Cierre contable

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una prdida o una utilidad. Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de produccin y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar. No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso. Entre los ajustes ms importantes que se deben hacer est la depreciacin de los activos fijos, la amortizacin de los activos intangibles y diferidos, la provisin de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciacin, Mtodos de depreciacin, Provisin de cartera, y Amortizacin de activos intangibles] Es importante tambin la conciliacin de las cuentas bancarias lo que le permitir realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas. Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clsico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo. Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realizacin de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorizacin o desvalorizacin, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios. Esto conlleva implcitamente a la existencia de una planeacin con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible segn los objetivos que se quieran lograr.

La depreciacin, la provisin de cartera, los mtodos de valuacin de inventarios, las polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento ms adecuado para la consecucin de los objetivos trazados. Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado. La realizacin de una correcta planeacin de polticas contables permite que la empresa, adems de mostrar una situacin econmica y financiera real, que pueda tambin incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad econmica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo. La definicin de las polticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo. Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeacin debe ser constante, y para nada improvisada. Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. stas deben enmarcarse dentro de una poltica de prudencia que no comprometa para nada ni la situacin econmica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carcter legal. Es importante que al momento de fijar las polticas contables, as como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte econmica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y pequeas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.

Balance de comprobacin de sumas y saldo

Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situacin de su empresa, y las operaciones realizadas en el periodo. Se les denomina tambin Balances de Comprobacin. El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo est en orden, sino nicamente que la contabilidad est cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habrselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldr correcto y sin embargo la contabilidad estar mal realizada.

La revisin de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos ser lo que nos d la garanta de que todo est en orden. A diferencia del Balance final, el balance de comprobacin de sumas y saldos no requiere de periodificacin contable, del clculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboracin. A estos Balances se refiere el artculo 28 del Cdigo de Comercio, al sealar que: "Al menos trimestralmente se transcribirn (al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de comprobacin" En este sentido podemos entender el Balance de comprobacin como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobacin como estime necesarios. Su estructura es la siguiente: Balance de comprobacin de sumas y saldos: Cuenta Sumas Debe Sumas Haber Saldo Debe Saldo Haber

Para su elaboracin se siguen los siguientes pasos: 1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber. 2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe. 3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.

La hoja de trabajo
Es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, en esta hoja puede escribirse a lpiz Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con

el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. . El formato consta de las siguientes partes: y Encabezamiento: formado por la razn social, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora. y Secciones:
y y y y y y y y y

Nmero de orden de las cuentas Nombre de las cuentas con su cdigo Balance de comprobacin con dbitos y crditos Ajustes con dbitos y crditos Balance ajustado con dbitos y crditos Ajustes por inflacin Balance ajustado por inflacin Ganancias y prdidas con dbitos y crditos Balance general con dbitos y crditos. A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos.

Estado de costo de produccion El Estado de Resultados de una empresa manufacturera es igual al de una comercial. Sin embargo, en una empresa productora debe determinarse, con anterioridad al Estado de Resultados, el Estado de Costo de Produccin en el cual se determina precisamente el costo de los productos cuya produccin se termin en el ejercicio. El Estado de Costo de Produccin puede ser al mismo tiempo el Estado de Costo de Produccin y Ventas en cuyo caso al Estado de Resultados ira directamente la cifra del costo de ventas.

Cuando el estado es solamente de costo de produccin entonces el costo de ventas se calcula en el propio Estado de Resultados como se hace en el caso de una empresa comercial. COSTO DE PRODUCCIN. Representa todas las operaciones realizadas desde la adquisicin de la materia prima hasta su transformacin en artculos de consumo o de servicio. En este concepto destacan tres elementos o factores que a continuacin se mencionan:

a) Materia prima: Es el elemento que se convierte en un artculo de consumo o de servicio. b) Mano de obra: Es el esfuerzo humano necesario para la transformacin de la materia prima. c) Gastos indirectos de produccin: Son los elementos necesarios y accesorios para la transformacin de la materia prima, y que incluyen sueldos y erogaciones necesarios para tal fin.

COSTO UNITARIO DE PRODUCCIN. Se conoce como costo unitario, el valor de un artculo en particular. Los objetivos de la determinacin del costo unitario son los siguientes: Valuar los inventarios de productos terminados y en proceso Conocer el costo de produccin de los artculos vendidos Tener base de clculo en la fijacin de precios de venta, y as poder determinar el margen de utilidad probable.

Estado de resultados
En contabilidad el Estado de resultados o Estado de prdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.

El estado financiero es dinmico, ya que abarca un perodo durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la informacin que presenta sea til y confiable para la toma de decisiones.

