You are on page 1of 172

KEME-Contabilidad 2.

8
MANUAL DEL USUARIO

Jos Manuel Dez Botella

KEME-Contabilidad 2.8MANUAL DEL USUARIO por Jos Manuel Dez Botella

Copyright (c) 2011 Jos Manuel Dez Botella. Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modicar este documento bajo los trminos de la Licencia de Documentacin Libre de GNU, Versin 1.2 o cualquier otra versin posterior publicada por la Free Software Foundation. Una copia de la licencia est incluida en la seccin titulada GNU Free Documentation License.

Tabla de contenidos
1. Introduccin ...........................................................................................................................................1 2. Requerimientos ......................................................................................................................................3 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE......................................................................4 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal........................................................................6 5. Instalacin ..............................................................................................................................................8 5.1. Trabajando con SQLITE .............................................................................................................8 5.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativo bajo Linux...................................................8 5.3. Instalacin de Postgresql bajo Windows...................................................................................10 5.4. Conguracin de MySQL .........................................................................................................10 5.5. Notas para la versin MySQL bajo Windows...........................................................................11 5.6. El paquete Latex........................................................................................................................11 5.7. El paquete Latex bajo Windows................................................................................................12 5.8. Instalacin de KEME-Contabilidad ..........................................................................................12 6. Ejecucin de KEME-Contabilidad ....................................................................................................13 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE ...............................................................................................14 8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL.............15 9. Edicin y alta de empresas..................................................................................................................16 9.1. Dar de alta nuevas empresas .....................................................................................................16 9.2. Conguracin de empresa.........................................................................................................17 9.3. Copiar empresa .........................................................................................................................20 9.4. Notas de empresa ......................................................................................................................20 10. Ejercicios contables ...........................................................................................................................21 11. Cambio de conexin de base de datos ..............................................................................................23 12. Deshabilitar/habilitar periodos.........................................................................................................24 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal ...........................................................................25 13.1. Imprimir el libro diario ...........................................................................................................25 13.2. Diario resumen ........................................................................................................................26 13.3. Refrescar diario .......................................................................................................................26 13.4. Filtrar el diario ........................................................................................................................26 13.5. Operaciones con el portapapeles.............................................................................................27 14. Edicin del plan contable ..................................................................................................................28 15. Editar tipos de vencimientos.............................................................................................................30 16. Bloquear cuentas................................................................................................................................31 17. Exportar el Plan de Contabilidad ....................................................................................................32 18. Importar plan.....................................................................................................................................33 19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diario...............................................................34 20. Edicin y alta de tipos de diario .......................................................................................................35 21. Introducir nuevos asientos ................................................................................................................36 21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de asientos ....................................................36 21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla de edicin de asientos...........................37 21.3. Conceptos de cargo/abono. .....................................................................................................38 21.4. Apuntes de IVA .......................................................................................................................38

iii

21.4.1. Apuntes de IVA soportado..........................................................................................39 21.4.2. Apuntes de IVA repercutido .......................................................................................39 21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes y autofacturas.........................................40 21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes .........................................................................41 21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas..................42 21.5. Pasar apuntes a espera.............................................................................................................42 21.6. Editar cdigos de imputacin..................................................................................................43 21.7. Pegar informacin ...................................................................................................................43 21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin de asientos .......................................................43 21.9. Copiar documento en cada lnea .............................................................................................44 21.10. Eleccin de tipos de diario ....................................................................................................44 22. Registros de IVA autnomos .............................................................................................................45 23. Edicin de asientos.............................................................................................................................47 24. Borrar asientos...................................................................................................................................48 25. El libro mayor ....................................................................................................................................49 25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta ..................................................................................49 25.2. Imprimir el libro mayor...........................................................................................................50 26. Consultas de acumulados de cuenta por mes ..................................................................................51 27. Volumen de operaciones con terceras personas ..............................................................................53 28. El balance de sumas y saldos ............................................................................................................54 29. Conciliacin de cuentas .....................................................................................................................56 29.1. Alta y edicin de conceptos de diferencias de conciliacin....................................................56 29.2. Conciliacin de cuentas manual..............................................................................................56 29.3. Conciliacin bancaria sobre informacin importada conforme al cuaderno 43 de la AEB....58 29.3.1. Importar Cuaderno 43.................................................................................................59 29.3.2. Conciliacin de la cuenta importada ..........................................................................59 29.3.3. Borrar informacin importada....................................................................................60 30. La contabilidad analtica...................................................................................................................61 30.1. Composicin de los cdigos de imputacin............................................................................61 30.2. Operaciones de consulta..........................................................................................................61 31. Gestin de vencimientos ....................................................................................................................62 31.1. Asignar vencimientos directamente a partir del diario ...........................................................62 31.2. Asignar vencimientos a partidas pendientes ...........................................................................63 31.3. Procesar vencimientos.............................................................................................................64 31.4. Gestin de apuntes anulados para vencimientos.....................................................................65 32. El Impuesto sobre el Valor Aadido ................................................................................................67 32.1. Tipos de IVA ...........................................................................................................................67 32.2. Libro de Facturas Emitidas .....................................................................................................67 32.3. Libro de Facturas Recibidas....................................................................................................68 32.4. Consulta de liquidacin de IVA ..............................................................................................68 32.5. Modelo 340 .............................................................................................................................69

iv

33. Amortizaciones...................................................................................................................................70 33.1. El Plan de Amortizaciones ......................................................................................................70 33.2. Asientos de amortizaciones.....................................................................................................72 33.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades..............................................72 33.4. Historial de diferencias por activo ..........................................................................................73 34. Importar datos ...................................................................................................................................74 34.1. Importar plan de cuentas .........................................................................................................74 34.2. Importar datos del diario .........................................................................................................76 35. El generador de estados contables....................................................................................................79 35.1. Frmulas..................................................................................................................................79 35.1.1. Operadores vlidos .....................................................................................................79 35.1.2. Saldos de cuentas........................................................................................................79 35.1.3. Presupuestos de cuentas .............................................................................................80 35.1.4. Apartados del documento contable ............................................................................80 35.1.5. Cantidades numricas.................................................................................................80 35.1.6. Restringir a cantidades positivas ................................................................................80 35.2. Pantalla principal del generador de estados contables ............................................................80 35.3. Editando la primera y segunda parte del estado contable .......................................................82 35.4. Clculo y consulta de estados contables .................................................................................84 36. Presupuestos .......................................................................................................................................87 36.1. Editar presupuesto...................................................................................................................87 36.2. Anlisis previsiones - realizaciones ........................................................................................88 37. Confeccin de libros contables .........................................................................................................90 37.1. Agrupar cheros en libro contable..........................................................................................90 37.2. Consulta y conversin a PDF ..................................................................................................91 38. Fin de ejercicio ...................................................................................................................................92 38.1. La regularizacin.....................................................................................................................92 38.2. El cierre de ejercicio ...............................................................................................................92 38.3. Deshacer cierre........................................................................................................................92 38.4. Asiento de apertura .................................................................................................................92 39. Regularizaciones denidas por el usuario .......................................................................................93 39.1. Edicin de regularizaciones ....................................................................................................93 39.2. Ejecutar regularizaciones ........................................................................................................94 39.3. Importar/exportar regularizaciones .........................................................................................94 40. Asientos automticos .........................................................................................................................95 40.1. Creacin y edicin de asientos automticos ...........................................................................95 40.1.1. La denicin de variables...........................................................................................95 40.1.2. Especicacin de asientos ..........................................................................................96 40.1.3. Ejemplo.......................................................................................................................97 40.2. Asientos automticos con partidas de IVA..............................................................................98 40.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos automticos ................................................99 40.4. Importar y exportar asientos automticos .............................................................................100

41. Vinculacin de copias de documentos a asientos ..........................................................................101 42. Gestin de usuarios..........................................................................................................................106 43. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7 ................................................................................109 44. Procesado de la memoria ................................................................................................................113 45. Utilidades ..........................................................................................................................................115 45.1. Renumerar asientos ...............................................................................................................115 45.2. Intercambiar nmero de asiento ............................................................................................115 45.3. Preferencias ...........................................................................................................................115 45.4. Borrar intervalo de asientos ..................................................................................................117 45.5. Intercambiar cuenta en diario................................................................................................117 45.6. Cambiar elementos de apuntes contables..............................................................................117 45.7. Copia de seguridad................................................................................................................118 45.8. Recuperar copias de seguridad..............................................................................................118 45.9. Vericar base de datos...........................................................................................................119 45.10. Conversin del plan contable ..............................................................................................119 45.11. Consolidacin contable .......................................................................................................121 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base .............................................................123 47. Empresa de ejemplo ........................................................................................................................129 47.1. Datos iniciales .......................................................................................................................129 47.2. Crear nueva empresa .............................................................................................................130 47.3. Asiento inicial .......................................................................................................................132 47.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de apertura ..........................................................132 47.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura.........................................134 47.6. Registro contable de operaciones..........................................................................................135 47.6.1. Primer trimestre ........................................................................................................136 47.6.2. Segundo trimestre .....................................................................................................138 47.6.3. Tercer trimestre.........................................................................................................138 47.6.4. Cuarto trimestre ........................................................................................................139 47.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades ................140 47.8. Regularizacin y cierre de ejercicio......................................................................................141 48. Programas anexos ............................................................................................................................142 48.1. Actualizador de bases de datos: actu .................................................................................142 48.2. Programa para confeccionar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto de PYMES correspondiente al Ejercicio: patrimonio ..........................................................................142 49. Tipos de archivos que genera la aplicacin ...................................................................................143 50. Colaboraciones.................................................................................................................................145 A. Breve introduccin a Ltex ..............................................................................................................146 B. GNU Free Documentation License ..................................................................................................148 B.1. PREAMBLE...........................................................................................................................148 B.2. APPLICABILITY AND DEFINITIONS...............................................................................148 B.3. VERBATIM COPYING .........................................................................................................149 B.4. COPYING IN QUANTITY....................................................................................................150 B.5. MODIFICATIONS .................................................................................................................150 B.6. COMBINING DOCUMENTS ...............................................................................................152 B.7. COLLECTIONS OF DOCUMENTS.....................................................................................152

vi

B.8. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS ............................................................153 B.9. TRANSLATION ....................................................................................................................153 B.10. TERMINATION...................................................................................................................153 B.11. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE .......................................................................154 B.12. ADDENDUM: How to use this License for your documents ..............................................154 C. Licencia de Documentacin Libre GNU .........................................................................................156 C.1. PREMBULO .......................................................................................................................156 C.2. APLICABILIDAD Y DEFINICIONES.................................................................................156 C.3. COPIA LITERAL ..................................................................................................................158 C.4. COPIADO EN CANTIDAD ..................................................................................................158 C.5. MODIFICACIONES ..............................................................................................................159 C.6. COMBINACIN DE DOCUMENTOS.................................................................................161 C.7. COLECCIONES DE DOCUMENTOS .................................................................................161 C.8. AGREGACIN CON TRABAJOS INDEPENDIENTES.....................................................161 C.9. TRADUCCIN......................................................................................................................162 C.10. TERMINACIN ..................................................................................................................162 C.11. REVISIONES FUTURAS DE ESTA LICENCIA...............................................................162 C.12. ADENDA: Cmo usar esta Licencia en sus documentos.....................................................163

vii

Lista de tablas
47-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo .........................................................................................129 49-1. Tipos de cheros que se generan en el directorio de trabajo..........................................................143 49-2. Tipos de cheros el directorio .keme ............................................................................................144

viii

Captulo 1. Introduccin
Esta es una aplicacin diseada para llevar contabilidades. Se ha desarrollado de forma autnoma, no dependiendo de ningn programa de facturacin o anexo. El desarrollo se ha centrado desde el principio en las caractersticas y prestaciones de un programa de contabilidad. Entre las principales caractersticas que podemos destacar de KEME-Contabilidad, podemos incluir las siguientes:

Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes, y elaboracin de los libros de facturas emitidas/recibidas. Informacin referente al volumen de operaciones con terceras personas. Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos automticos. Registros para amortizaciones de inmovilizado con realizacin de asientos de forma automtica para cada ejercicio. Posibilidad de registrar la depreciacin del inmovilizado desde el punto de vista scal, con informe de las diferencias entre el criterio contable y scal. Regularizacin, cierre y apertura de ejercicios de forma automtica. Conciliacin de cuentas; posibilidad de que la conciliacin sea asistida mediante la utilizacin de cheros conforme al Cuaderno 43 de la Asociacin Espaola de Banca. Tipos de diario denidos por el usuario. El mdulo de contabilidad analtica permite asignar gastos e ingresos a secciones y/o portadores de coste. Elaboracin de presupuestos base cero, base ejercicio u otro presupuesto. Posibilidad de confeccionar estados contables y otros documentos a nuestro gusto, en los que podremos incorporar frmulas y detallar saldos de cuentas, ya sean del perodo, iniciales, o medios. Tambin podremos hacer referencia a magnitudes totales para el clculo de porcentajes de cada partida del documento. Filtrado de los estados contables por cdigos de la contabilidad analtica y tipos de diario. Se contempla la inclusin de magnitudes derivadas de los presupuestos. Plan de cuentas totalmente congurable, por lo que es posible la llevanza de contabilidades que no se cian estrictamente al Plan General de Contabilidad, as como incorporar adaptaciones sectoriales del PGC. Permite la confeccin de libros contables agrupando cuantos documentos y estados contables deseemos. Utilizacin del paquete Ltex para la impresin y consulta de informes y estados contables, con ello conseguimos una presentacin de alta calidad, adems de la posibilidad de exportar los documentos realizados a otros formatos como HTML, PDF, Postcript, entre otros. Esto nos permite, por ejemplo, la confeccin de libros contables para su presentacin en soporte digital. Posibilidad de confeccin de asientos automticos, como una solucin a la introduccin de asientos contables repetitivos o complicados.

Captulo 1. Introduccin

Soporte de consolidacin contable de hasta diez contabilidades Numerosas utilidades, entre las que destacan la de renumerar asientos, cambiar cuentas en apuntes por rango de fechas, importar informacin, copia de seguridad, etc. Traduccin de la aplicacin al gallego, cataln, ingls y portugus. Soporta los gestores de bases de datos opensource ms utilizados, como son PostgreSQL, MySQL y SQLITE.

Captulo 2. Requerimientos
Esta aplicacin se puede ejecutar en equipos bajo los sistemas operativos Linux y Windows XP/Vista/7. En cuanto a software necesario, la aplicacin necesita los siguientes elementos:

Bajo el sistema operativo Linux, un entorno grco de ventanas (KDE, GNOME, etc.). Al estar desarrollado con las libreras QT, se ejecutar ms velozmente en el entorno KDE. KEME tambin funciona en el sistema operativo Windows XP/Vista/7 Libreras QT versin 4.3 con algn controlador para gestor de bases de datos. En la actualidad se soportan SQLITE, PostgreSQL y MySQL. PostgreSQL versin 7.3 superior, o MySQL versin 5.03 o superior para el servidor de base de datos. Para que la aplicacin soporte SQLITE no es necesaria la instalacin de ningn software suplementario, ya que se integra en las libreras QT. El paquete Ltex, acompaado de algn visor de cheros dvi y conversores de dvi a postcript y a pdf.

Todos estos elementos estn incluidos en cualquier distribucin de Linux moderna. Tambin se pueden encontrar fcilmente en la red como software libre para Windows

Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE


El programa utiliza un gestor de base de datos para el manejo de la informacin contable. En la actualidad se soportan PostgreSQL, MySQL y SQLITE. PostgreSQL es un Sistema de Gestin de Bases de Datos basado en POSTGRES Versin 4.2; este sistema fue desarrollado por el Departamento de Informtica de Berkeley, en la Universidad de California.PostgreSQL es un sistema robusto, preparado para el manejo de bases de datos muy grandes, soporta el lenguaje de preguntas SQL92 y SQL99 y permite la integridad de sus datos basada en transacciones; esto permite, en nuestro caso, que no se produzcan descuadres en la contabilidad y evita que se generen inconsistencias en los datos debidos a cortes de luz o a errores del sistema. MySQL es un software open-source que ofrece un servidor de bases de datos muy rpido y estable en entornos crticos, estando capacitado para altas cargas de trabajo. Esta aplicacin ha sido desarrollada por la empresa MySQL AB, compaa que se dedica adems a su distribucin y soporte. En la actualidad es uno de los sistemas de bases de datos de cdigo abierto ms utilizados. Los principales objetivos de la empresaMySQL AB que impulsan el proyecto del servidor MySQL son los siguientes:

Ser la mejor base de datos y la ms utilizada en el mundo. Que est disponible y sea asequible para todos. Que sea fcil de usar Que est continuamente en desarrollo, mantenindose rpida y segura Que sea agradable en su manejo y mejora Que no tenga errores

En cuanto a SQLITE, es una buena alternativa para aquellos supuestos en que el usuario no desee complicarse la vida con instalaciones de gestores de bases de datos. SQLITE nos ofrece, en nuestro caso, un entorno monousuario para manejar nuestra contabilidad de forma inmediata y con todas las prestaciones que nos ofrece KEME-Contabilidad. Como principales caractersticas de SQLITE podemos destacar:

Soporte de transacciones No conlleva ningn tipo de conguracin; no necesita de ninguna puesta a punto ni administracin Cada base de datos se almacena en un solo chero independiente y multiplataforma Soporta bases de datos de ms de un terabyte de tamao y cadenas de caracteres y campos de textos de giga-bytes

Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE

Est compuesta por unas libreras muy compactas; de tamao muy reducido, ocupando menos de 275 Kb Es ms rpida que los motores de bases de datos ms populares, para la mayora de las operaciones comunes. Es multiplataforma; se puede ejecutar bajo Linux (Unix), MacOSX, OS/2, Win32 y WinCE. Adems se puede portar fcilmente a otros sistemas

Nuestra aplicacin no presupone que el usuario posea ningn conocimiento de PostgreSQL, MySQL o SQLITE. No obstante, aquellos usuarios que deseen elaborar consultas de carcter ms o menos complejo a la base de datos de forma directa, o deseen profundizar en el tema, pueden consultar la vasta informacin que existe al respecto en las pginas web y manuales de estos gestores de bases de datos.

Captulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal


Existen ciertos usos no lingsticos de los signos de puntuacin, referidos a notaciones o a expresiones cientcas y tcnicas. Esto se reglament por el Sistema Internacional de Unidades (SI), que es obligatorio en Espaa y vigente en la Unin Europea. Segn esta normativa internacional, es aceptable el uso del punto para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numricas escritas con cifras. En Espaa se recomienda usar la coma como separador de decimales, sin embargo, en ciertos pases (sobre todo los anglosajones) y en los textos en ingls, se usa el punto ordinario para especicar los decimales. El SI acepta ambos para separar la parte entera de la decimal. Otra reglamentacin relevante se deriva de las disposiciones dictadas por los organismos internacionales de normalizacin. La norma UNE-82100-0 establece que el signo decimal es una coma en la parte baja de la lnea; en los textos en ingls puede utilizarse un punto en lugar de una coma. Segn el consejo de la ISO (organizacin internacional de normalizacin), el signo decimal es una coma en todos sus documentos. Esta grafa se utiliza en alrededor de 90 estados del mundo como nico signo ortogrco en la escritura de los nmeros en documentos y normas tcnicas. Las principales razones que da este organismo para su utilizacin son las siguientes:

La coma es ms visible que el punto para separar decimales, no perdindose en el proceso de ampliacin o reduccin de documentos. La grafa de la coma se identica y se distingue mucho ms fcilmente que la del punto. La coma es una grafa que, por tener forma propia, demanda del autor la intencin de escribirla; el punto puede ser accidental o producto de un descuido. El punto facilita el fraude, puede ser transformado en coma, pero no a la inversa.

El teclado del PC est diseado para introducir cmodamente cifras con punto decimal (este carcter se incluye en el teclado numrico), por lo que muchas veces introducir nmeros en programas de omtica se convierte en algo tedioso al tener que desplazar el usuario constantemente la mano derecha hacia el centro para introducir la coma decimal. Esto ltimo ocurra, por ejemplo en OpenOfce 1.x; en la versin 2.x de esta suite de ocina, cada vez que pulsamos el punto decimal con el keypad numrico obtenemos la coma decimal (todo ello para la conguracin local espaola). Nuestra aplicacin est congurada por defecto para la introduccin de cifras decimales con la coma como separador; no obstante si suministramos nmeros con el punto para separar decimales (por ejemplo, al introducirlos utilizando el punto del teclado numrico) ste se convertir automticamente en una coma.

Captulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal El dilogo de preferencias permite seleccionar, adems, el punto decimal como separador y el uso de cantidades numricas sin decimales

Captulo 5. Instalacin
5.1. Trabajando con SQLITE
Si elegimos como gestor de bases de datos SQLITE, no necesitaremos realizar ninguna actividad de conguracin o puesta a punto. La informacin se guardar en un nico archivo con el nombre de nuestra base de datos, que residir en el directorio de trabajo de la aplicacin.

5.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativo bajo Linux


Si vamos a utilizar PostgreSQL como gestor de bases de datos, el primer paso ser asegurarnos de que est correctamente instalado y en ejecucin. Para ello podemos cargar en el ordenador donde se supone que se est ejecutando el servidor Postgres la base de datos template1 mediante el programa monitor psql desde la lnea de comandos de la siguiente forma:
pepe@mortadelo:~>psql template1 No se pudo conectar con el servidor; No existe el fichero o el directorio Est el servidor en ejecucin localmente y aceptando conexiones en el socket de dominio Unix /tmp/.s.PGSQL.5432 ?

Si obtenemos un mensaje parecido al anterior, esto es seal de que hemos instalado los binarios pero no hemos congurado nada. En este punto tendremos que partir de la creacin del esqueleto de la base de datos; esto se consigue mediante el comando initdb. Para su invocacin tendremos primero cambiar de usuario, ya que esta operacin tan slo est permitida para el usuario postgres. Esto lo conseguiremos de la siguiente forma:
pepe@mortadelo:~>su Password: MORTADELO:/home/pepe #su postgres postgres@mortadelo:/home/pepe>

Es decir, accedemos primero como usuario root para cambiarnos posteriormente al usuario postgres. Ya tan solo nos quedar ejecutar initdb indicando el directorio donde se almacenarn las bases de datos:
postgres@mortadelo:/home/pepe>initdb -D /var/lib/pgsql/data

El directorio especicado es el que suele emplear la distribucin Suse; para otras distribuciones, debemos consultar la documentacin de las mismas al respecto.

Captulo 5. Instalacin Una vez creada la estructura base, podremos hacer que el servidor Postgres arranque automticamente cada vez que carguemos nuestro sistema operativo Linux. Muchas veces es el mismo proceso de instalacin de Postgres por parte de nuestra distribucin Linux el que se encarga de realizar las operaciones necesarias para que esto ocurra, no obstante, si nos percatamos de que esto no se lleva a cabo, nosotros mismos podremos efectuar esta tarea fcilmente. En la distribucin Suse esto lo conseguiremos aadiendo la lnea: postgresql start al chero /etc/init.d/boot.local. Posteriormente reiniciaremos el sistema, y el servidor de bases de datos deber de cargarse con xito. Para concluir la instalacin de Postgres deberemos de crear usuarios distintos al administrador de bases de datos postgres. Para ello accederemos como usuario postgres y emplearemos el programa createuser bajo la lnea de comandos. Es interesante introducir un cdigo de usuario que coincida con el nuestro propio del sistema operativo linux (en nuestro caso sera, por ejemplo, el usuario pepe), ya que esto simplicar la conexin a la base de datos local (tan slo tendremos que suministrar el nombre de la base de datos, pudiendo dejar en blanco el cdigo de usuario, el nombre del host, etc). A continuacin se muestra una pantalla en la que se realiza esta operacin:
pepe@MORTADELO:~>su Password: MORTADELO:/home/pepe #su postgres postgres@MORTADELO:/home/pepe>createuser pepe Debe permitrsele al usuario la creacin de bases de datos? (s/n)s Debe permitrsele al usuario la creacin de otros usuarios? (s/n)s CREATE USER postgres@MORTADELO:/home/pepe>

Para concluir la conguracin de Postgres sera interesante modicar algunos parmetros de sus cheros de conguracin. Para ello nos situaremos en el directorio donde residan, que coincidir con el suministrado para almacenar los datos en initdb; ste sera, por ejemplo, en nuestro caso (distribucin Suse) /var/lib/pgsql/data.
Sugerencia: Para acceder a este directorio tendremos que hacerlo bajo el usuario postgres, o bajo root

Los puntos propuestos a modicar de la conguracin del servidor de bases de datos Postgres seran los siguientes:

En el chero postgresql.conf, podremos editar parmetros tales como el nmero mximo de conexiones permitidas, encriptado de la contrasea de acceso, variables para el mantenimiento de la base de datos (como autovacuum), etc. En el chero pg_hba.conf elegiremos el esquema bajo el cual se puedan conectar los distintos usuarios y equipos al servidor de bases de datos. El menos restrictivo es aquel en el que se permite la conexin de cualquier mquina y usuario. Nosotros lo adaptaremos a nuestras necesidades de seguridad.

Captulo 5. Instalacin Muchas veces el proceso de instalacin de Postgres a partir de algn paquete binario es totalmente automtico, siendo tan slo necesaria la creacin de un usuario tal y como se ha descrito. Esto ocurre por ejemplo en distribuciones tales como Ubuntu Debian

5.3. Instalacin de Postgresql bajo Windows


La forma ms sencilla e intuitiva de realizar esta tarea en Windows es bajndonos el instalador para Windows de Postgres de la pgina web http://www.postgresql.org/download/. Normalmente consta de dos archivos, uno con el programa en s, y otro con la rma. Este instalador se encargar de crear automticamente el cluster de las bases de datos, y nos guiar en el proceso del alta de usuarios y claves. Al igual que comentbamos para Linux, tambin podremos editar los cheros pg_hba.conf y postgresql.conf para ajustar el funcionamiento de Postgres a nuestras necesidades. Sera interesante incluir en el path del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete Postgres. Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando pg_dump, que se encargar de efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades.

5.4. Conguracin de MySQL


Si en lugar de Postgres vamos a utilizar MySQL, tendremos que asegurarnos de que este gestor de bases de datos est instalado y funcionando correctamente. La puesta en marcha de MySQL se realizar instalando el paquete correspondiente que est disponible en nuestra distribucin Linux. Este proceso crear el directorio /var/lib/mysql con los datos necesarios para el funcionamiento de las bases de datos. Tambin se crear una cuenta para el usuario mysql para que de esta forma se pueda ejecutar el servidor MySQL. Por ltimo, crear una entrada en el directorio /etc/init.d (segn distribucin) para el arranque y parada automticos de esta aplicacin. En el manual de este gestor de bases de datos tambin se describe el proceso para el arranque y parada manual del servidor MySQL. Desde un primer momento se crea el usuario root que tendr privilegios para realizar cualquier cosa en las bases de datos; es decir, tendr el status de superusuario. Al principio no se le asignar ninguna clave, por seguridad es conveniente asignarle una lo antes posible. Para que KEME-Contabilidad sea capaz de crear y manipular convenientemente las contabilidades que vaya a gestionar tendremos que suministrar al servidor MySQL un cdigo de usuario con privilegios de superusuario; si no queremos utilizar root, podremos crear uno nuevo:

10

Captulo 5. Instalacin Para ello en primer lugar usaremos el programa mysql para conectarnos al servidor como usuario root a la base de datos mysql:
pepe@MORTADELO:~>mysql --user=root mysql

Si ya hemos asignado una clave a la cuenta de root, tendremos que aadir la opcin --password o -p para este comando seguida de la clave. Para crear el usuario pedro con privilegios de superusuario, realizaremos las siguientes operaciones:
mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO -> IDENTIFIED BY clave WITH mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO -> IDENTIFIED BY clave WITH pedro@localhost GRANT OPTION; pedro@% GRANT OPTION;

De esta forma creamos dos cuentas de usuario pedro. Ambas son cuentas de superusuario, con privilegios para hacer cualquier cosa. La primera (pedro@localhost) se podr utilizar solamente desde el ordenador local (localhost); la segunda (pedro@%) se podr utilizar para conexiones desde cualquier ordenador.

