AUDITORIA DMINISTRATIVA

PROYECTO FINALDIAGNOSTICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

C.P. BEATRIZ ROMERO RUIZ

ALUMNA: NATALY RAMIREZ AMARO

7 CUATRIMESTRE CONTADURIA PUBLICA

09 DE DICIEMBRE DE 2011 HUEJOTZINGO PUEBLA.

Las empresas siempre necesitan de una evaluacin general o particular de sus departamentos ya que esta propenso a tener fallas de cualquier tipo como organizacin, direccin y sobre todo de control, es por ello que en el rea administrativa se debe mantener en constante revisin ya que de este departamento dependen las actividades de otros, ya que muchas de las veces el problema de un rea se ve reflejado en otra rea, para este tipo de problemas en la actualidad se ha implementado un examen detallado y completo del proceso administrativo de una empresa y que es llamado actualmente como Auditoria administrativa. Este ensayo trata d como se pueden solucionar los problemas empresariales de cierta empresa determinando la funcionalidad de cada elemento del proceso administrativo como lo es la planeacin, la organizacin, direccin y control El presente trabajo consiste en un diagnostico de las funciones administrativas de la empresa Manufacturas Reco, primeramente se elaborar un marco terico relacionado con el tema del proceso administrativo, con el objetivo de tenerlo de referencia para las valoraciones, que sobre las funciones, se deben de hacer para dar cumplimiento al objetivo principal del trabajo. Posteriormente se harn encuestas a un total de 20 compaeros afines a las labores administrativas y a expertos dentro del propio centro. Finalmente se someter a anlisis los resultados de las encuestas y con ello se elaborara el diagnstico que nos dar una idea de la situacin actual de la empresa, arribando con esta a conclusiones y recomendaciones que nos indicaran los problemas que tenemos y una idea de cmo se podran resolver. Con los resultados podremos mejorar el trabajo en todos los departamentos que conforman la estructura y todo esto redundara en un mayor desarrollo de nuestros producciones y un mejor funcionamiento de la direccin en el centro.Palabras Clave: Diagnstico, Administracin, Funciones. INTRODUCCION En Manufacturas Reco se hace necesario la realizacin de un diagnstico de las funciones de direccin, para saber como est funcionando el ciclo administrativo y adems porque actualmente se pone en marcha el Sistema de Perfeccionamiento Empresarial y hasta ahora no se haba hecho una investigacin de las funciones, es decir, por primera vez vamos a evaluar el funcionamiento del ciclo y el conocimiento que tienen los directivos sobre el mismo. Para lograr todo esto antes planteado nos proponemos los siguientes objetivos: Objetivo General - Elaboracin del Diagnstico de las Funciones Administrativas. Objetivos Especficos - Describir la situacin actual en que funcionan los diferentes departamentos - Reflejar de forma detallada los problemas especficos de cada departamento y consolidar los resultados de los que trabajan bien. - Evaluar las capacidades potenciales de las organizaciones para introducir modificaciones y lograr mayor eficiencia y eficacia. - Orientar el trabajo sobre la base del tiempo para evacuar las dificultades. DESARROLLO La administracin que es el rgano especfico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico, refleja

el espritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci con tanta rapidez. El proceso administrativo Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Para efectos de una mejor comprensin de este tema se exponen a continuacin algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo, Henry Fayol. Etapas: Previsin, organizacin, comando, coordinacin y control. Terry. Etapas: Planeacin, organizacin, ejecucin y control. Burt K. Scanlan. Etapas. Planeacin, organizacin, direccin y control. De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas bsicas para su estudio y conformacin de sus dos principales fases; fase mecnica, compuesta por la planeacin y la organizacin, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de Qu se va a hacer? y Cmo se va a realizar? respectivamente; la otra fase, la dinmica cuya implantacin dentro de la organizacin, nos permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y as mismo poder evaluar tales acciones. FASE MECANICA comprende a la planeacin (trata ms o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organizacin (de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...) Planeacin: propsitos, objetivos, estrategias, polticas, programas, presupuestos, procedimientos. Organizacin: Divisin del trabajo y de la coordinacin; jerarquizacin, departamentalizacin, descripcin de funciones. FASE DINAMICA aqu est la direccin que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisin, liderazgo, comunicacin, y motivacin y por ltimo, encontramos al control que es el encargado de decir cmo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios. Direccin: Toma de decisiones, integracin, motivacin, comunicacin, y supervisin Control: Establecimiento de estndares, medicin, retroalimentacin y correccin.

