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DEFINCIIN DE PROYECTO.
DIFERENCIA ENTRE EL PROYECTO Y EL PRODUCTO POR QU APLICAR GESTIN DE PROYECTOS EN LA ORGANIZACIN?
DEFINICIN DE LA NECESIDAD
Presencia de un problema, una oportunidad. Identificacin de una debilidad. Anlisis FODA. Anlisis situacional, de mercado. Se define la caracterstica de la necesidad Entonces: qu son las caracteristicas ? Son las condiciones que debe cumplir el producto ? El producto tiene por s mismo caracteristicas propias desconocidas?
DEFINICIN DE LA NECESIDAD
Cmo definimos las caractersticas de una necesidad?
La necesidad se concreta en un producto? Las caractersticas se podran definir como los requisitos o condiciones que debe cumplir el producto que ser generado o producido, se establecen ANTES de iniciar su elaboracin, deben ser concreta, medibles y realistas.
ESTRATEGIA
Cul la mejor estrategia para generar el producto ??
ESTRATEGIA
Seleccionar la idea que mejor se alinea con los objetivos y especificaciones, asimismo que respeta la limitaciones identificadas. Establecer un plan inicial de accin para ejecutar la idea seleccionada. (ESTRATEGIA DE SOLUCION)
MAPA CONCEPTUAL
Interesados (Stakeholders)
Objetivos
Especificaciones
Estimacin Presupuesto, Plazos
Definicin de la estrategia
Ejecucin de la estrategia
P R O D U C T O
ENTONCES: QU ES UN PROYECTO?
Conjunto de actividades que se ejecutan coordinadamente para generar un producto entregable. Tiene caractersticas propias (inicio y fin establecidos, un presupuesto y plazos definidos, estrategias o metodologas de solucin, etc.)
Inicio
Planificacin
Cierre
Ejecucin
Monitoreo y Control
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INICIACION
El propsito es formalizar el inicio de un proyecto comprometiendo a todos los involucrados. PROJECT CHARTER KICK OFF
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PLANIFICACIN
Se desarrolla un plan de gestin de proyecto para facilitar su cumplimiento monitorendolo de una manera efectiva. Los recursos del proyecto, los alcances, plazo y otros factores externos al proyecto pueden variar en el tiempo lo que hace que el plan deba ser continuamente ajustado.
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EJECUCIN
El propsito es coordinar, integrar y gerenciar todos los recursos del proyecto a fin de cumplir con los objetivos del proyecto llevando a cabo el plan del proyecto. ACTAS DE REUNIN DOCUMENTOS DE GESTIN DE CAMBIOS
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MONITOREO Y CONTROL
El propsito es asegurar que los objetivos planteados se van a alcanzar, monitoreando y cuantificando los progresos, as como tomando acciones correctivas cuando sea necesario. INFORME DE STATUS DEL PROYECTO
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CIERRE
El propsito es formalizar la aceptacin del proyecto, cerrando el contrato y llevando a cabo un cierre administrativo. ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO
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Producto
Proyecto
El proyecto tiene un inicio y fin claramente definidos, el producto tiene un inicio (desde la entrega) y su fin generalmente no es planificado.
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IDEAS ????
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LAS ORGANIZACIONES
Objetivos Organizacionales (Plan Estratgico Organizacional)
Coherentes Alineados
Base estratgica
Objetivo de TI
Soporte Directo
ESTRATEGIAS
RECURSOS
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ORGANIZACIONES MADURAS?
> 5,000 Aos de aprendizaje acumulado
Desde las primeras experiencias y metodos de la Ingenieria Civil
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ORGANIZACIONES MADURAS?
< 50 Aos de aprendizaje acumulado ..
Desde las primeras experiencias en la sala de computo de la ENIAC.
VALORES EN LA ORGANIZACIN
El Talento es primero
La gente talentosa es el elemento ms importante en las instituciones, dentro de la empresa los trabajadores son nuestro principal activo. Cuanto mejor y ms experimentada sea, mayor es la probabilidad de producir resultados de primer nivel. Entonces seguir un ordenamiento en la gestin de proyectos es la lnea a seguir!, un nico lenguaje.
