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ADQUISICIONES INFORMTICAS
INDICE I. OBJETIVO II. METODOLOGIA III. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION Y PLAN DE LA TECNOLOGIA IV. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS 4.1 Niveles de Requerimientos 4.2 Nivel Institucional 4.3 Nivel rea Usuaria 4.3.1 Hardware (equipamiento) 4.3.2 Software V. ESTUDIO DE COSTOS VI. MODALIDADES DE ADQUISICION 6.1 Equipos 6.1.1 Compra 6.1.2 Leassing 6.1.3 Alquiler 6.2 Software 6.2.1 Desarrollo dentro de la propia Institucin 6.2.2 Desarrollo por Empresa Externa 6.2.3 Adquisicin de Licencia de Uso 6.2.3 Alquiler de Licencia de Uso 6.2.5 Proporcionado en Uso Libro 6.3 Servicios 6.3.1 Desarrollo de Sistemas 6.3.2 Implantacin de Sistemas 6.3.3 Administracin de Sistemas 6.3.4 Procesamiento de Datos 6.3.5 Soporte de Computo 6.3.6 Mantenimiento de Equipos de Computo 6.3.7 Mantenimiento de Software 6.3.8 Instalacin de Redes y Comunicaciones 6.3.9 Servicios Varios VII. PRESUPUESTO VIII. CONFECCION DE ESPECIFICACIONES TECNICAS Y TERMINOS DE REFERENCIA IX. PARTICIPACION TECNICA EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE ADQUISICION X. EVALUACION TECNICA DE ALTERNATIVAS 10.1 Evaluacin por Documentacin Tcnica 10.2 Evaluacin por Pruebas de Equipos 10.3 Evaluacin Tcnica de Software Aplicativo XI. RECOMENDACIONES TECNICAS DE ADQUISICION XII. IMPLANTACION DE LA AMPLIACION

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I.

OBJETIVO Dar recomendaciones para que las ampliaciones de la infraestructura informtica de las Entidades de la Administracin Pblica, se efecten de acuerdo a las necesidades reales de la Institucin, y se adquiera la m s avanzada tecnologa bajo las mejores condiciones. Al Profesional de Sistemas, ante la variedad de tamaos y tipos de recursos de cmputo disponible en el mercado, le es dificultoso seleccionar y recomendar hardware, software o servicios. Este documento analiza las consideraciones que se deben tener en cuenta al adquirir recursos de cmputo y da lineamientos para que la evaluacin y seleccin sea un proceso sistemtico donde se tenga en cuenta tanto el recurso, como la alternativa de adquisicin. El presente documento no slo podr ser de utilidad para los profesionales que laboran en las Oficinas de Informtica, sino tambin para aquellos que pertenecen a las Oficinas Administrativas y a las reas Usuarias, los que tambin deben tener conocimiento sobre aspectos tcnicos-administrativos de las ampliaciones de la infraestructura Informtica.

II.

METODOLOGIA Se recomienda seguir una secuencia ordenada en el proceso de Ampliacin, el cual ser asimismo el orden en que se desarrollar el presente documento: Plan Estratgico de Sistemas de Informacin y Plan de Tecnologa Determinacin de Requerimientos Estudio de Costos Modalidades de Adquisicin Presupuesto Confeccin de los Trminos de Referencia y Especificaciones Tcnicas. Participacin Tcnica en el Proceso Administrativo de la Adquisicin Evaluacin Tcnica de Alternativas Recomendaciones Tcnicas de Adquisicin Implantacin de la Ampliacin

III.

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION Y PLAN DE TECNOLOGIA Un aspecto fundamental que debe servir de base para efectuar ampliaciones de infraestructura informtica, es el haber efectuado un Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin y Plan de Tecnologa, a nivel de toda la Institucin o de un sistema determinado, dependiendo del nivel de la adquisicin requerida. Esta es la nica forma de asegurar que se efecten las ampliaciones basadas en necesidades reales y justificadas, ya que el Planeamiento de Sistema Institucional debe contar con la aprobacin de la Alta Direccin y en el caso de un sistema determinado, debe estar visado por el rea Usuaria. Para el Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin y Plan de Tecnologa se dispone de la Metodologa recomendada por el INEI.

IV. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

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4.1 Niveles de Requerimientos. Nivel Institucional Nivel rea Usuaria - Unidades de Cmputo - Usuarios Independientes

4.2 Nivel Institucional Debiendo orientarse los Sistemas Institucionales hacia la interconexin de sus sistemas, integracin de procesos, Base de Datos comn, y fcil acceso a la informacin a nivel nacional, debe afrontarse en forma integral la definicin de la Plataforma sobre la que trabajar la Institucin. La plataforma debe constar de: Sistema Operativo de Redes Sistema de Base de Datos Sistema de Comunicaciones Sistema Desarrollado de Aplicaciones o un Lenguaje de Programacin. Sistema de Ofimtica (Automatizacin de Oficinas) Sistemas de Proteccin Antivirus Equipamiento de Redes y Comunicaciones.

