1.

- Resea Histrica En el ao 1956 en la ciudad de Cabimas, Estado Zulia, un pequeo grupo de mdicos daban el primer paso hacia la realizacin de un ideal la constitucin de un Centro Mdico Asistencial, que cumpliera la Misin de resguardar la salud de sus habitantes. As gracias al esfuerzo de mdicos emprendedores y con una Visin futurista, inicia sus actividades en octubre de 1957. Se inici con un programa permanente basado en el aumento de la calidad mdica, para satisfacer las necesidades de los usuarios y familiares, como lo es una comunidad de trabajadores de la industria de la salud que tratan cada da de tener menos desaciertos o minimizarlos. En una comunidad donde se tiene como objetivo comn, unir esfuerzos para satisfacer nuestros pacientes, que deben egresar con una mayor confianza en nosotros, que cuando ingresaron. Teniendo como compromiso la constante intercomunicacin que nos impulse a ser siempre mejores, a una comunidad de la cual y para lo cual existimos. El Centro Mdico de Cabimas, S.A., imparte el inicio de una medicina privada en equipo, multidisciplinaria que permite y obliga la discusin y transferencia de conocimientos y habilidades entre los profesionales con el compromiso de ser mejores cada da. Actualmente cuenta con un plantel de ms de 190 mdicos especialistas en diversas reas de la Medicina, con la clara misin de prestar un servicio de la ms alta calidad, el Centro Mdico de Cabimas, tiene una historia de ms de 50 aos entregado al cuidado de la salud de la comunidad zuliana, especialmente los residentes de la Costa Oriental del Lago, lo que nos ubica como una clnica de referencia en nuestra regin. Gracias a la formacin y dedicacin del personal y a la calidad y diversificacin de los servicios, el Centro Mdico de Cabimas, es hoy con

seguridad un punto de Referencia, cuyo reconocimiento traspasa las fronteras del estado Zulia. Misin Ofrecemos servicios mdicos para preservar y restituir la salud de las personas, mediante las mejores prcticas mdicas, con los mejores avances tecnolgicos, procesos administrativos e instalaciones adecuadas, con polticas de seguridad y ambiente y; con un personal altamente calificado, a fin de contribuir con el bienestar de la comunidad, de manera rentable. Visin Alentados por los logros alcanzados durante los primeros 50 aos, nos comprometemos con mucho entusiasmo, convertirnos en el Centro Mdico de referencia en el Occidente de Venezuela, por la prestacin de un Servicio Extraordinario, que de manera integral satisfaga a nuestros clientes, en pro de una prosperidad para todos los que con amor nos entregamos a un trabajo digno y de repercusin comunitaria, como parte de nuestra responsabilidad social y moral con el pas. Objetivos El Centro Mdico de Cabimas, S.A., se dedica a prestar servicios mdicos y hospitalarios destinados a mantener, recuperar o elevar la salud de la poblacin servida utilizando para ello, el personal ms idneo, las tcnicas y equipos ms modernos y las instalaciones adecuadas, pero podr dedicar sus actividades a toda clase de comercio lcito aprobado por la junta directiva tenga o no, relacin con el objeto principal de la sociedad. Polticas 1. OBJETIVO. La presente normativa tiene como finalidad definir los lineamientos a

seguir por los trabajadores de la institucin, en sus actuaciones asociadas a cada valor, como parte del direccionamiento estratgico del Centro Mdico de Cabimas, S.A. 5

2. ALCANCE. Aplica a todo el personal que labora en el Centro Mdico de Cabimas, S.A., y empresas contratistas que prestan sus servicios en la institucin. 3. DEFINICIONES. 3.1. Norma: son reglas y/o estatutos por los cuales se rige la institucin y los cuales deben ser cumplidos por todos sus miembros. 3.2. Documento: trmino genrico utilizado para reasignar cualquier aspecto que debe ser escrito y sirva como prueba o evidencia de algo. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 4.1. 5. Polticas internas de la organizacin.

UNIDADES INVOLUCRADAS. 5.1. Todas las Gerencias, Departamentos y Unidades que conforman la Estructura Organizativa del Centro Mdico de Cabimas, S.A.

