HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE - CARTILLA PEDAGGICA No.

2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

CARTILLA PEDAGGICA No. 2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Sistema de Gestin de Calidad NTCGP 1000:2004 Sistema de Control Interno MECI 1000:2005

Nuestro Compromiso: Salud con Calidad para Todas y Todos Septiembre de 2008

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Marco Legal NTCGP 1000:2004 1. Cuales son los principios de la NTCGP 1000:2004? 2. Cul es el objeto de la NTCGP 1000:2004? 3. Cul es el campo de aplicacin de la NTCGP 1000:2004? Coordinacin de Control Interno? 14. Cules son las funciones del Comit de 4. Trminos y definiciones de la NTCGP 1000:2004? 15. Cuales son las funciones del Equipo MECI? 5. Cules son los Procedimientos que se deben documentar para dar cumplimiento al Sistema de Gestin 16. Cuales son las funciones de la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol respecto al MECI? Calidad? 6. Cmo esta conformada la Norma NTCGP 1000:2004? 17. Actos Administrativos 4 5 5 6 67 8 9 17 17 18 19 20 21

7. Avance Especifico Norma NTCGP 1000:2004 4.2 Gestin Documental 10 18. Cules son las consecuencias de la no implementacin del MECI en el Hospital Rafael Uribe Uribe? 8. Qu es el MECI? 19. Cules son los beneficios de la implementacin del MECI en el Hospital Rafael Uribe Uribe? 9. De donde sali el MECI? 10. Cules son los principios del Modelo Estandar de Control Interno MECI 1000:2005? 11. Cul es el objetivo del Control Interno? 12. Resultados MECI Hospital Rafael Uribe Uribe? 13. Roles y Responsabilidades de los Comites? 11 12 13 14 15 16

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MARCO LEGAL
DECRETO 4110 DE 2004
ARTCULO 1. Adoptase la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003.
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PODER PBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS, est dirigida a todas las entidades referidas en la Ley 872 de 2003 y tiene como propsito mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. El sistema documentado en esta Norma es COMPATIBLE y COMPLEMENTARIO con otros sistemas de gestin como el de Control Interno (MECI: Modelo Estndar de Control Interno), Desarrollo Administrativo, Ambiental, Salud Ocupacional y Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin en Salud definido en el Decreto 1011 DE 2006, por lo cual, nuestro hospital esta implementado un nico Sistema de Gestin de la Calidad con nfasis en el Sistema nico de Acreditacin que incluya los requisitos de estos sistemas y permita optimizar recursos, evitando que se dupliquen esfuerzos.

La norma NTCGP 1000:2004 documenta los requisitos del SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL

1. CUALES SON LOS PRINCIPIOS DE LA NTC GP 1000:2004?

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1. Enfoque hacia el cliente. 2. Liderazgo. 3. Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas. 4. Enfoque basado en los procesos.

9. Coordinacin, cooperacin y articulacin. 10. Transparencia. 2. CUL ES EL OBJETO DE LA NTC GP 1000:2004? Esta norma especfica los requisitos para un sistema de gestin de la calidad aplicable a entidades a que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una herramienta de gestin que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades.

5. Enfoque del sistema para la gestin. 6. Mejora continua. 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.

8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios.

3. CUL ES EL CAMPO DE APLICACIN DE LA NTCGP 1000:2004?

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* Los requisitos de esta norma son genricos por lo cual son aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la Ley 872 de 2003. Esto quiere decir que el Sistema de Gestin de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios se puede implementar sin importar su tipo, tamao, producto o servicio suministrado. 4. TRMINOS Y DEFINICIONES DE LA NTCGP 1000:2004? * ACCIN CORRECTIVA: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. AUDITORIA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna.

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

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CONTROL DE LA CALIDAD: parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. PRODUCTO SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

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MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una entidad. GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo. OBJETIVO DE LA CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. POLTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD: Intencin(es) global(es) y orientacin(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin de la entidad. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Es aquel que se encuentra establecido, documentado, implementado y mantenido. PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan

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para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados: Procesos estratgicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

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5. CULES SON LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN DOCUMENTAR PARA DAR CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE GESTIN CALIDAD? La norma en su numeral 4.2.1 literal d, establece que se DEBE contar con los documentos REQUERIDOS por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurarse la eficaz planificacin, operacin y control de procesos. Esto quiere decir que DEBEMOS documentar los procedimientos que consideremos necesarios para ejecutar adecuadamente las actividades y tareas a cargo. Adicionalmente, la norma exige que como mnimo deban existir 6 procedimientos obligatorios que son los siguientes:

Control de documentos. 4.2.3) Control de los Registros. 4.2.4) Auditoria Interna 8.2.2)

(Numeral (Numeral (Numeral

Control de Productos y Servicios no conformes. (Numeral 8.3) Acciones correctivas. 8.5.2) Acciones Preventivas. 8.5.3) (Numeral (Numeral

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6.. CMO ESTA CONFORMADA LA NORMA NTCGP 1000:2004?

