http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/co momeman.htm Cmo medir la gestin del mantenimiento en la empresa?

Autor: MSc Ing Aramis Alfonso LLanes MEJORES PRCTICAS 01-2006

El trabajo muestra una metodologa para el diseo de un indicador general para la evaluacin del Nivel de Gestin del Mantenimiento en una empresa para lo cual se desarrolla, primeramente, una jerarquizacin de los indicadores claves para este fin segn su influencia en la toma de decisiones, empleando un trabajo en grupo (expertos) y mediante la utilizacin del mtodo AHP de Saaty. Todo ello con una visin preactiva de la actividad de control de la Gestin del Mantenimiento, contribuyendo al logro de una mayor eficiencia y efectividad de este proceso y al mejoramiento continuo del accionar de la organizacin. 1. Introduccin El mantenimiento es una disciplina integradora que garantiza la disponibilidad, funcionalidad y conservacin del equipamiento, siempre que se aplique correctamente, a un costo competitivo. En la actualidad, el mantenimiento est destinado a ser uno de los pilares fundamentales de toda empresa que se respete y que considere ser competitiva. Dentro de las diversas formas de conceptualizar el mantenimiento, la que al parecer presenta ms actualidad, y al mismo tiempo resulta ms abarcadora, es aquella que lo define como el conjunto de actividades dirigidas a garantizar, al menor costo posible, la mxima disponibilidad del equipamiento para la produccin; visto esto a travs de la prevencin de la ocurrencia de fallos y de la identificacin y sealamiento de las causas del funcionamiento deficiente del equipamiento [Tavares, 2000]. Al inicio de todo proceso de Mejoramiento, ya sea a nivel personal como de organizacin, se exige, como primera etapa, que se adquiera conciencia de la realidad y, posteriormente, que se definan los objetivos a alcanzar. Entretanto, una vez iniciado el proceso, es necesario monitorear el progreso alcanzado, a travs de observaciones y comparaciones a lo largo del tiempo, de

parmetros que definan claramente el grado de calidad de dicho desempeo, constatando, sin subjetivismo, si se ha mejorado con respecto al inicio del perodo. Por qu evaluar y controlar la gestin de mantenimiento en las empresas?. Sencillamente porque se necesita saber cun eficiente es la aplicacin de la poltica de mantenimiento que se ha planificado para el entorno productivo de la empresa. Esta informacin permite actuar de forma rpida y precisa sobre los factores dbiles en nuestro mantenimiento. Una buena poltica para controlar y evaluar la gestin de mantenimiento en la empresa resulta de la implantacin, estudio y anlisis de un paquete de indicadores. Un nmero relativamente grande de ndices ha sido sugerido para monitorear su desempeo, con resultados no siempre consistentes. En realidad, la cantidad de indicadores divulgados por la bibliografa especializada con este fin, llega a confundir un poco, sobre todo si no existe una cultura con respecto a su utilizacin en la empresa. Es evidente que en la seleccin de aquellos pocos ndices que describan de manera ms eficaz el desempeo del mantenimiento, es esencial tener en cuenta la concepcin moderna de la actividad de mantenimiento, vinculado esencialmente a sus objetivos, o sea, aquello que de ella se espera. En la actualidad la toma de decisiones respecto al desempeo de los sistemas de mantenimiento, constituye indiscutiblemente un aspecto de primer orden a resolver, ya que mediante la garanta del mismo se propicia, no solo la adecuada evaluacin y control de la gestin del mantenimiento con vistas a lograr su mejoramiento continuado, sino, adems, el logro de una mayor disponibilidad de las capacidades productivas instaladas en la entidad bajo estudio; ya que en la prctica el proceso decisional en esta rea se dificulta por el hecho de disponerse de una amplia gama de indicadores propuestos al respecto sin una definicin clara del grado de importancia de cada uno de ellos a la hora de valorar la influencia de la actividad de mantenimiento en la meta de la organizacin. El objetivo general que se persigue en el presente artculo consiste en la definicin de los indicadores claves para la evaluacin del desempeo de la actividad de mantenimiento, as como su jerarquizacin acorde a su nivel de influencia en el proceso de toma de decisiones. 2. Los indicadores de mantenimiento