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VALORES EN LA ORGANIZACIN
Sin embargo, el Talento no lo es Todo...
Las organizaciones han aprendido que an los mejores profesionales necesitan un ambiente estructurado y disciplinado en el cual puedan realizar un trabajo cooperativo con un mismo lenguaje. La gente de primer nivel es esencial, pero necesitan el apoyo de procesos ordenados para hacer un trabajo de primer nivel.
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Personas Tecnologa
Procesos
inclusive nuestra mejor gente no puede dar lo mejor cuando el proceso no es entendido o no esta operando de la mejor manera
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AGENDA
1. PROPOSITO DEL PMBOK. 2. QUE ES UN PROYECTO 3. QUE ES LA GERENCIA DE PROYECTOS 4. RELACIONES CON OTRAS DISCIPLINAS 5. FORMAS DE TRABAJO RELACIONADAS
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PROVEER REFERENCIA BASICA PARA LOS INTERESADOS EN LA GERENCIA DE PROYECTOS CERTIFICACION - PMP
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2. QUE ES UN PROYECTO
ORGANIZACIONES
TRABAJO OPERACIONES PROYECTOS
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2. QUE ES UN PROYECTO
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2. QUE ES UN PROYECTO
Definicin:
ES UN ESFUERZO TEMPORAL CON EL FIN DE CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO UNICO.
Caractersticas
se realizan en todos los niveles de la organizacin involucran una o muchas personas, pocas o muchas horas en su mayora son componentes crticos para el desempeo de la estrategia de negocios de una organizacin
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2.1. TEMPORAL
Significa que cada proyecto tiene un inicio y fin definido. Fin: cuando se logran o no los objetivos. Temporal no significa corto en duracin. La duracin de los proyectos es finita. No son esfuerzos continuos. El efecto temporal no aplica al producto o servicio. Pero si puede aplicar al Equipo de personas
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3. GERENCIA DE PROYECTOS
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Son individuos y organizaciones que estn activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado
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panorama. Captulo 2 : THE PROJECT MANAGEMENT CONTEXT : describe el entorno donde se realizan los proyectos. Captulo 3 : PROJECT MANAGEMENT PROCESS: visin general de la interaccin de los procesos.
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Incluye:
planeamiento, : PROJECTreportes de desempeo, Captulo 11 distribucin, RISK MANAGEMENT administracin de las conclusiones. Procesos para identificar, analizar y responder a los riesgos Incluye: identificar, cuantificar los riesgos y desarrollar respuesta a riesgos y control de la respuesta a riesgos
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GRUPOS INDUSTRIALES
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Contenido
Generalidades Project Scope Management Procesos principales
Caso de discusin
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Generalidades
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Generalidades
Project Processes
Los proyectos estn compuestos de
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Generalidades
Processes Groups
Iniciacin
Planeamiento Ejecucin
Control
Cierre
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Generalidades
Processes Interactions
Inputs
Tcnicas y herramientas Outputs
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Generalidades
Ideas Principales
Alcance del producto : caractersticas y
funciones que van a ser incluidas en un producto o servicio. Alcance del proyecto : trabajo que debe ser hecho para entregar un producto con las caractersticas y funciones especificadas.
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Generalidades
Ideas Principales
La terminacin del alcance del producto es
medida contra los requerimientos. La terminacin del proyecto es medida contra el plan.
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Incluye todos los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar exitosamente el proyecto.
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Principales procesos
Iniciacin
Planeamiento del alcance Definicin del alcance
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1. Iniciacin
Proceso de reoconocimiento formal de que
un nuevo proyecto existe o que un proyecto existente debera continuar en una siguiente fase.
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1.1 Iniciacin
Inputs Descripcin del producto Plan estratgico Criterios de seleccin del proyecto Informacin histrica
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1.2 Iniciacin
Tcnicas y herramientas Mtodos de seleccin de proyectos Opinin de los expertos
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1.3 Iniciacin
Ouputs Project Charter Asignacin / Identificacin del project manager Restricciones Suposiciones
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escrito de declaracin de alcance como la base para futuras decisiones sobre el proyecto incluyendo, en particular, los criterios utilizados para determinar si el proyecto o fase ha sido completado satisfactoriamente.
