UNIVERSIDAD AUTONOMA BENITO JUAREZ DE OAXACA

FACULTA DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION LIC. EN ADMINISTRACION CONTRALORIA BASICA TEMA: 44 CONTROL PREVENTIVO DE UNA TIENDA DE DISCOS ALUMNO: ERWIN GIOVANNI SANCHEZ VELASCO CATEDRATICO: DR. MARTIN GAMBOA MEDINA

Introduccin El control es un proceso de cerciorarse de que real mente ocurra lo que debe ocurrir, por esto todas las tareas realizadas en una entidad sujetas a una planeacin y objetivos, deben desarrollarse de forma metdica da a da, para obtener resultados positivos, que nos lleven a poder cumplir metas deseadas. Como respuesta a los desafos diarios que tienen las empresas dedicadas a la venta de discos en cuanto a la seguridad, control, ventas y calidad del servicio, es necesario establecer un control preventivo, para as evitar prdidas, malestares en el personal y los clientes. El plan de control preventivo asigna preponderantemente importancia al desarrollo de las actividades de cada integrante de la tienda de discos, as como evitar la prdida de capital, dado que cada actividad laboral mal realizada implica un costo para la tienda y afecta al desarrollo de esta. Con la certeza que con este Plan estamos dando un paso importante hacia la identificacin y control de las actividades y prdidas, y con el convencimiento que un factor determinante en el logro de los objetivos y metas comunes a toda la organizacin, es la participacin y motivacin que cada uno de los integrantes de la empresa, tenga en el cumplimiento y control de los planes de accin definidos, en que se realiza este trabajo.

Concepto El control es el proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. Segn Robert B. Buchele. Tambin es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Segn George R. Terry. El control preventivo son acciones de las contraloras orientadas a prevenir errores, omisiones o irregularidades en las entidades vigiladas. Estas actuaciones no pueden interferir en la autonoma administrativa de las entidades vigiladas, dado el alcance posterior que la Constitucin le da al control fiscal.

Importancia La importancia de tener un plan de control preventivo en una tienda discos, radica en poder prever todos aquellos inconvenientes posibles que se pueden tener tanto de manera administrativa, as como una mala comunicacin entre los integrantes de la entidad, para as poder hacer una trabajo ms eficiente y con mayor calidad, que nuestros clientes estn satisfechos con nuestro servicio y los objetivos sean alcanzados.

Objetivos del programa: Tomar este trabajo como una gua de control preventivo para empresas dedicadas a la venta de discos. Disminuir los ndices de perdidas por a) Pedidos mal hechos b) Merma c) Robo de los trabajadores d) Daos al producto e) Mala comunicacin f) Falta de compromiso del personal Tambin servir para que cada integrante de la entidad conozca sus obligaciones y como afrontar los posibles retos diarios correspondientes a su trabajo. Disminuir los accidentes, la tasa de frecuencia y riesgos. Cumplimiento del artculo 123 constitucional, del artculo 134 de la ley federal del trabajo. Ejecutar el control preventivo por medio de la supervisin de lnea.

Alcance: El presente plan de control preventivo debe ser cumplido ntegramente por: Todo el personal donde se aplique este plan. Metas del plan Polticas administrativas a) Toda organizacin que busque tener un desarrollo debe de cuidar del capital ms humano el cual es el ms importante que posee

b) Como tambin sus recursos (activos y capital)

c) Cuidar y conservar el medio ambiente y el ecosistema

d) Cumplir con la legislacin vigente

e) Generar un ambiente de seguridad e higiene en el trabajo.

Organigrama de la tienda de discos el Piraton S.A. de C.V.

La tienda de disco de msica el Piraton cuenta con un administrador el cual elaboro un plan de control preventivo. A continuacin se muestran los resultados obtenidos. Estas polticas son un compromiso ineludible para el desarrollo ptimo del plan de control preventivo y por consiguiente el logro de los objetivos. Estructura de soporte: A) Nivel gerencial (Dueo y/o Administrador) B) Cajero C) Empleados de mostrador D) Intendente

Aplicacin: el control preventivo ser por medio de la ejecucin de todas las actividades enumeradas en el siguiente plan con el fin de cumplir con los objetivos trazados.