6. CONDICIONES GENERALES. VALOR: INNOVACIN. 6.1. Aprovechar de manera individual o en equipo, la oportunidad de realizar investigaciones, que nos permitan exponer en congresos o eventos internos o externos. 6.2. Expresar y/o plantear las mejoras que considere adecuada para la optimizacin de sus puestos de trabajo y de otros procesos. 6.3. Al operar cualquier equipo, asegrese de contar con la pericia y habilidad para utilizarlo. 6.4. Para crecer comparta sus experiencias. 6.5. Compartir el conocimiento, nuevas tcnicas y especializaciones adquiridas, que considere van en beneficio de las mejores prcticas. 6

6.6. Tener la certeza, que la informacin que trasmita a los clientes, sea exacta y confiable. 6.7. Exigir que todo proveedor cumpla con los compromisos adquiridos, segn nuestros requerimientos, basados en la calidad, para mantener una relacin ganar /ganar. 6.8. Dedicar tiempo para el perfeccionamiento constante de las nuevas tcnicas y competencias asociadas. 6.9. Identificar y captar talento que pueda contribuir con el desarrollo de la organizacin. 6.10. Aprovechar al mximo la tecnologa disponible. VALOR: RECTITUD 6.11. Hacer la diligencia para satisfacer los requerimientos del paciente aun cuando implique, mayor grado de complejidad y responsabilidad del cargo. 6.12. Tener la Iniciativa en asumir las responsabilidades sin necesidad de supervisin constante. 6.13. Ser preciso en hacer los cargos de los cobros del servicio. 6.14. Pagar en forma oportuna y precisa a los trabajadores, mdicos y proveedores. 6.15. Cumplir las disposiciones y regulaciones exigidas por parte del gobierno. 6.16. Cumplir las polticas y normas internas. 6.17. Cumplir los convenios establecidos con los trabajadores, mdicos, clientes y proveedores. 6.18. Cumplir con los compromisos asumidos en las actividades asignadas y las responsabilidades del cargo. 6.19. Evitar el desperdicio, cuidar y ser honesto con los recursos de la institucin. 7

6.20. Asumir

los

compromisos

de

la

empresa

como

propios,

responsabilizarse para ejecutarlos. VALOR: PAZ 6.21. Prestar atencin personalizada a cada uno de nuestros usuarios, evitando realizar cualquier tarea paralelamente. 6.22. Mantener el mayor silencio posible en el desarrollo de nuestras actividades, usando un tono de voz afable y suave. 6.23. Hacer sentir a nuestros usuarios durante su permanencia, seguridad, comprensin, comodidad y confianza en los servicios recibidos. 6.24. Estar alerta todo el tiempo y notificar posibles agresiones o personas extraas a la institucin. 6.25. Considerar todos los implementos, mobiliarios, y equipos de la empresa como si estuvieran bajo mi responsabilidad. 6.26. Atender y resolver cualquier queja que se nos presente, hasta la satisfaccin del usuario. 6.27. Responder cualquier pregunta que se nos formule, de manera expedita y precisa, aun si conocemos o no la respuesta, haciendo lo necesario para responderlo. 6.28. Mantener la ecuanimidad ante cualquier agresin por parte de los usuarios, y tratar las cosas con la mayor calma posible. 6.29. Cuidar en todo momento la apariencia personal, manteniendo la uniformidad de la vestimenta y evitando los excesos y las exuberancias. VALOR: AMOR 6.30. Recibir las solicitudes de todos los usuarios con alegra, una grata sonrisa, un trato clido y con contacto visual.

6.31. Tratar a nuestros usuarios como quisiramos ser tratados nosotros: con amor, sin importar su apariencia, ni sus condiciones, habilidades o limitaciones. 6.32. Suministrar de manera amable y cordial, la informacin solicitada por los usuarios. 6.33. Mantener la empata en todo momento, siempre pensar que la persona que atendemos es nuestro familiar y persona ms querida. 6.34. Ofrecer una atencin esmerada a nuestros usuarios. 6.35. Trabajar con entusiasmo y vocacin en la prestacin de un servicio que, supere las expectativas del usuario. 6.36. Contribuir en mantener un ambiente de trabajo en equipo, donde exista el respeto, la consideracin, el amor y la comprensin. VALOR: NO VIOLENCIA 6.37. Clasificar los desechos en comunes y peligrosos. 6.38. Disponer adecuadamente los desechos en los recipientes correspondientes. 6.39. Informar a SIAHO sobre condiciones, actos inseguros y accidentes e incidentes. 6.40. Mantener el orden, limpieza y cuidado personal dentro del rea de trabajo. 6.41. Exigir y utilizar implementos de proteccin personal necesarios para el trabajo diario. 6.42. Conocer y firmar la notificacin de riesgo propio de cada puesto de trabajo. 6.43. Exigir capacitacin para el uso y manejo de equipos. 6.44. Evitar fumar, ingerir alimentos, bebidas alcohlicas y drogas durante la jornada laboral. 6.45. Cumplir con las reglas, leyes y normativas establecidas en el gua de seguridad. 6.46. Hacer el bien, sin causar dao a las personas ni a la naturaleza. 6.47. Consumir los alimentos solos en las reas adecuadas para ello. 9 y uniformes