5.5. Notas para la versin MySQL bajo Windows


Para instalar MySQL bajo Windows se puede descargar el paquete mysql-5.1.22-rc-win32 (http://mysql.rediris.es/Downloads/MySQL-5.1/mysql-5.1.22-rc-win32.zip). Por comodidad, en el proceso de instalacin se recomienda no crear ningn usuario, ni asignar ninguna clave al usuario root, para facilitar nuestros primeros pasos en la aplicacin. Sera interesante incluir en el path del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete MySQL. Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando mysqldump, que se encargar de efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades. Para llevar a cabo este cometido, podemos ejecutar el programa MySQL Instance Cong Wizard

5.6. El paquete Latex


Para comprobar si tenemos instalado el paquete Latex, podremos introducir desde la lnea de comandos la orden ltex, si ste programa se encuentra disponible, obtendremos una respuesta parecida a la siguiente:
pepe@MORTADELO:~>latex This is Tex, Version 3.14159 (Web2C 7.4.5) **q

11

Captulo 5. Instalacin Introduciremos la letra q y pulsaremos intro para salir del programa.

5.7. El paquete Latex bajo Windows


La mejor forma de disponer de Latex bajo el sistema operativo Windows es mediante la instalacin del paquete Miktex. Desde la pgina Web (miktex.org (http://miktex.org)) de este proyecto podemos descargar un instalador a partir de una versin con los elementos esenciales. Una vez instalado, sera conveniente activar el soporte para unicode (utf8). Esto lo podemos conseguir a partir de la herramienta "MiKTeX Package Manager". Seleccionaremos en la lista el paquete "unicode" y lo instalaremos pulsando el botn +. Esta caracterstica tambin se activa automticamente bajo demanda.

5.8. Instalacin de KEME-Contabilidad


La instalacin de la aplicacin contable es bastante sencilla; basta con obtener el chero binario (mediante compilacin o instalndolo a partir de algn paquete binario) y ejecutarlo. La compilacin e instalacin a partir de los fuentes del programa (chero .tar.gz) es bastante sencilla en los entornos tipo Linux; tendremos que partir del kit de desarrollo para las libreras qt4 instalado en nuestro sistema. Descomprimiremos los fuentes en una carpeta de nuestro directorio personal utilizando la orden: tar -zxvf keme-X.X.tar.gz. Para compilar accederemos a la carpeta con los fuentes del programa y generaremos el archivo Makefile utilizando la utilidad qmake: qmake keme4.pro; ya tan slo quedar compilar escribiendo la orden make. La aplicacin quedar instalada correctamente ejecutando el script instalar.sh bajo el usuario root. La ejecucin del binario keme4 crear los archivos necesarios para el funcionamiento del programa. La primera vez que arranca, se mostrar un pequeo cuadro de dilogo en el que podremos elegir entre crear una nueva empresa, o bien abrir una empresa ya existente (para el caso de que sta ya exista porque el servidor de bases de datos est en otro ordenador de la red, o porque hayamos incorporado algun volcado en chero de bases de datos con el monitor interactivo de Postgres, psql) o mysql Con posterioridad podremos acceder a parmetros que afectan a la conguracin accediendo al men Utilidades-preferencias, donde la tarea ms prioritaria a realizar sera la de asignar un directorio de trabajo en el que se almacenarn los archivos que generar la aplicacin.

12

Captulo 6. Ejecucin de KEME-Contabilidad


La ejecucin de nuestra aplicacin contable la podremos realizar pulsando la combinacin de teclas Alt-F2; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que escribiremos el nombre de la aplicacin keme4 (en minsculas), y pulsaremos INTRO Tambin podremos ejecutar KEME-Contabilidad desde un terminal consola X. Esto es interesante para examinar la informacin de ejecucin y de esta forma comprobar el funcionamiento, lo cual nos ayudara a encontrar la causa de alguna anomala. En Windows bastar con hacer doble-click sobre el icono del KEME, ya sea desde el escritorio, o desde el grupo de programas correspondiente al men "Inicio"

13

Captulo 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE


Empezar a trabajar con la empresa de ejemplo de KEME-Contabilidad bajo SQLITE es muy sencillo; bastara con especicar en el dilogo de conexin con la base de datos ejemplo-sqlite en el nombre, y asegurarnos de que el controlador seleccionado es QSQLITE. No se necesita realizar ninguna tarea de conguracin de gestor de base de datos, ni suministrar ningn parmetro ms.

14

Captulo 8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL
Junto con la documentacin de KEME-Contabilidad existen unos volcados de una empresa de ejemplo que podremos pasar a un servidor de bases de datos para hacer pruebas y observar el funcionamiento de nuestra aplicacin. El chero que contiene esta informacin es ejemplo-postgre.sql si vamos a utilizar la base de datos PostgreSQL y ejemplo-mysql.sql si vamos a utilizar MySQL. Estos cheros los podremos encontrar en el directorio /usr/local/share/doc/keme4 o en /usr/share/doc/packages/keme4, dependiendo de cmo est instalado nuestro programa de contabilidad. Si vamos a utilizar PostgreSQL, para realizar esta operacin crearemos en primer lugar la base de datos ejemplo y posteriormente utilizaremos el monitor interactivo de Postgres, pgsql para incorporar la informacin. Todo esto lo efectuaremos desde la lnea de comandos de la siguiente forma:
pepe@MORTADELO:~>createdb ejemplo --encoding=UNICODE CREATEDATABASE pepe@MORTADELO:~>psql -d ejemplo -f ejemplo-postgre.sql postgres@MORTADELO:/home/pepe>

Antes de ejecutar psql deberemos de situarnos en el directorio donde se encuentre el chero ejemplo.sql, o bien indicaremos la trayectoria completa del mismo. Bajo Windows arrancaremos los programas descritos bajo el "smbolo del sistema"; especicaremos el modicador "-U nombreusuario" a los comandos createdb y psql en caso de haber creado un cdigo de usuario especco en el proceso de instalacin de Postgres En el caso de utilizar MySQL, el proceso ser similar; nos introduciremos en el programa monitor interactivo mysql, crearemos la base de datos y le pasaremos la informacin de la siguiente forma:
pepe@MORTADELO:~>mysql -u root mysql>create database ejemplo; Query OK, 1 row affected (0.00 sec) mysql>use ejemplo; Database changed mysql>\. ejemplo-mysql.sql

Para salir del programa mysql introduciremos el comando \q. Bajo Windows accederemos a mysql desde el grupo de programas de mysql, mediante la opcin del men "MySQL Command Line Client"

15

Captulo 9. Edicin y alta de empresas


La creacin de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este proceso aadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su informacin contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cada empresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendr su propia conguracin en la que deniremos parmetros que condicionarn el funcionamiento de la aplicacin en aspectos tales como el IVA, vencimientos, regularizacin, etc.

9.1. Dar de alta nuevas empresas


Este proceso tambin se describe en el apartado de Importar datos; accedemos a l seleccionando la opcin del men EmpresaNueva empresa:

En el cuadro de dilogo podemos distinguir un combo-box en el que seleccionaremos el plan contable con el que estar basada la contabilidad de nuestra empresa. En la mayora de los casos el Plan General de Contabilidad ser suciente; no obstante hay regulaciones especcas para empresas de distintos ramos, como construccin, sanitarias, vitivincolas, etc. Si queremos crear un plan contable especco, podemos elegir Plan contable vaco. El nuevo plan que introduzcamos lo podremos exportar para la creacin de otras empresas o para aportarlo a la comunidad. Otro campo de datos importante a tener en cuenta es el del Nmero de dgitos de las subcuentas. Cuantos ms dgitos introduzcamos, ms niveles de detalle en cuentas podremos introducir aumentando el nivel de complejidad de nuestro Plan Contable. Esto es algo que debe de ser estudiado en profundidad ya que este parmetro no podr ser cambiado posteriormente. Por ltimo, tenemos que completar los datos referentes a la conexin con la base de datos. Aqu especicaremos en primer lugar el nombre de la base de datos; se recomienda utilizar un nombre no muy largo, sin espacios ni caracteres extraos. Por supuesto, no debe de existir en el mismo host una base de datos con el mismo nombre. Si queremos conocer las bases de datos que est manejando el servidor

16

Captulo 9. Edicin y alta de empresas Postgres en nuestro PC podemos utilizar el programa psql desde la lnea de comandos, tecleando: psql -l. Si el servidor de bases de datos se est ejecutando en el mismo PC que la aplicacin contable y anteriormente creamos un usuario para el servidor Postgres coincidente con el nombre que tenemos como usuario de nuestro sistema linux, seguramente no tendremos que introducir ms informacin. En caso contrario tendremos que especicar nombre de usuario, clave (en su caso) y nombre del host. Se sobreentiende que nuestro ordenador ser capaz de resolver la direccin IP del nombre suministrado; para redes sencillas esto se consigue aadiendo una lnea al chero /etc/host con el par formado por el nombre de host e IP. En el caso de que utilicemos MySQL tendremos que suministrar, con toda seguridad, el nombre de usuario de forma obligatoria. Tambin podremos conocer las bases de datos disponibles mediante el comando show databases desde el monitor interactivo mysql. Para seleccionar el controlador de bases de datos adecuado, suministraremos el valor correcto al combo box de la parte inferior derecha de la plantilla. Este ser QMYSQL, QPSQL o QSQLITE segn utilicemos Postgres, MySQL, o SQLITE respectivamente. En el campo PUERTO especicaremos un nmero de puerto, siempre que nos vayamos a conectar al gestor de bases de datos utilizando puertos distintos a los estndar; en caso contrario, dejaremos esta peticin de informacin vaca. La casilla de vericacin Longitud variable en cuentas auxiliares permitir especicar una codicacin del plan contable distinta a la que comnmente estamos habituados (nmero jo de dgitos); esto nos posibilitar importar y trabajar con contabilidades de aplicaciones informticas que utilicen este sistema.

9.2. Conguracin de empresa


Mediante este dilogo editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar el funcionamiento de la aplicacin para la contabilidad de la empresa seleccionada. En la captura de abajo se muestra la pestaa de Datos de empresa:

17

Captulo 9. Edicin y alta de empresas

Las cuatro primeras lneas contienen campos referentes a la razn social e identicacin de la empresa. Hemos de destacar el primer campo Empresa, con el que se encabezarn la mayor parte de los listados impresos. Existen otros campos tales como el objeto social y fecha de constitucin que se van a emplear en la edicin de la memoria. Bajo la pestaa parmetros se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de la aplicacin:

Los campos de cuentas de IVA soportado y repercutido van a contener las cuentas del plan que engloban estas dos partidas. Generalmente su contenido ser el de los cdigos 472 y 477. Puede ocurrir que no deseemos que nuestra aplicacin lleve, por ejemplo, los registros del libro de facturas emitidas; esto puede ocurrir porque este tipo de registros ya los procese un programa de facturacin. En este caso dejaremos en blanco el campo correspondiente a cuenta de iva repercutido. Lo mismo cabe decir para el IVA soportado; si no queremos que se procese la informacin relativa al libro de facturas recibidas, no introduciremos nada en el campo de cuenta de iva soportado. En Clave IVA defecto introduciremos la clave de IVA que ms utilice nuestra empresa, normalmente ser la correspondiente al tipo de IVA general.

18

Captulo 9. Edicin y alta de empresas El campo Ancho de cuentas se suministra a ttulo informativo; no se podr editar. Su contenido se j a la hora de crear la contabilidad de la empresa. Bajo el nombre de Clave gastos y Clave ingresos introduciremos los grupos contables correspondientes. Para el Plan General de Contabilidad espaol sern los correspondientes al grupo 6 y 7, respectivamente. Si utilizamos un plan contable distinto, por ejemplo, uno en el que guren en inventario gastos pagados y no consumidos, y queramos realizar la regularizacin contable de forma manual, podremos dejar estos campos sin contenido alguno. Tambin es posible suministrar ms de un cdigo por campo; para ello separaremos por comas las distintas entradas. Esto es vlido para el plan de contabilidad de algunos pases en los que las cuentas de gastos o ingresos se clasican en ms de un grupo. Los campos siguientes son contadores; se incrementan automticamente por cada apunte o vencimiento que vayamos introduciendo en nuestra contabilidad. En cuanto a Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar, pueden contener una sucesin de cdigos de cuentas separadas por comas que sern las que la aplicacin tenga en cuenta a la hora de asignar vencimientos a obligaciones de pago y a derechos de cobro. Si no queremos que se procese este tipo de informacin, bastar con dejar estos campos en blanco. El campo correspondiente a Subcuenta Prdidas y Ganancias para regularizacin, como su nombre indica, va a contener la subcuenta que va a registrar el saldo de Prdidas y Ganancias; para el Plan General de Contabilidad espaol, tendramos que indicar un cdigo parecido a 129.1 129.0. En la esquina inferior izquierda tenemos la casilla de vericacin Numeracin de asientos relativa. Por defecto la numeracin de asientos en KEME Contabilidad es continua; esto signica que el asiento de apertura vendr numerado como el sucesivo al asiento de cierre del ejercicio anterior. Este sistema es vlido y no contradice ningn precepto legal. No obstante, hay usuarios que estn habituados a que el asiento de apertura comience por el nmero 1. Por ello se posibilita mediante un sistema de asignacin relativa la numeracin mediante este ltimo sistema. El cuadro correspondiente de Contabilidad analtica sirve para activar esta caracterstica en la empresa que estemos editando. Como podemos observar, podremos llevar una contabilidad analtica parcial, slo de ciertas cuentas, que especicaremos en el cuadro de edicin de texto como una lista separada por comas. La casilla de vericacin Desglose en tabla permite activar una nueva forma de llevar la contabilidad analtica que nos va a permitir la realizacin de imputaciones automticas por cuentas auxiliares, y una menor profusin de apuntes contables en el diario al llevarse la informacin de la contabilidad analtica en una tabla aparte. La casilla IGIC (Canarias) permite que el programa contemple el procesado del Impuesto General Indirecto de las Islas Canarias.

19

Captulo 9. Edicin y alta de empresas KEME Contabilidad permite el registro de IVA soportado para aquellas empresas sometidas a la regla de la prorrata. Para ello se puede especicar el tipo de prorrata en el campo correspondiente del dilogo de conguracin de empresa. En la casilla de vericacin Prorrata especial podremos adaptar el comportamiento del programa para que permita la introduccin de la prorrata a ramas especcas de la actividad de la empresa.

9.3. Copiar empresa


Esta opcin permite realizar copias de nuestras contabilidades. Es una buena utilidad para traspasar nuestras bases de datos a distintos motores. Podemos, por ejemplo, copiar una base de datos bajo SQLITE a Postgres para disfrutar de las grandes prestaciones de este gestor de bases de datos. Bajo la versin actual no se procesan el cien por cien de las tablas; no obstante se incluye toda la informacin del libro diario, libros de facturas, amortizaciones, vencimientos, conguracin, etc.

9.4. Notas de empresa


Esta utilidad permite la edicin y consulta de un block de notas especco para cada empresa, en el que podremos anotar hechos y circunstancias que afecten a la contabilidad en curso.

20

Captulo 10. Ejercicios contables


Antes de introducir apuntes tendremos que haber denido el ejercicio contable al que irn referidos, para ello seleccionaremos desde el men de la aplicacin EmpresaEjercicios Contables. Aparecer entonces el dilogo de edicin de ejercicios:

Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos:

Cdigo: no tiene porqu coincidir con la cifra de un ao natural, puede estar constituido por cualquier cadena de caracteres alfanumricos Apertura: fecha de apertura del ejercicio Cierre: fecha de cierre del ejercicio Cerrado: nos indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable Prox_asiento: nos muestra el nmero del prximo asiento del ejercicio correspondiente Cerrando: nos indica si el ejercicio est en proceso de cierre

Para aadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botn Nuevo. Acto seguido aparecer la plantilla de nuevo ejercicio:

Es importante hacer sealar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el ao natural, esto es, que no tienen porqu comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre. El botn Editar fecha de cierre del dilogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrar el ejercicio contable; esto es til para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales como liquidacin de la empresa, fusin, absorcin, etc.) la fecha en la que cerraremos el perodo no coincide con la prevista inicialmente.

21

Captulo 10. Ejercicios contables Si queremos eliminar el registro correspondiente a la identicacin de un ejercicio contable tan solo tendremos que pulsar el botn Eliminar. Slo es posible borrar ejercicios que no contengan informacin contable El botn "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrir el dilogo de "Perodos de ejercicio":

Como podemos observar en la gura, podremos borrar e insertar las. El botn Meses ao crear automticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un ao. El botn Numeracin sirve para controlar el cdigo numrico del siguiente asiento a introducir en la contabilidad; como podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura de la contabilidad (cuando ste se produzca):

22

Captulo 11. Cambio de conexin de base de datos


Para acceder a otra base de datos distinta a la que estemos conectados podemos emplear la opcin del men EmpresaConexin.

El combo box con la etiqueta Historial nos va a servir para cargar de forma cmoda los datos de las conexiones de las ltimas bases de datos a las que hayamos accedido. El campo Puerto slo se cumplimentar en caso de que la conexin se realice utilizando un puerto no estndar, esto es, diferente a la conguracin por defecto de Postgres o MySQL. Como podemos observar, es posible acceder a cualquier base de datos que sea accesible desde nuestra red local; incluso podramos conectarnos a algn servidor Postgres o MySQL remoto si disponemos de un buen ancho de banda para ello.

23

Captulo 12. Deshabilitar/habilitar periodos


Esta opcin del men Empresa nos permite bloquear determinados periodos contables predenidos. La principal utilidad de esta caracterstica consiste en ofrecer una proteccin ante la edicin o introduccin por error de apuntes en periodos conciliados o vericados. La forma de activar o desactivar un perodo es bastante fcil, tan slo hay que editar el campo correspondiente en la ventana de edicin:

24

Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal


Como podemos observar en la siguiente gura, la pantalla principal est formada por el men de la aplicacin, una barra de herramientas donde tenemos ms accesibles las principales acciones del programa, el contenido del ltro activo, una tabla con el libro diario, y una lnea que nos dar informacin sobre las cuentas del diario que seleccionemos con el ratn. En la parte derecha de la ventana tambin podremos distinguir dos dockwidgets que nos van a permitir acceder de forma rpida a los asientos automticos y a los estados contables.

13.1. Imprimir el libro diario


Para imprimir el diario con el ltrado que hayamos realizado en un momento, tan slo tendremos que ejecutar la opcin correspondiente en el men Diario, aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:

Podremos especicar si queremos que se imprima el texto del ltro utilizado (en la impresin ocial del diario deberamos evitar que apareciese). La fecha en el momento que vamos a obtener el informe tambin es opcional.

25

Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal El botn Visualizar nos mostrar en pantalla con el visualizador DVI el diario tal y como se imprimir.

13.2. Diario resumen


El diario resumen es el resultado de agrupar toda la contabilidad de un perodo en quince asientos: el de apertura, uno agrupado por cada mes del ao, el de regularizacin, y el de cierre. Su principal funcin es la de confeccionar un libro diario con menos pginas y de esta manera facilitarnos su encuadernacin y presentacin en el Registro Mercantil. El diario resumen tendr que ir referido forzosamente a un ejercicio contable completo.

13.3. Refrescar diario


A veces se producen cambios en la contabilidad que no se ven reejados en pantalla. Esto suele ocurrir en ambientes en los que trabajan varios usuarios. Si queremos cerciorarnos de que la informacin que se presenta est actualizada, seleccionaremos esta opcin del men Diario.

13.4. Filtrar el diario


Permite seleccionar la informacin que ser recogida por la tabla del diario de la pantalla principal. Mediante el dilogo de edicin del ltro (ver gura adjunta), podemos ltrar por cualquier campo de la tabla del diario. Tambin es posible la seleccin de ms de un campo para componer el ltro, los cuales se aadirn como partes de la expresin con el operador booleano AND o OR, segn hayamos seleccionado el criterio en los botones de radio situados en la parte derecha de la plantilla. Para obtener ltros con componentes ms sosticados, podremos editar directamente el texto de los mismos, el resultado deber ser la creacin de una clusula WHERE que cumpla los requisitos de validez para el lenguaje de preguntas SQL.

26

Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal Si el contenido del ltro que hemos editado no se adeca a los objetivos que perseguimos, el botn Inicial devuelve el contenido del mismo a su valor por defecto.

13.5. Operaciones con el portapapeles


El usuario puede realizar operaciones de cortar, copiar y pegar la informacin del diario. El contenido del portapales se puede enviar a otra empresa (mediante la accin de pegar) o a otra aplicacin distinta (por ejemplo, hoja de clculo). Estas operaciones estn disponibles en la barra de herramientas de la pantalla principal.

27

Captulo 14. Edicin del plan contable


La opcin del men principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la edicin del Plan Contable. Podremos as crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La edicin de cada uno de estos elementos es bastante similar, cambiando tan solo las reglas que permiten incorporar nuevos cdigos contables. A continuacin vamos a describir la edicin y la creacin de subcuentas, cuyos cdigos sern los que utilizaremos en la introduccin de apuntes contables. Como esta operacin es bastante frecuente, se incluye tambin en la barra de herramientas bajo su icono caracterstico. La ventana de edicin de subcuentas sera de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir un cdigo nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuacin editaremos la descripcin de la subcuenta y pulsaremos el botn Guardar.
Sugerencia: Al igual que en otras aplicaciones contables, podemos simplicar la introduccin de cdigos de subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto (.); de esta forma no tenemos porqu preocuparnos de contar cada dgito para lograr la longitud exacta.

La edicin es similar a lo contemplado en el punto anterior: introducimos un cdigo, pulsaremos INTRO y editaremos la descripcin que aparecer en el campo anexo. Para grabar los cambios pulsaremos el botn Grabar.

28

Captulo 14. Edicin del plan contable Podremos asociar determinada informacin a cada cuenta auxiliar chequeando la casilla de vericacin Datos accesorios. Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona fsica o jurdica (clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos aadir y editar ms informacin en la pestaa Datos personales. La pestaa Aspectos contables nos va a permitir automatizar la introduccin de ciertos datos en la introduccin de asientos:

El apartado Vencimientos asociados permitir la generacin automtica de la informacin relativa a vencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algn asiento. IVA Asociado permite vincular informacin de tipo impositivo y cuenta de IVA para que se procese en la tabla de edicin de asientos. Esto nos va a permitir acelerar en gran medida la introduccin de informacin. Por ltimo, es posible asignar un concepto de cargo/abono automtico vinculado a la introduccin de la cuenta auxiliar.

29

Captulo 15. Editar tipos de vencimientos


Los tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edicin de cuentas auxiliares para asociarlas a un conjunto de vencimientos de forma automtica (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a permitir la automatizacin total de la entrada de vencimientos tras la introduccin de asientos.

El proceso de alta/edicin consiste en asignarle a un cdigo una lista de vencimientos (en das) separados por comas.

30

Captulo 16. Bloquear cuentas


Este proceso, como su nombre indica, permite impedir la introduccin o edicin de apuntes contables con las cuentas que deseemos bloquear. Para ello accedemos a la edicin de una lista que nos permite registrar los cdigos que deseemos:

La inclusin de alguna cuenta auxiliar en esta lista nos va a permitir la proteccin de su contenido de cara a la edicin o introduccin de nuevos asientos.

31

Captulo 17. Exportar el Plan de Contabilidad


El plan de contabilidad de cualquier empresa puede sernos muy til si damos de alta empresas con similares caractersticas. En este caso no tendramos que volver a introducir de nuevo todo el Plan Contable; podemos exportarlo a un chero de texto para luego recuperarlo en otra empresa. La opcin del men PlanExportar Plan nos presentar en pantalla el siguiente cuadro de dilogo para guardar cheros:

Podremos elegir entre exportar el Plan de Contabilidad con o sin incluir las cuentas auxiliares, para ello elegiremos la opcin del men ms adecuada.

32

Captulo 18. Importar plan


Esta opcin permite sincronizar nuestro plan contable con el contenido en un chero de texto. Slo se aadirn los cdigos de cuentas/subcuentas no existentes en el plan contable.

33

Captulo 19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diario


La edicin y creacin de conceptos de cargo/abono la realizaremos a partir del men DiarioEditar conceptos. Esta opcin tambin est accesible en la barra de herramientas de la aplicacin.

Cada registro estar compuesto por una clave de hasta tres caracteres alfanumricos y una descripcin, que ser el concepto que aparecer en el diario. La forma de operar es similar a la de los elementos del Plan Contable, introduciremos un cdigo que podr existir o no, y pulsaremos INTRO; tras la edicin de la descripcin pulsaremos Guardar.

34

Captulo 20. Edicin y alta de tipos de diario


Mediante esta opcin del men Diario podemos crear y editar apartados dentro del diario que nos van a servir para clasicar y discriminar la informacin contable de cara a la obtencin de estados contables o del balance de sumas y saldos. Existen unos cdigos de diario reservados debido a que son utilizados por diversos procesos del programa, estos son APERTURA, REGULARIZACIN, CIERRE y SIN_ASIGNAR. Este ltimo identica aquellos apuntes del diario a los que no ha sido asignado ningn cdigo de diario; es decir, sern aquellos en los que el campo correspondiente al diario aparecer en blanco.

35

Captulo 21. Introducir nuevos asientos


Hay dos formas distintas de introducir apuntes contables. Una de ellas es la de generar un chero de texto tabulado que podr ser importado a travs de la opcin del men Utilidades-Importar-Importar asientos. Este proceso se describe en el apartado Importar datos. La otra forma es ms interactiva y se realiza a travs de la tabla de apuntes. Para acceder a este dilogo, basta con seleccionar Diario-Nuevo asiento, nos aparecer entonces la siguiente pantalla:

Para introducir informacin en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la tecla TAB; para completar una lnea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edicin se irn actualizando los distintos elementos del cuadro de dilogo y se detectar el cuadre del asiento, en cuyo caso bastar pulsar INTRO para su incorporacin denitiva al libro diario. Podremos navegar hacia cualquier celda de la tabla de apuntes pulsando las teclas del cursor o sealando con el puntero del ratn. Para editar cualquier contenido de celda pulsaremos la tecla F2. En lugar de introducir cdigos de subcuenta con todos sus dgitos, podemos dar entrada a anotaciones abreviadas utilizando el carcter . para sustituir sucesiones de ceros (ste es el dgito que ms se repite en los cdigos). De esta forma conseguimos introducir informacin de forma ms cmoda, sin tener que preocuparnos de la longitud de las subcuentas. En las columnas del DEBE y HABER podremos introducir frmulas que hagan referencia a operaciones bsicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), tambin es posible la utilizacin de parntesis.

