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Informes Tributarios

La Legalizacin de Documentos y firmas ante Notario como medio probatorio ante Sunat
Ficha Tcnica
Autor : Dr. Mario Alva Matteucci Ttulo : La Legalizacin de Documentos y firmas ante Notario como medio probatorio ante Sunat Fuente : Actualidad Empresarial, N 214 - Primera Quincena de Setiembre 2010

de sus derechos evidencian la capacidad de ejercicio2. Cabe precisar que si no se cumplen estas condiciones no se podrn realizar gestiones ante el Notario. Apreciamos por el momento que la principal prerrogativa, que se puede desprender de este medio, es que cuando el Notario certifica que las firmas de las partes contratantes en determinado acuerdo son idnticas al efectuar un cotejo a las que aparecen en su DNI3, dicho contrato o acuerdo obtiene de manera automtica una caracterstica importante en materia tributaria, toda vez que se le otorga la condicin de fecha cierta, ello a partir del instante en que ocurre la certificacin notarial, an cuando la fecha de celebracin sea anterior. 2.2. La fecha cierta Surge la duda inmediata con respecto al uso del trmino fecha cierta, para ello consideramos pertinente ubicar dicho trmino investigando la doctrina, la legislacin y la jurisprudencia. 2.2.1. La fecha cierta en la Doctrina Al consultar la doctrina encontramos interesante la opinin de Orgaz cuando menciona sobre el tema de la fecha cierta lo siguiente: Se comprende que el tiempo en que los actos jurdicos se verifican, es una circunstancia capital por las consecuencias que puede promover en la esfera jurdica la concurrencia o conflicto de derechos. De ah la necesidad de la fecha cierta, que es la constancia autntica del momento en que un acto jurdico se verific. Mientras los actos jurdicos pblicos tienen fecha cierta, que es la que se consigna en ellos por persona que guarda la fe pblica, los instrumentos privados carecen de tal particularidad, es decir, no tienen autenticidad, no hacen fe contra terceros en cuanto al verdadero momento en que fueron otorgados. A causa de que las partes intervinientes en un acto privado podran fechar falsamente los documentos (cartasrdenes, recibos, contratos, etc.), con propsitos de disimular la verdad de las situaciones o relaciones jurdicas, acarreando perjuicios a los terceros, la fecha cierta es requisito importantsimo. Para que los instrumentos carentes de fecha cierta la adquieran, deben ser
2 De conformidad con lo dispuesto en el texto del artculo 42 del Cdigo Civil de 1984, tienen plena capacidad de ejercicio de sus derechos civiles las personas que hayan cumplido dieciocho aos de edad, salvo lo dispuesto en los artculos 43 (Incapacidad absoluta) y 44 (Incapacidad relativa). 3 Documento Nacional de Identidad.

presentados en juicio o archivados en una oficina pblica, o reconocidos ante un oficial pblico, o insertos en algn protocolo notarial. La fecha cierta, en tales casos, es la de la presentacin, insercin o reconocimiento4. Coincidimos con lo manifestado por Teresa Lobo cuando precisa que la fecha cierta de los documentos slo opera frente a terceros que no fueron parte de la elaboracin del documento privado, porque no intervinieron en su celebracin; por lo tanto, en un contrato de arrendamiento celebrado por actos y demandado, en el que los derechos y obligaciones de los contratantes, validez y fecha de celebracin, derivan del propio contrato, resulta irrelevante la certeza de la fecha de celebracin5. 2.2.2. La fecha cierta en el Cdigo Procesal Civil En la revisin de la legislacin peruana apreciamos que en el texto del artculo 245 del Cdigo Procesal Civil, se seala que: Un documento privado adquiere fecha cierta y produce eficacia jurdica como tal en el proceso desde: 1. La muerte del otorgante. 2. La presentacin del documento ante funcionario pblico. 3. La presentacin del documento ante notario pblico, para que certifique la fecha o legalice las firmas. 4. La difusin a travs de un medio pblico de fecha determinada o determinable. 5. Otros casos anlogos. Excepcionalmente, el Juez puede considerar como fecha cierta la que haya sido determi nada por medios tcnicos que le produzcan conviccin. 2.2.3. La fecha cierta en la Jurisprudencia Registral A manera de complementar lo antes expuesto, citamos como referente la Jurisprudencia emitida por el Tribunal Registral a travs de la Resolucin N 017-2002-ORLC/ TR de fecha 15 de enero de 2002, el cual seala sobre la fecha cierta lo siguiente: La fecha cierta del contrato no est dada por la fecha de la minuta, sino por la fecha del instrumento que la formaliza6.
4 ORGAZ, Arturo. Diccionario de derecho y ciencias sociales, Ed. Assandri, 3.a Ed., Crdoba, 1961, p.157. Esta informacin tambin puede consultarse en la siguiente direccin web: http://www. significadolegal.com/2009/11/que-significa-fecha-cierta.html 5 LOBO, Teresa. La fecha cierta de los documentos en relacin con su eficacia probatoria. Esta informacin se puede consultar en la siguiente pgina web: http://www.juridicas.unam.mx/publica/ rev/derpriv/cont/5/jur/jur9.htm 6 Si se desea consultar de manera completa el contenido de la Resolu cin del Tribunal Registral se puede consultar la siguiente direccin web: http://www.sunarp.gob.pe/jurisprudencia.asp?ID=155.

