MAPRO Tacna

GOBIERNO REGIONAL TACNA
Proyecto Especial
Afianzamiento y Ampliacin de los Recursos Hdricos de Tacna
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y GESTION ESTRATEGICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ESPECIAL TACNA
DOCUMENTO N 0122006GRTPET/OPGE SETIEMBRE 2006.
INDICE
PRESENTACION FORMULACION Y APROBACION DE RESOLUCIONES.. APROBACION DE EXPEDIENTE TECNICO Y/O TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULTORIA. APROBACION DE TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION DE SERVICIOS .... FORMULACION Y APROBACION DE CONVENIOS. FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO OTORGAMOS EL ENCARGO. ... FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO RECIBIMOS EL ENCARGO. 03 07 13 18 20 23 27 33 41 46 52 55 58 61 66 74 80 87 96 102 104 117
VALORIZACIONES (OBRAS Y ESTUDIOS) ..... REGISTRO CONTABLE Y PAGO DE PLANILLAS............................. FORMULACION Y APROBACION DE CUADRO DE NECESIDADES..... ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS.... PROCESO CONCURSO PUBLICO Y LICITACION PUBLICA........................................................................................... PROCESO DE ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA Y SELECTIVA...................... PROCESO DE MENOR CUANTIA ......................... PROCESO DE MENOR PARA CONSULTORIA...................................................................................
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES POR ADQUISICION DE B/S ALQUILER DE MAQUINARIA DEL PET A TERCEROS........ MANEJO Y UTILIZACION DE FONDOS PARA PAGO EN EFECTIVO Y FONDO DE CAJA CHICA...... RECEPCIN, ALMACENAMIENTO Y SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN CENTRAL........ REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES Y SALIDA DE BIENES DE PATRIMONIO......... LEYENDA........ ANEXO I : FORMATOS. ANEXOII: BASE LEGAL
PRESENTACIN
El presente Manual de Procedimientos Administrativos, se constituye en un instrumento de gestin, es descriptivo y de sistematizacin normativa, teniendo tambin un carcter instructivo e informativo.
Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecucin de los procesos administrativos para el cumplimiento de los objetivos, y guarda coherencia con los respectivos dispositivos legales que regulan el funcionamiento de la Entidad.
Es propsito de este manual mejorar los niveles de productividad a travs del cumplimiento eficiente y eficaz de cada una de las acciones que comprende las actividades de nuestra Institucin
El contenido y el proceso de formulacin del presente Manual ha sido tomando como base legal la Directiva No.002-77-INAP/DNR aprobada por Resolucin Jefatural No.059-77-INAP/DNR; que norman la formulacin de Manuales de Procedimientos en la Administracin Publica y disposiciones del Gobierno Regional de Tacna.
Nombre del Procedimiento:
Cdigo: P-001-06-GRT-PET-OPGE
Fecha: SETIEMBRE 2006
FORMULACION Y APROBACION DE RESOLUCIONES
I.
FINALIDAD:
1.
Establecer lineamientos necesarios para que la Formulacin y Aprobacin de Resoluciones sean oportunas y alcancen el ms alto grado de eficiencia y celeridad en el trmite.
II.
BASE LEGAL:
1. 2.
Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna.
3.
Dems Disposiciones Legales vigentes.
III.
REQUISITOS:
1. 2.
Informe y/o Documentacin Sustentatorio, conteniendo antecedentes y opiniones de Unidades Orgnicas solicitantes. Proyecto Resolucin.
4 IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: ETAPAS

1. UU.OO. SOLICITANTES Las Unidades del PET solicitan a la G.G. la formulacin de la Resolucin mediante informe con documentacin, conteniendo antecedentes y opinin de la UU.OO. competente. De encontrar conforme tramita a la Oficina de Asesora Jurdica
DESCRIPCIN
TIEMPO
2.
2 das
ASESORA JURDICA .La Oficina de Asesora Jurdica en caso de requerir alguna informacin u opinin adicional proceder a solicitar dicho requerimiento a otras UU.OO. del PET. La Oficina de Asesora Jurdica recepciona la informacin solicitada y en coordinacin con la UU.OO. solicitante formula la Resolucin y la visan ambos, previa autorizacin de la Gerencia General. En caso no se apruebe la R.G. por carecer de documentos sustentatorios la Oficina de Asesora Jurdica proceder a devolver la documentacin a la UU.OO solicitante.
OTRAS UNIDADES ORGANICAS (OSM, OAF, OPGE) De acuerdo a su competencia funcional, dan su conformidad y colocan su V. B. tramitando a las dems reas para su V.B. Caso contrario devuelve a la UU.OO solicitante por medio de Asesora Jurdica
1 da
4.
GERENCIA GENERAL Da su conformidad y firma la Resolucin Gerencial.
5.
TRMITE DOCUMENTARIO Codifica, registra la Resolucin y distribuye copias de la Resolucin correspondiente, a las Unidades Orgnicas involucradas en un plazo que no debe exceder de 24 horas.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Pgina 1 de 1
CODIGO : Aprobado por:
MP-001-06-GRT-PET-OPGE
FECHA:
16/03/06
MARZO 2006
FORMULACION Y APROBACION DE RESOLUCIONES

UU.OO. SOLICITANTE GERENCIA GENERAL
OF. DE ASESORIA JURIDICA
OTRAS UU.OO. DE LA INSTITUCION COMPETENTE
TRAMITE DOCUMENTARIO
INICIO
NO
PRESENTA SOLICITUD ADJUNTA DOCUMENTACION SUSTENTATORIA TECNICA LEGAL Y /O ADMINISTRATIVA
SI
CONFORMIDAD PRELIMINAR
-REVISA INFORMACION -PROYECTA RESOLUCION Y COLOCA Vo.Bo.
NO
COLOCA Vo.Bo.
Vo.Bo.
SI
SUSCRIPCION DE RESOLUCION
-CODIFICA RESOLUCION -DISTRIBUYE COPIA A UU.OO. INVOLUCRADAS
FIN
6 V. INSTRUCCIONES:
1. Toda Resolucin, tiene carcter de estricto cumplimiento, deber ser elaborada en original y cuatro copias. Las Unidades Orgnicas involucradas en la misma, debern ceirse a lo estipulado bajo responsabilidad. 2. 3. La Gerencia General, es la nica Unidad Orgnica facultada para firmar Resoluciones Gerenciales. Podr solicitarse la nulidad de una Resolucin siempre y cuando sea fundamentada por el Funcionario que jerrquicamente y/o responsable emiti la misma; en cualquiera de los casos deber contar con la opinin favorable de la Oficina de Asesora Jurdica y de las Oficinas de Planeamiento y Gestin Estratgica, Oficina de Administracin y Finanzas, y Supervisin, segn su competencia. 4. La Oficina de Asesora Jurdica y las Oficinas de Planeamiento y Gestin Estratgica, Administracin y Finanzas, y Supervisin y Monitoreo, en atribucin al uso de las facultades, podrn realizar observaciones a cualquier Proyecto de Resolucin en el campo de su competencia funcional, para lo cual deber acompaar la sustentacin. 5. Toda Resolucin deber ser presentada en forma impecable y sin enmendaduras. Si se transgrede esta norma, ser rechazada por los Organismos correspondientes.
VI.
DURACIN:
El trmite y aprobacin ser en un plazo mximo de dos (03) das.
APROBACION DE EXPEDIENTE TECNICO Y/O TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULTORIAS

I. FINALIDAD:
1.
Describir el proceso de aprobacin de expedientes tcnicos y/o Trminos de Referencia para Consultora, para ser aplicados como parte del sustento necesario en el proceso de Adquisicin de Bienes y/o Servicios.
2.
Lograr que los Expedientes Tcnicos y/o Trminos de Referencia para Consultora se elaboren en cumplimiento de los dispositivos Legales vigentes.
3.
Coadyuvar a que los Expedientes Tcnicos y/o Trminos de Referencia para Consultora alcancen alto grado de eficiencia.
II.
BASE LEGAL:
1. 2. 3. 4.
Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006.
8
5. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 6. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 7. 8. Decreto Supremo N 084-2004-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Dems Disposiciones Legales vigentes.
III.
REQUISITOS:
1. 2.
Certificacin Presupuestaria emitida por la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica. Opinin favorable de la Oficina de Supervisin y Monitoreo
IV.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: ETAPAS

1. ORGANO DE LINEA El rgano de Lnea elabora el Proyecto de Expediente Tcnico y/o Trminos de Referencia para Consultora, el cual deber contar con certificacin presupuestal emitida por la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica. Deriva el Expediente Tcnico y/o Termino de Referencia para Consultora, a la Oficina de Supervisin y Monitoreo con la certificacin presupuestal correspondiente. 2. OF. DE SUPERVISION Y MONITOREO La Oficina de Supervisin y Monitoreo analiza contenido segn su competencia. La OSM verifica que la estructura y contenido del Proyecto de Expediente Tcnico y/o Trminos de Referencia para Consultora sean correctas. -
DESCRIPCIN
TIEMPO
3 das
En caso contrario lo devuelve al rgano de Lnea para la correccin pertinente.
3. OFICINA DE ASESORIA JURIDICA Recepciona el Proyecto de Expediente Tcnico y/o Trminos de Referencia para Consultora con el informe de conformidad de la Oficina de Supervisin y Monitoreo. Formula Resolucin Gerencial para la aprobacin del Expediente Tcnico y/o Trminos de Referencia para Consultora. 1 das
10
4. GERENCIA GENERAL Recepciona el Proyecto de Expediente Tcnico y/o Trminos de Referencia para consultora, con los documentos sustentatorios y la Resolucin Gerencial para la Aprobacin. Con las visaciones respectivas da su conformidad y suscribe Resolucin Gerencial para su aprobacin. 5. Deriva a Trmite Documentario. 1 da Coordina con la Unidad Orgnica Solicitante para la aprobacin y VB. La OAJ visa y deriva a la Gerencia General.
TRMITE DOCUMENTARIO Recepciona la Resolucin Gerencial, Codifica y distribuye a UU.OO. involucradas.
NOMBREDELPROCEDIMIENTO:
Pgina 1 de 1
CODIGO:
P-002-06-GRT-PET-OPGE
FECHA:
11
25/08/06
AGOSTO 2006
APROBACIONDE EXPEDIENTES TECNICOS Y/OTERMINOS DE REFERENCIAS PARA Aprobado por: CONSULTORIA ORGANODELINEA OFICINADESUPERVISIONYMONITOREO OFICINADEASESORIAJURIDICA GERENCIAGENERAL
INICIO
-ELABORA EL EXPEDIENT E T ECNICO Y/OT ERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULT ORIA CONT ANDO CON CERT IFICACION PRESUPUEST AL
-VERIFICA S I EST RUCT URA Y CONT ENIDODEL EXPEDIENT E T ECNICOY/O T ERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULT ORIA -DA VB
RECEPCIONA Y FORMULA RESOLUCIONGERENCIALPARA LA APROBACIONDEL EXPEDIENT E T ECNICOY/O T ERMINOS DE REFERCNIA PARA CONSULT ORI
NO (E.T .) y/o (T .R.) RESOLUCION GERENCIAL RECEPCIONA Y SUSCRIBE RESOLUCIONGERENCIAL DE APROBACION
EXPEDIENT E T ECNICOy/o T ERMINODE REFERENCIA EXPEDIENT E T ECNICOy/o T ERMINODE REFERENCIA
-DA CONFORMIDAD Y SUSCRIBE RESOLUCION GERENCIAL
(E.T .) y/o (T .R.) RESOLUCION GERENCIAL SUSCRIT A
RECEPCIONA RESOLUCION GERENCIAL -CODIFICA Y DIST RIBUYE A UU.OO.INVOLUCRADAS
FIN
(E.T.) Expediente Tcnico. (T.R.) Termino de Ref erecia para Estudios
12
V.
INSTRUCCIONES:
1.
Al iniciar el trmite de aprobacin, el rgano de Lnea solicita la revisin del Expediente Tcnico y/o Trminos de Referencia a la a la Oficina de Supervisin y Monitoreo.
2.
Finalmente al remitir el Expediente Tcnico hacia la Gerencia General, para la firma de la Resolucin que lo aprueba,
el
expediente debe ir con las visaciones y/u opiniones de las Oficinas correspondiente a los rganos de Asesoramiento del Proyecto Especial Tacna, adjuntando la Resolucin para la aprobacin respectiva.
3.
Segn el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo N 084-2004-PCM, consultora es el servicio profesional altamente calificado en la elaboracin de estudios y proyectos; en la inspeccin de fabricas, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorias, asesoras, estudios de prefactibilidad y de factibilidad tcnica, econmica y financiera, estudios bsicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecucin de proyectos distintos de obras y en la elaboracin de trminos de referencia, especialmente tcnicas y Bases de distintos proceso de seleccin, entre otros.
VI.
DURACIN:
El trmite de verificacin, visacin y/o remisin del informe correspondiente ser de 05 das.
13
APROBACION TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACIN DE SERVICIOS