21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de

36

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

asientos
En muchas ocasiones no recordamos los cdigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuando estamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningn inconveniente, podemos suministrar parte del cdigo de una cuenta auxiliar (bastara con indicar, por ejemplo el grupo al que pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que podremos buscar cmodamente el cdigo completo que desconocemos:

Como se aprecia en el grco superior, la bsqueda de cuentas auxiliares comienza con la porcin de cdigo que suministramos en la tabla de apuntes. La bsqueda es incremental; a medida que completemos la subcuenta, la lista inferior ir restringiendo la bsqueda, ltrando los elementos que cumplan con la condicin especicada. Si pulsamos INTRO se devolver el primer cdigo que aparezca en la lista inferior. Podemos devolver cualquier cuenta auxiliar de la lista ltrada si pulsamos el botn izquierdo del ratn sobre el elemento deseado. Tambin podemos realizar bsquedas a partir del ttulo de la cuenta auxiliar (introduciendo caracteres en el campo del ttulo). Si seleccionamos el botn de radio Que contenga... el ltrado se realizar para todas las subcuentas que posean en su interior la cadena especicada.

21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla

37

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

de edicin de asientos
Si suministramos un cdigo de cuenta auxiliar no existente, automticamente la aplicacin entender que deseamos darla de alta para su utilizacin. Aparecer entonces el dilogo de Edicin de cuentas auxiliares en el que completaremos los datos que falten y pulsaremos el botn Salir, para continuar con la edicin del asiento.

21.3. Conceptos de cargo/abono.


En las celdas de la columna CONCEPTO podremos escribir cualquier cadena de caracteres para hacer mencin al apunte contable que estemos realizando. Si deseamos hacer utilizar alguno de los registros de conceptos predenidos que hayamos dado de alta con anterioridad, tan slo tendremos que introducir el cdigo del mismo (igual o inferior a tres caracteres de largo); al pulsar la tecla TAB, aparecer automticamente. Si no recordamos el cdigo del concepto que queremos emplear, escribiremos algn carcter por el que empiece, despus pulsaremos TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo donde podremos buscar y elegir el registro que estemos buscando:

Si el cdigo de concepto no existe, en lugar del dilogo anterior, aparecer el de Edicin de conceptos, ya comentado al tratar el tema sobre el alta y edicin de conceptos de cargo/abono.

38

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

21.4. Apuntes de IVA


Para un cuadre perfecto entre los mayores de las cuentas de IVA soportado y repercutido con los libros de facturas emitidas/recibidas, cada vez que introduzcamos una cuenta congurada como de IVA (ya sea soportado o repercutido) e intentemos realizar una anotacin en el debe o el haber, se activarn los dilogos correspondientes para registrar la informacin en las tablas correspondientes. Si solo queremos realizar una regularizacin, activaremos la casilla de vericacin Regularizacin IVA

21.4.1. Apuntes de IVA soportado


Si la cuenta a la que hace referencia el apunte es de IVA soportado se desplegar en pantalla el siguiente dilogo:

En esta ventana completaremos todos los campos necesarios para que se genere correctamente el registro del libro de facturas emitidas. El campo Cuenta base no es obligatorio; de hecho el importe del IVA que registramos podra haber sido generado por varias cuentas base (por ejemplo, en caso de que el proveedor facture diversas familias de productos y las contabilicemos en cuentas separadas). De todas formas, el registrar la cuenta base puede sernos til en un futuro para discernir qu IVA soportado pertenece a inversiones, y cual a bienes corrientes (estos datos son requeridos al rellenar el impreso 390). La casilla de vericacin y el campo correspondiente a la prorrata nos van a permitir cumplir nuestras obligaciones registrales para aquellos supuestos en que nuestra empresa est sometida a este rgimen.

39

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

21.4.2. Apuntes de IVA repercutido


Tras realizar un cargo o un abono en un apunte en que gura una cuenta de IVA repercutido, aparecer el dilogo siguiente:

La ventana es bastante similar a la del IVA soportado, slo que en sta aparece algn elemento ms, como el recargo de equivalencia, cuya utilidad tendr signicado segn el tipo de IVA que seleccionemos. La casilla de vericacin Factura recticativa permite guardar los datos del IVA repercutido de forma tal que a la hora de confeccionar los libros de facturas emitidas podamos hacer mencin a las facturas recticativas de forma separada.

21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes y autofacturas


Las adquisiciones intracomunitarias de bienes generan un apunte de IVA soportado, y a la vez un apunte de IVA repercutido con el mismo importe. Con anterioridad al ao 2004 era obligatorio emitir una autofactura que tena que acompaar al documento original de compra para poder deducirnos el IVA soportado. Esta obligacin ha desaparecido en la actualidad. Para procesar una AIB introduciremos la operacin tal cual, sin hacer mencin a ninguna cuenta de IVA; no nos olvidaremos de activar la casilla de vericacin Adquisicin intracomunitaria de bienes. Cuando pulsemos el botn Aceptar aparecer un cuadro de dilogo para que suministremos informacin suplementaria sobre la operacin:

40

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

La casilla de vericacin "Autofactura" sirve para identicar aquellas operaciones en las que se produce la inversin del sujeto pasivo; esto suele ocurrir en aquellos casos en que se adquieren servicios (no bienes, en cuyo caso la operacin sera una A.I.B) de profesionales residentes en otros pases europeos. En estos casos procede la elaboracin de una autofactura y su registro en los libros de facturas del IVA. En la parte inferior de la ventana podemos encontrar el campo correspondiente a la prorrata, que nos permitir cumplir con los requisitos legales de registro de la AIB para aquellas empresas que est sujetas a la regla de la prorrata. Tras completar el cuadro de dilogo, el asiento quedar registrado con los pases de IVA soportado y repercutido, y se habrn generado los apuntes necesarios en los libros de facturas emitidas y recibidas.

21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes


Las operaciones intracomunitarias de bienes estn exentas pero sujetas al impuesto sobre el valor aadido; es por ello que se han de registrar convenientemente en los libros del IVA; esta informacin de registro tambin har falta para cumplimentar las declaraciones informativas para la Hacienda Pblica. Para registrar convenientemente una EIB, chequearemos la casilla de vericacin Entrega intracomunitaria de bienes. Cuando terminemos el asiento pulsando el botn Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo:

41

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

La cumplimentacin del dilogo registrar convenientemente la operacin a efectos de los libros del IVA y para la confeccin de las declaraciones informativas.

21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas


Hay operaciones de compra-venta de bienes o servicios que estn sujetas al IVA/IGIC pero son exentas. En estos casos nos vemos obligados a su registro con tipo impositivo de IVA cero. Para realizar la contabilizacin conveniente de estos supuestos, chequearemos la casilla de vericacin Registrar op. exenta en Libros de Facturas; no suministraremos cuenta de IVA alguna en la tabla de edicin de asientos, ya que no procede ningn cargo o abono por este concepto. Cuanto pulsemos el botn INCORPORAR se activar el cuadro de dilogo:

21.5. Pasar apuntes a espera


A veces ocurre que realizamos ediciones complejas de asientos con muchos apuntes pero no las podemos

42

Captulo 21. Introducir nuevos asientos concluir debido a que no disponemos de algn dato, o simplemente porque no tenemos ms tiempo y tenemos que salir de la aplicacin. Para no perder todo el trabajo realizado podemos pasar los apuntes a espera pulsando el botn Pasar a espera. El contenido pasado a espera podremos recuperarlo ms tarde mediante la opcin del men DiarioCargar asiento en espera:

Tan solo tendremos que situarnos en cualquier lnea del asiento que queramos recuperar y pulsar el botn Cargar asiento; la edicin continuar en la tabla de apuntes. Si hay varias personas conectadas a la base de datos podremos emplear este sistema para que otro usuario termine un asiento que estemos realizando.

21.6. Editar cdigos de imputacin


El botn de la tabla de apuntes Editar CI nos abrir un dilogo que nos ayudar a la seleccin de cdigos de imputacin para un apunte de cuenta de ingreso o gasto. Para ello es necesario que nuestra empresa tenga activada la contabilidad analtica.

21.7. Pegar informacin


El botn Pegar se utiliza para copiar datos desde el portapapeles a la celda actual de la tabla de apuntes. Se puede emplear, por ejemplo, para pegar el resultado de varias operaciones realizadas en una calculadora (por ejemplo, KCalc) en las columnas del DEBE HABER. Para realizar esta operacin tambin podremos pulsar la tecla F2 seguida de Ctrl-V

43

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin de asientos


En el cuadro de dilogo se puede distinguir un botn con un icono en forma de T. Este botn nos va a servir para acceder al libro mayor de la subcuenta que se encuentre en la lnea actual de la tabla de edicin de asientos; de esta forma podremos consultar informacin relativa a los pases que estemos introduciendo antes de conrmar el asiento.

21.9. Copiar documento en cada lnea


Muchas veces el cdigo de documento introducido en un apunte contable es aplicable para todas las lneas del asiento. Para evitar que el usuario tenga que teclearlo en todos los pases se podr activar la casilla de vericacin correspondiente.

21.10. Eleccin de tipos de diario


Junto a la fecha del asiento existe un combo box desde el que podemos elegir el diario al que ir referido el asiento que estamos editando. El tipo Sin asignar dejar en blanco el campo correspondiente en el diario.

44

Captulo 22. Registros de IVA autnomos


Nuestra aplicacin permite la introduccin de registros de IVA generando automticamente los asientos contables correspondientes, y todo ello sin pasar por la tabla de introduccin de apuntes. Las opciones para realizar estas operaciones estn situadas en el men Iva bajo los nombres de Nuevo registro de IVA soportado, Nuevo registro de IVA repercutido, Adquisicin intracomunitaria de bienes y Entrega intracomunitaria de bienes. La plantilla de IVA soportado permite la introduccin de varios tipos de IVA para la misma operacin. Tambin podremos especicar los datos correspondientes a la prorrata, si estuviramos sometidos a ella.

La forma de proceder con el IVA repercutido es parecida, slo que podremos aadir informacin relativa al recargo de equivalencia:

45

Captulo 22. Registros de IVA autnomos En cuanto a las AIB y las EIB, la forma de trabajar ser parecida a la expuesta en la introduccin de asientos; aparecern los mismos cuadros de dilogo en los que nos pedirn informacin respecto a la cuenta que represente la base imponible, la base imponible, la cuota, la cuenta de IVA, etc. Para completar los datos requeridos para los registros de IVA y apuntes contables aparecer un cuadro de dilogo suplementario, de la forma:

En esta ventana introduciremos la identicacin del documento que represente la operacin (es opcional), la fecha de contabilizacin (por defecto coincide con la del registro de IVA). Si activamos la casilla de vericacin Vericar asiento pasaremos a la edicin de los apuntes que se generan con la informacin introducida.

46

Captulo 23. Edicin de asientos


La edicin de asientos se ejecuta seleccionando la opcin correspondiente en el men Diario. Se realiza en una tabla similar a la descrita para la opcin de nuevos asientos. La diferencia radica en que el nmero de asiento se conserva. Los apuntes de IVA se volvern a generar con la nueva informacin del asiento editado, borrndose los antiguos. Un punto muy a tener en cuenta es que los registros de vencimientos vinculados a los apuntes contables no se conservarn tras la edicin del asiento. Esto ocurre porque los nmeros de los pases contables cambian tras la edicin, por lo que no debemos de perder de vista este efecto colateral.

47

Captulo 24. Borrar asientos


Para borrar un asiento, tan slo tendremos que seleccionar cualquier pase del mismo en el diario y seleccionar DiarioBorrar asiento. Para borrar intervalos de asientos, ejecutaremos UtilidadesBorrar intervalo de asientos. Con el borrado de asientos eliminamos tambin los registros de IVA y de vencimientos que estn vinculados a los mismos

48

Captulo 25. El libro mayor


25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta
Las consultas al libro mayor se realizan eligiendo la opcin del men: ConsultasMayor. Si tenamos seleccionado un pase del libro diario, se mostrar en pantalla el mayor de la cuenta de dicho pase; en caso contrario se mostrar el cuadro de dilogo vaco, esperando a que introduzcamos un cdigo de subcuenta en el campo Subcuenta. La ventana de consultas del mayor ser de la forma:

Al lado del campo Subcuenta hay un botn para la bsqueda de subcuentas; tras su utilizacin deberemos de pulsar la tecla INTRO bien el botn refrescar, para que se carguen los datos del nuevo cdigo. Los botones con las echas izquierda y derecha sirven para cargar la subcuenta anterior y posterior, respectivamente. En cuanto al intervalo de fechas, podemos realizar extractos de cuentas que van ms all de un perodo contable. Podremos as sacar un extracto con las primeras fechas de un ao y de las ltimas semanas de un ejercicio anterior; esto es idneo para contrastar los saldos de cuentas de clientes, permitiendo encontrar diferencias en conciliaciones con anterioridad al nal de ejercicio. Esto slo es aplicable para cuentas que no sean de gastos o ingresos. Los botones de la parte inferior izquierda de la ventana nos permiten salir de la consulta, imprimir el mayor seleccionado, la edicin del asiento correspondiente al pase donde est situado el cursor en la tabla,el borrado del asiento correspondiente al pase actual, el copiado al portapapeles de la consulta, exportar en XML el mayor en pantalla.

49

Captulo 25. El libro mayor En versiones recientes se han incorporado nuevos botones que permiten nuevas funciones como consultar asientos, editar vencimientos correspondientes a apuntes del mayor, la consulta de documentos asociados, o la edici3 n de los datos accesorios correspondientes a la cuenta seleccionada. En la parte superior de la pantalla podremos distinguir una caja con el ttulo Intervalo de cuentas. La activacin de este apartado permite la consulta de mayores de agrupaciones de cuentas por intervalos; esta caracterstica nos podra servir, por ejemplo, para analizar todos los movimientos y saldos por fecha de todas las cuentas de tesorera agrupadas.

25.2. Imprimir el libro mayor


Si lo que queremos es imprimir directamente el libro mayor de una o varias cuentas seleccionaremos ConsultasImprime mayor. Aparecer entonces el siguiente dilogo:

Aqu podremos indicar subcuenta inicial y subcuenta nal, as como un intervalo de fechas. Para imprimir pulsaremos el botn correspondiente en la parte inferior. Podremos previsualizar la impresin del mayor pulsando el botn correspondiente.

50

Captulo 26. Consultas de acumulados de cuenta por mes


Esta opcin del men Consultas nos muestra una ventana con informacin de las magnitudes de los saldos de una subcuenta acumulados por meses:

El botn Copiar permite pasar al portapapeles el contenido de los acumulados; esto posibilita cargar la informacin en una hoja de clculo, tarea que ser til, por ejemplo, para confeccionar presupuestos. La siguiente gura muestra los acumulados importados por la hoja de clculo de OpenOfce:

51

Captulo 26. Consultas de acumulados de cuenta por mes

52

Captulo 27. Volumen de operaciones con terceras personas


Este apartado del men Consultas nos ofrece informacin sobre el volumen de operaciones con terceras personas en un determinado ejercicio. Esta informacin ser muy til para confeccionar el modelo 347 y otras declaraciones informativas. El clculo de las operaciones se realiza a partir del libro mayor, excluyendo los asientos de apertura y de cierre; si se trata de adquisiciones de bienes y servicios nos centraremos en el haber de las cuentas; en el caso de ventas de bienes y servicios el resultado vendr dado por la suma del debe de las cuentas. Para que la informacin sea correcta tendremos que utilizar asientos negativos para realizar correcciones por devoluciones, abonos o errores en factura, ya que, de lo contrario, el volumen de operaciones calculado ser errneo y nos dar problemas a la hora de cumplimentar las declaraciones informativas.

La pantalla muestra el dilogo que se encarga del manejo de la consulta. Como podemos observar, hemos introducido el ejercicio, el importe a partir del cual deseamos que se muestren datos en la consulta; y en el apartado cdigos, hemos suministrado una lista de cdigos de cuenta separados por comas para acotar la bsqueda de informacin.

53

Captulo 28. El balance de sumas y saldos


Para obtener balances de sumas y saldos ejecutaremos Consultas-Balance de sumas y saldos. El cuadro de dilogo que aparece nos permite muchas posibilidades:

El primer grupo de casillas de vericacin permite especicar el nivel de detalle del balance; de esta forma podremos obtener informacin valiosa para agrupados de cuenta, como por ejemplo, volumen de operaciones por zona si tenemos los clientes clasicados en una cuenta por cada zona antes del desglose nal en subcuentas. Las casillas de vericacin no son excluyentes; podremos incluir todos los detalles que necesitemos. En intervalo de fechas podremos especicar perodos superiores al ao natural. Aqu tendremos que tener en cuenta los tipos de diario que formarn parte de la consulta para que sta tenga signicado. Podemos acotar la consulta para un intervalo de cuentas. Ello permite por ejemplo conocer el volumen de gasto desglosado en cuentas y subcuentas de una determinada partida contable. El grupo de casillas de vericacin del DIARIO permite la eleccin de las partes del diario que formarn parte del balance de sumas y saldos. Si por ejemplo queremos conocer el volumen de gastos e ingresos desglosado por cuentas, no incluiremos el diario de REGULARIZACIN, ya que ste salda todas las cuentas del grupo 6 y 7.
Importante: Nunca se incluir el diario de CIERRE en las consultas, ya que por su propia naturaleza el proceso de cierre elimina toda la informacin contable en lo que se reere a los saldos de un determinado perodo.

54

Captulo 28. El balance de sumas y saldos En el recuadro Analtica podremos acotar la emisin del balance de sumas y saldos para cdigos de imputacin determinados. Podremos emplear comodines en la confeccin de estos cdigos. El botn Imprimir genera una copia impresa en alta calidad directamente en la impresora. Si queremos generar un chero TEX para incorporarlo a un libro de contabilidad (por ejemplo el libro de balances), pulsaremos el botn Genera TEX, tras lo cual se pedir un nombre de archivo (introducir el nombre del archivo sin especicar ninguna ruta o directorio). Si dejamos el nombre en blanco, se generar el balance en el archivo bss.tex. A veces resulta interesante poder trabajar con la copia de un balance de sumas y saldos en una hoja de clculo. Ello permite, por ejemplo, presentar balances de situacin o cuentas de prdidas y ganancias conguradas de manera exible y a nuestro gusto. Tambin puede sernos til para preparar un inventario de cierre de ejercicio, como relacin detallada de bienes y derechos de nuestra empresa. El botn Copiar permite pasar al portapapeles en formato de texto tabulado toda la informacin del balance de sumas y saldos, que podr ser pegado sin ningn problema en una hoja de OpenOfce para su proceso. Tambin se genera un chero bss.txt por si se desea modicar algn componente antes de ser procesado por otra aplicacin. Genera XML exporta el balance de sumas y saldos a un chero XML; esto es ideal para utilizar un programa externo de informes, tal como iReport. Recientemente se ha incorporado un botn para la consulta del mayor de cualquier cuenta que est incluida en el balance de sumas y saldos. La casilla de vericacin Columna de saldos iniciales permite obtener un balance de comprobacin especial con el saldo inicial en el inicio del perodo especicado en el intervalo de fechas. Este tipo de documento contable se utiliza habitualmente en algunos pases iberoamericanos.

55

Captulo 29. Conciliacin de cuentas


La conciliacin de cuentas es uno de los pilares bsicos que nos van a permitir garantizar que nuestra contabilidad sea correcta. Mediante esta herramienta cruzamos la informacin de nuestras cuentas con la de los agentes econmicos que interactan con nosotros, tales como bancos, clientes, proveedores, etc. De esta forma podremos descubrir posibles errores, ya sean en importes, fechas, y omisiones, tanto en nuestras cuentas como en la contabilidad de los agentes implicados.

29.1. Alta y edicin de conceptos de diferencias de conciliacin


Los errores de contabilizacin provocan que existan diferencias en el proceso de confrontacin entre nuestra cuenta y la que elabora de forma contrapuesta el agente econmico que la representa. En esta plantilla podemos introducir los conceptos que representen estas diferencias, como, por ejemplo: Cheques no debitados, Omisin en cuenta banco, Importe incorrecto... Esto va a permitir la agrupacin posterior de la informacin para la elaboracin del informe de conciliacin.

29.2. Conciliacin de cuentas manual


El proceso comienza con la peticin de la cuenta auxiliar a conciliar y del intervalo de fechas. Esto se realiza a travs del siguiente cuadro de dilogo:

56

Captulo 29. Conciliacin de cuentas

Posteriormente accederemos a la pantalla de conciliacin. Podemos observar que la tabla central posee dos pestaas, una dedicada a las anotaciones de la cuenta en nuestra contabilidad, y otra que estar referida a las posibles diferencias de la cuenta externa con respecto a nuestros apuntes. Para conciliar alguna lnea de las tablas de las cuentas haremos doble click sobre el campo del importe, o pulsaremos el botn Concilia linea. Esto activar la marca de conciliado y har desaparecer el combo-box del campo Tipo dif. Si la lnea no resulta conciliada, especicaremos el tipo de diferencia correspondiente en Tipo dif. Tambin podremos corregir errores de nuestra contabilidad sobre la marcha: el botn Fecha asiento permite la edicin de fechas equivocadas, mientras que el botn Edita asiento abre en pantalla la tabla de asientos para editar el correspondiente al del pase seleccionado. Para hacer efectivos los cambios en pantalla, pulsaremos el botn Refrescar. La activacin de la casilla de vericacin Solo partidas no conciliadas nos va a permitir eliminar de la pantalla todos los registros conciliados. Esto es muy interesante cuando estamos conciliando cuentas con mucha informacin.

57

Captulo 29. Conciliacin de cuentas La columna Saldo conc. nos informa en todo momento del saldo de las partidas conciliadas de la cuenta. En las ltimas versiones de KEME se han aadido nuevos botones que nos permiten borrar y consultar asientos. Bajo la pestaa Cuenta externa se esconden los distintos apuntes de la cuenta de terceros, que no concilian con nuestra contabilidad. El botn Aadir linea permite ir recopilando esta informacin.

En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con botones con funciones comunes para todo el cuadro de dilogo: Eliminar marcas sirve para eliminar toda la conciliacin; las tablas quedan como al principio. Esta operacin no es irreversible, ya que podemos salir de la ventana de dilogo pulsando el botn Cancelar. El botn informe nos presentar por escrito un resumen del proceso de conciliacin, mientras que Consulta informe presentar esta informacin por pantalla.

29.3. Conciliacin bancaria sobre informacin importada conforme al cuaderno 43 de la AEB


Este mecanismo nos permite realizar la conciliacin bancaria de forma semi-automtica, a travs de la importacin de informacin de cuentas corrientes bancarias. La principal ventaja es que se realiza el

58

Captulo 29. Conciliacin de cuentas punteado de forma automtica.

29.3.1. Importar Cuaderno 43


Esta opcin del men de conciliacin permite captar la informacin de un chero de cuenta bancaria conforme al cuaderno 43 de la Asociacin Espaola de Banca. Tras seleccionar la cuenta correspondiente de nuestra contabilidad, la aplicacin nos presentar un mensaje de advertencia, y pasaremos a un cuadro de seleccin de archivo:

Tras un mensaje de conrmacin, el archivo se habr importado correctamente. No se sobreescribirn apuntes de fechas ya importadas con anterioridad; de esta forma nos aseguramos de que no se pierda la informacin relativa a conciliaciones anteriores.

29.3.2. Conciliacin de la cuenta importada


A travs de la opcin del men Cuentas Bancarias C43Concilia importada accederemos al cuadro de dilogo:

59

Captulo 29. Conciliacin de cuentas

En el campo etiquetado como Margen fechas (das) podremos establecer un intervalo de conanza entre fechas para la conciliacin; de esta forma podremos obviar el problema bastante comn de la conciliacin de partidas en fechas que varen pocos das con respecto a la anotacin en el banco. El botn Conciliacin automtica realizar todo el proceso automtico de punteo para el intervalo de fechas seleccionado.

29.3.3. Borrar informacin importada


La opcin del men Borrar importado permite la eliminacin de la informacin captada conforme al Cuaderno 43 a partir de una determinada fecha. La principal utilidad de esta funcin es la de corregir posibles errores en la importacin de informacin.

60

Captulo 30. La contabilidad analtica


Esta funcionalidad del programa permite llevar una pseudo-contabilidad interna mediante la imputacin a travs de unos cdigos de la informacin del diario referente a ingresos y a gastos. De esta forma se permite, por ejemplo, asignar las clases de costes (grupo de gastos) a portadores y/o secciones de coste. La llevanza de la contabilidad analtica es opcional, y se activa a travs del dilogo de conguracin de empresa. La activacin de esta funcionalidad obligar a suministrar un cdigo de imputacin a cada partida de ingreso y gasto que introduzcamos en la tabla de edicin de asientos. Tambin se permite la elaboracin de asientos automticos con cdigos de imputacin; esto nos permite elaborar criterios de imputacin complejos de forma cmoda y sencilla para el usuario nal.

30.1. Composicin de los cdigos de imputacin


Cada cdigo de imputacin se podr codicar con tres niveles de informacin; de esta forma podremos hacer referencia, por ejemplo, a seccin, subseccin, y portador de coste.

Primer nivel: esta porcin del cdigo de imputacin es obligatoria, y necesariamente se ha de codicar empleando tres caracteres. Segundo nivel: va en segundo lugar, y tambin se codicar empleando tres caracteres, su empleo es opcional. Tercer nivel: ocupa el tercer lugar, es opcional y se puede codicar utilizando una cadena de caracteres de longitud libre

30.2. Operaciones de consulta


KEME-Contabilidad permite efectuar operaciones de consulta para realizar un seguimiento de las anotaciones en el mbito de la contabilidad analtica. Estas actividades las podremos realizar a partir de la opcin del men Consulta imputaciones, del balance de sumas y saldos, y en los estados contables (si les hemos habilitado la contabilidad analtica). Podremos realizar agrupaciones de niveles en nuestros informes utilizando comodines. Para el primer y segundo nivel el comodn vendr representado por tres signos de interrogacin (???), mientras que para el tercer nivel (longitud variable) utilizaremos un asterisco (*).

61

Captulo 31. Gestin de vencimientos


Este apartado se encarga, como su nombre indica, de jar vencimientos a derechos y obligaciones, as como del cargo o abono con las cuentas de tesorera a la hora de los vencimientos. De esta forma podemos realizar una ecaz planicacin de tesorera. Para realizar estas operaciones tendremos que haber denido en el dilogo Conguracin de empresa las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar que se procesarn; podremos especicar varios cdigos de cuentas separados por comas.