El estudio de la Plataforma ms conveniente para la Institucin, debe ser hecha en forma integral, aunque la implantacin sea gradual adquiriendo e instalndose primero el software central de cada uno de ellos e incrementando el nmero de usuarios de acuerdo a las necesidades. Se considera que, como mnimo, debe implantarse inicialmente el Sistema Operativo y Equipamiento de Redes y el Sistema de Base de Datos, pudiendo instalarse el Sistema de Comunicaciones cuando se hagan necesarias las transmisiones remotas. Tambin es necesario definir el Sistema de Automatizacin de Oficinas, para lograr una estandarizacin en el uso y en la capacitacin. Respecto al Sistema Desarrollado de Aplicaciones puede implantarse cuando la Institucin quiera lograr eficiencia en su desarrollo de sistemas, pudiendo, en tanto, trabajar en un lenguaje de programacin estndar. En el caso de las adquisiciones de elementos de Plataformas, es necesario estudiar previamente el mercado y evaluar tcnicamente todas las opciones con el tiempo necesario, observando, inclusive, casos reales de otras entidades del Estado, ya que el tiempo para la evaluacin tcnica en el proceso formal de adquisiciones es muy corto. Debe tenerse presente la compatibilidad entre cada uno de los Sistemas de la Plataforma y la mayor integracin posible. El equipamiento que respalda la plataforma es fundamentalmente la Red de Equipos, constituido por:

Una Computadora Central, o Un Microcomputador Servidor

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Estaciones de trabajo Impresoras centrales Tarjetas de Red Concentradores y Fax-Mdems y equipos de comunicaciones Cableado coaxial o UTP Cableado Estructurado (Bajo Estndares Internacionales) UPS centrales para Redes.

4.3 Nivel de rea Usuaria En este caso el rea Usuaria ya dispone, como punto de partida, de la Plataforma de Sistemas ya dispuesta para la Institucin y a la cual hay que aadir: Equipamiento especifico, y Software aplicativo.

4.3.1 Hardware (equipamiento) El rea usuaria dependiendo del tipo de sistema a ser implementado, debe contar con equipamiento especifico de acuerdo al Planeamiento del Sistema, donde debe precisarse las caractersticas detalladas de los equipos requeridos. Puede disponerse del Hardware mediante: Compra Directa. Leasing Alquiler. Tenemos dentro de la gama de equipos: Portables. Microcomputadoras Impresoras Terminales Pantalla y Teclado Servidores Departamentales Ploteadores. Lectores Especiales. Cdigo de Barras. Banda Magntica. Caracteres pticos. Equipos Especiales Unidades de Respaldo Tape-Backup CD-ROM. Worm. Tarjetas de Sonido Kit Multimedia Equipos Bancarios. Cajeros Automticos. Dispensadores de Dinero Terminales Puntos de Venta. Impresoras Puntos de venta. Equipos de Comunicaciones. Tarjeta de Red. Modems Fax-Modems.
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Concentradores/Hubs. Switch Routers Sincrnicos Routers Asincrnicos Equipos inalmbricos. Equipos de Respaldo Elctrico. Unidades Ininterrumpidas de Proceso (UPS). Estabilizadores. Conversores. Generadores de Energa. 4.3.2 Software Los Equipos Especficos requieren que se le instale: Software Bsico : Sistema Operativo. Utilitario de Propsito General. Software Aplicativo : De acuerdo a las funciones del Usuario. La razn de ser de las reas Usuarias son los Sistemas Aplicativos. Estos debieran estar a disposicin del usuario lo ms cercano a la fecha de instalacin de los equipos para que sean aprovechados. La finalidad es que los equipos no estn sin uso en las Oficinas de las reas Usuarias, generando desconfianza, o se utilicen para otros fines que despus haga difcil su desocupacin. A los equipos deben darles el uso para lo que fueron adquiridos. El software aplicativo puede obtenerse bajo varias alternativas: V. Desarrollo dentro de la propia Institucin. Desarrollo por Empresa Externa Adquisicin de Licencia de Uso Alquiler de Licencia de Uso Proporcionado por alguna Institucin del Estado Donado por Organismo Internacional.