II. FINALIDAD:
1.
Describir el proceso de Aprobacin de Trminos de Referencia, para ser aplicados como parte del sustento necesario en el proceso de contratacin de servicios.
2. 3.
Lograr que los Trminos de Referencia se elaboren en cumplimiento de los Dispositivos Legales vigentes. Coadyuvar a que los Trminos de Referencia, alcancen alto grado de eficiencia.
VII. BASE LEGAL:
9. 10. 11. 12.
Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006.
14
13. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 14. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 15. 16. Decreto Supremo N 084-2004-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Dems Disposiciones Legales vigentes.
VIII. REQUISITOS:
1.
Certificacin Presupuestaria emitida por la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica, si el monto es igual o mayor de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT).
15
IX.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS
1. ORGANO DE LINEA -
DESCRIPCIN
El rgano de Lnea elabora los Trminos de Referencia (costos, plazo, descripcin de actividad, y perfil profesional que se requiere), el cual deber ser autorizado y visado por su Gerente de Lnea. Si el mondo es igual o mayor a una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), se deber solicitar Certificacin Presupuestaria a la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica.
TIEMPO
2. OF. DE SUPERVISION Y MONITOREO

-
La Oficina de Supervisin y Monitoreo analiza contenido segn su competencia. Verifica que la estructura y contenido de los Trminos de Referencia sean correctos. Verifica que los Trminos de Referencia estn contemplados en los planes de trabajo respectivos. Da conformidad y VB, caso contrario lo devuelve al rgano de Lnea para la correccin pertinente. 1 das
3. UNIDAD DE LOGISTICA
-
Recepciona los Trminos de Referencia autorizados para iniciar los procesos correspondientes, junto con el cuadro de necesidades corespondiente.
Pgina 1 de 1
FECHA:
25/08/06
AGOSTO 2006
16
APROBACION DE TERMINOS DE REFERENCIAS
ORGANO DE LINEA
OF. PLANEAMIENTO Y GESTION ESTRATEGICA
OFICINA DE SUPERVISION Y MO NITOREO
UNIDAD DE LOG ISTICA
INICIO
-ELABORA LOS TERMINO DE REFERENCIA. -VISADO POR EL GERENTE DE LINEA SI NO MONTO DEL SERVICIO > 1 UIT SI -VERIFICA ESTRUCTURAS Y CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA. -DA VB NO SOLICITA CERTIFICACION PRESUPUESTAL EMITE CERTIFICACION PRESUPUESTAL RECEPCIONA TERMIINOS DE REFERENCIA AUTORIZADOS, PARA INICIAR LOS PROCESOS CORRESPONDIENTES
EXPED. TECNICO O TERM. DE REFERENCIA
FIN
17
X.
INSTRUCCIONES:
1. 2. 3.
Los trminos de referencia debern estar contemplados en los planes de trabajo respectivos. Los Trminos de referencia debern ser autorizados y visados por el Gerente de Lnea correspondiente Los Servicio requeridos serian: Mano de obra no calificada para apoyo de topografa, calicata, muestreo de aguas, entre otros tal como estipula el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Servicio en General, el cual dice: Servicios en General es la actividad o labor que realiza una persona natural o jurdica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas sus prestaciones.
XI.
DURACIN:
El trmite de verificacin, visacin y/o remisin del informe correspondiente ser de 01 das.
18
FORMULACION Y APROBACION DE CONVENIOS
I.
FINALIDAD:
1. 2. 3. Describir el proceso de Formulacin de Convenios. Lograr que los Convenios se realicen en cumplimiento de los Dispositivos Legales Vigentes. Coadyuvar a que los Convenios alcancen un alto grado de eficiencia y celeridad en el trmite.
II.
BASE LEGAL:
1. 2. 3. 4. 5.
Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006.
6.
Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: que apueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna.
19 III. REQUISITOS:
1. Trminos de Referencia. 2. Oficio aceptacin del Sector o PET, segn corresponda. 3. Proyecto de Convenio. 4. Opiniones Oficinas Planeamiento y Gestin Estratgica, Oficina de Supervisin y Monitoreo, Oficina de Asesora Jurdica y rgano de Lnea del Sector cuando el Proyecto Especial recibe encargo y cuando otorga el encargo. De acuerdo a competencia funcional.
20 IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO OTORGAMOS EL ENCARGO: ETAPAS
1.
DESCRIPCIN
RGANOS DE LNEA, UNIDAD ORGANICA COMPETENTE Y GERENCIA GENERAL El rgano de Lnea o Unidad Orgnica competente correspondiente solicita a la Gerencia General apruebe el Proyecto de Convenio adjuntando los documentos sustentatorios (Expediente Tcnico) debidamente sustentado. La Gerencia General pide a la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica la conformidad de la Disponibilidad Presupuestal y de ser favorable el resultado, procede a solicitar a la Entidad Ejecutora la debida Acreditacin de su Plan de Trabajo y capacidad instalada para la ejecucin.
TIEMPO
1das
2.
ENTIDAD EJECUTORA Recepciona la Solicitud de Propuesta y acredita o sustenta su Capacidad Operativa para la ejecucin de estudio u obra o actividad tanto de Personal Tcnico, Administrativo y de maquinaria. 2 das
3.
ORGANO DE LINEA, UNIDAD ORGANICA COMPETENTE, LA ENTIDAD EJECUTORA, OFICINA DE SUPERVISIN Y MONITOREO La Entidad Ejecutora con el rgano de Lnea o Unidad Orgnica competente correspondiente proceden a revisar el Proyecto de Convenio.
-
1 das
El rgano de Lnea o Unidad Orgnica competente correspondiente Visa el convenio y lo deriva a la Oficina de Supervisin y Monitoreo para la revisin y VB. de no ser conforme lo devuelve al rgano de Lnea correspondiente, caso contrario deriva a la Oficina de Asesora Jurdica.
21
4. OFICINA DE ASESORA JURDICA/OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS 5. Recepciona el proyecto de Convenio, lo visa y deriva a la Gerencia General. 1 da
GERENCIA GENERAL Aprueba el Convenio y lo suscribe. 1 da
6.
TRMITE DOCUMENTARIO Remitir copia del Convenio a Organismos involucrados y Unidades Orgnicas respectivas.
22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pgina 1 de 1 CODIGO : Aprobado por:
FECHA:
16/03/06
MARZO 2006
FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO OTORGAMOS EL ENCARGO

UU.OO. DEL PET
INICIO
NO
GERENCIA GENERAL
OF. PPTO., PLANMTO. Y GESTION ESTRATEGICA
ENTIDAD EJECUTORA
OF. DE SUPERVISION Y OF. ASESOR. JURID./ OF. MONITOREO DE ADMINISTRACION F
-SOLICITA A G.G. PROY ECTO DE CON-VENIO ADJUNTANDO: -DOCUMENTACION SUSTENTATORIA Y /O EXPEDIENTE TECNICO
RECEPCIONA SOLICITUD, DA CONFORMIDAD Y VB
SI
-RECEPCIONAR DOCUMENTOS -VERIFICA LA DISPONIBILIDAD PPTAL.
NO VERIFICAR INFORME (FAVORABLE?)
SI SUSTENTA CAPACIDAD OPERATIVA
NO VERIFICAR INFORME SI
-EN COORDINACION CON LA ENTIDAD EJECUTORA, ANALIZAN TRMINOS DE REFERENCIA DE Y /O EXPEDIENTE TECNICO
INDICA A LA UU.OO. SOLICITANTE ELBARORAR PROY ECTO DE CONVENIO (PREVIA ACREDITACION DEL PLAN DE TRABAJO POR LA ENTIDAD EJECUTORA)
SI SI
-PROYECTO DE CONVENIO.
DA CONFORMIDAD Y VB
NO
DA CONFORMIDAD Y VB
NO
APRUEBA Y SUSCRIBE CONVENIO
-REMITE COPIA DE CONVENIO A ORGANO INVOLUCRADO FIN
23 FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO RECIBIMOS EL ENCARGO:
ETAPAS
1. GERENCIA GENERAL -
DESCRIPCIN
TIEMPO
Recepciona solicitud de propuesta de ejecucin de estudio u obra por encargo o apoyo de parte de la entidad correspondiente.
1 da
2.
Deriva la propuesta al rgano de Lnea competente para su revisin
ORGANO DE LINEA O UNIDAD ORGANICA COMPETENTE Realiza anlisis, verificacin y emite opinin sobre la factibilidad tcnica y operativa, dando respuesta a la Gerencia General. 2 das
3. GERENCIA GENERAL Da respuesta a la entidad solicitante indicando la coordinacin con el rgano de Lnea o Unidad Orgnica correspondiente. 4. ORGANO DE LNEA, UNIDAD ORGANICA COMPETENTE, ENTIDAD SOLICITANTE Coordina con la entidad solicitante el expediente tcnico de ejecucin. Elaboran el Proyecto de Convenio y lo deriva a la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica, Oficina de Supervisin y Monitoreo, y Oficina de Asesora Jurdica, para su conformidad mediante su visacin considerando el mbito de su competencia. 1 das 1 da
24
5. OFICINA DE PLANEAMIENTO Y GESTION ESTRATEGICA, OFICINA DE SUPERVISION Y MONITOREO, OFICINA DE ASESORIA JURDICA, OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cada Unidad Orgnica de acuerdo a competencia funcional, recepciona el Proyecto de Convenio, dan su conformidad, lo visa y lo deriva a la Unidad Orgnica siguiente. De no ser conforme lo devuelve al rgano de Lnea correspondiente, para su rectificacin. 6. GERENCIA GENERAL 7. Aprueba el Convenio y lo suscribe. 1 da 1 da
TRMITE DOCUMENTARIO Remitir copia del Convenio a Organismos involucrados y Unidades Orgnicas respectivas.
25
FECHA:
16/03/06
MARZO 2006
FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO RECIBIMOS EL ENCARGO

