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MANUAL DE USUARIO
2. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal.. 5 3. Creacin del proceso .. Paso 1: Informacin Bsica.. Paso 2: Registro de productos... Paso 3: Parmetros de calificacin. Paso 4: Plazos y fechas .. Paso 5: Seleccin del Proveedor .. Paso 6: Anexos .. 4. Consulta de procesos 5. Ver Invitaciones. CONSULTOR 6. Invitaciones recibidas .. 7. Preguntas .. 23 24 7 10 12 14 15 17 19 22
ENTIDAD CONTRATANTE 8. Respuestas y Aclaraciones.. CONSULTOR 9. Enviar Oferta... ENTIDAD CONTRATANTE 10. Apertura de Ofertas y Solicitud de Convalidacin.. CONSULTOR 11. Respuesta a la Convalidacin. 37 ENTIDAD CONTRATANTE 12. Inicio de la Evaluacin 13. Resultados finales del proceso 14. Adjudicacin 15 Registro de Contratos . 16.Finalizacin del Proceso . 17. Consideraciones. 39 43 46 49 51 53 32 29 26
Entidad Contratante
1. Sustento Legal LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIN PBLICA (LOSNCP)
Art. 6.- Definiciones 8. Consultora: Se refiere a la prestacin de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre-factibilidad, factibilidad, diseo u operacin. Comprende, adems, la supervisin, fiscalizacin, auditora y evaluacin de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informticos as como los servicios de asesora y asistencia tcnica, consultora legal que no constituya parte del rgimen especial indicado en el nmero 4 del artculo 2, elaboracin de estudios econmicos, financieros, de organizacin, administracin, auditora e investigacin.
Art. 40.- Montos y tipos de contratacin. La celebracin de contratos de consultora se sujetar a las siguientes disposiciones: 3. Contratacin mediante concurso pblico: Cuando el presupuesto referencial del contrato sea igual o superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico.
REGLAMENTO A LA LOSNCP
Art. 38.- Contratacin mediante concurso pblico.- Cuando el presupuesto referencial del contrato sea igual o superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico, la entidad contratante realizar la convocatoria pblica a travs del Portal www.compraspublicas.gov.ec. para que los interesados, habilitados en el RUP, presenten sus ofertas. Si en este proceso se presenta un solo proponente, la oferta ser calificada y evaluada y, si sta cumple los requisitos y criterios establecidos podr ser objeto de adjudicacin, de llegar a un acuerdo en la negociacin. La entidad contratante podr realizar una invitacin internacional a participar en el concurso pblico, previo la autorizacin del INCOP, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 37 de la Ley. En este caso, se podr realizar invitaciones mediante publicaciones por la prensa internacional especializada, por una sola vez en cada medio
Pei= (100*M)/M+d Donde: Pei = Puntaje por Evaluacin Econmica del oferente i M= Media aritmtica de las ofertas econmicas de los ofertantes D= Diferencia en valor absoluto entre el precio propuesto por cada ofertante y la Media aritmtica M
Para el Orden de Prelacin: Tanto la evaluacin tcnica como la evaluacin econmica se evaluarn sobre 100 puntos. El puntaje total de la propuesta ser el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la aplicacin de la siguiente frmula. PTOI= (c1* Pti) + (c2* Pei) PTOI = Costo Total del Oferente i Pti = Puntaje por Evaluacin Tcnica del oferente i Pei = Puntaje por Evaluacin Econmica del oferente i c1 = Coeficiente de ponderacin para la evaluacin tcnica c2 = Coeficiente de ponderacin para la evaluacin econmica La suma de los coeficientes de ponderacin deber ser igual a la unidad (1.00) 0.80 c1 0.90 peso oferta tcnica 0.20 c2 0.10 peso oferta econmica Para acceder a la evaluacin de las propuestas econmicas, las propuestas tcnicas debern alcanzar el puntaje mnimo de setenta (70) puntos. Las propuestas tcnicas que no alcancen dicho puntaje sern descalificadas y rechazadas en esta etapa. (Revisar Resolucin 021).
Imagen 2.1
En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opcin Ingresar al Sistema. (Imagen 2.2)
Imagen 2.2
A continuacin, deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea, luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. (Imagen 2.3)
Imagen 2.3
Al ingresar puede observar los mens Inicio - Datos Generales - Consultar- Entidad ContratanteAdministracin o los conos para Acceso directo a las aplicaciones que le permitirn acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 2.4)
Imagen 2.4
Para crear un proceso de contratacin ingrese a la opcin Entidad Contratante submen Nueva Contratacin, o puede ingresar a travs de los Accesos Directos a las Aplicaciones en la opcin Crear Procesos. (Imagen 2.5)
Imagen 2.5
Por ejemplo: CP-EMAAP-001-2010 Recuerde que puede ingresar el cdigo con letras maysculas o minsculas, no ingrese caracteres especiales como puntos, asteriscos y smbolos.
Descripcin del proceso de contratacin.- Breve detalle del Objeto del Proceso de Contratacin.
Presupuesto Referencial Total.- Monto asignado para la Consultora. Partida Presupuestaria.- Cdigo de la Partida Presupuestaria asignada para la adquisicin.
Forma de Pago.- Anticipo (valor porcentual a pagar) y Saldo (valor a pagar posterior al anticipo).
Funcionario Encargado del proceso.- Seleccione el nombre de la persona encargada del proceso en el portal.
Derecho de Inscripcin al Adjudicatario.- Seleccione SI o NO segn corresponda. Si selecciona SI el sistema le dar la opcin de ingresar el Valor que se va a cobrar y en el campo Descripcin el detalle. Recuerde que debe regirse a lo que indica el Art. 31 de la LOSNCP, que en ningn caso se cobrar valor alguno por inscripcin, slo se cobrar un valor al consultor adjudicado por cuestiones de levantamientos de textos, reproduccin y edicin de los pliegos, de ser el caso.
Finalmente haga clic en el botn Continuar para ir al siguiente paso. (Imagen 3.1)
(Imagen 3.1)
Al hacer clic en el botn Continuar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje informndole que debe hacer clic en la opcin Aceptar para confirmar los datos, y que sean grabados. (Imagen 3.2)
(Imagen 3.2)
Imagen 3.3
Busque la categora de la consultora, a travs de la palabra clave o con el cdigo. La palabra clave es la palabra que utilizar para la bsqueda, con respecto al cdigo, recuerde ingresar el nmero del cdigo a nivel 5 (5 dgitos de la categora). (Imagen 3.4)
Imagen 3.4
Para seleccionar la categora que se requiere, basta con hacer clic en el casillero de la categora que se requiere. Una vez escogida la categora el sistema le enva a la misma pantalla donde se visualizar ingresada la categora del producto, la descripcin, unidad, cantidad, valor y subtotal. El casillero de caractersticas estar vaco para que la Entidad ingrese lo que se requiera especificar de la categora agregada. (Imagen 3.5)
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Imagen 3.5
Haga clic luego en el botn Aadir, y finalmente haga clic en Continuar, como se muestra a continuacin.
(Imagen 3.6)
Recuerde que puede agregar una sola categora por la totalidad del presupuesto Referencial.
Imagen 3.6
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Imagen 3.7
La imagen a continuacin muestra las diferentes opciones de parmetros de calificacin que el sistema le permitir agregar a la Entidad Contratante para la Evaluacin de las ofertas. Haga clic en el cono que tiene la imagen de un visto y esto le permitir agregar los parmetros. (Imagen 3.8)
Imagen 3.8
Una vez agregados los parmetros, la Entidad Contratante deber asignar un valor porcentual a cada uno de ellos. Agregue todos los parmetros que se requieran, siempre y cuando la suma total d como resultado 100%, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.9)
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Imagen 3.9
Si se equivoc al seleccionar algn parmetro, podr eliminarlo haciendo un clic en el cono para Eliminar, el cual se encuentra con una X a lado de cada parmetro. Luego de haber agregado los parmetros de calificacin, el sistema le pedir que agregue los pesos de la oferta tcnica y econmica. La suma total de las ofertas debe cumplir el 100%. Si la Entidad desea darle un peso a la oferta tcnica de 90%, el peso de la oferta econmica ser de 10%, de esta manera cumplir el 100%. En Consultora de Concurso Pblico, el consultor deber cumplir un mnimo de 70 puntos en la calificacin de la oferta tcnica, la oferta econmica ser evaluada a travs de la frmula establecida en la Resolucin 21, los cuales sern evaluados por el sistema para pasar a la negociacin de consultora. La negociacin se dar en base al Orden de Prelacin (orden en el que van a salir los consultores para la negociacin). Si ya agreg los parmetros, haga clic en el botn Continuar para seguir al siguiente paso.
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Imagen 4.1
Cuando haya ingresado ya todas las fechas, haga clic en el botn Continuar.
(Imagen 4.2)
Imagen 4.2
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Imagen 5.1
Al hacer clic en la opcin Invitar a todos los proveedores, el sistema invitar a todos los consultores de la categora del producto referente a consultora, en el ejemplo de la imagen a continuacin, el sistema encontr a 631 consultores registrados. (Imagen 5.2) Finalmente haga clic en Continuar.
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PASO 6. Anexos
El paso final de la creacin de procesos es el adjuntar el archivo de pliegos y la Resolucin de invitacin al proveedor. Haga clic primero en el botn Examinar, para que el sistema le muestre la ubicacin o unidad de donde requiere adjuntar su archivo, seleccione el archivo y ponga Abrir. (Imagen 6.1)
Imagen 6.1
Ingrese en el campo Descripcin, el nombre con el que desea que se muestre este documento, y finalmente Subir. (Imagen 6.2)
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Imagen 6.2
Una vez que haya subido los documentos necesarios haga clic en el botn Finalizar. (Imagen 6.3)
Imagen 6.3
4. Consulta de Procesos
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Imagen 4.1
Haga clic en el cdigo del proceso y proceda a ingresar a las diferentes pestaas informativas para la revisin del resumen del proceso, como se muestra a continuacin. (Imagen 4.2) - (Imagen 4.6)
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Imagen 4.2
Imagen 4.3
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Imagen 4.4
Imagen 4.5
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Imagen 4.6
5. Ver Invitaciones
Al publicar un proceso el Sistema mostrar el listado de INVITADOS, la Entidad contratante podr verificar el listado a travs del link Ver Invitaciones. (Imagen 5.1)
Imagen 5.1
A continuacin la Entidad Contratante podr revisar el listado de todos los consultores invitados segn la categora del producto seleccionado. (Imagen 5.2)
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Imagen 5.2
CONSULTOR
6. Invitaciones Recibidas
Una vez publicado el proceso llega la invitacin inmediata y automticamente en el Portal al consultor. La pantalla a continuacin muestra las invitaciones recibidas de varias entidades. El consultor procede a ingresar a la invitacin que desee, luego debe hacer clic en el cdigo del proceso que est subrayado para ingresar, por ejemplo en el cdigo de este caso LC-EMAAP-001-2010. (Imagen 6.1)
Imagen 6.1
A continuacin el consultor podr revisar el detalle del procedimiento y los pliegos, como se muestra a continuacin. (Imagen 6.2)
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Imagen 6.2
Al ingresar el consultor debe proceder a bajar los pliegos de la invitacin, el link se encuentra al final de la pantalla del proceso e indicar si desea Abrir o Guardar el archivo. (Imagen 6.3) Luego haga clic en Descargar
Imagen 6.3
7. Preguntas
El siguiente paso segn el cronograma de fechas es el de las preguntas, el proceso se encontrar en el estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, es en este estado donde el consultor puede hacer cualquier pregunta acerca de los pliegos. Para hacer las preguntas ingrese al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 7.1)
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Imagen 7.1
Al ingresar el sistema le presentar la siguiente pantalla donde el consultor debe hacer clic en el botn Agregar Pregunta para enviar las preguntas respectivas que tenga acerca del proceso, se pueden agregar varias preguntas, no existe un lmite en nmero (Imagen 7.2)
Imagen 7.2
Realice la pregunta en el cuadro que se muestra a continuacin y luego haga clic en Enviar Pregunta.
7.3)
(Imagen
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Imagen 7.3
El consultor puede observar que se han agregado sus preguntas al Sistema, como se muestra a continuacin. En esta pantalla se irn agregando preguntas que harn tambin otros consultores, de esta manera todos pueden ver las preguntas que se hagan en el proceso. Se irn agregando un nmero de preguntas pero no se sabr el nombre del consultor que hizo la pregunta. (Imagen 7.4)
Imagen 7.4
Entidad Contratante
8. Respuestas y Aclaraciones
La Entidad contratante deber ingresar al proceso, y as contestar las preguntas realizadas por los consultores, para esto la entidad ingresar al proceso y podr ver las preguntas para responderlas ingresando al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 8.1)
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Imagen 8.1
Al ingresar podr observar la pantalla en donde se encuentran las preguntas y la opcin para responder cada una de ellas. Proceda a ingresar al link Responder para contestar a cada una de las preguntas realizadas por los consultores, como se muestra a continuacin. (Imagen 8.2)
Imagen 8.2
Ingrese la respuesta en el recuadro que le muestra el sistema y luego clic en el botn Enviar.
(Imagen 8.4)
(Imagen 8.3) -
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Imagen 8.3
Imagen 8.4
Si la Entidad requiere hacer algn tipo de Aclaracin a los consultores, este estado del proceso lo permitir. Haga clic en el botn Agregar Aclaracin y podr informarlo ingresando la aclaracin en el recuadro que se muestra a continuacin, finalmente haga clic en el botn Enviar. (Imagen 8.5)
Imagen 8.5
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Imagen 8.6
CONSULTOR
9. Envo de oferta
Al culminar la fecha lmite de Respuestas el consultor deber ingresar al Sistema su oferta tcnica (Formularios 1 y 2) y la oferta econmica, para ello el estado del proceso se encontrar en Entrega de propuesta tcnica. Haga clic en el link Enviar oferta. (Imagen 9.1)
Imagen 9.1
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(Imagen 9.2)
Imagen 9.2
La siguiente pantalla permitir al consultor ingresar su Oferta Econmica y Plazo ofertado en das, luego el consultor deber hacer clic en Guardar Propuesta. (Imagen 9.3)
Imagen 9.3
Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo de la unidad donde tenga el documento, luego ingrese el nombre del archivo en el campo Descripcin finalmente haga clic en el botn Subir.
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Imagen 9.4
A continuacin el consultor debe proceder a imprimir la oferta ingresada en el Sistema, para ello haga clic en el link Imprimir. (Imagen 9.5)
Imagen 9.5
Recuerde que hasta la fecha y hora lmite de entrega de ofertas el consultor entregar a la Entidad Contratante la oferta tcnica fsicamente incluyendo los dos formularios que adjunt al Sistema.
Entidad Contratante
10. Apertura de Ofertas y Convalidacin
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Imagen 10.1
Al hacer clic en Convalidacin de errores, el sistema indicar a la Entidad SI se requiere o NO realizar la convalidacin. Seleccione opcin Si o No, luego haga clic en el botn Guardar.
(Imagen 10.2)
Imagen 10.2
Haga clic en el botn Aceptar donde la Entidad debe subir el archivo (Acta de Convalidacin de Errores).
(Imagen 10.3)
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Imagen 10.3
Una vez que adjunt el acta el Sistema mostrar los consultores que han enviado las ofertas y a los cuales podr realizar la convalidacin correspondiente slo en el caso de que exista convalidacin alguna. Haga clic en Convalidar para que proceda a informar al consultor. (Imagen 10.4)
Imagen 10.4
Proceda a ingresar la Convalidacin que se requiere y haga clic en el botn Enviar, como se muestra a continuacin. (Imagen 10.5)
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Imagen 10.5
En la siguiente pantalla proceda a subir el Oficio de Convalidacin por oferente. (Imagen 10.6)
Imagen 10.6
Regrese a la pantalla inicial de Convalidacin y proceda a Finalizar Convalidacin, luego proceda a ingresar las fechas para Respuesta de Convalidacin de Errores y la nueva fecha de Adjudicacin, tal como se muestra en la pantalla a continuacin. (Imagen 10.7)
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Imagen 10.7
Recuerde que para realizar una Convalidacin el tiempo mnimo establecido es 2 das y mximo 5 das, entre la fecha de solicitud de convalidacin y la fecha de respuesta a la convalidacin.
Imagen 10.8
CONSULTOR
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Imagen 11.1
Al ingresar revise si tiene alguna convalidacin, para ello proceda a hacer clic en el link Revisar/Responder Preguntas. (Imagen 1.51)
Imagen 11.2
A continuacin el consultor podr observar el mensaje de convalidacin enviado por la Entidad Contratante, luego el consultor deber Responder a la convalidacin para que el Sistema registre la respuesta a la convalidacin si la tuviera. (Imagen 11.3)
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Imagen 11.3
Proceda a ingresar la respuesta a la convalidacin, como se muestra en la siguiente pantalla, luego haga clic en Enviar. (Imagen 11.4)
Imagen 11.4
Luego proceda a adjuntar el documento que le pidi la Entidad Contratante en la convalidacin. (Imagen 11.5)
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Imagen 11.5
Entidad Contratante
12. Inicio de Evaluacin
Una vez informada la convalidacin, la Entidad Contratante puede proceder a Evaluar la oferta enviada por el consultor, para lo cual debe hacer clic en el link Evaluar Oferta. (Imagen 12.1)
Imagen 12.1
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A continuacin el sistema listar al consultor o consultores que han enviado los documentos que se pidieron adjuntar a travs del sistema, luego de lo cual la Entidad Contratante podr proceder a calificarlo. Para proceder a la calificacin haga clic en el link Calificar. Imagen 12.2
Imagen 12.2
El sistema ahora le permitir visualizar las ofertas enviadas por el consultor a travs del Portal, adems de que en esta opcin le permitir calificar las ofertas a travs de los parmetros de Evaluacin que ingres en pasos anteriores. Como se puede observar, la Entidad ir ingresando el valor de la calificacin asignado en cada parmetro de calificacin. Una vez concluida la evaluacin, haga clic en el botn Guardar Calificacin y luego Confirmar Calificacin. Recuerde que mientras no Confirme la calificacin, el sistema no indicar que la oferta ha sido evaluada. (Imagen
12.3)- (Imagen 12.4)
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Imagen 12.3
Imagen 12.4
De esta manera la Entidad ir evaluando a cada uno de los oferentes, una vez realizada la Evaluacin el sistema indicar que debe subir archivo de Acta de Calificacin, suba el documento al Portal con la opcin Examinar y Subir respectivamente. (Imagen 12.5)
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Imagen 12.5
Una vez ingresada toda la informacin, finalice la calificacin haciendo clic en el botn, Finalizar .
12.6)
(Imagen
Imagen 12.6
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Imagen 13.1
Al ingresar, la Entidad podr visualizar los resultados de los consultores que podrn participar en la negociacin. Para proceder a ver el resultado del ORDEN DE PRELACIN de los consultores, proceda a hacer clic en el botn Iniciar Negociacin. (Imagen 13.2)
Imagen 13.2
En la pantalla a continuacin, el sistema le presentar los consultores con los que se puede negociar, pero como se puede observar, la opcin de Negociar se habilita por (ORDEN DE PRELACIN), por eso podr observar
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Imagen 13.3
Recuerde que hasta que no llegue a la negociacin con un consultor, el sistema le permitir continuar con el siguiente consultor segn el orden de prelacin.
RECUERDE QUE SI NO INDICA AL SISTEMA SI REQUIERE O NO REALIZAR LA CONVALIDACIN, NO PODR REALIZAR LA EVALUACIN DE LAS OFERTAS. RECUERDE QUE PARA FINALIZAR LA EVALUACIN DE LAS OFERTAS DEBER ENCONTRARSE ENTRE LA FECHA INICIO EVALUACIN OFERTA Y LA FECHA LMITE RESULTADOS FINALES
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14. Adjudicacin
Cuando haya registrado la negociacin, el sistema pasar al estado Por Adjudicar, para proceder a realizar la adjudicacin o en su defecto a la declaratoria desierto del proceso ingrese al link Adjudicar. (Imagen 14.1)
Imagen 14.1
La pantalla a continuacin le mostrar un resumen de la calificacin y negociacin que se realiz, si es que se lleg a la negociacin, el sistema le permitir Adjudicar. Observe que el sistema muestra los datos de la categora de la consultora que se seleccion, el consultor con el que se realiz la negociacin y un campo para ingresar la Razn de Adjudicacin, luego proceda a dar clic en el botn Adjudicar Proveedor. (Imagen 14.2)
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El paso final de la adjudicacin es subir el archivo Resolucin de Adjudicacin, para ello adjunte el archivo de la resolucin y haga clic en el botn Finalizar Adjudicacin. (Imagen 14.3)
Imagen 14.3
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Para registrar el contrato, ingrese al link Registro de Contratos y proceda con el registro. (Imagen 15.1)
Imagen 15.1
Ingrese Fecha de inicio del Objeto del proceso de contratacin y Fecha de Trmino del objeto de Contratacin, luego para adjuntar el archivo del contrato haga clic en el botn Examinar, Descripcin donde ingresar el nombre del archivo del contrato y finalmente Subir. Para finalizar, haga clic en el botn Guardar. (Imagen 15.2)
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Imagen 15.2
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Imagen 15.3
Imagen 16.1
Proceda a subir el acta de entrega-recepcin, factura, o las obligaciones particulares que asuman las partes. Una vez adjuntada la informacin haga clic en Finalizar. (Imagen 16.2)
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Imagen 16.2
El proceso deber quedar en el estado, Finalizado para que se lo pueda dar por concluido, como se muestra a continuacin. (Imagen 16.3)
Imagen 16.3
17. Recomendaciones
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