31.1. Asignar vencimientos directamente a partir del diario


Podemos asignar vencimientos a un cobro o pago pendiente, representado en un apunte contable del diario, como por ejemplo el relativo a la cuenta de un cliente para una venta que acabamos de procesar. Para ello, seleccionaremos con el ratn (pulsando el botn izquierdo) el apunte en cuestin y ejecutaremos VencimientosVencimientos a partir del diario, se abrir el siguiente dilogo para procesar la asignacin:

El dilogo mostrado aparecer al principio vaco, y le iremos aadiendo uno o ms vencimientos hasta completar el total de la deuda, en cuyo caso, el campo sin vencimiento aparecer con valor cero. Para aadir vencimientos, pulsaremos el botn Aadir, aparecer entonces la siguiente ventana:

62

Captulo 31. Gestin de vencimientos Donde jaremos parmetros como la fecha de vencimiento y el importe. Tambin podremos editar un campo, Concepto al vencimiento con informacin para el concepto del asiento que se generar automticamente al procesar el vencimiento en el futuro.

31.2. Asignar vencimientos a partidas pendientes


Si procesamos gran cantidad de operaciones y jamos manualmente vencimientos puede ocurrir que se queden apuntes sin asignar. Por ello la aplicacin permite consultas de apuntes con cuentas a cobrar y a pagar pendientes de asignar vencimientos. Si ejecutamos alguna de los opciones del men VencimientosAsignar vencimientos, cuentas a pagar bien VencimientosAsignar vencimientos, cuentas a cobrar accederemos a un dilogo tal y como se muestra en la gura:

Para procesar la informacin de la tabla, seleccionaremos una lnea de la lista y pulsaremos el botn Asigna Vencimiento. El proceso a partir de aqu ser similar al del punto anterior donde asignbamos directamente a partir del diario. Si hemos jado vencimientos por valor del importe total del apunte observaremos que la lnea en cuestin desaparecer de la tabla. El botn Procesa pago/cobro sirve para procesar directamente el cobro o pago sin pasar por asignar vencimientos. Esto nos sirve, por ejemplo, para contabilizar el pago en operaciones al contado, o en aquellas en las que no disponemos de informacin sobre un vencimiento cierto y se realiza el pago en un determinado momento. Esto lo realizaremos a travs del dilogo de procesar vencimiento:

63

Captulo 31. Gestin de vencimientos

El botn Dar de baja sirve para eliminar como pendientes de asignar, partidas a las que no tengamos que jarles un vencimiento. Esto ocurre por ejemplo en apuntes realizados para corregir operaciones debido a errores, devoluciones, etc.

31.3. Procesar vencimientos


La opcin del men VencimientosProcesar vencimientos se utiliza para generar los asientos referentes al cobro o pago de una partida a la que asignamos vencimientos. Las operaciones las realizaremos a travs del siguiente cuadro de dilogo:

En la esquina superior izquierda tenemos un grupo de campos en los que se especica el intervalo de fechas para el que se ofrecer la informacin. Por defecto aparecer el inicio y el nal del ltimo perodo registrado. Podemos cambiar el criterio de acotacin por fecha utilizando la fecha de vencimiento;

64

Captulo 31. Gestin de vencimientos ambos criterios son excluyentes, por lo que al activar la casilla de vericacin de uno de ellos, se desactivar la otra. Si queremos que se muestre informacin referente a vencimientos procesados, activaremos la casilla de vericacin correspondiente. Tambin podremos elegir entre que se muestre informacin referente a cobros y/o pagos; ambas opciones no son excluyentes. Podremos acotar todava ms la lista de vencimientos, activando las casillas de vericacin de Cta. ordenante y Cta. tesorera. Aqu introduciremos el cdigo de una de las subcuentas ordenantes, y de tesorera a las que hayamos programado el cobro o el pago de alguna partida, respectivamente. Para procesar algn cobro o pago, pulsaremos el botn Procesar, se abrir entonces el cuadro de dilogo:

Si la informacin que se muestra es correcta, tan slo nos quedar pulsar Procesar, en caso contrario podremos editar la fecha de vencimiento y el cdigo de la subcuenta de tesorera. Al igual que en la asignacin de vencimientos, en este dilogo tambin se permite anular registros de vencimientos; esto hace que el apunte contable del que procede no vuelva a aparecer como pendiente de asignar y que no se compute a ningn efecto. Como veamos anteriormente, esto est indicado para apuntes contables que no originen cobro o pago con posterioridad, tales como correcciones o ajustes. El botn Borrar elimina el registro fsico del vencimiento. El apunte contable del que procede quedar como pendiente de asignar vencimiento. Esto es til, por ejemplo, cuando tengamos un asiento mal contabilizado al que le hayamos asignado en algn apunte vencimientos; podremos entonces eliminar el registro de vencimiento, para editar el asiento del que procede, y volver a repetir la operacin de asignar vencimiento. El botn Unicar proc. nos va a permitir unicar diversos pases de vencimientos para su procesado en un solo asiento con la misma contrapartida. Para seleccionar pases contiguos utilizaremos el botn del ratn, a la vez que pulsamos la tecla de maysculas. Para seleccionar pases no contiguos, utilizaremos la tecla Ctrl a la par que pulsamos el botn izquierdo del ratn.

65

Captulo 31. Gestin de vencimientos

31.4. Gestin de apuntes anulados para vencimientos


La opcin del men VencimientosVencimientos anulados mostrar una tabla con todos los apuntes que hemos decidido anular para que no se tengan en cuenta para asignar vencimientos. La principal funcin de este dilogo es la de posibilitarnos recuperar estos apuntes para su proceso normal; esto permite recuperar partidas anuladas por error:

El botn Borrar dejar al pase del diario correspondiente al registro anulado sin vencimiento asignado; es decir, se borrar fsicamente la lnea del vencimiento. El botn Recuperar quitar la marca de anulado del registro de vencimiento; quedar para su procesado como si nunca se hubiera anulado.

66

Captulo 32. El Impuesto sobre el Valor Aadido


En el apartado referente a la introduccin de asientos ya analizamos la operatoria a seguir para generar apuntes de IVA y argumentbamos cmo se intentaba que se produjera un cuadre perfecto entre los mayores de las subcuentas de IVA y los libros de facturas emitidas/recibidas. En este punto vamos a contemplar otros aspectos referentes al Impuesto sobre el Valor Aadido que se ofrecen en el men principal Iva, como son la introduccin y edicin de los distintos tipos de IVA, el libro de facturas recibidas, el libro de facturas emitidas, y las consultas sobre liquidacin de IVA de un perodo.

32.1. Tipos de IVA


La opcin IVATipos de IVA nos abrir un cuadro de dilogo en el que podremos dar de alta y editar los distintos tipos de IVA:

32.2. Libro de Facturas Emitidas


Mediante esta opcin del programa obtenemos el libro de facturas emitidas. El cuadro de dilogo asociado nos permite seleccionar el contenido del mismo; tambin podremos editar el ttulo o cabecera del listado y elegir el formato de presentacin: vertical o apaisado.

67

Captulo 32. El Impuesto sobre el Valor Aadido

Para obtener una copia impresa del libro, pulsaremos el botn Imprimir. Si slo queremos observar en pantalla el contenido del libro, pulsaremos el botn Consultar, aparecer as el visor DVI mostrando la conversin del chero TEX generado. El botn Copiar permite pasar la informacin al portapales; esto permite, por ejemplo, pegar el libro de facturas en una hoja de clculo.

32.3. Libro de Facturas Recibidas


Permite la obtencin, de forma similar al punto anterior, del libro de facturas recibidas. Podremos obtener, adems, un listado ms completo con informacin sobre la prorrata si nuestra empresa est sometida a esta modalidad de IVA.

68

Captulo 32. El Impuesto sobre el Valor Aadido

32.4. Consulta de liquidacin de IVA


La opcin del men IVALiquidacin de IVA nos presentar en pantalla una ventana con las magnitudes clasicadas por cuenta necesarias para realizar la liquidacin del impuesto; tan slo tendremos que especicar un intervalo de fechas y pulsar el botn Calcular:

32.5. Modelo 340


Esta opcin del men IVA confecciona un chero conforme para ser importado y vericado por las utilidades de la AEAT:

69

Captulo 33. Amortizaciones


Este mdulo del programa permite la gestin y clculo de la depreciacin de nuestro inmovilizado. Esto se realiza desde dos vertientes distintas: la contable y la scal, permitiendo la obtencin de las diferencias entre ambos criterios que nos permitirn ajustar la base imponible de nuestro Impuesto de Sociedades. Esta caracterstica est especialmente indicada para aquellos supuestos de libertad de amortizacin o amortizacin acelerada, que conllevan la consideracin como gasto scal de un importe que no se registra como gasto contable del mismo perodo impositivo; con este sistema se mejora la situacin nanciera de la empresa al diferir el pago del Impuesto sobre Sociedades a ejercicios futuros.

33.1. El Plan de Amortizaciones


El plan de amortizaciones registrar la forma en que vamos a registrar la depreciacin para cada elemento del inmovilizado. Para acceder a l utilizaremos la opcin del men: AmortizacionesPlan de Amortizaciones:

En dicho plan podemos observar que los coecientes de amortizacin se expresan en tantos por uno. No se aprecian dos columnas que quedan a la derecha (habra que realizar un scroll horizontal) que seran el coeciente de amortizacin scal (el que nos permite la Hacienda Pblica), y la relativa a la amortizacin scal en el primer ejercicio, que podr estar en blanco o con valor Seleccionado para aquellos casos en que scalmente se permita que amorticemos un elemento de inmovilizado en el mismo ao de su adquisicin. Para dar de alta nuevos registros, pulsaremos el botn Nuevo elemento, con lo que aparecer el siguiente dilogo:

70

Captulo 33. Amortizaciones

Por cdigo de elemento entendemos una forma de identicar el inmovilizado aparte del cdigo de subcuenta; podra estar formado, por ejemplo, por la referencia del fabricante a la que podramos aadir algn tipo de variante para que el cdigo resultara exclusivo. La fecha de puesta en funcionamiento no tiene porqu coincidir con la fecha de adquisicin, y representa el momento a partir del cual el elemento empezar a depreciarse. Los coecientes de amortizacin se expresarn en porcentajes (aunque aparezcan en el plan en tantos por uno). En cuanto a la amortizacin scal, si seleccionamos el botn de radio Amortizacin scal acelerada total en el primer ejercicio, se desactivar el campo del coeciente de amortizacin scal, ya que en este caso no tendra sentido su edicin. Si no introducimos ningn valor para la amortizacin scal, se entender que el criterio contable y scal coinciden, por lo que no se producir ninguna diferencia. El botn de radio Tabla de amortizacin personalizada, activa una tabla en la que especicaremos la cuanta en que se va a depreciar el activo en cuestin en cada ejercicio. Esto es til si queremos asignar planes de amortizacin personalizados o de tipo ms elaborado, como podran ser el del mtodo de la suma de dgitos o el de porcentaje constante. Tambin sera aplicable para amortizaciones de tipo ms complejo, como las de renovaciones, ampliaciones o mejoras de elementos patrimoniales de inmovilizado, o para el mtodo de amortizacin segn justicacin ejercicio a ejercicio. La pestaa imputaciones estar activada si nuestra contabilidad procesa contabilidad analtica. Esta parte del cuadro de dilogo nos va a permitir asignar la amortizacin del elemento a los distintos centros/portadores de costes que vendrn representados por sus respectivos cdigos de imputacin:

71

Captulo 33. Amortizaciones

A cada cdigo de imputacin le asignaremos el porcentaje correspondiente de depreciacin del activo inmovilizado. Nuestro objetivo ser conseguir que las asignaciones representen el cien por cien de la cuota a amortizar

33.2. Asientos de amortizaciones


Seleccionando la opcin del men correspondiente generaremos el asiento de amortizaciones que especiquemos en el cuadro de dilogo:

Tambin podremos eliminar el asiento de amortizaciones de un determinado perodo pulsando el botn Eliminar.

33.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades


Seleccionando la opcin del men correspondiente a este apartado aparecer una tabla con las diferencias entre la amortizacin contable y la considerada desde el punto de vista scal:

72

Captulo 33. Amortizaciones

33.4. Historial de diferencias por activo


Esta opcin del men muestra una plantilla con informacin del proceso de amortizacin por cada ejercicio, contrastando la depreciacin contable con la amortizacin scal. Esto nos permite tener una visin sobre el proceso de registro de ambos criterios a lo largo de la vida til de cada elemento de inmovilizado.

73

Captulo 34. Importar datos


En este apartado describimos una forma sencilla de captar los datos de otras aplicaciones contables.

34.1. Importar plan de cuentas


Nuestro objetivo es conseguir un chero de texto tabulado en dos columnas, la primera que contenga el cdigo de cada grupo, subgrupo o cuenta, y la segunda el nombre correspondiente. Para ello partimos, por ejemplo, de un balance de sumas y saldos o de un listado de plan de cuentas generado por la aplicacin origen en un archivo en formato de texto tabulado. El siguiente paso consistir en abrir el archivo anterior con un editor de texto; si utilizamos Emacs, ste suele detectar la codicacin de caracteres automticamente. Si utilizamos el editor Kate, tendremos que especicar la codicacin en el men Ver Especicar codicacin Europeo occidental iso 8859. En el editor seleccionaremos las lneas que nos interesen y las copiaremos al portapapeles. Acto seguido arrancaremos Openofce y crearemos una hoja de clculo vaca, donde pegaremos el contenido del portapapeles, teniendo especial cuidado en seleccionar el juego de caracteres apropiado (en nuestro caso el de Windows), y la separacin correspondiente (tabulador y texto separado por comillas):

Importante: Es imprescindible tener en cuenta e identicar correctamente el juego de caracteres del que procede la informacin a importar, ya que en caso contrario se puede generar un chero de texto con caracteres extraos y que, por tanto, no sera admitido por la base de datos.

74

Captulo 34. Importar datos Una vez pegada la informacin en la hoja de clculo procederemos a borrar los datos que no nos interesen, y nos quedaremos con dos columnas. No deber existir ninguna lnea de descripcin de campos como cabecera, tan slo cdigos de cuenta y descripciones de cuenta:

El siguiente paso ser guardar el contenido de la hoja de clculo en un chero de texto tabulado, sin separador de cadenas de caracteres. Esto lo conseguiremos mediante la opcin del men de OpenOfce ArchivoGuardar como..., donde especicaremos en Tipo de archivo la seleccin Texto CSV (.csv;.txt):

A continuacin aparecer un dilogo de exportacin de texto, en el que especicaremos el juego de caracteres Unicode UTF-8, el separador de campo como tabulador, y dejaremos en blanco el separador de texto:

75

Captulo 34. Importar datos

Ya tenemos el plan contable exportado listo para su incorporacin a nuestra aplicacin, para ello tendremos que copiar el archivo generado al directorio .keme/. No olvidemos que dicho directorio aparecer como oculto, por lo que si queremos que aparezca en el navegador del sistema, deberemos habilitar que se muestre en pantalla, esto se consigue en Konqueror mediante la opcin del men VerMostrar archivos ocultos El ltimo paso consistir en crear una nueva empresa en la contabilidad, en la que especicaremos el chero del plan contable con extensin .pln generado en los pasos anteriores, para ello seleccionaremos la opcin del men Empresa Nueva empresa:

Importante: Tenemos que especicar el nmero de dgitos exacto de las subcuentas del plan importado; en caso contrario la informacin contenida no ser interpretada de forma correcta.

Una vez concluido el proceso tendremos el Plan Contable incorporado a nuestra contabilidad almacenado con el juego de caracteres Unicode que se caracteriza por su carcter internacional.

34.2. Importar datos del diario


El proceso de importar asientos de otras aplicaciones es bastante parecido al que hemos empleado en el punto anterior; partiremos de un chero en formato texto tabulado que contenga el libro diario contable y lo abriremos con un editor de texto tal como Emacs. Si la informacin a procesar es muy grande, podemos copiar y pegar trozos del diario en la hoja de clculo de OpenOfce, donde especicaremos el juego de caracteres correcto del que proceden los pases contables.

76

Captulo 34. Importar datos El siguiente paso ser editar la hoja de clculo, de forma que dispondremos los datos contables por columnas en el siguiente orden: 1. Nmero de asiento 2. Fecha 3. Cdigo de cuenta 4. Concepto de cargo/abono 5. Importe de la anotacin en el Debe 6. Importe de la anotacin en el Haber 7. Documento (este campo es opcional) Una vez terminada la edicin, guardaremos el chero en el directorio de trabajo de la aplicacin. El formato elegido ser en modo de texto tabulado, sin ningn tipo de separador para cadenas, y con el juego de caracteres Unicode (ver punto anterior). Desde nuestra empresa en el programa de contabilidad accederemos al dilogo de importar asientos del diario mediante la opcin del men UtilidadesImportarImportar asientos diario:

Antes de procesar el chero que elijamos se comprobar entre otras cosas si hay descuadres de asientos, si las fechas suministradas son vlidas (debe de estar dado de alta un ejercicio no cerrado que permita aceptar asientos con las fechas suministradas),o si existen todas las cuentas del diario a importar. En el caso de que se detecte algn error el proceso se cancelar, informando al usuario. Si el proceso se concluye con xito, y para la correcta interpretacin de los pases importados, deberemos de suministrar una informacin extra en lo concerniente a qu asientos corresponden al diario de apertura, regularizacin y cierre. Para ello, basta seleccionar en la pantalla principal cualquier pase correspondiente al asiento que queramos modicar y seleccionar en el men UtilidadesImportarAsignar diario Puede ocurrir que estemos importando informacin de ejercicios cerrados; en este caso, deberemos, una vez concluido el proceso, de marcar el ejercicio como cerrado mediante

77

Captulo 34. Importar datos UtilidadesImportarMarcar como cerrado ejercicio El proceso no se llevar a cabo igualmente si estamos importando pases con cuentas de iva soportado/repercutido. Esto ocurre para evitar descuadres de la contabilidad con los libros de facturas emitidas y/o recibidas. Para evitar este problema, deberemos de dejar vacos momentneamente los campos de cuenta de iva soportado y cuenta de iva repercutido en el cuadro de conguracin de empresa. Esto lo conseguimos accediendo al mismo mediante Empresa-Conguracin de empresa.
Importante: No se deben de mezclar en un mismo ejercicio apuntes con cuentas de iva no vinculados a los libros de IVA repercutido/soportado con otros que s lo estn. Esto provocara una falta de concordancia de los registros de IVA con el diario contable.

78

Captulo 35. El generador de estados contables


Bajo este nombre designamos un potente generador de documentos contables, tales como balances de situacin, cuentas de prdidas y ganancias, y balances de libre conguracin con informacin ajustada a nuestras necesidades o gustos. La informacin ser extrada del diario, haciendo referencia a las diversas partes del mismo. Tambin es posible incorporar a nuestros documentos magnitudes medias de cuentas y saldos iniciales, lo que nos posibilitara, por ejemplo, presentar informacin referente a rotaciones o ratios que utilicen este tipo de datos. Cuando creemos una nueva empresa observaremos que no tendremos en la misma ningn estado contable predenido; esto es, no podremos realizar balances de situacin presentar la cuenta de Prdidas y Ganancias. Para solucionar este problema existen unos cheros de texto que se suministran con la aplicacin y que podremos importar a travs de la opcin del men Importar estado contable. De igual forma, si confeccionamos a travs del editor de estados contables un documento interesante, podremos exportar a un chero de texto las deniciones del mismo para su utilizacin en otras empresas.

35.1. Frmulas
Los datos numricos de cada apartado de nuestro documento contable se calculan mediante frmulas en las que se involucran operadores y referencias a magnitudes tales como saldos de cuenta, apartados, saldos medios, etc. que debern de cumplir ciertas restricciones.

35.1.1. Operadores vlidos


Nuestro objetivo es construir una expresin aritmtica como una sucesin de operandos y operadores vlidos. En nuestro caso, podremos hacer referencia a operaciones bsicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), tambin es posible la utilizacin de parntesis, ya sean simples o anidados (parntesis dentro de parntesis). En el entorno contable nos basta con estos operadores, por lo que no se contemplan, por ejemplo, funciones trigonomtricas, logaritmos, exponenciacin, etc., de escasa o nula utilidad en contabilidad.

35.1.2. Saldos de cuentas


Para hacer referencia a saldos contables de cuentas basta expresar los cdigos de las cuentas entre corchetes. A la hora del clculo del estado contable, estos corchetes sern sustituidos por la suma de cargos menos los abonos correspondientes a los pases de las partes del diario que hayamos seleccionado en la pantalla principal de la edicin del documento (apertura, general, regularizacin; el diario de cierre no es seleccionable).

79

Captulo 35. El generador de estados contables Si lo que queremos es introducir saldos medios (de todo el ejercicio), independientemente de las partes del diario seleccionadas en la pantalla principal aadiremos al cdigo entre corchetes la mencin :MEDIA en el cdigo de la cuenta; por ejemplo, para hacer mencin al saldo medio de las cuentas de caja, emplearemos la expresin [570:MEDIA]. De igual forma, podremos hacer referencia a saldos iniciales aadiendo la expresin :APERTURA, que ser sustituida por el saldo de apertura de la cuenta en cuestin. Puede ocurrir que la cuenta a introducir pueda gurar tanto en el debe como en el haber del estado contable. Nos interesara, en este caso, que gurase en el debe slo la agregacin de las cuentas auxiliares que posean saldo deudor, y en el haber slo las de saldo acreedor. Esto lo podemos conseguir especicando + o -, respectivamente, junto con el cdigo de la cuenta; por ejemplo [550+] hace referencia a que slo gurarn los saldos de las cuentas auxiliares asociadas si stos son deudores.

35.1.3. Presupuestos de cuentas


Podemos hacer que formen parte de nuestros estados contables los presupuestos denidos de nuestras cuentas, para ello aadiremos a la cuenta entre corchetes :PREV. A la hora del clculo del importe de la cuenta, el programa buscar en primer lugar saldos de presupuestos de cuentas principales, en caso de no encontrar ninguno, basar el resultado agregando las subcuentas correspondientes.

35.1.4. Apartados del documento contable


Tambin podemos involucrar en el clculo de las expresiones a otros apartados del estado contable, para ello basta con hacerles mencin utilizando el cdigo del nodo del apartado seguido de un nmero entre parntesis, que ser un uno si hace referencia a un apartado de la primera parte del estado contable, y un dos si hace referencia a un apartado de la segunda parte, respectivamente. Todo esto ir encerrado entre llaves ({}). Ejemplo: {B.1(1)}.

35.1.5. Cantidades numricas


Podremos incluir en nuestros estados contables nmeros que representen, por ejemplo, coecientes, cantidades jas, etc.

35.1.6. Restringir a cantidades positivas


En determinados apartados de nuestro estado contable podr interesarnos que slo guren importes cuando estos sean positivos (esto ocurre, por ejemplo, en el saldo de una partida de resultados). Para ello bastar aadir a la frmula en el nal la coletilla ;POSITIVO.

80

Captulo 35. El generador de estados contables

35.2. Pantalla principal del generador de estados contables


El generador de estados contables se activa al seleccionar en el men Estados ContablesNuevo Estado Contable

En la ventana que se muestra aparece una hoja con tres pestaas, con la primera de ellas, Datos generales, activada. Aqu introduciremos las caractersticas generales del documento contable que vamos a construir:

Un ttulo, que servir para la identicacin del Estado Contable a la hora de guardarlo en la base de datos. La cabecera, que aparecer presidiendo los listados Observaciones, este campo es opcional, sirve para dar informacin suplementaria que aparecer en el pie del documento. Columna de texto referencias, en este recuadro activable se introducir la cabecera de la columna opcional de referencias para los estados contables. Esta columna se puede utilizar para confeccionar con posterioridad referencias del documento contable con respecto a la memoria. Frmula base para porcentaje, para el clculo de una columna de porcentajes con respecto a una magnitud determinada. Su contenido ser una expresin construida con los requisitos mencionados anteriormente para las frmulas. Casilla de vericacin Segunda parte activada: si queremos construir un estado contable con dos partes (por ejemplo activo y pasivo, debe y haber) marcaremos esta casilla, con lo cual activaremos la

81

Captulo 35. El generador de estados contables pestaa de la segunda parte

Casilla de vericacin analtica: al activar esta casilla podremos confeccionar estados contables que se podrn ltrar por los cdigos de imputacin de la contabilidad analtica. Casilla de vericacin Desglose (inventarios). Al activar esta casilla se producir un estado contable con un mximo nivel de detalle de cada partida. Esto nos resulta ideal para la confeccin de un inventario de cierre de ejercicio a partir, por ejemplo, de un balance de situacin. Casilla de vericacin Grco: activando este opcin estamos informando que el estado contable va a representar un grco que se construir a partir de las magnitudes de los nodos principales del documento. Es conveniente que no haya informacin sobre totales de cada parte del estado contable (por ejemplo, total activo o total pasivo). Casillas de vericacin del diario: nos sirven para delimitar qu partes del diario se van a utilizar para el clculo del estado contable; de esta forma, si deseamos confeccionar un balance de situacin inicial, marcaremos slo el diario de apertura; por el contrario, si deseamos confeccionar un balance de situacin nal, activaremos las casillas todas las casillas de diarios. Para generar un documento contable con informacin exclusivamente de saldos medios, chequearemos la casilla Saldos medios ejercicio. Los cuadros de edicin de texto Texto cabecera y Texto pie sirven para aadir, como su nombre indica, textos al principio y al nal del estado contable. Se suelen utilizar en la confeccin del inventario de cierre de ejercicio.
Sugerencia: Una vez grabado el estado contable (pulsando el botn correspondiente), podremos generar una copia del mismo tan slo cambiando el ttulo, de esta forma, podemos realizar diversas versiones de los estados contables editando copias de ellos.

35.3. Editando la primera y segunda parte del estado contable


Bajo las pestaas de la primera y segunda parte se esconden unas plantillas en las que jaremos el contenido de los diversos apartados que se incluirn en el documento que estamos confeccionando.

82

Captulo 35. El generador de estados contables

Como se aprecia en la gura, nos encontramos en primer lugar un campo en el que editaremos el ttulo de la parte del estado contable (podr ser activo o pasivo si estamos confeccionando, por ejemplo, un balance de situacin y estamos introduciendo la primera o la segunda parte, respectivamente). Justo debajo del ttulo, se sita una lista con varias columnas organizada en forma de rbol en la que se dispone el contenido del documento que estamos creando. La informacin se clasica en epgrafes y subepgrafes en cuantos niveles deseemos; para introducir un nuevo elemento a partir de cualquier punto del rbol basta con pulsar el primer botn situado a la derecha. Si por el contrario deseamos introducir un nuevo nodo o rama (subepgrafes), pulsaremos el botn siguiente. El botn con icono en forma de aspa sirve para eliminar cualquier elemento seleccionado de la lista. En cualquier momento podremos chequear la informacin introducida pulsando el botn correspondiente (el ltimo situado en la columna de la derecha). De esta forma corregiremos posibles incongruencias en el contenido de las claves de los nodos y en el contenido de las frmulas, principalmente.
Sugerencia: Para la rpida localizacin de errores, es conveniente chequear el contenido de la lista del estado contable frecuentemente. Como mnimo se debera de hacer cada vez que introduzcamos un epgrafe nuevo con su respectiva frmula; de esta forma comprobaremos fcilmente que la informacin tecleada hasta el momento es correcta.