ENTIDAD SOLICITANTE
INICIO
GERENCIA GENERAL
ORGANO DE LINEA
OF. PPTO., PLANEAMIENTO Y GESTION ESTRATEGICA
OF. DE SUPERVISION Y MONITOREO
OF. DE ASESORIA JURIDICA/ OF. ADMIN Y FINANZAS
-PRESENTA SOLICITUD -ADJUNTA PROYECTO DE CONVENIO Y DOCUMENT. SUSTENTATORIA.
SI
CONFORMIDAD PRELIMINAR
-RECEPCIONA DOCUMENTOS -DERIVA A UU.OO. CORRESPONDIENTE
-ANALIZA, VERIFICA, EMITE OPINION DE FACTIBILIDAD TECNICA Y OPERATIVA
NO
NO
VERIFICAR INFORME TECNICO (ES FAVORABLE?) DA RESPUESTA A ENTIDAD SOLICITANTE
SI
INDICA A LA ENTIDAD SOLICITANTE COORDINACION CON UU.OO.
-EN COORDINACION CON LA ENTIDAD SOLICITANTE, ANALIZAN TRMINOS DE REFERENCIA DE EXPEDIENTE Y /O TECNICO
NO
NO
NO
-PROYECTO DE CONVENIO. -REMITE COPIA DE CONVENIO A ENTIDAD Y ORGANO INVOLUCRADO
DA CONFORMIDAD Y VB
SI
DA CONFORMIDAD Y VB
SI
DA CONFORMIDAD Y VB
SI
SUSCRIBE CONVENIO
FIN
26
V.
INSTRUCCIONES:
1. Los rganos de Lnea en la formulacin e implementacin de los expedientes para la suscripcin del Convenio respectivo, tomarn debida nota si el mismo se encuentra incluido en su Programa de Trabajo y verificarn el Presupuesto autorizado, la asignacin correspondiente y la Fuente de Financiamiento. 2. Sobre la base de las consideraciones expuestas, y si se rene los requisitos correspondientes, los rganos de Lnea, solicitarn a travs de los Informes de Solicitud de Calendario de Compromisos, la previsin de recursos para la firma del Convenio. 3. Los rganos de Lnea, coordinarn con el Sector y/o Organismo, la formulacin del expediente, para definir los trabajos a ejecutar y con la finalidad de que estos ltimos sustenten debidamente la capacidad operativa conveniente.
VI.
DURACIN:
Depender de la coordinacin que se efecte con el rgano correspondiente, como plazo lmite se prev 06 das hbiles.
27
VALORIZACIONES (OBRAS Y ESTUDIOS)
I.
FINALIDAD:
1.
Tener en cuenta que la Valorizacin de Obra es el documento que refleja la cuantificacin econmica de un avance fsico y que sta puede ser:
a. Valorizacin de obra principal b. Valorizacin de obra Adicional c. Valorizacin de mayores Gastos Generales d. Valorizacin de intereses
2. 3.
Describir el proceso de Aprobacin y Pago de Valorizaciones. Lograr que el proceso de Aprobacin y Pago de Valorizaciones y/o Facturaciones se realice observando los Dispositivos Legales vigentes.
28 II. BASE LEGAL:
1. 2. 3. 4.
Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Pub. 21 junio 1997) y sus modificatorias. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
5. 6. 7.
Decreto Supremo N 084-2004-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin de Contralora N 036-2001-CG: Directiva sobre autorizacin previa a la ejecucin y pago de presupuestos adicionales de obras pblicas. (Pub.16 marzo 2001).
8. 9.
Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006.
10.
Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna.
11.
Dems Disposiciones Legales vigentes.
III.
REQUISITOS:
1. 2. 3. 4. Contrato suscrito. Informe de ejecucin emitido por el Contratista. Valorizacin de la Obra. Opiniones Oficinas Planeamiento y Gestin Estratgica, Oficina Supervisin y Monitoreo y rgano de Lnea respectivo.
29 IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: ETAPAS

1.
DESCRIPCIN
CONTRATISTA - Presenta metrado para su valorizacin adjuntado documentos sutentatorios visados - El Inspector presenta Valorizacin la cual ha sido formulada por el Contratista y el Inspector, dentro de los 05 das, contados a partir del primer da hbil del mes siguiente al de la Valorizacin respectiva, documentada y debidamente evaluada tcnica y financieramente, visada por ambas partes y eleva a la Gerencia General. GERENCIA GENERAL - Toma conocimiento y deriva al rgano de Lnea correspondiente para el informe respectivo.
TIEMPO
2.
1 da
3. RGANO DE LNEA, OFICINA DE SUPERVISION Y MONITOREO - El rgano de Lnea respectivo efecta la Revisin Tcnica y Financiera a la Valorizacin, emite Informe y lo eleva a Oficina de Supervisin y Monitoreo. - Oficina de Supervisin y Monitoreo efecta la Revisin Tcnica y Financiera de acuerdo a Bases y Contrato, a la Valorizacin y/o Facturacin, emite Informe, si es conforme lo eleva a la Gerencia General para su V.B y si no lo devuelve. - La G.G. da su V. B. y deriva el Expediente a la Oficina de Administracin y Finanzas para que contine con el trmite respectivo. 4. OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS - Da conformidad administrativa y deriva toda la documentacin relacionada a la valorizacin a la Unidad de Contabilidad y Finanzas - Tesorera para la emisin del comprobante de pago y cheque con lo cual procede a efectuar el pago previa conformidad del SIAF-SP. UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS - TESORERA - Recepciona el expediente de valorizacin y procede a verificar la existencia de autorizacin de Giro, para luego emitir el Cheque y Comprobante de Pago, al mismo tiempo registra las operaciones en el sistema de contabilidad y SIAF-SP. Procede a efectuar el pago a travs de Caja.
11 das
1 da
5.
1 da
30
FECHA:
16/03/06
MARZO 2006
VALORIZACIONES (OBRAS Y ESTUDIOS)

CONTRATISTA
INICIO
INSPECTOR O SUPERVISOR
GERENCIA GENERAL
ORGANO DE LINEA
OF. DE SUPERVISION Y MONITOREO
OF. DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
-PRESENTA METRADO PARA SU VALORIZACION, ADJUNTANDO DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS VISADOS
RECEPCIONA Y ELABORA LA VALORIZACION, JUNTO CON CONTRATISTA
NO
DA CONFORMIDAD Y VB
SI
TOMA CONOCIMIENTO Y DERIVA AL ORGANO DE LINEA
EVALUACION Y REVISION TECNICA DE VALORIZACION -EMITE INFORME
DA CONFORMIDAD Y VB
SI
NO
DA CONFORMIDAD Y VB
NO
SI
REFORMULA VALORIZACION Y DA VB
NO
DA CONFORMIDAD Y VB
SI
-OAF RECEPCIONA Y DA CONFORMIDAD -DERIVA A LA UCF PARA LE PAGO PREVIA CONFORMIDAD DEL SIAFSP
UFC RESPCIONA Y REVISA AUTORIZACION DE GIRO. -EFECTUA PAGO CORRESPONDIENTE
FIN
31
V.
INSTRUCCIONES:
1. Tener en cuenta que la Valorizacin de Obra y/o Estudios, es el documento que refleja la cuantificacin econmica de un avance fsico y que stas pueden ser: a) b) c) d) 2. Valorizacin de Obra Principal. Valorizacin de Obra Adicional. Valorizacin de Mayores Gastos Generales. Valorizacin de Intereses
Las Valorizaciones tendr el carcter de Pago a Cuenta y sern elaboradas el ltimo da de cada perodo previsto en las bases o en el contrato.
3.
Las Valorizaciones presentadas por el Contratista a la Entidad, tendrn el carcter de "Pago a Cuenta" y sern elaboradas por el Inspector o Supervisor, segn corresponda y por el Contratista, de acuerdo a los metrados realmente ejecutados, con los precios unitarios del valor referencial contenido en el "Presupuesto Referencial", agregando por separado, el monto proporcional de gastos generales y de utilidad que pudieran corresponder. El Sub Total as obtenido, se multiplica por el "Factor de Relacin" calculado hasta la quinta cifra decimal, monto al que se agregar el porcentaje correspondiente al impuesto de bienes y servicios.
4.
El Presupuesto Base es el documento elaborado por la Entidad Contratante, en el que se consigna el Valor Total de la obra y contiene adems: metrados, precios unitarios, anlisis de los mismos, gastos generales, y sus anlisis, la utilidad del contratista y el monto de los tributos vigentes. Asimismo, el Factor de Relacin, es el cociente entre el monto total de la propuesta y el monto total del Precio Base.
5.
Los metrados de Obra ejecutados sern elaborados y valorizados, el ltimo da de cada mes, por el Contratista y el Inspector o Supervisor, segn corresponda, debiendo presentarse a la entidad dentro de los plazos que se establezca en el Contrato, los que sern aprobados al mes siguiente al que correspondan. Si el Inspector o Supervisor no se presentara para la Valorizacin
32
conjunta, la efectuar el Contratista solo, en cuyo caso, el Inspector o Supervisor revisar y valorizar los metrados durante el perodo de aprobacin de la misma, obteniendo la conformidad del Contratista. 6. La remisin de la Valorizacin y/o Facturacin a la Gerencia General, debe ir con los informes de la Gerencia de Infraestructura o Estudios y Proyectos y Oficina de Supervisin y Monitoreo como parte del Expediente respectivo. 7. En caso de que como resultado de la revisin que efecte el rgano de Lnea se produzca una observacin a la Valorizacin y/o Facturacin, se remitir la observacin correspondiente al Supervisor, para su absolucin. 8. Deber tenerse presente si la Entidad, en 15 das hbiles de presentada la Valorizacin, no cumple con su obligacin el Contratista puede pedir la Resolucin del Contrato teniendo como paso previo reducir el ritmo o paralizar; sin perjuicio de indemnizacin por los daos y perjuicios, cuya responsabilidad recae en el Gerente General.
VI.
DURACIN:
El proceso de anlisis, revisin y emisin del informe correspondiente ser teniendo en cuenta los plazos que se seala en el presente proceso.
33
REGISTRO CONTABLE Y PAGO DE PLANILLAS
I. FINALIDAD:
1. Describir todos los procesos, de compromisos en los registros contables y pago de las planillas a los Empleados y Obreros del Proyecto Especial Tacna. 2. Orientar a las reas involucradas en este procedimiento, de las diversas formas de accin para el pago de manera oportuna y rpida
II. BASE LEGAL:

1. 2. 3. Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 27482: que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos. 4. 5. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002).
34
6. Decreto Supremo N 080-2001-PCM y su modificatoria Decreto Supremo N 003-2002-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley N 27482: que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Decreto Supremo N 002-97-TR: aprueba la Ley de Formacin y Promocin Laboral. Decreto Supremo N 003-97-TR: Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Decreto Supremo N 347-90-EP-"Regulacin de Fondos Pblicos" Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Directoral N 003-2006-EF-77.15: aprueba la Directiva de Tesorera para el Ao Fiscal 2006. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006. 13. Resolucin Vice-Ministerial N 005-97-EF/11: Creacin del Sistema Integrado de la Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP). 14. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 15. Dems Disposiciones Legales vigentes.
III. REQUISITOS:
1. Planillas de Pagos Empleados y Obreros en sus diferentes modalidades (Sueldos, Jornales, Gratificaciones, Escolaridad,
Vacaciones, Liquidaciones, Planillas de Subsidios, Planilla de Practicantes, etc.). 2. 3. 4. Publicaciones del Cronograma de Pagos Mensual aprobado por el MEF y difundido en el diario oficial El Peruano. Calendario de Compromisos aprobado. Autorizacin y visacin por las Unidades Orgnicas que intervienen en el presente procedimiento.
35
IV. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS
1. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS -
DESCRIPCIN
TIEMPO
Elabora las planillas en sus diferentes modalidades, tanto para Empleados como para Obreros, en original y dos copias, toma como base las tarjetas de control de asistencia, tareo de personal de campo.
V.B. con la post firma del Encargado de confeccionar las planillas y del Jefe de Personal. Tramita a los rganos de lnea (Gerencia de Infraestructura y Gerencia de Estudios y Proyectos) con el objeto de dar la conformidad a las planillas, en lo que a su personal corresponda. 2 das
Remite las Planillas a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.
2.
ORGANO DE LINEA Da conformidad y da V B a las planillas en lo que a su personal corresponde.
3.
UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS Recepciona las planillas de pago, las revisa de manera detallada, ejecuta clculos de acuerdo a Normas Legales vigentes. De encontrar observaciones, las devuelve directamente a la Unidad de Recursos Humanos, caso contrario pone el V B de conformidad y las remite a la Oficina de Administracin y Finanzas.
36
4. OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Efecta su propia revisin, de no estar conforme las devuelve directamente a la Unidad de Recursos Humanos, para su reformulacin y/o correccin inmediata, de no presentar observacin alguna, da V B y las enva a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.
1 da
5.
UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS 5.1. CONTROL PRESUPUESTAL Recepciona las planillas. Realiza la afectacin presupuestal. Registra en el Sistema Control Presupuestal. Distribuye las Planillas Original para Tesorera y copias para control Presupuestal y Personal.
5.2. SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIN FINANCIERA SIAF-SP Recepciona el Consolidado de Planillas por fuente de financiamiento. Registra la Fase Gasto Compromiso del consolidado de planillas. Registra la Fase Gasto Devengado, previa aprobacin del MEF, enva las planillas al rea de Tesorera para el Giro de Cheques.
37
5.3. TESORERA Recepciona las planillas originales, luego de verificar la existencia de autorizacin de giro. Emite el Comprobante de Pago. Registra la Operacin en el Sistema de Tesorera para la elaboracin del Comprobante de pago. Prepara y Gira el Cheque correspondiente y el titular de la cuenta corriente bancaria procede a firmar.
5.4 SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIN FINANCIERA SIAF-SP Registra la Fase Gasto Girado, ingresando el cheque y el comprobante al sistema. Luego lo tramita y espera su aprobacin por el MEF a travs del SIAF-SP, luego de aprobado sigue su trmite.
6.
UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS El Jefe de Contabilidad y Finanzas realiza el control concurrente de manera general a las planillas, al comprobante de pago y cheque emitido por Tesorera colocando su V.B. y lo deriva a la Oficina de Administracin y Finanzas, para la firma del cheque y Vo.Bo. del Comprobante de pago..
1 da
7.
OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Recepciona y revisa las planillas, comprobante de pago y firma el cheque en su calidad de titular de la Cta. Cte. del Banco, y lo deriva directamente al rea de Tesorera.
38
8. TESORERA Recepciona el comprobante de pago, las planillas y cheque respectivo debidamente firmados y deposita en los Bancos de la localidad los Cheques girados y aprobados con la relacin del personal, con su respectiva cuenta bancaria de ahorros, para que sea cargado a sus cuentas para que el personal proceda a cobrar sus remuneraciones de acuerdo al Cronograma de Pago.
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FECHA:
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MARZO 2006
REGISTRO CONTABLE Y PAGO DE PLANILLA

