Contenido UNIDAD I ENFOQUE SISTMICO Y SU APLICACIN EN LAS ORGANIZACIONES ............... 4 2.1 CONCEPTUALIZACION BSICA DE SISTEMA................................................................ 4 2.1.

1 ELEMENTOS DEL SISTEMA ......................................................................................... 4 2.1.2 CLASIFICACION GENERAL DE LOS SISTEMAS .......................................................... 5 2.2 LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA ABIERTO Y SUS ELEMENTOS........................... 7 2.4 EL PROCESO ADMINISTRATIVO COMO SISTEMA: SUBSISTEMA DE PLANEACIN, DE ORGANIZACIN, DE DIRECCIN Y CONTROL. ............................................................. 9 Subsistema de planeacin ................................................................................................... 9 Subsistema de organizacin .............................................................................................. 10 Subsistema de direccin .................................................................................................... 10 Subsistema de control........................................................................................................ 10 2.5 SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO........................................................ 11 2.5.1 Definicin ...................................................................................................................... 11 2.5.2 Caractersticas .............................................................................................................. 11 2.5.3 Aplicacin en las organizaciones .................................................................................. 11

UNIDAD I ENFOQUE SISTMICO Y SU APLICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Objetivo: Analizar la importancia de la interrelacin de los subsistemas en las organizaciones Para identificar su impacto en el logro de objetivos y metas de las organizaciones, mediante la determinacin del proceso de solucin de creacin de valor de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio que la empresa objeto de estudio ofrece.

2.1 CONCEPTUALIZACION BSICA DE SISTEMA Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propsito comn Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros "Sistema es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos ms que los unos con relacin a los otros en funcin de su lugar en esa totalidad. (1) "Sistema es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas, interactuantes y especializadas. Cualquier sistema tiene un nmero de objetivos, y los pesos asignados a cada uno de ellos puede variar ampliamente de un sistema a otro. Un sistema ejecuta una funcin imposible de realizar por una cualquiera de las partes individuales. La complejidad de la combinacin est implcita." (2) "Sistema es una coleccin organizada de hombres, mquinas y mtodos necesaria para cumplir un objetivo especfico."(3)

(1)Ferdinand de Saussure (1931) (2)Mario Bunge (1979) (3)Estndar X3.12-1970 (ANSI), Estndar 2382/V, VI (ISO) Vocabulary for Information Processing

2.1.1 ELEMENTOS DEL SISTEMA Son componentes de cada sistema .Los elementos del sistema pueden a su vez ser sistemas, y se denominan subsistemas Entradas: Son los recursos que el sistema debe importar de su medio para poder funcionar. Ejemplo: Las organizaciones contienen individuos (que son sistemas por su propia cuenta) que pertenecen a grupos (dependencias o procesos),que a su vez pertenecen a otras divisiones o procesos ms grandes y sucesivamente. La informacin que pertenece en el sistema igual a la informacin que existe ms que la que entrada, es decir, hay agregacin neta en la entrada. Son los recursos que el sistema debe importar de su medio para poder funcionar. Proceso de conversin: Es el que cambia transforma elementos de entrada y salida. Existen diferentes procesos o funciones de conversin, siendo algunas principales, en relacin con el producto final y otras accesorias o de servicios para que puedan operar esos subsistemas principales. Salidas: Son los resultados del proceso de conversin del sistema o la exportacin que el sistema hace al medio ambiente. Sistmica: Es el arte de ver averiguar y especialmente reconocer conexiones entre las entidades observadas. Medio: Es el entorno del sistema con el cual este importa y exporta energa. Retroalimentacin: es el mecanismo de control que posee el sistema para asegurar el logro de su meta.

2.1.2 CLASIFICACION GENERAL DE LOS SISTEMAS La clasificacin de un sistema al igual que el anlisis de los aspectos del mismo es un proceso relativo; depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla. Los sistemas se clasifican as: SEGN SU RELACION CON EL MEDIO AMBIENTE y Abierto: Sistemas que intercambian materia, energa o informacin con el ambiente. Ejemplos: clula, ser humano, ciudad, perro, televisor, familia estacin de radio. y Cerrado: Sistemas que no intercambian materia, energa o informacin con el ambiente. Ejemplos: universo, reloj desechable, llanta de carro. SEGN SU NATURALEZA y Concretos: Sistema fsico o tangible. Ejemplos: Equipos de sonidos, pjaro, guitarra, elefante. Abstractos: Sistemas simblicos o conceptuales. Ejemplo: Sistema sexagesimal, idioma espaol lgica difusa. SEGN SU ORIGEN y Naturales: Sistemas generados por la naturaleza, tales como los ros, los bosques las molculas de agua. y Artificiales: Sistemas que son productos de la actividad humana, son concebidos y construidos por el hombre, tenemos al tren, avin, idioma ingles. SEGN SUS RELACIONES y Simples: Sistemas con pocos elementos y relaciones, como los juegos de billar, pndulo, f(x)=x+2, palanca. y Complejos: Sistemas con numerosos elementos y relaciones. Ejemplo: cerebro universidad, cmara, fotogrfica. Esta clasificacin es relativa porque depende del nmero de elementos y relacin considerados. En la prctica y con base en lmites psicolgicos de la percepcin y comprensin humanas, un sistema con ms o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple.

