sea en cantidad de pginas o de palabras. Y casi siempre el tema reviste una gran complejidad tcnica. O al menos eso creemos. Y adale la angustiosa reduccin en la disponibilidad de tiempo que se asigna a la reparacin de la propuesta, y que yo mismo me preocupo de acortar. Ciertamente, al adopcin de un proceso sistemtico y ordenado en la preparacin, le permitir incrementar sus oportunidades de evitar perder la propuesta. La Propuesta debe estar centrada en el cliente..... n en Usted. Un severo problema que se encara hoy en da en el tema de la redaccin de las propuestas, es que se escribe para "uno mismo". Con frecuencia se escribe "nos parece muy apropiado" "es nuestra experiencia particular" , "consideramos que se debe hacer..." y otras expresiones similares que solamente reflejan la interpretacin personal y que de un modo u otro pretenden imponer nuestro punto de vista. Nunca se nos ocurre escribir frases tales como "La evidencia del mercado es...", "Segn interpretamos su solicitud...", "Para cumplir con su exigencia....". No nos hemos dado cuenta de que esta es una de las principales razones del fracaso en la correcta transmisin del pensamiento. Si se nos ocurre una "excelente solucin" para el problema del cliente, debemos exponrsela al cliente mismo, para validar su pensamiento o para hacer los ajustes que nos pueda sugerir. Nunca le presentemos nuestra ideas brillantes "en fro"

Si nuestro cliente nos considera dbiles en un rea determinada, no se lo discutimos. Simplemente, le demostramos que somos fuertes. Si al cliente le encanta ver muchas tablas, cuadros y grficas, pues dmosle muchas tablas, cuadros y grficas, y muchas menos palabras. Si al estudiar el pliego de condiciones descubrimos que aparentemente el cliente no tiene claridad acerca de sus necesidades, de todas maneras le debemos ofrecer lo que quiere, ya es muy tarde para tratar de cambiar su punto de vista al respecto. Definitivamente, una propuesta no se escribe respecto a nosotros. Es acerca del cliente. Y no debe haber ms discusin, o mejor no le propongamos. Talvez este es el mejor punto de partida en el esfuerzo de evitar la eliminacin en el concurso. La propuesta debe construirse especficamente para el cliente y el proyecto objetivo. Esto es apenas de sentido comn. Solamente piense en su reaccin ante una carta circular que se inicie as : "... Querido seor(a) ..." . No es cierto que se va derecho al cesto de la basura? Ciertamente el cliente debe pensar lo mismo acerca de las propuestas formulario. Y esto sin considerar el riesgo de cometer errores al fusilar los trminos de un documento modelo. Lo mismo sucede con la tcnica del "cut-and-paste" que puso en boga la cultura del procesador de palabra. Y cudese de usar hojas de vida y relaciones de experiencia tomadas directamente del archivo. Al cliente no le gustar sentirse tratado como un objeto, foco de una acometida comercial. Al encontrar tratamientos automatizados, se irritar necesariamente, pues no se considera un contestador automtico o una grabadora. Y la reaccin ser poner la propuesta a un ladito. Y eso si no se considera ofendido por el tratamiento. Esto, no es por cierto un inicio auspicioso en la bsqueda de trabajo, no creen? La propuesta debe ser muy fcil de leer... y de seguir. Si ud ha incluido informacin valiosa, especifica y convincente en su propuesta, debe presentarla d euna manera fcil de leer. De otro modo, no la leern y se perder el efecto que se persegua al incluir la informacin. No arruine una buena propuesta llena de beneficios para el cliente simplemente por el apresuramiento, usando las mismas frases de cajn y el tono que se ha convertido en un grave clich dentro de su cultura de redaccin. Y lo peor sera llenar la propuesta con una terminologa "tecnicistica " con palabras raras y acrnimos incomprensibles. La legibilidad de sus propuestas se logra usando frases y prrafos cortos , usando el tiempo activo como "hagamos esto" en vez del pasivo como sera "se debe hacer esto". Use palabras simples , como "habitacin" , en vez de otras mas impresionantes tal como "aposento". Tambin significa usar medios grficos que realmente comuniquen los conceptos. Significa usar un formato, o estilo, amigable Obviamente, este es otro factor critico en la presentacin de una propuesta. Recuerde que una propuesta se pierde cuando lo eliminan y no puede participar. De resto, se la ganan. Y este evento es el mas frecuente, ya que en cada concurso hay un solo ganador, que supera a todos los demas, que no ganan.

