INFORME DE AUDITORA DE-10-34 21 de mayo de 2010 Departamento de Hacienda Negociado de Recaudaciones Colectura de Rentas Internas de Ceiba (Unidad 1069-Auditora

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Perodo auditado: 1 de diciembre de 1997 al 30 de junio de 2009

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CONTENIDO Pgina INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA............................................................. 3 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ............................................................................. 4 ALCANCE Y METODOLOGA ............................................................................................... 5 OPININ...................................................................................................................................... 6 INFORME DE AUDITORA ANTERIOR............................................................................... 6 RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 6 AL SECRETARIO DE HACIENDA..................................................................................... 6 AL DIRECTOR DEL NEGOCIADO DE RECAUDACIONES ........................................... 7 AL ADMINISTRADOR DE COLECTURAS DEL DISTRITO DE HUMACAO ............. 7 CARTAS A LA GERENCIA...................................................................................................... 8 COMENTARIOS DE LA GERENCIA ..................................................................................... 8 AGRADECIMIENTO................................................................................................................. 9 RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS..................................................................... 10 CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO................................................ 10 HALLAZGOS EN LA COLECTURA DE RENTAS INTERNAS DE CEIBA ................ 11 1 - Tardanzas en la reposicin de faltantes.................................................................... 11 2 - Atrasos en el cotejo de los billetes de lotera premiados y pagados en la Colectura........................................................................................................ 13 3 - Deficiencias relacionadas con la cancelacin de cheques de la lotera.................... 15 4 - Controles inadecuados en las recaudaciones ........................................................... 16

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5 - Deficiencias relacionadas con los controles y la seguridad en los sistemas de informacin ............................................................................................................. 17 ANEJO - FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO ..................................................................................... 20

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

21 de mayo de 2010

Al Gobernador, al Presidente del Senado y a la Presidenta de la Cmara de Representantes Realizamos una auditora de las operaciones fiscales de la Colectura de Rentas Internas de Ceiba (Colectura) del Negociado de Recaudaciones del Departamento de Hacienda para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artculo III, Seccin 22 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada. INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA La Colectura es una dependencia del Departamento de Hacienda (Departamento) que opera bajo las normas y los procedimientos establecidos por el Secretario de Hacienda. sta es responsable de que se ingresen a los fondos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico las recaudaciones efectuadas por: las ventas de sellos de rentas internas y de colegios, los comprobantes de registros y certificaciones de documentos, los traspasos de licencias de vehculos de motor, y otros servicios que autorice el Secretario de Hacienda. Adems, en la Colectura se efectan pagos de billetes de lotera tradicional y de lotera electrnica. La Colectora supervisa las operaciones de la Colectura y le responde al Administrador de Colecturas del Distrito de Humacao. ste, a su vez, le responde al Director del Negociado de Recaudaciones del Departamento.

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En los aos fiscales del 2006-07 al 2008-09 se recaudaron en la Colectura $11,512,464 de acuerdo con el Proyecto Control de Cuentas de Colectura del Negociado de Recaudaciones, segn se indica: AO FISCAL 2006-07 2007-08 2008-09 TOTAL IMPORTE RECAUDADO $ 5,181,717 3,369,803 2,960,944 $11,512,464

El ANEJO contiene una relacin de los funcionarios principales de la Colectura que actuaron durante el perodo auditado. El Departamento cuenta con una pgina en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente direccin: http://www.hacienda.gobierno.pr. Esta pgina provee informacin acerca de la entidad y de los servicios que presta. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA La gerencia de todo organismo gubernamental debe considerar los siguientes Diez Principios para Lograr una Administracin Pblica de Excelencia. stos se rigen por principios de calidad y por los valores institucionales: 1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos. Mantener una oficina de auditora interna competente. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras. Adoptar un plan estratgico para las operaciones. Mantener el control presupuestario. Mantenerse al da con los avances tecnolgicos.

2. 3. 4. 5. 6.

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7. 8. 9.

Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos. Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos. Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya la evaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo el personal.