1. Introduccin
En muchas actividades realizadas en el quehacer empresarial existen contratos que se celebran, ya sea para la realizacin de actividades, asesoras, consultoras, contratacin de personal, constancias, contratos de arrendamiento, mutuos dinerarios, entre otros. Cabe precisar que la regla general no es la obligatoriedad de la legalizacin de firmas de las partes intervinientes ante el Notario, sino por el contrario ello es una excepcin en la legislacin tributaria. Si de plano vemos que la legalizacin de las firmas de la partes contratantes no es obligatoria ni es la regla general, salvo excepciones, entonces por qu el fisco le da ms credibilidad a una operacin que se encuentra sustentada con un contrato que tenga las firmas legalizada ante Notario de otro que no cumple dicha condicin? es costoso efectuar la legalizacin de firmas?. El presente informe pretende dar luces al lector sobre el tema de la legalizacin de las firmas ante Notario y de las ventajas que este acto conlleva, sobre todo para evitar contingencias futuras en materia de reparos.

2. El Notario y la labor de Legalizacin de firmas

2.1. Los contratos o acuerdos en donde constan las rbricas de las partes contratantes El Notario Pblico realiza diversas tareas que le son encomendadas en cumplimiento de la Ley del Notario1, una de ellas es la certificacin de las firmas que corresponden a las partes intervinientes en un contrato o acuerdo, el cual, en la mayora de casos no es redactado por el Notario sino por las propias partes intervinientes. En el documento que las partes llevan al Notario se puede apreciar informacin que las identifica y que demuestra su voluntad de celebrar un acuerdo o la declaracin de algn acto. All, lo primero que se aprecia es que las partes declaran que tiene plenas facultades y que son mayores de edad, por lo que a travs del ejercicio
1 Aprobada por el Decreto Legislativo N 1049.

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2.2.4. La fecha cierta en la Ley del Notariado Tambin es posible encontrar dentro de la Ley del Notariado, aprobada por el Decreto Legislativo N 1049, una mencin expresa a la figura jurdica de la fecha cierta, para ello es necesario revisar el texto del artculo 97 de dicha Ley, el cual establece que: La autorizacin del Notario de un instrumento pblico extraprotocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de esta ley, da fe de la realizacin del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripcin de documentos, confirindole fecha cierta. De acuerdo a lo expuesto en lneas arriba, apreciamos que de las normas antes glosadas, el solo hecho que el Notario verifique las rbricas y la identidad de las partes contratantes en un determinado acuerdo, permite otorgar fecha cierta al mismo, lo cual conlleva a que los efectos del acuerdo puedan ser considerados oponibles frente a terceros7 a partir del momento en el cual se determina la fecha cierta. En tal sentido, el concepto de fecha cierta ha sido establecido en la prctica para poder zanjar el conflicto entre varios adquirentes de un derecho. De este modo, la certeza en la fecha busca justificarse en determinados casos, respecto de los cuales el legislador quiere otorgarles seguridad jurdica. 2.2.5. La fecha cierta en la Jurisprudencia del Tribunal Fiscal En esta oportunidad hemos seleccionado algunos pronunciamientos del Tribunal Fiscal relacionados con la utilizacin de documentos de fecha cierta, los cuales se aprecian a continuacin:
RTF N 1989-4-2002 Los contratos privados sin legalizar, al adolecer de fecha cierta, no acreditan por s solos operaciones que sustenten fehacientemente la causalidad del gasto. RTF N 5023-2-2003 Se acredita la intervencin excluyente de propiedad (tercera) mediante documento privado de fecha cierta como es el caso del contrato de compraventa con firmas legalizadas ante notario RTF N 03323-2-2006 De conformidad con el numeral 3) del artculo 245 del Cdigo Procesal Civil, un documento privado adquiere fecha cierta y produce eficacia jurdica como tal en el pro7 erga omnes era el trmino en latn que los romanos utilizaban como oponible a terceros. Erga omnes es una locucin latina, que significa respecto de todos o frente a todos, utilizada en derecho para referirse a la aplicabilidad de una norma, un acto o un contrato. Significa que aqul se aplica a todos los sujetos, en contraposicin con las normas inter partes (entre las partes) que slo aplican a aquellas personas que concurrieron a su celebracin. Normalmente, para que un contrato tenga efectos ms all de inter partes y sea oponible a terceros, es necesario que cumpla ciertas formalidades que normalmente tienen fines probatorios, como haber sido inscritos en un registro pblico. Las normas, por el contrario, suelen tener siempre efectos erga omnes, dado que por definicin son de aplicacin general. Slo en casos muy especiales se dictan normas especficas para casos concretos. Esta informacin puede consultarse en la siguiente direccin web: http://es.wikipedia.org/wiki/Erga_omnes.