AL inicio de todo proceso de mejoramiento, ya sea a nivel de individuos o de las organizaciones, exige, como primera etapa, que se adquiera conciencia de la realidad y posteriormente, que se definan los objetivos a alcanzar y los medios para ello. Entre tanto, una vez iniciado el proceso, es necesario monitorear el progreso alcanzado, a travs de observaciones y comparaciones, a lo largo del tiempo, de parmetros que definan claramente el nivel de calidad del desempeo organizacional, constatando, sin subjetivismo, si se ha mejorado o no respecto a la situacin inicial [De Gusmao, 2001]. En lo que se refiere a la actividad de mantenimiento en una empresa industrial, la necesidad de un procedimiento de este tipo es mucho ms reconocida. Una variedad relativamente grande de indicadores ha sido sugerida para monitorear su desempeo, con resultados no siempre consistentes. Resultara difcil entender el estudio que se realiza en este epgrafe sin antes detenerse en el anlisis de la siguiente definicin: Indicador o ndice: Es un parmetro numrico que facilita la informacin sobre un factor crtico identificado en la organizacin, en los procesos o en las personas respecto a las expectativas o percepcin de los clientes en cuanto a costo- calidad y plazos. [Hernndez Cruz y Navarrete Prez, 2001] Tradicionalmente los indicadores se han visto reactivamente, o sea, utilizndolos para mirar hacia atrs con vistas a planear el futuro, sin embargo se ha venido provocando un cambio en este sentido encaminado a utilizar los indicadores con una visin proactiva, o sea, para tomar decisiones hacia el futuro, manejndolos. Las caractersticas fundamentales que deben cumplir los indicadores de mantenimiento, siempre con la mirada puesta en lo qu se desea alcanzar con el mantenimiento industrial, son las siguientes: Pocos, pero suficientes para analizar la gestin. Claros de entender y calcular.

 tiles para conocer rpidamente como van las cosas y por qu Es por ello que los ndices deben: Identificar los factores claves del mantenimiento y su afectacin a la produccin. Dar los elementos necesarios que permiten realizar una evaluacin profunda de la actividad en cuestin. Establecer un registro de datos que permita su clculo peridico. Establecer unos valores plan o consigna que determinen los objetivos a lograr. Controlar los objetivos propuestos comparando los valores reales con los valores planificados o consigna. Facilitar la toma de decisiones y acciones oportunas ante las desviaciones que se presentan. Como sugerencia para el anlisis de los ndices se puede sealar [Tavares, 1998]: 1. El anlisis no debe presentar conclusiones especulativas. Las variaciones para mejorar o empeorar deben ser tomadas como sntomas que fueron discutidos en conjunto entre los departamentos de control y ejecucin y podrn indicar necesidades de alteracin de mtodos de trabajo. 2. Antes de emitir comentarios sobre los resultados del anlisis de ndices, el rgano de control debe estar seguro de que los datos que les dieron origen son confiables. 3. El anlisis debe tener observaciones negativas que deben estar acompaadas de sugerencias de alternativas para mejorar que deben ser discutidas con los supervisores del rea de ejecucin de mantenimiento antes del registro en el informe de anlisis. 4. Es vlida la colocacin de valores comparativos, entre perodos diferentes o valores promedios obtenidos en el ao anterior, para su examen respecto a los resultados de disposiciones gerenciales, tomadas en funcin de anlisis anteriores. 5. Establecer metas para la mejora de los ndices, junto con el rea ejecutante. Es importante, para el trabajo con los indicadores, tener presente los errores o defectos ms