La edicin de los contenidos de cada apartado se realiza en unos campos situados en un recuadro bajo la lista de epgrafes. Aqu editaremos el ttulo de cada elemento, el contenido de la clave del nodo, y por

83

Captulo 35. El generador de estados contables ltimo, la frmula que deber cumplir con los requisitos ya mencionados. En este punto, hay una serie de factores a tener en cuenta:

El contenido del ttulo de cada epgrafe se imprimir tal y como se haya introducido, no se le aadir ninguna numeracin ni informacin adicional de clasicacin. Todas las claves debern tener un contenido basado en caracteres alfanumricos (letras y nmeros), en el que no podrn gurar espacios ni puntos. Esta informacin se emplear para construir la identicacin de cada nodo, la cual se compondr de una sucesin de cdigos separados por puntos, que comenzar por la clave del epgrafe principal, recorriendo todas las ramas y terminando en la del subepgrafe correspondiente. La lista con el contenido de la parte del estado contable se ordenar automticamente en orden creciente por cdigo de nodo. Es importante tener en cuenta que el orden se realiza contemplando los cdigos como cadenas de caracteres. Esto quiere decir, por ejemplo, que el valor literal 10 se mostrar antes que el valor literal 2. Para evitar esta incongruencia, podemos emplear caracteres alfabticos para designar los nodos, o bien cifras numricas con el mismo nmero de dgitos; as podramos designar sucesiones de epgrafes con cdigos 001, 002, 003, etc. Para introducir lneas horizontales con las que pretendamos separar diversas partes del estado contable, tan solo tendremos que aadir un apartado cticio con una clave que terminar con el componente -LINEA. El contenido de la clave ser tal que tras la ordenacin de los puntos se site en la posicin que deseemos.

35.4. Clculo y consulta de estados contables


Accederemos a estas funciones seleccionando en el men de la aplicacin Estados ContablesConsulta estado contable, con lo cual accederemos a una ventana en la que seleccionaremos un documento y pasaremos a la fase del clculo de estado contable:

84

Captulo 35. El generador de estados contables En esta ventana aparecern en el lado superior izquierdo las partes del diario que van a intervenir en los clculos, a ttulo indicativo (no se pueden cambiar), ya que esta seleccin se efecta en la fase de diseo del documento. En la parte superior derecha podremos especicar los ejercicios a los que ir referido el estado contable. Si queremos reejar slo informacin de un ejercicio, dejaremos el ejercicio segundo en blanco. El recuadro Contabilidad analtica sirve para suministrar informacin para ltrar el proceso de clculo del estado contable a partir de cdigos de imputacin de las partidas de ingresos y gastos. Est permitido el empleo de comodines en la composicin de estos cdigos. Bajo el recuadro DIARIO se suministra informacin sobre la composicin del documento: CON/SIN DETALLE hace referencia al nivel de desglose; un estado contable con detalle muestra todos los niveles de cuentas y subcuentas que lo componen. La siguiente lnea informa sobre el tipo de importes a considerar, Saldos normales o saldos medios. La casilla de vericacin Slo lneas con importes sirve para que la salida del informe se restrinja a partidas con saldo. De esta forma no se mostrarn lneas con importes nulos. La casilla de vericacin Previsiones ejercicio en el apartado CLCULO nos va a permitir obtener un estado contable a partir del presupuesto de los ejercicios especicados; esto sera ideal para obtener, por ejemplo, una cuenta de prdidas y ganancias prevista. El botn Calcular se encargar de realizar todas las operaciones necesarias para conseguir las magnitudes que integrarn el estado contable. Una vez terminado el clculo, ste se almacenar junto con la fecha de su realizacin en los registros del estado contable. Por ello, si no realizamos ninguna modicacin, los importes estarn a nuestra disposicin la prxima vez que accedamos a esta ventana sin tener que realizar el clculo de nuevo. El botn Referencias, sirve para editar los contenidos de la columna del mismo nombre en el estado contable. Slo estar activo si hemos congurado el estado contable para registrar esto tipo de informacin. El botn Genera TEX construir un chero con el estado contable para su visualizacin, y listo para imprimir. Por defecto el nombre del chero ser el de estadocontable.tex. No obstante, resulta interesante poderlo nombrar de otra forma ya que ello posibilita construir con posterioridad un libro con diferentes documentos y estados contables. Podremos as confeccionar, por ejemplo, el libro de balances a partir de un balance de situacin inicial, balances de sumas y saldos, y cuentas anuales. El botn imprimir realiza la misma funcin que el anterior, slo que genera salida impresa, sin consulta en pantalla.

85

Captulo 35. El generador de estados contables El botn Copiar pasar al portapales el contenido del estado contable. De esta forma podremos pegar en otra aplicacin la informacin relativa al documento que estemos procesando. El botn Grco permite la realizacin de una representacin grca del contenido del estado contable. Para ello hemos tenido que habilitar esta opcin desde la pantalla de diseo del generador de estados contables. La siguiente gura muestra lo que podra ser el grco de balance generado a travs de esta opcin:

El botn Guardar permite grabar el grco en formato .png.

86

Captulo 36. Presupuestos


Esta caracterstica de KEME-Contabilidad nos va a permitir el registro de nuestras previsiones sobre magnitudes contables, as como el conocimiento de las desviaciones que se produzcan. Los presupuestos se pueden llevar al generador de estados contables, lo que permite el clculo de documentos sobre previsiones y realizaciones. Se pueden realizar presupuestos sobre cuentas y sobre subcuentas. Ambos procesos no son excluyentes, por lo que podemos emplear el mximo nivel de detalle para aquellas partidas que nos interesen; para partidas con menos relevancia emplearemos un criterio con mayor agregacin.

36.1. Editar presupuesto


Las opciones relacionadas con los presupuestos las podemos encontrar bajo el men Estados Contables. Cuando seleccionemos la edicin de alguno, se abrir un pequeo cuadro de dilogo en el que suministraremos el ejercicio objeto del presupuesto, posteriormente obtendremos la pantalla de edicin.

Como podemos observar, la ventana de dilogo se divide en dos partes. Podemos distinguir una lista de

87

Captulo 36. Presupuestos seleccin de cuentas que podremos acotar suministrando cdigos separados por comas en la lnea de edicin Cuentas. Nuestro objetivo ser ir pasando estas cuentas al presupuesto, pulsando los botones Aadir todas o Aadir seleccin. La seleccin puede estar formada por una sola lnea, por lneas contiguas, o por secciones no contiguas. Nos podremos ayudar utilizando el ratn conjuntamente con las teclas de maysculas y las de control para realizar este cometido. Si todava no hemos incorporado ninguna informacin, podremos importar las cuentas del presupuesto de algn ejercicio pasado que seleccionaremos a partir del combo box Importar cuentas de presupuesto, ejercicio. En el cuadro Base del presupuesto podremos elegir los importes que utilizaremos como base del clculo de las magnitudes a presupuestar. Estos criterios los podremos modicar conforme vayamos completando nuestro trabajo. Los importes presupuestados se calcularn automticamente aplicando a la base de cada partida el incremento que hayamos denido en el campo Porcentaje incremento por defecto, cuentas aadidas. El botn editar importes permite la edicin manual de las cantidades presupuestadas. Adems har posible cambiar magnitudes para cada perodo denido dentro del ejercicio:

36.2. Anlisis previsiones - realizaciones


Bajo las opciones de Previsiones-realizaciones cuentas y Previsiones-realizaciones subcuentas accedemos a una ventana en la que obtendremos informacin sobre el cumplimiento de nuestro presupuesto.

88

Captulo 36. Presupuestos

Si pulsamos el botn Detalle, accederemos a una ventana con la evolucin por periodos del presupuesto de la cuenta correspondiente a la lnea sealada en la tabla de desviaciones:

89

Captulo 37. Confeccin de libros contables


Hay veces en que necesitamos reunir varios documentos contables en un libro, de forma que se dispongan de forma ordenada y con pginas perfectamente numeradas. Los libros as confeccionados se suelen imprimir para su archivo y en muchas ocasiones tienen que pasar por el Registro Mercantil para su Legalizacin (as ocurre por ejemplo, con el libro diario, el de Balances, el de Inventarios, etc.) En los ltimos aos muchas empresas presentan los libros en soporte magntico para su legalizacin; para ello se generan archivos que representan a los libros contables en un formato que el Registro Mercantil reconozca (en hojas de clculo Excel, Quatro Pro, Lotus 123, en archivos de Word, y en cheros PDF), posteriormente, un programa suministrado por los registros mercantiles (desgraciadamente no est disponible para el entorno Linux) agrupa dichos archivos y genera una huella digital que se emplear para la legalizacin. Nuestra aplicacin permite convertir los archivos TEX correspondientes a los libros contables en cheros PDF que se podrn utilizar para su presentacin en el Registro Mercantil.

37.1. Agrupar cheros en libro contable


Esta operacin la realizaremos seleccionando la opcin del men LibrosAgrupar cheros TEX en libro, accederemos entonces a la siguiente ventana:

Una de las primeras acciones que realizaremos ser la de jar el nombre del libro que vamos a crear (por ejemplo balances2007). En la lista de la izquierda tenemos todos los cheros TEX disponibles en el directorio de trabajo, muchos de ellos provendrn del generador de estados contables, otros sern balances de sumas y saldos o el resultado de cualquier consulta.

90

Captulo 37. Confeccin de libros contables Los cheros que formarn parte del libro en cuestin se irn detallando en la lista de la derecha. Los seleccionaremos de la parte izquierda pulsando doble click en cualquiera de ellos, o bien pulsando el botn Aadir tras iluminarlos con el ratn o el teclado. Los botones con las echas sirven para alterar el orden de los componentes del libro. Para ello, iluminaremos algn chero y lo desplazaremos hacia arriba o hacia abajo con los mencionados botones. Para terminar, pulsaremos Guardar, habremos generado un chero TEX con los componentes seleccionados, y que podremos imprimir o consultar utilizando la siguiente opcin del men.

37.2. Consulta y conversin a PDF


Estas operaciones se esconden bajo las opciones del men LibrosConsulta cheros TEX y LibrosGenerar PDF. La ejecucin de alguna de estas acciones mostrar en pantalla un dilogo de seleccin de archivos de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla, basta con seleccionar algn elemento del directorio y pulsar el botn Aceptar. Los nombres de los cheros PDF generados conservarn el nombre de los cheros TEX de origen, pero con la extensin cambiada a .pdf.

91

Captulo 38. Fin de ejercicio


Esta opcin del men Diario permite automatizar los procesos de regularizacin (clculo del saldo de Prdidas y Ganancias), cierre y apertura de nuevo ejercicio.

38.1. La regularizacin
Esta opcin realiza la regularizacin contable de nal de ejercicio; este proceso consiste bsicamente en pasar todos los saldos de las cuentas de ingresos y gastos (grupo 6 y 7) a la cuenta de prdidas y ganancias. Tendremos que asegurarnos que en la conguracin de la empresa (men EmpresaConguracin de empresa) se recoge toda la informacin necesaria para la realizacin de este proceso; es decir, en los campos clave gastos y clave ingresos se recoge el dgito correspondiente a los grupos 6 y 7 respectivamente; tambin el campo Subcuenta Prdidas y Ganancias para regularizacin posee el cdigo de una subcuenta vlida (generalmente ser 129.0 129.1 para el Plan General de Contabilidad espaol).

38.2. El cierre de ejercicio


La nalidad de este apartado es la de saldar la contabilidad y dejar el ejercicio cerrado y bloqueado para cualquier edicin o introduccin de asientos. El proceso es muy sencillo; tan slo habr que seleccionar el ejercicio a cerrar en el combo box de cuadro de dilogo correspondiente, y pulsar el botn Aceptar.

38.3. Deshacer cierre


Este proceso elimina el asiento de cierre del ejercicio que se elija y lo marca como no cerrado en la tabla de ejercicios contables, quedando abierto para cualquier modicacin o adicin de asientos.

38.4. Asiento de apertura


Realiza el asiento de apertura en un determinado ejercicio contable, que tendr que estar denido previamente, y, obviamente, no deber de estar cerrado. El asiento de apertura generado lo podremos borrar en cualquier momento, y volver a generar de nuevo de la misma forma

92

Captulo 39. Regularizaciones denidas por el usuario


Esta caracterstica de la aplicacin permite que el usuario pueda automatizar procesos de traspasos de saldos que engloban a mltiples cuentas. Algunas de las aplicaciones de esta propiedad de KEME-Contabilidad podran ser la liquidacin del IVA de forma automtica, o el clculo de cuentas de benecios o prdidas y ganancias en cascada

39.1. Edicin de regularizaciones


Mediante la opcin de men DiarioRegularizacionesEdicin accederemos a un cuadro de dilogo en el que podremos aadir y seleccionar las distintas regularizaciones que el usuario desee editar:

Si deseamos crear una nueva regularizacin, bastar con asignar un cdigo no existente en el campo correspondiente, y asignar una descripcin, tras lo cual, pulsaremos el botn guardar. Para editar una regularizacin, bastar con pincharla de la lista y pulsar el botn editar fases; se abrir entonces la siguiente ventana:

La primera columna de la tabla va a contener la descripcin de cada fase. Este dato se emplear para la descripcin del asiento correspondiente. Los campos Cuenta deudora y Cuenta acreedora representan la contrapartida del resultado de la regularizacin, segn tenga sta saldo deudor o acreedor, respectivamente.

93

Captulo 39. Regularizaciones denidas por el usuario En cuentas implicadas estableceremos una lista de cuentas separadas por comas, que sern las que van a intervenir en el proceso de regularizacin (a excepcin de la contrapartida). Por ltimo la columna condicin permite especicar un requisito para que se ejecute la fase de regularizacin. Este campo es opcional, pudiendo quedar vaco. El contenido estar formado por una expresin condicional compuesta por cdigos de cuentas encerrados entre corchetes; por ejemplo: [477]-[472]>0 Tambin podremos especicar condiciones que impliquen que la expresin sea menor que (<), mayor o igual que (>=), o menor o igual que (<=)

39.2. Ejecutar regularizaciones


Esta opcin del men regularizaciones nos permitir generar los asientos denidos en la edicin de fases de regularizacin. El funcionamiento es bastante fcil, ya que bastar elegir la regularizacin de la tabla del cuadro de dilogo:

Los campos de la parte inferior de la ventana nos permitirn especicar algunos datos necesarios para que se ejecute correctamente el proceso, como el ejercicio, el intervalo de fechas o la fecha de contabilizacin del asiento.

39.3. Importar/exportar regularizaciones


Estos procesos nos permiten intercambiar la informacin contenida en las regularizaciones entre distintas empresas. La exportacin la podremos realizar a partir de la ventana de edicin/alta de regularizaciones (botn exportar). La importacin se llevar a cabo ejecutando la opcin del men correspondiente.

94

Captulo 40. Asientos automticos


Los asientos automticos constituyen un articio basado en la denicin de unas variables y las interrelaciones entre ellas de tal forma que nos permitan posteriormente la generacin de asientos de forma automtica a partir de valores introducidos para estas variables. Esto posibilita, entre otras cosas, la simplicacin de tareas a la hora de introducir asientos repetitivos o de carcter complejo.

40.1. Creacin y edicin de asientos automticos


Accedemos a estas funciones a travs del submen Asientos automticos de la opcin del men principal Diario. La edicin la realizaremos en la ventana correspondiente, en la que podemos distinguir dos partes principales: la denicin de variables y la especicacin de asiento:

En la parte inferior de la ventana podemos distinguir un cuadro de texto que se utilizar para una mejor edicin de frmulas de la especicacin del asiento, y un campo en el que dispondremos la fecha del asiento, haciendo referencia a una variable, indicando el valor de una fecha, o tambin lo podremos dejar en blanco, en cuyo caso, la fecha de asiento ser asignada como la fecha del sistema.

40.1.1. La denicin de variables


Las variables constarn de un nombre formado por caracteres alfanumricos que se dispondr en la primera columna de la tabla. Podrn ser de cinco tipos diferentes:

Numrico: utilizadas para introducir valores numricos a la hora de reproducir el asiento modelo. Fecha: se utilizan principalmente para asignar fecha al asiento, aunque tambin se podran utilizar para confeccionar los conceptos de los pases.

95

Captulo 40. Asientos automticos

Caracteres: este tipo de variables se utiliza para componer conceptos de cargo/abono para los pases de los asientos. Subcuenta: sern sustituidas por cdigos que conformarn las distintas cuentas que compondrn los asientos. Cdigo de imputacin: para suministrar cdigos de imputacin que enlazarn las distintas partidas de ingresos y gastos con la contabilidad analtica.

La descripcin de las variables estarn compuestas por los mensajes de texto que aparecern en la peticin de datos a la hora de reproducir el asiento automtico. La columna VAL.DEFECTO nos permite denir valores por defecto a las variables denidas. La columna GUARD. est compuesta por casillas de vericacin para cada variable denida. La activacin de este campo va a servir para que en la ejecucin del asiento automtico se guarde el ltimo valor introducido por el usuario cuando se reinicie la plantilla. Esto es muy til cuando denimos variables con valores que cambian poco. En la parte derecha de la tabla donde especicamos las variables estn dispuestos tres botones: el botn con un aspa elimina el elemento en curso de la tabla; los botones con las echas permiten alterar el orden de las variables en la pantalla. Esto es importante ya que la disposicin del cuadro ser la que se emplee a la hora de la peticin de informacin cuando reproduzcamos el asiento modelo.

40.1.2. Especicacin de asientos


Esta sera la parte donde se interrelacionan las variables para formar un asiento. Cada lnea de la tabla se corresponder con un apunte contable, y estar compuesta por los siguientes campos:

Cuenta: contendr la subcuenta del apunte correspondiente. Podr ser un valor de cuenta, tal como 570000000 o una expresin formada por una variable; en este caso, tendramos que indicarla entre llaves ({ y }). Concepto: contendr una expresin literal, tal cual, sin caracteres delimitadores, o bien una expresin formada por variables de fecha o de caracteres, que se podrn combinar con cadenas de caracteres delimitados por comillas (ver ejemplo). Podremos aadir la descripcin de una cuenta si encerramos el cdigo respectivo entre llaves e indicamos el comando de descripcin; por ejemplo: {descrip:430} Expresin: ser una expresin aritmtica, en la que las variables (de tipo numrico) irn encerradas entre llaves. Cuando la expresin sea compleja o muy extensa, podemos utilizar el recuadro de edicin de texto en la parte inferior de la ventana. Columna D/H: aqu especicaremos si el apunte ser un cargo (anotacin en el DEBE) o un abono (anotacin en el HABER). C.I.: si nuestra empresa posee contabilidad analtica, esta columna se encargar de la recopilacin de los cdigos de imputacin para cada pase de ingresos o gastos.

96

Captulo 40. Asientos automticos La tabla de especicacin del asiento posee ms columnas aparte de las descritas. stas se utilizan para la generacin de apuntes en los que intervengan partidas de IVA. Estos campos se tratarn en un epgrafe posterior.

40.1.3. Ejemplo
Como ejemplo, vamos a confeccionar un asiento automtico que automatice la contabilizacin de las nminas de un determinado mes. Excluimos sosticaciones tales como pagos en especie, anticipos de salarios, etc.; tan slo queremos utilizar un ejemplo para nes didcticos. Comenzamos por describir las variables, para ello tenemos primero que tener en cuenta cuales sern los datos de los que dispondremos para completar el asiento. Suponemos que vamos a conocer el importe bruto de las nminas (variable BRUTO), las retenciones por IRPF (variable RETENCIONES), el importe total de seguros sociales (variable SEGUROS), los seguros sociales a cargo de los trabajadores (CUOTA_OBRERA), la fecha del asiento (FECHA), y una descripcin del mes correspondiente a las nminas (MES). Esta ltima variable se utilizar para componer los conceptos de los apuntes contables. Este ejemplo se corresponde con los datos que se muestran en la gura situada al nal de este apartado. Aqu podemos observar las variables ya introducidas en la tabla correspondiente y cmo hemos especicado el tipo y la descripcin de las mismas que aparecer en la peticin de datos a la hora de la ejecucin del modelo. En la tabla de especicacin de asiento hemos introducido las distintas lneas que componen el asiento. En la columna de las cuentas van dispuestos unos valores literales que se corresponden con cdigos de nuestro plan contable. Los conceptos contables estn formados por una expresin que combina una cadena de caracteres con la variable MES, que contendr el nombre del mes correspondiente a las nminas a las que haga referencia el asiento. Como podemos observar, las dos primeras lneas se corresponden con cargos (anotaciones en el DEBE), y las restantes con abonos (anotaciones en el HABER). Con respecto a las expresiones aritmticas utilizadas para calcular los importes numricos, observamos como las variables van encerradas entre llaves ({ y }). La expresin ms compleja es la introducida en la quinta lnea ({BRUTO}-{CUOTA_OBRERA}-{RETENCIONES}), por ello utilizamos el cuadro de edicin de texto para su formulacin.

97

Captulo 40. Asientos automticos

40.2. Asientos automticos con partidas de IVA


Si queremos confeccionar asientos automticos en los que se vean implicadas lneas con cuentas de IVA soportado o repercutido (cuentas 472 y 477), estamos obligados a especicar informacin referente a base imponible, cuenta de gasto, cuenta nanciera clave de iva, todo ello para permitir un cuadre perfecto entre el diario y el libro de facturas recibidas/emitidas. Si esta informacin no se suministra, o se hace de forma incorrecta, no se generarn los pases correspondientes que contengan estas cuentas de IVA. Las cuentas de IVA soportado/repercutido se establecen en el dilogo de conguracin de empresa. Si por cualquier motivo no queremos realizar la llevanza de los libros de iva, tan slo tendremos que dejar en blanco los campos correspondientes en dicha ventana. Como ejemplo, vamos a automatizar la generacin de un asiento de compras al tipo de IVA general del 16%, todo ello a partir de varias variables como son el cdigo de cuenta de proveedor, y la base imponible en factura. El diseo del asiento modelo podr ser de la siguiente forma:

98

Captulo 40. Asientos automticos

Como observamos, la segunda lnea del detalle del asiento contiene una cuenta de IVA soportado, tendremos que aadir para dicha lnea informacin suplementaria en columnas situadas ms a la derecha, donde incluiremos el importe de la base imponible (variable BI), la cuenta donde se carga la base imponible (cuenta de compras), la cuenta de la factura (PROVEEDOR), la clave de iva que se aplica (en este caso la codicada como GN), y de manera opcional, el documento:

Para el clculo de la cuota del IVA podremos hacer referencia al tipo de IVA utilizado en el apunte contable empleando la expresin {TIPO_IVA}. Como novedad en la versin 2.2.1 podremos especicar la fecha de la factura en la columna FECHA FRA.. Para ello haremos referencia a alguna variable de fecha creada a tal efecto (por ejemplo: {fecha_fra}.

40.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos automticos


La opcin del men Generar asiento nos abre una ventana con peticin de datos para las variables del asiento automtico que hayamos elegido. En la siguiente gura se muestra el dilogo de peticin de datos para el asiento modelo introducido como ejemplo anteriormente:

99

Captulo 40. Asientos automticos

En el caso de que la variable represente una subcuenta y el valor introducido no se corresponda con ninguna, o la longitud del mismo no se corresponda con el nmero de dgitos de la subcuenta, se abrir un dilogo de bsqueda de subcuentas. Podemos dejar variables numricas en blanco, si el resultado de ello es que tanto el importe de cargo y abono de un determinado apunte posee valor cero, el apunte en cuestin no se generar. Esto es til para disear asientos modelo cuando conocemos un conjunto de componentes que pueden formar parte del asiento pero no de forma obligatoria para alguno de ellos. El botn Genera asiento construir el asiento directamente en el libro diario. Si encuentra algn error no escribir la informacin generada, en lugar de ello pasar a la fase de edicin de asientos El botn Verica mostrar el asiento en la tabla de edicin para su comprobacin y/o edicin antes de su pase denitivo al diario.

40.4. Importar y exportar asientos automticos


En el men de los asientos automticos existen dos opciones que nos van a permitir generar archivos externos a la aplicacin con asientos predenidos. Esto permitir el intercambio de diseos complejos entre distintas empresas.

100

Captulo 41. Vinculacin de copias de documentos a asientos


Una de las novedades principales de la versin 2.6 consiste en la incorporacin de un sistema de almacenamiento y consulta de copias de los documentos que originan los asientos contables. Esta caracterstica nos va a permitir en todo momento la vericacin de la informacin contable y contraste con las fuentes documentales de forma inmediata y directa; sin tener que acceder a ningn archivo fsico. El primer paso para activar esta caracterstica ser congurar KEME accediendo al dilogo de preferencias para asignarle una ruta por defecto donde pueda acceder a los archivos de las copias de los documentos (ruta carga documentos); tambin deniremos un directorio donde se almacenar organizadamente toda la informacin (ruta documentos) - este ltimo podr ser un directorio local o de red (bajo NFS por ejemplo). En Utilidades->preferencias:

El siguiente paso ser denir los programas que emplearemos para visualizar documentos. En este caso vemos como utilizamos la aplicacin okular para leer cheros de tipo png y pdf. Tambin podemos vincular otros tipos de archivos, tales como hojas de clculo, cheros de procesador de texto, etc.
Importante: Si utilizamos Windows puede que nuestro visualizador no est incluido en el PATH del sistema. Por ello sera conveniente introducir toda la ruta completa en el campo "visualizador"; por ejemplo, para utilizar "Acrobat Reader" para leer cheros ".pdf", especicaremos la ruta: "C:\Program Files\Adobe\Reader 8.0\Reader\AcroRd32.exe"

101

Captulo 41. Vinculacin de copias de documentos a asientos Ya estamos en condiciones de asociar un documento con algn asiento. Para ello vamos a acceder a la tabla de edicin de asientos:

Hemos introducido un asiento sencillo, nos falta vincularle una copia del documento que lo genera. Para ello pulsamos en el botn de abrir chero para situarnos en el directorio donde hemos colocado copias escaneadas de algunas facturas:

Tras seleccionar el archivo correspondiente, pulsaremos aceptar. Ya podremos terminar el asiento; si nos situamos en cualquier pase del asiento recin creado en la pantalla principal de Keme y pulsamos el botn "Visualizar documento":

102

Captulo 41. Vinculacin de copias de documentos a asientos

Acto seguido el visualizador del documento abrir el archivo vinculado al asiento, que podr ser de la forma (no es ms que un ejemplo):

Hay otras formas de vincular archivos a los asientos; en la siguiente pantalla se muestra cmo la plantilla de IVA soportado/repercutido posee los campos especcos para ello:

103

Captulo 41. Vinculacin de copias de documentos a asientos

Tambin tenemos acceso a esta caracterstica desde los asientos automticos:

Las asignaciones a documentos pueden ser eliminadas o cambiadas desde la edicin de asientos:

Como podemos observar en la captura de ventana, a la derecha del campo del documento asignado al asiento tenemos disponibles dos botones; el primero para visualizar el contenido del archivo asociado, y

104

Captulo 41. Vinculacin de copias de documentos a asientos el segundo para eliminarlo. En cualquier momento podremos asignar un nuevo chero de documento en la tabla de edicin de asientos tal y como veamos al principio del captulo.