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costo, tiempo y recursos. Definir una linea base par la medicin y control del desempeo. Facilitar una asignacin clara de responsabilidades.
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alcance del proyecto por los stakeholders. Difiere del control de calidad en que est interesado, principalmente, con la aceptacin de los resultados del trabajo, mientras el control de calidad est principalmente con la correccin de los resultados del trabajo.
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Caso de Discusin
La XYZ empresa firma con el cliente MNO un contrato por el desarrollo e implantacin del software ABC. La empresa XYZ acepta, en el marco del contrato, el desarrollo de la funcionalidad F; la reglamentacin de F an no est definida por el organismo rector, aunque se sabe que el uso de F es comn y extendido. Por esta razn, se pospone el desarrollo de la funcionalidad F hasta la publicacin de la referida reglamentacin Cmo repercutir esta decisin en el desarrollo e implantacin del software ABC?
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WBS Agenda
0. Repaso 1. Introduccin al WBS 2. Qu es WBS 3. Porqu usar un WBS 4. Cmo crear un WBS 5. Ejemplo de WBS: Proyecto de Outsourcing 6. Ejemplo de WBS: Proyecto de Web Design 7. Ejemplo de WBS: Proyecto de Sw Implem.
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WBS Agenda
0. Repaso
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Procesos de Scope
5.1 Initiation
5.2 Scope Planning 5.3 Scope Definition
5.4 Scope Verification Formalizacin de la aceptacin del alcance del proyecto 5.5 Scope Change Control Control de los cambios en el alcance
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PMBOK
Relaciones entre procesos de iniciacin
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PMBOK
Relaciones entre procesos de planeamiento
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Entregables claves
Product 5.1 Description Producto Project Charter 5.2 Scope 5.3 Statement Producto Justificacin Entregables! Objetivos!
WBS
Estructura de Descomposicin del trabajo
Producto Justificacin
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WBS
Gerente Del Proyecto
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WBS Agenda
0. Repaso 1. Introduccin al WBS 2. Qu es WBS 3. Porqu usar un WBS 4. Cmo crear un WBS 5. Ejemplo de WBS: Proyecto de Outsourcing 6. Ejemplo de WBS: Proyecto de Web Design 7. Ejemplo de WBS: Proyecto de Sw Implem.
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WBS Agenda
1. Introduccin al WBS
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Los proyectos son riesgosos Demoran un tiempo significativo Cuestan mucho dinero Involucran a mucha gente de la organizacin Estn expuestos a cambios inesperados Deben satisfacer a distintos tipos de clientes El producto generalmente es distinto a todo lo que antes has producido
Introduccin
requiere una visin clara del producto final del proyecto y de todo el proceso por el cual ser creado. requieren tcnicas efectivas de planeamiento para definir los objetivos del proyecto en detalle suficiente que garantice una gestin eficaz del proyecto.
Se
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WBS Agenda
0. Repaso 1. Introduccin al WBS 2. Qu es WBS 3. Porqu usar un WBS 4. Cmo crear un WBS 5. Ejemplo de WBS: Proyecto de Outsourcing 6. Ejemplo de WBS: Proyecto de Web Design 7. Ejemplo de WBS: Proyecto de Sw Implem.
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WBS Agenda
2. Qu es WBS
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WBS Agenda
0. Repaso 1. Introduccin al WBS 2. Qu es WBS 3. Porqu usar un WBS 4. Cmo crear un WBS 5. Ejemplo de WBS: Proyecto de Outsourcing 6. Ejemplo de WBS: Proyecto de Web Design 7. Ejemplo de WBS: Proyecto de Sw Implem.
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WBS Agenda
Entregables (orientacin a) Niveles (tamao, complejidad) Gestin (planeamiento, control) Organizacin (delegacin, subcontratacin) Comunicacin (identificacin, modelo)
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Esta es una funcin vital !!! Esta es una gran responsabilidad del Gerente del Proyecto!!!