UNIDAD DE RR.HH. ORGANO DE LINEA
UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
OFICINA ADMINISTRACION Y FINANZAS
CONTROL PRESUPUESTAL SIAF
OAF/TESORERIA
INICIO
NO -ELABORA PLANILLA (*) -DA VB Y DERIVA A ORGANOS DE LINEA
NO
NO
SI
PLANILLA VISADA
SI
-DA VB (**)
REVISA Y DA VB
REVISA Y DA VB
SI PLANILLAS APROBADAS -VERIFICA FONDOS -REALIZA AFECTACION Y REGISTRO PRESUPUESTAL.
-REGISTRA FASE DE COMPROMISO -REGISTRA FASE DE DEVENGADO
PLANILLAS
PLANILLAS
-EMITE COMPROBANTE DE PAGO -REGISTRA OPERACIN EN EL SISTEMA CONTABLE -GIRA CHEQUE
-REALIZA CONTROL DE PLANILLA, C/P Y CHEQUE. -DA VB Y DERIVA A OAF
-REVISA PLANILLAS, C/P -FIRMA CHEQUE -DERIVA AREA TESORERIA
PLANILLAS
-RECEPCIONA PLANILLAS, C/P, CHEQUE -DEPOSITA CHEQUE EN BANCOS PARA PAGO RESPECTIVO
FIN
(*) Realiza el Tareo de Personal, Procesa y Consolida Planilla. (**) Visa la Planilla en lo que a su personal se corresponde.
40
V. INSTRUCCIONES:
1. La formulacin de las planillas es de responsabilidad exclusiva de la Unidad de Recursos Humanos, debiendo estar sustentados con las respectivas cartas de ingreso, tarjetas de control de asistencia, descansos mdicos, boleta de permiso y tareos. 2. El pago de las planillas es de responsabilidad de la Oficina de Administracin y Finanzas, a travs de la Unidad de Contabilidad y Finanzas. 3. 4. Todas las Planillas debern contar con el V B de los rganos de Lnea competentes y Administracin y Finanzas. Tesorera, especficamente el cajero, ser la nica persona autorizada a depositar los cheques de Remuneraciones en los Bancos locales que tengan convenio con el Proyecto Especial Tacna. 5. Todo trabajador del Proyecto Especial Tacna deber aperturar una cuenta de ahorros individual, en los bancos que tengan convenio con el PET en coordinacin con la Unidad de Recursos Humanos. 6. El personal de la Institucin deber apersonarse a la Unidad de Recursos Humanos con el objeto de firmar y recabar su boleta de pago cada fin de mes.
VI. DURACIN:
El presente procedimiento tiene una duracin de un (04) da.
41
FORMULACION Y APROBACION DE CUADRO DE NECESIDADES

VII. FINALIDAD:
1. Describir el procedimiento de formulacin y aprobacin de cuadros de necesidades
2. Orientar a las reas involucradas en este procedimiento
VIII.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
BASE LEGAL:
Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 28425: Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Pub. 21 junio 1997) y sus modificatorias. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Decreto Supremo N 043-2003-PCM: Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Decreto Supremo N 072-2003-PCM, modificado por el Decreto Supremo N 095-2003-PCM: Reglamente de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
42
9. 10. 11. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones. Decreto Supremo N 084-2004-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 154-2001-EF, Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado. 12. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 12. 13. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006. 14. Resolucin Vice-Ministerial N 005-97-EF/11: Creacin del Sistema Integrado de la Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP). 15. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 16. 17. 18. 19. Artculo 1244 del Cdigo Civil.- Tasa de inters legal. Artculo 1245 del Cdigo Civil.- Pago de inters legal a falta de pacto. Artculo 1246 del Cdigo Civil.- Pago del inters por mora. Dems Disposiciones Legales vigentes.
IX. REQUISITOS:
1. Los requerimientos solicitados en los cuadros de necesidades, deben estar contemplados en los Planes de Trabajo y/o Expedientes Tcnicos correspondientes y debe estar consignado en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. 2. Deber tener la certificacin de disponibilidad presupuestal correspondiente si el monto estimado es mayo e igual a 01 UIT.
43
X. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS
1. -
DESCRIPCIN
UNIDAD ORGNICA SOLICITANTE O RESIDENTE DE OBRA Para elaboracin de los cuadros de necesidades debern ser agrupados en bienes comunes Elabora el Cuadro de Necesidades, cuyo requerimiento deber estar contemplado en el plan de trabajo o expediente tcnico correspondiente, y tambin deber estar contemplado en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del PET. En la formulacin del C/N se debern consignar costos estimados, y se detallara las especificaciones tcnicas si el caso amerita. En el caso de consultoras o contratacin de estudios especializados, debern contener los trminos de referencia debidamente aprobados, y la certificacin de disponibilidad presupuestal, emitida por la oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica. El cuadro deber ser Firmado por el Residente o Solicitante.
TIEMPO
2.
GERENTE DE LINEA / JEFE DE OFICINA El Gerente de Lnea o Jefe de Oficina, Visa el Cuadro de Necesidades, verificando si el requerimiento concuerda con el Plan de trabajo o expediente tcnico correspondiente.
3.
OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS El Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas Visa el Cuadro de Necesidades dando conformidad y lo deriva a la Unidad de Logstica.
4.
UNIDAD DE LOGISTICA La Unidad de Logstica recepciona el Cuadro de Necesidades, verifica si el pedido esta contemplado en
44
el plan anual de adquisiciones, verifica la disponibilidad presupuestal. Verifica si existe Stock en almacn para atender pedido Inicia proceso de adquisiciones o contrataciones, segn lo estipulado en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Decreto Supremo N 083-2004-PCM y Decreto Supremo N 084-2004-PCM
45
FECHA:
16/03/06
MARZO 2006
FORMULACIN Y APROBACIN DE CUADRO DE NECESIDADES

UU.OO. SOLICITANTE /RESIDENTE DE OBRA
GERENTE DE LINEA /JEFE DE OFICINA
OF. ADMINIST. Y FINANZAS
UNIDAD DE LOGISTICA
INICIO
FORMULA CUADRO DE NECESIDADES, SEGUN LO ESTIPULADO EN PLAN DE TRABAJO , EXPEDIENTE TECNICO Y PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL PET
VERIFICA SI PEDIDO ESTA CONTEMPLADO EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO
VERIFICA SI EXISTE STOCK EN ALMACEN PARA ATENDER PEDIDO SI CONSULTORIA Y /O ESTUDIOS
NO
TERMINOS DE REFERENCIA DEBIDAMENTE APROBADOS
INICIA PROCESO DE ADQUICIONES O CONTRATACIONES SEGUN SEA EL CASO
CUADRO DE NECESIDADES CON PRECIOS REFERENCIALES VISA CUADRO DE NESECIDADES VISA CUADRO DE NESECIDADES
FIN
46
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
I.
FINALIDAD:
3.
Describir el proceso de adquisicin de Bienes y/o Contrataciones, el cual se efectuar por las siguientes modalidades: LICITACIN PBLICA, CONCURSO PBLICO, ADJUDICACIN DIRECTA PUBLICA Y ADJUDICACIN DE MENOR CUANTA.
4.
Orientar a las unidades Orgnicas del Proyecto Especial Tacna, respecto a las diversas formas de accin adoptadas, para suministrar los Bienes y Servicios en forma oportuna, rpida y a costos razonables.
II.
BASE LEGAL:
1. Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. 2. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. 3. Ley N 28425: Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. 4. Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Pub. 21 junio 1997) y sus modificatorias. 5. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). 6. Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002).
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7. Decreto Supremo N 043-2003-PCM: Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. 8. Decreto Supremo N 072-2003-PCM, modificado por el Decreto Supremo N 095-2003-PCM: Reglamente de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. 9. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones. 10. Decreto Supremo N 084-2004-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 11. Decreto Supremo N 154-2001-EF, Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado. 13. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 12. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. 13. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006. 14. Resolucin Vice-Ministerial N 005-97-EF/11: Creacin del Sistema Integrado de la Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP). 15. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 16. Artculo 1244 del Cdigo Civil.- Tasa de inters legal. 17. Artculo 1245 del Cdigo Civil.- Pago de inters legal a falta de pacto. 18. Artculo 1246 del Cdigo Civil.- Pago del inters por mora. 19. Dems Disposiciones Legales vigentes.
48 III. REQUISITOS:
1.
El Bien o Servicio deber estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones salvo las excepciones de la la Ley N 26850.
2. 3. 4.
Bases integradas y la oferta ganadora Constancia Vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. Disponer de la capacidad libre de contratacin que expedir el CONSUCODE.
49 IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:

Se considera como objeto principal del proceso de seleccin a aqul que define la naturaleza de la adquisicin o contratacin en funcin de la prestacin a ejecutarse.
Se convoca para las adquisiciones dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias.
a) PROCESO DE SELECCIN: CONCURSO Y LICITACION PUBLICA
1)
LICITACION PUBLICA
Se convoca para la adquisicin de Bienes y/o Contratacin de Obras dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias de la Entidad. Lmite: Ejecucin de Obras cuyo monto sea S/.1,150,000.00 o superior. Adquisicin de Bienes que sean igual o superior a los S/.450,000.00
2)
CONCURSO PUBLICO
Se convoca para la Contratacin de Servicios, dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias de la Entidad. Lmite: Contratacin de Servicios cuyo monto de adquisicin sea igual o superior a S/.200,000.00
50 b) PROCESO DE SELECCIN: ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA Y ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA 3) ADJUDICACION DIRECTA
Se convoca para la adquisicin de Bienes, Contratacin de Servicios y Ejecucin de Obras dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias de la Entidad.
3.1.
Adjudicacin Directa Pblica: Se convoca cuando el monto de adquisicin o contratacin es mayor al 50% del
lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa en las normas presupuestarias. Lmite: Ejecucin de Obras mayor de S/.575,000.00 y menor de S/.1,150,000.00 Adquisicin de Bienes por un monto mayor de S/.225,000.00 y menor de S/.450,000.00. Contratacin de Servicios y Consultora que superen los S/.100,000.00 pero sean menor que S/.200,000.00.
3.2.
Adjudicacin Directa Selectiva: Se convoca cuando el monto de adquisicin o contratacin es igual o menor al
cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa por las normas presupuestarias. No requiere de publicacin, se efecta por invitacin, debindose convocar a por lo menos tres (3) proveedores.
Lmite:
Ejecucin de Obras mayor o igual que S/.115,000.00 y menor o igual que S/.575,000.00 Adquisicin de Bienes por un monto mayor o igual que S/.45,000.00 y menor o igual que S/.225,000.00. Contratacin de Servicios y Consultora que igualen o superen los S/.20,000.00 pero sean menor o igual que S/.100,000.00.
51
c) PROCESO DE SELECCIN: PROCESO DE MENOR CUANTIA 4) ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA

Se convoca para: a. La adquisicin o contratacin de Bienes, Servicios y Obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos, segn correspondan. b. c. Los procesos declarados desiertos; y La contratacin de expertos independientes para que integren los Comits Especiales.
Lmite:
Ejecucin de Obras mayor de S/.3,300.00 y menor que S/.115,000.00 Adquisicin de Bienes por un monto mayor de S/.3,300.00 y menor que S/.45,000.00. Contratacin de Servicios y Consultora que superen los S/.3,300.00 pero sean menor que S/.20,000.00.
52 PROCESO DE SELECCIN: CONCURSO PBLICO Y LICITACION PUBLICA.
ETAPAS
1. UNIDAD ORGNICA SOLICITANTE -
DESCRIPCIN
Elabora el CC.NN. con las Especificaciones Tcnicas (E.T.) y/o Trminos de Referencia (T.R.) y costos referenciales con la Firma del Residente o Solicitante y del Gerente de Lnea, lo deriva a la Oficina de Supervisin y Monitoreo para la conformidad de las E.T. o T.R.
TIEMPO
2.
OFICINA DE SUPERVISION Y MONITOREO La Oficina de Supervisin y Monitoreo da conformidad a los Trminos de Referencia o Especificaciones Tcnicas
3.
OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS La Oficina de Administracin y Finanzas recepciona la documentacin, da la aprobacin del CC.NN. y acepta la solicitud de Adquisicin colocando la Firma respetiva, y lo deriva a la Unidad de Logistica.
4.
UNIDAD DE LOGSTICA La UL recepciona la documentacin y la codifica, elabora solicitud de cotizacin, segn el monto de las cotizaciones determina el tipo de proceso que corresponde para la adquisicin o contratacin. Deriva al Comit Especial para la elaboracin de las Bases.
5.
COMIT ESPECIAL, GERENCIA GENERAL El Comit Especial recepciona documentacin y prepara Expediente Tcnico y las Bases Administrativas y las deriva a la Gerencia General para la solicitud de aprobacin de las Bases al Gobierno Regional Tacna.
53
La Gerencia General firma oficio de solicitud para aprobacin de bases de parte del GRT (Adjunta Bases, Expediente Tcnico, Certificacin Presupuestal), deriva al GRT. 6. GOBIERNO REGIONAL TACNA Recepciona solicitud, analiza documentacin y si corresponde emite Resolucin Ejecutiva Regional aprobando las bases, derivndola a la Gerencia General del PET. La Gerencia General recepciona y remite al Comit Especial para que Inicie el Proceso.
7.
COMIT ESPECIAL, POSTORES, UL El Comit Especial convoca a Postores. Publica el Cronograma y Venta de Bases en el SEACE (Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado) en la Pagina Web del CONSUCODE . Los postores compran bases en las Oficinas del Proyecto Especial Tacna, preparan propuesta en sobre 1 y sobre 2, y derivan sus propuestas al Comit Especial. El Comit Especial recepciona propuestas, evala y otorga Buena Pro, del cuadro comparativo. Se Publica los resultados en el SEACE (Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado) en la Pagina Web del CONSUCODE, en la cede de la Institucin y a los correos electrnicos de los postores, el mismo da de su realizacin. Una ves consentido el otorgamiento de la buena pro, el Comit Especial contratacin a la UL La UL elabora Contrato en coordinacin con OAJ y deriva a la Gerencia General. La Gerencia General suscribe Contrato y deriva a UL para el respectivo giro de la Orden de Compra o Servicio al proveedor. remitir el expediente de
54
FECHA: 16/03/06
CONCURSO Y LICITACION PUBLICA

UU.OO. SOLICITANTE
INICIO
MARZO 2006
OF. SUPERVISIN Y MONITOREO
OF. ADMINIST. Y FINANAZAS
GERENCIA GENERAL
UNIDAD DE LOGISTICA
COMITE ESPECIAL
GOBIERNO REGIONAL
POSTORES
NO GENERA CC.NN.(*) PREVIA CERTIFICACION PRESUPUESTAL

DA CONFORMIDAD E.T. T.R.
NO DA VB
RECEPCIONA, CODIFICA CC. NN. Y COTIZA
SI CC.NN. Y E.T. T.R.
SI CC.NN. VISADO
COTIZACION
SE DETERMINA EL TIPO DE PROCESO QUE CORRESPONDE, SEGUN COTIZACIONES ELEVA AL GOBIERNO REGIONAL PARA SU APROBACION
-EVALUA DOC. -ELABORA BASES Y DERIVA A LA G.G. PARA REVISION Y GESTIONAR APROBACION
BASES
DEVUELVE PARA HACER LAS CORRECIONES DEL CASO
NO DA APROBACION SI
COPIA (1) COPIA (2)
BASES APROBADAS REALIZA CONVOCATORIA
EMITE RESOLUCION DE APROBACION COMPRAN BASES Y REALIZAN PROPUESTA TECNICA Y ECONOMICA
-SUSCRIBE CONTRATO(**) -DERIVA A UL
GENERA CONTRATO EN COORDINACION CON OAJ
-RECEPCIONA PROPUESTA, EVALUA Y OTORGA BUENA PRO. -PUBLICA LOS RESULTADOS
CUADRO COMPATATIVO FORMULA LA ORDEN DE COMPRA, O SERVICIO CORRESPONDIENTE
FIN
NOTA: (*) En el que se indique: Precio Referencia, Especificaciones Tcnica (E.T.) del Bien o Trminos de Referencia (T.R.) del Servicio, previa Certificacin Presupuestal. (**) El Contrato tambin registra la firma de Proveedor o Postor Ganador al que se le hace entrega de un ejemplar de Contrato para su cumplimiento.
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PROCESO DE SELECCIN: PROCESO DE ADJUDICACION DIRECTA PBLICA Y SELECTIVA.
ETAPAS
1. UNIDAD ORGNICA SOLICITANTE -
DESCRIPCIN
TIEMPO
Elabora el CC.NN. con las Especificaciones Tcnicas (E.T.) y/o Trminos de Referencia (T.R.) y costos referenciales con la Firma del Residente o Solicitante y del Gerente de Lnea, lo deriva a la Oficina de Supervisin y Monitoreo para la conformidad de las E.T. o T.R.
2.
OFICINA DE SUPERVISION Y MONITOREO La Oficina de Supervisin y Monitoreo da conformidad a los Trminos de Referencia o Especificaciones Tcnicas
2.
OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, UL La Oficina de Administracin y Finanzas recepciona la documentacin, da la aprobacin del CC.NN. y acepta la solicitud de adquisicin colocando la firma respetiva, y lo deriva a la Unidad de Logstica.
3.
UNIDAD DE LOGISTICA, COMIT ESPECIAL La UL recepciona documentacin, codifica el Cuadro de Necesidades, elabora solicitud de cotizacin, segn el monto de las cotizaciones determina el tipo de proceso que corresponde para la adquisicin o contratacin. y lo deriva al Comit Especial Permanente. El Comit Especial elabora las bases para la Adjudicacin Directa y prepara expediente tcnico del proceso. El presidente del Comit Especial deriva a la Oficina de Asesora Jurdica el expediente tcnico del
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proceso, adjuntando bases y certificacin presupuestal para la emisin de Resolucin de aprobacin de Bases.
4.
COMIT ESPECIAL, POSTORES, UL Recepciona la Resolucin, publica en el SEACE En el caso de A.D.S. invita a tres Postores como mnimo y notifica a PROMPYME. Los Postores recepcionan las bases para la Adquisicin Directa y elaboran propuesta en sobre 1 y sobre 2 (propuestas tcnicas y econmica) y derivan la propuesta al Comit Especial. El Comit Especial recepciona propuestas, evala y otorga Buena Pro, levantan el acta correspondiente. Comunica a los Postores el resultado. El Comit Especial deriva resultados a la UL La UL elabora Contrato de Adjudicacin Directa en coordinacin con OAJ y deriva a la Gerencia General. La Gerencia General suscribe Contrato y deriva a UL para el proceso de pago a proveedores.
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FECHA: 16/03/06
ADQUISICION DE B/S: PROCESO DE ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA Y SELECTIVA UU.OO. SOLICITANTE

INICIO
MARZO 2006
OF. SUPERVISIN Y MONITOREO
GERENCIA GENERAL
UNIDAD DE LOGISTICA
COMITE ESPECIAL
OF. ASESORIA JURIDICA
POSTORES/ PROMPYME
NO NO GENERA CC.NN.(*) PREVIA CERTIFICACION PRESUPUESTAL

DA CONFORMIDAD E.T. T.R.
RECEPCIONA, CODIFICA CC.NN. REALIZA LAS COTIZACIONES RESPECTIVAS
DA VB COTIZACION
SI CC.NN. Y E.T. T.R.
SI CC.NN. VISADO
SE DETERMINA EL TIPO DE PROCESO QUE CORRESPONDE, SEGUN COTIZACIONES
-ELABORA BASES Y DERIVA A LA OAJ. PARA LA FORMULACION DE LA R.G. RESPECTIVA
BASES FIRMA R.G. DE APROBACION DE BASES DERIVA A COMITE ESPECIAL REALIZA CONVOCATORIA
-RECEPCIONA BASES ELABORA R.G. DERIVA A G.G.
-RECEPCIONA PROPUESTA, EVALUA Y OTORGA BUENA PRO. -PUBLICA LOS RESULTADOS
COMPRAN BASES Y PRESENTA PRO-PUESTA TECNICA Y ECONOMICA
CUADRO COMPATATIVO
FORMULA LA O. DE COMPRA O DE SERVICIO CORRESPONDIENTE
FIN
NOTA: (*) (**)
Se considera Adjudicacin Pblica cuando el monto de Contratacin y/o Adquisicin se encuentra en el rango de [ (Bien > 225,000), (Servicio > 100,000) Se considera Adjudicacin Directa Selectiva cuando el monto de Contratacin y/o Adquisicin se encuentra en el rango de [ (45,000 <= Bien <= 225,000), (20,000 <= Servicio <= 100,000) ]. En el que se indique: Precio Referencia, especificaciones Tcnicas (E.T.) del Bien o Trminos de Referencia (T.R.) del Servicio, previa certificacin presupuestal. El Contrato tambin registra la firma de Proveedor o Postor Ganador al que se le hace entrega de un ejemplar de Contrato para su cumplimiento.
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PROCESO DE SELECCIN: PROCESO DE MENOR CUANTIA. ETAPAS

1. UNIDAD ORGNICA SOLICITANTE Elabora el CC.NN. con las especificaciones tcnicas y costos referenciales, Trminos de referencia, debidamente Firmado por el Residente o Solicitante y el Gerente de Lnea, lo deriva a la Oficina de Administracin y Finazas para la firma respectiva 2. OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, UL La Oficina de Administracin y Finanzas recepciona la documentacin, da la aprobacin del CC.NN. y acepta la solicitud de Adquisicin colocando la Firma respetiva, y lo deriva a la Unidad de Logstica. 3. UNIDAD DE LOGISTICA La UL recepciona el CC.NN. y lo codifica. 1 da 4. PROVEEDORES Los postores remiten sus propuestas al Comit Especial 1 da
DESCRIPCIN
TIEMPO
59
5. COMIT ESPECIAL
Recepciona propuestas , Evala y otorga buena pro, publicndose en el SEACE Comunica a los Postores el resultado. El Comit Especial deriva resultados a la UL 1 da
6.
UNIDAD DE LOGISTICA Formula Orden de Compra o de Servicios segn corresponda
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FECHA: 16/03/06
PROCESO DE ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA PARA CONSULTORIA DE OBRAS UU.OO. SOLICITANTE