6.48. Lavarse las manos peridicamente. 6.49. Realizar el trabajo de manera consiente para evitar accidentes laborales. 6.50. Usar racionalmente el celular en el rea de trabajo. 6.51. Acatar las normas, procedimientos, instrucciones y enseanzas que se imparten en materia de seguridad y salud en el trabajo. 6.52. Respetar la colocacin de avisos y dems advertencias que se fijen en las diferentes reas y/o equipos. 6.53. Evitar juegos de mano, apuestas y bromas pesadas en las instalaciones. 6.54. Mantener el libre trnsito en pasillos, salidas, puertas de emergencias, tableros elctricos y/o equipos de deteccin y extincin de incendios. 6.55. Estacionar los vehculos en los espacios permitidos o asignados para tal fin. 6.56. Cuidar las instalaciones, especialmente, cuando descansemos, consumamos alimentos y realicemos actividades culturales.

Anlisis FODA (Ver tabla anexa)

2.- Funcin de la Organizacin La empresa cuenta con 15.000 mts. de construccin, 3 plantas, 1 de hospitalizacin, estacionamiento con capacidad para 150 vehculos (Vigilado), 18 reas de servicios y tratamientos, unidad de cuidados intensivos con capacidad de 10 camas, equipos mdicos con tecnologa de punta, Capacidad arquitectnica de 166 camas, auditorio con capacidad para 150 personas, fuente de soda (interno) y cafetn (externo), ms de 60 consultorios y ms de 190 mdicos especialistas. Entre los servicios que abarca el Centro Medico de Cabimas S.A, tenemos: 10

Figura 1. Unidades de servicios que presta la empresa

Estructura organizacional de la empresa La Estructura Organizativa del Centro Mdico de Cabimas est compuesta por: la Asamblea de Accionistas; que se celebra cada dos aos, en dicha Asamblea se hace la eleccin de la Junta directiva de los dos aos siguientes y est constituida por 155 accionistas. La Junta Directiva, est conformada por cinco Directores Principales incluyendo al Presidente y tres Directores Suplentes que suplirn las ausencias de los Directores Principales. La Direccin Mdica es ocupada por un Director Principal, el cual se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones respectivas a la prestacin del servicio mdico, con el fin de garantizar la calidad de la atencin que se presta al cliente. La Sub. Direccin Mdica es dirigida por un mdico el cual est encargado de planificar, organizar, coordinar y evaluar actividades que involucren la utilizacin del rea de quirfano, unidades de servicio de diagnostico y las actividades que involucren la actuacin del personal mdico 11

residente para garantizar la prestacin de un servicio seguro y confiable y la utilizacin racional de los recursos disponibles. La Gerencial General, se encarga de planificar, implantar, coordinar y controlar las acciones, pautas, programas y estrategias tendientes a la administracin eficiente y efectiva del negocio , as como los esfuerzos y actividades de los distintos departamentos para el logro de los objetivos y metas de la organizacin preestablecidos por la Direccin. Departamento de Administracin. Se encarga de administrar, dirigir y controlar todas las actividades del departamento. Departamento de Recursos humanos. Es el encargado de coordinar, dirigir y contratar todo el personal que labora en la empresa, de realizar cambios en sus puestos de trabajo y velar por el pago de los trabajadores. Departamento de facturacin. Es el que se encarga de llevar un control de todas las facturas de los servicios que presta la empresa y material que compra para el buen desempeo de este centro medico asistencial. Departamento de contabilidad. Se encarga de llevar un control de las cuentas por pagar y por cobrar, mantener vigencia de los impuestos municipales y de llevar un balance econmico. Departamento de seguridad. Encargado de velar por la seguridad de la empresa, sus equipos y por sus clientes. Departamento de informtica. Se encarga de realizar, mantener el sistema de informacin automatizado utilizado en la empresa, as como tambin del correcto funcionamiento de los equipos computacionales, el respaldo de la informacin y verificar que todos los procesos se lleven de forma correcta a travs del sistema utilizado. 3.- Anlisis de Sistemas de Informacin (manual y automatizado) En los actuales momentos las empresas a nivel mundial se ven en la necesidad de automatizar los procesos, debido a que la tecnologa es una herramienta de vital importancia que ayuda de una manera favorable a mejorar 12