Balance general o estado de situacin financiera

Es el documento contable que presenta situacin financiera de un negocio en una fecha determinada. El balance general presenta la situacin financiera de un negocio, porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, as como el valor del capital. La situacin financiera de un negocio se conoce por medio de la relacin que haya entre los bienes y derechos que forman su activo y las deudas y obligaciones que forman su pasivo. Por ejemplo: EL CAMINO LA FRAC. S.A. Balance general Balance general Activo $800,000.00 Activo $1,100,000.00 Pasivo $200,000.00 Pasivo $ 90,000.00 Capital $600,000.00 Capital $ 200,000.00 En el primer balance general la situacin financiera es mucho mas favorable que en el segundo, ya que con el activo se puede liquidar fcilmente el pasivo, mientras que en el segundo balance general se tendra que realizar el activo, a veces a menos del costo para liquidar y quiz no totalmente. El balance general presenta la situacin financiera de un negocio en una fecha determinada, o sea, la del da en que se practica porque si se elaborar un nuevo balance al siguiente da no presentara la misma situacin financiera, debido a que los saldos de las cuentas seran distintos porque hay operaciones que se realizan solas, es decir, sin la intervencin de ninguna persona, por ejemplo: la baja de valor que sufre el mobiliario por el transcurso del tiempo, la amortizacin que sufren los gastos de instalacin, etc. La situacin financiera de la empresa le interesa conocerla a:
y

Los propietarios, socios, accionistas, para saber si los recursos invertidos en ella han sido bien administrados y si han producido resultados satisfactorios.

Al gobierno, para saber si el pago de los impuestos respectivos han sido calculado correctamente. A los acreedores (instituciones de crdito particulares, que otorgan prstamos o proveedores que conceden crdito), les interesa conocer la situacin financiera de la empresa.

Para que la situacin financiera indicada en el balance general sea lo mas exacta posible, se deben incluir absolutamente todo el activo y todo el pasivo valuados correctamente, es decir, con su verdadero valor, pues cualquier alteracin, ya sea de ms o de menos, se afectar directamente en el capital. Para que la situacin financiera indicada en el balance general sea lo mas exacta posible, se deben incluir absolutamente todo el activo y todo el pasivo valuados correctamente, es decir, con su verdadero valor, pues cualquier alteracin, ya sea de ms o de menos. Se afectar directamente en el capital. El balance general debe de contener los siguientes datos: ENCABEZADO y Nombre de la empresa o nombre del propietario y Indicacin de que se trata de un balance general o estado de situacin financiera. y Fecha de formulacin CUERPO y Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo y Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo y Importe del capital contable FIRMAS y Del contador que hizo y autoriz y Del propietario o responsable legal del negocio El Balance general se puede presentar en 2 formas: y En forma de reporte y En forma de cuenta

Balance general en forma de reporte Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo en una sola pagina, de tal manera que la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo para determinar el capital contable.
PARTIDAS DE LIQUIDACION Y CIERRE

Estado de flujo de efectivo

En contabilidad el estado de flujo de efectivo (EFE) es un estado contable bsico que informa sobre los movimientos de efectivo y sus equivalentes, distribuidas en tres categoras: actividades operativas, de inversin y de financiamiento.

Existen dos mtodos para exponer este estado. El mtodo directo y el indirecto.
y y

El directo expone las principales clases de entrada y salida bruta en efectivo y sus equivalentes, que aumentaron o disminuyeron a estos. El mtodo indirecto parte del resultado del ejercicio y a travs de ciertos procedimientos se convierte el resultado devengado en resultado percibido.

El resultado que se obtiene puede ser positivo o negativo. La importancia de este estado es que nos muestra si la empresa genera o consume fondos en su actividad productiva. Adems permite ver si la empresa realiza inversiones en activos de largo plazo como bienes de uso o inversiones permanentes en otras sociedades. Finalmente el estado muestra la cifra de fondos generados o consumidos por la financiacin en las cuales se informa sobre el importe de fondos recibidos de prestadores de capital externos o los mismos accionistas y los montos devueltos por va de reduccin de pasivos o dividendos. Este estado es seguido y analizado con mucha atencin por los analistas que estudian a las empresas ya que de l surge una explicacin de las corrientes de generacin y uso de los fondos, lo cual permite conjeturar sobre el futuro de la misma.

ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS Se acostumbra a elaborar el informe denominado estado de utilidades retenidas cuando no se han presentado modificaciones en el capital social (suscrito y pagado) y, por lo tanto, slo se deben explicar los cambios en la cuenta de utilidades retenidas.