ESTUDIO DE COSTOS Dentro del Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin y Plan de Tecnologa Institucional y de cada Sistema especifico, as como dentro del Anlisis y Diseo de Sistemas, se debe haber efectuado el Estudio de Costos y Anlisis de Costo/Beneficio. En el mencionado Estudio de Costos adems del componente gasto del personal, se deben haber considerado los costos de equipamiento y software que se indican: Costos Indirectos Costos indirectos de la Plataforma de Equipos y Sistemas Generales, indicados en el acpite 4.1. El costo de la Plataforma debe prorratearse entre todos los usuarios en forma proporcional a la cantidad de equipos y el valor de los mismos.

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Costos Directos Costos Directos de Equipos Especficos, indicados en el acpite 4.3.1. Costo del Software Bsico de los Equipos Especficos, del acpite 4.3.2. Costo del Software Aplicativo indicado en el acpite 4.3.2.

VI. MODALIDADES DE ADQUISICION 6.1 Equipos Existen tres modalidades: - Compra - Leasing (Para el caso de Empresas Pblicas Autnomas) - Alquiler. 6.1.1 Compra Esta es la modalidad ms comn en la Administracin Pblica debido a: La disponibilidad presupuestal. La seguridad de disponer de un fondo en una sola vez, frente a tener que contar con un monto mensual durante varios ejercicios presupuestales (aos). Es la modalidad ms econmica. Aunque la Institucin debe: Presupuestar y obtener un servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos. Esperar que finalice la vida til del equipo para poder adquirir uno de tecnologa que supera a la actual Tributariamente, para el caso de las Empresas Pblicas que tributan, se obtienen las siguientes ventajas tributarias, ya que stas estn sujetas al IGV por estar regidas como sociedades annimas, mientras que las entidades pblicas no: Los impuestos pagados por la compra de los equipos son derecho de crdito para el pago de impuestos. Son cargados como gasto reduciendo los ingresos: a. Los cargos por mantenimiento mensual b. Los intereses si se adquiere financiado. El costo del equipo se puede depreciar con el tiempo reduciendo la renta. 6.1.2 Leasing Esta modalidad es "un alquiler con opcin de compra", que no es considerada por los Ministerios y slo es utilizada por las Empresas Pblicas. Mientras dure el leasing los equipos estn a nombre de la Entidad Financiera que otorg el crdito. Segn las Estadsticas del INEI esta opcin es poco tomada por las Instituciones del Estado.

Ventajas:

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Si bien se paga en partes como un alquiler, tiene la ventaja que es una cuota fija que no se incrementa. Generalmente es ms econmico el pago del leasing ms el pago de mantenimiento, que la cuota de alquiler de un equipo. Al final de los pagos, por una cantidad simblica pasa a propiedad de la Institucin. Si bien tendra que esperarse que se paguen todas las cuotas para poder ser propietario del equipo, si tecnolgicamente es obsoleto, puede en cualquier momento tomarse la decisin de devolver el equipo y tomar uno de nueva tecnologa con otra operacin de leasing, para lo cual debe hacerse una evaluacin econmico- financiera teniendo en cuenta el valor de rescate del equipo. Esta opcin es generalmente conveniente y factible si se hace con el mismo fabricante con que se tom el leasing original.

Desventajas: En este caso al igual que la compra, se tiene que presupuestar y obtener aparte un servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.

Ventajas Tributarias La ventaja tributaria es que cada mensualidad puede cargarse como un gasto.

6.1.3 Alquiler Esta alternativa es adecuada generalmente cuando se requieren los equipos por un corto tiempo, no ms de un ao y se est a la espera de una nueva generacin. Tambin se ha estado usando esta alternativa cuando el costo del computador, generalmente Mainframe, es muy alto y se considera ms conveniente el alquiler, que comprarlo. Los pagos del alquiler son mensuales y generalmente son solicitados por el proveedor en forma adelantada. El pago del alquiler ya contiene el valor del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos. Tanto la Institucin como el proveedor, tienen la opcin de rescindir el contrato de alquiler con 30 a 60 das de anticipacin. Por la inestabilidad del periodo del contrato, el costo del alquiler es ms caro que el Leasing. Al igual que el Leasing el pago mensual puede deducirse como gasto, para efectos fiscales. En conclusin la alternativa ms econmica cuando se dispone de fondos es la compra. Se debe usar el Leasing cuando no se disponga de los fondos en un solo monto sino mas bien en cuotas mensuales y optar por el alquiler cuando se requieren por corto tiempo o se est a la espera de un proceso de adquisicin definitiva o se espera una nueva generacin de equipos por salir. La modalidad de Adquisicin depende de la situacin de la Institucin tanto tcnica como financiera y debe ser evaluada por una Comisin Tcnica. 6.2 Software Es conveniente indicar que por dispositivos legales vigentes en el pas y convenios internacionales, el software que deben utilizar las Instituciones en general deben ser originales y legalmente adquiridas. Por ser el Software un bien, se aplican las

