INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE CHAMPOTN INGENIERIA EN ADMINISTRACIN TALLER DE ADMINISTRACIN I

INVESTIGACION DOCUMENTAL PROCESO ADMINISTRATIVO

5ta UNIDAD
DOCENTE: SANTOS DE LA CRUZ XOOL MAY

INTEGRANTES: IBARRA GONZALEZ MILAGROS SANABRIA AVONCE CECILIA NAH MORALES TANAYRI

14/12/2011

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE CHAMPOTN INGENIERIA EN ADMINISTRACIN TALLER DE ADMINISTRACIN I

INVESTIGACION DOCUMENTAL PROCESO ADMINISTRATIVO

5ta UNIDAD

DOCENTE: SANTOS DE LA CRUZ XOOL MAY

INTEGRANTES: IBARRA GONZALEZ MILAGROS SANABRIA AVONCE CECILIA NAH MORALES TANAYRI

14/12/2011

DEDICATORIA Esta investigacin nos ayudo a conocer la jungla del proceso administrativo ya que es parte esencial de nuestra carrera.

Por un buen inicio de nuestra licenciatura. Ibarra Gonzlez Milagros, Nah Morales Tanayri y Sanabria Avonce Cecilia

CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................ 6

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......... 7

DEFINICIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................... 9

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ................................... 11

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ................................................ 12

ENFOQUE SISTEMICO DEL PROSESO ADMINISTRATIVO...................... 14

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ............................................................... 16 Planeacin................................................................................................. 17 Organizacin ............................................................................................. 18 Direccin ................................................................................................... 19 Control ....................................................................................................... 19

BIBLIOGRAFA ............................................................................................. 21

NOTAS ......................................................................................................... 22

INTRODUCCION Esta investigacin fue realizada para tener un conocimiento previo del proceso administrativo en la asignatura Taller de Administracin I ya que en el siguiente curso se llevara la misma asignatura y veremos ms afondo este tema. Adems de reforzar nuestros conocimientos sobre la Administracin y sus etapas.

Como inicio tenemos los antecedentes del proceso administrativo donde se encontrar el enfoque de autores a travs de sus teoras y la evolucin que han tenido a lo largo del tiempo; se da una breve definicin e importancia explicando cmo est conformado y mostrando alguna de sus ventajas del, porque es importe en una empresa o mejor dicho indispensable. Se analizan las fases que lo constituyen las cuales son: Planeacin, Organizacin, Direccin y control. Se abarca el enfoque sistmico as como las funciones administrativas.

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El administrador para llevar a cabo una buena administracin necesita cumplir con una serie de acciones llamado Proceso Administrativo. Uno de los principales impulsores de este precepto fue Enrique Fayol, quien explico que el proceso consista de cinco reglas previsin, organizacin, mando, coordinacin y control. No son nicas pues se han modificado estas fases, la mayora coincide que en toda administracin se debe tener control1. (Rodrguez, 2006). Las cinco reglas que Fayol pblico en su libro Administration Industrielle et Generale, tienen similitudes con las cuatro funciones administrativas de hoy (planeacin, organizacin, direccin y control).Estn definidas de la siguiente manera: Planeacin: establecer las acciones que se realizaran en el futuro. Organizacin: obtener y repartir los recursos para llevar a cabo las acciones. Direccin: Dirigir, escoger y valorar a los trabajadores con el fin de lograr el mejor trabajo para el logro del objetivo Coordinacin: juntar todos los esfuerzos y asegurar que se comparta la informacin y se resuelvan los problemas que se vallan presentando conforme se desarrollan las acciones. Control: vigilar que las acciones sucedan de la forma establecida en el plan y en caso de no ser as corregirlo.

Hernandez R. S.(2006), Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 70-71

Y termino por conjuntar principios como el principio de la cadena de mando escalonada, principio de la unidad de mando y el principio de la unidad de direccin; que dicen que cada persona debe de comunicarse con su jefe o lder de ms alto mando aunque su puesto sea el ms bajo de la empresa2 con lo que se concluye el todo del actuar administrativo.

Schermerhorn, Jonh R. J., (2007) Administracin, Limusa S.A. de C.V. Mxico Pg. 74-75.

DEFINICIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es una metodologa fundamental para la aplicacin de la administracin. Independientemente de que est forme parte de la escuela del proceso administrativo, es una herramienta indispensable en torno a la cual se pueden aplicar los dems enfoques o escuelas

administrativas; su importancia es similar a la de las operaciones bsicas de la aritmtica; sin stas no es posible realizar otras operaciones matemticas. Igualmente, las etapas del proceso administrativo son bsicas para aplicar cualquier estilo o escuela de administracin3. (Mnch, 2007) Es la herramienta fundamental del administrador desde que Henri Fayol lo desarrollo. Actualmente, los tratadistas estructuraran de varias formas, la mayora de ellos por medio de la planificacin, la organizacin, la direccin y el control de la empresa para alcanzar los objetivos de la misma. Otros incluyen la prevencin e integracin, como lo hizo Agustn Reyes Ponce, destacando autor mexicano4. (Hernndez, 2007) Continuando con su importancia permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organizacin, y consiste en estudiar la administracin como un proceso integrado por varias etapas. Cada una responde a 6 preguntas fundamentales: Qu? Para qu? Cmo? Con quin? Cundo? Y Dnde?; interrogantes que siempre deben planearse durante el ejercicio de la administracin, y que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina.

Mnch. ADMINISTRACION: Escuelas, proceso administrador, reas funcionales y desarrollo emprendedor. Mxico : Prentice Hall, 2007 pg. 36-37
4

Hernndez .R. S. (2007) Administracin: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pg.195.

Para comprender mejor el proceso administrativo, comencemos por definir el concepto de proceso. secuencia sistematizada de actividades para alcanzar un fin5(Hernndez, 2007) Esto nos permite concluir de manera personal que el proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin.

Hernndez R. S. (2007) Administracin: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw- Hill editores S.A de C.V. Pg. 195

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IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

En el proceso administrativo se aplican tcnicas, principios, y mtodos para lograr la eficiencia y eficacia es por ello que es muy importante para tener una buena administracin. . Empieza por visualizar en una empresa, cualquiera que sea su naturaleza (pblica, privada, de asistencia social, de actividad poltica, etctera), y nos da las guas de cmo planearla, organizarla, dirigirla y controlarla, incluyendo los pasos para conseguir el equipo humano necesario para su administracin6. (Hernndez, 2007) Les mostramos algunas de las ventajas del porque es importante el proceso administrativo del libro de (Hernndez, 2007): a) Es una gua prctica y metodolgica para la generacin de empresas. b) Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas, adems de establecer un sistema de seleccin de individuos acorde con las necesidades de la empresa. c) Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividido en departamentos y jerarquas conformo a las necesidades los recursos de las empresas. d) Permitir el desarrollo de capacidades y competencias laborales. e) Facilita la direccin, al darle estrategia y control a quien la conduce. f) Facilita el anlisis de problema para su solucin. g) Da las bases para aplicar el mtodo cientfico para el mejoramiento de la empresa o su replanteamiento. h) Es un instrumento importante de reorganizacin de la empresa.

Hernndez R. S (2007) Administracin: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pg.194- 195

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FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin es la primera fase adems de que es base de todas las dems, y para empezar con un proceso administrativo eficaz debemos tener una buena planeacin. En si planear es fijar los objetivos que se quieren lograr y cul es la mejor forma en que se pueden lograr. Esta es de suma importancia ya que nos permite visualizar el futuro de la empresa y tomar las mejores decisiones antes de que ocurran acontecimientos inesperados.7(Hernndez, 2006) Las acciones planeadas se clasifican de acuerdo al tiempo que se llevaran a cabo ya sea de corto plazo (menos de 1 ao), de mediano plazo (de 1 a 5 aos) y largo plazo (de 5 aos en adelante)8(Bustos, 2003) Organizacin es la etapa donde se reparten las obligaciones o responsabilidades entre los integrantes de la empresa. Desde el lder hasta la persona de ms bajo rango tienen sus obligaciones para cumplir el objetivo que fue planeado. Los organigramas de las empresas muestran los grados de responsabilidad de cada una de las personas que componen la organizacin.9(Hernndez, 2007) Dirigir es tomar decisiones, vigilar que cada persona realice su actividad pero no es dar rdenes, sino motivar para que se realicen con entusiasmo, invitar a los involucrados para que participen en la toma de decisiones. Tambin un factor motivante es el que se reconozcan cuando las

Hernandez R. S.(2006) Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 136146

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BUSTOS F. E., Proceso administrativo, (2003) www.angelfire.com/ak6/proceso_escom/unidad_2.pdf,, pp.25. 9 Hernandez R. S. (2007) Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 202