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WBS Agenda
0. Repaso 1. Introduccin al WBS 2. Qu es WBS 3. Porqu usar un WBS 4. Cmo crear un WBS 5. Ejemplo de WBS: Proyecto de Outsourcing 6. Ejemplo de WBS: Proyecto de Web Design 7. Ejemplo de WBS: Proyecto de Sw Implem.
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WBS Agenda
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Elemento WBS: Entregable nico y tangible, agregacin de los elementos subordinados Entregable: Subdividido lgicamente al nivel que representa cmo ser obtenido (diseado, comprado, fabricado, subcontratado) Componentes de un entregable: deben ser nicos y distintos de sus pares Informes significativos: Todos deben identificarse e incluirse (reuniones de evaluacin, informes mensuales, informes de pruebas, etc)
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Flexible: Porque puede cambiar. Un proyecto bien manejado incorporar un proceso riguroso de control de cambios para documentar y gestionar los cambios de alcance. Explcito: Todos los entregables deben incluirse en forma explcita Compatible: Con la estructura organizacional y los centros de responsabilidad Claridad: En la definicin para evitar duplicacin de esfuerzos a travs de la organizacin o entre individuos Tamao limitado: Para un control efectivo. Elementos muy pequeos haran excesivo el costo del control
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Desarrollar un WBS que defina una relacin lgica entre todos los elementos del proyecto. Balancear los aspectos de definicin con los requerimientos de registro e informes. No olvidar que el propsito primordial es definir el alcance del proyecto. Descomponer hasta el nivel que el proyecto lo requiere, la naturaleza del trabajo y la confianza del equipo. Omitir el WBS e ir directamente al Diagrama de Gantt conduce a dificultades no previstas e inesperadas. Evitar crear elementos WBS que definen solo etapas de proceso o actividades enfocadas en la organizacin. Lo que no se orienta a entregables es difcil estimar y hacer seguimiento del progreso.
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Definir elementos WBS que representan apertura o cierre, tales como planeamiento, ensamble, desmontaje. Identificar y detallar todos los entregables claves (permisos, licencias, empaque, distribucin, mercadeo) Definir todo el trabajo asignado a los stakeholders Asegurarse que los elementos WBS no superpongan responsabilidades. Evitar mucho detalle o detalle insuficiente. Identificar entregables claves de la gestin del proyecto como gestin del proceso, servicios, abastecimientos, comunicacin, informacin, documentacin administrativa, entrenamiento.
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Hay necesidad de mejorar la precisin de los estimados de costo y duracin del elemento WBS. Hay mas de un individuo o mas de un grupo responsable de generar el elemento WBS. Muchos recursos asignados pero un responsable. El elemento WBS incluye mas de un tipo de trabajo o mas de un entregable. Hay necesidad de conocer con precisin el timing de unidades de trabajo internos al elemento. Hay necesidad de separar el costo de las unidades de trabajo o entregables internos al elemento. Hay dependencia entre unidades de trabajo internas con otros elementos externos.
Los prerequisitos para las unidades de trabajo internas difieren.
Hay espacios de tiempo significativos entre las unidades de trabajo internas al elemento WBS. Los requerimientos de recursos dentro del elemento WBS cambian a travs del tiempo. No hay criterios claros y objetivos para medir el progreso del elemento WBS? Hay criterios de aceptacin aplicables antes de completar la generacin del entregable entero. Hay riesgos especficos que requieren una atencin focalizada a un parte del elemento WBS. Una parte del trabajo asociado al elemento WBS puede ser programada como una unidad independiente. El elemento de trabajo no est claramente entendido por el planeador, el ejecutor y el cliente.
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El nivel de detalle est en funcin del tamao, la complejidad, el riesgo y las necesidades de control. El nivel de detalle puede variar conforme evoluciona el proyecto. Los proyectos de corta duracin se prestan para una descomposicin al nivel apropiado desde el inicio. Mientras que en los de mayor duracin o mayor complejidad la descomposicin de los entregables puede completarse en un momento futuro. Algunas partes del WBS pueden tener diferentes niveles de descomposicin. Especialmente en un rolling plan donde solo se detalla el trabajo inmediato y el trabajo futuro se define a un alto nivel hasta mas adelante.