La NTCGP 1000:2004 esta conformada por 8 numerales que contiene los requisitos para la Implementacin del Sistema de

Gestin de Calidad (SGC). Y cules son esos numerales?

Del numeral 1, 2 y 3 encontrars las generalidades, el campo de aplicacin y los trminos y definiciones del SGC.

En el numeral 6 encontrars los requisitos para la Gestin de los Recursos del SGC.

En el numeral 7 encontrars los requisitos del SGC. para realizar la Prestacin del Servicio

En el numeral 4 encontrars los Requisitos Generales del Sistema y para la Gestin Documental del SGC.

En el numeral 5 encontrars los requisitos para evidenciar la Responsabilidad de la Direccin en la implementacin del SGC.

En el numeral 8 encontrars los requisitos del SGC. los requisitos del SGC. para la Medicin, el Anlisis y la Mejora del SGC.

7. AVANCE ESPECIFICO NORMA NTCGP 1000:2004 NUMERAL 4.2 GESTIN DOCUMENTAL

El Hospital Rafael Uribe Uribe cuenta para consulta de su Recurso Humano con la Red Documental de la Entidad (Polticas, Guas, Procedimientos, Instructivos, Manuales, Protocolos) publicados en su fase preliminar a partir del 1 de Junio de 2008 en la siguiente direccin electrnica:

http://190.100.15.4/intranet/ en la seccin aplicativos institucionales en el link de Procesos y Procedimientos (RAFIKY). 8. QUE ES EL MECI? Establezco parmetros de comparacin. Realizo actividades de observacin y comparacin. Contribuyo a identificar como van los procesos Identifico las desviaciones del objetivo y proceso

Y que es eso del MECI Soy el Modelo de Control Interno del HRUU

Contribuyo a que se realice el autocontrol Soy el mejor aliado del Sistema de Gestin de Calidad Utilizo muchos indicadores Recomiendo donde se deben hacer los ajustes

Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005 Por el cual se adopta el MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 El Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 es parte integrante del presente decreto.

Es un SISTEMA integrado por el esquema de la Organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos. 9. DE DONDE SALIO EL MECI? Existencia de practicas administrativas que no generan confianza Debilidades en el direccionamiento estratgico Debilidades en la administracin de riesgos y proteccin de recursos Debilidades en la gestin por procesos

Que hay que mejorar Verifico el cumplimiento de objetivos Identifico como se estn haciendo los procesos

Debilidades en los procesos de evaluacin y resultados Debilidades en los procesos de evaluacin independiente. Debilidades en el seguimiento a planes de mejoramiento. Debilidades en la gestin por procesos Constitucin Poltica Art. 209 y 269 Decreto 1599 de 2005

Decreto 2621 de 2006

Decreto 2913 de 2007

Ley 87 de 1993

Ley 489 de 1998

Desconfianza en la administracin pblica No se genera y otorga informacin suficiente y adecuada utilidad social Percepcin de corrupcin

10. LOS PRINCIPIOS DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005: AUTOCONTROL, AUTORREGULACIN Y AUTOGESTIN.

El AUTOCONTROL: Es la capacidad de cada Servidor Pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos. La AUTORREGULACIN: Es la capacidad Institucional para aplicar de manera participativa los mtodos y

Es importante tener en cuenta que para implementar el Modelo Estndar de Control Interno se cuenta con las siguientes fases: * Planeacin al Diseo e Implementacin. * Diseo e Implementacin. * Evaluacin de la Implementacin del Modelo Normograma.

procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementacin del Sistema de Control Interno. La AUTOGESTIN: Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin.

11. CUL ES EL OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO? El Control Interno, tiene como objetivo fundamental establecer acciones, polticas, mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y mejoramiento continuo, que permitan la autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa transparente y eficiente para dar cumplimiento a la constitucin, leyes y normas que nos regulan.

