AUDITORIA OPERATIVA.

El sistema de control asume un rol relevante en las Empresas, porque a travs de sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia, economa, indicadores que fortalecen el desarrollo de las mismas. La instrumentalizacin de los sistemas de control se da a travs de las Auditorias Operativas que se aplican en las empresas dentro de un perodo determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc. como parte de la evaluacin. CONCEPTO DE AUDITORIA OPERATIVA.Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin y evidencia aplicada a la Empresa. Es el examen realizado por el profesional Contable independiente de acuerdo con las Normas de Contabilidad y Auditora; con el fin de emitir una opinin que muestre lo acontecido en el negocio. Es la valoracin independiente de todas las acciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo las Polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la Organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa. La Auditoria Operativa formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin. La Auditoria Operativa determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econmica y efectiva. La Auditoria Operativa determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas. En la Auditora Operativa la informacin est dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyeccin al futuro y retrospeccin al pasado cercano. Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razn defectuosa y as obtener efectos que beneficien a la organizacin, no solo al presente sino tambin al futuro. Una evaluacin de la efectividad de los procedimientos y prcticas requiere de cierta revisin o estudio preliminar con el fin de conocer como funcionan dichos procedimientos y prcticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. Basndose en dichas revisiones es posible identificar asuntos especficos como reas problema o deficiencias que requieren de ms estudio, todo esto obviamente ha dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organizacin de las actividades de los organismos pblicos en la planificacin, formacin de presupuesto, contabilidad y control. METODOLOGIA.- No existe aun una metodologa que aplique un Auditor operativo en la realizacin de su labor; el Auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su

experiencia. Bsicamente se aplica cuatro caractersticas de la auditora operativa: Familiarizacin: Los Auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. Verificacin: requiere que los Auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario par que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los Auditores usualmente estn interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo. Evaluaciones y Recomendacin: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el Auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen. Informar los Resultados: el Auditor debe reservarse su Informe para la conclusin del examen. En el examen y evaluacin en una Auditoria Operativa se indica que se han efectuado de acuerdo con los principios y normas de Auditora y los requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, reas, sistemas, etc. Los Auditores actuales tienen muchas tcnicas sofisticadas para ayudar a los directores. Las tcnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso electrnico de datos, la inferencia estadstica y la medicin del trabajo indirecto son solo algunas, segn sea la amplitud con la que se demuestre a la direccin la habilidad de los Auditores para realizar un servicio en cualquier sector de la Empresa, ser mayor la aceptacin que tendrn por parte de la direccin y podrn mejorar su estatus en la Empresa y en la Profesin. El Auditor puede aplicar adems tcnicas de anlisis financiero a las estadsticas operativas que podran sugerir reas, problemas o condiciones que ejercen influencia sobre un rendimiento desfavorable de las inversiones operativas. GRADO DE DIFICULTAD.Durante el desarrollo de la Auditoria Operativa existen muchas dificultades al efectuar el mismo; por ser cada examen un caso nico; cada actividad requiere una clase de explicacin distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia. El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje tcnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtencin de resultados efectivos y tiles a la empresa. Debido a que el trabajo del Auditor lo lleva a conocer todas las reas de una organizacin debe sentirse cmodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopcin rpida y fcilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organizacin. La Auditora Operativa por su propia naturaleza est orientada hacia el futuro la justificacin de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro ms saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economa empresarial. Los informes escritos sobre auditora operativa no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditora, pues aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso. Su contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la administracin y gestin a la entidad, pudiendo o no presentar sus estados financieros. IMPORTANCIA.La Auditora Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico. La

importancia de la Auditora Operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados obtenidos. La Auditora Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos. FRECUENCIA.Una Auditora Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio. En el caso de existir carencia de polticas o la no comprensin de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las reas funcionales y de los controles operativos, as como la carencia de controles administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles, dan lugar a la realizacin de una auditora operativa. El Informe de Auditora Operativa.Concluido el Trabajo de Campo, el Auditor tendr como responsabilidad la confeccin del Informe de Auditora como un producto final de este trabajo. El informe contendr el mensaje del Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado, as como los resultados obtenidos. Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluacin, incluye informacin suficiente sobre Observaciones, Conclusiones de hechos significativos, as como Recomendaciones constructivos para superar las debilidades en cuanto a polticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras. El Informe de Auditora, reviste gran Importancia, porque suministra a la administracin de la empresa, informacin sustancial sobre su proceso administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. El Informe a travs de sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como estn operando. REDACCION DEL INFORME.La Redaccin se efectuar en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminologa muy especializada; evitando prrafos largos y complicados, as como expresiones confusas. La Redaccin del Informe debe merecer mucha atencin y cuidado de parte del Auditor para que tenga la acogida y aceptacin que los empresarios esperan de l, en este sentido el Informe debe: Despertar o motivar inters. Convencer mediante informacin sencilla, veraz y objetiva. REQUISITOS DEL INFORME.El Informe del Auditor, debe tener los siguientes requisitos mnimos: La Claridad y Simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor ha escrito. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad

y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente, es decir, no hay una cabal comprensin de lo que realmente quiere comunicar, asimismo cuando el Informe est falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretacin, ocasionando de este modo que, se torne intil y/o pierda su utilidad. La Exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a hechos. El contenido del Informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misin respecto a la Exactitud, es presentar informacin digna de creencia y confiabilidad, es decir que no genere duda, porque si esto ltimo ocurriera, el Informe perdera su validez y como consecuencia podra devenir en demrito para el profesional. Concisin, El hecho de que un Informe sea Conciso, no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios porque las circunstancias as lo requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes. El Informe Conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe. Oportunidad, Los Informes, deben ser Oportunos, de modo tal que la administracin de la empresa pueda tomar accin inmediata;, los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos pendientes de solucin que ocasionan demoras, deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar la forma de su presentacin, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales. Utilidad, El Informe es til cuando informa lo que la empresa solicit, es decir, si el contrato fue examinar el rea de ventas, pues debemos informar sobre esa rea, de tal manera que la empresa conozca la situacin, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de inters; esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir acompaada de su correspondiente recomendacin. Tono, El Informe, debe tener un Tono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado, con esto queremos significar que, deben tomarse en consideracin las virtudes de la cortesa y el respeto; adems no deben menospreciarse los mtodos de trabajo o cualquier accionar del cliente, no debe utilizarse jerga. Sustentacin, El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos, pruebas u otros elementos de juicio objetivos, que permitan demostrar la validez de las observaciones; as mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciacin entre lo que son: hechos, opiniones y, declaraciones. Integridad, Adems de las caractersticas o requisitos ya indicados, el informe debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, adems debe contener todos los

elementos o partes que lo integran, desde la introduccin hasta las recomendaciones, con el fin de tener una informacin completa. ESTRUCTURA DEL IMFORME.No existe una Estructura modelo en la redaccin del Informe de Auditora Administrativa u Operativa, ya que es muy difcil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la Auditora Financiera; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o caractersticas propias de la actividad, operacin o rea examinada, adems de los principios administrativos y normatividad existente. La Redaccin del Informe de Auditora, requiere mucho cuidado por su significatividad dentro del proceso de la Auditora; a veces el auditor hace un buen trabajo de campo pero no redacta el informe en la forma que debera hacerlo, sencillamente porque le falta capacidad de anlisis, sntesis y capacidad informativa o de redaccin; estos factores o condiciones no se consiguen lamentablemente al instante, sino con el transcurso del tiempo.

AUDITORA OPERATIVA
Tambin llamada de gestin o de racionalidad econmica. Por medio de una auditora operativa se trata de determinar si la correspondiente entidad o institucin utiliza ptimamente con criterio econmico los recursos productivos puestos a su disposicin; esto es, si la relacin por cociente entre los bienes y servicios producidos y los recursos utilizados en su produccin es la mxima, analizando las causas y los posibles remedios de las actuaciones ineficientes o poco eficientes; y si cumple las leyes, reglamentos y dems normas legales que regulan la economa y eficiencia administrativas; por lo que las auditoras operativas son tambin, en parte, auditoras de legalidad, y viceversa. Las auditoras operativas incluyen tambin, normalmente, el control de eficacia. (Vase Auditora de eficacia.)

(En ingls: operational audit ) Auditora destinada a evaluar, mediante el anlisis de la estructura, procedimientos y procesos de la empresa, su rendimiento y evolucin en relacin con las polticas y objetivos establecidos. Tiene como fin evaluar la eficacia y eficiencia de una divisin, actividad u operacin de la empresa auditada.