los procesos. Este requerimiento conlleva al desarrollo tecnolgico de la empresa as como tambin la exigencia de estar a la vanguardia para crear una empresa altamente competitiva y exitosa. En Venezuela las pequeas, medianas empresas y las transnacionales tienen la misma necesidad de desarrollarse debido a la alta competencia que existe en el mercado con el fenmeno mundial que nadie quiere adoptar llamado globalizacin. En Venezuela todas las organizaciones como clnicas, hospitales y empresas en general cuentan con un sistema de informacin de algn tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organizacin se desea implantar un nuevo sistema, donde sus miembros sean ms productivos para obtener un mayor provecho y apoyo del mismo se requiere realizar una serie de acciones y previsiones. La creacin o establecimiento de un nuevo sistema de informacin en la organizacin, puede ser una tarea compleja, para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de anlisis y diseo de sistemas que auxilia en la resolucin de tales problemas. El anlisis y diseo de sistemas proporciona una gua til que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos. Razones para conocer el anlisis y diseo de sistemas aunque pareciese que es tema slo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una microcomputadora se beneficiar al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una persona que usa una microcomputadora se beneficiar al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organizacin se convierta en usuario de su sistema de informacin, para ello el conocimiento del anlisis y diseo de sistemas le permitir aumentar su productividad personal sirvindole para resolver los problemas que surjan en su rea de trabajo para determinar nuevos requerimientos de informtica y permitindole colaborar con los profesionales en informtica en la resolucin de tales situaciones. 13

4.- Organigrama Funcional.

(Ver organigramas anexos)

5.- Diagrama de Flujo de datos (Tres Procesos)

rdenes de Compra (Caso de anlisis y estudio) Lavandera Funcionamiento de la Unidad de Rehabilitacin

6.- Diseo de Procesos automatizado mejora a uno de los procesos expuestos (rdenes de Compra). Sistema de informacin En el presente captulo se proyectan los aspectos fundamentales del sistema de informacin propuesto para la elaboracin de rdenes de compras del centro Mdico de Cabimas, S.A. Presentacin del sistema Se dar una alternativa referente a la problemtica presentada ya que se propone un sistema de informacin para la elaboracin de las rdenes de compras del Centro Mdico de Cabimas, S.A. debido a que la empresa se ve en la necesidad de mejorar este proceso y a su vez siguiendo los requerimientos de los trabajadores del Departamento de Compras de dicha empresa. Justificacin del Diseo El desarrollo del sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras de Centro Mdico de Cabimas, S.A., se justifica ya que servir a lo 14

usuarios debido a que a travs de este se obtiene, procesa, almacena y distribuye informacin, datos manipulados, para apoyar la toma de decisiones y el control dentro de la organizacin. Igualmente apoya la coordinacin, anlisis de problemas, visualizacin de aspectos complejos, entre otros aspectos, en parte, la toma de decisiones necesarias para desempear las funciones y procesos. Por otra parte los resultados del empleo del sistema sern de ayuda para mejorar el rendimiento de la empresa, ya que va a satisfacer los requerimientos de los usuarios en trminos de efectuar en forma correcta los procedimientos, reduciendo errores y a su vez perdida de tiempo. Podrn presentar en forma apropiada la informacin, proporcionar resultados exactos y utilizar los mtodos de interaccin apropiados, es decir, proporcionar confiabilidad total. Objetivos del sistema de informacin General Ofrecer a los directivos y usuarios del Centro Mdico de Cabimas, S.A. una herramienta que les proporcione la toma de decisiones y a su vez la automatizacin del proceso de elaboracin de las rdenes de compras para que el proceso sea ms rpido y efectivo. Especficos y Ofrecer a los Directivos y usuarios de la empresa un sistema de informacin como recurso para poder realizar el proceso de elaboracin de rdenes de compras de forma ms rpida y eficiente. y Proporcionar elaboradas. y Lograr que la empresa este a la vanguardia y sea altamente competitiva con respecto a otras con la utilizacin de este sistema de informacin. y Brindar a los directivos y usuarios del sistema una herramienta de la cual pueden obtener la informacin primordial para el desempeo de la organizacin 15 al usuario informacin que le permita tener un conocimiento y llevar un control a cerca de las rdenes de compras