El Control Interno se fundamenta en el AUTOCONTROL, porque es una responsabilidad de todas las personas que hacen parte de nuestra organizacin y porque es un componente integral de todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones que realizamos para el logro de los propsitos de nuestra institucin.

El Control Interno definido como un Sistema proporciona una estructura para el control a la planeacin, gestin y la evaluacin, cuyo propsito es orientar la Organizacin hacia el cumplimiento

de sus objetivos y se divide en: Subsistema, Componentes y Elementos. A continuacin te presento los resultados que el Hospital Rafael Uribe Uribe obtuvo en la calificacin del MECI para el ao 2007. Para un fcil entendimiento la calificacin en VERDE es adecuado, AMARILLO es satisfactorio, ANARANJADO es deficiente y ROJO es inadecuado. Obtuvimos un Puntaje de 2.449.20 puntos lo que nos indica un porcentaje de cumplimiento del 84.45% como interpretacin de adecuado.

12. RESULTADOS MECI EN EL HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE

M ODE LO E ST A NDA R DE C ONT R OL INT E R NO M E C I:1 000:2005 E VA LUA C ION 2007 SUB SIST E M A S C OM P ONE NT E S E LE M E NT OS A cuerdos, compromisos, protocolos Desarrollo del T Humano Estilo de direccion P lanes y programas M odelo de operacin por proceso Estructura organizacional Contexto estrategico Identificacion de riesgos A nalisis de riesgos Valoracion de riesgos P oliticas de administracion de riesgos P oliticas de operacin P rocedimientos Controles Indicadores M anual de Operacin Informacin P rimaria Informacin secundaria Sistemas de Informacin Comunicacin Organizacional Comunicacin Informativa M edios de C omunicacin A utoevaluacion del C ontrol A utoevaluacion de Gestion Evaluacion independiente al SCI A uditoria Interna P lan de M ejoramiento Institucional P lan de M ejoramiento Funcional P lan de M ejoramiento Individual PT PT 80,0 78,0 85,9 1 00,0 94,0 2,9 80,0 81 1 00,0 60,0 70,0 40,0 25,0 85,0 90,0 50,0 1 00,0 1 00,0 1 00,0 985,0 1 00,0 88,0 1 00,0 72,0 1 00,0 84,5 76,8 1 00,0 ,3 90,0 651 1 00,0 1 00,0 1 00,0 % A VA NC E

28,03%

84,46%

33,97%

COMIT DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO

Waldetrudes Aguirre Ramrez 13. ROLESJaime Romero Puentes Lus Y RESPONSABILIDADES Oscar COMITS Eduardo Gonzlez Daz Lus Alberto Correa Castro John Henry Snchez Mndez Carlos Alberto Lpez Ruiz Emilce Castillo Marn Alba Wirelvia Bonilla Forero

22,46%

DE LOS

Y QUE COMPROMISO TENGO YO CON LA IMPLEMENTACIN DEL MECI? Eres parte esencial en todo, la participacin en cada uno de los funcionarios es prioritaria, aunque se creo un grupo de funcionarios de cada proceso del Hospital para liderar esta implementacin.

EQUIPO MECI
Consuelo Harnache Bonilla Nohora Can Vergara Romel Gonzalo Castaeda Miguel ngel Tello Julia Beatriz Rico Ilba Lucia Arias Beatriz Amanda Forero Brgida Mancera Rojas Yolima Pasachoa Diego Snchez Villegas Yaquelin Rojas Dora Gladys Rodrguez

JEFE DE OFICINA DE GESTIN PBLICA Y AUTOCONTROL Es un evaluador independiente. Informa en tiempo real los inconvenientes detectados. Mide el grado de avance y desarrollo del Sistema de Control Interno. REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN Dar a conocer al comit de coordinacin de control interno el resultado de los anlisis y hacer propuestas para el mejoramiento de los mismos. *

14. CULES SON LAS FUNCIONES DEL COMIT DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO? Establecer los criterios para la aplicacin de las encuestas, para posteriormente analizar los resultados y adoptar las acciones correspondientes. Recomienda pautas para la determinacin, implantacin, adopcin para el mejoramiento del Sistema.