Nivel de responsabilidad: Para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de control preventivo para la tienda de discos el Piraton S.A. de C.V, es fundamental el compromiso de cada uno de los integrantes de la empresa.

Nivel gerencial: Aprobar y respaldar el plan de control preventivo. Difundir las polticas de operacin a cada integrante de la empresa, para aclararle sus dudas y dejar en claro las obligaciones de cada uno de los trabajadores. Asignar los recursos necesarios para el desarrollo del plan de control preventivo Controlar y evaluar el plan Asignar responsabilidades a cada uno de los empleados Fijar medidas preventivas Realizar una inspeccin diaria a ciertas actividades que considere de mayor importancia. Realizar una inspeccin mensual para medir la efectividad del plan. Asumir la responsabilidad sobre las negociaciones con proveedores y clientes. Elaborar procedimientos y medidas de seguridad para los empleados. Responsable de controlar que por medio de la lnea de mando se cumplan las actividades planeadas. Responsable de instruir y capacitar al personal para brindar un buen servicio al cliente. Responsable de contratar al personal adecuado para cada puesto. Generar un ambiente de cordialidad y cooperacin en la tienda.

Cajero/a: Recibe y entrega cheques y dinero en efectivo. Realiza depsitos bancarios.

Paga salarios. Lleva un control de pagos, ventas y expide notas (sencillas y de remisin). Registra directamente entradas y salidas de dinero. En ausencia del administrador tiene la facultad de asignar tareas a los dems empleados. Elabora relaciones de ingresos y egresos de caja diarios y mensuales. Elabora reportes de los incidentes diarios y se los remite al administrador. Les da informacin a los clientes. Mantiene el orden en el equipo de trabajo. Supervisar las tareas del intendente. Realiza cualquier otra actividad que se le sea asignada.

Empleados de mostrador: Atencin al cliente. Dar un informe detallado del producto al cliente. Acomodar los discos en su lugar. Revisar el estado ptimo de los discos en la tienda, as como la recepcin de los pedidos. Verificar que los discos de recin adquisicin al momento de ser entregados estn en buenas condiciones. Reportar al cajero de los incidentes que se produzcan al realizar su trabajo. Consultar al administrador o cajero en caso de tener alguna duda. Informar a sus superiores de condiciones inseguras detectadas al realizar su trabajo.

Evitar dar una mala imagen de la tienda. Cumplir en tiempo y forma con su horario de trabajo y tareas asignadas.

Intendente: Realizar sus actividades de forma autnoma de acuerdo con el plan asignado. Encargado de la limpieza del local. Encargado de solucionar los contratiempos relacionados con el aseo de la tienda. Identificar focos de infeccin o lugares de riesgo y poner la sealizacin correspondiente para prevenir accidentes. Reportar al administrador cualquier incidente que tenga que ver con la higiene del lugar provocada por los empleados, o en su defecto alguna irregularidad en el desempeo de las funciones del personal. Estar aseado. Ser puntual.

Estructura del plan Acciones del programa del administrador Direccin, liderazgo y motivacin: El administrador deber motivar a sus trabajadores utilizando todas las herramientas que estn a su alcance como; la capacitacin, la instalacin de incentivos e incluso sanciones establecidas y acordadas. Adems de transmitir la idea a los trabajadores de que cuando las cosas se hacen bien, todo saldr como se desea. Acciones preventivas: De la motivacin: Incentivar al trabajador en: Denuncia de incidentes

 Identificar riesgos respectivos al lugar de trabajo Cooperacin en la investigacin de incidentes Juntas de 5 minutos cuatro veces a la semana para identificar posibles problemas Premios bimensuales al desempeo