Para el buen anlisis de las funciones plasmaremos la estructura de la empresa Maunufacturas Reco Como se ha explicado anteriormente, para el diagnstico del ciclo administrativo, se hicieron encuestas a los directivos y expertos del centro, dgase "expertos" a aquellas personas que ejercen el mando intermedio (Ej. Jefes de diseo ), trabajadores de experiencia y dirigentes retirados de sus labores en la fbrica. Para realizar las encuestas se utilizaron los cuestionarios elaborados por CPC. Nataly Ramrez Amaro.Como apreciacin inicial de los resultados, podemos ver que el proceso administrativo en la empresa se cumple satisfactoriamente, no se hallaron grandes dificultades en este. El trabajo fue desarrollado a travs de encuestas, como ya se haba planteado antes, estas se basan en preguntas que buscan objetivos especficos y con las respuestas obtenidas se hace el diagnstico de las funciones administrativas. Quisiera aclarar que esta empresa est entre las mejores del pas y fue seleccionada para entrar en Perfeccionamiento Empresarial. La estructura de la organizacin que fue presentada

con anterioridad es la planteada con el Perfeccionamiento y logra un funcionamiento mejor que la anterior. Primeramente se tabularan los resultados de las encuestas aplicadas, relacionando funcin del ciclo con el rea funcional especfica. Se utiliz una escala del 1 al 5 para evaluar la funcin. La tabla se muestra a continuacin:

C ontinuaremos el presente trabajo con un anlisis de las funciones administrativas basndome en los promedios obtenidos de las encuestas en todos los departamentos. A continuacin se proceder a evaluar cada funcin a partir del resultado obtenido en las encuestas, se har una evaluacin en donde se analizara las principales dificultades observadas y se harn las recomendaciones pertinentes para lograr un mejoramiento en el funcionamiento del ciclo. PREVISION: evaluacin buena En esta funcin las mayores dificultades que se encontraron es el no contar con varias alternativas a la hora de las tomas de decisiones ya que se posee una empresa provincial que impide tomarlas libremente, de igual forma los departamentos de abastecimiento, produccin y contabilidad en muchos casos se encuentran productos o producciones nuevas, cambios tecnolgicos inesperadamente porque la empresa es quien decide, investiga toma uno u otros elementos en cuenta y no nos dejan otra alternativa que aceptar o no, esto impide el que fructifiquen las iniciativas de los directivos del centro y

solo se acoge las decisiones de las instancias superiores. La misin y visin del establecimiento estn bien definidas pero como ya se explic antes, las decisiones relevantes en cuanto a esto las toma la empresa, es decir, el establecimiento logra el cumplimiento de los objetivos planteados, pero es la empresa quien fija las posibles metas a alcanzar, la que hace los planes, la que analiza los posibles negocios y traza los planes y objetivos estratgicos a corto, mediano y largo plazo. As como tambin maneja las informaciones relevantes a los mercados de venta, por lo que ella es quien en realmente hace las previsiones. En realidad esta funcin que se analiza, en nuestro establecimiento, se centra en como lograr los objetivos que nos plantean, saber que elementos atentan contra estos y manejar la informacin necesaria para realizar una buena labor de previsin, sin dejar atrs la objetividad de los hechos histricos de productividad. Tambin se maneja un criterio de medida en esta funcin administrativa basado en las capacidades productivas del establecimiento, con ello se obtiene una mayor certeza. PLANIFICACION: evaluacin buena Esta funcin en la mayora de los departamentos fue evaluada de 4.0 solo contabilidad no llego a ese valor y es algo que tiene que ver con ser un establecimiento de una empresa, nuestros planes de produccin son impuestos por ella, conocemos los objetivos a corto plazo, no as los de largo plazo y hay veces que en aras del tiempo la calidad de las informaciones, los anlisis de las materias primas y de los productos no son suficientes. Tambin hay elementos para decir que en el establecimiento se pronostica los posibles problemas, pero la solucin de esta no esta en nuestras manos porque la propia fbrica no adquiere sus materias primas, es la empresa quien las gestiona y distribuye. La planificacin se ha centrado en los ltimos aos sobre la base de la gestin de marketing de la empresa, es decir, se produce lo que ya ha sido contratado por algn cliente. Esto obliga a que se tengan que hacer cambios sucesivos de producciones para responder a pedidos, lo que conlleva a que la planificacin que se haba hecho quede por tierra. Esto nos ha servido como experiencia y ya los planes se han hecho mas flexibles y en ellos se determinan cursos de accin alternativos para responder a pedidos y para pasar de una produccin a otra ante la falta de alguna materia prima que imposibilita la produccin de un pedido especifico. Tambin se ha logrado que en la discusin de los planes estn presentes las diferentes reas funcionales de la empresa como son, administracin, produccin, abastecimiento, mantenimiento y ventas con ello se logra un buen diseo de los planes y cada cual sabe su papel a desempear para el cumplimiento de los mismos. Adems en esta reunin se analiza si es posible alcanzar el plan diseado, o sea, la veracidad, factibilidad y operatividad de este. Aun, a los directivos del centro, nos queda la tarea de lograr que el plan que diseemos reduzca al mximo los riesgos y que logre el mximo aprovechamiento de los recursos, las oportunidades y el tiempo. Un plan donde quede bien claro cuales son nuestros objetivos y como los vamos a lograr, en el que queden definidos los presupuestos para llevarlo a trmino, las estrategias que se van a seguir y los procedimientos a cumplir. Lo que queremos decir es, que se debe perfeccionar el plan que normalmente estamos elaborando.