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modalidades de Adquisicin continuacin.

antes

indicadas,

ms otras que se resumen a

6.2.1 Desarrollo dentro de la propia Institucin Se aplica para disponer de Software Aplicativo, en caso de que la Institucin posea personal capacitado y experto para el desarrollo de sistemas. En este caso la propiedad del software es de la Institucin y dispone de los programas fuentes. Se recomienda que el software importante que se desarrolle en el Estado se registre en INDECOPI. El mantenimiento del sistema puede hacerse en la Institucin sin recurrir a terceros, pero debe tenerse la seguridad de la estabilidad de presupuesto y de personal en forma permanente para asumir esta responsabilidad. 6.2.2 Desarrollo por Empresa Externa Se aplica tambin para disponer de Software Aplicativo, pero en el caso de que la Institucin no posea personal capacitado y experto para el desarrollo de sistemas o si tenindolo, existe la urgencia de disponer de un sistema a ser desarrollado a su medida. En este caso debe estar claramente establecido que la propiedad del software, disponibilidad de los programas fuentes, los derechos de autor y documentacin deben ser para la Institucin que contrata el desarrollo. En este caso el Mantenimiento de Sistemas puede hacerlo la Empresa que desarroll el Sistema y si se dispone de personal capacitado y experto, puede tambin hacerlo la Institucin. La forma de pago puede ser compra o leasing, pero siendo una contratacin de un servicio, generalmente se establece una forma de pago escalonada, en funcin del avance, tales como: A la firma del contrato Al finalizar el diseo Al finalizar la Programacin Al ser implantado el sistema.

6.2.3 Adquisicin de Licencia de Uso Se aplica generalmente para software bsico o para Sistemas Aplicativos ya desarrollados. El Software Bsico Lo constituyen, sistemas que se requieren para que se puedan utilizar los equipos, bajo las tecnologas modernas actuales y son creados por Empresas Internacionales con grandes inversiones en tecnologa, comercializndolos a nivel mundial. Sistema Operativo Sistema Operativo de Redes para equipo central Sistema Operativo de Redes para estaciones Sistema de Base de Datos Sistema de Comunicaciones Un Sistema Desarrollado de Aplicaciones

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Un Lenguaje de Programacin. Un Sistema de Automatizacin de Oficinas. Sistema de Proteccin Antivirus.

Software Aplicativo Son paquetes de programas aplicativos, desarrollados por Empresas para ser comercializados. Generalmente los requieren una cartera de clientes e Instituciones del mismo tipo. Se adquiere para disponer de Software Bsico, que no puede, de ninguna manera, desarrollar la Institucin o para disponer de un Software Aplicativo que exista en el mercado de probada calidad, flexibilidad y experiencia. Muchas Instituciones prefieren adquirir software aplicativo existente, por: Estar debidamente probados. Asegurarse de su mantenimiento, puesto que la Empresa lo debe hacer obligatoriamente por ser parte de la cartera de clientes. Lo adquiere con urgencia y no puede esperar el tiempo que requiere el desarrollo del Sistema. No dispone de personal capacitado y experto para desarrollar el sistema.