y Proveer a la empresa de una herramienta confiable, fcil de usar y se reducirn las anulaciones y los errores en la elaboracin de las rdenes de compras. Descripcin de la metodologa utilizada Se ha escogido el ciclo de vida clsica para el desarrollo de sistemas propuestos por James Senn (2003) el cual permitir alcanzar el objetivo ya que se adapt a las necesidades y requerimientos del departamento de compras de Centro Mdico de Cabimas, S.A. la cual presenta un modelo conformado por las siguientes fases: y Investigacin preliminar y Determinacin de los requerimientos del sistema y Diseo del sistema y Desarrollo de software y Pruebas del sistema y Implantacin y evaluacin. PRIMERA FASE Investigacin preliminar En esta fase se establecieron las necesidades y requerimientos que presentaba el departamento de compras del Centro Mdico de Cabimas, S.A. mediante la aplicacin de instrumentos de recoleccin de informacin, para logara los objetivos en la investigacin. Entrada El paso necesario para poner los datos de las rdenes de compras en una forma utilizable para su procesamiento, as como la entrada de stos. La entrada de los datos se logra al instruir la computadora para que los lea ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los escriben directamente en el sistema. Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos ingresarn al sistema para su procesamiento. Las caractersticas de diseo de 16

la entrada pueden asegurar la confiabilidad del sistema y producir resultados a partir de datos exactos, o tambin pueden dar como resultado la produccin de informacin errnea. Asimismo, el diseo de la entrada determina s el usuario puede interactuar con el sistema de manera eficiente. La entrada es el enlace que une al sistema de informacin con el mundo y sus usuarios. En la entrada de datos se busca que los usuarios reduzcan la posibilidad de cometer errores o equivocaciones. Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarn errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos. Es mucho ms difcil corregir datos equivocados despus de almacenarlos que antes de hacerlo. De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez. Por esta razn se busca que las entradas de datos sean lo ms exactas posibles ya que estas van a incidir en la salida, la informacin generada por el sistema. Salida El producto del sistema de informacin para la elaboracin de las rdenes de compras es la salida de informacin de calidad y documentos para el nivel en el que fue diseado para los usuarios del departamento de compras cumpliendo con las normas que llevan para realizar sus procesos. La salida es, en gran medida el componente que gua e influye en otros componentes. Si el diseo de este componente no satisface las necesidades del usuario entonces los otros componentes no tienen importancia. Adems la salida se refiere a los resultados e informacin generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la salida es la nica razn para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarn la utilidad de la aplicacin. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de informacin y tampoco ingresas datos en l, pero utilizan la salida generada por el sistema. La calidad de la salida se basar en su exactitud, oportunidad y relevancia, as mismo esta salida ser tratada en funcin a los requerimientos

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del departamento de compras, su uso por parte de los usuarios, la frecuencia de uso y la seguridad. Almacenamiento El almacenamiento se realiza en el servidor con el cual se dispone en la empresa, en las unidades de cinta o discos magnticos del mismo. Uno de los principales usos de las unidades es el almacenamiento de los datos e instrucciones de programas necesarios para llevar a cabo la ejecucin de los mismos. SEGUNDA FASE Determinacin de los requerimientos del sistema El aspecto fundamental del anlisis del sistema es comprender todas las facetas importantes de la parte del Centro Mdico de Cabimas, S.A. que se encuentra bajo estudio. Requerimientos de la entrada En esta fase se trabajo con los usuarios que realizan el proceso de elaboracin de rdenes de compras dando respuesta a la interrogante del Qu, Frecuencia, Cmo, eficiencia, problemas presentados y volumen de transacciones, vistos desde una perspectiva ms detallada. Para darle respuesta a estas preguntas, se convers con las personas que realizan ese proceso, sus opiniones sobre problemtica existente, las soluciones propuestas y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplearon tcnicas de recoleccin de datos para obtener esta informacin. De igual forma las investigaciones detalladas requirieron el estudio de las solicitudes de pedidos, de los pedidos internos y externos, los manuales de procedimientos y las condiciones reales de las actividades del trabajo y en algunas ocasiones muestra de forma y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad. Requerimientos de salida

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Conforme se reunieron los detalles identificando las caractersticas que debe obtener el nuevo software, qued manifestada la informacin a ser producida en el sistema junto con caractersticas operacionales tales como control de procesamientos, tiempo de respuesta, mtodos de entradas y salidas, reportes, para la obtencin de la rden de compra de forma automatizada. Requerimientos de Almacenamiento As mismo, se verific que la salida de la informacin que arrojar el sistema estar acorde con lo establecido en el proceso de elaboracin de las rdenes de compras. Por otra parte el sistema posee el almacenamiento de las rdenes de compras en la base de datos de la empresa y se podr visualizar por medio de los reportes. Determinacin de restricciones En el desarrollo del sistema de informacin para la elaboracin de las rdenes de compras se pudo establecer varias restricciones, las cuales se explican a continuacin: Tecnolgicas El Centro Mdico de Cabimas, S.A. cuenta con un departamento de compras que tiene computadoras con los requerimientos necesarios para poder implantar el sistema. Econmicas En este caso se concluy la inexistencia de restricciones econmicas provenidas del desarrollo del sistema, ya que el diseo no genera gastos adicionales debido a que se realiza con el software que usa la empresa para llevar sus otros procesos y esta ya paga un costo especifico por esta licencia. Tiempo Seguidamente, es de distinguir la carencia de restricciones en el tiempo en el desarrollo de este caso de estudio, ya que el mismo se realiz en el 19