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La descomposicin de requerimientos complejos en componentes mas simples es uno de los mtodos primordiales para manejar proyectos complejos. El desarrollo de un WBS es la tcnica para lograr est descomposicin. Al estructurar el WBS se debe mirar al futuro y determinar cmo va a lograrse y gestionarse el trabajo. Adems de identificar productos finales estrictamente, el WBS puede reflejar tambin funciones que representan un nivel de esfuerzo como las actividades para la Gestin del Proyecto o las fases del proyecto. Solamente con el objeto de organizar las tareas.
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Si el proyecto contiene factores de riesgo importantes se recomienda un WBS mas detallado. La estrategia de descomposicin WBS ayuda a identificar y mitigar el riesgo. El anlisis de impacto puede efectuarse para cada elemento WBS, logrando un enfoque efectivo de Gestin del Riesgo, aislando los riesgos y dndoles tratamiento individual. Los supuestos entraan riesgo. Detallar las reas de alto riesgo permite el manejo de los supuesto y expectativas a un nivel controlable. Un mtodo para incorporar el planeamiento del riesgo directamente es la definicin de actividades de contingencia como sucesoras.
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La velocidad del cambio tecnolgico afecta al proyecto? Estn los entregables definidos claramente y completamente? Ser evaluada la calidad del trabajo por medio de pruebas o inspecciones? Cul es la probabilidad de cambio? Se ha verificado la disponibilidad de infraestructura, recursos internos, externos y proveedores potenciales? Se espera mucha subcontratacin? La gerencia est comprometida?, dar el soporte requerido? Los requerimientos han sido definidos y aprobados? Ha sido definido e implementado un proceso formal de cambios? Se han definido las mtricas para validar los entregables? Se han identificado los recursos para la creacin de entregables? Se han identificado los riesgos de compra, relaciones pblicas, aprobacin de la gerencia, entendimiento del equipo, etc?
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Todo el trabajo ha sido planeado al nivel de detalle necesario para establecer compromisos? Se puede establecer y gestionar las responsabilidades individuales con la estructura de informes indicada por este WBS? Cmo se asignar y controlar el trabajo generalmente? Las asignaciones individuales conciliarn con el sistema formal de tiempo? Cmo se establecern los presupuestos? Ser posible relacionarlos a los incrementos de trabajo? Se est midiendo los incrementos bsicos de trabajo? Es una agregacin lgica de las tareas de los individuos? Hay mas de una organizacin involucrada? Cmo se determinar el estado del trabajo en proceso?
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2.
3.
4.
Identificar los productos finales del proyecto. Qu debe obtenerse para alcanzar el xito en el proyecto. Siempre es buena idea revisar los documentos de alcance de alto nivel. Identificar los entregable principales necesarios para llegar a los productos finales. Frecuentemente estos son entregables predecesores necesarios pero que en s no satisfacen una necesidad de negocio (Ejemplo: Especificacin de diseo) Incorporar niveles adicionales de detalle apropiado para la gestin y el control integrados. Revisar y refinar hasta que los stakeholders concuerden en que se puede completar con xito el planeamiento y que la gestin, monitoreo y control producir los resultados deseados.
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Piensa en el proyecto entero Piensa en entregables (qu se requiere, qu debe entregarse) Piensa con el final en mente (cmo este elemento contribuir al entregable final) Tienes la visin del producto final en mente? Cules son sus partes constitutivas? Como trabajan las piezas? Qu se necesita hacer?
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Piensa en medidas de avance o rendimiento (puntos de entrada, hitos intermedios) Piensa en mtricas (Sabes si mides, cmo tu cliente define el xito)
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impacto en el costo o en el tiempo solo puede determinarse si hay un claro vnculo entre parmetros de rendimiento y paquetes de trabajo definidos mediante el WBS.