105

Captulo 42. Gestin de usuarios


La versin 2.6 de KEME-Contabilidad incorpora una gestin de privilegios de usuarios; esto permite que el administrador de la contabilidad pueda limitar el acceso de ciertas caractersticas delicadas del programa a cualquier usuario. Para activar esta particularidad accederemos a la conguracin de empresa mediante la opcin del men Empresa-->Conguracin:

Accederemos a la pestaa "Parmetros" y chequearemos la casilla de vericacin "Gestin de usuarios". El siguiente paso ser acceder al dilogo de gestin de usuarios (Empresa-->Control Usuarios-->Gestin de usuarios):

Pulsaremos sobre el botn nuevo y aadiremos un nuevo cdigo de usuario:

De vuelta en la ventana de gestin de usuarios, constataremos que el nuevo usuario se ha aadido, por lo que lo seleccionaremos en la tabla y pulsaremos el botn "editar":

106

Captulo 42. Gestin de usuarios

Aparecer la ventana de edicin del usuario seleccionado:

En la pestaa datos personales podemos especicar todas las caractersticas del usuario. Para asignar una clave de acceso tendremos que suministrarla dos veces en los campos "Clave" y "Repetir clave". Incluso podremos asignar una fotografa pulsando el botn "Importar". Si pulsamos sobre la pestaa "Permisos" accederemos a la asignacin de privilegios para cada usuario; en nuestro caso queremos que estn activadas todas las caractersticas menos tres. Por ello pulsaremos sobre el botn "Chequear todo" y lo activaremos todo.

Como podemos observar hemos quitado el acceso al usuario "Pepe" a caractersticas del programa como crear/borrar bases de datos, bloquear cuentas, la edicin de estados contables y la gestin de usuarios.

107

Captulo 42. Gestin de usuarios

Para nalizar pulsaremos el botn "Aceptar". Si salimos de KEME y volvemos a entrar, veremos que la aplicacin nos pide cdigo de usuario y clave:

Si queremos un acceso al programa ms rpido, podemos congurar el comportamiento de KEME para que nos recuerde el ltimo usuario y clave a travs del dilogo de preferencias (Utilidades-->Preferencias). En cualquier momento podremos cambiar de usuario utilizando la opcin del men Empresa-->Control de usuarios-->Cambio usuario

108

Captulo 43. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7


KEME 2.7 conserva el mtodo tradicional de la llevanza de la contabilidad analtica, en el que se asigna un cdigo de imputacin a cada apunte contable; el principal problema que presenta este enfoque es que se produce en el libro diario un excesivo detalle de anotaciones (una por cada imputacin). Para solucionar este inconveniente la versin 2.7 incorpora un nuevo tratamiento basado en la incorporacin de una tabla relacionada con el diario con las imputaciones de cada apunte contable. Esto presenta dos principales ventajas:

Evitamos el excesivo desarrollo en los apuntes del diario. Podemos vincular a cada cuenta auxiliar coecientes de imputacin automticos para cada seccin/portador de costes.

La activacin de esta caracterstica se realiza a travs de la plantilla de conguracin de empresa, activando la casilla de vericacin Desglose en tabla:

Ya estaremos en condiciones de denir los coecientes de imputacin para cada cuenta auxiliar de ingresos/gastos; esto lo realizaremos a partir de la opcin del men: Analtica-->Coecientes imputacin cuenta:

109

Captulo 43. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7

Si seleccionamos cualquier cuenta auxiliar y pulsamos el botn Editar CI accederemos a un dilogo en el que podremos asignar los coecientes de imputacin de los cargos/abonos del diario a secciones/portadores de coste:

Si hemos realizado con los coecientes asignados el cien por cien de las imputaciones para la cuenta seleccionada, obtendremos el smbolo de chequeado en la ventana de seleccin de cuentas. Por el contrario, obtendremos una cruz, indicando que las imputaciones programadas no son las correctas. A la hora de introducir una siento con partidas de ingresos/gastos se realizarn automticamente las asignaciones a la contabilidad analtica. En la ventana inferior, el smbolo de chequeado en la columna CI, nos indica que las imputaciones se han realizado correctamente (al cien por cien) para la contabilidad analtica.

110

Captulo 43. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7

Si por cualquier circunstancia tuviramos la necesidad de cambiar el importe de las asignaciones, podemos pulsar el botn Editar CI; obtendremos la ventana siguiente, en la que podremos editar manualmente cada imputacin:

Cuando terminemos con la tabla de edicin de asientos, observaremos que los nuevos apuntes se habrn aadido; si efectuamos un scroll vertical observaremos que hay una columna que nos va a informar si los registros poseen informacin referente a contabilidad analtica asociada:

111

Captulo 43. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7

Para consultar las imputaciones relacionadas con algn registro del diario, utilizaremos la opcin del men Analtica-->Ver inputaciones:

112

Captulo 44. Procesado de la memoria


KEME-Contabilidad permite el procesado de cierta informacin que se aada a la memoria a travs de variables denidas por el usuario. Este tratamiento no solo sirve para ayudar a componer la informacin de la memoria, sino que puede emplearse para cualquier informe o documento contable que vaya a contener informacin de los datos de la empresa y/o estados contables. El punto de partida se realiza a partir de un documento maestro en texto plano; normalmente escrito en formato Latex, aunque nada impide que se puedan procesar documentos en html o XML (por ejemplo) La denicin de una variable comenzar con los smbolos (- y terminar con -); por ejemplo (-EMPRESA-) har referencia a la razn social de la empresa. A continuacin se exponen los distintos tipos de variables soportados:

Ejercicio al que se reere el documento; la declaracin ser de la forma (-EJERCICIO-) (-APERTURA-), sera la fecha de apertura del ejercicio al que se reere el documento contable o memoria. (-CIERRE-), cierre del ejercicio (-EMPRESA-), esta variable ser sustituida por el nombre de la empresa para la que se procesa la memoria. (-FECHACONST-), sera la fecha de constitucin de la empresa. (-CIUDAD-); ciudad donde radica la sede social de la empresa. (-PROVINCIA-); provincia donde reside la empresa. (-DOMICILIO-); domicilio de la empresa (-OBJETO-); objeto social de la empresa (-ACTIVIDAD-); actividad econmica a la que se dedica la empresa. Podemos asignar el nombre de un estado contable a una variable, de esta forma podemos hacer referencia al contenido de cada nodo del estado contable de una forma ms cmoda y abreviada, sin tener que introducir todo el nombre por completo. Por ejemplo, (-bal;BALANCE PYMES PLAN 2007-) nos permite nombrar al estado contable con tan slo utilizar el nombre de la variable bal A lo largo del documento, podremos hacer referencia a cualquier nodo de un estado contable haciendo referencia a la variable que lo sustituye, al cdigo del nodo, y al ejercicio al que se reere el documento contable; por ejemplo: (-bal:TOTAL,1,2008-), se sustituir por el nodo TOTAL de la primera parte del estado contable BALANCE PYMES PLAN 2007, para el ejercicio 2008. (-bal:TOTAL,2,2008-) har referencia al nodo TOTAL de la segunda parte (pasivo)

113

Captulo 44. Procesado de la memoria El procesado de la memoria se realiza a travs de la opcin correspondiente del men Estados Contables; el resultado se grabar en el directorio de trabajo de la empresa en curso.

114

Captulo 45. Utilidades


En este captulo describimos algunas de las utilidades que el programa contempla bajo el men del mismo nombre. La utilidad de Importar ya fue descrita en su captulo correspondiente.

45.1. Renumerar asientos


Esta utilidad permite obtener una secuencia de asientos perfectamente ordenada por fecha y nmero. Para su ejecucin accederemos a la opcin del men Utilidades correspondiente. El cuadro de dilogo que gestiona este proceso ser como ste:

En el combo box correspondiente seleccionaremos el ejercicio a partir del cual deseamos que se produzca la ordenacin por nmero de asiento; el proceso se iniciar tras pulsar Aceptar.

Atencin
El proceso de renumerar asientos es complejo y puede ser muy prolongado; se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa en curso antes de proceder. Esto nos asegurar la informacin contenida en nuestra contabilidad ante cualquier incidencia.

45.2. Intercambiar nmero de asiento


A veces ocurre, incluso tras renumerar los asientos, que la posicin de un asiento no nos convence; imaginemos por ejemplo que el da uno de enero tenemos un asiento que precede al de apertura (tambin con fecha el uno de enero). Para que el libro diario tenga un aspecto ms presentable podemos intercambiar los nmeros de los dos asientos ejecutando la opcin correspondiente del men Utilidades.

115

Captulo 45. Utilidades

45.3. Preferencias
El dilogo de preferencias regula algunos aspectos que condicionan el funcionamiento de la aplicacin en el puesto de trabajo donde estemos ejecutando el programa. Su contenido ser de la forma:

Es indispensable asignar un directorio de trabajo para nuestra aplicacin, ya que aqu se guardarn todos los archivos que se generen. Para ello, basta con introducir en el campo correspondiente una trayectoria completa de directorio vlida. Si no existe el directorio especicado se crear automticamente. El visor de cheros dvi ser el programa encargado de visualizar la conversin de los cheros tex en independientes de dispositivo (dvi). El visor ms usado en los entornos Unix es el xdvi. En KDE est disponible el kdvi. La aplicacin para imprimir ser el programa que realice la tarea de enviar los cheros postcript al sistema de impresin. En KDE utilizaremos el kprinter. El sistema de ayuda est basado en una serie de cheros html enlazados. Para visualizarlos se emplear el navegador web que especiquemos en las preferencias. Como podemos observar, podremos especicar el ltro inicial del diario basndonos en varios criterios. Tambin es posible introducir un ltro de forma manual, que ser una expresin booleana vlida para el lenguaje de preguntas SQL. En el recuadro Ordenar diario por, podremos seleccionar la forma en que se ordenar el diario en la pantalla principal, ya sea por fecha, o por orden por nmero de asiento.

116

Captulo 45. Utilidades En Estilo numrico podemos internacionalizar la aplicacin para adaptarla a los usos de otros pases en lo que se reere a la representacin de las cantidades numricas. El apartado Idioma, permite utilizar algunas de las traducciones de KEME-Contabilidad. En la actualidad esta caracterstica se halla en proceso. La casilla de vericacin Filtrar cheros TEX antes de conversin a DVI, permite solucionar un problema de algunas distribuciones Linux en las que no funciona correctamente el paquete Latex-ucs. Esta anomala provoca que no se representen bien algunos caracteres especiales. Mediante la activacin de esta casilla se corrige el problema. En el group box Pantalla principal podremos especicar si queremos visibles los accesos rpidos para la seleccin de asientos automticos y de estados contables.

45.4. Borrar intervalo de asientos


Como su nombre indica, esta opcin permite borrar un intervalo de asientos entre dos lmites: un asiento inicial y otro nal. Hay que emplear esta caracterstica del programa con precaucin, ya que un error al especicar los lmites puede tener efectos destructivos no recuperables

45.5. Intercambiar cuenta en diario


Esta opcin del programa es muy interesante, y puede ahorrarnos mucho trabajo. Supongamos que hemos contabilizado varios cientos de asientos utilizando una cuenta que acabamos de descubrir que es errnea. Para corregir esta situacin tendramos que editar cada asiento cambiando la cuenta equivocada por la correcta. En nuestro caso esto lo podemos realizar automticamente:

Como podemos observar, podremos elegir entre intercambiar en todo el diario, o en un intervalo de fechas. No podremos realizar intercambios de subcuentas en ejercicios cerrados.

117

Captulo 45. Utilidades

45.6. Cambiar elementos de apuntes contables


Podremos realizar ciertos cambios en los apuntes del diario sin llevar a cabo la edicin de asientos completos. Concretamente estar permitido cambiar la cuenta de un apunte, editar la fecha de un asiento completo (posicionndoles en cualquier apunte de ste), editar el concepto y documento de un apunte seleccionado.

45.7. Copia de seguridad


Esta opcin del men Utilidades realiza una copia de seguridad de la empresa a la que estemos conectado en el momento. Se generar un chero compuesto por el nombre de la base de datos, ms la fecha y hora en formato aa/mm/dd-hhmm. La fecha dispuesta de esta forma facilita la consulta de los cheros de copia de seguridad ya que si se consultan ordenados por nombre, el orden se realizar de forma cronolgica. Si utilizamos Postgres no se efectuarn copias de seguridad a bases de datos a las que se tenga que acceder por clave. En este caso podemos emplear el programa pg_dump suministrado por el paquete Postgres (al n y al cabo esta utilidad es la que emplea nuestra aplicacin para realizar la copia). Para ello, desde la lnea de comandos de una consola de texto escribiremos pg_dump bd > copia.sql, donde sustituiremos la cadena bd por el nombre de la base de datos, y copia.sql por el nombre del chero que deseemos generar. Si la base de datos est en otro host, emplearemos la opcin -h para ejecutar pg_dump: pg_dump -h pepe bd > copia.sql, donde pepe ser sustituido por el nombre del ordenador donde est guardada la base de datos.

45.8. Recuperar copias de seguridad


Para recuperar una copia de seguridad bajo PostgreSQL, utilizaremos el programa monitor interactivo, psql, que ejecutaremos desde la lnea de comandos introduciendo psql bd, donde bd ser sustituido por el nombre verdadero de la base de datos. Una vez dentro de psql, y suponiendo que lo ejecutamos desde el directorio donde est guardada la copia de seguridad, introduciremos la orden \i copia.sql, donde copia.sql ser sustituido por el nombre del chero que creamos para realizar la copia de seguridad. Tan slo necesitaremos pulsar INTRO y el proceso terminar al cabo de algunos segundos, dependiendo del tamao del chero. Para salir de psql, introduciremos el comando \q seguido de INTRO. Este proceso sera vlido para realizar copias de bases de datos de contabilidad. Para ello bastara con crear una nueva base de datos con la utilidad externa de Postgres llamada createdb; esto lo realizaremos desde la lnea de comandos introduciendo createdb nuevabd, donde nuevabd sera el nombre de la nueva base de datos. El siguiente paso sera ejecutar el monitor interactivo psql en la nueva base de datos y recuperar la copia de seguridad de la forma que vimos en el prrafo anterior.

118

Captulo 45. Utilidades


Sugerencia: Para conectarnos con psql a una base de datos que no est en nuestro ordenador local, utilizaremos el modicador -h nombrehost, donde nombrehost ser el host que ejecute el servidor Postgres con la base de datos en cuestin.

Si utilizamos MySQL, el proceso ser parecido, aunque algo diferente; realizaremos todas las operaciones desde el programa monitor interactivo mysql al que tendremos que acceder con privilegios de superusuario:
pepe@MORTADELO:~>mysql -u root Welcome to the MySQL monitor. Commands end with ; or \g. Your MySQL connection id is 2 to server version: 5.0.18 Type help; or \h for help. Type \c to clear the buffer. mysql>create database ejemplo; Query OK, 1 row affected (0.02 sec) mysql>use ejemplo; Database changed mysql>\. ejemplo_mysql.sql

Para salir de mysql introduciremos el comando \q

45.9. Vericar base de datos


Esta utilidad sirve para comprobar la consistencia de la base de datos

45.10. Conversin del plan contable


Esta utilidad nos va a ayudar a migrar la contabilidad a un plan de contabilidad distinto. El proceso se puede realizar de dos formas distintas:

A partir de una contabilidad con el diario vaco, esto es, slo con el plan antiguo. Al proceder de esta forma podremos eliminar las subcuentas que nos den problemas en el proceso de conversin (por ejemplo, aquellos cdigos que pertenezcan a cuentas que no tengan representacin en el plan nuevo). Podremos llegar a esta situacin eliminando todos los asientos, o bien importando un plan de contabilidad a partir de una empresa nueva. El segundo procedimiento es ms ambicioso, ya que persigue la conversin de todos los asientos del diario a la nueva codicacin de plan contable. Esto se podra enfocar tambin para convertir slo el asiento de apertura de la contabilidad (habra que eliminar el resto de la informacin del diario).

119

Captulo 45. Utilidades La primera fase para la conversin viene dada por la carga del plan nuevo a partir de la opcin de men utilidades Conversin Plan ContableCargar Plan nuevo. De esta forma suministraremos el nombre de un chero *.pln con el contenido del plan objetivo. A travs de la plantilla suministrada por Editar plan nuevo, podremos editar el rbol de cuentas para que se adapte de forma mejor a nuestro requerimientos. La opcin del men Borrar plan nuevo dejar sin ningn registro la tabla correspondiente. Esto nos permitira empezar desde el principio todo el proceso. El proceso que nos llevar ms tiempo ser el derivado de la opcin de men Editar equivalencias nuevo/antiguo que realizaremos a partir del siguiente cuadro de dilogo:

En la columna equivalencia iremos escribiendo los cdigos de cuenta en los que se deben de transformar los elementos del plan actual para que se realice la conversin. Trabajaremos exclusivamente con el mximo nivel de desglose de cuentas tanto con respecto al plan nuevo como al antiguo. Nuestro objetivo ser que todas las subcuentas sin excepcin pasen a formar parte del nuevo plan. Por ello podremos dejar en blanco equivalencias para aquellas cuentas que no posean subcuentas (cuentas auxiliares; es decir los cdigos que se emplean en las anotaciones del diario). El proceso de conversin del plan contable puede plantear las siguientes problemticas, en cuanto a la codicacin:

Existencia de subcuentas que pertenezcan a una cuenta en plan de origen que posea equivalencia en ms de una cuenta distinta el plan de destino. Una de las formas de solventar esta incidencia es la de crear subdivisiones en la cuenta de origen que se correspondan con cada cuenta del plan de destino.

120

Captulo 45. Utilidades Posteriormente a travs de la opcin sustituir subcuentas en el men Conversin plan contable, pasaremos la informacin del diario a estos nuevos cdigos; una vez que los cdigos antiguos no estn representados en el diario los eliminaremos a travs de la plantilla de edicin de subcuentas.

Subcuentas que pertenezcan a distintas cuentas en plan de origen que se correspondan con una misma cuenta en el plan de destino. Esto generar un problema de duplicidad de cdigos de subcuenta en el plan de destino que ser advertido por el proceso de comprobacin. Para solucionar esta incidencia tendremos que crear nuevas subcuentas, jndonos en los ltimos dgitos para que no den lugar a cdigos repetidos en el plan de destino. Al igual que en el punto anterior utilizaremos la opcin de sustituir subcuentas, y eliminaremos los cdigos que nos den problemas. Existirn cuentas que no tengan ninguna equivalencia en el plan de destino. Tendremos que localizar entonces alguna partida donde compensarla. Esto ocurre, por ejemplo, en los gastos de establecimiento (cuentas 200 y 201); la nueva legislacin no las contempla y obliga a minorar el importe de estas partidas de cuentas de reservas de libre disposicin. Por ello podremos emplear como cdigo de equivalencia el de la cuenta del nuevo plan 113, Reservas voluntarias. Por ltimo, mencionar que la problemtica de conversin de la informacin contable de un ejercicio al nuevo plan no se reduce a la conversin de cdigos entre cuentas, adems hay otros factores a tener en cuenta, tales como cambios en principios contables, diferencias en sistemas de valoracin de algunas partidas, o cambios en las relaciones contables. Por ello puede ser necesario realizar ajustes contables para que la informacin de un ejercicio pasado sea comparable con la de un ejercicio contabilizado con un plan de cuentas nuevo.

El botn Comprobar nos ir informando si quedan subcuentas sin asignar para el proceso de conversin, o bien si el proceso de conversin da lugar a cdigos de subcuentas duplicados. El botn Limpiar dejar en blanco la columna de equivalencias, permitindonos reiniciar la edicin partiendo de cero. Por el contrario, el botn Asignar todo asignar los mismos cdigos del plan antiguo para el nuevo (siempre que existan en el nuevo plan). Esto es ideal para el caso en que el plan nuevo posea una estructura parecida (esto ocurre, por ejemplo, con el Plan General de Contabilidad del 2008 con respecto al de 1991) El botn Exportar, permite generar un chero de texto con las equivalencias, para su posterior incorporacin (a travs del botn Importar) a otra empresa de similares caractersticas. Para salir del cuadro de dilogo sin efectuar la conversin, pulsaremos el botn Aceptar, ello nos asegurar que el contenido de la tabla de equivalencia se guarde para futuras ediciones. La culminacin del proceso de conversin vendr dado a travs de la accin que realiza el botn Convertir plan. Para ello es necesario que se verique que el proceso es viable, en caso contrario se abortar tras advertir al usuario de los errores encontrados.

121

Captulo 45. Utilidades

45.11. Consolidacin contable


Esta caracterstica de KEME-Contabilidad permite agrupar las contabilidades de varias empresas normalmente vinculadas. De esta forma conseguimos disponer de la contabilidad de un conjunto de sociedades, que se regirn por normas mercantiles y, sobre todo, scales que suelen ser ms favorables para el grupo que para las empresas consideradas individualmente. Una vez que dispongamos de la contabilidad del grupo, procedern los ajustes y eliminaciones debido a operaciones vinculadas, de cara a calcular el resultado contable y el balance que manieste la situacin el del patrimonio del grupo de sociedades. El punto de partida ser el de una empresa vaca, sin plan de contabilidad alguno. Esto lo conseguiremos a travs de la opcin del men EmpresaNueva empresa. Dejaremos como plan contable en el combo-box correspondiente Plan contable vaco, y facilitaremos los datos correspondientes a la conexin con la base de datos. El siguiente paso ser el de incorporar la contabilidad de cada empresa a la del grupo. Para ello ejecutaremos Utilidades-Consolidacin contable; aparecer, entonces, el siguiente cuadro de dilogo:

La ventana posee varias zonas bien delimitadas: en la parte superior detallaremos los parmetros necesarios para la conexin con la base de datos de la empresa a consolidar. El siguiente paso ser el de asignarla un cdigo numrico (podremos consolidar hasta nueve empresas). En el campo Descripcin podremos aadir una cadena de caracteres que ser aadida a cada cuenta auxiliar que se incorpore a la contabilidad consolidada. Esto facilitar la edicin y consultas de la contabilidad, ya que nos permitir diferenciar fcilmente a qu sociedad pertenece la informacin contable.

122

Captulo 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base


Podemos acceder a MySQL o PostgreSQL a travs de OpenOfce utilizando una conexin JBDC o ODBC. Nos vamos a centrar en JBDC y la base de datos PostgreSQL. Para MySQL el proceso es similar. El primer paso ser disponer de la mquina virtual de Java en nuestro equipo. Para ello instalaremos el paquete correspondiente de nuestra distribucin o bien descargaremos el software de http://www.java.com Posteriormente, nos haremos con el controlador JDBC para Postgres; lo podremos encontrar en la pgina: http://jdbc.postgresql.org/download.html Tambin es bastante factible que est disponible para nuestra distribucin; por ejemplo, para OpenSuse instalaremos el paquete postgresql-jdbc.rpm. Es muy importante identicar la ruta donde se va a ubicar el controlador, ya que haremos referencia a ella en el proceso de activacin bajo OpenOfce. En OpenSuse lo podremos encontrar en /usr/share/pgsql El siguiente paso ser arrancar OpenOfce 2.X, a travs de OpenOfce Writer, o OpenOfce Calc (por ejemplo). Ejecutaremos la opcin del men Herramientas-->Opciones. En el cuadro de dilogo que aparecer, seleccionaremos la lnea Java, tras unos segundos aparecer la mquina virtual de Java instalada:

En la parte derecha podemos observar el botn Class Path, lo presionaremos, y aparecer el cuadro de dilogo:

123

Captulo 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base

Pulsaremos Agregar archivo y buscaremos el controlador Java al que hacamos mencin con anterioridad (no es ms que un archivo con la extensin .jar). El resultado quedar ms o menos de la forma: (depende del nombre del controlador)

Ya slo nos queda pulsar los botones Aceptar para guardar la conguracin. Para que los cambios tengan efecto, tendremos que reiniciar OpenOfce. Para conectarnos a nuestra base de datos Postgres seleccionaremos Archivo-Nuevo-Base de datos, bajo cualquier componente de OpenOfce:

Elegiremos Conectar con una base de datos existente y seleccionaremos JDBC en el combo inferior. Para pasar a la siguiente fase, pulsaremos el botn Siguiente:

124

Captulo 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base

Como podemos observar, hemos completado el primer campo con la informacin de nuestra base de datos: localhost sera el nombre del host donde se ejecuta el motor Postgres (habra que sustituirlo para cada caso en particular). En este caso observamos que nos conectamos al port 5432 que es el que utiliza Postgres por defecto. Por ltimo el nombre de nuestra base de datos es ejemplo En el campo correspondiente a Clase de controlador JDBC, escribiremos org.postgresql.Driver. Podremos emplear el botn Clase de prueba para comprobar que el controlador se carga correctamente. Una vez congurada la conexin JDBC podemos pasar a la siguiente fase:

Especicaremos nombre de usuario y chequearemos Se requiere una contrasea si fuera necesario. El botn Conexin de prueba nos permitir vericar que todo es correcto. Si no conseguimos conectarnos a la base de datos, puede que tengamos que cambiar la conguracin de Postgres, sobre todo en lo relativo al chero pg_hba.conf. En OpenSuse lo podremos encontrar en la ruta: /var/lib/pgsql/data. La idea ser cambiar el esquema de acceso de los usuarios a un sistema menos

125

Captulo 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base restrictivo; por ejemplo, cambiaremos el mtodo de acceso (columna METHOD; ltimo parmetro de los registros de este chero de texto) por trust:
host all all 127.0.0.1/32 trust

Para editar el chero pg_hba.conf utilizaremos un editor de texto. Si hemos realizado algn cambio en el mismo, tendremos que apagar y volver a poner en funcionamiento el servidor Postgres para activar la nueva conguracin. Una vez que nos hemos conectado con xito, ya slo quedar pulsar el botn Finalizar para guardar todos los settings de la conexin en un archivo. Acto seguido se abrir la pantalla principal del apartado Base de OpenOfce:

Ya estamos en condiciones de realizar nuestras consultas, formularios e informes de nuestra base de datos de KEME-Contabilidad. Nuestra intencin ser crear un informe que contenga nuestro diario contable. Como va a intervenir ms de una tabla, tendremos que construir la consulta que proporcione la informacin pertinente. Para disear la consulta, seleccionaremos el icono Consultas, y en Tareas elegiremos Crear una consulta en vista Diseo... (si no tenemos conocimientos de SQL). Aadiremos las tablas diario y plancontable.

126

Captulo 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base La ventana de diseo de consultas est formada por dos paneles: en el superior se sitan las tablas en las que se basa la consulta, en el inferior seleccionaremos los campos que van a intervenir en la misma. Necesitaremos relacionar las dos tablas intervinientes; para ello conectaremos en el panel superior el campo cuenta de diario con codigo de plancontable pinchando con el botn izquierdo del ratn.