Para mejorar esta funcin administrativa RECOMIENDO: - Recuperar datos, determinar causas y desarrollar soluciones alternas. - Tomar decisiones permanentes sobre asuntos importantes y recurrentes. - Estandarizar mtodos. - Establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir. - Decidir cmo y cundo alcanzar metas fijadas. - Determinar resultados finales deseados. ORGANIZACIN: Evaluacin BUENA En esta funcin coincide en gran medida las personas en tres de las preguntas y estas, evaluadas de 4.0, reflejan el no tener participacin directa en la toma de decisiones sobre los cambios en el sistema, adems sealan que no se abstienen de tomar decisiones en aquellas reas en las que delegaron autoridad, adems de que no consideran excelente la organizacin y control de su trabajo personal ni de que sus subordinados hagan lo mismo. Una de las deficiencias detectadas es en cuanto a la organizacin del flujo productivo en la fbrica, con una mejor organizacin de este se lograra mas eficiencia y eficacia en el mismo, as como la organizacin del trabajo de los obreros y de los dirigentes. Algo que hay que destacar aqu es la especializacin del personal en su puesto de trabajo, logrando con ello una mayor productividad. Por otra parte el equilibrio autoridad - responsabilidad - obligacin es bueno pero podra se mejor si cada subordinado y su jefe se sintieran mas identificados con estas funciones. Tambin se debe mejorar un poco la coordinacin de las tareas a realizar con el fin de lograr armona, rapidez y unidad en el establecimiento. Otro elemento que es bueno pero que se puede mejorar es el flujo de la informacin, es decir, hacerlo mas conciso, rpido y efectivo, para mejorar la toma de decisiones y la labor organizativa en el centro. Para mejorar esta funcin administrativa RECOMENDAMOS: - Preparar y capacitar los cuadros de la organizacin. - Definir lneas de enlace para facilitar la coordinacin. - Definir exactamente atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad. - Definir las cualidades del personal para cada puesto de trabajo. INTEGRACION DE PERSONAL: Evaluacin BUENA En el diagnostico de esta funcin no se detectaron grandes dificultades en el centro, slo se sealaron pequeas criticas. Se debe trabajar en la familiarizacin de los compaeros que ingresan a la fabrica con el puesto de trabajo que desempeara, actualmente no se realiza con la profundidad que lleva, en este paso se le debe explicar al trabajador en que consiste el trabajo que va a realizar, la importancia que su trabajo y el desempeo que debe lograr en el mismo, para alcanzar el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. En esta etapa se debe tratar de involucrar al personal con el establecimiento, para ello tal vez seria bueno contarle la historia y los resultados que ha obtenido el mismo a travs de los aos. Aqu debe reclutarse personal con calificacin

para desempear las labores, que est acorde a su puesto de trabajo y trabajar constantemente por lograr un buen acople de la persona con el colectivo. Otra de las tareas a lograr para elevar la integracin es mejorar el desempeo mediante la instruccin, la practica y la capacitacin, as como ayudar a mejorar conocimientos, actitudes y habilidades, para lograr el desarrollo del personal y lograr cualidades que le sirvan en un futuro para encomendarle tareas mayores. MANDO: Evaluacin BUENA En esta funcin, segn el 50% de los entrevistados se debe mejorar el sistema de estimulo por departamentos para incentivar a los subordinados, tambin el mejorar control emocional ante situaciones criticas y como ultimo aspecto el crear habilidades de seleccin para el uso efectivo de informaciones relevantes en el desempeo de las funciones. Una de las cosas que debemos sealar aqu es que a veces nos encontramos con que, jefes superiores que han delegado en otros jefes intermedios, no se abstienen de tomar decisiones en las reas donde han delegado e incluso dan orientaciones a los subordinados incumpliendo con el principio de la unidad de mando, otro caso clsico no muy comn ac, es el de la delegacin de la responsabilidad y la no exigencia de la obligacin que exige la delegacin, si sealamos esto, es porque creemos que se debe de estar muy atento para que esta tendencia tienda a desaparecer por completo. Tanto en esta funcin como en las anteriores se debe obtener un buen flujo de la informacin que permita el correcto funcionamiento de esta funcin de mando y tomar las mejores decisiones en el momento adecuado. La comunicacin, es de vital importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen uso que a la informacin se le da. Otro sealamiento que hacer es que se debe trabajar en la motivacin del personal, ya que un personal motivado es mas fcil de dirigir que uno que no lo est, en el centro se hace pero aun no es suficiente. La motivacin es lo ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo orientado, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados. Algo que no debemos descuidar es la supervisin, que en el centro presenta pequeas dificultades, y la misma consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente, de esta forma nos mantendremos al tanto de su desempeo, del uso que hacen de la autoridad que en ellos hemos delegado, as como de la responsabilidad que tienen con las tareas asignadas. La supervisin nos va a indicar en donde nos equivocamos, a quien debemos sancionar y a quien estimular, tambin nos da una idea de la situacin en que se encuentra la funcin de mando.

