AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO Universidad nacional de Ancash: Santiago Antnez de mayolo

CURSO: TEMA: DOCENTE:

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN OUTSOURCING LIC. ADM. LIBIA S.MAGUIA HUAMAN

FACULTAD: CIENCIAS ESCUELA: INTEGRANTES: ALVA FLORES ROOSBELTH EUFRAIN GARCIA LOYOLA IBETTE PAMELA MEJIA TAMARA BRAYER GREVERF MINAS TRINIDAD RUBEN SAMUEL RAYMUNDO DIAZ MAGNO VALVERDE GUIMARAY LUIS CHRISTIAN INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

Huaraz

2011

Per

DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado para nuestros amigos, compaeros de la universidad, para nuestros docentes que con mucho esfuerzo trabajan da a da forjando profesionales para el desarrollo de nuestro querido pas y en especial para la licencia en administracin Lic. Adm. Libia s. Maguia Huamn encargado del curso de fundamentos de administracin de empresas universitario de la especialidad de ingeniera de sistemas.

Presentacin

Muchos de nosotros estamos en una formacin profesional y en un futuro no muy lejano muchos de nosotros trabajaremos para diferentes empresas y este es el momento en que debemos de enriquecernos de conocimiento para que estemos preparados para enfrentar las exigencias de una empresa.

Los conocimientos que debemos de poseer no solo debe ser de nuestra carrera o referente a ella, sino tambin debemos de saber de diferentes reas, no porque vamos a ser ingeniero de sistemas solo debemos dominar programar, manejar software, etc. tambin debemos de saber lo que es referente a la administracin de empresas para poder administrar diferentes empresas ya sea empresas que brinden servicio o empresas que ofrezcan productos.

Outsourcing es una estrategia muy importante para poder administrar empresas ya que es una tcnica nueva para administrar diferentes empresas y es esta la razn por lo que debemos saber de ello con profundidad ya que como mencione anteriormente el futuro de muchos de nosotros son las diferentes empresas ya sea que brinde servicio o producto.

INTRODUCCIN

El objetivo del presente trabajo es dar a conocer un poco ms sobre que trata el Outsourcing o la Subcontratacin (como se le suele llamar a esta herramienta). Se lleva a cabo desde hace varios aos, pero recientemente el tema se ha dado a conocer en el mercado debido a que en nuestro pas se est implantado en el mundo de los negocios. Esta modalidad se ha hecho cada vez ms atractiva para los empresarios debido a que stos se enfrentaban a un esquema laboral que Mermaba las utilidades de sus empresas, y tambin dicho trmino se utiliza para describir un fenmeno que se est extendiendo a toda la industria. Posiblemente es parte de un movimiento ms amplio de la sociedad para la conformacin de un mundo ms productivo y menos derrochador, plantendole a la gerencia delicados retos de relaciones humanas, ya que puede afectar a cualquier empleado y a cualquier gerente que no est dentro de las llamadas ventajas competitivas. La tercerizacin es cada vez ms la respuesta comn a la pregunta que se hacen los empresarios para proporcionar un mejor servicio a los clientes: fabricar o comprar? El outsourcing, combinado con otras tcnicas, est creando un ambiente sofisticado totalmente nuevo en la relacin cliente - proveedor. A travs de esta relacin se busca que exista una cooperacin intensa entre el cliente y el proveedor en la que los proveedores adoptan los mismos sistemas que los clientes, de manera de proporcionar as una mejor relacin de trabajo.

ndice
Introduccin Historia Qu es el outsourcing?. Definicin Importancia Aplicacin. Conceptos y funcionalidades bsicas. Caractersticas Relativas al contrato entre partes. Relativas a la empresa de outsourcing. Ventajas y desventajas Ventajas Desventajas Factores condicionales a la tercerizacin. La tercerizacin y el ambiente estratgico. La tercerizacin y el ambiente organizacional. La tercerizacin y el ambiente econmico. La tercerizacin y el ambiente social. Apertura de los nuevos negocios. Revisin de las funciones. La tercerizacin y el ambiente poltico. La tercerizacin y el ambiente jurdico legal.

