La fonction achats

Lobjectif de la fonction achats est de mettre la disposition des utilisateurs internes de lentreprise des biens et/ou des services acquis lextrieur dans les meilleures conditions de prix, de dlais, de qualits et de services requis pour lentreprise et ses clients. Sur cette mission de base peuvent se greffer des missions complmentaires pour rpondre aux besoins conjoncturels. Ces missions consolides par la direction permettent de fixer les objectifs avec la mise en place des organisations, des moyens matriels et humains pour les atteindre. Par ailleurs, lensemble de ces missions doit pouvoir sadapter en permanence aux diffrentes volutions touchant la fonction.

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1. Prsentation de la fonction achats

A. Rappel du processus classique des achats
Le processus classique des achats se ralise en diffrentes tapes qui correspondent aux tches assumes par la fonction.
EXPRESSION DU BESOIN Demande dachat

APPELS DOFFRES Consultation des fournisseurs

COMPARAISON DES OFFRES

NGOCIATIONS Choix du fournisseur

PASSATION DE LA COMMANDE Rdaction, envoi

Accus de rception et suivi de commande Relance

LIVRAISON Rception et contrle

FACTURATION Saisie et contrle factures Ordre de paiement

Fig. 1.1 Les tches du processus Achats.

Dnition

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a. Recueillir les besoins

Le processus dbute avec la dtermination des besoins formalise dans le cahier des charges dexpression des besoins.
Exemple de recueil des besoins Le service informatique doit renouveler une partie de son parc dordinateurs. Le responsable rdige une demande dachat (DA) assortie dun cahier des charges dans lequel il prcise : la quantit commander ; le type et les caractristiques techniques exiges ; la qualit et les dlais de livraison souhaits ; lenveloppe budgtaire prvue.

b. Lancer des appels doffres et choisir un fournisseur

La demande dachat et le cahier des charges sont transmis au service achats qui lance ses consultations par appels doffres auprs des fournisseurs potentiels. Les offres sont analyses et compares dans un tableau de synthse qui permet doptimiser les comparaisons, de mener bien les ngociations et de choisir au final le fournisseur qui propose le produit rpondant le mieux aux besoins.

c. Passer et suivre la commande

La passation de la commande est formalise par la rdaction de la commande qui rappelle le descriptif du produit et les conditions gnrales et particulires dachat, et par lenvoi du bon de commande au fournisseur retenu.
Des relances peuvent tre ncessaires pour en garantir le respect.

Le suivi de la commande comprend le contrle de laccus de rception (AR) de la commande pour sassurer que le fournisseur rpond parfaitement aux besoins dfinis dans le cahier des charges et que les dlais de livraison sont respects .

d. Rceptionner, contrler et facturer

la livraison, la rception doit vrifier la conformit la commande (quantit, type...). De mme, le facture doit tre saisie et contrle par rapport la commande (quantit livre, dsignation, conditions de paiement...) avant de la transmettre la comptabilit pour ordre de paiement. Quel que soit le type dachat ou dentreprise, ce processus est presque toujours respect. Ainsi, pour bien optimiser la ralisation de ce processus, la fonction achats simplique dans lanalyse des besoins en interface avec les autres fonctions de lentreprise, dans les ngociations et dans le respect des engagements et ce, avec rigueur et esprit danticipation.

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B. Rle de la fonction achats dans lentreprise

Le rle premier de la fonction achats est de raliser le processus dachat avec des implications dans les tches en amont (expression du besoin) et en aval (maintenance du produit achet). Ces implications sont plus ou moins fortes selon les poques, les types dconomie, dactivits dentreprises mais elles sont trs lies la maturit du service achats.

a. Un rle fdrateur dans lanalyse des besoins

Chaque service ou dpartement de lentreprise a des besoins dachats. Les services techniques et la production sont souvent ceux qui ont les plus gros volumes acheter mais les autres, tels que les services gnraux (entretien, location de voitures, prestations de services, photocopieurs...) et le service des Ressources humaines (formation, prestations de conseil ou de services) sont galement trs concerns par de forts besoins dachats. La fonction achats est transversale et cette caractristique lui permet danalyser les besoins de lensemble des composantes de lentreprise. Elle contribue la coordination, la planification et lanticipation des besoins : les achats daujourdhui ncessaires aux dveloppements de nouveaux produits seront sans doute les achats de demain pour la production. Ce rle fdrateur des besoins dachats dans lentreprise doit tre associ celui de communiquer. Linformation est ncessaire pour mieux dfinir ou redfinir les besoins et regrouper les achats. La globalisation et la redfinition des besoins sont les deux principaux leviers de la rductions des cots.

b. Un rle de ngociateur et de contrle

Le rle des achats est de sassurer que la rdaction de la commande comporte bien lensemble des lments caractrisant parfaitement les besoins du client interne et/ou externe avec les prcautions et garanties suffisantes pour scuriser lachat et se prmunir de toute . drive (caractristique, dlais, prix, paiement...)

