Protocolo, ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social. Protocolo, texto anexo a un tratado internacional.

Protocolo de intercambio, es la relacin que se reconoce en la comunicacin o la transferencia de informacin. En informtica, un protocolo es un conjunto de reglas usadas por computadoras para comunicarse unas con otras a travs de una red. Protocolo de comunicaciones, conjunto de estndares que controlan la secuencia de mensajes que ocurren durante una comunicacin entre entidades que forman una red. Protocolo de Internet (Internet Protocol), protocolo de red para la comunicacin de datos a travs de paquetes conmutados. Protocolo de tratamiento, conjunto de acciones, procedimientos y exmenes auxiliares solicitados para un paciente con caractersticas determinadas. Protocolo de investigacin. Protocolo notarial es una recopilacin anual de documentos notariales. Protocolo de actuacin, conjunto de procedimientos especficos establecidos en un plan. Protocolo secundario, procedimientos establecidos como alternativa de solucin ante la falla de la puesta en marcha de un plan de respuesta o conjunto de acciones de emergencia ante una falla no planificada.

El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo.

1.

PROPSITO. El propsito de este procedimiento, es establecer las pautas a ser consideradas en el proceso de adquisicin, servicios y abastecimiento de bienes y/o servicios requeridos por la Facultad de Medicina, para el desarrollo de las actividades y gestin de la UTINFMED de manera de satisfacer las necesidades o requerimientos del personal docente,administrativo.

2.

ALCANCE. Este procedimiento se aplica, a los requerimientos de bienes y/o servicios que la organizacin demande para el desarrollo de las actividades de capacitacin de Facultad de Ciencias Biolgicas y se relaciona con la clusula 7.4 de la Norma Chilena NCH.2728 Of. 2003 y de la Norma Internacional ISO 9001:2000, salvo:

a)

A los requerimientos de servicios profesionales y personales que generan pago de honorarios y que se regulan en forma especifica en el Procedimiento Evaluacin de Proveedores de Servicios Profesionales. Aquellos que sean inevitables por su carcter imprevisto u ocasional, en cuyo caso debe haber una aprobacin expresa del responsable mximo de la respectiva actividad y la boleta correspondiente. El monto mximo para esta operacin es de 15 UTM. RESPONSABILIDAD.

b)

3.

La responsabilidad de la ejecucin efectiva de este procedimiento es el rea de Administracin y Finanzas. 4.

a)

DEFINICIONES. Orden de Compra: Documento que especifica y detalla los materiales y/o equipos requeridos, en cantidad, formas de pago, lugar de entrega, facturacin, etc., para la implementacin de las acciones de capacitacin. Proveedor: Empresa externa o persona natural que cumple con las exigencias de calidad para abastecer los requerimientos para implementar una accin de capacitacin y el funcionamiento de la administracin de la Facultad de Ciencias Biolgicas. Factura: Documento tributario que los proveedores envan a Facultad de Ciencias Biolgicas, con el detalle de los materiales y/o equipos vendidos y/o arrendados, su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta y/o arriendo y, si correspondiera, la indicacin del plazo y forma de pago. Boleta de Compra Venta: Documento tributario que se emite por la adquisicin de bienes, por el valor total de la venta. Cotizacion PROCEDIMIENTO. Detectar requerimientos.

b)

c)

d) e)

5. 5.1

La Unidad de Capacitacin, una vez aprobada la actividad de capacitacin por el cliente (adjudicacin de propuesta o recepcin orden de compra), enva al rea de Administracin y Finanzas a lo menos con 5 das hbiles de anticipacin a la fecha de su inicio, la solicitud de los materiales o servicios requeridos a travs del Formulario UdeC_CBio-FC/001 vig., siendo responsabilidad del rea de Administracin y Finanzas emitir la Orden de Compra (UdeC_CBio-FC/002 vig.). 5.2 Cotizacin.