HISTORIA.

La traduccin al castellano del neologismo ingls outsourcing viene a ser la externalizacin de determinadas reas funcionales (no slo las informticas). Por tanto, aplicado con carcter general, no es un concepto nuevo puesto que responde al acto mediante el cual una organizacin contrata a un tercero para que realice un trabajo en el que est especializado, con los objetivos de reducir costos y / o evitar a la organizacin la adquisicin de una infraestructura propia que le permita la correcta ejecucin del trabajo. El Outsourcing es una prctica que data desde el inicio de la Era Moderna. Este concepto no es nuevo en Latinoamrica, ya que muchas compaas competitivas lo realizan como una estrategia de negocio. Delegar responsabilidades y compromisos que no son inherentes a la esencia del negocio ha sido una constante en las organizaciones. Al comienzo de la era post - industrial se inicia la competencia en los mercados globales, y es entonces cuando las empresas deciden que otros asuman responsabilidades, porque no pareca suficiente su capacidad de servicios para acompaar las estrategias de crecimiento. Hoy en da se habla de volver al inicio y retomar estos conceptos bajo el nombre de Reingeniera de Procesos. La realidad es que siempre se ha hecho outsourcing, pero con una concepcin probablemente equivocada. Hay que tratar de sacar el mejor provecho posible a un programa de esta ndole y darle valor agregado para obtener una solucin efectiva a los procesos empresariales. A pesar de no ser una prctica comn entre las empresas latinoamericanas, en pases como Venezuela, que ha experimentado una crisis econmica muy fuerte y que ahora estn viviendo cambios radicales debido a las presiones socio econmicas ello han formado una plataforma de lanzamiento para que este tipo de servicios externos se llevara a cabo, dado que para muchas compaas el

reducir costos e incrementar la productividad se convirti en la diferencia entre el xito y el fracaso. De hecho, varias empresas que brindaban este servicio lograron la eficiencia sin tener que pasar por algunas etapas, ya que la crisis ayud en el sentido de que no haba otra forma de adaptarse a lo que el mercado y los clientes necesitaban.

QU ES EL OUTSOURCING?

DEFINICioN:

Outsourcing o Tercerizacin (tambin llamada subcontratacin) es una tcnica innovadora de administracin, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentracin de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Esta tcnica se fundamenta en un proceso de gestin que implica cambios estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnologa cuyo objetivo es obtener mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energa de la empresa en la actividad principal. Tambin podemos definirlo como la subcontratacin de servicios que busca agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que les es propio.

LA APLICACIN: Esta tercerizacin responde perfectamente al aforismo popular zapatero a tus zapatos, se ha venido bajo la denominacin outsourcing, que significa en la prctica encontrar nuevos proveedores y nuevas formas de asegurar la entrega de materias primas, artculos, componentes y servicios.

El Outsourcing es la accin de acudir a una agencia exterior para operar una funcin que anteriormente se realizaba dentro de la compaa, la cual en definitiva contrata un servicio o producto final sin que tenga responsabilidad alguna en la administracin o manejo de la prestacin del servicio, la cual acta con plena autonoma e independencia para atender diversos usuarios. La tercerizacin implica tambin fomento para la apertura de nuevas empresas con oportunidades de oferta de mano de obra, restringiendo de cierto modo el impacto social.

LA IMPORTANCIA:

La importancia de la tercerizacin radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compaa en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reduccin de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayora de los casos, una reduccin de costos y de personal, as como una potencializacin de los talentos humanos.

3. CONCEPTOS Y FUNCIONALIDADES BSICAS.

Contrato: Es un documento de carcter legal que recoge el alcance y caractersticas del servicio de outsourcing. El contrato de outsourcing debe definir los siguientes aspectos: - Su duracin. - Las condiciones de la cesin de los activos (tanto econmicas como de otro tipo) referidos al momento inicial del acuerdo entre la Administracin y el contratista. - Las condiciones de la gestin de los SI a llevar a cabo durante el contrato (nivel de servicio).