usuales en los que se ha incurrido en los lugares donde se ha trabajado en este sentido, los mismos son los siguientes [Tavares, 1998]: Inadecuada seleccin de los ndices, excesivos en nmero y no jerarquizados. Insuficiente y confusa definicin que provoque diferentes interpretaciones y/o clculos. Escasa o nula identificacin de la relacin existente entre el ndice y los factores crticos. Inadecuacin en los sistemas de captacin de datos para el clculo de los ndices, clculos errneos y/u obtenidos con retraso, con lo cual se pierde la aptitud y rapidez de accin. Falta de establecimiento de valores objetivos y dificultades en obtener la informacin adecuada. Carencia de controles sistemticos. Dilacin en la toma de decisiones. Los ndices de control en la gestin de mantenimiento deben tener carcter diferenciado en cuanto a su volumen y caractersticas estando esta diferenciacin sujeta a los niveles de direccin de la entidadLa eficacia de la funcin de mantenimiento es algo difcil de medir de una forma aislada, ya que sus actuaciones no pueden considerarse independientes, sino encuadrada en equipos de trabajo y relacionados con otros departamentos. [MINBAS, 1996] Dentro de la aplicacin, ejecucin, y control de un sistema de mantenimiento existen diferentes etapas, que las mismas pueden ser medidas a travs de la citacin de diferentes ndices (Intervencin, defectos, fuerzas de trabajo) que en su determinacin van a permitir analizar el desenvolvimiento del sistema aplicado. Apoyndose en la informacin que brindan estos ndices como medios de control, se puede determinar la calidad del mantenimiento efectuado y as poder corregir las deficiencias en el sistema. Existen una gran cantidad de autores que han sentido inters en tratar de darle solucin a los problemas del control del mantenimiento dado el papel tan importante que juega este en las diferentes empresas. Uno de los principales documentos sobre el tema es el realizado por Tavares [2000], donde plantea una serie de indicadores los cuales son divididos en cuatro grupos fundamentales

Otros autores [Amendola, 2002; Galvo Zen, 1998; Gusmo, 2001; Navarrete Prez y Gonzles Martn, 1986; Navarrete Prez y Hernndez Cruz, 2001] adems de las coincidencias con Tavares [2000] tambin proponen otros ndices como es el caso de la Confiabilidad Operacional, Utilizacin, Mantenibilidad, Tiempo Medio de Vida, una serie de elementos primarios con los cuales se pueden calcular un grupo importante de indicadores para un mejor control del mantenimiento, entre otros. 3. Determinacin del Nivel de Gestin del Mantenimiento en la empresa Partiendo de la hiptesis de que existe un conjunto de indicadores mediante los cuales es posible realizar una evaluacin del estado del mantenimiento y que el mejoramiento de estos ndices eleva el nivel de excelencia en la gestin del mantenimiento y que a su vez dicho mejoramiento incide positivamente en los resultados econmicos de la empresa, es que se desarrollan en el presente apartado todos los pasos necesarios para definir y determinar el Nivel de Gestin de Mantenimiento (NGM). 3.1 Determinacin de un Patrn de Gestin del Mantenimiento y su estado deseado Para desarrollar este acpite se utilizan dos etapas: 1. Seleccionar dentro de un gran conjunto de ndices, los principales para medir el desempeo de la gestin del mantenimiento. 2. Caracterizacin de ndices (factores) medidores del nivel de gestin del mantenimiento. 3.1.1 Establecimiento del conjunto de indicadores medidores del nivel de gestin del mantenimiento Partiendo de estudios previos, experiencia consultora y una adecuada revisin bibliogrfica [De Gusmao, 2001; Dunn, 2004; Hernndez Cruz y Navarrete Prez, 2001; Tavares, 1998], se obtienen ms de 110 indicadores o variables que miden el funcionamiento del mantenimiento (tcnicos, organizativos, econmicos-financieros y sociales). Luego de realizar una consulta a expertos y teniendo en cuenta slo las variables fundamentales que miden por lo general las empresas lderes se realiz una iteracin de decantacin, quedando una reducida lista de 28 indicadores (variables), las cuales se estratifican determinando los ocho

factores encargados de evaluar la gestin del mantenimiento, los cuales se detallan a continuacin:

1. Nivel de Informacin. 2. Productividad Total Efectiva de los Equipos (PTEE) 3. Nivel de incidencia de la funcin de mantenimiento en los costos de la empresa. 4. Existencia de un sistema formal de medidas para determinar la efectividad del mantenimiento. 5. Capacidad de los obreros del mantenimiento de enfrentar con xito los problemas correspondientes a esta funcin. 6. Existencia de un sistema formal de planificacin y programacin de trabajos de mantenimiento. 7. Nivel de adopcin de sistemas de mantenimiento informatizados. 8. Seguridad del personal y del Medio Ambiente. 3.1.2 Caracterizacin de los factores medidores del Nivel de Gestin del Mantenimiento En este epgrafe se realiza la caracterizacin de cada uno de los factores identificados en el apartado anterior. Nivel de Informacin Este factor tiene como objetivo evaluar la disponibilidad, en la entidad, de la informacin necesaria para la toma de decisiones relativas a la gestin del mantenimiento. De esta forma, se persigue verificar la disponibilidad de toda la informacin tcnica, las caractersticas de funcionamiento, la ubicacin, la prioridad del equipo, el estado actual, los planes de mantenimiento, las rdenes de trabajo ejecutadas y por ejecutar, los costos de mano de obra, materiales y repuestos en diferentes perodos, el personal que ha intervenido el equipo, componentes y repuestos asociados al mismo, las notas relevantes sobre el equipo, la ubicacin dentro del sistema (jerarqua), los tiempos de paro, los modos de fallo y sus causas, los tiempos de funcionamiento, las seales de alarma, el valor de compra, el proveedor, la fecha de adquisicin del bien y en general toda la informacin requerida para gestionar su mantenimiento, as como

tambin para uso de otras reas: almacn, operacin, comercial, montajes, entre otros. Productividad Total Efectiva de los Equipos (PTEE) La PTEE es una medida de la productividad real de los equipos. Esta medida se obtiene segn la ecuacin 1. PTEE = AE X OEE (1) AE- Aprovechamiento del equipo Se trata de una medida que indica la cantidad del tiempo calendario utilizado por los equipos. Esta medida es sensible al tiempo que habra podido funcionar el equipo, el AE se puede interpretar como un porcentaje del tiempo calendario que ha utilizado un equipo para producir. Para calcular el AE se pueden aplicar los pasos que se detallan a continuacin. 1. Establecer el tiempo base de clculo o tiempo calendario (TC). 2. Obtener el tiempo total no programado 3. Obtener el tiempo de paros planeados 4. Calcular el tiempo de funcionamiento (TF, Ver ecuacin 2) TF = Tiempo calendario (Tiempo total no programado + Tiempo de paros planeados) (2) Resultando el clculo del aprovechamiento del equipo segn se muestra en la ecuacin 3. AE = (TF/TC) X 100 (3) Y representa el porcentaje del tiempo calendario que realmente se utiliza para producir. OEE- Efectividad Global del Equipo (Overall Equipment Effectiveness) Esta medida evala el rendimiento del equipo mientras est en funcionamiento. La OEE est fuertemente relacionada con el estado de conservacin y productividad del equipo mientras est funcionando. Cabe recalcar que este indicador se maneja de forma diaria y est compuesto por los siguientes tres factores: Disponibilidad: Mide las prdidas de disponibilidad de los equipos debido a paros no programados. Disponibilidad =

(4) En donde: Tiempo neto disponible = Tiempo extra + Tiempo total programado + Tiempo de paro permitido (5) Tiempo operativo = Tiempo neto disponible Tiempo de paros de lnea (6) Eficiencia: Mide las prdidas por rendimiento causadas por el mal funcionamiento del equipo, no funcionamiento a la velocidad y rendimiento original determinada por el fabricante del equipo o diseo.

