INTRODUCCION

El presente manual de organizacin y sistemas tiene por objetivo, tiene por objetivo dar a conocer la armona que existe entre la estructura orgnica y los distintos cargos que conforman el minisper MAR, en funcin a las necesidades y prioridades de los usuarios para el logro de los objetivos del minisper. En este mismo se describen las principales funciones que se desarrollaran en los diferentes puestos de trabajos, en cual tambin se indican las diferentes tareas que constituyen cada cargo, con el propsito de ejercer cada cargo sus respectivas funciones. Este manual esta destinado a servir de apoyo al personal tcnico y administrativo del minisper, lo que hace posible que sirva como carcter consultivo e instructivo de este y al mismo tiempo de facilitar la realizacin de modificaciones y adaptarlo de forma frecuente, pues su diseo tcnico va a la par de la dinmica y transformaciones que se da en el medio en que se aplica.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Definir las funciones o actividades que le corresponde desarrollar a cada uno de los empleados del MINISUPER, de acuerdo al cargo que desempea.

Servir como instrumento tcnico de consulta que facilite el desempeo sistemtico de las actividades, estableciendo parmetros para el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades en el desarrollo de las funciones.

Servir como elemento gua para la integracin, orientacin e induccin al personal de nuevo ingreso, de tal forma que el empleado se compenetre sobre las diferentes funciones y actividades que se realizan en el rea, facilitando su incorporacin al cargo que estos vayan a desempear.

ORGANIGRAMA

Plantilla de Integracin de Cargos del MINISUPER MAR.

NOMBRE DEL CARGO

No. de PLAZAS

Nivel Superior Gerente General 1

Nivel de apoyo administrativo Contador General Resp. de compras .............. ... ... ... ... ... 1 Supervisor ............................................. 1 1

Nivel Sustantivo Responsable de bodega ................................ 1 Cajeras ............................................................ 2 Afanadora ........................................................ 2 CPF ................................................................. 2

I.- IDENTIFICACIN DEL PUESTO

a.- Nombre del Cargo

Gerente General

b.- Reporta a

Ninguno

c.- Cargos subordinados

: Contador, Responsable de compras, responsable de bodega, supervisor, cajera, afadoras, CPF.

II.- OBJETIVOS DEL PUESTO. Garantizar la Organizacin, Planeacin, el Control y la Coordinacin de todas las actividades de la empresa, haciendo uso eficaz y eficiente de los recursos del minisuper, as como la aplicacin de los estatutos, reglamentos y polticas establecidas y las leyes de la repblica.

III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES 1. Organizar, planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades tcnica, administrativas y financieras de la empresa. Elaborar proyecciones financieras, presupuesto anual. Elaborar informes mensuales y anual, de evaluaciones presupuestarias.

2.
3.

4.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones, leyes, resoluciones, reglamentos, etc., emitidas por las autoridades de la repblica. Nombrar a los empleados del minisuper, sealar sus sueldos y atribuciones. Controlar y evaluar la ejecucin de las actividades tcnicas, administrativas y financieras de la Sociedad, a travs de reportes y reuniones peridicas. Autorizar los pedidos hecho por el responsable de compras de los productos que hagan falta para el funcionamiento del minisper, as como tambin autorizar el pago de estos. Recibir los estados financieros elaborados por el auditor para los informes. Realizar cualquier otra funcin relacionada con su cargo. Controlar disponibilidad de fondos y gestionar desembolsos.. Elaborar cheques y gestionar transferencias de las distintas cuentas bancarias. Verificar valores y cancelar oportunamente, las cuotas a las instituciones financieras. Manejar el Fondo Fijo para gastos menores. 11. Manejar el rea de Recursos Humanos. Recopilar la documentacin necesaria y elaborar planillas de pago al personal. Actualizar datos de control de empleados y elaborar reportes al INSS. Manejar, actualizar y custodiar expedientes del personal. Gestionar la recepcin de las colillas de Comprobacin Pago y Derechos de los trabajadores ante el INSS y entregarla a cada trabajador. IV.- REQUISITOS DEL CARGO a.- Nivel Acadmico. Licenciatura en Administracin de Empresas, Ingeniero Industrial o de Sistemas, con Post Grado en Administracin de Empresas.

5. 6.

7.

8. 9. 10.

b.- Destreza o Habilidades.

Liderazgo, excelentes relaciones humanas, habilidades en el manejo de personal, Capacidad de anlisis, alto sentido de la honradez y amplio criterio para resolver problemas.

c.- Experiencia relacionada al Cargo. Tres aos en cargos similares.

I.- IDENTIFICACIN DEL PUESTO a.- Nombre del Cargo b.- Jefe Inmediato : : Contador Gerente Ninguno

c.- Cargos subordinados:

II.- OBJETIVOS DEL CARGO. Registrar y controlar las operaciones contables de la empresa, con el fin de mantener actualizada la informacin que sirva de base para los estados financieros y sus anexos, de acuerdo a los principios de contabilidad y normas de control interno establecido.

