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CAPITULO 22 REUNIONES EFECTIVAS

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INTRODUCCIN
Las reuniones son esenciales. Algunas veces no existen alternativas a las reuniones cara a cara y ese contacto interpersonal no lleva a una dimensin totalmente diferente dentro de las relaciones de trabajo. Sin embargo, algunas reuniones consumen gran cantidad de tiempo del equipo y del grupo gerencial. Algunos gerentes reportan que gastan un 50% de su tiempo en reuniones. Aparte del tiempo adicional requerido para preparar agendas, y escribir minutas. Debe realizarse un esfuerzo concienzudo y sostenido para disminuir ese tiempo y realizar reuniones efectivas, productivas y satisfactorias. Las reuniones efectivas y constructivas se enfocan en los problemas, incluyen a los participantes necesarios y se concentran en buscar una conclusin. La preparacin y la disciplina son vitales y ayudan tambin a que las reuniones sean prcticas y centradas en las tareas. Hablaremos ms al respecto en esta seccin.

CONSEJOS PARA LOGRAR REUNIONES EFECTIVAS

Evale la necesidad de cada una de las reuniones. Es la reunin la mejor manera de lograr los resultados esperados? Lea con anterioridad las minutas de sus reuniones anteriores. Subraye las decisiones importantes y los puntos de accin. Considere el tiempo invertido vs. el valor de lo que espera lograr. Considere luego si el resultado podra lograrse sin necesidad de tener la reunin o en una que sea ms corta ye efectiva. En el futuro, antes de aplicar alguno de los consejos que le daremos a continuacin guarde un record del tiempo que cada reunin dura y revselo peridicamente. Piense a quien va a invitar: Invite solamente a aquellos que tienen un inters real. Cuando tenga duda, pregunte a los participantes si creen que sus aportes seran significativos o si prefiriesen contribuir con notas escritas o ser notificado por escrito de los resultados de la reunin. Cuando los miembros del grupo gerencial estn interesados en solo parte de la agenda asegrese de que puedan atender solo esa parte. Esto podra implicar la necesidad de agrupar los asuntos que ellos deberan de ver. Lleve control del tiempo. Las reuniones deben de empezar puntuales para no perder tiempo valioso del equipo. Logre un acuerdo con los participantes para empezar las reuniones a tiempo y solicite una excusa adecuada a quien ingrese tarde. Planee las reuniones para terminar a la hora de almuerzo o al final del da, dando una motivacin adicional para terminar a tiempo. Evite programar las reuniones para la primera hora de la maana (A su equipo le gustara planear el trabajo del da antes de atender) o inmediatamente despus del almuerzo (Porque la concentracin es baja) Prepare una agenda con tiempos establecidos. Planee anticipadamente: Si es posible prepare la habitacin de manera que los miembros del equipo puedan verse unos a los otros. Para grupos grandes trate de organizar las mesas y sillas en forma de U. Escoja un lugar de acuerdo al tamao del grupo. Las habitaciones pequeas con un grupo grande de personas se vuelven y provocan tensin. Una habitacin ms grande y confortable promueve la expresin individual (Pero no tan grande que cree una atmsfera impersonal)

