Consultas

La consulta tiene grandes ventajas, imagina que necesitamos saber los datos de nuestros clientes, con un extracto del agente de ventas que le atendi, as como la fecha en que fue atendido. No podemos negar que tener todos estos datos en una nica tabla es mucho mejor que sacar las dos tablas e ir buscando los datos uno a uno. Vamos a aprender a utilizar el asistente para la creacin de consultas, para combinar varias tablas. Solo tenemos que pulsar en la opcin Asistente para consultas del grupo Otros en la ficha Crear. En la ventana del asistente seleccionamos la opcin asistente para consultas sencillas y pulsamos en el botn Aceptar. En la nueva ventana primero seleccionamos la tabla de la que queremos crear la consulta en la lista desplegable.

Despus pasaremos los campos que queramos que muestre la consulta desde la lista de campos disponibles a la ventana de campos seleccionados, si queremos hacerlo uno a uno pulsaremos el botn > y si queremos seleccionar todos los campos pulsamos en el botn >>. Ahora, sin salir de esta ventana, vamos a elegir la segunda tabla, lo hacemos desde la lista desplegable. Vemos como los campos disponibles cambian en funcin de la tabla seleccionada, pero los campos que estaban seleccionados previamente no desaparecen, es ms si seleccionamos los campos que necesitamos de entre los disponibles veremos cmo se agregan a la lista que poseamos en la ventana de campos seleccionados. Nosotros hemos aadidos los campos "Vendedor " y "FechaVenta" justo despus de "CdigoCliente".

Pulsamos el botn siguiente y nos aparece la siguiente ventana la cual nos pregunta si queremos crear una consulta en detalle o una en resumen. La diferencia es que en detalle se muestra de cada registro todos los campos. Sin embargo en resumen solo se muestra el total del campo para cada registro.

Pulsamos en "Detalle" y damos clic en "Siguiente". Ahora escribiremos el nombre de la consulta (Clientes Consulta) y la abrimos directamente. Este es el resultado:

La vista de diseo en las consultas

Ahora vamos a modificar la consulta desde la vista de diseo. Ya te habrs dado cuenta de que este tipo de consulta muestra toda la tabla en la que se basa la consulta. Es posible que queramos limitar los registros a los de cierto cliente, por ejemplo. Vamos a ver como conseguimos esto ltimo mientras aprendemos a usar la vista de diseo. Abrimos nuestra consulta desde el panel de objetos y seleccionamos Vista Diseo. Esta es la ventana de diseo para nuestra consulta:

Vemos que esta ventana se divide en dos secciones, la superior muestra las tablas que estn incluidas en nuestra consulta as como los campos que estn relacionados y el tipo de relacin que tienen entre ellos. En la ventana inferior vemos los campos que hemos incluido en la consulta, en la segunda fila podemos comprobar a que tabla pertenecen. Veamos las siguientes opciones con ms detalle:

En la fila "Criterios" hemos especificado que deseamos ver los datos de la consulta que tengan como vendedor a Uriel. Esto significa que podemos aplicar condiciones lgicas a los campos para limitar, definir o ampliar la potencia de nuestras consultas. Por otra parte, en la fila "Mostrar" indicamos que campos queremos que sean visibles cuando ejecutemos la consulta, esto no significa que excluyamos los datos del cdigo cliente en la consulta, nicamente significa que no se muestran estos datos en la salida de nuestra consulta. Es decir podramos introducir cualquier criterio en este campo, y a la hora de ejecutarlo a pesar de tenerlo en cuenta, no se mostrara en el resultado. Para ejecutar la consulta solo hay que pulsar en el icono "Ejecutar". El resultado sera el siguiente:

Campos calculados Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseo de la consulta, informacin que no proviene de un campo, sino de una operacin con valores de otros campos. Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en nuestra tabla "Productos". Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y tambin las unidades en existencia.

Supongamos que necesitemos conocer cual es el valor total de los artculos que tenemos en el almacn. El total seria el resultado de multiplicar las "UnidadEnExistencia" por el "PrecioUnidad" de cada artculo. Vamos a hacer la consulta desde la vista de diseo. En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos".

Y una vez seleccionada, pulsaremos Agregar. En la ventana de "Consulta", aparecer la tabla que hemos escogido "Productos", con todos los campos que la componen. Nosotros solo necesitaremos "NombreProducto", "DescripcionProducto", "PrecioUnidad" y "UnidadEnExistencia".