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tareas o acciones se realizan con xito as al momento de que se asignen nuevas tareas se pondr ms empeo al realizar estas.10 Control es la cuarta fase del proceso administrativo que consiste en comprobar que los resultados obtenidos sean los esperados. Existen varios tipos de controles preventivos, que son los que se realizan antes de que se empiece a llevar a cabo una accin; los controles concurrentes, son los que al momento de que se est realizando la actividad corrigen el curso de esta para que salga bien; los controles de retroalimentacin, son los que se toman cuando la actividad ya se a terminado; el control extrnseco, es el que se encarga de supervisar al personal y su forma de llevar a cabo los procesos administrativos y los intrnsecos, es cuando las personas toman el control de sus responsabilidades en su puesto de trabajo y se esfuerzan por hacerlo lo mejor posible. Los sistemas de control utilizados en la administracin son: de compensacin y prestaciones, la disciplina y los controles de informacin financiera.11

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Wordpress.com.(2007), Los cuatros pasos fundamentales en todo proceso administrativo ver http://mercadosunidos.wordpress.com/2007/08/29/los-cuatro-pasos-fundamentales-delproceso-administrativo/ 2007. 11 Hernandez R. S. (2006), Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 196

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ENFOQUE SISTEMICO DEL PROSESO ADMINISTRATIVO

Como todos sabemos en la administracin se utiliza un proceso, l cual se tiene que seguir para alcanzar las metas pero de la misma forma se puede decir que su modo de operacin es sistmico porque es parte de un gran sistema ya que no solo se debe tomar en cuenta el ambiente interno de la empresa, sino tambin el ambiente externo que es muy importante cuando se interacciones con la empresa12. (Koontz, Weihrich & Cannice, 2008)

El Proceso Administrativo es sistmico ya que en un momento dado todas sus etapas actan simultneamente. Es como el funcionamiento del cuerpo humano; en l operan todos los subsistemas a la vez: respiramos y vemos, mientras el corazn trabaja junto con el sistema digestivo, etctera. En caso de la administracin el director de una empresa regularmente est controlando, visualizando (previendo) o planeando conforme lo requiera el problema o el trabajo en turno.

Todo sistema, a la vez, cuenta con un subsistema de control y/o retroalimentacin13. (Hernndez, 2007). Esto se puede ver cuando se aplican las funciones de planear, organizar, dirigir y controlar que indican la

transformacin de insumos en productos o servicios.

Para concluir obsrvese la siguiente figura en la que se ve como operaran las empresas.

12

Koontz H., Weihrich H. & Cannice M. (2008). Administracin: Una perspectiva global y empresarial 13 Edicin New York: McGraw-Hill Companies. Pg.26. 13 Hernndez R .S. (2007) Administracin: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pg.196.

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PROCESO DE TRANSFORMACION

Insumos Planeacin

AMBIENTE EXTERNO

Revitalizacin del sistema

Organizacin

Integracin de personal

Direccin

Control

Productos

Figura 1. Enfoque sistmico. (Koontz, Weihrich & Cannice, 2008)

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Las funciones administrativas o mejor conocidas como funciones del administrador no son ms que los elementos de la Administracin que constituyen el llamado proceso administrativo en accin del ya mencionado anteriormente el cual tiene diferentes enfoque dados por cada autor en sus teoras, pero tomaremos en cuenta las ms actualizada las cuales son: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar14. (Koontz, Weihrich & Cannice, 2008)
PLANEACION ORGANIZACIN INTEGRACION DIRECCIN CONTROL

ADMINISTRACION

SUBORDINADOS

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Figura2. Funciones Administrativas. En la figura 2 podemos ver el esquema de las funciones administrativas en una empresa y como estn organizadas.

PLANEACIN

ORGANIZACIN

DIRECCIN

CONTROL

Figura 3. Funciones de un Administrador en forma de proceso. Aqu ya marcamos las funciones de los administradores como un proceso el cual se lleva a cabo con el fin de administrar una empresa adecuadamente el cual ocasiona el ciclo administrativo.

14

Koontz H., Weihrich H. & Cannice M., (2008 ) Administracin: Una perspectiva global y empresarial 13 Edicin New York: McGraw-Hill Companies. Pg.4,5

16

Planeacin

Control

CICLO ADMINISTRATIVO

Organizacin

Direccin

Figura 4.Funciones administrativas como un ciclo administrativo. Como se puede observar las funciones administrativas o del administrador conforman un ciclo administrativo el cual no termina si no que se retroalimenta para realizar correcciones o ajustes necesarios para la empresa. Las funciones administrativas consideradas como un todo, conforman el proceso administrativo. Cuando se consideran aisladamente, planeacin, organizacin, direccin, y control son funciones administrativas; cuando se piensan en su enfoque global para alcanzar objetivos, forman el proceso administrativo, el cual est determinado por el conjunto de las funciones administrativas. A continuacin describimos las funciones administrativas:

Planeacin: Funcin en la que se determinan anticipadamente los objetivos, misiones15(Koontz, Weihrich & Cannice, 2008) y la manera para llevarlos a cabo como el curso ms adecuado para alcanzarlos adems que est compuesta por una serie de estrategias y polticas. Esta funcin es muy
15

Koontz H., Weihrich H. & Cannice M. (2008). Administracin: Una perspectiva global y empresarial 13 Edicin New York: McGraw-Hill Companies. Pg.30

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importante ya que le da sentido y direccin a nuestros objetivos ya que es vital para la toma de decisiones. "Planeacin es: Fijar cursos de accin a seguirse, estableciendo principios que los orienten. Fijar la secuela de operaciones para realizarlos, determinar los tiempos y nmeros necesarios para la realizacin, Reyes Ponce. (Hernndez, 2007)16 Existen diferentes niveles de planeacin los cuales son: a. Planeacin estratgica. b. Planeacin tctica. c. Planeacin operacional. Tambin existen diferentes tipos de planes que pueden ser estratgicos, tcticos u operacionales segn su amplitud a cubrir: 1. Procedimientos. 2. Presupuestos. 3. Programas o programaciones. 4. Reglas. La planeacin es como realizar las cosas para tener un buen trabajo, as como tomar por anticipado decisiones adecuadas.

Organizacin: Esta funcin nos sirve para designar tareas o roles a un grupo de personas con la finalidad de realizar un trabajo en menor tiempo y con mayor productividad que con ello se alcanzaran los objetivos ya designados. Adems que nos sirve para evitar confusiones y conflictos en las actividades. La organizacin consta de tres niveles: a. Organizacin a nivel global. b. Organizacin a nivel de departamentos. c. Organizacin a nivel de tareas y operaciones.

16

Hernndez S.R. (2007) Administracin: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pg.257

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Es la organizacin que enfoca cada tarea o actividad u operacin, especficamente, es el denominado diseo de cargos o tareas, se hace por medio de la descripcin y anlisis de puestos.

Direccin: Es la funcin administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organizacin y sus respectivos subordinados. Ya que es la puesta en marcha de la empresa en donde los empleados necesitan que los guen y motiven para el desarrollo de sus funciones o cargos. a. Direccin a Nivel global. b. Direccin a Nivel de departamento. c. Direccin a Nivel individual.

Control: Aqu podemos medir el desempeo tanto individual como organizacional de los planes para as realizar alguna correccin si es necesario, adems nos damos cuenta si en realidad los objetivos se estn cumpliendo como se deseaba. A continuacin unas breves definiciones de algunos autores: Para Freeman Stoner, control es un "proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas". Por su parte, los hermanos McHugh lo definieron como una "funcin que consiste en determinar si la organizacin avanza o no hacia sus metas y objetivos y en tomar medidas correctivas en caso negativo"; y Reyes Ponce, como un "establecimiento de sistemas que permiten medir resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes"17.(Hernndez, 2007)

17

Hernndez S. R. (2007) Administracin: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pg.344,345

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Existe un proceso en el control el cual se lleva a cabo: a. Establecimiento de estndares. b. Medicin del desempeo. c. Correccin de desviaciones. Como la planeacin abre el proceso administrativo, el control sirve de cierre. Al igual que en la planeacin, la cobertura puede hacerse a nivel global, departamental y operacional, dentro de los planes estratgico, tcnico y operacional.

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BIBLIOGRAFA

Harold K., H. &. (2008). Administracion: Una perspectiva global y empresarial. New York: Mcgraw- Hill Companies. Hernandez, S. R. (2007). Administracin: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: Mcgraw-Hill Interamericana. Jonh R. Schermerhorn, J. (2006). Administracin. Mxico: Limusa S.A. DE C.V. M.C Bustos, F. E. (2003). Angelfire.com. Recuperado el 8 de Diciembre de 2011, de Angelfire.com: www.angelfire.com/ak6/proceso_escom/unidad_2.pdf Mnch. (2007). Administracin: Escuelas, procesos administrativos, areas funcionales y desarrollo emprendedor. Mexico: Prentice Hall. Hernandez R. S. (2006). Introduccion a la administraccion. Mxico: Mc Graw Hill. Wordpress. (29 de agosto de 2007). Wordpress.com. Recuperado el 8 de diciembre de 2011, de wordpress.com: http://mercadosunidos.wordpress.com/2007/08/29/los-cuatro-pasosfundamentales-del-proceso-administrativo/

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NOTAS

Durante el tiempo que elaboramos esta investigacin nos amplio la visin sobre nuestra carrera y los alcances de la misma, esperemos que te sirva como punto de partida y durante el uso que le des lo puedas enriquecer con tus opiniones o criticas buscando mejorar nuestra contribucin.

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