En este caso, en los Contratos de Adquisicin de Licencia de Uso est claramente establecido que la propiedad del Software es de la Empresa Proveedora, que es la nica propietaria de programas fuentes y la Institucin est adquiriendo la licencia de utilizarlo en tiempo ilimitado. En este caso el Mantenimiento del Sistema lo realiza la Empresa proveedora, la que otorga el derecho a la Institucin adquiriente a recibir las actualizaciones por correccin de errores o mejoras que la Empresa Proveedora crea conveniente y, que se han generado debido al uso de su sistema por su amplia cartera de clientes. Cuando sale una nueva versin se define un costo de actualizacin, que es de pequea magnitud en relacin al costo de compra de la versin original. La forma de pago es generalmente compra al contado y en los software demasiado costosos se podra tomar una opcin de leasing. En esta modalidad de adquisicin, es conveniente utilizar el Sistema MOLP, o Licencias de Uso Corporativas, para la adquisicin de licencias, cuyos costos por volumen son menores que el de cada sistema, siendo generalmente las Entidades del Estado, de cierta magnitud, donde es ms conveniente utilizar esta opcin. 6.2.4 Alquiler de Licencia de Uso Tambin se aplica para software bsico o para Sistemas Aplicativos ya desarrollados. Muchas Instituciones prefieren alquilar software bsico o software aplicativo, cuando se cumplen las condiciones indicadas en el caso de compra de licencia de usos, pero adicionalmente se considera que los costos de adquisicin son demasiado altos y prefieren pagar una renta mensual, a pesar que el derecho a la licencia de uso slo seria mientras estn pagando la mensualidad y nunca terminaran de adquirirlo. Por lo anteriormente expuesto es preferible comprar una licencia de uso con leasing que en un plazo determinado. Respecto a propiedad del software,
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mantenimiento de sistemas y actualizacin de versiones son las mismas condiciones que la de adquisicin de licencia de uso. 6.2.5 Proporcionado en uso libre por alguna Institucin. Existe una forma de disponer de software de uso libre sin costo. Cuando Organismos Internacionales, Entidades Gubernamentales de otros Pases, Entidades del Gobierno, Universidades e inclusive Entidades Privadas, proporcionan su software de uso libre. En estos casos lo que requieren estas organizaciones, es que se les solicite formalmente para disponer de ellos. 6.3 Servicios La Contratacin de Servicios puede ser por : - Desarrollo de Sistemas. - Implantacin de Sistemas. - Administracin de Sistemas. - Servicios de Procesamiento de Datos. - Servicio de Soporte de Cmputo. - Mantenimiento de Equipos de Cmputo. - Mantenimiento de Software. - Instalacin de Redes y Comunicaciones. - Servicios Varios (Digitacin, Escaneado, etc). - Alquiler de Equipos, y Sistemas. - Leasing de Equipos y Sistemas. 6.3.1 Servicios de Desarrollo de sistemas: Ya tratado anteriormente en el acpite 6.2.2. 6.3.2 Servicios de Implantacin de Sistemas: Se contrata cuando: El sistema ha sido desarrollado por una Empresa y se requiere que contine con el proceso de implantacin. No se cuenta con personal capacitado o experto en implantaciones y slo se cuenta con personal de desarrollo como Analistas y Programadores, asimismo no pueden efectuar implantaciones por tener nuevas tareas de desarrollo. Se requiere de un buen nmero de personal que se requiere para ingresar grandes volmenes de informacin y se tiene que efectuar programas de entrenamiento y capacitacin masivos. Cuando son implantaciones a nivel varias sedes en Lima Metropolitana o a nivel nacional que requiere el desplazamiento de implantadores en varios lugares en simultneo.

En la mayora de los casos es conveniente que una empresa externa efectu la implantacin en lugar del rea de desarrollo porque en el proceso evala y detecta correcciones y mejoras a efectuar con independencia de opinin, adems valida que la documentacin e instrumentos del sistema sean entendibles, que existan controles reales y sea auditable. En este caso es recomendable que en el servicio de implantacin se considere las tareas adicionales antes indicadas. 6.3.3 Servicio de Administracin de Sistemas

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Este servicio se toma cuando la Institucin quiere disponer de un sistema pero no desea encargarse de la administracin de la operacin del sistema. Existen varios niveles de servicio, dependiendo del grado de responsabilidad que se le quiera dar al "Servicio de Procesamiento Automtico de Datos". Que la Empresa de Servicios proporcione: Equipos de Cmputo para el procesamiento. En el centro de cmputo dentro o fuera de la Empresa. Terminales en la Institucin. Mantenimiento de los equipos de cmputo. Desarrollo o alquiler del software. Mantenimiento del software. Operadores del sistema. Terminalistas. Digitadores Recolectores de Datos. Distribuidores de Recibos y Reportes.

Desde el punto de vista de la Instalacin, stas pueden ser instaladas dentro o fuera de la Institucin de acuerdo a las necesidades. 6.3.4 Servicios de Procesamiento de Datos Se toman cuando la Institucin no cuenta con la infraestructura informtica para procesar datos y contrata a una Empresa, para que efectu el procesamiento de los datos y entregue como resultado, reportes y archivos magnticos. En este caso la digitacin puede hacerse en la Institucin, para entregar en medios magnticos los datos a la Empresa y que sean procesados, o la Empresa recibe documentos fuentes e inicia el trabajo desde la digitacin. 6.3.5 Servicio de Soporte de Cmputo Se toman cuando se requiere utilizar en tiempo compartido un gran centro de cmputo y sistemas complejos, para lo cual se paga un cargo mensual y los costos directos del tiempo de uso del sistema a travs de terminales ubicadas en la Empresa o en la Institucin usuaria. Tambin se paga cuotas adicionales por almacenamiento de datos, montaje de discos y cintas e impresin de resultados. 6.3.6 Servicio de Mantenimiento de equipos de Cmputo Una vez que los equipos son adquiridos poseen un tiempo de garanta que especifica el proveedor. Estos van desde tres (03) meses hasta tres (03) aos dependiendo del tipo y marca del equipo. Si bien durante el periodo de garanta los equipos slo pueden ser manipulados por el Proveedor que vendi los equipos, es un error esperar expire la garanta es decir, muchas veces, hasta 3 aos para contratar un servicio de mantenimiento. Durante el periodo de garanta el Proveedor de los equipos no se acercar a la Institucin mientras no ocurra una avera que corresponda al uso de la garanta. Entre tanto los equipos estarn descuidados y ciertos problemas de manejo y prevencin que se presenten no podrn ser atendidos.