En el panel inferior aadiremos los campos asiento, fecha, cuenta, descripcin (de la tabla plancontable), concepto, debe, haber. Posteriormente nos situaremos en la columna asiento y elegiremos orden ascendente. Si pulsamos el botn ejecutar consulta, se abrir un nuevo apartado con la informacin que emplearemos para el informe. Si todo es correcto, guardaremos la consulta utilizando la opcin del men Archivo-Guardar Volveremos a la pantalla principal de OpenOfce Base y crearemos el informe, pulsando sobre el icono correspondiente. El diseo y construccin de un informe con el asistente de OpenOfce Base consta de varios pasos. En primer lugar seleccionaremos la tabla o consulta de la que se recogern los datos, posteriormente podremos establecer las etiquetas de los campos, niveles de agrupamiento, aspecto del informe, etc. La siguiente gura muestra lo que podra ser la ejecucin de un informe del diario. Se han editado algunos formatos del informe para que recojan mejor los tipos de datos: por ejemplo en las fechas y en el debe/haber.

127

Captulo 46. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOfce Base

128

Captulo 47. Empresa de ejemplo


A continuacin se ofrece un pequeo supuesto de contabilidad para que nos sirva de aprendizaje; dado su n didctico, los asientos e importes reejados no tienen porqu ceirse estrictamente a la legislacin contable y scal.

47.1. Datos iniciales


Un vistazo al libro mayor y balances de la empresa nos ofrece la siguiente informacin sobre saldos iniciales a uno de enero del 2008: Tabla 47-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo CDIGO 10000000 11200000 12900000 21000001 21100001 28110001 21600001 28160001 21700001 28170001 21700002 28170002 30000000 40000001 40000002 43000001 43000002 47500000 CUENTA Capital social Reserva legal Prdidas y ganancias Terreno local comercial A Construccin local comercial A Amort.acum. construccin local A Mobiliario diverso Amort.acum. mobiliario diverso Equipo proceso informacin PC1 Amort.eq.proc.informacin PC1 Equipo proceso informacin PC2 Amort.eq.proc.informacin PC2 Existencias comerciales Proveedor A Proveedor B Cliente A Cliente B H.P.acreedora por IVA 500,00 400,00 850,00 24.000,00 2.000,00 1.500,00 800,00 200,00 1.000,00 500,00 4.000,00 2.000,00 20.000,00 25.000,00 1.250,00 DEBE HABER 60.000,00 7.500,00 5.600,00

129

Captulo 47. Empresa de ejemplo CDIGO 47520000 57000000 CUENTA H.P.acreedora por I.S. Caja, euros TOTALES: Adems, conocemos la siguiente informacin suplementaria:

DEBE 6.000,00 81.700,00

HABER 300,00 81.700,00

La cuenta 21100001 representa la parte de construccin del local comercial A, que fue adquirido el 1/7/2002 y se amortiza al 2% anual. El Mobiliario diverso a que hace referencia la cuenta 21600001 se amortiza al 20% anual, y la fecha de adquisicin y puesta en servicio fue el 1/7/2005. Los equipos de proceso de informacin se amortizan al 25% y fueron puestos en funcionamiento el 1/1/2006 para el PC1 y el 1/1/2007 para el PC2. La deuda con el proveedor A vence el 20/1/2008 por 1.500,00 unidades monetarias y el 10/2/2008 por 500,00 unidades monetarias. La deuda con el proveedor B vence el 5/2/2008 Los crditos con los clientes estn documentados en recibos que vencen el 10/1/2008 para el Sr. A, y el 16/1/2008 para el Sr. B

Suponemos que las amortizaciones scal y contable coinciden para los elementos de inmovilizado sealados.

47.2. Crear nueva empresa


El primer paso ser el de crear una nueva base de datos, tarea que realizaremos a travs de la opcin Nueva empresa del men Empresa. En la ventana de dilogo correspondiente especicaremos el plan contable a importar (el estndar para 2008), jaremos el nmero de dgitos de las subcuentas en 8, y completaremos los campos necesarios para la informacin de la conexin de la base de datos; si el servidor Postgres se ejecuta en el mismo ordenador desde el que estamos operando, y si el nombre de usuario de nuestra sesin en Linux est registrado bajo Postgres, tan slo tendremos que suministrar el nombre de base de datos EJEMPLO (no introducir las comillas). En el caso de utilizar MySQL tendremos que suministrar como mnimo el nombre de usuario, aparte del de la base de datos.

130

Captulo 47. Empresa de ejemplo

El siguiente paso ser dar de alta las subcuentas a travs de Subcuentas en el men Plan. Esto lo podramos hacer sobre la marcha, a medida que introducimos los asientos, pero resultara ms articioso. Un punto que no tenemos que olvidar es el de registrar el ejercicio al que irn referidos los apuntes contables, para ello ejecutaremos la opcin EmpresaEjercicios contables y daremos de alta el ejercicio 2008, que coincidir con el ao natural (inicio 1/1/2008, n 31/12/2008).

En la conguracin de la empresa tendremos que introducir el valor de varios campos que condicionarn el comportamiento de la aplicacin en materia de IVA, vencimientos y regularizacin. Para ello accedemos a Empresa Conguracin de empresa y conguraremos los campos cuenta de IVA soportado como 472, cuenta de IVA repercutido como 477; en clave de gastos introduciremos el grupo 6: 6, en clave de ingresos, el grupo 7. En cuentas a pagar y en cuentas a cobrar escribiremos sendas listas de partidas para su proceso en el apartado de vencimientos; en nuestro caso nos bastar en cuentas a pagar, el siguiente contenido, 400,401, y en cuentas a cobrar, 430,431.

131

Captulo 47. Empresa de ejemplo

47.3. Asiento inicial


Ya estamos en condiciones de introducir asientos, por ello comenzamos con el asiento de apertura a partir de los datos de los saldos iniciales de las cuentas. Nos introducimos en Diario Nuevo asiento y generamos los apuntes con la informacin suministrada, tras lo cual pulsaremos el botn INCORPORAR:

47.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de

132

Captulo 47. Empresa de ejemplo

apertura
A continuacin podemos asignar los vencimientos a las partidas de cobros y pagos pendientes, para ello nos situaremos en el men Vencimientos, y ejecutaremos las opciones Asigna vencimientos a cuentas a pagar y Asigna vencimientos a cuentas a cobrar, respectivamente. De esta forma accederemos a unos cuadros de dilogo con tablas de partidas pendientes de asignar vencimientos, que iremos procesando hasta que la lista quede vaca:

Acto seguido seleccionaremos lneas de la tabla con el botn izquierdo del ratn, y pulsaremos el botn Asigna vencimiento, con lo cual accederemos a un nuevo cuadro de dilogo de gestin de vencimientos a partir de pases en diario, donde asignaremos el vencimiento, o los vencimientos para cada pase en concreto:

En esta ventana, aadiremos vencimientos hasta que el importe de la casilla Sin vencimiento resulte con valor cero. Para ello pulsaremos el botn Aadir y editaremos la plantilla del nuevo registro:

133

Captulo 47. Empresa de ejemplo

Aqu completaremos los datos que nos falten: la cuenta de tesorera que se cargar o abonar al vencimiento, el importe, y la fecha de vencimiento, al pulsar aceptar volveremos a la tabla anterior, en la que se reeja cmo hemos partido el saldo inicial en dos importes distintos con distinto vencimiento. Repetiremos esta operacin para todos los cobros y pagos pendientes de asignar vencimiento. El primer asiento introducido queremos que conste como asiento de apertura, por ello seleccionaremos un apunte cualquiera del asiento y ejecutaremos el comando Utilidades ImportarAsignar diario , donde seleccionaremos el diario de apertura:

Como podemos observar, en la columna diario de la pantalla principal de la aplicacin aparece el cdigo APERTURA. Hemos realizado esta operacin tras la de asignar los vencimientos ya que ello no hubiera sido posible a partir de un asiento de apertura.

47.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura


En este apartado vamos a denir el plan de amortizaciones de la empresa a partir de la informacin dada en el inicio; para ello ejecutaremos Amortizaciones, Plan de amortizaciones desde el men, a partir de lo cual aparecer el dilogo de Plan de amortizaciones del inmovilizado:

134

Captulo 47. Empresa de ejemplo

Pulsando el botn Nuevo elemento iremos deniendo los distintos registros que lo componen a travs de la siguiente plantilla:

Es importante sealar que el coeciente de amortizacin se introduce como porcentaje. No es posible especicar coeciente de amortizacin scal para partidas que ya se venan amortizando en ejercicios anteriores a los del registro en la aplicacin.

135

Captulo 47. Empresa de ejemplo

47.6. Registro contable de operaciones


47.6.1. Primer trimestre
El 8 de enero ingresamos el IVA del trimestre anterior con cargo a caja: mediante Diario, Tabla de apuntes introducimos el asiento en cuestin. Para avanzar entre columnas en la tabla utilizaremos el tabulador, y pulsaremos intro para terminar un apunte. El asiento quedar de la forma:

En enero vencen todas las obligaciones de pago y derechos de cobro previstos: el 20/1 pagamos al proveedor A 1500 euros, cobramos 500 euros del cliente A el 10/1 y el 16/1 400 euros del cliente B. Seleccionamos Vencimientos, Procesar vencimiento; obtendremos en pantalla el siguiente dilogo:

Empezamos por seleccionar la primera lnea con el botn izquierdo del ratn, y pulsamos el botn Procesar, con lo cual accederemos a la plantilla para procesar vencimientos:

136

Captulo 47. Empresa de ejemplo

Aqu podremos modicar la fecha de vencimiento, o la cuenta de tesorera. Para generar el asiento correspondiente al cobro, tan slo tendremos que pulsar el botn Procesar. Repetiremos la operacin para el otro cobro pendiente que nos queda. Para procesar las obligaciones de pago tendremos que seleccionar el botn de radio pagos en la parte superior de la pantalla, y posteriormente pulsaremos el botn Refrescar, con lo que nos aparecern un listado de deudas con sus vencimientos. Tan solo procesaremos el pago correspondiente al mes de enero. En febrero vencen los dos pagos previstos; se procede a su proceso y contabilizacin. La forma de operar sera la misma que en los vencimientos del mes de enero. Nuevas operaciones: vende al Cliente A el 10 de enero por 100 euros, el 15 de marzo vende al Cliente B por 150 euros. Compra al proveedor A mercaderas por valor de 1000 euros el 16 de marzo. Todas estas operaciones se realizan al contado, y estn sometidas al tipo general de IVA. Al nal del trimestre se liquida el IVA correspondiente al mismo. Daremos de alta las cuentas que nos faltan, tales como las de IVA soportado/repercutido, de compras y ventas de mercaderas, etc. La contabilizacin de la primera operacin de venta la efectuaramos ejecutando la opcin Nuevo asiento del men Diario; el registro de IVA se activar en el momento que introduzcamos un valor en el apunte correspondiente a la subcuenta de IVA repercutido:

137

Captulo 47. Empresa de ejemplo

Introduciremos los datos que nos faltan, y pulsaremos Aceptar. Completaremos la tabla de edicin del asiento con los apuntes que nos faltan y editaremos la fecha. Si el asiento est cuadrado, el botn Incorporar estar activado para su incorporacin al diario. Procederemos de forma similar para el resto de las operaciones.
Importante: Para la liquidacin del IVA tan solo tendremos que responder pulsando el botn Regularizacin cuando se active el proceso de introduccin de registros de IVA.

47.6.2. Segundo trimestre


El IVA del primer trimestre nos sali deudor, por lo que decidimos compensarlo con el del segundo trimestre. El 15 de abril realizamos un pago a cuenta del impuesto sobre sociedades por valor de 200 euros. Nuevas operaciones de venta al contado: el 20 de abril vendemos 490 euros al cliente A, el 10 de junio vendemos 500 euros al cliente B. El 30 de junio contabilizamos el reparto del saldo de la cuenta de prdidas y ganancias de la siguiente forma: base de reparto (prdidas y ganancias): 5600 euros, reparto: a reserva legal por 500 euros, a reservas voluntarias por 5100 euros. Al nal del trimestre liquidamos el IVA correspondiente.

138

Captulo 47. Empresa de ejemplo

47.6.3. Tercer trimestre


Se ingresa el IVA correspondiente a la liquidacin del segundo trimestre el da 10/7. El 12/7 se compra un nuevo Equipo para proceso de la informacin por 900 euros al proveedor de inmovilizado A; suponiendo que nuestra empresa cumple todos los requisitos scales, practicaremos la amortizacin acelerada del mismo en el ejercicio actual por la totalidad. La amortizacin contable se realiza en cuatro aos. Para la contabilizacin de este ltimo punto crearemos tres cuentas nuevas: 21700003, y 28170003, que contendrn la cuenta de activo y la de amortizacin acumulada, respectivamente, y por ltimo la 52300001 y la del proveedor de inmovilizado. Una vez introducido el asiento de la adquisicin y pago daremos de alta el nuevo elemento en nuestro plan de amortizaciones; en el dilogo del Plan de amortizaciones del inmovilizado pulsaremos el botn Nuevo elemento y lo incorporaremos a travs de la siguiente plantilla:

Para cumplir con los requisitos del elemento activaremos el botn de radio de Amortizacin scal acelerada total en el primer ejercicio. En la tabla del plan de amortizaciones podremos constatar que en la columna Am. scal 1 ejer. aparece la palabra SELECCIONADO. Nuevas operaciones: vendemos al cliente A mercaderas al contado por valor de 5.000 euros ms IVA el 20/7; el 22/7 pagamos el impuesto sobre sociedades del ejercicio 2007. El 30/9 liquidamos el IVA.

139

Captulo 47. Empresa de ejemplo

47.6.4. Cuarto trimestre


Operaciones: El 12/10 ingresamos el IVA del tercer trimestre; el mismo da realizamos el segundo pago a cuenta del Impuesto de Sociedades del ejercicio 2008 por 250 euros. El 10/11 vendemos mercaderas por 2000 euros ms IVA al contado al cliente B. El 14/12 ingresamos el tercer pago a cuenta del IS por 250 euros. A nal de ao liquidamos el IVA. El inventario de mercaderas a 31/12/2005 arroja un valor de 23000 euros; regularizamos el saldo de mercaderas a cierre de ejercicio.

47.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades


Contabilizadas todas las operaciones, realizamos el asiento de amortizacin del inmovilizado mediante la opcin del men Amortizaciones Asiento de amortizaciones; en el cuadro de dilogo que aparece pulsaremos el botn Generar, con lo cual se generarn los apuntes correspondientes a este proceso. Como mencionbamos anteriormente, para el ltimo elemento de inmovilizado adquirido Hacienda nos permite libertad de amortizacin, por tanto se genera una diferencia que nos permite un ajuste en la base imponible del impuesto sobre sociedades. Esta diferencia la podemos conocer ejecutando AmortizacionesDiferencias en base imponible I.S.; nos aparecer entonces el siguiente dilogo:

Ya estamos en condiciones de calcular y liquidar el impuesto de sociedades para el ejercicio 2008. Para

140

Captulo 47. Empresa de ejemplo ello vamos a conocer el saldo de Prdidas y Ganancias antes de impuestos a travs de la consulta provisional del Estado Contable correspondiente (men Estados contablesConsulta Estado Contable), que nos arroja unos benecios de 4383,36 euros. Si no estuviera disponible la cuenta de Prdidas y Ganancias, podemos importarla a travs de Estados contablesImportar Estado Contable. A la hora de calcular el impuesto sobre sociedades que scalmente pertenece al ejercicio, el resultado contable lo minoramos en 793,36 euros, en concepto de amortizacin libre y acelerada, quedando una base imponible de 3590 euros. Si suponemos un tipo de gravamen del 30%, la cuota tributaria quedar en 1077 euros. Realizamos la contabilizacin de todas estas operaciones.

47.8. Regularizacin y cierre de ejercicio


Ya slo nos queda regularizar y cerrar el ejercicio. La regularizacin nos pasar todos los ingresos y los gastos de forma automtica a la cuenta de Prdidas y Ganancias, la efectuaremos a travs de la opcin que nos ofrece el men diario: DiarioFin de ejercicioRegularizacin. Tras su eleccin tan slo tendremos que especicar el ejercicio a regularizar (en este caso el 2008). El cierre de ejercicio se efecta de forma similar: elegiremos DiarioFin de ejercicioCierre de ejercicio, indicaremos el ejercicio 2008, y pulsaremos el botn generar. La contabilidad quedar cerrada y preparada para generar el asiento de apertura de un nuevo perodo.

141

Captulo 48. Programas anexos


El paquete KEME-Contabilidad est integrado por la aplicacin principal y varios binarios anexos que cumplen funciones accesorias al programa de contabilidad

48.1. Actualizador de bases de datos: actu


Esta utilidad serva para actualizar tablas de la base de datos a la versin actual. En las nuevas versiones este proceso se realiza automticamente, por lo que este programa ha dejado de acompaar a la aplicacin principal.

48.2. Programa para confeccionar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto de PYMES correspondiente al Ejercicio: patrimonio
Este binario nos va a permitir realizar un cuadro para la elaboracin de este estado contable. La informacin aparecer tal y como el usuario la haya introducido; no realizndose ningn tipo de procesado de la misma. El chero tex que se genera se podr emplear para confeccionar libros con la utilidad correspondiente de KEME-Contabilidad

142

Captulo 49. Tipos de archivos que genera la aplicacin


A continuacin detallamos una tabla con los tipos de cheros que nos podemos encontrar en el directorio de trabajo: Tabla 49-1. Tipos de cheros que se generan en el directorio de trabajo EXTENSIN ast.xml est.xml png tex DESCRIPCIN Ficheros XML con asientos automticos, permiten su exportacin e importacin entre empresas. Ficheros XML con estados contables, permiten su exportacin e importacin entre empresas. Ficheros con grcos, normalmente contienen grcos de balance Archivo para procesar con ltex, generalmente es el resultado de generar algn informe para su impresin o consulta Archivo independiente de dispositivo, es el resultado de procesar con ltex algn chero tex. Estos archivos se visualizar con un visor o se convertir a postcript para su impresin Muestran lo que ocurre durante el proceso de conversin de un chero tex a dvi; son ideales para conocer errores si el proceso de conversin falla Son archivos postcript, normalmente generados para enviarlos a la impresora. Archivos auxiliares que se generan en el progreso de conversin de TEX a DVI. Para nosotros tienen escasa utilidad. Archivo de texto con campos separados por tabulador, empleados para exportar informacin a otras aplicaciones. Son archivos que se pueden visualizar con el visor de Acrobat reader, son admitidos por el Registro Mercantil para presentar libros en soporte magntico. Son los archivos de copia de seguridad. Poseen en su interior las sentencias SQL y todos los comandos necesarios para reconstruir una base de datos.

dvi

log

ps aux

txt

pdf

sql

143

Captulo 49. Tipos de archivos que genera la aplicacin EXTENSIN reg.xml DESCRIPCIN Ficheros XML con regularizaciones denidas por el usuario; permiten su exportacin e importacin entre empresas. Ficheros XML con informacin contable, normalmente del libro mayor o balances de sumas y saldos; permiten la utilizacin de su contenido en aplicaciones de informes.

xml

Estos otros archivos nos aparecen en el directorio escondido .keme, donde se almacena la conguracin de la aplicacin: Tabla 49-2. Tipos de cheros el directorio .keme EXTENSIN est.xml DESCRIPCIN Archivo XML de un estado contable; posee informacin para su importacin a una base de datos de contabilidad Posee informacin de un plan contable para su importacin a una base de datos de contabilidad Es la extensin del archivo de conguracin de la aplicacin; no conviene editar su contenido.

pln cfg

144

Captulo 50. Colaboraciones


La elaboracin de esta aplicacin es incipiente; se ha pretendido la presentacin de un programa de contabilidad bastante completo, no obstante, el campo que abarca la contabilidad es muy amplio, por lo que el desarrollo de KEME-Contabilidad no ha hecho ms que empezar. En el software libre juega un papel muy importante la comunidad, la cual es quien en ltimo lugar certica la utilidad, correccin y garantiza el soporte a un determinado programa. Resulta por ello imprescindible que se produzcan aportaciones, que pueden consistir (entre otras) en los siguientes puntos:

Traduccin de la aplicacin a otras lenguas utilizando el mdulo QTLinguistic. En la actualidad KEME-Contabilidad de traduce al cataln, gallego, ingls y portugus Comunicacin de errores del programa y del manual Realizar objeciones y recomendaciones sobre aspectos de la aplicacin Programacin, elaboracin y mejora de mdulos del programa. Elaboracin de guas o tutoriales sobre cualquier aspecto contable que est relacionado con KEME-Contabilidad

Los comentarios, consultas o aportaciones se pueden hacer llegar a travs de la la pgina del proyecto en Sourceforge.

145

Apndice A. Breve introduccin a Ltex


KEME-Contabilidad utiliza la herramienta Ltex para la mayora de sus informes y composicin de libros contables. Es interesante que el usuario adquiera unas nociones bsicas sobre Ltex si est interesado en editar y procesar la memoria utilizando esta utilidad. Ltex es una aplicacin que nos permite para preparar documentos conseguiendo una alta calidad tipogrca y un diseo profesional. Ltex trabaja con cheros de texto plano, en ASCII, que podremos editar con cualquier editor de texto simple (no un procesador de textos). Para la composicin y formateado del texto, Ltex utiliza rdenes, que para distinguirlas del texto del documento, comienzan por una barra invertida: \. Cuando Ltex procesa un chero de entrada, espera que el mismo siga una cierta estructura; de esta forma el chero deber de empezar con el comando:
\documentclass{....}

que especica qu tipo de documento intentamos escribir. Despus de esto, podemos incluir comandos que cambiarn el estilo del documento por completo, o podremos cargar nuevos paquetes que aadirn nuevas caractersticas a Latex. Para aadir un paquete, utilizaremos el comando:
\usepackage{....}

Cuando se haya realizado toda la conguracin, comenzaremos con el cuerpo del documento, con el comando:
\begin{document}

A partir de ahora introduciremos el texto combinndolo con algunos comandos Latex. Al nal del documento, aadiremos el comando:
\end{document}

que informar a Latex que el texto termina; cualquier contenido que siga a este comando ser ignorado. A continuacin mostramos el contenido mnimo de un chero Latex:
\documentclass{article} \begin{document} Este es el contenido del texto. \end{document}

El ciclo de operaciones necesario para trabajar con Latex y obtener una copia lista para su impresin o presentacin est compuesto por tres fases:

Editar/crear nuestro chero Latex. Este chero debe de estar compuesto por texto plano en ASCII, y debe de poseer la extensin .tex

146

Apndice A. Breve introduccin a Ltex

En segundo lugar, hay que ejecutar el comando Latex. Si el proceso termina correctamente, obtendremos un chero con extensin .dvi. Si hay errores, se parar el proceso y Latex nos noticar donde est el problema. Pulsaremos ctrl-D para volver a la lnea de comandos.
latex prueba.tex

El siguiente paso ser visualizar el chero DVI. Para ello podremos emplear el comando:
xdvi prueba.dvi

Existen otras herramientas ms verstiles que xdvi, tales como kdvi (en entornos Linux con KDE). Bajo Windows, podremos emplear la utilidad yap (yet another previewer). Podemos convertir el chero dvi a Postcript, de esta forma obtendremos una copia lista para la impresin:
dvips -Pcmz prueba.dvi -o prueba.ps

147

Apndice B. GNU Free Documentation License


B.1. PREAMBLE
The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other functional and useful document "free" in the sense of freedom: to assure everyone the effective freedom to copy and redistribute it, with or without modifying it, either commercially or noncommercially. Secondarily, this License preserves for the author and publisher a way to get credit for their work, while not being considered responsible for modications made by others. This License is a kind of "copyleft", which means that derivative works of the document must themselves be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is a copyleft license designed for free software. We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free software needs free documentation: a free program should come with manuals providing the same freedoms that the software does. But this License is not limited to software manuals; it can be used for any textual work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed book. We recommend this License principally for works whose purpose is instruction or reference.

B.2. APPLICABILITY AND DEFINITIONS


This License applies to any manual or other work, in any medium, that contains a notice placed by the copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. Such a notice grants a world-wide, royalty-free license, unlimited in duration, to use that work under the conditions stated herein. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a licensee, and is addressed as "you". You accept the license if you copy, modify or distribute the work in a way requiring permission under copyright law. A "Modied Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of it, either copied verbatim, or with modications and/or translated into another language. A "Secondary Section" is a named appendix or a front-matter section of the Document that deals exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Documents overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall subject. (Thus, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding them. The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of

148

Apndice B. GNU Free Documentation License Invariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License. If a section does not t the above denition of Secondary then it is not allowed to be designated as Invariant. The Document may contain zero Invariant Sections. If the Document does not identify any Invariant Sections then there are none. The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as Front-Cover Texts or Back-Cover Texts, in the notice that says that the Document is released under this License. A Front-Cover Text may be at most 5 words, and a Back-Cover Text may be at most 25 words. A "Transparent" copy of the Document means a machine-readable copy, represented in a format whose specication is available to the general public, that is suitable for revising the document straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs or (for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters or for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in an otherwise Transparent le format whose markup, or absence of markup, has been arranged to thwart or discourage subsequent modication by readers is not Transparent. An image format is not Transparent if used for any substantial amount of text. A copy that is not "Transparent" is called "Opaque". Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup, Texinfo input format, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and standard-conforming simple HTML, PostScript or PDF designed for human modication. Examples of transparent image formats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats include proprietary formats that can be read and edited only by proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD and/or processing tools are not generally available, and the machine-generated HTML, PostScript or PDF produced by some word processors for output purposes only. The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are needed to hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in formats which do not have any title page as such, "Title Page" means the text near the most prominent appearance of the works title, preceding the beginning of the body of the text. A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whose title either is precisely XYZ or contains XYZ in parentheses following text that translates XYZ in another language. (Here XYZ stands for a specic section name mentioned below, such as "Acknowledgements", "Dedications", "Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title" of such a section when you modify the Document means that it remains a section "Entitled XYZ" according to this denition. The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which states that this License applies to the Document. These Warranty Disclaimers are considered to be included by reference in this License, but only as regards disclaiming warranties: any other implication that these Warranty Disclaimers may have is void and has no effect on the meaning of this License.

149

Apndice B. GNU Free Documentation License

B.3. VERBATIM COPYING


You may copy and distribute the Document in any medium, either commercially or noncommercially, provided that this License, the copyright notices, and the license notice saying this License applies to the Document are reproduced in all copies, and that you add no other conditions whatsoever to those of this License. You may not use technical measures to obstruct or control the reading or further copying of the copies you make or distribute. However, you may accept compensation in exchange for copies. If you distribute a large enough number of copies you must also follow the conditions in section 3. You may also lend copies, under the same conditions stated above, and you may publicly display copies.

B.4. COPYING IN QUANTITY


If you publish printed copies (or copies in media that commonly have printed covers) of the Document, numbering more than 100, and the Documents license notice requires Cover Texts, you must enclose the copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front-Cover Texts on the front cover, and Back-Cover Texts on the back cover. Both covers must also clearly and legibly identify you as the publisher of these copies. The front cover must present the full title with all words of the title equally prominent and visible. You may add other material on the covers in addition. Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve the title of the Document and satisfy these conditions, can be treated as verbatim copying in other respects. If the required texts for either cover are too voluminous to t legibly, you should put the rst ones listed (as many as t reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent pages. If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must either include a machine-readable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or with each Opaque copy a computer-network location from which the general network-using public has access to download using public-standard network protocols a complete Transparent copy of the Document, free of added material. If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps, when you begin distribution of Opaque copies in quantity, to ensure that this Transparent copy will remain thus accessible at the stated location until at least one year after the last time you distribute an Opaque copy (directly or through your agents or retailers) of that edition to the public. It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before redistributing any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated version of the Document.

