IV Encontro de Gerenciamento de Projetos do DF I Foro Latino Americano de Gerenciamento de Projetos no Goberno

GESTION DEL CAMBIO CULTURAL: CLAVE DE LOS PROYECTOS DE IMPLANTACIN

Braslia, 6,7 e 8 de Novembro de 2002

AGENDA
INTRODUCCIN GESTIN DEL CAMBIO PRESENTACIN PROYECTO PROTEO

Enfoque
PROYECTOS
REINGENIERA DE PROCESOS (TI)

AMBITO GOBIERNO GESTIN DEL PROYECTO

GESTIN DEL CAMBIO CULTURAL

Algunas caractersticas de organizaciones estatales

Falta de liderazgo y proactividad Ausencia de visin compartida y movilizadora Valores culturales que no apoyan la excelencia
Exceso de complacencia Limitada visin del entorno y del cliente Escasa delegacin y participacin Lentitud en la toma de decisiones Falta de conciencia de costos Oposicin a los riesgos Poltica como esquema de relacionamiento

Falta de confianza

AGENDA
INTRODUCCIN GESTIN DEL CAMBIO PRESENTACIN PROYECTO PROTEO

Gestin del Cambio

Proceso de gua de la travs de exitosa de actual a una deseada. preparacin y organizacin a una transicin una situacin situacin futura

Generalmente las personas, frente a la tecnologa, son las eternamente olvidadas.

Disfunciones
En las personas:
dificultad para la toma de decisiones soluciones simples y superficiales falta de creatividad, concentracin y atencin sensacin de amenaza y prdida enojo, irritabilidad, susceptibilidad y baja moral retrasos y ausentismo problemas de salud

En las relaciones interpersonales:

baja confianza comunicacin deficiente bajo espritu de cooperacin conflictos criticas, actitud defensiva o evasin ataque al liderazgo complicidad maliciosa

Estrategias para impulsar el cambio

Establecer una visin y valores compartidos Desarrollar el liderarazgo para el cambio Dar participacin al personal Comunicar las prioridades Desarrollar equipos de trabajo Formar a las personas para las nuevas exigencias Brindar reconocimientos congruentes con el cambio

Actores
Patrocinadores del Cambio Agente de Cambio

Axiomas
No se comprometa con ms cambios de los que puede apoyar adecuadamente. Nunca enmascare un mal patrocinio, la falta de atencin del patrocinador es un signo de que el proyecto no es lo suficientemente importante para continuar. No participe en un cambio mayor cuando no tiene claro lo que se espera de usted. No confunda la fuerza de su deseo por el cambio con la posibilidad de hacerlo. Un cambio mayor no es posible si no est patrocinado de manera apropiada.

Blanco del Cambio

Abogado del cambio

Bibliografa
Orientaciones para desarrollar polticas de Calidad en la Administracin Publica. Articulo del 27 de marzo del 2000 desarrollado por el Ministerio de Administraciones Publicas (Espaa), la Fundacin Instituto Iberoamericano de la Administracin Publica (Espaa) y la Fundacin Iberoamericana para la Gestin de Calidad (FUNDIBQ), para el II Foro de la FUNDIBQ desarrollado en Montevideo en Octubre 2000. El lder del cambio. John P. Kotter. Versin en espaol. McGRAW-HILL Interamericana Editores, S.A. de C.V. Mxico, 1997. Putting Quality First, Celia I. Berk, Senior Vice President, Organizational Development, Reuters America Inc., The Conference Board, Report Num. 1142-96-CH Partnering for Change. Thomas A. Vadnais, President and Chief Operating Officer, TASCOR, Inc. The Conference Board, Report Num. 1142-96-CH Responding to three phases of growth. W. Mathew Juechter, Chief Executive Officer, ARC International Ltd, Englewood, Colorado. The Conference Board, Report Number 1149-96-CH The Executive Checklist for Managing Change, Elwyn Brown, Application Consultant, ODR Inc., Atlanta. The Conference Board, Report Number 1149-96-CH Proceed with caution. Charles W. Shoemaker, Senior Vicepresidente, Head, Retail and Distribution Operations, The First National Bank of Chicago, Chicago, The Conference Board, Report Number 1149-96-CH.

AGENDA
INTRODUCCIN GESTIN DEL CAMBIO PRESENTACIN PROYECTO PROTEO

Corte Electoral
Administra el proceso electoral del gobierno nacional, departamental y otras expresiones de la voluntad popular y mantiene el Registro Cvico Nacional (3:800.000 registros) Dirigido por un rgano colegiado de 9 Ministros, con representacin proporcional de los partidos polticos. 1000 funcionarios en 23 localidades en todo el pas. Un alto porcentaje de los mismos es de edad avanzada, y se encuentran prximos a su retiro. Proceso definido por ley de 1924.