- Las condiciones de recuperacin de la gestin de los SI una vez finalizado el contrato. - La propiedad intelectual, especialmente si se traspasa al proveedor la responsabilidad del desarrollo de aplicaciones. - Las condiciones previstas para la resolucin del contrato con anterioridad a la fecha de su finalizacin prevista.

Nivel de servicio:

El nivel de servicio define el mbito de aplicacin del servicio (operacin, mantenimiento, desarrollo, etc.), para sistemas de informacin concretos y la forma exacta de llevarlo a cabo. Es uno de los puntos ms importantes de un contrato de outsourcing y debe ser fcilmente medible. Para el establecimiento del nivel de servicio suele ser usual la realizacin conjunta, entre la organizacin contratante y la empresa de outsourcing, de las siguientes actividades: - Anlisis de viabilidad que defina el mbito de aplicacin. - Anlisis detallado que determine minuciosamente todos y cada uno de los compromisos concretos que van a ser contrados por ambas partes. Activos: Es el conjunto de recursos informticos que son propiedad de la organizacin contratante y que son susceptibles de ser traspasados a la empresa que proporciona el servicio de outsourcing e incluso posteriormente ser recuperados. Estos activos pueden clasificarse en: - Fsicos: corresponden al equipamiento fsico de la organizacin. - Lgicos: corresponden al equipamiento lgico bsico. - De aplicacin: corresponden al aplicativo existente, tanto a medida como de carcter comercial. - Informacin: corresponden a los datos contenidos en los SI. - Humanos: corresponden a transferencia de personal, los cuales quedan fuera del alcance de esta gua.

Transformacin de costos: Bajo este concepto se engloba comnmente el hecho de que el outsourcing modifica los conceptos contables relacionados con la gestin informtica. Se transforman los costos del recurso en costos del servicio, los costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Esto es posible, entre otras razones, gracias a: - La fragmentacin del servicio en unidades bsicas (nmina, transaccin, informe, etc.). - La tarificacin independiente y fija de cada una de estas unidades. - El pago del servicio de acuerdo con la prestacin real del mismo basada en las unidades realizadas. Plan de pagos: Dadas las peculiaridades del servicio de outsourcing, el plan de pagos establece la forma en que se remunerar el servicio (mensual, cuando se cumplan determinados hitos, etc.), teniendo en cuenta que cada pago podr tener una componente de costo de carcter fijo y otra variable, en funcin del nivel de servicio. As, en los contratos se puede establecer los siguientes tipos de pagos: - Precio fijo. - Precio variable, por unidad de uso. - Precio mixto (parte fija y parte variable). Salidas programadas: El contrato de outsourcing debe prever los mecanismos necesarios para que a la terminacin del mismo sea posible la transferencia de activos y del servicio. Este concepto est relacionado con la terminacin del contrato, puesto que define: - Los momentos especficos de tiempo (a un ao de la firma, a dos, etc.) en los que se podr dar ste por finalizado. - La posibilidad de cancelacin anticipada del contrato con su correspondiente compensacin econmica. - Los plazos de preaviso de resolucin anticipada del servicio.