Cette rdaction doit tre claire et concise, sans ambigut pour viter tout problme.

Si malgr ces prcautions, il survient un litige, les achats doivent tre l en premire ligne pour aider trouver une solution et/ou un compromis : lacheteur est bien linterlocuteur privilgi du fournisseur pour le meilleur ou pour le pire.

c. Un rle doptimisation des cots

La fonction achats est en charge de dvelopper et damliorer les relations avec ses fournisseurs afin de rduire, en particulier, les cots lis : la consultation ; la passation de la commande ; au suivi (dlais, contrles, livraison, rception, paiement, SAV...).

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d. Un rle de conseil
La transversalit de la fonction achats lamne souvent jouer un rle de conseil auprs des autres fonctions de lentreprise. Pour russir dans ce rle de conseil, elles doit alors considrer les autres fonctions ou personnes de lentreprise comme ses clients : cest cet esprit de service qui lui assure une parfaite intgration dans lentreprise et une capacit sadapter en permanence lvolution de sa mission.

C. Les interfaces de la fonction achats

Quels que soient le type dactivit et lorganisation gnrale de lentreprise, la fonction achats doit tre mme de matriser ses interfaces avec les autres fonctions et services.
Fonction production Dlais et suivi des commandes Prvision et gestion des stocks Rception et contrle Analyse de la valeur Cots et dlais Veille technologique

Fonction BE Gestion de projet

Fonction Maintenance Pices de rechange Mise en service Dpannage Fonction Achats Transports Incoterms Douanes Fonction logistique internationale

Marketing Besoin client Devis Fonction commerciale

Fonctions juridiques Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matriels, logiciels, dveloppements Fonction DRH Embauche, intrimaires formation continue Fonction services gnraux Contrats de maintenance, dentretien immobilier

Fonction financire et comptable Engagements Paiements fournisseurs valuations financires Notation Homologation Suivi fournisseurs

Fonction Qualit

Fig. 1.2 Interfaces entre les achats et les autres fonctions.

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Le rle de cette fonction transversale est aussi de matriser ses nombreuses interfaces avec les autres fonctions et/ou services internes lentreprise. Les variantes sont nombreuses selon les organisations mais il existe de grandes constantes. On retrouve communment les interfaces auxquelles la fonction achats apporte sa contribution dans les domaines suivants. Fonction commerciale : besoins des clients et aide au chiffrage des devis ; changes dinformations sur les marchs la vente et lachat (marketing vente et achat) ; rciprocit commerciale. Fonction bureau dtudes et gestion de projet : aide formaliser lexpression du besoin ; analyse de la valeur ; informations sur les cots et dlais dapprovisionnement ; informations techniques et technologiques (veille). Fonction production : informations qualitatives et quantitatives ; dlais et suivi des commandes en cours ; prvision et gestion des stocks ; rception et contrle. Fonction mise en service et maintenance : politiques des pices de rechanges ; modalits de mise en service et de dpannage. Fonction logistique linternational : choix, chiffrage et contraintes des transports ; choix des incoterms ; documents et formalits douanires (certificats dorigine, taxes...). Fonction nancire et comptable : prvisions budgtaires ; engagement des dpenses ; dtermination des modalits de paiement des fournisseurs et harmonisation en fonction des ressources de la trsorerie ; contrle des factures et paiement des fournisseurs en respectant les termes de la commande (mode et conditions de rglement) ; valuation financire des fournisseurs. Fonction qualit : dfinition des clauses et des programmes de contrle ; suivi des notations, des non-conformits et des actions correctives des fournisseurs ; planning daudits et homologations des fournisseurs.

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Fonction juridique : clauses des contrats dapprovisionnement et/ou de prestation ; rglement des litiges fournisseurs. Fonction informatique : expression des besoins en matriels et logiciels ; cahier des charges fonctionnel des logiciels ou dveloppements spcifiques ; cots de formation, dexploitation et de suivi. Fonction Ressources humaines : embauche, affectation, qualification... et contrats avec les socits dintrimaires ; formation continue (recyclage, perfectionnement) et contrats avec les organismes extrieurs. Fonction services gnraux : immobilisations et investissements ; contrats de maintenance, dentretien (nettoyage des locaux, espaces verts...), de gardiennage, de scurit, fournitures, etc.