EL CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable, es el proceso mediante el cual se determina el estado del Sistema de Control Interno

en el proceso contable, con el propsito de determinar su calidad, nivel de confianza y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y econmicas en la prevencin y neutralizacin del riesgo inherente a la gestin contable y financiera. La evaluacin del sistema de control interno implica dos etapas: a. La obtencin de informacin acerca de cmo se supone funciona el sistema, lo que requiere la lectura de manuales de organizacin, organigramas, manuales de procedimientos, realizacin de entrevistas a funcionarios del ente auditado, etc. b. La comprobacin de que los controles identificados efectivamente funcionan y logran sus objetivos, para lo cual deben realizarse pruebas consistentes en la revisin de determinadas operaciones, observaciones directas del funcionamiento del sistema, etc. MIENTRAS EL CONTROL INTERNO ES UN PROCESO, SU EFECTIVIDAD ES UN ESTADO O CONDICIN DEL PROCESO EN UNO O MS PUNTOS EN EL TIEMPO QUE NORMAS DE CONTROL INTERNO DEBEN APLICARSE? A. EN LA CUENTA CAJA BANCOS, tomando en cuenta que son los activos representados por monedas de curso corriente de los que se puede disponer en cualquier momento bien por que se tienen fsicamente (saldo en caja) o bien por que se encuentran depositados en una institucin financiera contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos). Los movimientos ms importantes de estas cuentas son por entradas de dinero o depsitos y por salidas o cheques expedidos, por lo que los controles internos relativos al manejo de esta cuenta, cuyo cumplimiento debe vigilarse son:

a. Separacin de valores. Deben ser personas diferentes las que manejan efectivos,
expiden cheques, operan auxiliares y registros, y efectan conciliaciones. Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a travs de ellos los movimientos menores. c. Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administracin o la Direccin. d. Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben expedirse con dos firmas (siempre nominativos) e. Lmites de pago. Debe existir lmite en las firmas autorizadas para hacer pago. f. Depsitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse al da siguiente. g. Arqueos peridicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recortarse peridicamente cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliacin aclararse plenamente.

b.

B.

EN LA CUENTA INVERSIONES, teniendo presente las inversiones se hacen para canalizar temporal o permanentemente los excesos de efectivo que la empresa no puede utilizar en sus propios fines y que de otro modo permaneceran ociosos, o que de cualquier manera conviene invertir as, se deben tomar en cuentas los siguientes controles, para un mejor manejo de la cuenta:

a. Semejantes a los mencionados para cajas y bancos respecto de la custodia: Separacin

de labores y arqueos peridicos. b. Debe existir un procedimiento que garantice el cobro oportuno de los rendimientos. c.En el caso de valores amortizados deben existir un procedimiento de canje inmediato para evitar la improductividad. d. La compra y venta de valores debe hacerse con la amortizacin del personal designado para ello. Esta designacin debe hacerla el Consejo de Administracin o la direccin. e. Debe existir auxiliares adecuados que permitan identificar claramente los valores (institucin emisora, clase, serie, valor nomina, cantidad, etc.)

C.

EN CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR, Sabiendo que son crditos a favor de la empresa, documentados o en cuenta corriente, provenientes de ventas de mercancas o servicios (clientes), de prestamos a pagos por cuenta de terceros (deudores diversos) y de otros, para ello debemos aplicar las siguientes normas, para un manejo eficiente de la cuenta:

a. Separacin de labores de las personas que afectan los auxiliare, de quienes reciben cobros y/o realizan ventas. b. Establecimiento de lmites de crdito y designacin de funcionarios autorizados para otorgarlos. c.Tambin para el otorgamiento de bonificaciones y descuentos. d. Autorizacin especial para la cancelacin de cuentas incobrables. e. Conexin peridica de los auxiliares contra el Mayor. f. Envos regulares de estados de cuenta y solicitudes de confirmacin de adeudo. g. Formulacin de relaciones de los adeudos por antigedad y estudios peridicos de la recuperacin de saldos vencidos. h. Investigacin peridica de saldos rojos. i. Arqueos peridicos de facturas, contra recibos y documentos pendientes de cobro. D. EN LOS INVENTARIOS, por tratarse de las mercaderas y materiales cuya transformacin y/o venta constituyen el objeto principal del negocio, se deben tomar en cuenta las siguientes normar para un correcto manejo: a. Debe existir una adecuada separacin de labores (almacenistas, jefes de compras, de produccin, de ventas, registros en contabilidad, etc.) b. Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y las existencias de productos. c. Debe existir un sistema de inventarios. d. Debe efectuarse inventarios fsicos por lo menos una vez en el ao con investigaciones exhaustivas de las diferencias que resulten. e. Debe hacerse comparacin peridica de auxiliares contra mayor, y contra existencias fsicas. f. Tarjetas con saldos rojos deben investigarse peridicamente. g. Debe hacerse un procedimiento de verificacin de facturas, antes de su pago o registro, contra entradas de almacn. h. Revisin peridica y determinacin de material defectuoso u obsoleto. Castigo oportuno y ventas inmediatas de ese material. i. Debe existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios (por incendio, humedad, etc.) E. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR, sabiendo que son obligaciones crediticias de la empresa, por bienes o servicios recibidos, no pagados, generalmente exigibles mediante un documento (letra, pagar, etc.), se deben tomar en cuenta las siguientes normas, para un mejor control de este rubro: a. Registro oportuno y exacto. Debe existir un control estricto sobre las operaciones generadas de pasivos: compras, obtencin de prstamos, rgimen fiscal, etc. Los pasivos registrados deben soportarse claramente con el bien o servicio recibido. b. Deben someterse a revisin y autorizacin adecuada, previamente al registro. c.Debe revisarse peridicamente la antigedad y programacin adecuada de pagos. d. Debe exigirse autorizacin especial previa al pago. e. Se debe llevar registros adecuados de documentos por pagar con los datos detallados a continuacin: a. Importe del documento. b. Fecha de vencimiento. c.Fecha de vencimiento de capital e intereses. F. EN EL CAPITAL CONTABLE, que lo conforma la diferencia del activo total menos el pasivo total, y que tambin se lo llama patrimonio y difiere un tanto en su contenido de un tipo de sociedad a otro, se pueden tomar en cuenta las siguientes normar para un mejor manejo del rubro: a. Todos los movimientos que afecten al capital contable deben hacerse del conocimiento previo de la Asamblea de Accionistas y ser aprobados por sta.

b. Se debe emitir las acciones de la empresa de acuerdo a la Ley. c. Se debe tener adecuadamente un sistema contable cuando exista acciones en Tesorera o sean compradas por la empresa. d. Las acciones de la empresa deben estar bajo custodio de una persona o funcionario responsables. e. La creacin incremento de acciones deben estar de acuerdo a la Ley, Reglamento y Estatutos. f. Se debe tener un control estricto de las transferencias de acciones de la empresa. G. EN LA CUENTA DE INGRESOS, que representa las ganancias o dinero equivalente monetarios que se ha ganado o recibido como contrapartida por la venta de bienes y servicios, se debe aplicar los controles internos relativos al manejo de esta cuenta, cuyo cumplimiento debe vigilarse son: a. Se debe controlar los ingresos mensualmente en el presupuesto de la empresa b. Se tiene que realizar pruebas selectivas de los Accionistas o miembros del Consejo de Vigilancia, del cobro de inters y otros ingresos. c.El cobro de inters debe constar en los recibos o pagos en el registro auxiliar del accionista. d. Los ingresos deben corresponder al ejercicio econmico actual. e. Deben de contabilizarse los ingresos de las cuentas auxiliares en forma adecuada. H. EN LA CUENTA DE EGRESOS, cuyos desembolsos efectuados con motivo de las operaciones de administracin, produccin, distribucin y venta, usualmente se los clasifica en: Gastos de administracin, Gastos de ventas, Gastos de fabricacin (indirectos), Gastos financieros, Otros gastos y Gastos extraordinarios, se deben aplicar la siguiente normativa para su control interno y evitar el excesivo rubro en los gastos no deducibles: 1. Debe existir presupuestos de gastos de informes de las variaciones resultantes en relacin con los gastos reales, exigindose explicaciones y responsabilidades a las personas que procedan. 2. La gerencia debe presentar mensualmente un detalle minucioso de los gastos a los Accionistas de la empresa. 3. Los comprobantes de gastos deben estar respaldado con facturas y estar debidamente autorizados. 4. Se debe justificar los gastos de acuerdo a las necesidades y a la capacidad econmica de la empresa. 5. Debe constarse con un control de gastos respecto de presupuesto que se haya aprobado para el periodo.