Centro Mdico de Cabimas, S.A. durante el periodo de tiempo considerado necesario. Recursos Humanos No hay restricciones significativas para el desarrollo de la propuesta, ya que existe personal en el departamento de compras que poseen conocimientos y la responsabilidad de operar con el sistema de informacin. Estudio de factibilidad La planificacin del desarrollo del sistema de informacin para la elaboracin de las rdenes de compras se realiz a travs del estudio de factibilidad, en donde se determin: Factibilidad Tcnica El Centro Mdico de Cabimas, S.A., tiene en su haber los recursos tcnicos necesarios para llevar a cabo el desarrollo e implantacin del sistema de informacin tanto en hardware como en software, permitiendo, que el sistema sea implantado. La tecnologa con la cual cuenta es departamento de compras del Centro Medico de Cabimas, S.A. es una PC conectada a una red LAN, contando con su propio personal para el mantenimiento, por ende, todo es adecuado para el desarrollo del sistema. Cuadro 5. Caractersticas de Hardware y Software HARDWARE Tarjeta Madre Intel TX Procesador Pentium Intel 3.0 y 3.2 MHZ 1 Gb de Memoria RAM Disco Duro 120 GB Tarjeta de Red Monitor LCD 15 Puertos seriales y paralelos Tarjeta de sonido

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Floppy 3 1.44 MB HD Unidad de CD-ROM- 52x Tarjeta de video de 64 Mb, expandible a 256 Mb SOFTWARE Sistema operativo Windows XP service pack 2 Office 2003 Progress open edge Fuente: Vsquez (2008)

Teclado hp Mouse hp

El software a utilizar para el desarrollo del sistema propuesto, fue Progress open edge.

Factibilidad Econmica El desarrollo del sistema es factible desde el punto de vista econmico por cuanto a la bsqueda de tales evidencias en el Centro Medico de Cabimas, S.A. arroj que esta no incurre en gastos durante el desarrollo del mismo debido a que se utiliz un software con el cual cuenta la empresa. De igual manera se hace notar la importancia de los beneficios generados por el desarrollo del sistema de informacin para la elaboracin de las rdenes de compras, puesto que permita a los usuarios obtener los resultados deseados en un lapso de tiempo reducido. Cuadro 6. Costo Aproximado de la Propuesta Recursos Humanos Programador de 50 21 Costo/Hora Tiempo proyecto 20 Hr en el

progress open edge Analista de sistema Paquetes de Sotfware Progress open edge Windows Xp Office 2003 Costo Total del proyecto: Fuente: Vsquez (2008) Cabe destacar que en el grfico anterior no se colocaron los precios de los recursos humanos y los paquetes de software, como complemento se realiz un anlisis costo-beneficio, donde los resultados arrojaron que la empresa cuenta con los recursos humanos, tecnolgicos y software requeridos para el desarrollo del sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras, los cuales forman parte de su actual infraestructura funcional, de ello se desprende la inexistencia de gastos adicionales a el gasto de licenciamiento de los paquetes de software que ya utilizan en la empresa y sern necesarios en la ejecucin de este proyecto. Factibilidad Operativa Con referencia a este aspecto los resultados fueron que los usuarios estaban de acuerdo con el desarrollo y la operacin de un sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras, ya que segn las encuestas realizadas a los usuarios del Departamento de compras, se observa gran receptividad en el desarrollo de dicho sistema de informacin que conllevar a mejorar el proceso actual para elaborar las rdenes de compras por cuanto estos se encuentran familiarizados con los sistemas de informacin. 50 Costo Bs. 20.000 3.000 5.000 28.200 20 Hr