ceso desde la presentacin del documento ante Notario Pblico, para que certifique la fecha o legalice las firmas. RTF N 01185-2-2006 La autenticacin de la firma en una minuta de compraventa a cargo de un fedatario otorga fecha cierta al documento.

asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia. Si se analiza de manera histrica la participacin del Notario, apreciamos que el Notario proviene de una tradicin latina y romana, por ello el Tribunal Constitucional al analizar la funcin notarial menciona lo siguiente: se adscribe al sistema de organizacin notarial de tipo latino, en virtud del cual el notario es un profesional de derecho que, en forma imparcial a independiente, ejerce una funcin publica, consistente en autenticar, redactar, conservar y reproducir los documentos, as como asesorar de manera imparcial a quienes soliciten su intervencin, incluyndose la certificacin de hechos. Dicha intervencin notarial implica, pues, una doble misin: dar fe pblica y forma a los actos para as garantizar seguridad jurdica no slo a las partes sino tambin a los terceros9. 2.4. La Legalizacin de firmas es Onerosa? Ya que hoy en da se habla de comparacin de precios10 al momento de tomar una decisin econmica, las empresas tambin lo hacen cuando se trata de la legalizacin de las firmas realizadas en una Notara, las cuales se encuentran dentro del margen de S/.6.00 (seis nuevos soles) hasta S/.20.00 (veinte nuevos soles) como mximo por cada firma, dependiendo entre otros factores por la ubicacin de la Notara, el nmero de clientes que sta tiene, las horas que el Notario dispone para certificar las firmas, entre otras cuestiones comerciales. De lo antes expuesto y por el bajo costo de la legalizacin notarial de las firmas, podemos inferir que es preferible invertir en este mecanismo de certificacin sobre todo a efectos de contar con un documento que tenga fecha cierta. Este tipo de documentos permite otorgar una mayor seguridad jurdica a la operacin, sobre todo al poder demostrar que la operacin existi, evitando la posibilidad de desconocimiento de las mismas por parte de la Sunat, evitando tambin contingencias.

2.2.6. La fecha cierta en una Sentencia de Casacin de la Corte Suprema de la Repblica Es importante resaltar que la mencin a la fecha cierta en un documento tambin ha sido materia de anlisis de una sentencia de la Corte Suprema de la Repblica al mencionar la Casacin N 3762-2001Hunuco. En dicha Casacin se precisa que ... la accionante interpone su Demanda de Tercera basada en una minuta de compraventa; sin embargo, dicho documento carece de fecha cierta toda vez que si bien presenta un sello del Notario, no aparece que ste haya certificado la fecha o legalizado las firmas puestas en dicho documento. Por otro lado, no puede otorgarse al documento indicado la calidad de fecha cierta en base a una declaracin testimonial de un notario pblico, ya que tal supuesto no est contemplado en el artculo mencionado (se refiere al artculo 245 del Cdigo Procesal Civil); mxime, si de la testimonial del notario no se advierte que ste haya autorizado la minuta en cuestin, confirindole fecha cierta, de acuerdo a lo previsto en el artculo 97 de la Ley del Notariado, Decreto Ley N 260028.