SEGN SU CAMBIO EN EL TIEMPO y y Estticos: Sistema que no cambia en el tiempo: piedra, vaso de plstico, montaas. Dinmicos: Sistema que cambia en el tiempo: Universo, tomo, la tierra, hongo. Esta clasificacin es relativa porque depende del periodo de tiempo definido para el anlisis del Sistema. SEGN EL TIPO DE VARIABLE QUE LO DEFINEN y y Discretos: Sistema definido por variables discretas: lgica, alfabeto. Continuos: Sistema definido por variables continas: alternador, ros.

OTRAS CLASIFICACIONES y Jerrquicos: Sistemas cuyos elementos estn relacionados mediante relaciones de dependencia o subordinacin conformando una organizacin por niveles: gobierno de una ciudad. y Sistema de control: Sistema jerrquico en el cual unos elementos son controlados por otro: lmparas. y Sistema de Control con retroalimentacin: Sistema de control en el cual elementos controlados envan informacin sobre su estado a los elementos controladores: termostato. y Determinstico: Sistema con un comportamiento previsible: palanca, polea, programa de computador. y Probabilstico: Sistema con un comportamiento no previsible: clima mosca, sistema econmico mundial. Tambin cabe plantear que los sistemas pueden clasificarse como: y Vivientes y no vivientes: Los sistemas vivientes estn dotados de funciones biolgicas, como el nacimiento, la reproduccin y la muerte. y Abstractos y concretos: Un sistema abstracto es aquel en que todos sus elementos son conceptos. Un sistema concreto es aquel en el aquel por lo menos dos de sus elementos son objetivos o sujetos, o ambos. y

2.2 LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA ABIERTO Y SUS ELEMENTOS. Una empresa es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interaccin dinmica con su ambiente sean clientes, proveedores, competidores, entidades sindicales, o muchos otros agentes externos. Influye sobre el ambiente y recibe influencias de est. Adems es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre s, que trabajan en armona con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de sus participantes. La organizacin debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que estn en interaccin dinmica entre s. Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente los fenmenos organizacionales en funcin de los comportamientos individuales y procesos continuos. La organizacin es un sistema abierto; Por lo cual, en esta, entran insumos que favorecen el crecimiento organizacional de una empresa. Si no existiera el sistema abierto en una empresa, esta llegara a la quiebra porque necesitara de este recurso tan importante. Es importante que se implementen este tipo de mtodos en la diversas formas de organizacin, ya, que de esta manera la empresa funciona como un sistema. El sistema abierto depende de los recursos que lleguen a la empresa. El capital es una fuente principal para que se implemente el sistema abierto

2.4 EL PROCESO ADMINISTRATIVO COMO SISTEMA: SUBSISTEMA DE PLANEACIN, DE ORGANIZACIN, DE DIRECCIN Y CONTROL. El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin embargo es la la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Planeacin - Qu es lo que se quiere hacer? - Qu se va a hacer? Organizacin - Cmo se va a hacer? Direccin - Verificar que se haga Control - Cmo se ha hecho

Subsistema de planeacin Es el conjunto de elementos y actividades requeridas para formular e instrumentar el Plan Institucional de la empresa. Consiste en: Diseo de imgenes futuras Elaboracin de diagnsticos Definicin de Objetivos y prioridades Establecimiento de polticas generales Formulacin de estrategias globales Determinacin de tiempos

Subsistema de organizacin Su principal objetivo es facilitar el logro de las meras del sistema administrativo general proporcionando un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales. La estructura de la organizacin se representa principalmente por un organigrama. Tradicionalmente un organigrama se construye en forma de pirmide, donde los rangos ms altos se ubican en la parte superior, mientras que los de ms bajo rango, se ubican en la parte inferior. Subsistema de direccin Es la accin o influencia interpersonal de la administracin para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzo. Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social. Subsistema de control Es el anlisis que se hace sobre el cumplimiento de los programas y los presupuestos del Plan, a travs de procesos de medicin, comparacin, evaluacin y supervisin de las acciones instrumentadas. El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

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2.5 SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO 2.5.1 Definicin Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversos y normalmente incluyen:
y y y y

El equipo computacional, (Hardware) El recurso humano que interacta con el sistema de informacin. Los datos, o informacin fuente, que son introducidos al sistema. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)

Sistema de informacin administrativa (SIA) o (MIS. Management Information System), es un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para proporcionar informacin rutinaria a administradores y tomadores de decisiones. El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas y la compaa en su conjunto. Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creacin de barreras de la comunicacin entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactan con los sistemas en otras partes de la organizacin.

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2.5.2 Caractersticas El sistema de informacin administrativo solo es til, cuando existe un clima de aceptacin a nivel organizacional y haya un compromiso a nivel de todos los estamentos para llevar a cabo su implementacin. SIA es la eficiencia operativa. Mercadotecnia, produccin, finanzas y otras reas funcionales se apoyan en sistemas de informacin administrativa y se vinculan entre s por medio de una base de datos comn. Los sistemas de informacin administrativa suelen producir informes estndar generados con base en datos e informacin procedentes del sistema de procesamiento de transacciones

2.5.3 Aplicacin en las organizaciones Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos de estos ltimos se cuentan: la automatizacin de nmina y de las funciones administrativas, el pronstico de ventas, el control de inventarios y la introduccin incontrolada de computadoras personales. En los ltimos aos las empresas han advertido la necesidad de lograr una integracin realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Informacin Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integracin es necesario definir las polticas de la empresa sobre la informacin y preparar planes estratgicos y a corto plazo. En este sentido es necesario identificar tres niveles administrativos en las organizaciones de servicios: Nivel Directivo: determinacin de metas, definicin de polticas y objetivos, identificacin de programas y actividades. Por ejemplo: polticas con relacin a contratacin de personal, poltica con relacin a adquisicin de equipos y material, poblacin beneficiaria de los servicios que presta la organizacin. En este nivel se requiere mayor informacin externa, menor precisin y alto nivel de sntesis. Nivel Intermedio: adquisicin y asignacin de recursos, identificacin de nuevos servicios, requerimientos de personal, anlisis de presupuesto. Por ejemplo: esquema

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de distribucin de personal y planeacin de presupuesto anual. En este nivel se requiere informacin ms exacta, precisa, actualizada y repetitiva. Nivel operativo o de control: realizacin de tareas especficas de manera efectiva y eficiente, aceptacin o rechazo de clientes, calidad del servicio que se presta, ejecucin presupuestal. Por ejemplo: seleccin de nuevos clientes, relacin de programas de capacitacin y entrenamiento. En este nivel se requiere informacin mucho ms detallada, datos especficos, exactos, frecuentes y actualizados para que los administradores evalen la respuesta inmediata que se necesita para efectuar cambios a corto plazo en operaciones diarias. Un SIA debe incluir componentes fsicos como computadoras, programas de computacin, archivo; procedimientos operativos y personal; medidas de procesamiento y documentos que se utilizan para la captacin y produccin de datos e informes que demuestran el rendimiento de un sistema de informacin. En relacin con los componentes fsicos, es necesario tener en cuenta que no siempre se requiere o se cuenta con computadoras y en este caso se puede utilizar una mquina de escribir, escritura manual, archivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo propsito. En relacin con los procedimientos operativos, se requiere de manuales y folletos de instruccin tales como: instrucciones al usuario, instrucciones para la preparacin de entrada e instrucciones operativas para el personal que maneja la informacin. El personal de operacin incluye operadores de computadoras y analistas de sistemas, si el sistema es computarizado; adems personal de captacin de informacin y administracin del sistema de informacin. El procesamiento de la informacin se efecta de acuerdo a la actividad a que hace referencia. Por ejemplo: Para la prestacin de servicios se requiere de un documento que especifique la orden de prestacin de servicio, el registro de la ejecucin y el informe del mismo. Estos documentos se denominan de transaccin. Para la creacin de archivos histricos, se requiere de un archivo principal en el cual se conservan los datos acumulados y actualizados, a fin de reflejar la informacin actual.

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Para la produccin de informes regulares o especiales, se requiere de un diseo previo, que permita dar respuesta rpida a interrogantes y solicitudes de informacin programada o especial.

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BIBLIOGRAFIA La Quinta Disciplina en la Prctica, Cmo construir una organizacin inteligente, Ediciones Granica S.A. Barcelona, 1995 pgina 94) (Organizaciones y Administracin, un enfoque de Sistemas, Norma, Bogot, 19985, pginas 41)

http://www.wikilearning.com/monografia/teoria_de_sistemasla_organizacion_como_sistema_abierto/12557-5 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/default2.a sp http://es.scribd.com/doc/3236439/El-Proceso-Administrativo-Direccion-y-Control http://www.mitecnologico.com/Main/ElEnfoqueDeSistemas http://www.slideshare.net/NACI/proceso-administrativo-presentation-636040 www.maestriaenadministracion.uson.mx http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacion-administrativa.html http://www.siiau.udg.mx/html/pronad/doctos/introduccion_siia.pdf http://www.centrogeo.org.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sistema_de_informacion_adminitrat _1989.pdf http://techtastico.com/post/sistema-de-informacion-administrativa-mis/

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