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Para tal efecto se requerir una interfaz amigable en el ambiente grfico, lo cual va ser til al momento de realizar una consulta de una manera libre, una anulacin o a generar un reporte, ahorrndose un tiempo valioso y adems se cuenta con otra herramienta donde se pueda guardar toda la informacin que no sea a travs de un archivo, esto a su vez, resalta la inexistencia de resistencia al cambio y de lo cual se infiere que el desarrollo del sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras es factible desde el punto de vista operativo. TERCERA FASE Diseo del Sistema En esta fase se deline el nuevo sistema de informacin. Se compuso de tres tareas que fueron: diseo de sistemas alternativos, la seleccin del mejor sistema, y la consiguiente redaccin del reporte del diseo. El diseo se adapt al sistema general de informacin de la empresa y tiene flexibilidad para aceptar modificaciones futuras. Adems los beneficios obtenidos valen ms que los costos. Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institucin. Adems del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la rden de compra. Con la rden de compra el servicio que realiz el requerimiento podr recibir el material solicitado y tener control sobre requerimientos no satisfechos, requerimientos con rdenes de compras emitidas y saldos que debe entregar el proveedor. La rden de compra y el alta del material en el servicio habilitan luego el pago de los bienes que ser realizado por la oficina de pagos. Cabe destacar el sistema cumplir con los requerimientos en cuanto a las rdenes de compra, las cuales se utiliza para solicitar mercaderas a un 23

determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita. Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. Se extiende el documento por duplicado el original se enva al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadera. La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones. El diseo del sistema de informacin produce los elementos que establecen que el sistema cumplir los requerimientos identificados durante el anlisis del sistema. El primer paso en el diseo del sistema fue identificar los informes y las salidas que el sistema producir. Al disear se hizo un mapa, acto de delinear, planear, bosquejar y disponer muchos elementos separados, reunindolos en un conjunto viable y unificado se plane y arregl las partes en un todo para satisfacer los objetivos involucrados. El diseo del sistema requiri principalmente la coordinacin de actividades, los procedimientos de trabajo y la utilizacin de equipo para alcanzar los objetivos organizacionales. Para muchos usuarios, el xito de un sistema est relacionado con la creencia que tengan sobre s el sistema tiene las caractersticas adecuadas. Los componentes del sistema de informacin descritos durante el anlisis de requerimientos, es el punto principal del diseo.

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El diseo fue una solucin: la conversin de los requerimientos en formas que los satisfagan, lo cual determin el xito del sistema. La elaboracin de este sistema est bajo la concepcin de un proceso de asimilacin tecnolgica que permitir a los involucrados generar a partir de enfoques que ya existen nuevas formas de concebir y hacer las cosas, es decir, generar en los involucrados el uso de las buenas tecnologas, al aplicar conocimientos a sus realidades para crearlas y nutrirlas con alto sentido de responsabilidad. CUARTA FASE DESARROLLO DEL SOFTWARE En esta fase para lograr un buen diseo administrativo, contenido, diseo grfico e interfaz del sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras se utilizaron recursos humanos y computacionales, los especialistas que participaron fueron: Un Programador Su objetivo principal fue el de disear, vincular las pantallas con las bases de datos, codificar y depurar los componentes de software del sistema. Un analista Cuyo objetivo fue comunicar a los programadores lo que requiere ser programado. El trabajo del analista tambin involucr a los usuarios, para quienes se desarroll y suministr documentacin, como los manuales de procedimientos. Tal documentacin explica al usuario cmo usar el software desarrollado y qu hacer en caso de que se presenten problemas. El Gerente del Proyecto Tuvo la finalidad de coordinar todas las actividades en cada una de las fases del desarrollo del sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras. Requerimientos Funcionales Son todas aquellas funciones que el sistema ejecutar para alcanzar los objetivos trazados. Dando inicio al men principal se creo una pestaa la cual tiene como finalidad dar acceso la pantalla principal donde se realiza la 25

rden de compra, de igual manera se presentan una pantalla inicial donde aparece el inicio de sesin y salida. En cuanto al cargo de los proveedores, proyectos, descripciones de los materiales o medicamentos, presentan estas mismas funciones con la diferencia que se agregaron botones para realizar su bsqueda, para limpiar y calcular, dndole as una interaccin amigable al usuario al desplazarse libremente por el sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras. Para el diseo de interfaces se utilizaron el mismo programa el cual permita construir diversas pantallas, logrando una armona en el sistema y siguiendo un patrn ya establecido en la empresa. Figura 5. Pantalla del sistema del Centro Medico de Cabimas, S.A.

Fuente: Vsquez (2008). La pantalla del men principal presenta un diseo creado con el programa progress open edge, la cual tiene una foto de la empresa, en el panel de opciones esta ubicado al lado derecho, en la parte superior derecha aparece un cuadro de texto en el cual el usuario debe ingresar su contrasea y presionar enter, en la parte inferior se encuentran dos opciones, la primera en para entrar a el sistema y la segunda es para salir del mismo. Una vez ingresada la contrasea, los usuarios registrados pueden accesar a la siguiente pantalla, de lo contrario el sistema no los dejara entrar a la misma. El usuario podr acceder inmediatamente en el sistema.

