Professional Documents
Culture Documents
Aprende a redactar
Autor: Aracely Ayala
1. Introduccin
La comunicacin oral es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada da en nuestra vida. Gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente; por lo que es necesario que toda la informacin que se intercambia con otras personas sea clara, segura, comprensible y corts. Es importante mantener un tono agradable y cordial en nuestras conversaciones, ya que a la lo largo del tiempo hemos desarrollado un estilo personal de expresin. La comunicacin escrita es uno de los medios de comunicacin que ha ido evolucionando, es decir, la correspondencia comercial, ha ido recogiendo toda esta cosecha de despersonalizacin. Cada texto est clasificado segn una redaccin, la cual se realiza de una manera, un estilo, una forma y un esquema propio. Vamos aprendiendo mtodos de creacin automtico que nos ahorra tiempo, adems los avances tecnolgicos nos ayudan an ms en esta labor. As tambin la redaccin de documentos de una empresa o institucin es una de las tareas ms comunes de una administrativa. Sin embargo, cada texto necesita una redaccin diferente ya sea una carta, un oficio, un informe, una solicitud, etc.; por lo que en este curso les ofreceremos las reglas bsicas para redactar cualquier tipo de documento.
2. Qu es la comunicacin?
Comunicar significa manifestar o hacer saber a otro alguna cosa. En el acto de comunicacin intervienen cinco elementos. EL EMISOR: El que habla o escribe. EL RECEPTOR: El que escucha o lee. EL MENSAJE: Lo que el emisor transmite al receptor. EL CDIGO: O sistema de seales convenido previamente para poder entenderse. EL CANAL: Medio a travs del cual llega el mensaje (Voz humana, escritura, telfono, convencional, etc.) Dentro de la comunicacin escrita, tenemos las siguientes caractersticas: Claridad: Es la que no deja lugar a duda respecto a su significado, no da lugar a malos entendidos. Concesin: Es la que emplea el menor nmero de palabras posibles para expresar los conceptos. Sencillez y naturalidad: Carece de afectacin y rebuscamiento, usa palabras de fcil comprensin. Totalidad. No dejar impresin al destinatario que el mensaje es incompleto, debe tener todas las ideas esenciales relacionadas al tema.
3. Redaccin
Conceptos: 1.- Etimolgicamente significa poner en orden, compilar. 2.- Es el arte de transmitir por escrito los pensamientos o conocimientos previamente ordenados. Dar forma escrita a la expresin de una idea o cosa. 3.- Es un escrito en el que se desarrolla de una manera clara y precisa un tema determinado. "Es realizar por escrito un conjunto ordenado de pensamientos, de acuerdo a las cualidades de coherencia, claridad y belleza." Objetivos 1.- Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas. 2.- Influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje. Caractersticas Vitales y Complementarias. 1.- Vitales (Fondo o contenido) a.- Claridad Es como las ideas o pensamientos se expresan en una forma concisa o breve, la cual se consigue utilizando frases cortas y signos de puntuacin. No deja lugar a dudas respecto a su significado. La redaccin debe de ser clara y fcil de comprender, los lectores deben de estar seguros de la intencin de los escritos, esto se logra mediante. 1) La seleccin de palabras y frases que expresen el significado exacto y se interpreten de una sola manera. 2) Evitar el estilo telegrfico que sacrifica claridad por brevedad. 3) Generalizando, hay que utilizar la voz activa en oraciones cortas y sencillas, evitando expresiones vagas sin sentido y ambiguas (confusas, dudosas, equvocas). b.- Precisin La redaccin no debe de tener hechos errneos, ni otras equivocaciones. Debe presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna desviacin o exageracin. El uso correcto de la gramtica, de la puntuacin y ortografa, tambin contribuyen a que la redaccin sea clara y fcil de comprender. c.- Breve pero completa Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso. Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo ms breve posible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos. d.- Coherencia Es el desarrollo y la disposicin lgica de un tema. Se logra considerando primero el tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partes en orden lgico y que guarden armona entre s, que permite su comprensin y razonamiento.