10. Cumplir con la Ley de tica Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal. El 27 de junio de 2008, mediante la Carta Circular OC-08-32, divulgamos la revisin de los mencionados diez principios, establecidos en nuestra Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de 1998. Se puede acceder a ambas cartas circulares a travs de nuestra pgina en Internet: http://www.ocpr.gov.pr. ALCANCE Y METODOLOGA La auditora cubri del 1 de diciembre de 1997 al 30 de junio de 2009. En algunos aspectos examinamos transacciones de fechas posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico, en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa:

entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares inspecciones fsicas examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada examen y anlisis de informes y de documentos suministrados por fuentes externas pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos confirmaciones de cuentas y de otra informacin pertinente.

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OPININ Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las operaciones fiscales de la Colectura, objeto de este Informe, se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables, excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos del 1 al 5, clasificados como secundarios. Dichos hallazgos se comentan en la parte de este Informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS. INFORME DE AUDITORA ANTERIOR En el Informe de Auditora DA-99-5 del 21 de agosto de 1998, fue objeto de recomendacin una situacin similar a la comentada en el Hallazgo 2-a., lo que representa un 13 por ciento de las 8 situaciones que se comentan en este Informe. No obstante, dichas recomendaciones no fueron atendidas. El no atender, sin justa causa, las recomendaciones de los informes de auditora de la Oficina del Contralor puede constituir una violacin al Artculo 3.2(b) de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, segn enmendada. A estos efectos, el 30 de enero de 1987, el Director Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental de Puerto Rico emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y a los funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas. RECOMENDACIONES AL SECRETARIO DE HACIENDA 1. Tomar las medidas necesarias para asegurarse de que el Director del Negociado de Recaudaciones supervise eficazmente el trabajo del personal en las operaciones de la Colectura, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones comentadas en los hallazgos del 1 al 5.

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2.

Instruir a los funcionarios del Negociado de la Lotera para que tomen las medidas necesarias y se aseguren de que se cotejen prontamente las valijas de seguridad de los billetes de lotera premiados pagados por el Pagador Auxiliar de la Colectura. [Hallazgo 2]

AL DIRECTOR DEL NEGOCIADO DE RECAUDACIONES 3. Ejercer una supervisin adecuada de las operaciones fiscales y administrativas que se realizan en la Colectura. Adems, ver que el Administrador de Colecturas supervise eficazmente las operaciones de sta y cumpla con las recomendaciones de la 4 a la 6, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones comentadas en los hallazgos del 1 al 5. AL ADMINISTRADOR DE COLECTURAS DEL DISTRITO DE HUMACAO 4. Supervisar eficazmente el desempeo del personal a cargo de las operaciones que se realizan en la Colectura, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones comentadas en los hallazgos del 1 al 5. 5. Instruir a la Colectora y asegurarse de que sta: a. Vele por que los faltantes incurridos por distintos conceptos se repongan en el trmino requerido de manera que se corrija y no se repita la situacin comentada en el Hallazgo 1. b. Requiera que la Oficial Pagador Auxiliar escriba la palabra Nulo en los cheques anulados y las razones para dicha accin. [Hallazgo 3] c. Instruya a los auxiliares de colecturas auxiliares a que incluyan la fecha en los recibos de pago (Modelo SC-848). [Hallazgo 4] 6. Tomar las medidas necesarias para que: a. Se incluyan las advertencias de uso en la pantalla inicial de las computadoras para notificar a los usuarios las normas principales para su uso, y que stos se comprometan

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a observarlas y conozcan las medidas aplicables en caso de violacin de las mismas. [Apartado 5-a.1)] b. Se mantengan respaldos de la informacin contenida en las computadoras. [Apartado 5-a.2)] c. Se implanten los controles que minimicen los riesgos de prdida de informacin mediante la adquisicin de bateras de respaldo. [Apartado 5-a.3)] d. Se cambien peridicamente las contraseas para el acceso a los sistemas.