INICIO
MARZO 2006
GERENCIA GENERAL
UNIDAD DE LOGISTICA
COMITE ESPECIAL
POSTORES/ PROMPYME
RECEPCIONA, CODIFICA CC.NN. GENERA CC.NN. (*) PREVIA CERTIFICACION PRESUPUESTAL DA VB
CC.NN. VISADO -ELABORA BASES Y DERIVA A LA OAF. PARA LA FORMULACION DE LA RESOLUCION RESPECTIVA
APRUEBA BASES
BASES
REALIZA CONVOCATORIA SE INVITA DE 1 A MAS POSTORES -RECEPCIONA PROPUESTA, EVALUA Y OTORGA BUENA PRO. -PUBLICA LOS RESULTADOS
-SUSCRIBE CONTRATO (**) -DERIVA A UL
CUADRO COMPATATIVO
FORMULA LA O. DE DE SERVICIO CORRESPONDIENTE
FIN
(*) (**)
En el que se indique: Precio Referencia, especificaciones Tcnicas del Bien o Servicio (Terminos de Referencia), previa certificacin presupuestal. El Contrato tambin registra la firma de Proveedor o Postor Ganador al que se le hace entrega de un ejemplar de Contrato para su cumplimiento.
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PROCESO DE SELECCIN: PROCESO DE MENOR CUANTIA PARA CONSULTORIA ETAPAS

1. UNIDAD ORGNICA SOLICITANTE Elabora el CC.NN. con los trminos de referencia y certificacin presupuestal, con la firma del residente o solicitante y del Gerente de Lnea, lo deriva respectiva 2. OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS La Oficina de Administracin y Finanzas recepciona la documentacin, da la aprobacin del CC.NN. colocando la Firma respetiva, lo deriva a la Unidad de Logstica 3. UNIDAD DE LOGSTICA La UL recepciona el CC.NN. y lo codifica, y lo deriva al Comit Especial 1 das 1 das a la Oficina de Administracin y Finazas para la firma
DESCRIPCIN
TIEMPO
4.
COMIT ESPECIAL PERMANENTE Recepciona la documentacin y prepara expediente conteniendo las bases de adjudicacin, trminos de 2 das referencia y proforma de contrato, firmando todas las hojas por lo miembros del Comit. Las bases son aprobadas por la Oficina de Administracin y Finanzas Inscribe las bases de la adjudicacin al SEACE. Invita de uno a mas postores, remitindoles las bases y los trminos de referencia aprobados Si existieran consultas a las bases el postor las formula al Comit
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5. El Comit Especial Absuelva las consultas, e integra las bases, y se publican en el SEACE. 2 das
CONSULTORES Los postores remiten sus propuestas al Comit Especial
6.
COMIT ESPECIAL
2 das
Recepciona propuestas , Evala y otorga buena pro, publicndose en el SEACE Comunica a los Postores el resultado. El Comit Especial deriva resultados a la UL La UL elabora coordinacin con OAJ y deriva a la Gerencia General. La Gerencia General suscribe Contrato
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FECHA: 16/03/06
PROCESO DE ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA PARA CONSULTORIA OF. ADMINIST. Y FINANAZAS
MARZO 2006
UU.OO. SOLICITANTE
INICIO
GERENCIA GENERAL
UNIDAD DE LOGISTICA
COMITE ESPECIAL
POSTORES/ PROMPYME
RECEPCIONA, CODIFICA CC.NN. GENERA CC.NN. (*) PREVIA CERTIFICACION PRESUPUESTAL DA VB
CC.NN. VISADO -ELABORA BASES Y DERIVA A LA OAF. PARA LA FORMULACION DE LA RESOLUCION RESPECTIVA
APRUEBA BASES
BASES
REALIZA CONVOCATORIA SE INVITA DE 1 A MAS POSTORES -RECEPCIONA PROPUESTA, EVALUA Y OTORGA BUENA PRO. -PUBLICA LOS RESULTADOS
CUADRO COMPATATIVO
FORMULA LA O. DE DE SERVICIO CORRESPONDIENTE
FIN
(*) (**)
En el que se indique: Precio Referencia, especificaciones Tcnicas del Bien o Servicio (Terminos de Referencia), previa certificacin presupuestal. El Contrato tambin registra la firma de Proveedor o Postor Ganador al que se le hace entrega de un ejemplar de Contrato para su cumplimiento.
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V.
INSTRUCCIONES:
1.
El Comit Especial, se encargar del Proceso de Adquisicin desde la preparacin de las Bases, absolucin de consultas, evaluacin de observacin, recepcin de ofertas, calificacin de postores, evaluacin de propuestas y en general todo acto necesario o conveniente, hasta que la Buena Pro quede consentida.
2.
En caso de que como resultado de la revisin se produzca una recomendacin para la extensin del Proyecto, se remitir la extensin correspondiente a la Unidad generadora para su incorporacin al Proyecto de Contrato.
3. 4.
La Unidad de Logstica es el rgano encargado de brindar apoyo al Comit Especial en todas las etapas del proceso. La UL suscribe el Contrato y distribuye a las Unidades Orgnicas competentes (Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin y Finanzas, Oficina de Supervisin y Monitoreo, Gerencia General, Unidad de Contabilidad y Finanzas, Contratado y UU.OO. Solicitante).
5.
Las Unidades Orgnicas del Proyecto Especial Tacna, solicitarn los bienes y servicios sobre la base de su Calendario de Compromisos desagregado, aprobado y en consideracin al Plan Anual de Adquisiciones aprobado. En los casos de no estar consideradas en el mencionado Plan, debe ser aprobadas previamente por el Titular de la Entidad con la conformidad de la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica.
6.
En caso de que el Postor Ganador no se presente en el da Previsto, la entidad lo citar para una nueva fecha que no podr exceder de los 05 das siguientes de la originalmente sealado para la firma del Contrato. Si el postor no se presenta en esta segunda oportunidad perder la Buena Pro, sin perjuicio de la sancin administrativa aplicable la entidad llamar al postor que ocup el segundo lugar en el orden de prelacin y si este tampoco suscribe se declarar desierto el proceso.
65
7. El computo del plazo de duracin de los Contratos de Obras comienza a regir desde el da siguiente en qu se cumpla el art.145 del D.S.113-2001-PCM. De otro lado, para los metrados, valorizaciones, liquidaciones de Contrato, controversia y otros aspectos del contrato se tendr presente la normatividad al respecto. 8. 9. El Arbitraje ser de aplicacin obligatoria en materia de Controversias y estar expresado en el contrato. Las Adquisiciones de Menor Cuanta para Adquisiciones de Bienes y Servicios como Contratacin de Obras se comunicar a PROMPYME en el caso que el mayor referencial sea mayor a cuatro UIT. 10. 11. Las exoneraciones de los Procesos de Seleccin se sujetarn a lo que establece la normatividad vigente. Los requisitos y exigencias sern las establecidas en el Reglamento del Registro Nacional de Contratistas y del Registro de inhabilitados para contratar con el Estado y el TUO del CONSUCODE.
VI.
DURACIN:
El tiempo que transcurre entre el pedido de adquisicin y su atencin es variable y depender de la naturaleza del pedido, segn lo que establecen las bases y/u oferta ganadora del Proveedor.
VII.
FORMATOS:
Solicitud de Cotizacin. Anexo N 01.a) Cuadro Comparativo. Anexo N 01. b)
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PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES POR ADQUISICION DE B/S

I. FINALIDAD:
1.
Contabilizacin y pago de rdenes de compra y rdenes de servicio.
II.
BASE LEGAL:
1. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 28425: Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Pub. 21 junio 1997) y sus modificatorias. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Decreto Supremo N 043-2003-PCM: Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
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10. Decreto Supremo N 072-2003-PCM, modificado por el Decreto Supremo N 095-2003-PCM: Reglamente de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. 11. 12. 13. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones. Decreto Supremo N 084-2004-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 154-2001-EF, Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado. 14. 15. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006. 16. Resolucin Vice-Ministerial N 005-97-EF/11: Creacin del Sistema Integrado de la Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP). 17. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 18. 14. 15. 16. 17. Artculo 1244 del Cdigo Civil.- Tasa de inters legal. Artculo 1245 del Cdigo Civil.- Pago de inters legal a falta de pacto. Artculo 1246 del Cdigo Civil.- Pago del inters por mora. Resolucin Directoral N 026-80: "Normas Generales de Tesorera". Artculo 1244, 1245, 1246 del Cdigo Civil.- Tasa de inters legal, Pago de inters legal a falta de pacto, Pago del inters por mora respectivamente. 18. Dems Disposiciones Legales vigentes.
68 III. REQUISITOS:
1. 2. 3.
Los documentos derivados del proceso de seleccin que establezcan obligaciones para las partes. Para el caso de Adjudicacin de menor cuanta bastar que el contrato se formalice mediante una orden de compra o de servicios Opiniones favorables de la Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica, Oficina Supervisin y Monitoreo y la Oficina de Asesora Jurdica.
4. 5. 6. 7.
De ser el caso, opiniones del Gobierno Regional de Tacna y/o MEF. Orden de Compra y/u Orden de Servicio. En el caso de los servicios, documento de Conformidad del Servicio Acta de Otorgamiento.
69 IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO ETAPAS

1. UNIDAD DE LOGISTICA, PROVEEDOR
DESCRIPCIN
TIEMPO
Habindose cumplido la fase del proceso de seleccin para la Adquisicin de Bienes o Servicios y contando la UL con los documentos necesarios, procede a generar la O/C u O/S, deriva expediente con la orden respectiva a la Unidad de Contabilidad ( Control Presupuestal (SIAF SP)). 1 da
2.
CONTROL PRESUPUESTAL (SIAF)
Realiza la afectacin presupuestal e ingresa al Sistema para su registro y control. El Sistema Integrado de Administracin (SIAF SP), recibe la Orden y procede a registrar la fase compromiso.
Se devuelve expediente de la Orden de Compra o Servicio, con respectivo sello de compromiso.
UNIDAD DE LOGSTICA
En el caso de Orden de Servicio, se espera el informe de conformidad que debe ser formulado por la Unidad Orgnica que solicito dicho servicio, en el caso de recibido dicho informe, deriva copia del expediente adjuntando conformidad del servicio, a la Unidad de Contabilidad para realizar la fase de devengado 1 das
70
En el caso de la Orden de Compra, deriva copia del expediente a Almacn con copias de la O/C para (tesorera, kardex) y una copia de la Orden se deriva al proveedor para que realice el ingreso a almacn correspondiente.
4.
PROVEEDOR 1 da El proveedor recepciona la Orden de Compra. Formula Factura y Gua de Remisin y remite los bienes solicitados a Almacn.
5.
ALMACEN
Verifica los bienes, da conformidad y V.B. a las Facturas y Guas de Remisin. Entrega copia del expediente con la Orden de Compra firmada con ingreso a almacn, al rea de Control Presupuestal (SIAF SP para su fase de devengado), y reparte las copias de la O/C a tesorera, kardex, patrimonio y una copia se queda en Almacn.
1 da
6.
CONTROL PRESUPUESTAL, TESORERA
El rea de Control Presupuestal recepciona copia del expediente con la Orden de Compra con ingreso a Almacn y/o Servicio con el informe de conformidad respectivo.
Realiza la Fase devengado. Una vez aprobada la Fase Devengado deriva la documentacin a Tesorera.
1 da
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Tesorera emite Comprobante de Pago y gira cheque y procede a realizar la Fase Girado. Aprobada la Fase Girado Tesorera firma cheque y deriva a la Unidad de Contabilidad y Finanzas. El jefe de la Unidad de Contabilidad y Finanzas, realiza el control concurrente y coloca V B , derivndolo a la Oficina de Administracin y Finanzas. El Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas firma cheque y deriva a Tesorera. Tesorera procede a realizar el pago correspondiente.
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FECHA:
16/03/06
MARZO 2006
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES POR ADQUISICION DE B/S