Asesora a la Gerencia en la definicin de planes estratgicos y al cumplimiento de metas y objetivos. Aprueba las polticas y objetivos del Sistema Integrado de Gestin. Recibe de la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol los informes y las recomendaciones de la evaluacin del Sistema Integrado de Gestin. Promover una cultura de mejoramiento continuo. Cumplir con la implementacin del Sistema Integrado de Gestin.

* * * * * *

Cumplir con el Plan de Implementacin del MECI. Promover permanentemente mejoramiento continuo. Promover el desarrollo AUTOCONTROL. de la una poltica cultura de de

* *

Garantizar que el trabajo se realice de acuerdo a los procedimientos e instructivos. Cumplir con los compromisos adquiridos en las auditorias de Control Interno. Proponer propuestas que conlleven existencia de los elementos de control. a la

* *

15. CULES SON LAS FUNCIONES DEL EQUIPO MECI? * Adelantar los procesos de diseo, apoyo y coordinacin para la implementacin del Sistema. Poner en funcionamiento el Sistema. Capacitar a los servidores de la entidad en los requisitos del Sistema Integrado de Gestin. Implementar medidas preventivas y correctivas.

Sabes quien es el representante de la alta direccin para la operacionalizacin del sistema integrado de gestin.

* * *

16. CULES SON LAS FUNCIONES DE LA OFICINA DE GESTION PUBLICA Y AUTOCONTROL RESPECTO AL MECI? Otro papel importante en el desarrollo de la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en nuestro Hospital, es el que juega el Jefe de la Oficina de Gestin Pblica Dr. Lus Alberto Correa Castro con su equipo de trabajo ya que su rol es de acompaar y asesorar, realizar evaluaciones, fomentar la cultura de autocontrol, coordinar la identificacin de riesgos, tiene directamente relacin con los entes externos y muy importante para tener en cuenta es que ellos no ejecutan ni administran el control, facilitan el mejoramiento de los procesos organizacionales por medio de la evaluacin independiente del Sistema. El representante de la Alta direccin para la operacionalizacin del Sistema Integrado de Gestin en el Hospital Rafael Uribe Uribe es el Dr. John Henry Snchez Mndez Asesor de Planeacin.

Ahora bien, no olvidemos que la responsabilidad de implementar el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 es de todos, empezando desde el Representante Legal hasta llegar a todos los funcionarios del Hospital Rafael Uribe Uribe y vence el prximo 8 de diciembre de 2008 a las 12:00 de la Noche.

17. ACTOS ADMINISTRATIVOS

Resolucin No 205/05 (Adopta el Sistema de Control Interno y se conforma el Comit de Coordinacin de Control Interno. Resolucin (Aprueba la No 206/05 creacin del

Sistema Calidad)

de

Gestin

de

la

Resolucin No 207/05 (Establece las Polticas de Administracin del Riesgo) Resolucin No 271/06 (Adopta el MECI) Resolucin No 099/06 integran los Sistemas Gestin de Calidad). (Se de

No olvidemos los Actos Administrativos adoptados en el Hospital Rafael Uribe Uribe para la implementacin del Sistema Integrado de Gestin!.

18.CUALES SON LAS CONSECUENCIAS DE LA NO IMPLEMENTACION DEL MECI EN EL HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE?

Causal de Mala Conducta. Desinformacin al Ciudadano. No Escuchar al Usuario y su familia. Demoras injustificadas en la Prestacin del Servicio. Mala Imagen Institucional. Manejo inadecuado de los Recursos.

19. CULES SON LOS BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACION DEL MECI EN EL HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE? * * * * * Autorregulacin del comportamiento tico de los servidores pblicos. Servidores idneos y capacitados. Compromiso de los servidores con la institucin. Compromiso de la Alta Direccin. Gestin efectiva y basada en procesos.

* Definicin de responsabilidades por proceso. * Cultura de procesos. * Prevencin y/o mitigacin de riesgos en cada una de las actividades desarrolladas. * Mejora continua. * Estructura por Procesos. * Optimizacin de la Gestin. * Mecanismo de mediciones implementadas. * Satisfaccin del usuario y su familia. * Usuario y familia informados. * Clientes internos y externos informados. * Cultura de Autocontrol. * Mejora, eficacia, eficiencia en los procesos. * Mejora, eficacia, eficiencia en los Sistemas Integrados de Gestin. * Mejora, eficacia, eficiencia, efectividad en el Servicio de Salud ofrecido en el Hospital.