[Apartado 5-a.4)]
CARTAS A LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe se remitieron a la Sra. Daisy I. Torres Gmez, Colectora de Rentas Internas, en carta de nuestros auditores del 21 de enero de 2010. Con la referida carta se incluyeron los anejos que especifican detalles de las situaciones comentadas. El borrador de los hallazgos de este Informe se remiti al Secretario de Hacienda, Hon. Juan C. Puig Morales, para comentarios, mediante carta del 25 de marzo de 2010. COMENTARIOS DE LA GERENCIA En carta del 25 de enero de 2010, la Colectora de Rentas Internas remiti sus comentarios a los hallazgos incluidos en la carta de nuestros auditores. Sus comentarios fueron considerados en la redaccin del borrador de este Informe. El Director de la Oficina de Auditora Interna del Departamento, el Sr. Jos A. Martnez Bracetti, en representacin del Secretario de Hacienda, mediante carta del 16 de abril de 2010, remiti sus comentarios y las medidas adoptadas o que se propona adoptar para corregir las situaciones comentadas. Sus comentarios fueron considerados en la redaccin final de este

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Informe; y se incluyen en la seccin de la segunda parte de este Informe, titulada HALLAZGOS EN LA COLECTURA DE RENTAS INTERNAS DE CEIBA. AGRADECIMIENTO A los funcionarios y a los empleados de la Colectura de Ceiba, les agradecemos la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditora.

Por:

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RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. stos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, un reglamento, una carta circular, un memorando, un procedimiento, una norma de control interno, una norma de sana administracin, un principio de contabilidad generalmente aceptado, una opinin de un experto o un juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, las irregularidades o los actos ilegales sealados. En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre el borrador de los hallazgos del informe, que les enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se

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consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la seccin de HALLAZGOS EN LA COLECTURA DE RENTAS INTERNAS DE CEIBA, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade al final del mismo la siguiente aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN LA COLECTURA DE RENTAS INTERNAS DE CEIBA Los hallazgos de este Informe se clasifican como secundarios. Hallazgo 1 - Tardanza en la reposicin de faltantes a. En los aos fiscales del 1998-99 al 2005-06, cuatro auxiliares de colectura tuvieron 14 faltantes por $318 al efectuar los cuadres de los cobros y los pagos realizados por los distintos conceptos. Los faltantes fluctuaron de $1 a $180. Los auxiliares no repusieron dichos fondos dentro del trmino establecido de 24 horas. Los mismos se repusieron con atrasos que fluctuaron de 14 a 243 das. En el Artculo II del Manual de Procedimientos de las Colecturas, segn enmendado, aprobado el 21 de mayo de 2004 por el Secretario de Hacienda se establece, entre otras cosas, que el Administrador de Colecturas, dentro de sus responsabilidades, dar seguimiento al cobro de los faltantes que ocurran en las colecturas. Adems, preparar un informe semanal de dichos faltantes con la accin tomada y las gestiones hechas para recuperarlos. En el Artculo XXXVI se establece, entre otras cosas, que el Auxiliar de Colectura sumar los conceptos cobrados. Si el dinero contado es menor que el total de los conceptos cobrados, se le declara un faltante en el sistema y deber reponer el dinero no ms tarde de 24 horas. Si la cantidad es considerable, repondr la diferencia no ms tarde de la quincena en la cual ocurri el faltante. En el Artculo VII del Manual de Procedimientos del Oficial Pagador Auxiliar, aprobado el 19 de febrero de 1997 por el Secretario de Hacienda, se establece que en caso de que la Junta de Cotejo determine en el proceso de cotejo que un Oficial Pagador Auxiliar tiene un

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faltante, se lo notificar mediante la copia del Modelo SC-3019, Carta de Diferencia. El Oficial Pagador Auxiliar de su propio peculio depositar dicha cantidad no ms tarde de 24 horas. En el Memorando del 13 de julio de 1994, emitido por el Director del Negociado de Recaudaciones a los administradores de rea y colectores de rentas internas, se establece, entre otras cosas, que cuando el faltante es sustancial y el Recaudador no dispone de los recursos para pagar la diferencia dentro del trmino, el Colector deber requerirle el pago no ms tarde de la quincena en la cual ocurri el faltante. La gestin del Colector deber efectuarse verbalmente y por escrito con copia al expediente del Colector. De no recobrarse el faltante en el tiempo requerido, el Colector informar en detalle al Director del Negociado para que autorice un descuento de sueldo. En el Memorando del 5 de noviembre de 2001, emitido por el Director del Negociado de Recaudaciones a los auxiliares de colectura, colectores de rentas internas y administradores de colecturas se establece, entre otras cosas, que es responsabilidad del Colector realizar una supervisin directa de las recaudaciones y tomar medidas disciplinarias sobre los empleados de la Colectura que incurren en faltantes frecuentes. En el Memorando del 12 de septiembre de 2005, emitido por el Jefe de la Divisin de Colecturas, dirigido a los administradores de colecturas, colectores de rentas internas y personal de colecturas, se establece, entre otras cosas, que cuando en las colecturas de rentas internas ocurran faltantes, ser responsabilidad del Colector determinar los faltantes y realizar las gestiones de cobro o descuentos de sueldo, independientemente de que se solicite una investigacin. Adems, el Administrador deber dar seguimiento. La situacin comentada impide al Departamento recobrar y depositar con prontitud los fondos faltantes y efectuar los ajustes de contabilidad correspondientes. Adems, puede propiciar manejos indebidos en las recaudaciones.