B.5. MODIFICATIONS
You may copy and distribute a Modied Version of the Document under the conditions of sections 2 and

150

Apndice B. GNU Free Documentation License 3 above, provided that you release the Modied Version under precisely this License, with the Modied Version lling the role of the Document, thus licensing distribution and modication of the Modied Version to whoever possesses a copy of it. In addition, you must do these things in the Modied Version: GNU FDL Modication Conditions A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document, and from those of previous versions (which should, if there were any, be listed in the History section of the Document). You may use the same title as a previous version if the original publisher of that version gives permission. B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for authorship of the modications in the Modied Version, together with at least ve of the principal authors of the Document (all of its principal authors, if it has fewer than ve), unless they release you from this requirement. C. State on the Title page the name of the publisher of the Modied Version, as the publisher. D. Preserve all the copyright notices of the Document. E. Add an appropriate copyright notice for your modications adjacent to the other copyright notices. F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public permission to use the Modied Version under the terms of this License, in the form shown in the Addendum below. G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts given in the Documents license notice. H. Include an unaltered copy of this License. I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at least the title, year, new authors, and publisher of the Modied Version as given on the Title Page. If there is no section Entitled "History" in the Document, create one stating the title, year, authors, and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the Modied Version as stated in the previous sentence. J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the Document for previous versions it was based on. These may be placed in the "History" section. You may omit a network location for a work that was published at least four years before the Document itself, or if the original publisher of the version it refers to gives permission. K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of the section, and preserve in the section all the substance and tone of each of the contributor acknowledgements and/or dedications given therein. L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles. Section numbers or the equivalent are not considered part of the section titles. M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the Modied Version. N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements" or to conict in title with any Invariant Section. O. Preserve any Warranty Disclaimers.

151

Apndice B. GNU Free Documentation License If the Modied Version includes new front-matter sections or appendices that qualify as Secondary Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the Modied Versions license notice. These titles must be distinct from any other section titles. You may add a section Entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements of your Modied Version by various parties--for example, statements of peer review or that the text has been approved by an organization as the authoritative denition of a standard. You may add a passage of up to ve words as a Front-Cover Text, and a passage of up to 25 words as a Back-Cover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modied Version. Only one passage of Front-Cover Text and one of Back-Cover Text may be added by (or through arrangements made by) any one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by you or by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another; but you may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old one. The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modied Version.

B.6. COMBINING DOCUMENTS


You may combine the Document with other documents released under this License, under the terms dened in section 4 above for modied versions, provided that you include in the combination all of the Invariant Sections of all of the original documents, unmodied, and list them all as Invariant Sections of your combined work in its license notice, and that you preserve all their Warranty Disclaimers. The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant Sections may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the same name but different contents, make the title of each such section unique by adding at the end of it, in parentheses, the name of the original author or publisher of that section if known, or else a unique number. Make the same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections in the license notice of the combined work. In the combination, you must combine any sections Entitled "History" in the various original documents, forming one section Entitled "History"; likewise combine any sections Entitled "Acknowledgements", and any sections Entitled "Dedications". You must delete all sections Entitled "Endorsements".

B.7. COLLECTIONS OF DOCUMENTS


You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy that is

152

Apndice B. GNU Free Documentation License included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim copying of each of the documents in all other respects. You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under this License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this License in all other respects regarding verbatim copying of that document.

B.8. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS


A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or works, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an "aggregate" if the copyright resulting from the compilation is not used to limit the legal rights of the compilations users beyond what the individual works permit. When the Document is included in an aggregate, this License does not apply to the other works in the aggregate which are not themselves derivative works of the Document. If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if the Document is less than one half of the entire aggregate, the Documents Cover Texts may be placed on covers that bracket the Document within the aggregate, or the electronic equivalent of covers if the Document is in electronic form. Otherwise they must appear on printed covers that bracket the whole aggregate.

B.9. TRANSLATION
Translation is considered a kind of modication, so you may distribute translations of the Document under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires special permission from their copyright holders, but you may include translations of some or all Invariant Sections in addition to the original versions of these Invariant Sections. You may include a translation of this License, and all the license notices in the Document, and any Warranty Disclaimers, provided that you also include the original English version of this License and the original versions of those notices and disclaimers. In case of a disagreement between the translation and the original version of this License or a notice or disclaimer, the original version will prevail. If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements", "Dedications", or "History", the requirement (section 4) to Preserve its Title (section 1) will typically require changing the actual title.

B.10. TERMINATION
You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided for under this License. Any other attempt to copy, modify, sublicense or distribute the Document is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or

153

Apndice B. GNU Free Documentation License rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance.

B.11. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE


The Free Software Foundation may publish new, revised versions of the GNU Free Documentation License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns. See http://www.gnu.org/copyleft/. Each version of the License is given a distinguishing version number. If the Document species that a particular numbered version of this License "or any later version" applies to it, you have the option of following the terms and conditions either of that specied version or of any later version that has been published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published (not as a draft) by the Free Software Foundation.

B.12. ADDENDUM: How to use this License for your documents


To use this License in a document you have written, include a copy of the License in the document and put the following copyright and license notices just after the title page:

Sample Invariant Sections list


Copyright (c) YEAR YOUR NAME. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License".

If you have Invariant Sections, Front-Cover Texts and Back-Cover Texts, replace the "with...Texts." line with this:

Sample Invariant Sections list


with the Invariant Sections being LIST THEIR TITLES, with the Front-Cover Texts being LIST, and with the Back-Cover Texts being LIST.

If you have Invariant Sections without Cover Texts, or some other combination of the three, merge those two alternatives to suit the situation. If your document contains nontrivial examples of program code, we recommend releasing these examples in parallel under your choice of free software license, such as the GNU General Public

154

Apndice B. GNU Free Documentation License License, to permit their use in free software.

155

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU


Versin 1.2, Noviembre 2002 This is an un ofcial translation of the GNU Free Documentation License into Spanish. It was not published by the Free Software Foundation, and does not legally state the distribution terms for documentation that uses the GNU FDL -- only the original English text of the GNU FDL does that. However, we hope that this translation will help Spanish speakers understand the GNU FDL better. sta es una traduccin no ocial de la GNU Free Document License a Espaol (Castellano). No ha sido publicada por la Free Software Foundation y no establece legalmente los trminos de distribucin para trabajos que usen la GFDL (slo el texto de la versin original en Ingls de la GFDL lo hace). Sin embargo, esperamos que esta traduccin ayude los hispanohablantes a entender mejor la GFDL. La versin original de la GFDL esta disponible en la Free Software Foundation. Esta traduccin est basada en una de la versin 1.1 de Igor Tmara y Pablo Reyes. Sin embargo la responsabilidad de su interpretacin es de Joaqun Seoane. Copyright (C) 2000, 2001, 2002 Free Software Foundation, Inc. 59 Temple Place, Suite 330, Boston, MA 02111-1307 USA. Se permite la copia y distribucin de copias literales de este documento de licencia, pero no se permiten cambios.1

C.1. PREMBULO
El propsito de esta Licencia es permitir que un manual, libro de texto, u otro documento escrito sea libre en el sentido de libertad: asegurar a todo el mundo la libertad efectiva de copiarlo y redistribuirlo, con o sin modicaciones, de manera comercial o no. En segundo trmino, esta Licencia proporciona al autor y al editor 2una manera de obtener reconocimiento por su trabajo, sin que se le considere responsable de las modicaciones realizadas por otros. Esta Licencia es de tipo copyleft, lo que signica que los trabajos derivados del documento deben a su vez ser libres en el mismo sentido. Complementa la Licencia Pblica General de GNU, que es una licencia tipo copyleft diseada para el software libre. Hemos diseado esta Licencia para usarla en manuales de software libre, ya que el software libre necesita documentacin libre: un programa libre debe venir con manuales que ofrezcan la mismas libertades que el software. Pero esta licencia no se limita a manuales de software; puede usarse para cualquier texto, sin tener en cuenta su temtica o si se publica como libro impreso o no. Recomendamos esta licencia principalmente para trabajos cuyo n sea instructivo o de referencia.

156

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU

C.2. APLICABILIDAD Y DEFINICIONES


Esta Licencia se aplica a cualquier manual u otro trabajo, en cualquier soporte, que contenga una nota del propietario de los derechos de autor que indique que puede ser distribuido bajo los trminos de esta Licencia. Tal nota garantiza en cualquier lugar del mundo, sin pago de derechos y sin lmite de tiempo, el uso de dicho trabajo segn las condiciones aqu estipuladas. En adelante la palabra Documento se referir a cualquiera de dichos manuales o trabajos. Cualquier persona es un licenciatario y ser referido como Usted. Usted acepta la licencia si copia. modica o distribuye el trabajo de cualquier modo que requiera permiso segn la ley de propiedad intelectual. Una Versin Modicada del Documento signica cualquier trabajo que contenga el Documento o una porcin del mismo, ya sea una copia literal o con modicaciones y/o traducciones a otro idioma. Una Seccin Secundaria es un apndice con ttulo o una seccin preliminar del Documento que trata exclusivamente de la relacin entre los autores o editores y el tema general del Documento (o temas relacionados) pero que no contiene nada que entre directamente en dicho tema general (por ejemplo, si el Documento es en parte un texto de matemticas, una Seccin Secundaria puede no explicar nada de matemticas). La relacin puede ser una conexin histrica con el tema o temas relacionados, o una opinin legal, comercial, losca, tica o poltica acerca de ellos. Las Secciones Invariantes son ciertas Secciones Secundarias cuyos ttulos son designados como Secciones Invariantes en la nota que indica que el documento es liberado bajo esta Licencia. Si una seccin no entra en la denicin de Secundaria, no puede designarse como Invariante. El documento puede no tener Secciones Invariantes. Si el Documento no identica las Secciones Invariantes, es que no las tiene. Los Textos de Cubierta son ciertos pasajes cortos de texto que se listan como Textos de Cubierta Delantera o Textos de Cubierta Trasera en la nota que indica que el documento es liberado bajo esta Licencia. Un Texto de Cubierta Delantera puede tener como mucho 5 palabras, y uno de Cubierta Trasera puede tener hasta 25 palabras. Una copia Transparente del Documento, signica una copia para lectura en mquina, representada en un formato cuya especicacin est disponible al pblico en general, apto para que los contenidos puedan ser vistos y editados directamente con editores de texto genricos o (para imgenes compuestas por puntos) con programas genricos de manipulacin de imgenes o (para dibujos) con algn editor de dibujos ampliamente disponible, y que sea adecuado como entrada para formateadores de texto o para su traduccin automtica a formatos adecuados para formateadores de texto. Una copia hecha en un formato denido como Transparente, pero cuyo marcaje o ausencia de l haya sido diseado para impedir o dicultar modicaciones posteriores por parte de los lectores no es Transparente. Un formato de imagen no es Transparente si se usa para una cantidad de texto sustancial. Una copia que no es Transparente se denomina Opaca. Como ejemplos de formatos adecuados para copias Transparentes estn ASCII puro sin marcaje, formato de entrada de Texinfo, formato de entrada de LaTeX, SGML o XML usando una DTD disponible

157

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU pblicamente, y HTML, PostScript o PDF simples, que sigan los estndares y diseados para que los modiquen personas. Ejemplos de formatos de imagen transparentes son PNG, XCF y JPG. Los formatos Opacos incluyen formatos propietarios que pueden ser ledos y editados nicamente en procesadores de palabras propietarios, SGML o XML para los cules las DTD y/o herramientas de procesamiento no estn ampliamente disponibles, y HTML, PostScript o PDF generados por algunos procesadores de palabras slo como salida. La Portada signica, en un libro impreso, la pgina de ttulo, ms las pginas siguientes que sean necesarias para mantener legiblemente el material que esta Licencia requiere en la portada. Para trabajos en formatos que no tienen pgina de portada como tal, Portada signica el texto cercano a la aparicin ms prominente del ttulo del trabajo, precediendo el comienzo del cuerpo del texto. Una seccin Titulada XYZ signica una parte del Documento cuyo ttulo es precisamente XYZ o contiene XYZ entre parntesis, a continuacin de texto que traduce XYZ a otro idioma (aqu XYZ se reere a nombres de seccin especcos mencionados ms abajo, como Agradecimientos, Dedicatorias , Aprobaciones o Historia. Conservar el Ttulo de tal seccin cuando se modica el Documento signica que permanece una seccin Titulada XYZ segn esta denicin.3 El Documento puede incluir Limitaciones de Garanta cercanas a la nota donde se declara que al Documento se le aplica esta Licencia. Se considera que estas Limitaciones de Garanta estn incluidas, por referencia, en la Licencia, pero slo en cuanto a limitaciones de garanta: cualquier otra implicacin que estas Limitaciones de Garanta puedan tener es nula y no tiene efecto en el signicado de esta Licencia.

C.3. COPIA LITERAL


Usted puede copiar y distribuir el Documento en cualquier soporte, sea en forma comercial o no, siempre y cuando esta Licencia, las notas de copyright y la nota que indica que esta Licencia se aplica al Documento se reproduzcan en todas las copias y que usted no aada ninguna otra condicin a las expuestas en esta Licencia. Usted no puede usar medidas tcnicas para obstruir o controlar la lectura o copia posterior de las copias que usted haga o distribuya. Sin embargo, usted puede aceptar compensacin a cambio de las copias. Si distribuye un nmero sucientemente grande de copias tambin deber seguir las condiciones de la seccin 3. Usted tambin puede prestar copias, bajo las mismas condiciones establecidas anteriormente, y puede exhibir copias pblicamente.

C.4. COPIADO EN CANTIDAD


Si publica copias impresas del Documento (o copias en soportes que tengan normalmente cubiertas impresas) que sobrepasen las 100, y la nota de licencia del Documento exige Textos de Cubierta, debe

158

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU incluir las copias con cubiertas que lleven en forma clara y legible todos esos Textos de Cubierta: Textos de Cubierta Delantera en la cubierta delantera y Textos de Cubierta Trasera en la cubierta trasera. Ambas cubiertas deben identicarlo a Usted clara y legiblemente como editor de tales copias. La cubierta debe mostrar el ttulo completo con todas las palabras igualmente prominentes y visibles. Adems puede aadir otro material en las cubiertas. Las copias con cambios limitados a las cubiertas, siempre que conserven el ttulo del Documento y satisfagan estas condiciones, pueden considerarse como copias literales. Si los textos requeridos para la cubierta son muy voluminosos para que ajusten legiblemente, debe colocar los primeros (tantos como sea razonable colocar) en la verdadera cubierta y situar el resto en pginas adyacentes. Si Usted publica o distribuye copias Opacas del Documento cuya cantidad exceda las 100, debe incluir una copia Transparente, que pueda ser leda por una mquina, con cada copia Opaca, o bien mostrar, en cada copia Opaca, una direccin de red donde cualquier usuario de la misma tenga acceso por medio de protocolos pblicos y estandarizados a una copia Transparente del Documento completa, sin material adicional. Si usted hace uso de la ltima opcin, deber tomar las medidas necesarias, cuando comience la distribucin de las copias Opacas en cantidad, para asegurar que esta copia Transparente permanecer accesible en el sitio establecido por lo menos un ao despus de la ltima vez que distribuya una copia Opaca de esa edicin al pblico (directamente o a travs de sus agentes o distribuidores). Se solicita, aunque no es requisito, que se ponga en contacto con los autores del Documento antes de redistribuir gran nmero de copias, para darles la oportunidad de que le proporcionen una versin actualizada del Documento.

C.5. MODIFICACIONES
Puede copiar y distribuir una Versin Modicada del Documento bajo las condiciones de las secciones 2 y 3 anteriores, siempre que usted libere la Versin Modicada bajo esta misma Licencia, con la Versin Modicada haciendo el rol del Documento, por lo tanto dando licencia de distribucin y modicacin de la Versin Modicada a quienquiera posea una copia de la misma. Adems, debe hacer lo siguiente en la Versin Modicada: A. Usar en la Portada (y en las cubiertas, si hay alguna) un ttulo distinto al del Documento y de sus versiones anteriores (que deberan, si hay alguna, estar listadas en la seccin de Historia del Documento). Puede usar el mismo ttulo de versiones anteriores al original siempre y cuando quien las public originalmente otorgue permiso. B. Listar en la Portada, como autores, una o ms personas o entidades responsables de la autora de las modicaciones de la Versin Modicada, junto con por lo menos cinco de los autores principales del Documento (todos sus autores principales, si hay menos de cinco), a menos que le eximan de tal requisito. C. Mostrar en la Portada como editor el nombre del editor de la Versin Modicada. D. Conservar todas las notas de copyright del Documento.

159

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU E. Aadir una nota de copyright apropiada a sus modicaciones, adyacente a las otras notas de copyright. F. Incluir, inmediatamente despus de las notas de copyright, una nota de licencia dando el permiso para usar la Versin Modicada bajo los trminos de esta Licencia, como se muestra en la Adenda al nal de este documento. G. Conservar en esa nota de licencia el listado completo de las Secciones Invariantes y de los Textos de Cubierta que sean requeridos en la nota de Licencia del Documento original. H. Incluir una copia sin modicacin de esta Licencia. I. Conservar la seccin Titulada Historia, conservar su Ttulo y aadirle un elemento que declare al menos el ttulo, el ao, los nuevos autores y el editor de la Versin Modicada, tal como guran en la Portada. Si no hay una seccin Titulada Historia en el Documento, crear una estableciendo el ttulo, el ao, los autores y el editor del Documento, tal como guran en su Portada, aadiendo adems un elemento describiendo la Versin Modicada, como se estableci en la oracin anterior. J. Conservar la direccin en red, si la hay, dada en el Documento para el acceso pblico a una copia Transparente del mismo, as como las otras direcciones de red dadas en el Documento para versiones anteriores en las que estuviese basado. Pueden ubicarse en la seccin Historia. Se puede omitir la ubicacin en red de un trabajo que haya sido publicado por lo menos cuatro aos antes que el Documento mismo, o si el editor original de dicha versin da permiso. K. En cualquier seccin Titulada Agradecimientos o Dedicatorias, Conservar el Ttulo de la seccin y conservar en ella toda la sustancia y el tono de los agradecimientos y/o dedicatorias incluidas por cada contribuyente. L. Conservar todas las Secciones Invariantes del Documento, sin alterar su texto ni sus ttulos. Nmeros de seccin o el equivalente no son considerados parte de los ttulos de la seccin. M. Borrar cualquier seccin titulada Aprobaciones. Tales secciones no pueden estar incluidas en las Versiones Modicadas. N. No cambiar el ttulo de ninguna seccin existente a Aprobaciones ni a uno que entre en conicto con el de alguna Seccin Invariante. O. Conservar todas las Limitaciones de Garanta. Si la Versin Modicada incluye secciones o apndices nuevos que caliquen como Secciones Secundarias y contienen material no copiado del Documento, puede opcionalmente designar algunas o todas esas secciones como invariantes. Para hacerlo, aada sus ttulos a la lista de Secciones Invariantes en la nota de licencia de la Versin Modicada. Tales ttulos deben ser distintos de cualquier otro ttulo de seccin. Puede aadir una seccin titulada Aprobaciones, siempre que contenga nicamente aprobaciones de su Versin Modicada por otras fuentes --por ejemplo, observaciones de peritos o que el texto ha sido aprobado por una organizacin como la denicin ocial de un estndar. Puede aadir un pasaje de hasta cinco palabras como Texto de Cubierta Delantera y un pasaje de hasta 25 palabras como Texto de Cubierta Trasera en la Versin Modicada. Una entidad solo puede aadir (o hacer que se aada) un pasaje al Texto de Cubierta Delantera y uno al de Cubierta Trasera. Si el

160

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU Documento ya incluye un textos de cubiertas aadidos previamente por usted o por la misma entidad que usted representa, usted no puede aadir otro; pero puede reemplazar el anterior, con permiso explcito del editor que agreg el texto anterior. Con esta Licencia ni los autores ni los editores del Documento dan permiso para usar sus nombres para publicidad ni para asegurar o implicar aprobacin de cualquier Versin Modicada.

C.6. COMBINACIN DE DOCUMENTOS


Usted puede combinar el Documento con otros documentos liberados bajo esta Licencia, bajo los trminos denidos en la seccin 4 anterior para versiones modicadas, siempre que incluya en la combinacin todas las Secciones Invariantes de todos los documentos originales, sin modicar, listadas todas como Secciones Invariantes del trabajo combinado en su nota de licencia. As mismo debe incluir la Limitacin de Garanta. El trabajo combinado necesita contener solamente una copia de esta Licencia, y puede reemplazar varias Secciones Invariantes idnticas por una sola copia. Si hay varias Secciones Invariantes con el mismo nombre pero con contenidos diferentes, haga el ttulo de cada una de estas secciones nico aadindole al nal del mismo, entre parntesis, el nombre del autor o editor original de esa seccin, si es conocido, o si no, un nmero nico. Haga el mismo ajuste a los ttulos de seccin en la lista de Secciones Invariantes de la nota de licencia del trabajo combinado. En la combinacin, debe combinar cualquier seccin Titulada Historia de los documentos originales, formando una seccin Titulada Historia; de la misma forma combine cualquier seccin Titulada Agradecimientos, y cualquier seccin Titulada Dedicatorias. Debe borrar todas las secciones tituladas Aprobaciones.

C.7. COLECCIONES DE DOCUMENTOS


Puede hacer una coleccin que conste del Documento y de otros documentos liberados bajo esta Licencia, y reemplazar las copias individuales de esta Licencia en todos los documentos por una sola copia que est incluida en la coleccin, siempre que siga las reglas de esta Licencia para cada copia literal de cada uno de los documentos en cualquiera de los dems aspectos. Puede extraer un solo documento de una de tales colecciones y distribuirlo individualmente bajo esta Licencia, siempre que inserte una copia de esta Licencia en el documento extrado, y siga esta Licencia en todos los dems aspectos relativos a la copia literal de dicho documento.

161

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU

C.8. AGREGACIN CON TRABAJOS INDEPENDIENTES


Una recopilacin que conste del Documento o sus derivados y de otros documentos o trabajos separados e independientes, en cualquier soporte de almacenamiento o distribucin, se denomina un agregado si el copyright resultante de la compilacin no se usa para limitar los derechos de los usuarios de la misma ms all de lo que los de los trabajos individuales permiten. Cuando el Documento se incluye en un agregado, esta Licencia no se aplica a otros trabajos del agregado que no sean en s mismos derivados del Documento. Si el requisito de la seccin 3 sobre el Texto de Cubierta es aplicable a estas copias del Documento y el Documento es menor que la mitad del agregado entero, los Textos de Cubierta del Documento pueden colocarse en cubiertas que enmarquen solamente el Documento dentro del agregado, o el equivalente electrnico de las cubiertas si el documento est en forma electrnica. En caso contrario deben aparecer en cubiertas impresas enmarcando todo el agregado.

C.9. TRADUCCIN
La Traduccin es considerada como un tipo de modicacin, por lo que usted puede distribuir traducciones del Documento bajo los trminos de la seccin 4. El reemplazo las Secciones Invariantes con traducciones requiere permiso especial de los dueos de derecho de autor, pero usted puede aadir traducciones de algunas o todas las Secciones Invariantes a las versiones originales de las mismas. Puede incluir una traduccin de esta Licencia, de todas las notas de licencia del documento, as como de las Limitaciones de Garanta, siempre que incluya tambin la versin en Ingls de esta Licencia y las versiones originales de las notas de licencia y Limitaciones de Garanta. En caso de desacuerdo entre la traduccin y la versin original en Ingls de esta Licencia, la nota de licencia o la limitacin de garanta, la versin original en Ingls prevalecer. Si una seccin del Documento est Titulada Agradecimientos, Dedicatorias o Historia el requisito (seccin 4) de Conservar su Ttulo (Seccin 1) requerir, tpicamente, cambiar su ttulo.

C.10. TERMINACIN
Usted no puede copiar, modicar, sublicenciar o distribuir el Documento salvo por lo permitido expresamente por esta Licencia. Cualquier otro intento de copia, modicacin, sublicenciamiento o distribucin del Documento es nulo, y dar por terminados automticamente sus derechos bajo esa Licencia. Sin embargo, los terceros que hayan recibido copias, o derechos, de usted bajo esta Licencia no vern terminadas sus licencias, siempre que permanezcan en total conformidad con ella.

162

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU

C.11. REVISIONES FUTURAS DE ESTA LICENCIA


De vez en cuando la Free Software Foundation puede publicar versiones nuevas y revisadas de la Licencia de Documentacin Libre GNU. Tales versiones nuevas sern similares en espritu a la presente versin, pero pueden diferir en detalles para solucionar nuevos problemas o intereses. Vea http://www.gnu.org/copyleft/. Cada versin de la Licencia tiene un nmero de versin que la distingue. Si el Documento especica que se aplica una versin numerada en particular de esta licencia o cualquier versin posterior, usted tiene la opcin de seguir los trminos y condiciones de la versin especicada o cualquiera posterior que haya sido publicada (no como borrador) por la Free Software Foundation. Si el Documento no especica un nmero de versin de esta Licencia, puede escoger cualquier versin que haya sido publicada (no como borrador) por la Free Software Foundation.

C.12. ADENDA: Cmo usar esta Licencia en sus documentos


Para usar esta licencia en un documento que usted haya escrito, incluya una copia de la Licencia en el documento y ponga el siguiente copyright y nota de licencia justo despus de la pgina de ttulo: Copyright (c) AO SU NOMBRE. Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modicar este documento bajo los trminos de la Licencia de Documentacin Libre de GNU, Versin 1.2 o cualquier otra versin posterior publicada por la Free Software Foundation; sin Secciones Invariantes ni Textos de Cubierta Delantera ni Textos de Cubierta Trasera. Una copia de la licencia est incluida en la seccin titulada GNU Free Documentation License. Si tiene Secciones Invariantes, Textos de Cubierta Delantera y Textos de Cubierta Trasera, reemplace la frase sin ... Trasera por esto: siendo las Secciones Invariantes LISTE SUS TTULOS, siendo los Textos de Cubierta Delantera LISTAR, y siendo sus Textos de Cubierta Trasera LISTAR. Si tiene Secciones Invariantes sin Textos de Cubierta o cualquier otra combinacin de los tres, mezcle ambas alternativas para adaptarse a la situacin. Si su documento contiene ejemplos de cdigo de programa no triviales, recomendamos liberar estos ejemplos en paralelo bajo la licencia de software libre que usted elija, como la Licencia Pblica General de GNU (GNU General Public License), para permitir su uso en software libre.

163

Apndice C. Licencia de Documentacin Libre GNU

Notas
1. sta es la traduccin del Copyright de la Licencia, no es el Copyright de esta traduccin no autorizada. 2. La licencia original dice publisher, que es, estrictamente, quien publica, diferente de editor, que es ms bien quien prepara un texto para publicar. En castellano editor se usa para ambas cosas. 3. En sentido estricto esta licencia parece exigir que los ttulos sean exactamente Acknowledgements, Dedications, Endorsements e History, en ingls.

164