- Estas salidas programadas debern quedar reflejadas dentro de alguna de las clusulas del contrato. Gestin de instalaciones: Es el servicio que tiene como objetivo realizar las tareas propias de un Centro de Proceso de Datos (CPD) de una organizacin, consistentes bsicamente en: - Operacin de SI. - Gestin de redes. - Soporte tcnico. Este servicio puede proporcionarse va remota desde las instalaciones de la empresa contratada o en las propias de la organizacin contratante y los recursos a utilizar pueden pertenecer a la empresa contratada, a la organizacin contratante o al suministrador del equipo lgico o fsico que se utilice. El concepto de gestin de instalaciones se confunde generalmente con el de outsourcing aunque ste ltimo es ms amplio y lo engloba. Gestin de sistemas: Es un servicio de mayor alcance que el de gestin de instalaciones consistente en: - Operacin de SI. - Gestin de redes. - Soporte tcnico. - Mantenimiento de aplicaciones. Integracin de sistemas: Es un servicio que contempla el desarrollo y puesta en marcha de las aplicaciones de una organizacin y cuyo alcance incluye todas las tareas relacionadas con un proyecto de desarrollo de SI: - Diseo. - Codificacin. - Pruebas. - Formacin de usuarios. - Implantacin de SI. - Este servicio, por sus peculiaridades especficas, es ms difcil de definir y dimensionar que los dos anteriores.

Right-sourcing:

Este trmino se utiliza para definir la solucin ptima en la eleccin de la empresa a la que se cede el servicio de outsourcing. Como el outsourcing incluye servicios muy diferentes, la eleccin ptima posiblemente supondra no adjudicar el contrato a una nica empresa sino a varias, de modo que cada una efectuase la parte del servicio para la que fuera ms efectiva. Sin embargo, en la prctica no suele hacerse de esta manera, sino que se decide adjudicar el contrato a una nica empresa. In-house: Este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la organizacin contratante del servicio. Off-site:

A diferencia del anterior, este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que presta este servicio. Co-sourcing: Algunos expertos predicen que las empresas que mayores beneficios obtendrn en el ao 2000 con el negocio del outsourcing sern aquellas que ofrezcan algn valor aadido a sus clientes. Muestra de esto puede considerarse una modalidad de "externalizacin" surgida recientemente, denominada co-sourcing, que responde a una evolucin ms del mencionado servicio. Con ello, lo que se pretende es que la empresa prestadora del servicio comparta riesgos con aquella que la contrat. Out-tasking:

Una modalidad de outsourcing ms focalizada hacia tareas especficas. As pues, se observa cmo, en algunos casos, el outsourcing transita hacia: - Contratos de escala reducida. - Se confan menos funciones a la empresa proveedora del servicio. - Los servicios estn ms especializados.

4. CARACTERSTICAS.

4.1. RELATIVAS AL CONTRATO ENTRE LAS PARTES.

Su elaboracin es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no slo del nivel de servicio actual sino tambin del nivel de servicio futuro. Suele tener una duracin de varios aos. En el sector privado tiene una duracin no menor a 5 7 aos, siendo habitual un perodo de 10 aos. Uno de los aspectos ms importantes del contrato es la definicin de su resolucin (finalizacin), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, as como los perodos de preaviso en caso de reversin del

servicio. Junto con los conceptos financieros, a lo largo de todo el proceso de evaluacin se deben establecer criterios de transferencia de personal (para el caso de que existan). El alcance del contrato es a la medida, es decir, podr ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes. Debe ser flexible para que la Administracin pueda cambiar los requisitos del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que un contrato de outsourcing se firma para que sea vlido durante aos, los requisitos de tecnologa estn en constante evolucin.

4.2. RELATIVAS A LA EMPRESA DE OUTSOURCING.

Es una decisin estratgica para la organizacin, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing. Permite el acceso a nuevas tecnologas y centrarse en la realizacin de actividades de mayor valor para la organizacin. Permite a la organizacin alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnolgico o en formacin del personal informtico propio. Transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operacin y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura. Adquiere un compromiso muy importante con la organizacin que la contrata, puesto que de ella depender que se proporcione un adecuado nivel de servicio. El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organizacin, as como al entorno tecnolgico.