Quienes pueden licitar en Colombia? Tienen capacidad de ofrecer sus productos, bienes o servicios a ms de tres mil entidades que en representacin del Estado Colombiano deben utilizar esta sistema para comprar, todas las empresas o personas legalmente inscritas en el Registro nico de Proponentes, de nivel nacional. Tambin pueden hacerlo las empresas extranjeras de cualquier parte del mundo siempre que cumplan con los requisitos exigidos a las nacionales y adicionalmente tengan en el pas un agente legalmente representativo de sus actividades. Que son las adendas? Las entidades que abren licitaciones estn en la obligacin, algunas veces y en la posibilidad otras, de hacer variaciones a las condiciones inicialmente fijadas en los pliegos de condiciones de una licitacin y lo hacen mediante un adendo (addendum en latn) que debe ser pblicamente conocido y oficialmente enviado a quienes hayan adquirido los pliegos y por lo tanto estn participando en el proceso Dicho adendo pasa a ser parte integral del pliego del proceso y lo que se determina en l es obligacin para las partes. Puede ser la simple variacin de las fechas o inclusive cambios serios de los bienes a adquirir o de las condiciones para hacerlo. En plural, se usa la corrupcin el trmino latino addenda diciendo adenda (nunca se debe decir adendo, pues esto es un barbarismo gramatical) Que es capacidad de contratacin? Como consecuencia de la presentacin de los datos en el Registro nico de Proponentes, de obligatorio cumplimiento para poder participar en las licitaciones con el Estado, y que son de responsabilidad de cada empresa, se obtiene una auto calificacin K que determina, en salarios mnimos mensuales legales vigentes (SMMLV) , la capacidad de contratacin hasta la cual puede comprometerse un proponente en el proceso de ofrecimiento de bienes y servicios con una entidad estatal. Esa misma capacidad de contratacin, que puede ser residual en los casos en que una misma empresa adquiere ms de un compromiso con otras tantas entidades, debe ser obligatoriamente tenida en cuenta por dichos entes oficiales que debern sancionar a quienes los incumplan. La violacin a normas del Registro es causal de graves sanciones pecuniarias y de suspensin de actividades para las empresas afectadas. A poartir de Junio 2009, se har precalificacin con el tema Como informarse sobre licitaciones en colombia? La forma ms sencilla de hacerlo es consultando elportal de contratacin (www.contratos.gov.co ) As mismo, se hacen publicaciones en la prensa nacional (principalmente EL TIEMPO) Aunque puedan existir varias formas de informarse en forma parcial de las licitaciones que permanente estn abiertas en Colombia tambin se puede suscribir al semanario Licitaciones al Da, basado en Bogota, que d derecho a una versin digital, Tambin se encuentran en www.losconstructores.com Son ms de sesenta licitaciones semanales nuevas aproximadamente y si bien algunas de ellas pueden conocerse aisladamente se requiere una gestin distinta para cada una mientras que en los portales estn todas, debidamente clasificadas, a disposicin de los visitantes. El boletn de Licitaciones que publica mensualmente la cmara de comercio se refiere a intenciones de licitar y n corresponde a convocatorias reales. Que es una propuesta plural ( consorcio o unin temporal)? Es la opcin plural de participacin en la cual cuando dos o ms personas presentan una propuesta conjunta en busca de una adjudicacin y el contrato correspondiente. Se diferencian en cuanto al alcance de la responsabilidad jurdica y tributaria de lso asociados. No es en s una persona jurdica. En el consorcio la responsabilidad jurdica y tributaria es solidaria para todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Las actuaciones, hechos u omisiones que se presenten afectarn a todos los miembros que lo conformen. Para las concesiones existe la promesa de sociedad futura, que es asimilable en su naturaleza al consorcio.

En la Unin temporal la responsabilidad es solidaria por el cumplimiento total de la propuesta pero las sanciones por incumplimiento de la misma y del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin que en la ejecucin del mismo tenga cada uno de los miembros Que es contratacin directa? La contratacin directa tiene carcter excepcional ,puesto que el ente estatal prescinde de las formalidades establecidas para la licitacin o concurso. Sin embargo, no se pueden desconocer las caractersticas bsicas para la contratacin estatal. Algunos casos en los que se procede a la contratacin directa pueden ser bajo Urgencia manifiesta, por haber sido declarada desierta una licitacin anterior. cuando no exista pluralidad de oferentes, para compras de arte o tecnologa exclusiva, en casos de defensa nacional. Modalidad muy socorrida en el pasado, desde la publicacin de la Ley 1150/08 se ha visto notablemente disminuida.. Oportunidad de actuacin De la misma manera, se exige (Art. 25.17) que se reciban las solicitudes que se formulen por escrito, sin que sea permitido rechazarlas aduciendo la inobservancia de formalidades, las cuales deben ser corregidas y subsanadas de oficio si ello fuere posible. En particular, esta norma se aplica a la radicacin de cuentas de cobro, diligencia que debe surtirse el da en que se recibe, para evitar la distorsin de las normas sobre intereses de mora. Solamente en el caso en el cual el error o inconsistencia no se pueda corregir de oficio, se pueden devolver las cuentas al contratista, pero hacindolo en el menor plazo posible, e indicando por escrito los ajustes o correcciones a que hubiere lugar. Es decir, no es posible devolver documentos para correccin sin indicar con precisin que es lo que se debe corregir. Esta norma es tambin aplicable a los documentos que se presentan en una licitacin y que con mucha frecuencia rechazan las entidades, sin tener en cuenta la subsanabilidad. En este caso el proponente puede exigir la reconsideracin del rechazo, pues si la administracin advirti un defecto, ha debido solicitar su correccin oportunamente.