Inspecciones sorpresa: El administrador realizara inspecciones sorpresa para saber si las tareas se estn realizando de la manera correcta, se har un inspeccin de corte de caja, para saber si el efectivo contenido en caja, es el mismo que se expresa en papel (notas). Tambin se realizara una inspeccin sorpresa a los empleados de mostrador, para saber si tienen la presentacin requerida para desempear sus labores, saber si los discos estn ordenados y colocados de la manera que se les fue indicada, a si como revisar sus registros de entrada y salida del local para saber si cumplen con su horario de trabajo. De la misma forma se inspeccionara peridicamente las labores del intendente, porque de ellas depende la presentacin de la tienda, la limpieza del bao, adems de que es el encargado de abrir y cerrar el local. Observaciones de conducta: Bsicamente la Inspeccin es un plan de observacin de conducta o comportamiento, en el cul se observa el trabajo que se ejecuta. Estas actividades incluyen la evaluacin del mtodo o procedimiento de trabajo. Es aquella actividad que se programa para buscar y detectar los riesgos y los errores que cometen los trabajadores en el desempeo de sus funciones, con el propsito de corregir la metodologa de trabajo. Para la ejecucin de esta actividad es necesario tener conocimientos del trabajo, del trabajador, de sus conductas, sus reacciones frente a las labores que esta desarrollando, y su atencin con el cliente.

De los candados contra robo: Para que no existan perdidas por robo tanto de nuestros clientes como de los trabajadores se consideran los siguientes candados.

 La cmara de seguridad deber de estar encendida todos los das las 24 horas, en caso de que algn empleado la apague por supuesto descuido o equivocacin no podr salir de la tienda hasta haber realizado un inventario de emergencia. El empleado de mostrador deber invitar a los clientes para que dejen sus bolsos en la pequea zona de paquetera situada atrs del mostrador, deber entregar una ficha con el nmero de casillero donde coloco el bolso. El cajero deber estar pendiente al comportamiento y actitudes del cliente. Al empleado de mostrador se le asignara una bitcora diaria donde debe anotar con puo y letra el nombre del disco y la cantidad vendida de estos, as como su monto en pesos. En caso de que no anote su venta realizada en su bitcora, esta no podr contar para su bono bimensual. Al realizarse una venta el empleado de mostrador debe de llenar una nota sencilla, la cual contara de tres copias, una para el cajero, otra para el cliente y otra para el empleado de mostrador. El cajero al cobrar la cantidad de una nota deber de ponerle un sello de pagado y una rbrica, el se quedara con una copia y le entregara la original y la copia restante al cliente. El empleado de mostrador solo podr entregar el disco al cliente si las notas contienen el sello de pagado, al anverso de esta el empleado de mostrador deber de ponerle un sello de entregado tanto a la nota original, como a la copia con la que se queda. En caso de que el cliente quiera una factura, el cajero deber de cobrarle un monto de $ 40.00 pesos extra por esta, si se expide una factura y no se cobra, el cajero tendr que pagarla. En caso de que el intendente, pierda las llaves del local deber de reportarle de forma inmediata al administrador lo sucedido, o en su defecto al cajero para que se puedan tomar las medidas necesarias de seguridad. El intendente no puede dejar ingresar a la tienda a ninguna persona antes o despus del horario de atencin establecido, cualquier prdida ocasionada por este motivo tendr que solventarla. El intendente no puede ingresar con alguna persona ajena al personal a la tienda, con el pretexto de que lo acompaan o ayudan.

 Antes de marcharse de la tienda el intendente deber verificar que: la cmara de seguridad este prendida, que las luces estn apagadas, que la cortina este completamente cerrada, y que los candados estn bien cerrados.

De los permisos: Respecto a los permisos de los empleados solo se podrn otorgar una sola vez al mes, siempre y cuando el empleado le informe al administrador con 24 horas de anticipacin sobre la solicitud del permiso, el da que se otorgue el permiso contara como da de descanso semanal, cualquier falta no justificable (salvo enfermedad o accidente comprobable, y con certificado mdico del IMSS) ser sancionada.