Para mejorar esta funcin administrativa RECOMENIENDO: - Asegurar responsabilidades y plantear exactamente los estados esperados. - Persuadir e incentivar al personal en la tarea asignada. - Alentar las iniciativas y resolver conflictos. - Estimular la creatividad y la innovacin para alcanzar metas. CONTROL: Evaluacin PROMEDIO

Aqu encontramos que no siempre se utilizan las tcnicas de control en el desarrollo del trabajo pues no se siguen con precisin el cumplimiento de etapas, procesos, chequeos establecidos y que solo en un buen control de cada etapa se verificara. No siempre se tiene una buena seleccin de los puntos crticos de control para el cumplimiento de los planes trazados, ya que no existen vnculos estrechos del rea comercial de la empresa con la de la produccin, existe incertidumbre con las materias primas y muchas no cumplen con las especificaciones ni calidad ni cantidad contratadas. Encontramos aqu problemas con el anlisis de los controles que deben ser implementados y con la definicin de aquellos que sern ms efectivos, esto ocurre a veces en el centro cuando un directivo orienta una tarea, le da la autoridad al subordinado para llevarla a cabo, como tambin comparte con este la responsabilidad de su cumplimiento, pero luego no realiza el control necesario de la ejecucin de la Tarea. Al no realizar el control, el jefe no tiene criterio sobre el desempeo de sus subordinados, no puede aplicar medidas correctivas en caso de ser necesario o estimular si lo considera pertinente, adems no puede comparar lo que en realidad se hizo con lo que se esperaba, ni ver que fue lo que ocurri que me desvi el cumplimiento de la meta planteada. El jefe que no lleve a cabo el control no podr determinar las causas de las desviaciones, ni estar a tiempo para resolver estas con el fin de llegar a los objetivos y evitar que vuelvan a ocurrir. El control mas efectivo que se puede realizar es aquel que prev los problemas antes de que vuelvan a ocurrir y cuando soluciona alguno lo hace definitivamente. En el Combinado se ha podido observar que el control no se hace de la manera mas eficiente posible, que se presentan deficiencias como las que se han mencionado anteriormente. El directivo al no ejercer el control eficientemente no obtiene la retroalimentacin necesaria para su labor directiva. Para mejorar esta funcin administrativa RECOMIENDO: - Fijar sistemas de informacin, precisar que datos son crticos. - Desarrollar estndares de actuacin. Fijar las actuaciones que existirn una vez cumplidas las obligaciones. - Medir resultados. Fijar el grado de desviacin de las metas y de las normas. - Tomar medidas correctivas. Reajustar planes, asesorar para alcanzar metas. replanificar y repetir el ciclo. - Premiar los resultados. Felicitar, remunerar y disciplinar el personal. Conclusiones 1. Despus de haber realizado el diagnostico de las funciones administrativas, hemos consolidado el trabajo de los departamentos que estn trabajando bien y se han detectado las dificultades de aquellos que las poseen. 2. Se hace preciso la descentralizacin de la Empresa, para que se logren mejores resultados en las funciones del ciclo administrativo. 3. Se debe mejorar la previsin , ya que hasta ahora solo se trabaja sobre la alternativa que ofrece la empresa, en esta funcin se alcanzo una evaluacin promedio. 4. En el caso de las funciones Planificacin, Organizacin, Integracin de Personal y Mando se observ que se logran resultados aceptables en todos los departamentos. 5. En la funcin de control se observaron deficiencias que deben ser superadas para

mejorar el proceso administrativo y adems las mismas inciden directamente en los resultados del centro. Recomendaciones 1. Discutir en el consejo de direccin del centro los resultados del diagnostico de los diferentes departamentos. 2. Trabajar en grupo sobre la base de las recomendaciones que con anterioridad se plantean para cada una de las funciones y llegar a posibles soluciones. 3. Implantar el Perfeccionamiento Empresarial para as superar muchos de los sealamientos planteados en el desempeo de las funciones de direccin. 4. Los administrativos deben continuar esforzndose por consolidar y mejorar cada vez ms su labor como dirigentes, independientemente de que los resultados obtenidos no son crticos. 5. Realizar este diagnostico dentro de un ao con el objetivo de comprobar si ya se han superado las deficiencias detectadas.