Silencio administrativo
Como una garanta de los derechos de los contratistas, el Art. 25.16 establece la figura del Silencio Administrativo Positivo, en relacin con las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecucin del contrato, para lo cual se establece un trmino de 3 meses para que la entidad d respuesta. En caso de no hacerlo, se entiende que la decisin es favorable respecto a las pretensiones del solicitante. Obviamente, el funcionario responsable de la mudez estatal las lleva en cuanto a los daos que se causen al Estado !!

Los valores agregados de sus propuestas

El elemento ms importante a tener en cuenta al escribir una propuesta es la definicin muy clara de los beneficios directos o valores agregados que obtendr el cliente si selecciona su ofrecimiento. Este es la pieza clave de su esfuerzo. Determinar decisivamente si su propuesta es ganadora o si ser derrotada. Desde la ptica del cliente, prcticamente todos los competidores admitidos pueden hacer el trabajo, pues cuentan con las habilidades tcnica, operativa y financiera mnimas. Su carta de triunfo est en los factores que lo logren diferenciar de su competencia. Y la nica manera de hacer esto es al ofrecer una solucin conjunta que le ofrezca al cliente mayor valor agregado que cualquiera de las ofertas competidoras. Pero tenga cuidado, puesto que lo que Ud percibe desde su ptica como un beneficio o valor agregado, para el cliente puede ser apenas una caracterstica, e incluso una debilidad, de su ofrecimiento. Por ejemplo, uds pueden estar proponiendo hacer un trabajo en Cali, siendo su base en Bogot, y ofrecen como valor agregado la existencia de una agencia en Cali. Para Ud. que ha tenido que hacer un esfuerzo e incurrir en costos para establecer tal agencia, esa caracterstica les representa un valor agregado. Sine embargo, su cliente radicado en Cali, percibir. esta caracterstica simplemente como un esfuerzo por superar una debilidad, puesto que es posible que reciba ofertas de empresas radicadas en Cali. Este no es, ciertamente, un valor agregado. Es pues necesario diferenciar entre un Beneficio, o valor agregado, y una simple caracterstica de la propuesta. Una caracterstica es un elemento de su argumentacin. Describe lo que ud se propone hacer o lo que ofrece. Por ejemplo, si un automvil tiene instalado aire acondicionado, esto es una caracterstica o un beneficio? Que pasa si el usuario lo va a usar en Tunja? Y an si lo usara en Cartagena, es que las otras marcas no lo tienen? Ciertamente, esta caracterstica no representa un beneficio para el cliente. Otra cosa sera si su sistema ofrece un menor consumo de energa, o reseca menos el ambiente o es ms controlable. En este caso el beneficio NO ES el tener el aire acondicionado, sino el aspecto adicional que ofrece. Es claro pues que un beneficio lo es nicamente si el cliente lo aprecia como tal. De manera que no rellene su propuesta con "msica celestial" estacando sus caractersticas una tras otra y esperando que su cliente aprecie el valor intrnseco que ellas entraan. Es necesario que se descubra QUE ES lo que el cliente valora y presentar SUS caractersticas como un medio eficaz para generar el valor esperado. Es entonces cuando se genera el Beneficio. Es pues necesario descubrir el "punto G" del cliente. Y como se puede hacer esto ? En principio, interpretando la orientacin que llevan los criterios de evaluacin propuestos. En definitiva, ellos sern los motores del puntaje que Ud. obtendr. Es necesario que Ud. soporte todos y cada uno de los puntos que se le ofrecen. (recuerde, siempre debe puntuar 100 de 100). Sin embargo, machismos de estos criterios tienen un componente subjetivo que orienta la adjudicacin del puntaje , y este componente, como en el caso de los buenos chistes, no "depende del chiste en s, sino de la manera como se dice" Por ltimo, recuerde que Ud. debe conocer la idiosincrasia del cliente y de sus evaluadores. Dgales lo que quieren or, de la manera que lo quieren oir.

Solucin de controversias
El captulo VIII del Estatuto se dedica al tema de la controversia contractual. En ejercicio del principio de economa, se establece la obligacin de adoptar procedimientos que garanticen la pronta solucin de las controversias surgidas por el contrato, de tal manera que se asegure su ejecucin idnea y oportuna, evitando en cuanto sea posible el acudir a instancias judiciales. A nivel de las etapas de licitacin, esta disposicin tiene el mrito de permitir que la evaluacin de riesgos del proponente sea ms acertada, pues puede contar con la posibilidad de usar mecanismos de arreglo ms propicios a sus intereses y, por consiguiente, sus mrgenes de imprevistos pueden ser diferentes. En este aspecto la estrategia del contratista es la de documentar plenamente sus actuaciones. No se debe perder de vista que la causa de fracaso de muchas reclamaciones es la falta de pruebas del contratista. En especial la excesiva confianza en el libro de Obra, el cual no puede reemplazar a la comunicacin formal. El derecho a la reclamacin es algo que el contratista colombiano no sabe ejercer, cegado por el temor a n recibir ms contratos por parte de la administracin que podra tomar represalias en contra suya. Pero esto es una tremenda equivocacin, puesto que un acto jurdico individual no puede generar consecuencias en otro acto jurdico diferente. Baste tener en cuenta que la gran mayora de los contratos que celebran las firmas multinacionales suelen terminar en cuantiosas reclamaciones, que casi siempre resultan exitosas. El contratista debe tener en cuenta que el secreto esta en la habilidad de probar los hechos. Y esta habilidad reposa en la debida documentacin. El contratista debe en este aspecto tambin ser muy cuidadoso en el control y seguimiento de su correspondencia, pues la habitual inercia del estado le puede reportar beneficios durante el ejercicio de su trabajo.