Figura 6. Pantalla de inicio dentro del sistema 26

Fuente: Vsquez (2008) Al Iniciar Sesin Una vez iniciado la sesin se podrn ver todas las opciones con las que cuenta el sistema, en este caso, para elaborar una rden de compra se abrir la parte del modulo que se llama Inventarios, donde aparecer la pantalla para elaborar las rdenes de compras, la cual esta vinculados con otras pantallas y la base de datos de la empresa. Figura 7. Pantalla para elaborar las rdenes de compras

Fuente: Vsquez (2008) Esta pantalla cuenta con una serie de botones los cuales van a permitir seleccionar la opcin de acuerdo a el requerimiento de los datos que debe 27

llevar la rden de compra, cuando se selecciona el botn proveedores aparece una pantalla en donde podremos observar el nombre del proveedor, el Rif , NIT y el cdigo con el que se lleva un registro en la empresa, igualmente esta pantalla cuenta con los botones de seleccionar , este seria para luego de que se escoja el proveedor y el botn salir, que es para cerrar esa pantalla. Figura 8. Pantalla para seleccionar proveedor

Fuente: Vsquez (2008) El botn proyecto nos muestra una pantalla donde aparecern los nombres de los diferentes departamentos de la institucin, ya que en esta opcin se especifica cual fue el departamento que hizo la solicitud de pedido para comprar algn material o medicamentos Figura 9. Pantalla de seleccin de Proyecto

Fuente: Vsquez (2008)

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Donde aparecen las cajas de texto, el usuario debe ingresar los datos, seleccionar el tipo de entrega, las observaciones y luego darle click al botn que al posicionar el cursor sobre el mismo sale el mensaje de generar la rden de compra. De igual manera aparecer un mensaje que le pide al usuario confirmar si desea guardar los cambios realizados o no, si el usuario responde de forma negativa automticamente la pantalla se limpiara y podr volver a cargar los datos, en caso afirmativo aparecer una pantalla para cargar el detalle de la orden. Figura 10. Detalle de la Orden

Fuente: Vsquez (2008) Figura 11. Detalle de la Orden

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Fuente: Vsquez (2008) Una vez seleccionado el botn medicamentos o materiales, aparecer otras pantallas en donde se debe seleccionar el medicamento o material que se va a utilizar para la rden de compra.

Figura 12.Pantalla para seleccin de materiales

Fuente: Vsquez (2008) Figura 13.Pantalla para seleccin de medicamentos

Fuente: Vsquez (2008) La funcin del botn otros permite agregar algn materiales,

medicamentos o equipo que no se encuentre en la lista. 30

Cada vez que se seleccione un material, medicamento o equipo se debe colocar la cantidad y el precio unitario del mismo, luego si se desea cargar a la orden se da un click al botn cargar, sino un click al botn limpiar. Una vez que este cargado se puede eliminar algn cargo seleccionndolo y presionando el botn suprimir. De igual manera se cuenta con el botn exit, para poder salir de la pantalla. Al seleccionar el botn de generar orden de compra, va aparecer un mensaje que indicara el nmero de rden que se gener y luego aparecer en pantalla el reporte de la rden de compra y podr ser impresa la rden de compra.

Figura 14. Nmero de rden

Fuente: Vsquez (2008) Figura 15. Reporte de la rden

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Fuente: Vsquez (2008) QUINTA FASE Pruebas del sistema de informacin para la elaboracin de rdenes de compras Es necesario, la aplicacin de pruebas para comprobar que no se generan fallas ni errores, dando cumplimiento con los requerimientos planteados en el proceso de elaboracin de las rdenes de compras. As mismo, para la validacin del sistema se utilizar el siguiente esquema: Mtodos utilizados En este aspecto, se desprendi de la utilizacin de una programacin descendente (TOP-DOWN) y para lo cual esta prueba realizada recibe el nombre de prueba descendente, comenzando las pruebas desde niveles superiores. Tipos Utilizados Se utilizaron pruebas estticas en el mismo sitio de desarrollo del sistema sin la intervencin del usuario final. As mismo se examinarn los resultados para localizar algunos problemas inesperados y que nunca fueron arrojados. Luego 32

se realizarn las pruebas dinmicas con los usuarios finales, en este caso los usuarios del departamento de compras para obtener la aceptacin de este, lo cual dar pie a la implantacin definitiva del sistema.

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