2.3. Cules son las funciones que

cumple el Notario? El Notario es un funcionario pblico, que recibe facultades a travs de la Ley del Notariado para poder dar fe de los contratos y dems actos de tipo extrajudicial. Se encuentra dedicado a asesorar, redactar, custodiar y poder dar fe en acuerdos, documentos, testamentos y una serie de otros actos de naturaleza civil y mercantil. Se encuentra obligado a poder controlar y buscar preservar la ley, a la vez de poder mantener la neutralidad en sus actos. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 2 de la Ley del Notariado, aprobada mediante Decreto Legislativo N 1049 (publicada en el diario oficial El Peruano el 26 de junio de 2008), el Notario es el profesional del Derecho que est autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante l se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes. Su funcin tambin corresponde la comprobacin de hechos y la tramitacin de

3. En qu parte de la Legislacin Tributaria se menciona que la Legalizacin de firmas ante Notario es obligatoria?
3.1. En el Reglamento de Comprobantes de Pago Debemos precisar que en el Reglamento de Comprobantes de Pago, en el texto
9 Esta informacin puede consultarse al revisar el texto del contenido que sirve de sustento a la Sentencia emitida por el Tribunal Consti tucional en el expediente N 0497I/TC, El texto completo puede ubicarse en la siguiente direccin web: http://www.tc.gob.pe/ jurisprudencia/2002/000041997AI.html 10 A manera de ejemplo de esta tendencia observamos en un comercial de una cadena de boticas que indica en locucin en off lo siguiente: Cotiza y compara, lo que importa es el precio final.

8 Esta informacin puede consultarse al revisar la Revista Peruana de Jurisprudencia, Ao 4, N 19, Trujillo, 2002. Pginas 56 a 59.

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para que se pueda contemplar la toma del crdito fiscal por parte del inquilino u ocupante. Es posible que si se legalizan las firmas de las partes en un contrato en fecha posterior se puedan considerar efectos retroactivos a la fecha de la celebracin del mismo? La respuesta tajante a esta pregunta es NO, ello porque la legalizacin de las firmas produce el efecto de dar fecha cierta a partir de su legalizacin y no al momento de su celebracin que puede ser anterior inclusive. 3.2. En el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta Al revisar el texto del artculo 60-A del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta apreciamos que el mismo menciona lo siguiente: De conformidad con el inciso e) del artculo 52 de la LIR y el artculo 8 de la Ley N 28194, los prstamos de dinero slo podrn justificar incrementos patrimoniales cuando: 1) El prstamo otorgado est vinculado di rectamente a la necesidad de adquisicin del patrimonio y/o de incurrir en un con sumo cuyo origen se requiera justificar. 2) El mutuante se encuentre plenamente identificado y no tenga la condicin de no habido al momento de suscribir el contrato ni al momento de efectuar el desembolso del dinero. 3) Tratndose de los mutuatarios, adicional mente se tendr en cuenta lo siguiente: a) Aquellos obligados a utilizar los medios de pago a que se refiere el artculo 5 de la Ley N 28194: - Podrn justificar los incrementos pa trimoniales cuando el dinero hubiera sido recibido a travs de los medios de pago. En este supuesto, debern identificar la entidad del sistema financiero que intermedi la trans ferencia de fondos. La devolucin del dinero recibido en prstamo sin utilizar medios de pago, se reputar como incremento patrimonial. De haber empleado los medios de pago, deber justificar el origen del dinero devuelto. b) Aquellos exceptuados de utilizar los medios de pago por cumplir las condiciones a que se refiere el ltimo prrafo, incisos a) al c) del artculo 6 de la Ley N 28194, podrn justificar los incrementos patrimoniales cuando cumplan con los requisitos a que se refiere el numeral siguiente. 4) Tratndose de mutuantes, podrn justi ficar los incrementos patrimoniales con los intereses provenientes de prstamos, cuando los contratos de prstamo consten en documento de fecha cierta y contengan por lo menos la siguiente informacin: a) La denominacin de la moneda e importe del prstamo. b) La fecha de entrega del dinero. c) Los intereses pactados. d) La forma, plazo y fechas de pago. 5) La fecha cierta del documento en que consta el contrato y la fecha de desem bolso del prstamo, debern ser anterio res o coincidentes con las fechas de las adquisiciones, inversiones, consumos o gastos que se pretendan utilizar. Sin perjuicio de lo expuesto en este artculo, la Sunat podr verificar si la operacin es fehaciente. Del texto anterior apreciamos que en el numeral 4 del artculo 60-A del Reglamento se hace mencin a la fecha cierta de los documentos en donde conste el mutuo de dinero como un requisito para el sustento del incremento patrimonial. Si bien la exigencia es reglamentaria y no de tipo legal, entendemos que ello no significa una violacin al principio de legalidad sino que la propia norma del Impuesto a la Renta (artculo 52 literal e) de la Ley del Impuesto a la Renta) delega en parte el cumplimiento de ciertos requisitos sealados por el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta a efectos de poder sustentar el incremento patrimonial.