EL PRECIO DE LA PROPUESTA.
El precio correcto de la propuesta para una licitacin afecta dos decisiones fundamentales en el curso de los negocios. Se gana o se pierde la licitacin Se obtiene utilidad o por el contrario se experimenta prdida en el negocio. Menudas decisiones! Es pues necesario insistir en la importancia de cmo se debe determinar el precio correcto del ofrecimiento? Ciertamente no. Entonces, como se debe establecer el precio a cotizar? Cotizar para ganar. Ante todo, se debe acopiar informacin estratgica sobre el precio. La meta de esta actividad es permitir la prediccin del monto de dinero que pretende pagar el cliente, as como el monto que ofrecer la competencia. El primero, tal vez es fcil; desde que se puede conocer el presupuesto oficial, aunque ciertamente el precio de venta ser inferior a este monto, que conforma el techo de un rango en el cual puede haber dos extremos. O un umbral muy bajo, que suele generar alarma entre lso compradores, y el muy elevado por enc9ima del cual ya no hay oportunidad de ganar. Al buscar informacin se busca tanto por "lo mismo" como "por lo similar". Es necesario investigar productos o servicios en las dos categoras. Obviamente, encontrara "lo mismo" es mucho ms infrecuente, y cuando se trabaja con "lo similar" es necesario producir ajustes que introducen factores de riesgo en el costeo. Como el mercado es muy variable y oscilante, es necesario centrar las referencias en fechas relativamente recientes. Este proceso se parecera a la labor de un abogado litigante que busca antecedentes jurdicos para sustentar su caso, nico y unvoco, buscando entre los resultados de casos similares, para predecir el rumbo que tomar la ley al fallar su caso.. Pero no siempre encuentra el caso concreto que est buscando, y entonces se debe extender hacia otras interpretaciones, tal vez menos relacionadas, pero que con un esfuerzo de sapiencia jurdica, se puede hacer aplicable al caso particular. Estar buscando por tendencias y similitudes en la jurisprudencia que le permitan sustentar los sutiles esguinces jurdicos que convierten en verdades dudosas lo que muchas veces no se puede probar Otro tanto debe hacer el proponente. Busca en los campos de "lo igual" y si no encuentra lo que busca se extiende a "lo similar", extrapolando y ajustando condiciones. Se pregunta si el cliente particular ha contratado algo similar en fecha reciente; tambin indaga si otros clientes lo han hecho en la misma regin, o en ola misma institucin y as contina indagando. Es una cuestin de paciencia. En el sector oficial, se deben publicar los presupuestos oficiales, las actas de apertura y adjudicacin son documentos pblicos, los contratos se publican todos en el Diario Oficial, las entidades reportan peridicamente toda su contratacin. Incluso el Internet aloja la mayora de esta informacin. Solamente basta saber buscar la informacin. Y obviamente saber almacenarla y desmenuzarla. Y no se deben olvidar los esfuerzos del gobierno por regular los precios. Actualmente existe ya una lista general de precios que de un modo u otro har que los precios de contratacin se orienten hacia un lado u otro. Ecopetrol maneja unas bases de datos e incluso en el pasado reciente se intento manejar una "Construdata Petrolera" que aunque de muy corta vida, dej informacin muy importante. Y las gobernaciones manejan listas de precios de referencia. La Veedura Distrital de Bogot publica con frecuencia estudios de los precios que se han pagado en diferentes entidades por los mismos servicios. Y tambin se puede encontrar en Internet! Los mismos procesos licitatorios son una excelente fuente de informacin. No solamente se pueden conocer el monto total propuesto por TODOS los participantes, sino que mediante el proceso de revisin de ofertas, es posible acumular los precios de cada una de las actividades y si se desea de los estudios que cada oferente ha presentado. Recuerde que toda esta informacin es pblica y de acceso libre.