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Por lo expuesto, es recomendable tomar durante el periodo de garanta, un contrato de mantenimiento preventivo de equipos con el propio proveedor que si est autorizado a manipular los equipos, retirar y recolocar la etiqueta de seguridad, que est siendo muy usada actualmente en nuestro medio. Este contrato seria de mantenimiento preventivo y soporte tcnico, ya que el correctivo corresponde a la garanta y en estos casos, las reparaciones con mayor razn, deben ser atendidas sin cargo y rpidamente. Una vez vencido el periodo de garanta, la Institucin debe tomar un contrato de servicios de mantenimiento de equipos integral, preventivo y correctivo, pudindolo hacer con el proveedor de los equipos o con otra empresa especializada, cuyos costos son menores o poseen oficinas de mantenimiento en las localidades que el proveedor no las tiene. El mantenimiento correctivo puede ser bajo dos modalidades, siendo el segundo de menor costo mensual: - A todo costo incluyendo servicio y repuestos - Slo servicio y cargo adicional por repuestos previa cotizacin. 6.3.7 Servicio de mantenimiento de Software En un sentido prctico las Instituciones firman un contrato de mantenimiento de software con la Empresa que desarroll el Sistema porque: Dicha Empresa conoce perfectamente el sistema y efectuar los cambios con eficacia y rapidez.

Tambin puede contratarse a otra Empresa, porque: - No se dispone de personal tcnico con capacitacin y experiencia para mantener el sistema. - La Empresa conoce muy bien la plataforma, el lenguaje de programacin y el aplicativo. Muchas veces se dice que el Mantenimiento de software debe hacerlo la Institucin para no depender de terceros. Sin embargo en algunos casos el personal de la Institucin es de muy alta rotacin, mientras que las Empresas, por tener una cartera de clientes da ms seguridad de permanencia del servicio de mantenimiento. En todo caso este es un aspecto muy importante que debe ser evaluado en funcin de la situacin de la Institucin y sus polticas. 6.3.8 Servicio de Instalacin de Redes y Comunicaciones Como la instalacin de redes y comunicaciones se hace prcticamente por una sola vez y eventualmente cuando se requiere ampliaciones, no es conveniente mantener personal especializado y ms bien es mucho mejor contratar Empresas de Servicios de Instalaciones de Redes y Comunicaciones que dispongan del personal con experiencia necesaria. Siendo esto un aspecto muy importante y trascendental para la eficiencia del sistema en adelante, es conveniente tambin contratar un servicio de consultora para el Diseo de las Redes y Comunicaciones, cuyo costo ser ampliamente cubierto con los ahorros, buena instalacin y operacin de los sistemas. 6.3.9 Servicios Varios

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Digitacin Cuando las Instituciones requieren implantar en plena operacin, necesitan ingresar grandes volmenes de datos que no pueden ser digitados por el personal de la propia Institucin, porque muchas veces no se generan en la Institucin, no pudiendo ser ingresados en sistemas en lnea, sino mas bien los documentos fuentes se generan externamente, se hace necesario el contratar servicios externos de digitacin de datos. Captura de Imgenes Cuando no se disponen de Equipos Especiales y se requiere capturar informacin o imgenes, sobre todo si la necesidad es puntual, es conveniente contratar un Servicio de Escaneado

VII. PRESUPUESTO En las Entidades de la Administracin Pblica los requerimientos de Equipos, Software y Servicios, se deben prever con anticipacin y presupuestarse el ao anterior a su ejecucin. Por lo tanto es importante efectuar, con la debida anticipacin, el Planeamiento de Sistemas de tal forma de someter a aprobacin (alrededor del mes de Octubre) las necesidades econmicas para el Presupuesto del prximo ao. De acuerdo a lo normado en la Administracin Pblica el presupuesto debe ser discriminado en las partidas de : 02.00 Bienes, y 03.00 Servicios

Los rubros a presupuestar para cada tipo de bienes o servicios informticos son: 02.00 Bienes: Adquisicin de Equipos y Software. 03.00 Servicios: Contratacin de Servicios de: - Desarrollo de Sistemas. - Implantacin de Sistemas. - Administracin de Sistemas. - Soporte de Cmputo. - Mantenimiento de Equipos de Cmputo. - Mantenimiento de Software. - Instalacin de Redes y Comunicaciones. - Servicios. - Alquiler de Equipos y Sistemas. - Leasing de Equipos y Sistemas. Es conveniente indicar que es un requisito bsico para convocar a un Concurso Pblico de Precios o Licitacin Pblica, que el monto de la misma se encuentre presupuestado y aprobado. VIII. CONFECCION REFERENCIA DE ESPECIFICACIONES TECNICAS Y TERMINOS DE