De los horarios de trabajo: Respecto a los horarios de trabajo el administrador tiene la facultad de asignar un horario fijo a cada empleado, o si lo considera ms eficiente hacerlos rotativos. Los empleados deben de ser puntuales y se les tolerara un mximo de 10 minutos de retraso, tres retardos ameritan una falta, y se sanciona con medio da de trabajo sin goce de sueldo. Del mismo modo los empleados no estn obligados a quedarse despus de su hora de salida, salvo en caso de inventario, cualquier hora extra trabajada se pagara conforme al artculo 178 de la ley federal del trabajo. De la atencin al cliente: Para brindarle un buen servicio al cliente se debe de capacitar trabajadores para que puedan resolver las dudas de estos. Los trabajadores deben de tener en cuenta lo siguiente Antes que nada saludar al cliente Tener una actitud servicial a los

 Poder identificar con rapidez el lugar donde se encuentra el articulo que busca el cliente Si el cliente merodea por la tienda y luce desconcertado, acercarse y decirle si le puede ayudar en algo. Siempre ser amable con el cliente Especificarle bien que es lo que esta comprando y que una vez salida la mercanca no hay devoluciones, al menos que presente un error de fabrica Resolver las dudas del cliente e intentar no discutir con el. Mostrarle al cliente que su producto esta perfectamente sellado y que no a sido violado.

De la recepcin de los pedidos Para evitar que los empleados hagan una recepcin incorrecta de un pedido de discos realizados a un proveedor, se debe de tener en cuenta lo siguiente: Revisar que el embalaje que contiene los discos no este aplastado, mojado o roto. Que los sellos de seguridad del embalaje no estn violados. Que la nota no este sucia, alterada, rota, que no contenga un monto mayor al acordado, y que especifique el contenido del pedido. Que el pedido sea entregado en tiempo y forma acordada. En caso de que el pedido no cumpla con estas caractersticas no se podr aceptar. En caso de aceptar un pedido que no rene las caractersticas antes mencionadas, se sancionara al empleado que haya recibido el pedido.

De la venta por mayoreo Para la venta por mayoreo se aceptara un pedido siempre y cuando se solvente un 60 % de este por anticipado, la compra de 6 discos pagados en efectivo, se consideran como venta por mayoreo (aunque los volmenes sean diferentes) y se realizara un descuento del 10% al cliente. Todo pedido realizado para una fecha posterior debe de ser hecho por medio de una nota.

De las atribuciones del cajero El cajero no puede tener atribuciones mas que las asignadas en el manual de operaciones y las responsabilidades que le otorgue el administrador, en ningn momento el cajero puede: Regaar a un empleado de mostrador o al intendente Comprometerse con un proveedor en adquirir un producto Otorgar un permiso Prometer un bono Tomar decisiones sobre la distribucin o reubicacin de los artculos de la tienda Negarse a darle informacin a un cliente Recibir correspondencia que amerita firma de recibido

 Dar informacin a extraos sobre entradas diarias de caja. Faltarle el respeto a un cliente o compaero de trabajo.

Mas sin embargo puede: Hacer observaciones respetuosas a los empleados sobre la forma de hacer una tarea. Indicarle al intendente de su auxilio para alguna tarea relacionada con la higiene del lugar Levantar un reporte dirigido al administrador en caso de que algn empleado tenga un comportamiento negativo para con otro compaero, proveedor o cliente.

De las actividades del intendente El intendente esta encargado de mantener la tienda limpia para esto debe: Trapear el local dos veces al da una por las maanas y otra por la tarde Hacer el aseo del bao una vez al da y cerciorarse que siempre este limpio Revisar que el botiqun siempre este lleno y en caso de que un producto ya sea escaso informarle al administrador Abrir y cerrar el local Poner la sealizacin correcta cuando hace el aseo como: (piso mojado, vidrio roto, o pintura fresca, abierto o cerrado). El intendente debe de tomar en cuenta que su actividad es bsica para preservar la salud de los empleados y evitar enfermedades de trabajo, as como accidentes.