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Utilice ayudas visuales para captar el inters (Ejemplo: diagramas, carteles, etc.) Despliegue una versin de la agenda para poder hacer referencia a ella. Considere tambin usar la ayuda de rota folios y notas para recolectar informacin y analizar puntos especficos o para realizar lluvias de ideas y su consecuente anlisis. Confeccione una buena agenda. La agenda debe incluir una breve descripcin de los objetivos de la reunin, una lista de los tpicos a cubrir con referencia a quien va a encargarse de cada uno de ellos y por cuanto tiempo. Algunas otras sugerencias son: Someta la agenda a aprobacin y elimine aquellos aspectos que podran tratarse de manera ms efectiva fuera de la reunin. Condense la agenda de manera que la reunin se pueda completar a tiempo. Coloque los puntos ms importantes a tratar de primeros, as si el tiempo no es suficiente los puntos menos importantes podrn dejarse de lado. Ponga de primeros las acciones que no se han completado, as no gastar tiempo discutiendo sobre asuntos que ya han sido solucionados No gaste el tiempo aprobando las minutas de reuniones anteriores a menos que sea una reunin formal del grupo directivo. Haga que los puntos de la agenda sean especficos de manera que los participantes puedan prepararse adecuadamente. Confecciones resmenes de los aspectos importantes, de manera que la reunin se circunscriba a la aclaracin o discusin necesaria. Asegrese de que los documentos necesarios sena enviados con anterioridad a los participantes de manera que estos puedan prepararse y hgales saber que esa es la expectativa. Cuando enve la agenda incluya la hora, lugar y fecha de la reunin as como cualquier informacin adicional que sea de utilidad a los participantes de manera que puedan mantener una discusin informada de los diferentes tpicos. El siguiente es el formato sugerido: Descripcin de la reunin: Propsito: Fecha / Hora: Lugar: Facilitador: Objetivo de la reunin: Tpico 1. 2. 3. Iniciando la reunin. Algunos consejos son: Empiece siempre a tiempo. Eso muestra respeto a aquellos que llegaron a tiempo y le recuerda a quienes llegaron tarde que la puntualidad es importante. De la bienvenida a los participantes y agradzcales por su tiempo Mencione los objetivos de la reunin. Revise la agenda al iniciar cada reunin dndole a los participantes la oportunidad de entender los tpicos propuestos, cambiarlos y aceptarlos. Si va a tomar minutes, djelo saber a los participantes y hgalas llegar a ellos cuanto antes Aclare su papel dentro de la reunin. Refuerce la necesidad de ser concisos. Tiempo Expositor Resultado esperado

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Establezca las reglas del juego: No necesita establecer nuevas reglas para cada reunin, sin embargo ser de gran ayuda contar con algunas reglas bsicas que puedan ser usadas a travs de todas las reuniones. Estas reglas bsicas ayudan a cultivar los ingredientes bsicos de una reunin exitosa. Tambin podra incluir una regla bsica acerca de la confidencialidad de lo tratado en la reunin.Haga una lista de las principales reglas del juego en la agenda y asegrese de revisarlas si llegan participantes nuevos que no estn familiarizados con ellas.

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4 REGLAS bSICAS MUy PODEROSAS SON: PARTICIPACIN DE TODOS, MANTENERSE ENFOCADO, APROVECHAR EL MOMENTO y LLEGAR A UNA CONCLUSIN.
Manejo del tiempo: Una de las labores ms difciles a la hora de facilitar una reunin es el manejo del tiempo. El tiempo simpre parece irse antes de que logremos completar las tareas. Es por esto que el reto ms grande es lograr el momento y mantener el proceso en movimiento. Usted puede solicitarles a los participantes que le ayuden a controlar el tiempo. Si el tiempo programado est yndose de las manos, presente el problema al grupo y escuche sus sugerencias de cmo solucionarlo. Cierre de la reunin: Termine siempre las reuniones a tiempo y trate de concluir con una nota positiva. Al final de cada reunin revise que tan bien se cumplieron los objetivos de la reunin as como los acuerdos tomados y las tareas asignadas. Establezca el horario de la siguiente reunin y pregunte a los participantes si esta bien esa hora (Para lograr un compromiso) Aclare que las minutas as como las decisiones tomadas o acciones resultas sern enviadas a todos los participantes en el termino de la siguiente semana (Esto ayuda a preservar el momento)

EL FACILITADOR DE LA REUNIN
El facilitador necesita mantener el orden durante la reunin y asegurarse de que la agenda se lleve de manera rpida y eficiente. Las principales funciones del facilitador son: Asegurar que la agenda y documentos adicionales sean enviados a tiempo Establecer reglas del juego claras Llevar el tiempo Aclarar el tiempo y naturaleza de cada punto de la agenda Asegurarse de que las observaciones sean dirigidas al facilitador permitiendo solamente un orador Mantener las contribuciones enfocadas y permitir que la agenda fluya sistemticamente Analizar el comportamiento de los participantes para poder atacar las insatisfacciones y traerlas al grupo y para juzgar cuando es necesario ms tiempo. Asegurar que quien quiera participar y contribuir con la reunin pueda hacerlo. Asegurar que las decisiones necesarias sena tomadas dentro de la Resumir cada aspecto y decisin claramente, tanto a efectos de preparar las minutas como para facilitar la tomas de decisiones. Asegurar la infraestructura sea la adecuada (Incluyendo la necesidad de descansos, bebidas, alimentos, etc.) Asegurar que los equipos que se requieran trabajen adecuadamente Agradecer a los participantes y secretarias o asistentes por su participacin