Para poder solicitar a las Direcciones Generales de Administracin o Gerencias de Administracin la adquisicin de equipos o software, se debe disponer de las Especificaciones Tcnicas y para solicitar la contratacin de servicios, los Trminos de Referencia. Especificaciones Tcnicas
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En las especificaciones tcnicas debe indicarse: - Objeto de la Adquisicin. - Tipos de Equipos o software a adquirir. - Caractersticas tcnicas de los equipos o software a adquirir. - Volmenes de Informacin que deben procesar y tiempos de respuesta. - Condiciones de Certificacin que debe contar el equipo o el software. - Cantidad de Equipos o software a adquirir. - Documentacin tcnica que debe proporcionar para la Evaluacin Tcnica. - Soporte Tcnico requerido del proveedor. - Lugares de entrega. - Condiciones de la entrega. - Plazo de Entrega requerido. - Forma de Pago establecida. Las especificaciones deben ser generales y no se debe indicar modelo ni marca del equipo ni del software, puesto que en la seleccin de la alternativa m s conveniente recin se escoger la ms adecuada. Cada tipo de Equipos tiene una lista de caractersticas tcnicas que deben ser especificadas. En el caso de las computadoras las especificaciones se refieren a su capacidad: Modelo del Procesador. Velocidad de Ciclo del Sistema. Tamao de la memoria interna. Nmero de Canales de Entrada y Salida. Caracterstica de los componentes de despliegue y comunicacin. Tipo, cantidad y capacidad de las unidades de almacenamiento auxiliares. Apoyo de sistemas y software utilitario que se proporciona o se tiene disponible.

Hay que tener en cuenta que las necesidades del software dicta la mnima configuracin del hardware. Las necesidades de almacenamiento auxiliar se determinan por la suma del espacio requerido para cada archivo maestro, para el software base, utilitarios, y el software aplicativo. Trminos de Referencia Los trminos de referencia se utilizan para la contratacin de servicios en el cual se deben especificar: Objetivo del Servicio. Caractersticas Tcnicas del Servicio. Condiciones para la realizacin del servicio. Tiempos de respuesta. Plazos para la realizacin del servicio. Experiencia requerida. Duracin del contrato. Presupuesto Base.

IX. PARTICIPACION TECNICA EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA ADQUISICION Por ser adquisiciones especializadas, la Oficina de Informtica participa en la evaluacin tcnica en: Adjudicacin Directa Concurso Pblico de Precios Licitaciones Pblicas

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X.

EVALUACION TECNICA DE ALTERNATIVAS Basada en la documentacin solicitada en las Especificaciones Tcnicas y la Metodologa de Evaluacin establecida, se debe efectuar la Evaluacin Tcnica de Alternativas. 10.1 Evaluacin a travs de la Documentacin Tcnica Para efectos de evaluacin, se puede determinar la capacidad de los equipos y software basado en los manuales tcnicos, o cuando sea factible solicitar, como parte de las bases, se entreguen en calidad de demostracin equipos y software, para ser evaluados directamente durante la semana de evaluacin tcnica.