del ltimo prrafo del literal d) del numeral 6.1 del artculo 4, se determina que en caso en el cual existan contratos de arrendamiento o de cesin del uso de inmuebles y el usuario del mismo hace uso de los servicios pblicos asignados al inmueble pero en los recibos figure el nombre del propietario, es posible que se pueda utilizar el crdito fiscal contenido en ellos con una condicin, la cual est referida a que si en el contrato de arrendamiento o de cesin del inmueble las firmas de las partes intervinientes se encuentran legalizadas ante Notario y adems exista una clusula en la que se indique de manera expresa que el pago de dichos servicios se encontrar a cargo del inquilino u ocupante11. Ello se traduce en la siguiente figura, cuando existe contrato de arrendamiento en el cual una de las partes cede a otra el uso de un inmueble, incluidos los servicios pblicos que se ofrecen sobre el mismo, tales como energa elctrica, agua y telfono. A nuestro entender, sta es una regla en la cual el legislador ha procurado salvar la situacin en la cual se le permite al inquilino u ocupante del predio arrendado o cedido, utilizar el crdito fiscal que se encuentra descrito en los comprobantes de pago que fueron emitidos directamente al titular del predio a cargo de las compaas de servicios. En este sentido, como regla general observamos que no es posible utilizar el crdito fiscal en comprobantes de pago o documentos autorizados que hayan sido emitidos a personas distintas al titular. Ello nos permite apreciar que en la prctica se trataran de condiciones establecidas a efectos de poder considerar la toma del crdito fiscal que est discriminado en los comprobantes emitidos por el uso de los servicios de energa elctrica, agua y telfono. Para que opere lo antes dicho se requiere el cumplimiento de dos condiciones: Primera condicin: Que en el contrato de arrendamiento o de cesin en uso del inmueble exista una clusula que establezca que el pago de los servicios se encontrar a cargo del inquilino u ocupante del inmueble. Segunda condicin: Que las firmas de las partes contratantes se encuentren legalizadas ante Notario Pblico. Apreciamos que deben cumplirse las dos condiciones de manera obligatoria
11 Si se trascribe el texto de la disposicin sealada en lneas arriba el mismo seala lo siguiente: Tratndose de recibos emitidos a nombre del arrendador o sub arrendador del inmueble, se entender identificado al arrendatario o subarrendatario como usuario de los servicios pblicos a los que se refiere el presente literal, siempre que en el contrato de arrendamiento o subarrendamiento se estipule que la cesin del uso del inmueble incluye a los servicios pblicos suministrados en beneficio del bien y que las firmas de los contratantes estn autenticadas notarialmente. Para efecto de lo dispuesto en el prrafo anterior, si las firmas son autenticadas con posterioridad al inicio del plazo del arrendamiento o subarrendamiento, slo permitirn sustentar gasto o costo para efecto tributario, crdito deducible o ejercer el derecho al crdito fiscal, los recibos emitidos a partir de la fecha de certificacin de las firmas.

del siguiente modo:

En identidad a nuestro pensamiento observamos que Giribaldi lo manifiesta

Ntese que a travs de esta norma regla mentaria del Impuesto a la Renta se est introduciendo la obligacin de los pres tamistas personas naturales de celebrar contratos de mutuo con firmas legalizadas, a efectos que los intereses recibidos por los prestatarios puedan servir de sustento para desvirtuar una presuncin de incremento patrimonial no justificado. Sin embargo, cabe anotar que es el mismo artculo 52 inciso e) de la LIR el que condiciona que los ingresos provenientes de prstamos (tanto para el prestamista como para el prestata rio) renan las condiciones del reglamento para desvirtuar desbalance patrimonial, pudindose inferir que el artculo 60A del Reglamento de la LIR cumple con el principio de legalidad12.

4. Conclusin
Podemos mencionar que s resulta conveniente contar con documentacin que haya sido legalizada por el Notario Pblico, sobre todo en la legalizacin de las firmas de las partes contratantes, ya que ello permite otorgar al documento fecha cierta. Ello tambin otorga una especie de escudo al contribuyente, ya que podr demostrar tener indicios razonables que las operaciones en las cuales ha participado son reales.
12 GIRIBALDI PAJUELO, Giancarlo. Apuntes sobre el incremento pa trimonial no justificado. Esta informacin puede consultarse en la siguiente direccin web: http://blog.pucp.edu.pe/item/95982/ apuntes-sobre-el-incremento-patrimonial-no-justificado.

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