Aunque el aspecto competitivo puede ser de un menor valor, ya que el preci0o de oferta puede ser menor al publicado, se publican listas de precios y catlogos de servicios. Hay tarifas profesionales recomendadas para los diferentes servicios. Ud. debe ofrecer menor precio de lo que su cliente manifiesta como su costo, pero dentro del rango de su competencia. Proponer para obtener utilidad. Al definir su precio es indispensable dirigir una severa mirada al costeo de los gastos previstos para la produccin del bien o servicio que debe ofrecer. La determinacin de su "precio de Produccin" debe ser extremadamente precisa. Pero no piense que al elaborar cuanto es su costo basta con aadir su margen (o el fatdico AIU, factor de Adivinanza, Improvisacin y Usufructo del bien ajeno, que infortunadamente se ha convertido en un "debe ser" en el proceso de ventas) Al establecer el costo de produccin se debe contar con la asesora de personas expertas en el tema de la contratacin con el estado asi como involucrar a los funcionarios ms expertos en anlisis financiero para lograr la mejor planeacin del cobro respecto a las politices y ritmos de pago propios del ambiente estatal. Si el precio de oferta que se ajusta al rango de competitividad, de acuerdo con su sistema de "espionaje", no le permite obtener algn beneficio, no hay sino una sola respuesta: NO se debe ofertar. Es intil tratar de ajustar el resultado, de reconsiderar presupuestos o de buscar otras salidas. O es que acaso sus estudios hasta ese momento no han sido serios? Aunque algunas compaas puedan tratar de aplicar la teora del "pie en la puerta" como estrategia de ventas, previendo que vale la pena arriesgar un sacrificio para "entrar" al mercado de un cliente, esta estrategia representa demasiados riesgos que no es prudente correr. Sin embargo, Ud. es el dueo de su destino! Cotizar a precio fijo. Cuando se ofrecen Precios fijos, es preferible perder un negocio rentable antes que obtener uno que no lo sea. Los riesgos de los cambios estn sujetos al manejo que se le pueda dar a este aspecto. Cuando ser dan estos concursos suele haber repeticin en las compras, y entonces es prudente comenzar alto para ir ajustando el precio segn la competencia. Tenga en cuenta que en este caso, el precio suele ser el factor determinante de la adjudicacin, suponiendo que los oferentes son serios y responsables. Nunca presente una oferta de esta clase si no esta seguro de conocer con precisin cual es el alcance de su compromiso, el cual debe estar perfectamente calificado y delimitado. No vacile en condicionar los aspectos dudosos para definir ante el cliente lo que Ud. considera su compromiso. Ud. debe asegurarse de que obtendr un beneficio razonable. Nunca olvide que las ambigedades y faltas de informacin se suelen traducir en problemas. Preste una atencin especial a las disposiciones del pliego, en las instrucciones al oferente, las condiciones de compra y pago, las condiciones de entrega o suministro etc. Al establecer el valor final de su oferta, asegrese de que ha incluido los costos de material, mano de obra, equipos, gastos generales, empaques y despachos, impuestos, tasas y contribuciones Cuando se puede negociar. Particularmente, en los concursos de menor cuanta o modalidades de contratacin directa, o en procesos intermediados (Fiducias, cooperativas territoriales, gerencias de proyecto) es posible obtener la oportunidad de negociar el precio.

La estrategia en este caso es someter siempre el mejor costo de produccin y precio de venta., sin perder de vista la flexibilidad de este procedimiento frente al de propuestas selladas, puesto que se puede buscar la oportunidad de modificar especificaciones, condiciones de venta, despachos o pago Sin embargo, no se debe perder de vista que el comprador puede pedir un exhaustivo estudio de costos, por lo que hay que estar preparado para "justificar" con lujo de detalles hasta el ltimo centavo del precio solicitado Tambin, es posible que el cliente no recurra a la negociacin y acepte el precio tal como se le ofreci (sntoma seguro de que esperaba un mayor precio) . Por consiguiente es indispensable prestar mucha atencin al detalle. Es mejor no dejar "plata en la mesa"por ofrecer un precio demasiado bajo. En sntesis, el hecho de poder negociar no justifica el descuidar el costeo. Los sistemas de hacerlo van a variar ampliamente dependiendo del tipo de producto, servicio o producto que se est ofreciendo. Para desarrollar un precio negociado, se suelen seguir cuatro pasos: Desarrollar un plan de trabajo. Estimar el costo directo de produccin Establecer los costos indirectos de produccin y la contribucin Establecer un honorario o margen de utilidad. Los dos primeros pasos son aspectos tcnicos, directamente relacionados con el, objeto del contrato, que deben ser desarrollados por el grupo tcnico, responsable por el desempeo del trabajo, debidamente supervisados por las lneas de gerencia de la empresa. De una manera colectiva y con el mayor profesionalismo, este grupo debe estudiar la mejor manera de desarrollar el contrato, con el menor costo posible. Los dos ltimos factores , el desarrollo de los mrgenes y utilidades, son funcin del sector administrativo, debidamente apoyado por expertos y la direccin general. Obedece a polticas y estrategias de tipo empresarial. Para mantener estos temas dentro de una perspectiva correcta, es conveniente contar con un modelo adecuado

Garantas del contrato

Este tema se debe leer con beneficio de inventario, pues no ha sido actualizado an al tenor de la ley 1150 y el decreto 4881.