6. El verbo
Alexander desayuna temprano. toma el autobs de las siete y media. llega a su trabajo a las ocho. trabaja sin descanso hasta la una. piensa en la hora de volver a casa. 1. Lexema o raz: Es la parte de la forma verbal que contiene el significado bsico del verbo, es decir, es la parte que nos informa de la accin que ocurre. El lexema del verbo se obtiene quitando las terminaciones: ar, er, i r al infinitivo de los verbos. Ejemplos: cant-ar bail-ar a m-ar beb-er com-er tem-er sacud-i r viv- i r exig- i r
2.- Morfemas o desinencias: Los morfemas de los verbos son las terminaciones que se aaden al lexema para construir las distintas formas verbales. Las desinencias se obtienen al quitar el lexema a una forma verbal. Ejemplo: Cant-bamos beb-eremos sacud-o
La conjugacin: Es el conjunto de todas las formas de un VERBO que resultan de la combinacin de un lexema verbal con todas las desinencias verbales posibles. stas se distribuyen en tres conjugaciones: - Primera conjugacin. Est formada por todos los verbos cuyo infinitivo termina en ar. Cantar amar salar - Segunda conjugacin. Formada por todos los verbos terminados en er. Coser temer comer - Tercera conjugacin. Pertenecen todos los verbos terminados en i r. Recibi r parti r vivi r Las desinencias o terminaciones aportan significados gramaticales (accidentes gramaticales) como: Nmero, persona, tiempo o modo.
10
1.- Nmero: Estas formas verbales pueden estar en singular o en plural. a.- Singular: Cuando la accin la realiza una persona. Ejemplos: Yo escribo T hablas l duerme Ella duerme b.- Plural: Se da cuando la accin es realizada por varias personas. Ejemplo: Nosotros escribimos Vosotros hablis Ellos duermen Ellas duermen 2.- Persona: Las formas verbales pueden estar en: a.- Primera persona Cuando la accin la realiza el hablante solo o con otros. Ejemplo: Yo juego Nosotros(as) lavamos b.- Segunda persona Una forma verbal est en segunda personal cuando la accin la realiza el oyente solo o con otras personas distintas del hablante. Ejemplo: T juegas Vosotros(as) lavis c.- Tercera persona Se da cuando la accin es realizada por una o varias personas distintas del hablante y el oyente. Ejemplo: l juega Ella juega Usted juega Ellos lavan Ustedes lavan d . - Algunas formas verbales no expresan la persona gramatical que realiza la accin del verbo; por esa razn se llaman formas no personales del verbo las cuales son: Infinitivo, gerundio y participio.
11
El pasado: Indica que la accin corresponde a un momento anterior al presente. Ejemplo: Jugaba antes, esta maana. El presente: Seala que la accin coincide con el momento en el que se est hablando. Ejemplo: Juego ahora, en este momento. El futuro: Se refiere a una accin situada en un tiempo que an no ha llegado. Ejemplo: Jugar despus, ms tarde. 4.- El modo: Las formas verbales nos informan de la actitud que tiene el hablante cuando habla. Esta informacin depende del modo en que est la forma verbal. a.- Indicativo Cuando hablamos de acciones que consideramos reales o seguras. Ejemplo: Ayer llovi Hoy llueve Maana llover b.- Subjuntivo Cuando nos referimos a acciones que consideramos posibles, deseables o dudosas. Ejemplo: Ojal llueva Quiz lloviera c.- Imperativo Empleamos el modo imperativo cuando dirigimos rdenes afirmativas al oyente. Ejemplo: Sintate pronto Venid aqu
12
7. La carta comercial
La correspondencia comercial ha perdido parte de la funcin que ejerca en pocas anteriores como nico contacto entre una compaa y sus clientes u otras firmas; ya que se suele acudir a mtodos ms rpidos y directos de comunicacin (E-Mail o Correos Electrnicos); pero no por ello hemos de creer que pierde importancia. La carta es una de las categoras de correspondencia que ms modalidades presenta, debido a los diferentes destinatarios y u correspondiente trato. Las partes de una carta comercial son las siguientes: 1.- Membrete Es una forma til de introducir lo datos ms importantes de la empresa que enva la carta, ya que debe aportar la siguiente informacin bsica: - Logotipo o anagrama de la empresa (optativo), que puede estar impreso a varias tintas. - Nombre completo de la empresa o la persona - Breve identificacin (por ejemplo: maquinaria de construccin, pediatra, asesora jurdica, psicolgica, etc.) - Direccin (Calle, nmero, piso, ciudad, cdigo postal, provincia, domicilio, pas.) - Apartado Postal - Nmero de telfono (Telex, telefax, telegramas). - Tambin puede informar sobre: La instancia o el departamento que enva la carta, otras filiales, sucursales u oficinas; miembros de la presidencia, la gerencia o la administracin; as como lemas de la empresa, las referencias del destinatario y del remitente. Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso y este suele estar bien en la parte izquierda del mismo u ocupando todo el ancho superior de la hoja. Es norma comn que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan slo en el papel de la carta, sino tambin en los sobres. En estos casos aparecer impreso al pie en la parte anterior del sobre y no en la solapa. 2.- Referencias Se caracterizan por un nmero correlativo e iniciales de la dependencia o unidad que elabora la nota. Estas suelen describirse despus del membrete y figuran en el margen superior izquierdo del papel (esto ltimo depende del estilo de mecanografiado). 3.- Fecha Se escribe en el ngulo superior derecho del papel, dejando de 2 a 3 lneas despus del membrete, a 1 espacio por debajo de las referencias; debe incluir el da, mes y ao. Se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando sta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponindose al da y despus de una coma. Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear
13
14
Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa, estn abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia. 8.- Exposicin, cuerpo o desarrollo El cuerpo de la carta es la exposicin lgica, ordenada y concreta del contenido de la misma. Es muy importante destacar en este apartado que, adems del estilo al que nos referimos, el contenido no debe tratar ms de un tema; es decir, de forma concisa y con estilo concreto pero corts, debe de quedar expuesto un nico tema. En esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al inters por el objeto que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. Por ltimo hay que concluir y lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta, cambiar de opinin, otorgar lo solicitado, etc. En este sentido se deben redactar prrafos cortos (mximo 8 lneas), que irn precedidos o no de sangra (5 espacios) dependiendo del tipo o estilo de la carta. Es norma pulcra dejar una lnea en blanco entre prrafos. 9.- La despedida o cierre El escrito finaliza siempre con una frmula corts, al igual que el saludo, esto introducir a la firma. Aunque casi siempre esta ltima expresin est precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc.; es una forma ms de resumir todo el contenido de la carta. Para ello utilizaremos frmulas que se escriben a la izquierda o a la derecha, las cuales deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases como las siguientes. - En espera de sus noticias... - Esperamos que....
15
10.- La antefirma y firma A menos que sea muy extensa, la despedida forma una unidad visual con la antefirma. Este grupo final se compone de: Breve despedida, nombre de la compaa (Sello), rbrica, nombre del firmante (tratamiento) y cargo, en este orden. 11.- Anexos Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallndose el tipo de documentos que son. 12.- Iniciales Son las iniciales (abreviaturas [1]) del nombre de la persona que firma, que ordena se elabore la carta y de quien la elabora, las cuales se colocan en maysculas sostenidas, y en minsculas de quien la digit o mecanografi. Ejemplo:
13.- Posdatas Jams las incluya, pues indica poca atencin o un descuido. Hay una excepcin, se
16
17
18
14.- Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea informacin u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real; pero hay manera de erradicarlas. 15.- El uso endmico del GERUNDIO (ando, endo...) es otro fallo del "lenguaje comercial".
19
20
21
22
9. Tipos de correspondencia I
EL OFICIO Es un documento de comunicacin escrita, expuesto ampliamente y de carcter oficial, estructurado en una introduccin, contenido y cierre. De acuerdo al Art. 28 de la Ley de Smbolos Patrios, Captulo VIII, Decreto Legislativo No. 115, toda correspondencia OFICIAL llevar el lema DIOS UNIN LIBERTAD, escrito con maysculas y sin comas que separen las palabras. A esta norma se excepta la correspondencia dirigida a empresarios, organizaciones gremiales, instituciones de carcter privado; funcionarios o personas particulares se diferencian del anterior lineamiento nicamente en que NO llevarn el lema: DIOS UNIN LIBERTAD. Toda carta OFICIAL se elaborar en papel membretado del Ministerio o de la Dependencia que emite el documento, en tamao 8" x 11", en estilo Semibloque. Cuando el Oficio va dirigido a los Seores Presidentes o Vicepresidentes, Ministros o Viceministros de Estado, en el margen inferior izquierdo posterior a la firma y antes de las iniciales, se deber escribir con maysculas sostenidas (en negrita) segn sea el caso la frase: AL SEOR MINISTRO DE ..... ING. ... E.S.D.O. EL MEMORNDO Es un modelo de comunicacin escrita de uso exclusivamente interno a la institucin o empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicacin entre los diferentes niveles jerrquicos o entre funcionarios con similar jerarqua. Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la informacin, para remisiones, solicitudes, instrucciones o disposiciones; comunicaciones extensas como informes; etc. Preferiblemente el Memorando no debe exceder de una pgina. Los cargos del destinatario, remitente y de quienes reciben copia, se escribirn debajo del nombre segn corresponda. La firma de quien remite ir en el margen superior derecho, al lado del nombre. No se utilizarn lneas, puntos u otro adorno tipogrfico para separar el bloque de texto con el bloque donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha Los nombres y cargos de quienes recibirn copia (c.c.), irn al margen inferior izquierdo, con letra tamao 9, antes de las iniciales de quien firma, ordena y elabora la nota. LAS CIRCULARES Son escritos de carcter oficial o administrativo que responden a un estilo de
23
24
25
26