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La situacin comentada es indicativa de que los funcionarios que actuaron como auxiliares de colectura se apartaron de los procedimientos aplicables y no cumplieron con su responsabilidad de reponer con prontitud los faltantes mencionados. La Colectora y el Administrador de Colecturas no supervisaron adecuadamente dichas operaciones ni velaron por el cumplimiento de las disposiciones citadas. En la carta del Director de Auditora Interna, ste nos indic, entre otras cosas, que la Colectora, mediante memorando del 25 de enero de 2010, instruy a los empleados a cumplir con el reglamento establecido, de responder por cualquier faltante en un perodo de 24 horas o lo que el Colector le requiera dentro del trmino. Vanse las recomendaciones 1 y de la 3 a la 5.a. Hallazgo 2 - Atrasos en el cotejo de los billetes de lotera premiados y pagados en la Colectura a. Los billetes de lotera tradicional premiados pagados por el Oficial Pagador Auxiliar de la Colectura son enviados para el cotejo correspondiente al Negociado de la Lotera (Lotera) en valijas de seguridad mediante el servicio de camiones blindados. El 6 de marzo de 1996, se nombr en la Lotera la Junta de Cotejo de Billetes (Junta de Cotejo), la cual verificaba los billetes premiados pagados contenidos en las valijas contra el Detalle de Transaccin por Cajero1. Esto, para detectar y documentar errores, faltantes y sobrantes, certificar la correccin de los pagos emitidos, y determinar cualquier irregularidad para adjudicar responsabilidades. A octubre de 2009, en la Lotera haba 453 valijas de billetes de lotera premiados y pagados por $1,512,021 sin cotejar. Las valijas sin cotejar correspondan a pagos efectuados en la Colectura de octubre de 2001 a septiembre de 2009. Esto representa atrasos que fluctuaban de 1 a 95 meses en el cotejo del pago de dichos billetes. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior DA-99-5.

Este Informe provee informacin del nmero de la localidad (Colectura o centro de cambio), el nmero de cajero (pagador), la fecha y la hora del pago, el nmero de transaccin, los nmeros del sorteo y del billete premiado, la serie del billete, los nmeros de fracciones del billete, la cantidad de fracciones y el importe pagado.

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En el Artculo 4-f. de la Ley Nm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, segn enmendada, se dispone que la organizacin fiscal que disee o apruebe el Secretario para las dependencias deber proveer, entre otras cosas, para una canalizacin ordenada y rpida de las transacciones financieras. En aquellas dependencias de naturaleza compleja y con un gran volumen de operaciones financieras, la organizacin fiscal deber proveer para que se hagan intervenciones internas apropiadas que sigan las normas y las pautas que a estos efectos establezca el Secretario. Conforme a dichas disposiciones, y como norma de sana administracin, la gerencia de la Lotera es responsable de asegurarse de que se cotejen con prontitud los billetes de la lotera pagados. En la Parte VIII del Manual de Procedimiento, Control y Cotejo de Billetes Premiados Pagados2, aprobado el 11 de marzo de 2008 por el Secretario de Hacienda, se dispone, entre otras cosas, que el Cotejador proceder a abrir la valija y verificar que, adems de los billetes pagados, se encuentre el Detalle de Transaccin por Cajero, el Informe de Cuadre Diario y el Recibo de Cajero. De encontrar una valija que no tenga el Detalle de Transaccin, proceder a notificarlo al Supervisor. La situacin comentada no permite al Departamento mantener un control adecuado de los pagos realizados de los billetes de la lotera premiados. Adems, le impide detectar a tiempo cualquier irregularidad en dichas transacciones y realizar las gestiones necesarias para que se realicen las investigaciones administrativas y se fijen responsabilidades. La situacin comentada es indicativa de que los funcionarios que actuaron como Director Auxiliar de la Lotera no supervisaron eficazmente dichas operaciones. En la carta del Director de Auditora Interna, ste nos indic, entre otras cosas, que la Lotera no contaba con el personal necesario para cotejar el cien por ciento de las valijas que se reciben en las colecturas y los centros de cambio. Adems, indic que establecern