III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES 1. Elaborar, registrar y controlar los comprobantes de diario por diferentes conceptos. 2. Elaborar Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados), mensualmente. 3. Revisar Comprobantes de Pago de cheques y verificar que estn debidamente soportados. 4. Elaborar declaracin de retencin en la fuente, quincenalmente. 5. Elaborar declaracin de impuestos del IVA, IR, municipal sobre ventas, mensualmente. 6. Efectuar pagos de matrcula municipal y de impuestos mensual y anual.

7. Elaborar informe de Retencin en la Fuente, mensual y anual. 8. Revisar informe de inventarios, mensualmente. 9. Registrar y controlar los rubros del activo fijo, mensualmente. 10. Controlar saldos de prstamos y deducciones al personal. 11. Elaborar evaluacin presupuestaria para uso de la Gerencia, mensualmente. 12. Revisar arqueos de caja. 13. Revisar diariamente los saldos de las distintas cuentas bancarias, para determinar disponibilidades. 14. Coordinar el inventario fsico de Activo Fijo, anual. 15. Elaborar conciliaciones bancarias, mensualmente. 16. Elaborar Liquidacin de Pliza de Importacin y de liquidaciones finales del personal. 17. Elaborar, registrar y controlar notas de dbito y crdito. 18. Gestionar Solvencias Fiscales ante la DGI. 19. Atender requerimientos de informacin de la DGI. 20. Tramitar registro de los libros legales. 21. Atender y evacuar consultas en visitas de la DGI, Alcalda de Granada. 22. Participar en reuniones con el Gerente. 23. Velar por el cumplimiento de las normas de Control Interno. 24. Realizar cualquier otra funcin que le asigne su responsable inmediato. 25. Entregar al gerente los estados financieros del minisper. 26. Realizar los arqueos a caja frecuentemente.

IV.- REQUISITOS DEL CARGO

a.- Nivel Acadmico. Licenciado en Contabilidad Pblica y Finanzas.

b.- Destreza o Habilidades. Tener creatividad, discrecin en los asuntos internos y financieros. Manejo de Computadoras y Sistemas contables computarizados. Tener habilidades para lectura de informes, manejo de personal, capacidad de anlisis, tener amplio criterio para resolver problemas. Tener dominio de la Legislacin Tributaria, Laboral y de Seguridad Social. Tener dominio de la Ley de Contrataciones del Estado y excelentes relaciones humanas.

c.- Experiencia relacionada al cargo.

Haber desempeado cargos similares como mnimo 3 aos.

I.- IDENTIFICACIN DEL PUESTO

a.- Nombre del Cargo

Supervisor

b.- Reporta a

Gerencia

c.- Cargos subordinados: CPF.

Cajera, responsable de bodega, afanadora,

II. OBJETIVOS DEL PUESTO. Controlar y supervisar el comportamiento y desarrollo de las funciones del personal que este a su cargo. Reportar inmediatamente las irregularidades que se presenten con el desempeo del personal a gerencia.

III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES 1. Este deber presentarse a trabajar 15 minutos antes que el resto de empleados para supervisar que estos cumplan con el horario de entrada. 2. Asegurar de que cada empleado desempee su trabajo con eficiencia, en caso contrario deber reportarlo a su superior para valorar un posible despido. 3. Se encargara de la contratacin de nuevos empleados, siempre y cuando sea aprobado por la gerencia. 4. Deber asegurar de que cada empleado cumpla con las polticas y normas de la empresa. IV.- REQUISITOS DEL CARGO: a.- Nivel Acadmico.

Nociones en recursos humanos, manejo bsico en herramientas computacionales, disponibilidad a trabajar, experiencia supervisando.

b.- Destreza o Habilidades.

Manejo de programas de computacin. Tener capacidad de mantener excelentes relaciones humanas. Tener habilidad en el manejo de personal y el trabajo en equipo.

c.- Experiencia relacionada al cargo. 3 aos en cargos similares.

I.- IDENTIFICACIN DEL PUESTO

a.- Nombre del Cargo

Responsable de compras

b.- Reporta a

Gerencia

c.- Cargos subordinados:

Ninguno.

II. OBJETIVOS DEL PUESTO. Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisicin de materiales y productos que necesite el minisper para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se redicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio mas conveniente.

III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES

Encargarse de la adquisicin, manejo, almacenamiento y seguridad de los productos.

Controlar que las reas de almacenamiento estn bien ubicadas, limpias y ordenadas. Velar por el abastecimiento productos y asegurarse de que siempre haya cantidad suficiente en bodega. Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes. Proponer e implementar procedimientos para la realizacin de compras. Estudiar la situacin en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir. Velar por que se paguen los precios justos por los productos que se vayan a adquirir a travs de los proveedores. Realizar indicadores de gestin que reflejen la situacin del rea de compras. Velar por la adecuada realizacin de inventarios y control de los mismos. Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno. Mantener los inventarios en los niveles ptimos de acuerdo a las operaciones del minisper. Mantener a gerencia comunicada acerca de las variaciones en los precios de los productos. Cumplir las normas y polticas de la empresa. Realizar otras actividades asignadas por su jefe y que permitan cumplir con los objetivos del puesto. Asegurarse de que los proveedores entreguen la cantidad correcta de los productos a travs del responsable de bodega. Pedir autorizacin al gerente para todas las compras que se vayan a hacer con los proveedores.