Del uso del bao El bao es para uso exclusivo de los empleados y cliente de la tienda, se prohibir la entrada al bao a cualquier otra persona, no se podr prestar, ni alquilar por ningn motivo. El bao siempre debe de permanecer cerrado y limpio, en caso de que no haya agua se debe de informar al administrador. Lo mismo pasa si queda poco papel sanitario, aromatizante y jabones. El bao no se puede usar como bodega. En caso de que el bao este sucio y el intendente no quiera realizar el aseo se deber de informar de esta situacin inmediatamente al administrador. Si por algn motivo el intendente llegase a faltar el empleado de mostrador deber realizar sus actividades por ese da y el cajero tambin esta comprometido a apoyar en lo que se pueda.

De la introduccin de alimentos en la tienda Los empleados no pueden introducir alimentos slidos a la tienda, solo podrn introducir lquidos, siempre y cuando tengan el debido cuidado con estos, al cliente no se le puede prohibir la entrada a la tienda con alimentos, par ano tratar de daar su susceptibilidad. Cada turno cuenta con 40 minutos asignados para comer, en este lapso las puestas de la tienda se cierran, el intendente debe de colocar el letrero correspondiente (cerrado).

De las medidas de higiene

Para preservar la salud del personal y de los clientes se debe de mantener la tienda lo mas limpia posible, si un disco se ensucia se debe de limpiar cuidadosamente para no romper su empaque. Si un empleado acude enfermo a la tienda con una gripa ligera, tos debera usar un cubre bocas y ponerse gel antibacterial antes de atender a un cliente. Si presenta sntomas altos de enfermedad como fiebre, vomito o diarrea debe d de informar al administrador o cajero, para valorar la situacin y si es necesario darle un permiso para que acuda al doctor.

De los sealamientos en la tienda La tienda debe de contar con diferentes seales visibles para el cliente, como la divisin de zonas de discos (por genero), las polticas, la de zona de paquetera, la de caja, y el horario de atencin, en dado caso de que por algn motivo estas seale se caigan el empleado de mostrador en turno debe de colocarla de nuevo.

En caso de pleitos entre empleados Si llegase a existir un desacuerdo entre los empleados, se tendr que hace runa junta donde el moderador ser el administrador y pro medio del dialogo buscara resolver cualquier desacuerdo o inconformidad, que pudiera existir entre los empleados para generar un ambiente de cooperacin y cordialidad para no llegar a las acciones correctivas o sancionadoras.

De la presentacin del personal La presentacin del personal es primordial porque es el primer reflejo del mensaje que se busca dar al cliente, por consiguiente los empleados de la tienda de discos el Piraton deben de cumplir con las siguientes normas:

 Cabello corto y peinado (en caso de hombres) Cabello recogido (en caso de mujer) Maquillaje discreto (en caso de mujer) Portar el uniforme de la tienda limpio No tener las uas largas Estar aseado Calzado limpio No mascar chicle No fumar en la tienda No presentarse a trabajar con aliento alcohlico

Conclusiones Con la implementacin de este programa de control preventivo en la empresa DISCOS EL PIRATON S.A. DE C.V. se espera mantener el control de la tienda, para que las metas planteadas se pueden cumplir, de la misma forma busca generar un ambiente de cooperacin y cordialidad en el equipo de trabajo. Actualmente la mayora de las PYMES fracasan por tener una mala planeacin, y no tener un control dentro de la empresa, por eso hay que resaltar las medidas que se toman para mantener todas las actividades coordinadas, y que ests funcionen en una misma lnea de mando.

Si se sigue el plan de control preventivo al pie de la letra, los incidentes causados por las actividades propias del trabajo se disminuirn, fomentara a la eficiencia, la cual se reflejara en el aumento de las ventas, en la reafirmacin de la preferencia del cliente, en un mayor compromiso de los trabajadores, administrador y proveedores, generando una mejor imagen hacia el pblico en general, y la permanencia en el mercado. Para concluir lo que se espera de este plan de control preventivo es que tenga xito y deje conforme a cada uno de los integrantes de la empresa.

Bibliografa Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal del Trabajo http://www.apestan.com/cases/tiendas-de-discos-mixup-ciudad-de-mexicodistrito-federal-mexico_2241.html Entrevista al encargado de la tienda galera musical