Este Manual derog el Manual de Procedimientos de Cotejo de Billetes Premiados y Pagados del 6 de marzo de 1996, el cual contena disposiciones similares.

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un sistema mecanizado donde se pueda intervenir ms eficientemente un mayor volumen de valijas. Vanse las recomendaciones de la 1 a la 4. Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con la cancelacin de cheques de la lotera a. La Colectura cuenta con un Oficial Pagador Auxiliar el cual est a cargo del pago de los billetes premiados de la Lotera de Puerto Rico. Las funciones asignadas al Oficial Pagador Auxiliar eran supervisadas por la Colectora. De enero de 2007 a septiembre de 2009, el Oficial Pagador Auxiliar cancel 10 cheques para el pago de billetes premiados de lotera, y no indic en los cheques las razones para esto. Adems, en 6 cheques (60 por ciento) no anot la palabra Nulo. En el Artculo XII del Reglamento Nm. 9, Normas Bsicas para los Oficiales Pagadores Especiales Nombrados por el Secretario de Hacienda, aprobado el 5 de abril de 2005 por el Secretario de Hacienda, se establece, entre otras cosas, que en caso de que en el proceso de firmar cheques algunos de stos resulten daados o inservibles. El Oficial Pagador Especial deber escribir sobre los mismos, de una forma visible, la palabra NULO. Es norma de control interno que cuando un cheque resulte inservible por cualquier causa, se indique en los mismos las razones para dicha accin. La situacin comentada le impide a la Colectora y al Administrador de Colecturas ejercer un control adecuado de los cheques cancelados. Adems, dicha situacin propicia el ambiente para la comisin de irregularidades y que las mismas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. La situacin comentada es indicativa de que la Colectora no supervis eficazmente las operaciones relacionadas con los desembolsos. El Administrador de Colecturas tampoco supervis adecuadamente dichas operaciones.

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En la carta del Director de Auditora Interna, ste nos indic, entre otras cosas, que se instruy mediante comunicado al personal para que se corrijan las situaciones. Adems, se instruy a la Colectora para que tome las acciones correctivas necesarias para asegurar que dichas deficiencias no vuelvan a ser sealadas. Vanse las recomendaciones 1, 3, 4 y 5.b. Hallazgo 4 - Controles inadecuados en las recaudaciones a. La Colectura cuenta con auxiliares de colectura que estn a cargo de realizar las recaudaciones. Para cada recaudacin se emite y se imprime un recibo en el sistema computadorizado de recaudacin. Cuando por alguna razn no se puede imprimir el recibo del sistema, se emite un recibo de forma manual y se utiliza el Recibo de Pago
(Modelo SC-848). Examinamos 10 recibos de pago emitidos de noviembre de 2008 a junio

de 2009 por $822 y determinamos que en 9 recibos (90 por ciento) por $672 no se indic la fecha en que se expidi el mismo. Como norma de sana administracin y de control interno, las colecturas deben establecer los controles internos necesarios para proteger sus activos. Como parte de esto, se les debe requerir a los auxiliares de colecturas que cuando se emita un recibo manual, debe ser incluida la fecha de expedicin del recibo. La situacin comentada impidi mantener un control adecuado de los recibos de recaudacin. Adems, propician el ambiente para la comisin de errores o irregularidades en las recaudaciones y que las mismas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. La situacin comentada es indicativa de que los funcionarios que actuaron como auxiliares de colecturas se apartaron de las disposiciones reglamentarias aplicables. La Colectora y el Administrador de Colecturas no supervisaron eficazmente dichas operaciones.