UNIDAD DE LOGISTICA
ALMACEN
UU.OO.
PROVEEDOR
TESORERIA
INICIO
EXPEDIENTE DE PROCESO
ORDEN DE COMPRA Y/U ORDEN DE SERVICIO
2 3
4 5
-GENERA O/C U O/S
-REALIZA AFECTACION PPTAL. -REALIZA FASE DE COMPROMISO. 5
ORDEN DE COMPRA Y/U ORDEN DE SERVICIO
12
3 4
-DEVUELVE ESPEDIENTE CON SELLO DE COMPROMISO EN LA ORDEN
RECIBE COPIA DE ORDEN
ES ORDEN DE COMPRA?
NO
O/S ESPERA CONFORMIDAD
EMITE INFORME DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO 4 23
NO ES ORDEN DE COMPRA?
SI 1 -DERIVA A ALMACEN CENTRAL EXPEDIENTE CON COPIA DE ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA
SI
VERIFICA BIENES Y REALIZA INGRESO A ALMACEN
FORMULA FACTURA Y GUIA DE REMISION Y REMITE BIENES SOLICITADOS EMITE COMPROBANTE GIRA CHEQUE
-REALIZA FASE DE DEVENGADO
COPIA DE O/C CON INGRESO A ALMACEN
REALIZA FASE DE GIRADO
REALIZA PAGOS RESPECTIVOS PREVIO VISTO DE UCF, OAF
FIN
73
V.
1.
INSTRUCCIONES:
Toda Orden de Compra y/o Servicio deber estar programada en los diferentes planes de trabajo, as como Cobertura Presupuestal. 2. Las rdenes de Compra y/o Servicios tienen que estar visadas por la Unidad responsabilidad de las mismas. 3. 4. Las rdenes de Compra y/o Servicios son de responsabilidad exclusiva de la Unidad de Logstica. El rea de Tesorera es la responsable de los pagos de las rdenes de Compra y Servicios. de Logstica en seal de conformidad y
VI.
FORMULARIOS:
rdenes de Compra. Anexo N 01. c) rdenes de Servicio. Anexo N 01. d)
74
ALQUILER DE MAQUINARIA DEL PET A TERCEROS
I.
FINALIDAD:
1. 2. Describir el Proceso de Alquiler de Vehculos de Transporte y Equipo Mecnico del Proyecto Especial Tacna. Orientar a las Unidades Orgnicas del Proyecto Especial respecto al requerimiento de Equipo de Transporte y Equipo Mecnico, para su oportuno alquiler y puesta en servicio.
II.
BASE LEGAL:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Decreto Supremo N 043-2003-PCM: Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno.
75
7. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 8. Resolucin Vice-Ministerial N 005-97-EF/11: Creacin del Sistema Integrado de la Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP). 9. Dems Disposiciones Legales vigentes
III.
REQUISITOS:
1.
Formato para alquiler de vehculo de transporte y/o equipo mecnico.
IV.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: ETAPAS

1. SOLICITANTE, TRMITE DOCUMENTARIO El interesado presenta solicitud al Proyecto Especial Tacna, requiriendo vehculo, maquinaria o equipo. Trmite Documentario, recepciona solicitud y la deriva a la Gerencia General. 1 da
DESCRIPCIN
TIEMPO
2.
GERENCIA GENERAL, UNIDAD EQUIPO MECNICO La Gerencia General, toma conocimiento y lo deriva a la Unidad de Equipo Mecnico para su informe de disponibilidad de vehculos. La Unidad de Equipo Mecnico analiza solicitud y en coordinacin con los rganos de Lnea, ve la disponibilidad del bien solicitado. 1 da
76
La Gerencia General, evala el informe emitido por la UEM y de ser favorable deriva a la OAJ para la elaboracin del Proyecto de Contrato. De lo contrario lo devuelve a la Gerencia General para que coordine con el solicitante la rectificacin del caso.
3.
OFICINA DE ASESORA JURIDICA, OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
La OAJ formula el Proyecto de Contrato, visa y lo remite a la Oficina de Administracin y Finanzas La OAF recepciona el Contrato, da conformidad y deriva a la G.G. para la suscripcin del cContrato. De lo contrario lo devuelve a la Unidad de Asesora Jurdica para que coordine la rectificacin del caso.
1 da
4.
GERENCIA GENERAL Con las visaciones de la Oficina de Asesora Jurdica, Unidad de Equipo Mecnico y Oficina de Administracin y Finanzas, el Gerente General suscribe el Contrato, derivndolo a Trmite Documentario.
5. TRMITE DOCUMENTARIO Codifica el Contrato y distribuye el original a Equipo Mecnico y a la Oficina de Administracin y Finanzas para el control de los partes diarios y valorizaciones y copias al Solicitante y a las Unidades Orgnicas involucradas. 1 da
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6. SOLICITANTE, OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS La Oficina de Administracin y Finanzas autoriza a la Unidad de Contabilidad y Finanzas el cobro respectivo. El Solicitante, con copia del Contrato efecta el pago segn las clusulas del Contrato. La Unidad de Contabilidad recibe el pago, gira el recibo de ingreso, dando original y copias a los interesados. El solicitante con original y copia del recibo va a Equipo Mecnico para recepcionar el equipo alquilado. 1 da
78
FECHA
16/03/06
MARZO 2006
ALQUILER DEL PET A TERCEROS

SOLICITANTE TRAMITE DOCUMENTARIO
GERENCIA GENERAL
EQUIPO MECANICO
OFICINA DE ASESORIA JURIDICA
OF. ADMINISTRACION Y FINANZAS
INICIO
-PRESENTA SOLICITUD DE REQUERIMIENTO (VEHICULO, MAQUINARIA O EQUIPO)
SOLICITUD
RECEPCIONA SOLICITUD Y DERIVA A G.G.
-TOMA CONOCIMEINTO DE SOLICITUD -DERIVA A EQ MECANICO PARA SU OPINION
EN COORDINACION CON UU.OO. VERIFICA DISPONIBILIDAD DEL BIEN SOLICITADO -EMITE OPINION, SEGUN SEA EL CASO
NO
-VERIFICA INFORME -EMITE RESPUESTA AL SOLICITANTE FAVORABLE? SI INDICA AUAJ LA FORMULACION DEL PROYECTO DE CONTRATO EN COORDINACION CON EQ. MECANICO FORMULA PROYECTO DE CONTRATO NO
CONTRATO
-RECEPCIONA CONTRATO Y DA CONFORMIDAD -DERIVA A G.G.
SI -CODIFICA CONTRATO Y DISTRIBUYE A EQ. MECANICO, OAF, OAJ, Y AL SOLICITANTE CONTRATO SI VISADO
SUSCRIBE CONTRATO
FIN
79
V.
INSTRUCCIONES:
1.
Las diferentes Unidades Orgnicas del Proyecto Especial solicitarn entre el primer da al dcimo de cada mes, los requerimientos de vehculos de transporte y/o equipo mecnico a efectos de tomar las previsiones correspondientes y solicitar las cotizaciones y/o propuestas oportunamente.
2.
Los requerimientos de vehculos de transporte tipificados como muy urgentes y/o extraordinarios solamente se generaran a solicitud expresa de la Gerencia General, con anticipacin de 24 horas.
3.
En toda circunstancia la Unidad de Logstica en coordinacin con la Unidad de Equipo Mecnico verificar que los vehculos de transporte y/o equipo pesado por alquiler a Terceros tengan la condicin de libre disponibilidad considerando tiempo mnimos para su posterior utilizacin por las Unidades Orgnicas del Proyecto Especial.
VI.
DURACIN:
Esta en funcin de las necesidades operativas de la institucin, sin embargo la Unidad de Logstica debe contar con una lista de proveedores con informacin actualizada con respecto a la disponibilidad de los Bienes a alquilar.
80
81
Nombre del Procedimiento: Cdigo: Fecha:
MANEJO Y UTILIZACION DE FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO PARA CAJA CHICA
P-011-06-GRT-PET-OPGE SETIEMBRE 2006
I.
FINALIDAD:
1. 2. 3. Asegurar un correcto, racional y austero uso de los Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. Mejorar y sistematizar los procedimientos en la ejecucin del fondo para pagos en efectivo. Optimizar la Administracin de los Fondos del Proyecto Especial Tacna.
II.
BASE LEGAL:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 28425: Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Directoral N 003-2006-EF-77.15: aprueba la Directiva de Tesorera para el Ao Fiscal 2006.
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8. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006. 9. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 10. Directiva N 001-2006-GRT-PET-OPGE/OAF Normas para la Administracin de Fondos para Pagos en Efectivo y uso de Fondos para Caja Chica del Proyecto Especial Tacna. 11. Dems Disposiciones Legales vigentes.
III.
REQUISITOS:
1. Resolucin Gerencial emitida por la Gerencia General designando a la persona responsable del manejo de los fondos y el uso del mismo. 2. Formato de solicitud de los Fondos para Pagos en Efectivo y Uso de Fondos para Caja Chica. Anexo N 01.e)
IV.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
ETAPAS
1. UU.OO, SOLICITANTE -
DESCRIPCIN
TIEMPO
Los rganos de Lnea plantea requerimiento y solicita la compra de Bienes y Servicios con Fondos para Pagos en efectivo.
Con la aprobacin del Residente de Obras y/o Jefe Inmediato Superior, deriva al encargado de los FPPE.
83
2. ENCARGADO DE LOS FPPE Recepciona requerimiento. Evala la posibilidad de atencin bajo esta modalidad. De dar conformidad, procede a otorgar un Vale Provisional especificando monto, motivo, y nombre del servidor rindente a quien se le entrega el efectivo debidamente autorizado por el gerente de la oficina a que pertenece, residente y el jefe de la oficina de Administracin. El solicitante compra el bien o paga el servicio Se Verifica si los bienes adquiridos estn sujetos a Control. De estar sujetos a Control lo deriva al Almacn Central para su internamiento y registro. 1 da
4.
UNIDAD DE ALMACEN Recepciona los documentos y elabora nota de requisicin y entrega copia a la Oficina de Patrimonio de los bienes sujetos a control, verifica los Bienes y/o Servicios obtenidos por UU.OO. solicitante. Visa BV. o Factura correspondiente. 1 da
5.
ENCARGADO DE LOS FFPE, UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS, OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Recibe el comprobante por la compra o el servicio debidamente firmada por el solicitante, por el Jefe del solicitante, y la Oficina de Administracin. Evala la liquidez del FPPE y/o el plazo para presentar Informe por estado del FPPE. De requerirse la rendicin o reposicin de cuenta, formula el Informe de cuenta para ser presentado ante la OAF. 1 da
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La UCF verifica y de estar conforme, visa los documentos sustentarios por la ejecucin de FPPE. Caso contrario coordina con el Encargado de los FPPE para su correccin. La UCF deriva a la Oficina de Administracin y Finanzas para la verificacin final de la documentacin sustentatoria. La OAF realiza la verificacin final, visa y deriva a Control Presupuestal (SIAF SP).
CONTROL PRESUPUESTAL
El Control Presupuestal realiza la afectacin en el SIAF SP para el reembolso correspondiente, a travs de sus 4 fases: Compromiso, Devengado, Girado y Pagado. 1 da
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MANEJO Y UTILIZACION DE FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