IV.- REQUISITOS DEL CARGO: a.- Nivel Acadmico.

Nociones de Marketing

b.- Destreza o Habilidades. Manejo de programas de computacin. Tener capacidad de mantener excelentes relaciones humanas. Tener habilidad en el manejo de personal y el trabajo en equipo. Ser innovador.

c.- Experiencia relacionada al cargo. 3 aos en cargos similares.

I.- IDENTIFICACIN DEL PUESTO

a.- Nombre del Cargo

Cajera

b.- Reporta a

Supervisor

c.- Cargos subordinados:

Ninguno.

II.- OBJETIVOS DEL PUESTO. Recibir pagos en efectivo por parte de los clientes de todas las compras que estos realicen en el minisper.

III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES 1. Emitir Recibo de Caja por todo ingreso recibido ya sea en efectivo o en cheque. 2. Elaborar informacin diaria de los ingresos recibidos y efectuar depsitos diarios.

3. Atender al personal de Contabilidad cuando le efecten arqueo de los fondos que maneja. 4. Manejar fondo de cambio, para vueltos a clientes. 5. Atender a auditores que se presentan a efectuar arqueo de los fondos que maneja. 6. Realizar cualquier otra funcin que le asigne su responsable inmediato, relacionada con su cargo. IV.- REQUISITOS DEL CARGO a.- Nivel Acadmico. Bachiller y Tcnico Medio en contabilidad.

b.- Destreza o Habilidades. Con alto grado de responsabilidad y honradez, dinmico. Manejo de caja y dominio de programas de computacin Excel y Word. Excelente relaciones humanas y buena presentacin

c.- Experiencia relacionada al cargo. Tres aos en cargo similares.

I.- IDENTIFICACIN DEL PUESTO

a.- Nombre del Cargo

Responsable de bodega

b.- Reporta a

Gerencia

c.- Cargos subordinados:

Ninguno.

II. OBJETIVOS DEL PUESTO.

Encargarse de supervisar todas las entradas y salida de bodega, de que el producto este en buen estado y de que haya la cantidad suficiente en base a los movimientos del negocio. III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES

Encargarse de verificar todas las entradas y salidas de los productos a bodega. Recibir los productos, que estos se encuentren en buen estado y verificar su fecha de vencimiento, as como tambin llevar un registro y entrgaselo al responsable de compras y gerente. . Hacer un inventario de los productos que se encuentran en bodega frecuentemente y llevar un registro de este para despus entregrselo a su superior. Llevar un conteo de todo lo que hay en bodega y asegurarse de que siempre haya productos suficientes, en caso contrario notificar al responsable de compra. Cumplir con sus horarios de trabajo y con las polticas y normas de la empresa.

IV.- REQUISITOS DEL CARGO: a.- Nivel Acadmico.

.Bachiller y tener nociones de en ser responsable de bodega.

b.- Destreza o Habilidades. Manejo de programas de computacin. Tener capacidad de mantener excelentes relaciones humanas. Ser eficiente, un buen trabajador y responsable.

c.- Experiencia relacionada al cargo. 3 aos en cargos similares.

I.- IDENTIFICACIN DEL PUESTO

a.- Nombre del Cargo

CPF

b.- Reporta a

Supervisor .

c.- Cargos subordinados

Ninguno

II.- OBJETIVOS DEL PUESTO. Asegurarse de mantener la seguridad del minisper en sus horarios de trabajo ya sea de dia o noche e intervenir en cualquier inconveniente que se presente, ya sea robo o algun enfrentamiento.

III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES Mantenerse en su puesto el tiempo que dure su horario laboral y se presente su relevo para sustituirlo. Deber cumplir con todas las normas y polticas del minisper. Se encarga de la segura del minisper y en caso necesario de los empleados y clientes. Reportarse a su superior cada vez que empiece y concluya su horario laboral. Estar disponible en caso de que su suplente no se presente a trabajar.

IV.- REQUISITOS DEL CARGO

Tener experiencia en puestos similares, nociones de defensa personal y saber utilizar un arma.

B - Experiencia relacionada al Cargo. Tres aos en cargos similares.

- IDENTIFICACIN DEL PUESTO

a.- Nombre del Cargo

Afanadora

b.- Reporta a

Supervisor .

c.- Cargos subordinados

Ninguno

II.- OBJETIVOS DEL PUESTO. Asegurarse de que cada area o sector del minisper se encuentre en un ambiente limpio.

III.- DESCRIPCIN DE FUNCIONES Mantenerse en su puesto de trabajo y realizar sus funciones con eficiencia.

Deber cumplir con todas las normas y polticas del minisper. En caso de que no se presente su suplente esta deber sustituirla. Reportarse a su superior cada vez que inicie y finalice su horario de trabajo. Deber mantener cada sector del minisper limpio.

IV.- REQUISITOS DEL CARGO

Tener experiencia en puestos similares, ser responsable en su trabajo.

B - Experiencia relacionada al Cargo. Dos aos en cargos similares.