En donde: Tiempo tacto = 8) Calidad a la primera (FTT): Estas prdidas por calidad representan el tiempo utilizado para producir productos que son defectuosos o tienen problemas de calidad. Este tiempo se pierde, ya que el producto se debe destruir o re-procesar. FTT =

En donde: Total de partes defectivas = Piezas defectuosas + retrabajos o recuperaciones (10) El clculo de la OEE se obtiene multiplicando los anteriores tres trminos expresados en porcentaje. OEE = Disponibilidad X Eficiencia X FTT (11)

La OEE sirve para construir ndices comparativos entre plantas (benchmarking) para equipos similares o diferentes. En aquellas lneas de produccin complejas se debe calcular la OEE para los equipos componentes. Esta informacin ser til para definir el tipo de equipo en el que hay que incidir con mayor prioridad con acciones de mantenimiento. Nivel de incidencia de la funcin de mantenimiento en los costos de la empresa La eficiencia de toda actividad dentro de la empresa con vistas a lograr costos razonables del sistema en su todo es una cuestin que es supervisada muy de cerca por todo directivo en las organizaciones de hoy en da. Estudios realizados relativos a los costos asociados al mantenimiento de las plantas productivas arrojaron que los mismos pueden llegar a representar entre el 10 y el 25 % del costo total de manufactura del producto que se elabora. En el rea de mantenimiento es recomendable controlar una serie de ndices relativos a los costos asociados a la misma; dentro de ellos se deben considerar los que se detallan a continuacin: Costo relativo con personal propio Componente del costo de mantenimiento Costo relativo con material Costo de mano de obra externa Costo de mantenimiento con relacin a la produccin Costo de capacitacin Inmovilizado en repuestos Costo de mantenimiento por valor de venta Costo global

Existencia de un sistema formal de medidas para determinar la efectividad del mantenimiento En la actualidad todo gerente de empresa conoce la importancia de medir el desempeo de la actividad de mantenimiento, sencillamente porque se necesita conocer cun eficiente es la aplicacin de la poltica de mantenimiento que se ha planificado para el entorno productivo de la empresa. Esta informacin permite actuar de forma rpida y precisa sobre los factores dbiles en la gestin del mantenimiento. Por otro lado, el reto lo constituye qu medir y cmo hacerlo de la mejor forma [De Gusmao, 2001; Galli Mondragn, 2003; Hernndez Cruz, 2001]. Una de las herramientas que permite y constituye uno de los elementos bsicos de una eficiente gestin del mantenimiento es mantener un correcto sistema de medicin. Dicho sistema no slo debe permitir medir la eficiencia y avance de las reparaciones, sino que debe permitir una de las actividades principales de cualquier gerencia, la toma de decisiones. Determinar si el sistema de medicin y control permite un adecuado desarrollo de las operaciones de mantenimiento es una de las ms difciles, esenciales y determinantes tareas a las que un ejecutivo se puede enfrentar. Se debe dejar claro que no es necesario tener bajo control continuo muchos indicadores, sino slo los ms importantes, los claves. Los indicadores que engloban fcilmente el desempeo total del negocio deben recibir la mxima prioridad. El paquete de indicadores puede ser mayor o menor, dependiendo del tipo de negocio y sus necesidades especficas. Capacidad de los obreros de mantenimiento de enfrentar con xito los problemas correspondientes a esta funcin El personal que se desempea en una organizacin, cualquiera sea el sector de la economa o tipo de industria, edificio, etc, debe tener ciertas habilidades que le son bsicas y que tienen que ver con su predisposicin a realizar tareas tcnicas. A partir del desempeo diario del personal se debe evaluar en qu medida el mismo es apto para desarrollar las tareas necesarias en el rea de mantenimiento en aras de cumplimentar las metas empresariales.

Todos los mecanismos de control de mano de obra, deben ser orientados en el sentido de obtener mayor aprovechamiento de los recursos humanos disponibles como un todo, como tambin propiciar, al personal, mayor seguridad y satisfaccin en el desempeo de sus atribuciones. En este factor se propone considerar los indicadores siguientes: o Trabajo en mantenimiento programado o Trabajo en mantenimiento correctivo o Otras actividades del personal de mantenimiento o Capacitacin del personal de mantenimiento o Nivel escolar de los operarios de mantenimiento o Horas no calculadas del personal de mantenimiento o Tasa de Frecuencia y gravedad de Accidentes o Nivel de fluctuacin de la mano de obra de mantenimiento Existencia de un proceso formal de planificacin y programacin de los trabajos de mantenimiento En este factor se debe especificar en qu medida existe en la entidad analizada un sistema formal de planificacin de las actividades de mantenimiento. A continuacin se especifican los elementos claves que debe poseer todo sistema de este tipo para la funcin de mantenimiento [Ugarte Medina, 2000]. 1. Planificacin. Implica la razonada y coherente definicin de: o Polticas: Planteamientos claros que definan el campo de accin, los principios que enmarcarn el desempeo del mantenimiento. o Objetivos: Expresin congruente y realista del resultado que se espera alcanzar en un plazo determinado.