Caractersticas generales
El contratante debe exigir ciertas garantas que le amparen contra riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista. Estas garantas consisten en plizas expedidas por compaas de seguros o garantas bancarias. El comportamiento de las partes est regulado por el Cdigo de comercio (CC) y las acciones derivadas del contrato de seguros prescriben en los trminos establecidos en el artculo 1081 del CC El tomador del seguro est obligado al pago de la prima devengada y los gastos causados, siendo usual que se convenga que el pago, deber hacerse a mas tardar dentro del mes siguiente contado a partir de la fecha de expedicin .Obviamente, esta poltica est sujeta a los acuerdos comerciales entre las partes. Incluso, es usual que cuando existe una relacin estable entre el afianzado y la compaa, la garanta de seriedad solamente se cobra si se resulta ganador en la licitacin. El valor asegurado ampara los perjuicios derivados del incumplimiento contractual que se afianza. La cuanta se puede liquidar deduciendo, de la suma asegurado la proporcin equivalente a la parte cumplida de la obligacin. Puede ser beneficioso para las partes el establecer estas garantas por perodos renovables, especialmente en el caso de amparos prolongados. La cesin del contrato afianzado sin el consentimiento previo y escrita de la. compaa de seguros produce automticamente la terminacin del contrato de seguros (artculo 1080 del CC)] En el caso de pluralidad o de coexistencia de seguros sobre el contrato garantizado, los asegurados debern soportar la indemnizacin, en proporcin a la cuanta de sus respectivas plizas, siempre que el afianzado haya actuado de buena fe. La mala fe en la contratacin de estos seguros concurrentes produce nulidad del contrato de seguros. (art. 11092 del CC). La compaa de seguros queda facultada para vigilar al afianzado en la ejecucin del contrato que constituye el objeto del seguro y para exigir igual vigilancia de parte del asegurado. en desarrollo de esta facultad, y cuando las circunstancias lo justifiquen, podr inspeccionar el desarrollo de las obligaciones contractuales, los libros, documentos o papeles y las obras ejecutadas por el afianzado, que tengan relacin con el contrato garantizado por la presente pliza. En caso de siniestro, corresponde al asegurado demostrar la ocurrencia del siniestro, as como la cuanta de la perdida ((Art. 1077 del CC). La compaa de seguros trata de demostrar los hechos o circunstancias excluyentes de su responsabilidad. Por su parte, el afianzado, se obliga a reembolsar a la compaa cualquier suma de dinero que esta cancele como consecuencia de la pliza.. Dicha suma de dinero es exigible sin necesidad de constituirlos en mora, en la fecha de envo de la comunicacin requirindolos para el pago respectivo puede exigirlo. Por la va jurdica. La compaa de seguros se obliga a efectuar el pago del siniestro dentro del mes siguiente a la fecha en que el asegurado o beneficiario acredite an extrajudicialmente, su derecho ante esta. Dentro del mismo trmino, la compaa de seguros puede tomar a su cargo el cumplimiento del contrato, caso en el cual sustituir al afianzado en todos sus derechos y obligaciones derivados del contrato afianzado. (art. 1110

del CC). En virtud del pago de la indemnizacin, la compaa de seguros se subroga hasta concurrencia de su importe, en todos los derechos que el asegurado tenga contra el afianzado

Garanta de seriedad de oferta

Por medio de la garanta de seriedad de la oferta para la adjudicacin d una licitacin o concurso. el asegurado (La entidad) se precave contra el riesgo del incumplimiento por parte del proponente de las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y especialmente, la de celebrar el contrato objeto de la licitacin o concurso, en los trminos que dieron base a la adjudicacin. El valor de esta pliza, que no es muy elevado, es parte de los costes de licitacin. El monto lo fija el contratante en los pliegos y suele ser un 10% del valor de la oferta. No es recomendable que esta garanta se ajuste exactamente a este valor, ya que es un cubrimiento de perjuicios y es preferible que cada participante garantice la misma suma. Se recomienda solicitar la garanta por un valor prximo al 10% del presupuesto oficial y aproximado al valor en millones. Para el contratista, a menos que la cifra est predeterminada, se le recomienda que la constituya por un valor algo superior y tambin en millones redondos para evitar contratiempos posteriores. Tambin se debe cuidar el aspecto de la fecha. Dada la interpretacin rigurosa que tiene la fecha en la ley, es necesario asegurarse de que el cubrimiento sea hasta la hora precisa que se exige en los pliegos. Cuando se prorroga el trmino de la licitacin se suele prorrogar tambin el trmino de la pliza, por lo cual el proponente debe estar alerta ante estas modificaciones. As mismo, cuando la entidad decide postergar la decisin y durante este lapso se vence la vigencia de la pliza, se suele solicitar su ampliacin. Esta operacin no suele costar dinero, pero acarrea responsabilidades pues obliga al proponente a mantener sus condiciones por un lapso adicional.