Situacin de partida
Ministros de la Corte comprometidos e impulsando el proyecto. Proceso manual, burocrtico y lento: seis meses para la entrega de la Credencial Cvica. Alta resistencia al cambio producto de: Reduccin de salarios por eliminacin de horas extras Escasas perspectivas laborales al encontrarse un porcentaje alto de los funcionarios prximos al retiro jubilatorio Temor por falta de conocimiento de herramientas informticas, debido a ausencia de formacin y al escaso nivel de informatizacin de los procesos

Objetivo del Proyecto Proteo

Mejorar el nivel de servicio incorporando al proceso tecnologas de informacin (TI) Desarrollar e implantar el nuevo Sistema de Registro Cvico Nacional de la Corte Electoral Definir, alinear e internalizar nuevos valores a la gestin: eficiencia, calidad de servicio, conciencia sobre el impacto en la sociedad, mejora continua, etc.

Gestin del Cambio

Involucramiento de la Alta Direccin en el rediseo del proceso Amplia divulgacin del proyecto:
Organizacin, alcance y caractersticas del proyecto Prototipo desarrollado del sistema a implantar

Fortalecimiento del liderazgo

Taller gerencial Taller Dinmica del Cambio

Preparacin de agentes de cambio Integracin de una Mesa de Ayuda Formacin al personal

Fortalecimiento del Liderazgo: Taller Gerencial

Objetivo:
Generar el enfoque sobre el que alinear a la organizacin (Visin) Diagnosticar e identificar las principales barreras a enfrentar en el proceso de cambio y las habilidades a desarrollar para su efectiva transicin

Dinmica:
Preparacin previa de un artculo periodstico visionario Apertura del taller con tratamiento de expectativas y sentimientos frente al cambio Diseo de la visin Unificando la orientacin: mtodo de grilla Cierre del taller e integracin en una nica Visin de la Corte Electoral

Fortalecimiento del Liderazgo: Taller Dinmica del Cambio

Objetivo: Potenciar el liderazgo desarrollando las habilidades identificadas Dinmica: Juegos, vivencias y desarrollos tericos sobre los siguientes contenidos:
Visin, barreras y habilidades a desarrollar Formacin como herramienta de cambio Comunicacin: juegos, aspectos conceptuales y role-playing - Trasmitiendo la visin Liderazgo: tipos frecuentes, juegos Trabajo en equipo: condiciones y juegos Atencin al ciudadano - cliente interno y externo Paradigmas Optimizacin de tiempos: juegos

Preparacin de agentes de cambio: instructores

Objetivo: Preparar instructores capaces de trasmitir en cascada los nuevos valores y operativa Dinmica: Prcticas, juegos, vivencias y desarrollos tericos, sobre los siguientes contenidos:
Formacin de usuarios - Andragoga Proceso de comunicacin Rol del instructor como formador y como agente de cambio Tcnicas docentes Aspectos comportamentales:
Trabajo en equipo Inteligencia emocional Tipologa de alumnos - diferencias individuales Innovacin - permisos para crear

Curso Mesa de Ayuda

Objetivo: Preparar y seleccionar a los integrantes de la Mesa de Ayuda para que se constituya en una herramienta de apoyo al cambio Dinmica: Prcticas, juegos, vivencias y desarrollos tericos, sobre los siguientes contenidos:
Elementos bsicos del software y hadrware Rol del Apoyo en los procesos de cambio El proceso de comunicacin Calidad de servicio al cliente - tipologa de usuarios, actividades a desarrollar, tratamiento de dificultades Resolucin de problemas a travs del telfono Inteligencia emocional - diferencias individuales Visin global de los procesos a ser apoyados Registros, indicadores y evolucin

Curso de formacin a usuarios

Objetivo: Preparar a los funcionarios de la Corte Electoral en los nuevos valores y operativa Dinmica: Prcticas, juegos, vivencias y desarrollos tericos, sobre los siguientes contenidos:
Visin de la Corte Electoral Calidad de servicio al cliente - tipologa de usuarios, actividades a desarrollar, tratamiento de dificultades Visin global de los procesos Procedimientos y utilizacin del sistema de informacin desarrollado

EVALUACIN Y CONCLUSIONES
La evaluacin de cada actividad, realizada por los propios participantes, ha resultado superior al 90% Comentarios de los asistentes recogidos en dichas evaluaciones, dan indicios de haber alcanzado los objetivos propuestos (se puede) No se ha evaluado la efectividad global de la gestin del cambio dado que, por la coyuntura econmica nacional, no se complet aun la infraestructura requerida para la operacin del sistema.

IV Encontro de Gerenciamento de Projetos do DF I Foro Latino Americano de Gerenciamento de Projetos no Goberno

GESTION DEL CAMBIO CULTURAL: CLAVE DE LOS PROYECTOS DE IMPLANTACIN

Braslia, 6,7 e 8 de Novembro de 2002

Comentario Final
Situacin a Noviembre 2002 Fecha
presentacin del caso

Crisis econmica Proyecto paralizado

Situacin actual
Sistema implementado Entrega de la Credencial Cvica en el da