o Planes: Plasmar por escrito, el resultado de la labor de planificacin para su posterior seguimiento, evaluacin y retroalimentacin. o Programas: Proyeccin de actividades con criterio de oportunidad y secuencia cronolgica, que incorpora productos deseados y responsables de su logro. o Mtodos: Se trata de seleccionar, dentro de una gama de posibilidades y ajustndose a los recursos disponibles, la forma ptima de llevar a cabo las actividades programadas (se considera la Tercerizacin). o Procedimientos: Para lograr uniformidad y constancia en el nivel de ejecucin de los trabajos de mantenimiento, es preciso detallar los pasos a seguir y generar un estndar. o Presupuestos: Involucra un detalle estructurado de la previsin de recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. 2. Organizacin: Requiere un conocimiento especfico y a la vez, una visin global de la unidad de mantenimiento para integrar: o Puestos: Entidades que agrupan objetivos, funciones y responsabilidades consistentes. o Funciones: Labores a desarrollar que guardan relacin con el perfil del puesto. o Autoridad: Propiedad para tomar decisiones y generar rdenes que permitan el cumplimiento de los objetivos del puesto. o Responsabilidad: Es la obligacin que se contrae ante las autoridades superiores por el logro de los objetivos propuestos en funcin de los recursos asignados. o Recursos: Es la distribucin del recurso humano, equipo, maquinaria, herramienta y dems materiales necesarios para la labor de mantenimiento. 3. Ejecucin: Su eficacia es determinada por la previsin de necesidades, la sistematizacin, acciones de apoyo y facilidades para la: o Comunicacin: Es necesario definir las necesidades y en funcin de ello, el sistema de comunicacin interna y externa a la unidad de mantenimiento. Nivel de adopcin de sistemas de gestin del mantenimiento informatizados

Los sistemas automatizados de administracin del mantenimiento son de gran utilidad ya que brindan informacin actualizada, oportuna y de uso corporativo sobre los activos registrados en l. La informatizacin de un Sistema Integral de Gestin de Mantenimiento debe contemplar: v Informatizacin de la informacin tcnica de Mantenimiento. v lnformatizacin del Sistema de Mantenimiento Correctivo. v lnformatizacin del Sistema de Mantenimiento Preventivo/Predictivo.

v lnformatizacin del Sistema de Paradas programadas. v lnformatizacin del Sistema de Seguimiento y Control de la Gestin del Mantenimiento. 1. Seguimiento y control sistemtico (Mensual) 2. Seguimiento y controles a peticin v lnterfases con otras aplicaciones informticas. Naturalmente, previo a esta automatizacin es necesario un adecuado estudio de la informacin que se recoger en estos documentos y el establecimiento de las normas, procedimientos y circuitos de funcionamiento de la Lnea Ejecutiva de Mantenimiento. Seguridad del personal y del medio ambiente Este elemento ha tomado auge en los ltimos aos en el nivel empresarial y especialmente en el rea de mantenimiento dada la importancia de garantizar condiciones adecuadas de trabajo para los operarios (su seguridad) y la proteccin del medio ambiente. En lo relativo a la seguridad del personal se debe valorar el nivel de incidencia de los fallos o modos de fallo sobre la misma en el lugar de trabajo (si alguien puede resultar lesionado o muerto, bien como resultado directo del modo de fallo en s, bien como resultado de otros daos que pudieran ser ocasionados por el fallo). Adems, se hace importante determinar en qu medida la gestin del mantenimiento tiene en

cuenta los requisitos exigidos en las normativas ambientales.