Garanta nica
CONCEPTO GENERAL El Estatuto ha introducido el concepto de la Garanta nica (Art. 25,19), la cual debe amparar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Los riesgos a cubrir son bsicamente los de cumplimiento, manejo del anticipo, prestaciones sociales, estabilidad de obra o calidad del servicio. Segn el artculo 60, las obligaciones que se generan a la extincin del contrato se deben incluir en la Garanta nica mediante la extensin o adicin de la pliza original. Para perfeccionar y ejecutar el contrato solamente es necesario amparar el riesgo de incumplimiento, ampliando sucesivamente la pliza para cubrir los dems riesgos. En este aspecto se ha venido pecando por exceso en la exigencia. La responsabilidad de la. compaa de seguros se configura cuando el afianzado sea legalmente responsable por el incumplimiento de las obligaciones contractuales afianzadas por la pliza y que tal evento cause perjuicios al asegurado. DEFINICIN DE LOS AMPAROS Los diferentes amparos que se obtienen dentro de la garanta nica se pueden definir as: Garanta de anticipo: el asegurado se precave contra el incorrecto manejo y uso o apropiacin indebida que el afianzado haga de los dineros o bienes que se le hayan anticipado para la ejecucin del contrato. Suele ser por el valor total del anticipo. Para contratos valiosos y de larga duracin, se puede ir reduciendo el monto asegurado a medida que se amortiza el anticipo.

Garanta de cumplimiento,: el asegurado se precave contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al afianzado, de las obligaciones emanadas del contrato y/o obligacin garantizada. Se otorga al suscribir el contrato. De manera redundante e innecesaria , el contratante suele establecer una retencin adicional en garanta que puede llegar a ser del 10% del valor del contrato y que se viene a pagar tres o cuatro meses despus de terminado el contrato. Garanta de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Ordenada por el articulo 64 del cdigo sustantivo del trabajo, el asegurado se precave contra el riesgo de incumplimiento de las obligaciones laborales a que esta obligado el afianzado, relacionadas con el personal contratado por este para la ejecucin del contrato garantizado. Se otorga al liquidar el contrato y se suele exigir que sea entre un 3 a un 5% del valor del contrato El plazo es de 3 a 5 aos. Sin embargo se conocen casos en los cuales se exige hasta el 20%. Esta es una garanta costosa, y si se exige un valor muy alto, es prudente buscar su reconsideracin antes de someter la oferta.. Garantas de calidad del producto contratado: : el asegurado se precave contra el riesgo de que, durante el termino estipulado y en condiciones normales de uso, el producto contratado sufra deterioros o presente fallas de operacin o calidad, imputables al afianzado, que impidan o dificulten el uso adecuado. Se presentan varias modalidades, segn el objeto del contrato: Se otorgan al liquidar el contrato. Garanta de estabilidad de la obra: Se aplica a obras de construccin, usualmente se otorga por un valor del 10% del valor final y por un perodo de 5 aos. Cuando se trata de edificaciones, la estabilidad se determina de acuerdo con el estudio de suelos, planos, proyectos y seguridad que demuestre plenamente la firmeza de la estructura. Garanta de correcto funcionamiento de los equipos, se aplica cuando el objeto primario es el suministro de equipos. Las condiciones dependen mucho del tipo y condicin del equipo. Garanta de calidad del servicio, se aplica al caso de la prestacin de servicios. Tambin depende de las caractersticas del servicio Garanta de calidad de los elementos suministrados se aplica cuando hay suministro de elementos (n equipos) y se refiere especficamente al ajuste a las especificaciones tcnicas que contractualmente determinen la calidad de los bienes suministrados

EXCEPCIONES EN LAS PLIZAS Las compaas de seguros suelen incluir algunas excepciones en sus plizas, que deben tenerse en cuenta puesto que constituyen factores de sobre costo en el evento de sufrir siniestros en el desarrollo del contrato.. Las principales excepciones son: El pago de sanciones pecuniarias o econmicas impuestas al afianzado, tales como multas o clusulas penales, establecidas en el contrato garantizado. Estos costos deben ser satisfechos por el Contratista. Los perjuicios o daos que se causen a terceros con ocasin de la ejecucin de las obligaciones del contrato. Es necesario suscribir una pliza independiente de responsabilidad civil extracontractual por daos a terceros. La fuerza mayor o caso fortuito cuando de acuerdo con los principios generales de derecho, el afianzado resulta exonerado de responsabilidad. Quiere decir que, si por fuerza mayor o caso fortuito la Entidad contratante indemniza al contratista, la aseguradora no le responde por los pagos hechos. El incumplimiento ni los perjuicios originados en la contratacin de otros seguros, hayan sido o no mencionados en el contrato cuyo cumplimiento se afianza. Cuando legal o contractualmente el afianzado no sea responsable por el incumplimiento o inejecucin del contrato afianzado.

En el caso de prrrogas al contrato, las compaas no asumen la prrroga automtica de la fianza, sino que el afianzado debe procesar la modificacin de la pliza correspondiente.