Todo
el trabajo incluido en el WBS debe ser estimado, asignado, programado, presupuestado y controlado. WBS es el mecanismo por el cual el trabajo se divide y organiza para ello y para informar sobre el progreso La identificacin y seguimiento de mtricas de rendimiento de manera sistemtica y disciplinada proporcionan una advertencia temprana de problemas potenciales y de su naturaleza.
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Ejemplos de WBS
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Ejercicio de WBS
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Planeamiento de Recursos (Qu recursos) Estimacin de Costos (aproximacin) Presupuesto de Costos (Asignacin) Control de Costos (contra el Presup.)
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La Administracin de Costos del Proyecto debe concentrarse en el costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto, pero tambin debe considerar los efectos de las decisiones del proyecto.
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Se debe considerar la informacin requerida por los stakeholders, ya que los costos pueden medirse de diferentes maneras.
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1. PLANEAMIENTO DE RECURSOS
recursos) Informacin Histrica Declaracin del alcance Conocimiento de los recursos disponibles Polticas (estrategias) organizacionales
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PLANEAMIENTO DE RECURSOS
Herramientas y Tcnicas
Juicio experto (Consultores) Identificacin de alternativas
Outputs
Requerimientos de recursos (Descripcin de
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PLANEAMIENTO DE RECURSOS
Herramientas y Tcnicas
1. Juicio Experto 2. Identificacin de alternativas
INPUTS
1. Work Breakdown Structure
OUTPUTS
1. Requerimientos de recursos
2. Informacin histrica
3. Declaracin del alcance 4. Descripcin del equipo disponible 5. Polticas de Organizacin
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2. ESTIMACION DE COSTOS
Aproximacin del costo de los recursos necesarios para completar el proyecto. Inputs
asegurarse que todas las tareas identificadas estn costeadas) Requerimientos de Recursos Ratios (ej. costo por hora para c/recurso) Duraciones estimadas de actividades Informacin histrica
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ESTIMACION DE COSTOS
Herramientas y Tcnicas Estimacin anloga (Tomar como base los costos de otro proyecto similar). Estimacin de abajo hacia arriba (estimar el costo de tareas independientes y luego hallar un total) Puntos de funcin, estimacin emprica. Software de manejo de proyectos y
Hojas de clculo
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ESTIMACION DE COSTOS
Outputs
Presupuesto base del Proyecto Plan para la administracin del costo. Flujo de Caja
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INPUTS
1.WORK BREAKDOWN STRUCTURE 2. Requerimientos de recursos 3. Tarifas del recurso
OUTPUTS
1. Presupuesto del Proyecto. 2. Documentacin detallada 3. Planeamiento de la administracin del costo 4. Flujo de Caja
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Se concentra en:
controlar los factores que causen diferencias
con respecto a la lnea de base, para asegurarse que sean diferencias favorables Determinar cambios en la lnea de base del costo Administrar los cambios
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Incluye
Monitorear la evolucin del costo contra el plan Asegurarse que los cambios sean registrados en
la lnea de base del costo Informar a los stakeholders de los cambios autorizados
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Inputs
Lnea de base del costo Reportes de gestin Requeriimientos de cambios Plan para la administracin del costo Sistema de Control de cambios en el costo Mediciones de performance Planeamiento adicional Herramientas computarizadas
Herramientas y Tcnicas
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PRESUPUESTOS
Outputs
Costos estimados revisados (modificaciones a las
estimaciones utilizadas para administrar el proyecto) Actualizaciones del presupuesto (cambios a una lnea de base aprobada) Estimado de realizacin (es una proyeccin del total de costos del proyecto basado en el rendimiento del mismo) Lecciones aprendidas (ej. causas de variaciones, deben registrarse para formar parte de la inf. Histrica)
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INPUTS
1. Lnea de referencia del costo 2. Reportes de ejecucin 3. Requerimientos de cambio 4. Planeamiento de la administracin del costo
OUTPUTS
1. Estimaciones revisadas del costo
2. Actualizaciones del presupuestos 3. Accin correctiva 4. Estimacin en la terminacin 5. Lecciones aprendidas
2. Medidas de ejecucin
3. Planeamiento adicional 4. Herramientas computarizadas
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