10.2 Evaluacin a travs de Pruebas de Equipos Pruebas de Equipos En este caso se pueden hacer comparaciones entre las distintas opciones, sobre la base de datos reales de desempeo. El empleo de los datos de prueba, generados al usar programas sintticos, es ms efectivo que la simple comparacin de especificaciones tcnicas. Pruebas de Equipos: Es la aplicacin de Programas Sintticos para emular el trabajo real de procesamiento de un Sistema de Cmputo. Los programas de prueba permiten someter a una mezcla de trabajo, que sea representativa de la carga de trabajo proyectada. Tambin demuestran tcnicas de almacenamiento de datos y dan la oportunidad de probar funciones especficas realizadas por el sistema. Por medio de esta tcnica se pueden determinar las limitaciones del equipo. Las pruebas se pueden hacer en cualquier tipo de ambiente de sistemas, incluyendo los de trabajos en lotes y en lnea y con los usuarios unidos al sistema directamente o por medio de telecomunicaciones. Las pruebas comunes son la velocidad del procesador central, con instrucciones tpicas ejecutadas en un conjunto de programas, as como mltiples procesos en un ambiente de multiprogramacin. La misma prueba, realizada en otras computadoras, mostrar cualquier diferencia entre la velocidad y desempeo, atribuible al procesador central. Las pruebas tambin se centran en torno a una mezcla de lenguajes de los programas a ejecutar, una mezcla de distintos tipos de programas y aplicaciones con un amplio rango de volmenes y necesidades de entradas y salidas. El tiempo de respuesta para enviar y recibir los datos de las terminales, es una prueba adicional para la comparacin de sistemas. A veces en lugar de procesar trabajos de prueba en los sistemas de cmputo, se usan simuladores de sistemas para determinar las diferencias de desempeo. En los simuladores de sistemas comerciales, la carga de trabajo de un sistema se define en trminos de cuntas operaciones de entrada/salida existen, cuntas instrucciones se utilizan en el clculo y el orden en que se procesa un trabajo. Con dichas especificaciones se alimenta un simulador que guarda datos de las caractersticas del equipo particular (tales como velocidad de proceso, capacidad de canales y tiempos de lectura-escritura). El simulador a su vez, procesa los datos contra las caractersticas de operacin y prepara un informe de los resultados
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esperados, si la computadora real se usara. Las caractersticas del sistema se pueden cambiar para emular otro modelo de computadora y un nuevo conjunto de datos de desempeo, producidos por la comparacin. Diseo de Programas Sintticos Un programa sinttico es un programa escrito para practicar con los recursos de cmputo de forma tal, que permita imitar la carga de trabajo esperado y determinar los resultados. La carga artificial de trabajo se puede ajustar y volver a procesar para determinar el efecto. El proceso se puede repetir cuantas veces sea necesario para ver qu tareas se manejan bien y cules no, dado un conjunto de computadoras. Los programas sintticos se pueden ajustar para producir el mismo tipo de actividad de los programas reales, incluyendo posiblemente el acceso aleatorio a los archivos, la bsqueda secuencial de archivos con registros de varios tamaos, actividades de entrada/salida y acceso a archivos con patrones aleatorios variados. 10.3 Evaluacin Tcnica de Software Aplicativo Cumplimiento de Requerimientos Lo primero que hay que evaluar es si cumple con los requerimientos y efecta las funciones necesarias, para lo cual debe analizar los siguientes aspectos: Transacciones y datos de cada transaccin que maneja el sistema. Reportes y salidas que produce el sistema. Base de Datos y archivos que maneja el sistema. Volumen de Datos que puede procesar y volumen de datos que puede almacenar. Consultas que puede soportar. Caractersticas de hardware y comunicaciones que requiere el sistema. Controles que incluye. Limitaciones del software.

Caractersticas Diferenciales Para evaluar entre varias alternativas se debe tener en cuenta factores, tales como: Flexibilidad. Capacidad. Confiabilidad. Auditabilidad. Seguridad. Soporte del Proveedor.

Flexibilidad: El software debe ser flexible en cuanto al ingreso de datos,discriminando datos obligatorios y opcionales. Flexible en el proceso, pudiendo seleccionar procesos. Flexible en las salidas, pudiendo, adems de los reportes estndar, obtener reportes no estructurados. Capacidad: Volumen de Datos que puede procesar y volumen de datos que puede almacenar.

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Confiabilidad: Que incluya los controles necesarios para asegurar la confiabilidad del software. Auditabilidad: Debera permitir Rastrear una transaccin por cada paso del proceso y tener la capacidad de examinar los valores de datos intermedios, producidos durante el procesamiento. Imprimir registros y transacciones seleccionados del sistema, que cumplan ciertos criterios. Mantener un balance constante en el sistema, cuando ste implique informacin financiera y reportar si el sistema est balanceado. Producir un diario detallado de todas las transacciones y el efecto de stas sobre los saldos.

Seguridad: El sistema debe tener control al acceso de datos y funciones, para lo cual deben existir claves de seguridad diferenciadas, segn perfil del usuario. Soporte del Proveedor: XI. RECOMENDACIONES TECNICAS DE ADQUISICION Una vez efectuada la evaluacin tcnica y econmica de las alternativas, debe emitirse el informe de recomendaciones de adquisicin, definiendo la mejor alternativa y sobre todo, recomendaciones para incluir en los contratos de Hardware, software o servicios. XII. IMPLANTACION DE LA AMPLIACION Debe efectuarse el seguimiento al postor que ha sido seleccionado para que cumpla con los plazos estipulados en el contrato y, al momento de hacer las entregas, constatar que se cumpla con las caractersticas tcnicas especificadas en su propuesta, hacer las pruebas de funcionamiento y recin firmar el acta de conformidad para que se proceda al pago de los bienes o se proceda a la devolucin de la carta fianza de garanta por el cumplimiento del contrato. Asimismo, permanentemente debe evaluarse los productos para exigir las garantas o correcciones del caso, dentro del plazo estipulado en el contrato.

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