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En la carta del Director de Auditora Interna, ste nos indic, entre otras cosas, que la Colectora instruy, mediante memorando del 25 de enero de 2010, a cumplir con el reglamento e indicar la fecha en el Modelo SC-848. Vanse las recomendaciones 1, 3, 4 y 5.c. Hallazgo 5 - Deficiencias relacionadas con los controles y la seguridad en los sistemas de informacin a. La Colectura contaba con cuatro terminales conectados a un servidor que se utilizaban para los procesos de recaudaciones y pagos, y dos computadoras para realizar los trabajos administrativos. Un examen sobre el uso y la seguridad de los sistemas de informacin en la Colectura realizado a las computadoras utilizadas para realizar el trabajo administrativo, revel lo siguiente: 1) No tenan instaladas en la pantalla inicial las advertencias para notificar al usuario sobre las normas principales para su uso. En la Poltica Nm. TIG-008 incluida en la Carta Circular Nm. 77-05, Normas sobre la Adquisicin e Implantacin de los Sistemas, Equipos y Programas de Informacin Tecnolgicos para los Organismos Gubernamentales (Poltica TIG-008), aprobada el 8 de diciembre de 2004 por la Directora de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, se establece, entre otras cosas, que cada entidad gubernamental debe colocar un aviso que indique al usuario o quien acceda a su sistema de informacin, que est accediendo a un sistema de informacin propiedad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y que se compromete a utilizarlo conforme a las normas establecidas. En las cartas circulares OC-98-11 y OC-06-13, emitidas el 18 de mayo de 1998 y el 28 de noviembre de 2005, respectivamente, por el Contralor de Puerto Rico se incluyen algunas sugerencias sobre las medidas que se deben adoptar para controlar el uso de los equipos computadorizados y sus programas, y para proteger la informacin que se conserva en los mismos, y se establece la necesidad de advertir al usuario, en la pantalla inicial del sistema, sobre las normas principales para el uso del mismo.

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2) No se realizaban respaldos de la informacin que contenan las computadoras. En la Poltica Nm. TIG-003 incluida en la Carta Circular Nm. 77-05, Normas sobre la Adquisicin e Implantacin de los Sistemas, Equipos y Programas de Informacin Tecnolgicos para los Organismos Gubernamentales (Poltica TIG-003) se establece, entre otras cosas, que debern existir procedimientos para tener y mantener unas copias de respaldo recurrente de la informacin y de los programas de aplicacin y de sistema, esenciales e importantes para las operaciones de la agencia. En el Apartado V, Inciso 4 del Reglamento de Microcomputadoras, aprobado el 11 de mayo de 2001 por el Secretario de Hacienda, se establece, entre otras cosas, que es responsabilidad de cada usuario respaldar la informacin grabada en los discos duros de las microcomputadoras. 3) Las computadoras no contaban con bateras de respaldo. En la Poltica Nm. TIG-003 se establece, entre otras cosas, que las agencias debern implantar normas y procedimientos de control interno que minimicen los riesgos de que los sistemas de informacin dejen de funcionar correctamente. 4) Las contraseas para acceder a las computadoras nunca se han cambiado. En la Poltica Nm. TIG-003 se establece, entre otras cosas, que cada agencia deber implantar controles que minimicen los riesgos de que la informacin sea accedida de forma no autorizada. Las situaciones comentadas impiden a los funcionarios concernidos de la Colectura mantener un control adecuado, efectivo y seguro sobre el uso de los sistemas de informacin que garanticen la seguridad y la integridad de la informacin contenida en los mismos.

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Las situaciones comentadas son indicativas de que la Colectora y el Administrador de Colecturas se apartaron de las disposiciones reglamentarias aplicables y no ejercieron una supervisin efectiva de dichas operaciones. En la carta del Director de Auditora Interna, ste nos indic, entre otras cosas, lo siguiente: [] El mensaje de advertencia ya est activo en todas las estaciones de trabajo conectadas a la red de telecomunicaciones del Departamento de Hacienda. El mismo est siendo activado gradualmente en los equipos no integrados a la red de comunicaciones. [Apartado a.1)] [] En comunicacin del 7 de octubre de 2008, se instruy a que orienten a los usuarios sobre la importancia de resguardar la informacin contenida en el disco duro de sus estaciones de trabajo. [sic] [Apartado a.2)] [] Se solicitar la compra de bateras necesarias. [Apartado a.3)] [] Se recomend a los tcnicos destacados en los distritos a que orientaran a los usuarios sobre la importancia de utilizar y modificar peridicamente sus contraseas. [Apartado a.4)] Vanse las recomendaciones 1, 3, 4 y 6.