Al inicio de cada ao, el rea de Administracin y Finanzas, cotizar tres proveedores de artculos de escritorios ms solicitados para las acciones de capacitacin (Block, Lpices, Resmas, Carpetas, Etc), previo llenado Formulario Solicitud de Materiales y/o Servicios, UdeC_CBio-FC/001 vig., los 3 proveedores sern pre-adjudicados segn la evaluacin de proveedores para la adquisicin de bienes y/o servicios, establecidos en el Procedimiento de Evaluacin de Proveedores de Bienes y Servicios, UdeC_CBio-PC/002 vig. Para las solicitudes de materiales, insumos y servicios necesarios para la ejecucin de las actividades de capacitacin que tengan un costo mayor a 15 UTM, la Unidad de Capacitacin solicitar 3 cotizaciones a proveedores, los cuales sern pre-adjudicados segn la evaluacin de proveedores para la adquisicin de bienes y/o servicios, establecidos en el Procedimiento de Evaluacin de Proveedores de Bienes y/o Servicios, UdeC_CBio-PC/002 vig. Las tres cotizaciones junto con el Formulario de Solicitud de Materiales y/o Servicios UdeC_CBio FC/001 vig sern enviados al rea de Administracin y Finanzas quin emitir la orden de compra correspondiente o la solicitud de pedido de materiales si la compra se realizar en la Divisin de Abastecimiento de la Universidad de Concepcin.

5.3

Determinacin y eleccin de cotizacin.

La Unidad de Capacitacin, segn resultado de cotizacin a proveedores, ser la responsable de adjudicar la compra al proveedor que cumpla con los criterios de calidad para la seleccin de proveedores, establecidos en el Procedimiento de Evaluacin de Proveedores de Bienes y/o Servicios, UdeC_CBio-PC/002 vig. En el caso de las solicitudes no frecuentes y de montos significativos, ser el Decanato el responsable de elegir al proveedor que cumpla con los criterios de calidad, establecidos para la seleccin de proveedores en el Procedimiento de Evaluacin de Proveedores de Bienes y/o Servicios, UdeC_CBio-PC/002 vig. 5.4 Envo orden de compra.

Una vez seleccionado el proveedor, el rea de Administracin y Finanzas enva a la Unidad de Capacitacin la Orden de Compra, a travs del Formulario Orden de Compra UdeC_CBio-FC/002 vig, o la solicitud de pedido de materiales, si la compra ser realizada en la Divisin de Abastecimiento de la Universidad de Concepcin. Para su envo podr utilizarse Fax, o correo electrnico, utilizando en este ltimo caso formato PDF. 5.5 Recepcin de bienes y/o servicios.

La Unidad de Capacitacin verificar, la conformidad de la recepcin de los materiales y/o equipos solicitados, segn la gua de despacho y la orden de compra correspondientes.

5.6

Cancelacin de factura.

El rea Administrativa y de Finanzas recepciona y verifica que los antecedentes de razn social, direccin, R.U.T. y giro de la Facultad de Ciencias Biolgicas, sean los correctos, que la glosa contenga la descripcin de los bienes y/o servicios segn orden de compra adjunta. Si la factura fue correctamente emitida el rea de Administracin y Finanzas solicita VB del Jefe de la Unidad de Capacitacin. Obtenido el VB del Jefe de la Unidad de Capacitacin, el rea de Administracin y Finanzas registra el egreso y emite el cheque, documento que ser entregado al proveedor por la secretaria de la Unidad de Capacitacin. Concluido el trmite anterior, la factura queda en la oficina del Jefe del rea de Administracin y Finanzas de la Facultad de Ciencias Biolgicas, para su contabilizacin y archivo.

6.
a) b)

REGISTROS. UdeC_CBio-FC/001 vig. Formulario Solicitud de Materiales y/o Servicios. UdeC_CBio-FC/002 vig. Formulario Orden de Compra o Formulario Solicitud de Materiales Divisin de Abastecimiento Universidad de Concepcin.

7.
a) b)

REFERENCIAS Norma Chilena NCh 2728 Of. 2003 y la Norma Internacional ISO 9001:2000. UdeC_CBio-PC/002 vig., Procedimiento Evaluacin de Proveedores de Bienes y/o Servicios. ANEXOS No se incluyen.

8.

9.

DESCRIPCIN MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO Primera versin.