El equilibrio economico del contrato

El Art. 27 consagra el principio, ya estructurado en la jurisprudencia, del Equilibrio Econmico de la Gestin Contractual. Este principio establece que en los contratos estatales se debe (subrayado del autor): ... mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones, surgidas al momento de proponer o de contratar, segn sea el caso. De esta manera, si dicho equilibrio se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, procede su restablecimiento.[REF 7] El equilibrio respecto al contratista se rompe, entre otras cosas, por las siguientes causas: Incumplimiento de la administracin. Hechos o actos provenientes de la administracin. Hechos que se originen fuera de la administracin. En la primera instancia, el caso ms frecuente se da en el incumplimiento de los pagos, en cuyo caso el reconocimiento de intereses podra tratar de compensar el perjuicio. Ms notoria por sus efectos resulta la falla en la entrega oportuna de sitios, servidumbres, derechos y proyectos definitivos. En el segundo caso, la accin administrativa debe ser legtima y casi siempre imputable al ejercicio del derecho llamado el derecho del prncipe, derivado de las potestades de modificacin o terminacin unilateral del contrato. La administracin tiene ese derecho, pero ello no quiere decir que no deba indemnizar al contratista. En la tercera instancia, el caso ms frecuente se deriva de situaciones anormales sobrevivientes del libre juego de la economa, que al incidir en el cumplimiento del contrato lo hacen ms oneroso para el contratista. En este caso se tiene el derecho de obtener de la Entidad una modificacin razonable del contrato, que cubra parcialmente su quebranto. En la legislacin anterior ya se introdujo - aunque poco se respet - el principio de que al modificar unilateralmente el contrato se mantengan las ventajas econmicas otorgadas previamente al contratista. El derecho del Equilibrio Financiero lo pueden invocar las dos partes. El Art. 4 establece que la administracin debe efectuar directamente, es decir, sin previo mandato judicial, el restablecimiento del Equilibrio Financiero. En el No 8, se establece como un deber de las Entidades el utilizar los mecanismos de ajuste y revisin de precios, as como los instrumentos de revisin y correccin de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hiptesis para la ejecucin. El Art. 27.2 dispone que al restablecer el equilibrio, las partes suscriban acuerdos sobre cuanta, condiciones y forma de pago, asegurando su efectividad en la misma o en la siguiente vigencia fiscal. Vale la pena recordar que el Art. 25.14 impuso a las entidades la obligacin de constituir un rubro global de apropiacin para satisfacer los gastos generados en estas operaciones. La no inclusin de estas disposiciones es falta del funcionario y no del contratista, y debe dar lugar a reivindicacin de oficio sin necesidad de demanda.

Un aspecto importante dentro de este concepto es el reajuste de los contratos, generalmente automtico, y que es un pacto entre las partes por medio del cual el contratista acepta que se le est compensando el efecto de la escalacin en sus gastos.

Como contratista, es necesario tener asesora jurdica

No solo es necesario, sino indispensable. Y se debe tener en cuenta que el asesor en contratacin no necesariamente es el mismo abogado que asesore en trminos de otras disciplinas (comercial, civil, penal, laboral, tributario) . Debe ser especialista en derecho administrativo, con nfasis en contratacin estatal. Entre las tareas que puede desarrollar este asesor en una empresa contratista con el estado, se pueden mencionar: Revisin jurdica de los pliegos de condiciones para detectar todas las condiciones que puedan causar onerosidad o responsabilidades. Revisin externa de las propuestas antes de presentarlas, para certificar que se cumple con todas las exigencias estipuladas en los pliegos y que por lo tanto la propuesta no ser rechazada. Revisin de los estudios de adjudicacin y asesora en las observaciones y reclamos que sean conducentes.
Examen de las funciones de las entidades pblicas con las que se proyecte contratar para definir si el objeto del contrato les est permitido por las leyes. Estudio de la constitucin y reforma de sociedades civiles o comerciales, con las cuales se proyecta celebrar contratos. Con frecuencia se observa la concurrencia de vicios en tales actos que implican la nulidad del contrato social y, por tanto, alteran el cuadro de las atribuciones y responsabilidades de los socios y administradores. Estudio de las modificaciones que se pretenda introducir en minutas adoptadas con anterioridad con el concepto de un abogado, pues tales modificaciones pueden tener efectos diferentes de los previstos.

Concepto sobre las formalidades y caractersticas de contratos no conocidos o no celebrados con anterioridad por el contratista
Estudio de los poderes de quienes obran en representacin de terceros, para apreciar si han sido otorgados en debida forma y establecer si los negocios jurdicos que se pretende celebrar con ellos cabe dentro de sus atribuciones. Estudio de las medidas que deben tomarse en caso de incumplimiento de las obligaciones de un contrato por cualquiera de las partes. Estudio de ttulos de bienes races antes de adquirir compromiso alguno sobre su adquisicin; en particular, las promesas de venta, ya fueren con pactos de arras o clusulas penales o sin ellos, deben ser consultadas previamente.

Control Jurdico sobre la ejecucin del contrato, cumplimiento de plizas, correspondencia, reclamos, adiciones etc.