5. OBJETIVOS DEL OUTSOURCING

Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratacin de un servicio de outsourcing son los siguientes: - Optimizacin y adecuacin de los costos relacionados con la gestin, en funcin de las necesidades reales. - Eliminacin de riesgos por obsolescencia tecnolgica. - Concentracin en la propia actividad de la organizacin.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS BENEFICIOS DE OUTSOURCING A continuacin se agruparan en tres grandes categoras algunos beneficios de outsourcing. Beneficios econmicos Disminucin de costos, porque la empresa evita la creacin de estructuras administrativas con capacidad ociosa improductiva Transforma costos fijos en variables, es decir, la empresa paga solo por lo que se usa. Mejora la utilizacin de los recursos, logrando de esta forma un mejor nivel de productividad y eficiencia. Beneficios estratgicos Permite al cliente enfocarse en actividades estratgicas indispensables para el desarrollo y crecimiento de su negocio. Sin preucuparse por las tareas operativas, administrativas recurentes. En otras palabras: zapatero a sus zapatos. Acceso permanente a especialistas en las distintas materias.. Acceso a procedimientos administrativos probados y a mejores tecnologas, difciles de obtener en un departamento interno. Beneficios cualitativos

 Solucin rpida de problemas. Al contar con una vasta experiencia y personal entrenado, los mismos son mas fciles de detectar y corregir. No existe la resistencia al cambio. Evita la dependencia del personal clave y disminuye riesgos operativos. DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING:

Existen algunas desventajas del outsourcing que deberan colocarse a la balanza al momento de tomar una decisin. Podra ocurrir que ud. Pierda el control sobre algunas actividades de la empresa y pase a perder de prioridades de terceros. Por su parte el traspaso de transformacin a terceros podra originar conflictos de confidencialidad. Por ltimo, en algunas ocasiones lo que pareca ser un beneficio econmico, no es tal y puede ocurrir que los costos de outsourcing sean ms elevados que si los hace uno con personal propio. Este es el espejo de los proyectos de outsourcing y consiste en evaluar desde el punto de vista econmico estratgico la conveniencia de internalizar algunas actividades que las esta realizando OTRA EMPRESA. entonces que conviene: terccerizar o internalizar?

Como siempre existe una respuesta nica a esta pregunta: DEPENDE Por ejemplo si ud. Es propietario de una empresa es demasiado costoso y arriesgado comprar una flota propia de camiones par la destribucion de sus

productos. En el otro extremo tiene una gran empresa como mercados estables , podra ser ms econmico la distribucin con la flota propia . Pero no depender solo del tamao de su empresa una decisin u otra, sino de la conjugacin de todos los factores mencionados: Costos, productividad, focalizacin, estrategia, capacidad ociosa, confidencialidad, etc.

No obstante , se puede tercer izar, por ejemplo , el departamento administrativo, contable de una empresa; proveyendo al dueo de la misma una sensacin de control y seguridad, sabiendo que la informacin est siendo procesada y revisada por un equipo profesional de confianza.

6. FACTORES CONDICIONALES PARA LA TERCERIZACIN.

Podemos considerar, de una forma amplia y general, una serie de factores que condicionan la implantacin de la tercerizacin en las empresas:

6.1. LA TERCERIZACIN Y EL AMBIENTE ESTRATGICO.

La necesidad natural de un conocimiento amplio por parte de los funcionarios sobre el nuevo sistema de gestin implica la difusin en toda la organizacin de la

estrategia, visin, misin, objetivos y metas de la empresa para lo correcta aplicacin del proceso de tercerizacin. Igualmente, se deben revisar los objetivos, polticas y directrices para que la empresa, en caso de conflicto, se encuentre apta para establecer una relacin de confianza entre todos los niveles jerrquicos y puestos de trabajo.

6.2. LA TERCERIZACIN Y EL AMBIENTE ORGANIZACIONAL.

Debido a los cambios en la estructura funcional se producen alteraciones significativas del espacio fsico que ocupa la organizacin, variaciones en la actividad funcional y en la delegacin de autoridad y cambios en los organigramas departamentales y en el general. Por lo expuesto, se producen tambin alteraciones en las normas, sistemas y mtodos operacionales, los cuales debern ser revisados frecuentemente para soportar los cambios que produce la tercerizacin. Consecuentemente la organizacin se ver inmersa en un proceso de adaptacin al nuevo de control interno de los sistemas de informacin gerencial, a travs de un mayor soporte y calificacin de datos para la toma de decisiones.