MINUTAS DE LA REUNIN
Cuando sea posible, reduzca las minutas a una lista de acuerdos tomados. Estos pueden ser acordados al final de cada uno delos tpicos y escritos por la asistente personal. Las computadoras personales se utilizan hoy frecuentemente para tomar las minutas instantneamente. Tal vez sea necesario incluir en las minutas algunas otras decisiones claves, sin embargo estas no son frecuentes, por ejemplo: Cambios en polticas, en la estrategia o en la organizacin. Estos deberan incluirse y explicarse a todos los miembros del equipo, as como cambios hechos a los planes originales. Es importante anotar tambin el tiempo que dur la reunin con el propsito de que pueda ser evaluada posteriormente.

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Otras sugerencias para la elaboracin de las minutes son:

Asegurar que se mencionen todos lo elementos esenciales: Tipo de reunin, nombre de la organizacin, fecha, hora, nombre del facilitador, tpicos y tiempo destinado a cada uno de ellos. En reuniones corporativas, es normal incluir una aprobacin de las minutas as como las decisiones tomadas en la reunin anterior. Preparar un guin de la reunin anticipadamente dejando suficiente espacio en blanco para notas. El tener los tpicos escritos permite que pasemos de uno al otro sin hacer pausa. Preparar una lista de participantes y comprobar la asistencia al inicio dela reunin. Tambin puede pasar la hoja de asistencia para que cada participante firme al iniciar la reunin. Para estar seguro de quien dijo que, prepare un mapa que muestre la manera en que los participantes se sentaron y aclare el nombre de aquellos que no le son familiares. No cometa el error de capturar cada uno de los comentarios.

Ejemplo de formatos para minutas: Nombre de la organizacin: Propsito de la reunin: Fecha/Hora: Facilitador: Tpicos 1. Acuerdos Acciones a tomar Encargado Fecha

REUNIONES INFORMALES
Las reuniones informales tambin deben ser llevadas con disciplina. Si le invitan a una reunin informal, deje saber a los otros el mximo de tiempo que Usted podr dedicar a la reunin. Si se le invita a una reunin informal o a visitar alguna otra oficina para una de estas reuniones y tiene poco tiempo, permanezca de pie para dejar ver que la reunin debe ser corta. Algunos gerentes suelen caminar alrededor y tener una comunicacin informal con su equipo de trabajo de manera regular (Por ejemplo cada maana) Esta es una buena manera de mantenerse al tanto de lo que esta pasando y da al equipo la oportunidad de comunicar sus problemas.

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OTROS RECURSOS
Sitios Web Basic Guide to Conducting Effective Meetings www.mapnp.org/library/misc/mtgmgmnt.htm Conducting Effective Meetings www.cnr.berkeley.edu/ucce50/ag-labor/7labor/11.htm Effective Meetings Resource Centre www.effectivemeetings.com/ How to Lead Effective Meetings www.ohrd.wisc.edu/academicleadershipsupport/howto1.htm Meeting Wizard www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm Libros Better Meetings Editorial: The Open University ISBN: 978-0749243364 The Easy Step by Step Guide to Fewer, Shorter, Better Meetings: How to Make Meetings More Effective Brian Lomas Editorial: Rowmark Ltd ISBN: 978-0953985685 Leading Effective Meetings: Participants Guide Package J.William Pfeiffer Editorial: Pfeiffer Wiley ISBN: 978-0883904626 The Managers Guide to Effective Meetings Barbara J. Streibel Editorial r: McGraw-Hill Trade ISBN: 978-0071391344