Con el ratn arrastraremos los campos hasta la cabecera de las columnas de la cuadricula.

Vemos como automticamente las filas "Tabla" y "Mostrar" se rellenan con esta accin.
Pero aun falta el campo calculado. Dijimos que necesitbamos conocer cual es el valor total de los artculos que tenemos en el almacn. Primero debemos elegir un campo vacio, y ponerle el nombre que deseamos para nuestro nuevo campo, Qu tal "Total"?

Ahora debemos escribir la expresin de clculo de la siguiente manera: Total: [ ]*[ ] , Es importante que respetemos el espacio en blanco tras los dos puntos, dentro de los corchetes irn los nombres de los campos que queramos utilizar para los calculos. Concluyendo, nuestra expresin quedara as; Total: [PrecioUnidad]*[UnidadEnExistencia] Por ultimo solo tendremos que marcar la opcin "Mostrar" para visualizar el resultado cuando ejecutemos la consulta. Pulsaremos el icono "Ejecutar" y este ser el resultado:

Clculos sobre las tablas Tambin podemos realizar clculos sobre todos los registros de una tabla sin especificar ninguna opcin. Se puede utilizar para saber el total de por ejemplo: el total de clientes, o el total de artculos que tenemos en el almacn, o el precio medio de las ventas del ejercicio. Vamos a realizar el conteo de los productos que tenemos en el almacn. Lo primero que haremos ser crear una consulta a partir de la tabla "Productos". En la que solo seleccionaremos el campo "UnidadesEnExistencia". Ahora en la ventana vista diseo de la consulta, sobre la cuadricula pulsaremos el botn derecho del ratn y daremos clic en Totales y veremos que en la cuadricula se ha agregado una nueva fila, llamada "Total". Por defecto aparecer con el valor "Agrupar por". Pero si desplegamos el cuadro de las opciones de "Total", vemos que hay una lista de posibles rdenes para aplicar al campo. Esta vez elegimos "Sumar" el total de las existencias, pero tambin podramos averiguar el valor mnimo, el mximo, el valor promedio, entre otras muchas otras funciones. Crear consultas en vista de diseo con varias tablas Aprenderemos a crear consultas con varias tablas. Vamos a partir de un ejemplo: queremos averiguar el cdigo del cliente, sus apellidos, el cdigo del pedido y la fecha de la venta. Para ello necesitaremos manejar las tablas cliente y pedidos. El primer paso ser crear la consulta, esta vez lo haremos utilizando el asistente. En la ventana del asistente, elegiremos de la tabla Clientes, los campos "CodigoCliente" y "ApellidoCliente". El prximo paso, sin salirnos de esta ventana, es cambiar de tabla, ahora necesitamos los campos de la tabla pedidos. Para ello solo tenemos que desplegar las opciones de la lista "Tabla/consultas" y seleccionar la tabla "Pedidos". Una vez seleccionada la tabla pedidos, solo tenemos que aadir los campos "CodigoPedido" y "FechaVenta" a la lista de campos seleccionados tal como lo hicimos con los campos de la tabla "Clientes" Pulsamos "Siguiente", y pasamos a la siguiente ventana de donde elegimos la opcin detalle. Ejecutamos la consulta. Las consultas de accin Hasta ahora hemos estado utilizando las consultas de seleccin, estas se han caracterizado porque se extraa de una base de datos una informacin mediante un proceso de seleccin, a la vez que se ignora la parte de la base de datos que no cumple los requisitos de nuestra seleccin. Pero hay otro tipo de consultas, llamadas consulta de accin, estas se caracterizan porque pueden afectar al contenido de los datos de una tabla, pueden crear nuevas tablas, aadir o borrar registros, o actualizar tablas. Vamos a crear paso a paso una consulta para crear tablas. Creamos una consulta para que presente los datos con los que deseemos crear la nueva tabla.

Ejecutamos la instruccin "Crear tabla". Tecleamos el nombre de la nueva tabla en el cuadro de texto y pulsamos "Aceptar". Hasta que pulsemos el botn ejecutar se iniciara el proceso para crear la nueva tabla. En cuanto pulsemos Access nos mostrara una ventana para confirmar nuestra decisin. La "TablaCreada" se agrega en el panel de objetos. Consultas de datos anexados Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas a la vez utilizando los datos de otra tabla, por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde tomar los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a anexar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos anexados: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo: