SIFEM - CURSO BSICO DE EXCEL

Leonardo Ramos de Oliveira Analista de Sistemas

Nesta lio vamos apresentar os conceitos de colunas, linhas,clulas e clula ativa em uma planilha do Excel. LINHA, COLUNA e CLULA Ao abrirmos o Microsoft Excel apresentada uma janela com trs planilhas Plan1, Plan2 e Plan3. A planilha selecionada por padro a planilha Plan1, uma planilha vazia, onde possumos linhas e colunas dispostas de tal forma que podemos inserir informaes dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos. LINHA - dentro do Excel as linhas so identificadas com nmeros no canto esquerdo da tela que vai de 1 a 65.536. Ou seja, em cada planilha podemos ter at 65536 linhas.Veja a figura a seguir:

COLUNA - as colunas so identificadas com letras de A a Z e combinaes de letras (AB, AC, etc)at totalizarem 256 colunas. Voc pode tornar uma coluna to larga quanto a janela da planilha (255 caracteres) ou to estreita quanto a frao de um caractere.Veja a figura a seguir:

CLULA - a unidade de uma planilha na qual voc pode inserir e armazenar dados. A interseo de cada linha e coluna em uma planilha forma uma clula. Voc pode inserir um valor constante ou uma frmula

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em cada clula. Um valor constante normalmente um nmero (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas pode tambm ser um valor lgico ou valor de erro. Veja a figura a seguir:

CLULA ATIVA - a clula exibida com uma borda em negrito, que indica que a clula est selecionada. Os prximos dados digitados sero inseridos nesta clula, ou o prximo comando escolhido ser aplicado nesta clula. Se voc selecionar mais de uma clula, a primeira clula a clula ativa; as outras so destacadas. Endereo da Clula: Toda clula indicada atravs de um endereo. O endereo formado pela letra (ou letras) da coluna e o nmero da linha. Por exemplo, a clula formada pelo encontro da primeira coluna (A), com a primeira linha (1), possui o endereo A1. A clula B35 a clula formada pelo encontro da coluna B, com a linha 35. Neste curso vou fazer referncia a uma clula, sempre utilizando o seu endereo. Por exemplo: "Digite 23 na clula B12". Na figura a seguir, temos a indicao da clula C7:

INTERVALO DE CLULAS - quando trabalhamos com uma planilha, muitas vezes nos deparamos com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada regio de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de clulas uma regio da planilha que selecionamos a fim de trabalhar e modificar, ele identificado atravs da clula do canto superior esquerdo e do canto inferior direito da faixa de clulas. Uma faixa representada pelo endereo da primeira clula (canto superior esquerdo), dois pontos (:) e o endereo da ltima clula (canto inferior direito). Por exemplo: A1:A6, representa a faixa de clulas de A1 at A6, conforme indicado na figura a seguir:

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Inserindo dados em uma planilha

Objetivo: Nesta lio aprenderemos a inserir dados em uma planilha. O nosso objetivo aprender a inserir informaes em uma planilha. No nos preocuparemos, neste momento, com a formatao dos dados e com a realizao de clculos. Aprenderemos estas tarefas nas lies dos prximos mdulos.

Inserindo dados em uma planilha.

Voc pode digitar dois tipos diferentes de dados em uma planilha:

Valores constantes
Um valor constante um tipo de dado que voc digita diretamente na clula, ele pode estar em formato de nmero, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens, fraes ou notao cientfica, ou em formato de texto. Os valores so constantes, isto , no so obtidos a partir de clculos envolvendo outros valores e podem ser alterados sempre que necessrio. No Excel pode-se inserir trs tipos bsicos de constantes: nmeros, datas e horas, e texto:

Nmeros.
Para digitar um nmero como valor constante, clique na clula onde o valor deve ser inserido e digite o nmero. Os nmeros podem incluir caracteres numricos (de 0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais a seguir:+ - ( ) , / $ %. Se uma entrada consistir em qualquer caractere diferente dos caracteres especiais apresentados, o Excel interpretar como texto. Por exemplo: Rua dos Milagres n 173, CR 170. Um valor interpretado com texto , automaticamente, alinhado esquerda da clula. Algumas observaes: 1. Voc pode incluir pontos nos nmeros, como em 1.000.000. 2. Uma vrgula numa entrada numrica indica um valor decimal, por exemplo: 10,23.

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3. Os sinais de adio (+) digitados antes dos nmeros so ignorados. 4. Coloque um sinal de subtrao antes dos nmeros negativos ou coloque-os entre parnteses. Ao criar uma nova planilha, todas as clulas utilizaro o formato de nmero "Geral". Sempre que possvel, o Excel atribui automaticamente o formato de nmero correto para a sua entrada. Por exemplo, quando voc digita um nmero com um sinal de moeda (R$) antes ou um sinal de porcentagem depois do nmero (%), o Excel altera automaticamente o formato da clula de Geral para Moeda ou Porcentagem , respectivamente. Os nmeros digitados so alinhados direita da clula. Importante: Nas frmulas, voc no pode usar parnteses para indicar nmeros negativos, pontos para separar milhares e nem cifres ($) antes de valores monetrios.

Texto
Um texto composto de letras ou qualquer combinao de nmeros e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados numa clula que no for interpretado pelo Excel como nmero, frmula, data, hora, valor lgico ou valor de erro ser interpretado como texto. Quando o texto for digitado, os caracteres sero alinhados esquerda na clula. Para digitar um texto, clique na clula onde o texto deve ser inserido e digite o texto. Uma clula aceita at 255 caracteres. Voc pode formatar os caracteres dentro de uma clula individualmente. Trataremos de formatao nos prximos mdulos.

Data e Hora
Se voc quiser exibir a hora usando o relgio de 12 horas, digite am ou pm, por exemplo, 3:00 PM. Voc tambm pode digitar a ou p em vez de am ou pm; deixe um espao entre a hora e a letra. A menos que voc queira digitar am ou pm, o Excel exibe a hora utilizando o relgio de 24 horas, por exemplo, 15:00. O relgio de 24 horas o padro oficial para o Brasil. Voc pode digitar data e hora na mesma clula. Para isso, basta inserir um espao entre a data e a hora. Para digitar datas, use uma barra (/) ou um hfen (-)como separador entre dia, ms e ano. Por exemplo: 20-01-2001 12:35:45 ou 20/01/2001 12:35:45. Embora voc possa exibir datas e horas em diversos formatos padro, o Excel armazena todas as datas como nmeros seriais e todas as horas como fraes decimais. J que datas e horas so tratadas como nmeros, elas podem ser adicionadas, subtradas e includas em outros clculos. Voc pode ver datas e horas formatadas como nmeros seriais ou como fraes decimais. Falaremos mais sobre datas e formatao de datas nos prximos mdulos.

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Frmulas
Uma frmula uma seqncia de valores constantes, referncias de clula (o endereo da clula), nomes, funes ou operadores que produz um novo valor a partir dos valores existentes.

As frmulas sempre comeam com um sinal de igual (=).

O valor resultante de uma frmula pode ser alterado quando outros valores da planilha forem alterados. Por exemplo, se temos uma frmula para calcular a mdia anual de vendas, com base nas mdias mensais de vendas, sempre que uma mdia mensal for alterada, a mdia anual ser, automaticamente, recalculada. Este um dos grandes atrativos do Excel. "Quando um dos valores que compem uma frmula for alterado, a frmula ser, automaticamente, recalculada. Este procedimento faz com que os dados de uma planilha estejam sempre atualizados."

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Criando uma Planilha no Excel

Objetivo:Nesta lio vamos digitar os dados de Janeiro a Dezembro , montando uma Planilha de Receitas

Elaboramos uma frmula que (Saldos = Receitas Despesas)

=B2-C2
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Teclas de Movimentao no Excel

Objetivo:Nesta lio aprenderemos a nos movimentar em uma planilha do Excel.

TCNICAS DE MOVIMENTAO E SELEO.

Quando trabalhamos com uma planilha eletrnica sempre precisamos nos movimentar "de um lado para outro" ou "para cima e para baixo". O Excel nos permite movimentar-se pela planilha de vrias maneiras diferentes. Estas tcnicas devem ser abordadas pelo simples fato de que devemos nos preocupar com o crescimento gradativo de nossas planilhas, ou seja, a medida em que vamos aprimorando as planilhas elas vo crescendo e assim aparece a necessidade de nos movimentarmos com maior rapidez entre vrios pontos da planilha. Observe o quadro abaixo com as principais maneiras de movimentao pela planilha. Principais teclas de movimentao:

Voc tambm pode deslocar o cursor para qualquer clula, utilizando o mouse. Basta clicar na clula de destino e o cursor ser posicionado na clula clicada. Tambm esto disponveis barras de rolagem horizontal e vertical, para que possamos nos deslocar, rapidamente, para diferentes pontos de uma planilha. Para deslocar-se de uma planilha para outra, basta clicar no nome da planilha, na parte inferior da tela do Excel. Por exemplo, se voc est na planilha Jan, para se deslocar para a planilha Fev, basta clicar em Fev, na parte inferior da janela.

Selecionando clulas e faixas de clulas

Objetivo: Vamos aprender a selecionar clulas e faixas de clulas

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Como selecionar uma clula ou faixas de clulas em uma planilha, utilizando o mouse:
Para selecionar Uma nica clula Faa o seguinte Clique na clula ou pressione as teclas de direo para ir para a clula. Um intervalo de clulas Clique na primeira clula do intervalo e, mantenha o mouse pressionado e em seguida, arraste at a ltima clula. Clulas no-adjacentes ou Selecione a primeira clula ou o primeiro intervalo de intervalos de clulas clulas e, em seguida, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras clulas ou os outros intervalos. Um intervalo de clulas grande Clique na primeira clula do intervalo, libere o mouse e, em seguida, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na ltima clula do intervalo. Voc pode rolar para tornar a ltima clula visvel. Uma linha inteira Clique no cabealho da linha. Por exemplo, para selecionar a primeira linha, clique no boto , bem esquerda da linha. Uma coluna inteira Clique no cabealho da coluna. Por exemplo, para selecionar a coluna A, clique no boto , no cabealho da coluna. Linhas ou colunas Arraste pelos cabealhos de linhas ou colunas. Ou ento, selecione a primeira linha ou coluna e, em seguida, mantenha pressionada a tecla SHIFT e adjacentes selecione a ltima linha ou coluna. Linhas ou colunas no- Selecione a primeira linha ou coluna e, em seguida, adjacentes mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras linhas ou colunas. Um nmero maior ou menor de Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na ltima clulas clula que voc deseja incluir na nova seleo. O intervalo retangular entre a clula ativa e a clula na qual voc clica passa a ser a nova seleo. do que a seleo ativa Toda a planilha Clique no boto Selecionar tudo, indicado a seguir:

Como selecionar uma clula ou faixas de clulas em uma planilha, utilizando o teclado:

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O Excel nos permite tambm selecionar clulas utilizando o teclado, facilitando assim a vida de quem prefere utilizar o teclado, ao invs do mouse. A tabela a seguir exibe todas as formas disponveis de seleo pelo teclado:

Exerccio sobre seleo de clulas

Objetivo: Vamos abrir uma Pasta de Trabalho em branco e praticar um pouco a seleo de clulas e faixas de clulas.

Exerccio:
1. Abra o Excel (Iniciar - > Programas -> Microsoft Excel). 2. Ser aberta uma pasta de trabalho em branco, com o nome de Pasta 1. Obs: Iremos apenas fazer alguns testes de seleo, no iremos salvar esta pasta de trabalho. 3. Clique na clula B3, observe que ela selecionada. 4. Clique na clula A1, mantenha o mouse pressionado e v movimentando o mouse at a clula A6, observe que todo o intervalo (A1 -> A6) foi selecionado, conforme indicado na figura a seguir:

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5. Observe que a clula A1 parece no estar selecionada, porm ela faz parte da seleo. O Excel deixa a primeira clula do intervalo selecionado em branco. O manual do Excel "diz" que a primeira clula, de um intervalo de clulas selecionado, est destacada. 6. Clique no cabealho da linha 1 ( conforme indicado na figura a seguir: ), para selecionar toda a linha,

7. Clique no cabealho da Coluna A ( coluna, conforme indicado na figura a seguir:

), para selecionar toda a

8. Ainda com a coluna A selecionada, pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl e d um clique no cabealho da coluna C. Observe que as colunas A e C ficam selecionadas, conforme indicado na Figura a seguir:

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9. D um clique no boto Selecionar Tudo ( ), observe que toda a planilha selecionada, conforme indicado na Figura a seguir:

10. Selecione o Comando Arquivo -> Sair. Se o Excel abrir uma janela perguntando se voc deseja salvar as alteraes, d um clique no boto No.

Inserindo Linhas e Colunas

Objetivo: Vamos aprender a inserir novas linhas e colunas em uma planilha do Excel.

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Para inserir uma linha em branco faa o seguinte:

1. Para inserir uma nica linha, clique em uma clula na linha imediatamente abaixo da posio onde voc deseja inserir a nova linha. Por exemplo, para inserir uma nova linha acima da Linha 5, clique em uma clula na Linha 5. Para inserir mltiplas linhas, selecione as linhas imediatamente abaixo da posio onde voc deseja inserir as novas linhas. Selecione um nmero de linhas equivalente ao nmero de linhas que voc deseja inserir. Por exemplo, se voc deseja inserir 3 novas linhas, acima da linha 5, marque as linhas 5, 6 e 7. 2. Selecione o comando Inserir -> Linhas. Exemplo: para inserir uma linha em branco, acima da linha 5, clique em qualquer clula da linha 5 e selecione o comando Inserir -> Linhas. Uma nova linha inserida. A nova linha passa a ser a linha 5, a antiga linha 5 passa a ser a linha 6, e assim por diante, conforme indicado a seguir:

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Para inserir uma coluna em branco faa o seguinte:

1. Para inserir uma nica coluna, clique em uma clula na coluna imediatamente direita da posio onde voc deseja inserir a nova coluna. Por exemplo, para inserir uma nova coluna esquerda da Coluna B, clique em uma clula na Coluna B. Para inserir mltiplas colunas, selecione as colunas imediatamente direita da posio onde voc deseja inserir as novas colunas. Selecione um nmero de colunas equivalente ao nmero de colunas que voc deseja inserir. Por exemplo, se voc deseja inserir 3 novas colunas, esquerda da coluna C, marque as colunas C, D e E. 2. Selecione o comando Inserir -> Colunas. Exemplo: para inserir uma coluna em branco, esquerda da coluna D, clique em qualquer clula da Coluna D e selecione o comando Inserir -> Colunas. Uma nova Coluna ser inserida. A nova coluna passa a ser a coluna D, a antiga coluna D passa a ser a Coluna E, e assim por diante, conforme indicado a seguir:

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Uma Introduo ao uso de frmulas

Objetivo: Vamos aprender a realizar clculos em uma planilha, utilizando frmulas.

Utilizando frmulas no Excel.

Toda frmula no Excel, obrigatoriamente, comea com um sinal de igual (=). Uma frmula pode conter nmeros, endereos de clulas e funes do Excel. Uma frmula uma equao que analisa dados em uma planilha. As frmulas efetuam operaes, como adio, multiplicao e comparao em valores da planilha, alm disso, podem combinar valores. As frmulas podem referir-se a outras clulas na mesma planilha (utilizando, para isso, o endereo da clula: A1, B13, etc), a clulas em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a clulas em planilhas em outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir soma os valores das clulas A1 e A3 e divide o resultado obtido por dois: =(A1+A3)/2 Ao colocarmos esta frmula em uma clula, o Excel busca o valor que esta na clula A1, soma este valor com o valor contido na clula A3 e divide o resultado obtido por dois. A seguir temos uma descrio dos principais operadores matemticos:

+ -> Adio - -> Subtrao / -> Diviso * -> Multiplicao

Sobre a sintaxe da frmula : As frmulas calculam valores em uma ordem especfica conhecida como sintaxe. A sintaxe da frmula descreve o processo do clculo. Uma frmula no Microsoft Excel comea com um sinal de igual (=), seguido do clculo da frmula. Por exemplo, a frmula a seguir subtrai 1 de 5. O resultado da frmula exibido na clula. =5-1 Sobre as referncias a uma clula: Uma frmula pode referir-se a uma clula, utilizando o endereo da clula. Se voc desejar que uma clula contenha o mesmo valor que outra clula, insira um sinal de igual seguido da referncia da clula (por ex: =B4). A clula que contm a

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frmula denominada clula dependente - seu valor depende do valor de outra clula. Sempre que a clula qual a frmula fizer referncia tiver seu valor alterado, a clula que contiver a frmula tambm ser alterada. A frmula a seguir multiplica o valor na clula B15 por 5. A frmula ser recalculada sempre que o valor na clula B15 for alterado. Conforme descrevemos em lies anteriores, este um dos grandes atrativos do Excel. =B15*5 Um exemplo bastante simples: Voc digita uma frmula diretamente na clula onde o resultado dos clculos deve ser exibido. Na figura a seguir, temos o exemplo de uma frmula sendo digitada na clula C2, onde subtramos os valores das clulas A2 e B2:

Ao dar um Enter, o resultado calculado, conforme indicado na figura a seguir:

Se alterarmos um dos valores que fazem parte da frmula (A2 ou B2, o valor ser recalculado, automaticamente, conforme indicado na figura a seguir:

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Como copiar frmulas para uma faixa de clulas

Objetivo: Vamos aprender a copiar uma frmula, rapidamente, para uma faixa de clulas. Esta tcnica fundamental, pois iremos utiliz-la, diversas vezes, nas demais lies deste curso.

Copiando uma frmula para uma faixa de clulas.

Considere o exemplo da planilha a seguir:

Observe que utilizamos a frmula: =B2-C2, para calcular o saldo para o ms de Janeiro. Para os demais meses devemos utilizar as frmulas: =B3-C3 para Fevereiro =B4-C4 para Maro

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=B5-C5 para Abril ... e Assim por diante Poderamos digitar cada uma das frmulas, porm este no o procedimento mais indicado. E se ao invs de 12 linhas, tivssemos 2000 linhas ? Teramos que digitar 2000 frmulas. Excel permite que, simplesmente utilizando o mouse, estendamos uma frmula para uma faixa de clulas. Ao estender a frmula para uma faixa de clulas, o Excel j vai, automaticamente adaptando as frmulas. Isto , no nosso exemplo, para a primeira linha temos =B2-C2, a prxima linha j ser adaptada para =B3-C3, a linha seguinte para =B4-C4 e assim por diante. Ao descermos uma linha, o Excel incrementa o nmero da linha. Por exemplo, ao copiarmos a frmula =B2-C2, para a linha de baixo, o Excel mantm as letras das colunas e incrementa o nmero das linhas, com isso a frmula fica =B3-C3. Se copissemos para a clula ao lado, isto , nos deslocando na Horizontal, o nmero das linhas seria mantido e o nmero das colunas seria alterado. Por exemplo, ao copiarmos a frmula =B2-C2, da clula D2 para a clula E2 (deslocamento horizontal, dentro da mesma linha), a frmula ficaria =C2-D2. Observe que a coluna B foi alterada para C e a coluna C para D. Com isso a regra geral fica assim: "Ao copiarmos na Vertical, isto , para as clulas que esto abaixo, o nmero das linhas incrementado e a letra das colunas mantida." "Ao copiarmos na Horizontal, isto , para as clulas que esto ao lado, a letra das colunas incrementada e o nmero das linhas mantido."

Mas como fazer para copiar a frmula para os demais meses.

Ao pressionar Enter, a frmula da figura Anterior calculada e retorna o resultado indicado na Figura a seguir:

Clique na Clula A2, para posicionar o cursor nessa clula. Esta a clula onde est a frmula a ser copiada para as demais clulas. Observe que no canto inferior direito do retngulo que indica a clula atual, existe um pequeno quadrado. Aponte o mouse para este quadrado, conforme ilustrado na figura a seguir:

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O cursor ficar na forma de uma pequena Cruz. Clique com o boto esquerdo do mouse e mantenha este boto pressionado. V arrastando o mouse para baixo, at chegar na clula D13 (Saldo para o ms de Dezembro) e libere o mouse. Se ao se deslocar, a seleo passar da clula D13, no libere o mouse e volte com a seleo, at chegar de volta clula D13. O Excel ir copiar e adaptar a frmula para todo o intervalo de clulas (D2 -> D13), conforme indicado a seguir:

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Aviso: Um dos erros mais comuns posicionar o cursor na clula em branco, abaixo de onde est a frmula a ser copiada. Fazendo isso, voc ir duplicar a clula em branco, para as demais clulas do intervalo. Para que a frmula seja copiada, a clula onde est a frmula, precisa estar como cursor posicionado sobre ela. Para posicionar o cursor em uma clula, basta clicar nela

Para trabalhar com Endereo Absoluto

Use o

$ na coluna e/ou linha desejada

exemplo na C (Real):

=B4*$B$1 =B5*$B$1 =B6*$B$1 =B7*$B$1

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Utilizando frmulas em planilhas

Frmulas no Excel - uma introduo:

Como as frmulas calculam valores?

Uma frmula uma equao que analisa e faz clculos com os dados em uma planilha. As frmulas efetuam operaes, como adio, multiplicao e comparao em valores da planilha; alm disso, podem combinar valores. As frmulas podem referir-se a outras clulas na mesma planilha (por exemplo: A1, C25, Z34, etc), a clulas em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a clulas em planilhas em outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir adiciona o valor da clula B4 e 25 e divide o resultado pela soma das clulas D5, E5 e F5 - Observe que neste exemplo, estamos utilizando a funo SOMA. Trataremos, em detalhes, sobre funes, nas demais lies deste mdulo e nos demais mdulos deste curso.

Sobre a sintaxe da frmula:

As frmulas calculam valores em uma ordem especfica conhecida como sintaxe. A sintaxe da frmula descreve o processo do clculo. Uma frmula no Microsoft Excel comea com um sinal de igual (=), seguido do clculo da frmula. Por exemplo, a frmula a seguir subtrai 1 de 5. O resultado da frmula exibido na clula. =5-1 Obs: O sinal de menos (-) chamado de Operador de subtrao. Na prxima lio falaremos mais sobre operadores.
Sintaxe da frmula

A sintaxe da frmula a estrutura ou ordem dos elementos em uma frmula. As frmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe especfica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados (os operando) e dos operadores de clculo. Cada operando pode ser um valor que no se altera (um valor constante), uma referncia de clula ou intervalo, um rtulo, um nome ou uma funo de planilha. Por padro, o Microsoft Excel calcula uma frmula da esquerda para a direita, iniciando com o sinal de igual (=). Voc pode controlar a maneira como os clculos so efetuados, alterando a sintaxe da frmula. Por exemplo, a frmula a seguir fornece 11 como resultado, pois o Microsoft

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Excel calcula a multiplicao antes da adio. A frmula multiplica 2 por 3 (tendo como resultado 6) e, em seguida, adiciona 5. =5+2*3 Por outro lado, se usarmos parnteses para alterar a sintaxe, voc pode adicionar primeiro 5 e 2 e, em seguida, multiplicar este resultado por 3 para obter 21 como resultado. =(5+2)*3 Sobre as referncias da clula: Uma frmula pode referir-se a uma clula. Se voc desejar que uma clula contenha o mesmo valor que outra clula, insira um sinal de igual seguido da referncia da clula, por exemplo =A10; a clula onde voc inserir esta frmula, ir conter o mesmo valor da clula A10. A clula que contm a frmula denominada clula dependente - seu valor depende do valor de outra clula. Sempre que a clula qual a frmula fizer referncia for alterada, a clula que contiver a frmula ser atualizada. A frmula a seguir multiplica o valor na clula B15 por 5. A frmula ser recalculada sempre que o valor na clula B15 for alterado. =B15*5 As frmulas podem fazer referncia a clulas ou intervalos de clulas, ou a nomes ou rtulos que representem as clulas ou intervalos. Sobre as funes de planilha: O Microsoft Excel contm muitas frmulas predefinidas ou internas conhecidas como funes de planilha. As funes podem ser usadas para efetuar clculos simples ou complexos. A funo mais comum em planilhas a funo SOMA(), que usada para somar os valores de um intervalo de clulas. Embora voc possa criar uma frmula para calcular o valor total de algumas clulas que contm valores, a funo de planilha SOMA() calcular diversos intervalos de clulas. No decorrer das lies deste mdulo, aprenderemos a utilizar diversas funes do Excel.

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Uma introduo s funes bsicas do Microsoft Excel

Objetivo: Vamos aprender algumas funes bsicas do Excel. Neste lio aprenderemos a utilizar as seguintes funes:
SOMA() MDIA() MXIMO() MNIMO() =SOMA( )

Esta funo produz a soma de todos os nmeros includos como argumentos, ou seja, que estiverem dentro do intervalo especificado. Sintaxe: =SOMA(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo 2;...)

So permitidos de 1 a 30 argumentos. Os argumentos devem ser nmeros, matrizes ou referncias que contenham nmeros. Exemplo: Se A1, A2 e A3 contiverem respectivamente os nmeros 5, 8 e 2, ento: =SOMA(A1:A3) resultar 15 =SOMA(A1:A3;15;5) resultar 35

=MDIA( )

Esta funo produz a mdia (aritmtica) dos argumentos. Ela aceita de 1 a 30 argumentos, e os argumentos devem ser nmeros, matrizes ou referncias que contenham nmeros. Importante: O nome da funo deve ser escrito com o acento, caso contrrio ser gerado um erro. =MDIA(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo 2;...) Por ex. =MDIA(5;6;7) , ir retornar o valor 6

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=MDIA(A1:A20), ir retornar a mdia dos valores na faixa de A1 at A20.

=MXIMO( )

Esta funo retorna o maior nmero da lista de argumentos, ou seja, fornece o valor do maior nmero que estiver dentro do intervalo de clulas passado como parmetro. A funo MXIMO( ) aceita at 30 argumentos. Os argumentos devem ser nmeros, ou matrizes ou referncias que contenham nmeros. Importante: O nome da funo deve ser escrito com o acento, caso contrrio ser gerado um erro. Sintaxe: 2;...) =MXIMO(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo

So usados argumentos que sejam nmeros, clulas vazias, valores lgicos ou representaes de nmeros em forma de texto. Argumentos que sejam valores de erro ou texto que no possa ser traduzido em nmeros causaro erros. Exemplo: Se o intervalo A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento: =MXIMO(A1:A5) resultado 27 =MXIMO(A1:A5;30) resultado 30

=MNIMO( )

Esta funo bem parecida com a funo MXIMO(), s que retorna o menor nmero de uma lista de argumentos, ou que esteja dentro do intervalo de clulas. Esta funo tambm aceita at 30 argumentos que devem ser nmeros, ou matrizes ou referncias que contenham nmeros. Sintaxe: Exemplo: Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento: =MNIMO(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo2;...)

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=MNIMO(A1:A5) resultado 2 =MNIMO(A1:A5;0) resultado 0

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Um exemplo utilizando funes

Objetivo: A partir desta lio veremos uma srie de exemplos prticas que utilizam as funes bsicas do Excel, apresentadas nas lies anteriores. Nesta lio teremos um exemplo que utiliza as seguintes funes:
o o o o Exemplo: SOMA() MDIA() MXIMO() MNIMO()

Vamos criar uma planilha simples, na qual efetuaremos alguns clculos. 1. Abra o Excel (Iniciar -> Programas -> Microsoft Excel). 2. Ser aberta uma pasta de trabalho em branco (Pasta1.xls). 3. Digite as informaes indicadas na Figura a seguir:

4. Agora vamos salvar a planilha.

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5. Na clula B12 iremos retornar o valor da Maior diria. Os valores das dirias esto na faixa de D5 D10. Para determinar o maior valor desta faixa, utilizaremos a funo Mximo(), passando esta faixa como parmetro. Para isso, na clula B12 digite a seguinte frmula: =Mximo(D5:D10) Com esta frmula estamos pedindo para o Excel que seja retornado o maior valor na faixa de clulas de D5 D10. Importante: O nome da funo deve ser escrito com o acento, caso contrrio ser gerado um erro. 6. Na clula B13 iremos retornar o valor da Menor diria. Os valores das dirias esto na faixa de D5 D10. Para determinar o menor valor desta faixa, utilizaremos a funo Mnimo(), passando esta faixa como parmetro. Para isso, na clula B13 digite a seguinte frmula: =Mnimo(D5:D10) Com esta frmula estamos pedindo para o Excel que seja retornado o menor valor na faixa de clulas de D5 D10. Importante: O nome da funo deve ser escrito com o acento, caso contrrio ser gerado um erro. 7. Na clula B14 iremos retornar a soma de todas as dirias. Os valores das dirias esto na faixa de D5 D10. Para determinar a soma desta faixa, utilizaremos a funo Soma(), passando esta faixa como parmetro. Para isso, na clula B14 digite a seguinte frmula: =Soma(D5:D10) Com esta frmula estamos pedindo para o Excel que seja retornada a soma dos valores, na faixa de clulas de D5 D10. 8. Na clula B15 iremos retornar a Mdia Aritmtica do valor das dirias. Os valores das dirias esto na faixa de D5 D10. Para determinar a Mdia Aritmtica desta faixa, utilizaremos a funo Mdia(), passando esta faixa como parmetro. Para isso, na clula B15 digite a seguinte frmula: =Mdia(D5:D10) Com esta frmula estamos pedindo para o Excel que seja retornada a Mdia Aritmtica dos valores, na faixa de clulas de D5 D10. Importante: O nome da funo deve ser escrito com o acento, caso contrrio ser gerado um erro.

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9. Voc deve obter os resultados indicados na Figura a seguir:

10. Clique no boto Salvar (

).

11. Feche o Microsoft Excel (Arquivo - > Sair).

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Introduo
Objetivo: Nesta lio apresentaremos o conceito de grficos em uma planilha do Excel.

GRFICOS
Os grficos so timos para representar visualmente e melhorar o entendimento dos relacionamentos entre os valores numricos; ao mesmo tempo, os grficos melhoram muito uma apresentao. Um grfico uma representao visual de dados da planilha. O Excel oferece 15 tipos de grficos para a escolha entre nove tipos de grficos bidimensionais (2-D) e seis tipos de grficos tridimensionais (3-D). Quando voc cria um grfico, o Excel traa-o com base nos dados da planilha. Antes de criarmos um grfico, devemos selecionar a faixa de clulas onde esto os dados para a criao do grfico. Quando voc cria um grfico com base em uma seleo da planilha, o Microsoft Excel usa os valores da planilha e os apresenta no grfico sob a forma de pontos de dados, representados por barras, linhas, colunas, fatias, pontos e outras formas. Estas formas so conhecidas como marcadores de dados. Os grupos de pontos de dados, ou marcadores de dados, que derivam de linhas ou colunas de uma nica planilha so agrupados em seqncias de dados. Cada seqncia de dados diferenciada por um nico padro ou cor, ou ambos. Aps criar o grfico, voc pode aperfeio-lo e enfatizar determinadas informaes adicionando itens de grfico como rtulos de dados, legenda, ttulos, texto, linhas de tendncia, barras de erro e linhas de grade. A maioria dos itens de grfico podem ser movidos e dimensionados. Voc pode tambm formatar estes itens usando padres, cores, alinhamento, fontes e outros atributos de formatao. Antes de criar um grfico, voc deve definir como deseja us-lo. Se o objetivo do grfico for acrescentar informao em um formato diferente planilha e mostrar o grfico junto com ela, crie um grfico incorporado na planilha. Para exibir um grfico em uma folha separada em sua pasta de trabalho, crie uma folha de grfico. Tanto os grficos incorporados quanto as folhas de grfico so vinculados aos dados da planilha a partir da qual foram criados e ambos so atualizados toda vez que a planilha atualizada.Em outras palavras sempre que os dados da planilha forem alterados, o grfico ser, automaticamente, atualizado. Os grficos incorporados sero salvos na planilha quando voc salvar a pasta de trabalho. So ideais para relatrios ou outros documentos nos quais voc deseje mostrar grficos no contexto dos dados da planilha.

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Uma folha de grfico inserida automaticamente na pasta de trabalho esquerda da planilha na qual o grfico se baseia. As folhas de grfico so adequadas para apresentaes e treinamento e podem ser usadas em projees de slides, apostilas ou para melhorar a apresentao de material impresso, como artigos de jornal e propagandas. Os grficos podem ser criados usando os botes ou comandos que exibem o Assistente Grfico. Voc pode criar um grfico apenas em uma planilha, ou em um documento separado em sua prpria janela. Um grfico criado em uma planilha denomina-se Grfico Embutido. Um grfico embutido est vinculado aos seus dados de origem, mas ao contrrio de um documento de grfico, um grfico embutido salvo como parte da planilha na qual foi criado. Um grfico embutido um tipo de objeto grfico que voc pode mover e dimensionar. Voc pode criar um grfico em uma planilha usando a ferramenta de grfico na Barra de Ferramentas. Esta ferramenta a maneira mais fcil de criar um grfico incorporado ou um grfico independente. Antes de clicar nesta ferramenta necessrio que voc selecione o intervalo de clulas da planilhas que voc deseja criar um grfico no devendo selecionar clulas vazias. Depois que voc clicar nesta ferramenta ser aberto o assistente de Grfico.

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Um pouco mais de teoria

Objetivo: Vamos ver mais um pouco de teoria sobre a criao de grficos no Excel.

GRFICOS
A maioria dos tipos de grficos disponveis no Excel organiza os dados entre dois eixos: Um eixo horizontal - eixo x, e um eixo vertical - eixo y. o famoso sistema de coordenadas cartesianas que aprendemos l na oitava srie. Abaixo uma representao deste sistema de eixos:

Estes eixos so como as linhas e colunas do Excel. E, assim como voc localiza os dados em uma planilha atravs de suas posies em relao s linhas e colunas, cada elemento do dado em um grfico posicionado ao longo dos eixos horizontal e vertical. Esses elementos de dados so chamados pontos de dados. Vrios pontos de dados compem uma seqncia de dados. Para falarmos mais sobre os eixos x e y, considere a planilha de exemplo, da figura a seguir:

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O eixo y: O eixo y chamado de eixo dos valores. No nosso exemplo, o eixo y exibir o total de toneladas para cada ano de produo. O valor da produo varia de ano para ano. Em 1988 tivemos 25000 toneladas, em 1999 30000 toneladas e assim por diante. Com isso observamos que o valor da produo em toneladas "depende" do ano de produo. Essa uma varivel dependente. Por isso que o eixo y, ou eixo dos valores, tambm representa a varivel dependente. O eixo x: O eixo x o eixo das categorias. Ele tambm chamado de eixo da varivel independente. O usurio quem controla este eixo. No nosso exemplo, os dados da planilha que definem os anos que sero includos no grfico. No nosso exemplo o ano a varivel independente e a produo em toneladas a varivel dependente. Onde inserir um novo grfico? Temos duas opes. Podemos inserir um grfico na prpria planilha onde esto os dados. Este tipo de grfico conhecido como grfico embutido. Temos uma segunda opo que a de inserir o grfico em uma folha separada da planilha. Com esse tipo de grfico mais difcil visualizar o grfico e os dados simultaneamente.

Teoria Parte Final

Objetivo: Vamos ver mais alguns conceitos tericos sobre a criao de grficos no Excel. Trataremos de seqncias e categorias. Para falarmos sobre estes conceitos vamos considerar o exemplo da figura a seguir:

Seqncia de dados: Uma seqncia de dados simplesmente um conjunto de valores que se quer traar graficamente. Na nossa planilha de exemplo, queremos

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representar, graficamente, a venda anual em toneladas. Neste caso as clulas B5,B6, B7 e B8 formam a seqncia de dados para o nosso grfico. Dizemos que a seqncia est em linhas, uma vez que cada valor est em uma linha diferente. Vamos a outros exemplos: Se quisermos traar graficamente o total anual de arrecadao de impostos federais, para a ltima dcada, a nossa seqncia de dados seria o conjunto de valores com a arrecadao de cada ano. Se quisermos traar graficamente a arrecadao para cada regio fiscal (RF01, RF02, etc), a nossa seqncia de dados ser o conjunto de valores (faixa de clulas) com a arrecadao de cada regio. Cada seqncia de dados num grfico pode ter at 4000 valores, tambm chamados de pontos de dados. Podemos representar at 255 seqncias em um nico grfico, porm um grfico individual est limitado a 32 pontos. Na prtica dificilmente utilizaremos estes limites, uma vez que a utilizao de muitas seqncias em um mesmo grfico deixa o visual muito "poludo". Categorias: Usamos categorias para ordenar, ou organizar, os valores de uma seqncia de dados. No exemplo da figura anterior, os anos de produo formam as categorias: 1998, 1999, 2000 e 2001. J no exemplo da seqncia de valores para o total anual de arrecadao de impostos federais, as categorias so os anos da dcada. Por exemplo, se o primeiro ano for 1980, as categorias so: 1981, 1981, 1982, 1983, 1984, 1985, 1986, 1987, 1988 e 1989. DICA: s vezes, a diferena entre uma seqncia de dados e uma categoria pode ser confusa. A distino fundamental a seguinte: "A seqncia de dados um conjunto de valores que voc est traando graficamente e as categorias so os cabealhos sob os quais os valores so dispostos".

Criando Primeiro Grfico

Objetivo: Nesta lio vamos criar o nosso primeiro grfico. Utilizaremos um assistente passo-a-passo.
Exemplo:

1. Abra o Excel (Iniciar -> Programas -> Microsoft Excel). 2. Ser aberta uma pasta de trabalho em branco (Pasta1.xls).

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3. Digite as informaes indicadas na Figura a seguir:

4.Lembrando dos conceitos tericos apresentados nas lies anteriores: Os valores da coluna B representam as seqncias de dados. Os nomes das empresas, na coluna A representam as Categorias. 5. Selecione o intervalo de clulas de A3 at B7 conforme indicado na figura a seguir:

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6. Utilize o comando Inserir -> Grfico ou d um clique no boto auxiliar grfico ( ), para abrir o assistente de grficos.

7. Na figura a seguir temos a primeira etapa do assistente grfico:

Importante: Quando estiver utilizando um assistente, como o caso do assistente grfico, no clique no boto Concluir enquanto o boto Avanar estiver habilitado. Se o boto Avanar est habilitado, significa que temos mais etapas do assistente a serem cumpridas. 8. Na primeira etapa do assistente vamos escolher o tipo de grfico. Para o nosso primeiro exemplo vamos criar um grfico do tipo Pizza - que o tradicional grfico de fatias. Na coluna da esquerda d um clique na opo Pizza. No painel da direita sero exibidos os tipos de grficos de Pizza disponveis. D um clique na opo indicada na figura a seguir:

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9. D um clique no boto Avanar para ir para a prxima etapa do assistente. 10. Nesta segunda etapa definimos se a Seqncia de dados est em linhas ou colunas. No nosso caso a seqncia est na coluna B. Observe que j vem selecionado Coluna. A melhor dica para saber se Linha ou Coluna clicar na respectiva opo e observar o grfico. No nosso caso se clicarmos em linha iremos obter um grfico sem ligao com os dados da planilha. Mantenha a opo Coluna selecionada, conforme indicado na figura a seguir:

11. D um clique no boto Avanar para ir para a prxima etapa do assistente. 12. Na terceira etapa podemos definir uma srie de opes. Aprenderemos mais sobre estas opes nas prximas lies. Para o nosso exemplo digite o seguinte texto no campo ttulo: PARTICIPAO DE MERCADO, conforme indicado na figura a seguir:

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13. D um clique no boto Avanar para ir para a etapa final do assistente. Nesta etapa voc define se o grfico ser inserido na prpria planilha, juntamente com os dados ou em uma folha grfica separada. Para inserir o grfico em uma folha grfica separada d um clique na opo "Como nova planilha" e digite um nome para a folha. Para inserir o grfico na prpria planilha, juntamente com os dados, selecione a opo "Como objeto em" e na lista selecione o nome da planilha onde esto os dados, conforme indicado na figura a seguir:

14. D um clique no boto Concluir e pronto, o grfico ser inserido na sua planilha, conforme indicado na figura a seguir:

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IMPORTANTE: Pode ser que o grfico fique muito grande ou muito pequeno e, inclusive, cobrindo parcialmente os dados da planilha. Nas prximas lies aprenderemos a mover, redimensionar e formatar grficos. 15. Agora vamos salvar a planilha. 16. Selecione o comando Arquivo -> Salvar Como. Surge a janela Salvar Como. 17. Clique no boto Salvar. 18. Feche o Microsoft Excel.

Movendo e Dimensionando
Objetivo: Nesta lio vamos aprender a mover e a dimensionar um grfico. Vamos utilizar o grfico criado na lio anterior.

Para mover um grfico:

1. Na figura a seguir temos o grfico criado na lio anterior:

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2. Observe que o grfico est mal posicionado, ocultando parte dos dados. 3. Para mover o grfico bastante simples. Faa o seguinte: Clique no grfico e mantenha o boto do mouse pressionado. Agora s mover o mouse que o grfico ser movido a medida que voc movimenta o mouse. Quando o grfico estiver na posio desejada s liberar o boto do mouse. Na figura a seguir temos o grfico j posicionado de tal maneira que os dados possam ser exibidos juntamente com o grfico:

Para alterar o tamanho do grfico:

1. Para alterar o tamanho de um grfico bastante simples. 2. Clique no grfico para selecion-lo. Quando o grfico estiver selecionado aparecem pequenos quadrados na borda do grfico, conforme destacado na figura a seguir:

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3. Para aumentar ou diminuir a largura do grfico "aponte" o mouse para um dos pequenos quadrados que aparecem no meio do lado direito ou no meio do lado esquerdo do contorno do grfico. O cursor do mouse se transforma em uma seta de ponta dupla. Quando o cursor do mouse se transformar em uma seta de ponta dupla s clicar e arrastar para alterar a largura do grfico. 4. Para aumentar ou diminuir a altura do grfico aponte o mouse para um dos pequenos quadrados que aparecem no meio do lado superior ou no meio do lado inferior do contorno do grfico. O cursor do mouse se transforma em uma seta de ponta dupla. Quando o cursor do mouse se transformar em uma seta de ponta dupla s clicar e arrastar para alterar a altura do grfico. 5. Para alterar a altura e a largura, simultaneamente, utilize um dos quatro quadradinhos que aparecem nos cantos do contorno do grfico. Ao alterarmos a largura e a altura, simultaneamente, o Excel mantm a proporo entre os diversos elementos do grfico, evitando que o mesmo sofra alguma distoro. Na Figura a seguir podemos ver que o grfico do nosso exemplo foi reduzido:

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Formatando a Legenda e a rea do grfico

Objetivo: Nesta lio aprenderemos a formatar os seguintes elementos do grfico: Legenda e A cor de segundo plano do grfico.

Para formatar a legenda faa o seguinte:

1. Vamos, a ttulo de exemplo, considerar o grfico da figura a seguir:

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2. D um clique em qualquer local do grfico para selecion-lo. 3.D um clique na legenda para selecion-la. Depois s utilizar os comandos de formatao disponveis. 4.Estando a legenda selecionada voc pode utilizar o boto ( alterar a cor do ttulo, o boto ( plano para o ttulo, o boto ( definir itlico e o boto ( ) para

) para definir uma cor de segundo ) para

) para definir negrito, o boto ( ) para definir sublinhado.

5. Em resumo, formatar o texto da legenda exatamente igual a formatar o texto em uma clula, apenas com o detalhe de que antes de utilizarmos os comandos de formatao devemos selecionar a legenda. 6. Voc tambm pode, estando a legenda selecionada, utilizar o comando Formatar -> Legenda selecionada... Este comando d acesso janela "Formatar legenda", indicada na figura a seguir. Nesta janela temos as guias Padres, Fonte e Alinhamento. A utilizao e as opes destas guias foram descritas nas lies do Mdulo 2.

Uma opo interessante, da guia Padres, a opo Sombra. Selecione esta opo e observe os efeitos na legenda. Uma vez selecionadas as opes de formatao desejadas s dar um clique no boto OK. Na figura a seguir aplicamos algumas formataes legenda do nosso grfico de exemplo:

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Para a cor de segundo plano do grfico faa o seguinte:

1. D um clique em qualquer local do grfico para selecion-lo. 2. Clique na setinha para baixo, ao lado do boto ( ) e, na janela que surge, d um clique na cor desejada, conforme indicado na figura a seguir:

3. Feito isso a cor selecionada ser aplicada, conforme indicado na figura a seguir:

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Formatando o Ttulo
Objetivo: Nesta lio aprenderemos a formatar o seguinte elemento do grfico: Ttulo

Para formatar o ttulo do grfico faa o seguinte:

1. Vamos, a ttulo de exemplo, considerar o grfico da figura a seguir:

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2. D um clique em qualquer local do grfico para selecion-lo. 3. D um clique no ttulo do grfico para selecion-lo. Depois s utilizar os comandos de formatao disponveis, que so praticamente os mesmos que esto disponveis para a formatao da legenda, conforme descrito na lio anterior. 4.Estando o ttulo selecionado voc pode utilizar o boto ( alterar a cor do ttulo, o boto ( plano para o ttulo, o boto ( definir itlico e o boto ( ) para

) para definir uma cor de segundo ) para

) para definir negrito, o boto ( ) para definir sublinhado.

5. Em resumo, formatar o ttulo do grfico exatamente igual a formatar o texto em uma clula, apenas com o detalhe de que antes de utilizarmos os comandos de formatao devemos selecionar o ttulo. 6. Voc tambm pode, estando o ttulo selecionado, utilizar o comando Formatar -> Ttulo do grfico selecionado... Este comando d acesso janela "Formatar ttulo do grfico", indicada na figura a seguir. Nesta janela temos as guias Padres, Fonte e Alinhamento. A utilizao e as opes destas guias foram descritas nas lies do Mdulo 2.

Uma opo interessante, da guia Padres, a opo Sombra. Selecione esta opo e observe os efeitos no ttulo do grfico. Uma vez selecionadas as opes de formatao desejadas s dar um clique no boto OK. Na figura a seguir aplicamos algumas formataes ao ttulo do nosso grfico de exemplo:

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