6.3. LA TERCERIZACIN Y EL AMBIENTE ECONMICO.

Bajo esta perspectiva, la tercerizacin requiere una adaptacin de la estructura de costos internos a este nuevo sistema definiendo sus situaciones a un nivel contable y operacional. As, los datos obtenidos a travs del sistema de costos de las actividades tercerizadas en relacin con los costos de las actividades internas. A partir de la implantacin de la tercerizacin, se necesita de una revisin continua de los costos de los procesos de produccin, de distribucin, comercializacin y, en general, de los costos de muchas actividades administrativas internas, pues repercuten directamente en la estructura administrativa - operacional de la

empresa. De igual manera, debe existir un ambiente encaminado a la revisin de los precios y tarifas de los productos o servicios de la organizacin, considerando la participacin e influencia, directa o indirecta, de las actividades tercerizadas para la determinacin final de los mismos. En muchos casos, dependiendo de las reas tercerizadas y segn la flexibilidad de manejo implantado en las mismas, puede existir variaciones significativas en la planificacin del nivel de inversiones en activos por parte de la empresa o en la planificacin del rendimiento de los activos existentes. 6.4. LA TERCERIZACIN Y EL AMBIENTE SOCIAL.

Las circunstancias especiales del momento poltico y social nos llevan a hablar sobre el empleo. Este tpico se debe analizar tomando en cuenta dos aspectos:

6.4.1. APERTURA DE LOS NUEVOS NEGOCIOS

En este sentido, los ejemplos internacionales de la tercerizacin, algunos de los cuales sern expuestos ms adelante, nos llevan a pensar en la formacin rpida de nuevas empresas en varios segmentos del mercado en el sector de los servicios.

REVISIN DE LAS FUNCIONES

Con la implantacin de la tercerizacin, la transformacin de las estructuras funcionales es inevitable en las empresas. Le corresponde a la alta gerencia, partiendo de la visin estratgica, delimitar las consecuencias internas de este proceso, abordando: El aspecto social de los despidos cuando ocurren, procurando facilitar el proceso junto a los funcionarios, e intentando siempre y en la medida de lo posible, a travs de negociaciones con el proveedor de los servicios que ser contratado, el acogimiento, en una forma parcial o total, de estos funcionarios que se convertirn en colaboradores de la nueva empresa.

El movimiento interno funcional ensear al administrador la posibilidad de aprovechar la mano de obra disponible en las reas tercerizadas. Esta situacin se facilita, ya que, los ex empleados conocen la empresa, su cultura y filosofa. Este enfoque es extremadamente importante pues, con la implementacin de la tercerizacin, la tendencia empresarial es despedir empleados, lo cual en un determinado momento hace que la empresa por el nfasis en las reas que componen las actividades principales del negocio.

6.5. LA TERCERIZACIN Y EL AMBIENTE POLTICO

El gobierno Venezolano, ya sea municipal o estatal, podra considerar a la tercerizacin como una forma adecuada de proceder en la relacin con los cambios estratgicos y operacionales en los organismos pblicos. Podemos decir que los programas de estabilizacin de la economa, la privatizacin de empresas estatales, la apertura de la economa y la disminucin de la burocracia reflejan intenciones del estado que pueden tener resultados favorables a travs de la tercerizacin.

6.6. LA TERCERIZACIN Y EL AMBIENTE JURDICO LEGAL

En Venezuela no existe ley que prohba o regule la aplicacin de la tercerizacin, sin embargo, por las leyes sobre estabilidad laboral puede tener obstculos la tercerizacin, debido al costo que implica despedir a los empleados de las reas que se pretende terceriza.

CONCLUSIN Es una tcnica gerencial, que tambin es el uso estratgico de los recursos externos de la empresa para llevar a cabo las tareas que tradicionalmente se ejecutaban con recursos internos.