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ANEJO DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE RECAUDACIONES COLECTURA DE RENTAS INTERNAS DE CEIBA FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO
NOMBRE CARGO O PUESTO PERODO DESDE HASTA

Hon. Juan C. Puig Morales CPA ngel Ortz Garca Vacante CPA Jos G. Dvila Matos Lcdo. Juan C. Mndez Torres, CPA CPA Juan A. Flores Galarza Lcda. Xenia Vlez Silva, CPA Sr. Pablo S. Hymovitz Cardona Vacante CPA ngel A. Ortz Garca Sr. Vctor M. Laedo Garca Lcdo. Carlos E. Serrano Terrn, CPA Lcda. Sara S. Vzquez Tirado

Secretario de Hacienda Secretaria de Hacienda Secretario Auxiliar de Rentas Internas Secretaria Auxiliar de Rentas Internas

2 en. 09 5 ag. 08 1 jun. 08 1 en. 08 4 en. 05 1 en. 01 1 dic. 97 29 en. 09 29 m. 08 1 mar. 08 1 en. 08 18 en. 05 13 dic. 04

30 jun. 09 31 dic. 08 4 ag. 08 31 m. 08 31 dic. 07 31 dic. 04 31 dic. 00 30 jun. 09 28 en. 09 28 m. 08 29 feb. 08 31 dic. 07 15 en. 05

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Continuacin ANEJO
NOMBRE CARGO O PUESTO PERODO DESDE HASTA

Lcda. Rebeca Vargas Ruiz Lcdo. Ismael Vincenty Medina Vacante CPA Rosa M. Rodrguez Ramos Vacante CPA Alejandro Mndez Ramos CPA Ana I. Agosto Zayas Vacante Lcda. Solymar N. Castillo Morales Lcdo. Luis E. Correa Gutirrez Vacante Lcda. Carmen Garca Salgado Vacante

Secretaria Auxiliar de Rentas Internas Secretario Auxiliar de Rentas Internas Secretaria Auxiliar de Rentas Internas Secretario Auxiliar de Rentas Internas Secretaria Auxiliar de Rentas Internas Director del Negociado de Recaudaciones Directora del Negociado de Recaudaciones Director del Negociado de Recaudaciones Directora del Negociado de Recaudaciones Director del Negociado de Recaudaciones

1 nov. 02 1 feb. 01 1 en. 01 1 sep. 99 1 jul. 99 1 sep. 98 1 dic. 97 1 ag. 08 1 sep. 07 1 mar. 05 17 feb. 05 17 nov. 03 1 abr. 03

2 dic. 04 31 oct. 02 31 en. 01 31 dic. 00 31 ag. 99 30 jun. 99 31 ag. 98 30 jun. 09 31 jul. 08 31 ag. 07 28 feb. 05 16 feb. 05 16 nov. 03

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Continuacin ANEJO
PERODO NOMBRE CARGO O PUESTO DESDE HASTA

Sr. Rafael Fontnez Viera Vacante Sr. Charles Hillebrand Vzquez Sra. Ivette Lebrn Agostini Sr. Juan M. De Jess Carrin Sr. Edwin R. Cordero Martnez

Director del Negociado de Recaudaciones Directora del Negociado de Recaudaciones Director del Negociado de Recaudaciones Administrador de Colecturas del Distrito de Humacao Colectora de Rentas Internas Colector de Rentas Internas

16 mar. 01 1 en. 01 1 mar. 00 15 en. 99 1 dic. 97 1 dic. 97

31 mar. 03 15 mar. 01 31 dic. 00 29 feb. 00 31 dic. 98 30 jun. 09

Sra. Daisy I. Torres Gmez Vacante

22 sep. 98 1 dic. 97

30 jun. 09 21 sep. 98