UU.OO. SOLICITANTE ENCARGADO DE FPPE
ALMACEN CENTRAL
UNID. DE CONTAB. Y FINANZAS
OF. ADMINISTRACION Y FINANZAS
INICIO
NO
PLANTEA REQUERIMIENTO (*)
PUEDE SER ATENDIDO CON FPPE SI
PROCEDE A RECABAR FIRMAS CORRESPONDIENTES PARA EL VALE PROVISIONAL
FORMULANDO VALE PROVISIONAL POR EL MONTO SOLICITADO AUTORIZA PAGO
NO
HABILITA EL EFECTIVO PROCEDE A REALIZAR COMPRA DE BIEN Y/O SERVICIO
SI
-VERIFICA BIENES ADQUIRIDOS. -ELABORA NOTA DE REQUISICION. -VISA BV O FACT.
SI BIENES SUJETOS A CONTROL NO COMPROBANTE FIRMADO POR EL SOLICITANTE, JEFE Y OAF EVALUA LIQUIDEZ DEL FPPE Y/O EL PLAZO PARA PRESENTAR RENDICION DE CUENTAS
NO
NO
RENDICION DE CUENT A (**)
VERIFICA Y DA VB A COMPROBANTES
-DA VERIFICACION FINAL -DERIVA A CONTROL PRESPUESTAL (SIAF)
DOCUMENTACION SUSTENTATORIA VALIDADA
SI SI GENERA DOCUMENTO PARA RENDICION DE CUENTAS IRENDICION DE CUENTA Y REPOSICION CON VB REALIZA LA AFECTACION EN EL SIAF PARA EL REEMBOLOS CORRESPONDIENTE EN SUS 4 FASES
FIN
FIN
(*) En el que se indique: Precio Referencia, Especificaciones Tcnicas del Bien o Servicio (**) Prepara Rendicin o Reposicin de Cuenta para ser presentado ante la OAF.
86 V. INSTRUCCIONES:
1. A solicitud de los rganos de Lnea y la Oficina de Administracin y Finanzas, la Gerencia General mediante Resolucin Gerencial, autorizar el uso de Fondos Para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. Debiendo indicarse el Proyecto y/o Actividad que asignar el fondo, el responsable de la administracin de los mismos, el monto total del fondo y monto mximo para la adquisicin de cada bien o servicio. 2. El Responsable del Manejo del Fondo debe recaer en persona distinta a los Responsables de Giro de Cheques y del Registro en el Libro de Bancos. 3. El Fondo Para Pago en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica solamente podr ser renovado por tres veces (por meta presupuestaria) durante el periodo mensual, previa rendicin de cuenta documentada. 4. Para los Fondos que recibe durante el mes, como mnimo deber efectuar una rendicin de cuenta documentada, no aceptndose en las sucesivas habilitaciones, Facturas o Boletas de fecha con antigedad de un mes, salvo que se trate de casos excepcionales no imputables a los responsables del manejo de fondos, debiendo presentar una Justificacin por escrito a su jefe inmediato superior quien podr aceptarla o desestimarla. 5. El Responsable podr rendir documentadamente cuando haya efectuado gastos equivalentes al 70% del Fondo habilitado para solicitar Reposicin del mismo. 6. 7. El monto mximo por cada adquisicin ser del 10% de la UIT vigente en la fecha que se efecta el gasto. Las compras que superen el 10% de la UIT, deben estar sustentadas con facturas, los montos menores podrn sustentarse con boletas de venta. 8. No se habilitar nuevos Fondos Para el Pago en Efectivo ni Fondo Fijo para Caja Chica, si el servidor Responsable tiene pendiente rendicin de cuenta documentada, por Fondos habilitados con anterioridad, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que hubiere lugar.
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9. Como medida pre cautelatoria, el servidor Responsable al momento de recibir el Fondo Para Pago en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, firmar un documento donde se autorice a la entidad, efectuar descuentos de su remuneracin, beneficio sociales y otros de manera automtica; as mismo la entidad le dar las condiciones de garanta y seguridad para el manejo adecuado de los fondos asignados. 10. 11. Para efectuar cualquier gasto, el Responsable previamente debe contar con la autorizacin de su jefe inmediato superior. El comprobante debern contar con la visacin del Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas, Residente, de conformidad del Almacn Central si se diera el caso y firma de la persona que recibi el bien o servicio. 12. Los Comprobantes de Pago debern llevar el sello pagado con F.P.P.E y cumplir con los requisitos del pago de acuerdo al Reglamento normado por la SUNAT.
VI.
FORMATOS:
Rendicin de cuenta documentada. Anexo N 01.e) Vale de Caja. Anexo N 01.f) Declaracin Jurada de Gasto. Anexo N 01.g) Registro de los movimientos del fondo habilitado. Anexo N 01.h)
88
Nombre del Procedimiento: Cdigo: P-012-05-GRT-PET-OPGE Fecha: SETIEMBRE 2006
RECEPCIN, ALMACENAMIENTO Y SALIDA DE BIENES DE ALMACEN CENTRAL

I. FINALIDAD:
1. Asegurar que todos los Bienes, cualquiera sea su naturaleza, valor econmico, adquiridos por el Proyecto Especial Tacna, sea adecuada, conveniente y oportunamente recepcionados, verificados, clasificados, registrados, controlados, conservados y entregados en las mismas condiciones que fueron recibidos a las dependencias solicitantes para el logro de los objetivos y alcance de metas.
2. Asegurar dinamicidad y eficiencia en los Procesos de Recepcin, Almacenamiento, Custodia y Distribucin.
3. Orientar a las Unidades Orgnicas del Proyecto Especial Tacna respecto a la Recepcin, Almacenamiento, Custodia y Salida de Bienes del Almacn Central.
II. BASE LEGAL:

1. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001).
89
2. Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Decreto Supremo N 154-2001-EF, Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado. 3. 4. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Vice-Ministerial N 005-97-EF/11: Creacin del Sistema Integrado de la Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP). 5. Resolucin Ejecutiva Regional N Tacna. 6. Dems Disposiciones Legales vigentes. 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial
III.
REQUISITOS:
Para los ingresos necesariamente se contar con una Orden de Compra (Anexo N 01.c) Nota de Entrada al Almacn (Anexo N 01.k).
Para la salida de Bienes ste se efectuar nicamente con el Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA) (Anexo N 01.i).
90 IV. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
A) PROCESO DE RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE BIENES EN ALMACEN CENTRAL
ETAPAS
1. PROVEEDOR
DESCRIPCIN
TIEMPO
Entrega los bienes que ingresarn y sern recepcionados nicamente por Almacn, en cumplimiento de la Norma General del Sistema Nacional de Abastecimiento No. 05 "Unidad en el Ingreso Fsico, Custodia Temporal de Bienes" y de acuerdo a las especificaciones estipuladas en las Ordenes de Compra Notas de Entrada a Almacn. 3. PERSONA TCNICO ESPECIALIZADO 1 da
En caso de los Bienes de caractersticas especiales (maquinarias, equipos sofisticados), se tomar anticipadamente las providencias del caso para que, personal tcnico especializado (interno externo), participe en la verificacin y d su opinin tcnico favorable, hecho en el que se basar ste para dar su conformidad al acto de recepcin.
-
91
4. ALMACN CENTRAL
Dada la conformidad, los bienes ya verificados sern agrupados dentro del almacn de acuerdo a su naturaleza, clase, grupo genrico para ser colocados fsicamente donde corresponda. Una vez ingresados los bienes fsicamente de acuerdo a su naturaleza se proceder a registrar cuantitativamente sustentado con Orden de Compra o Nota de Entrada debidamente codificada segn el catlogo de Bienes y de Servicios en la correspondiente Tarjeta de Control Visible de Almacn, que ser colocado junto al grupo de bienes registrados en los anaqueles correspondientes asignados con letreros por cdigo contable para una ubicacin gil y rpida. Enva Copia de Orden de Compra con Ingreso a Almacn a Tesorera y Patrimonio
5.
KARDEX
El Almacenero remitir oportunamente a Krdex los documentos fuente sustentatorios del ingreso (O/C y NEA para su registro e inclusin en el resumen del Movimiento de Bienes Almacn.
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RECEPCION DE BIENES EN ALMACEN

PROVEEDOR ALMACEN
PERSONA TECNI ESPECIALIZADO
KARDEX
TESORERIA/PATRIMONIO
INICIO
ENTREGA LOS BIENES SEGUN LO ESTIPULADO EN LA O/C O NEA
VERIFICA CALIDAD CANTIDAD PESO MEDIDA DEL BIEN SEGUN LO ESTIPULA LA O/C O NEA
SI
BIEN NECESITA VERIFICACION DE ESPECIALISTA

NO
DA VISTO BUENO TECNICO SI
REALIZA EL INGRESO A ALMACEN CON O/C Y ACTUALIZA O APERTURA TARJETA DE CONTROL VISIBLE
DERIVA COPIA DE O/C CON INGRESO A ALMACEN
ACTUALIZA KARDEX
RECIBE O/C CON INGRESO EN ALMACEN
FIN
93
B) PROCESO DE SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN ETAPAS

1. UU.OO, SOLICITANTE El interesado elabora PECOSA en original y 5 copias, detallando la cantidad de bienes a solicitar, visada por el Jefe Inmediato y/o por el Residente. 2. Deriva la PECOSA a UL.
DESCRIPCIN
TIEMPO
UNIDAD DE LOGSTICA Da conformidad y coloca VB a la PECOSA con los Bienes Solicitados, caso contrario coordina con la UU.OO Solicitante para la correccin necesaria. Deriva a Almacn Central.
3.
ALMACN CENTRAL Recepciona PECOSA. Entrega Bienes que seala PECOSA. Da Conformidad y Firma PECOSA. Actualiza la Tarjeta de Control Visible Una vez dada la conformidad la dis tribucin de las PECOSAS es 1 original a Kardex, y copia a Tesorera, UL, Patrimonio, UU.OO. solicitante y una copia se queda en Almacn. 1 da
94
4. UU.OO. SOLICITANTE Recepciona los bienes y Firma la PECOSA, al mismo tiempo que lo hace el encargado del Almacn Central. Si los Bienes son para un destino externo al recinto de la Sede Central del Proyecto Especial Tacna, una vez realizado las etapas anteriores se prosigue con la elaboracin de la Gua de Remisin para ser remitida a los Almacenes Perifricos, previo VB del Jefe Inmediato Superior y rganos de Lnea.
6.
ALMACN PERIFRICO El almacenero de Obras recepciona Bienes con la respectiva copia de la Gua de Remisin.
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SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN CENTRAL

UU.OO. SOLICITANTE
INICIO
NO
UNIDAD DE LOGISTICA
ALMACEN CENTRAL
ALMACEN PERIFERICO
-ELABORA PECOSA DETALLANDO CANTIDAD DE BIENES. -VISA JEFE INMEDIATO O RESIDENTE, ORGANOS DE LINEA
RECEPCIONA PECOSA -ENTREGA BIENES -DA CONFORMIDAD Y FIRMA RECIBO DE ENTREGA

SI
DA VB A PECOSA -DISTRIBUYE COPIA DE PECOSA A ENCARGADO (KARDEX, TESORERIA, CONTABILIDAD, UL, PATRIMONI, UU.OO. SOLICITANTE) Y UNA COPIA SE QUEDA EN ALMACEN
SI
PARA UTILIZACION DENTRO DEL PET
GUIA DE GUIA DE REMISION GUIA DE REMISION REMISION
NO
ELABORA LA G/R PARA REMITIR LOS BIENES -DERIVA G/R A UL, PREVIO VB DEL JEFE INMEDIATO Y GEP O GI
NO
GUIA DE REMISION
VERIFICA VB A G/R REMITE A GARITA PARA SU CONTROL Y A ORGANOS DE LINEA SI
-EL ALMACENERO DE OBRAS RECEPCIONA LOS BIENES CON LA RESPECTIVA COPIA DE G/R
FIN
FIN
13.
96
VI.
FORMATOS:
Orden de Compra (Anexo N 01.c) Nota de Entrada al Almacn (Anexo N 01.k) Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA) (Anexo N 01.i)
97
REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES Y SALIDA DE BIENES DEL AREA DE PATRIMONIO
I.
FINALIDAD:
1. 2. Describir el Proceso de Registro de Bienes Patrimoniales y Salida de Bienes del rea de Patrimonio del Proyecto Especial. Orientar a las Unidades Orgnicas del Proyecto Especial respecto al Registro de Bienes Patrimoniales y la salida de Bienes del rea de Patrimonio para tener un mejor control de los bienes prestados.
II.
BASE LEGAL:
1. 2. 3. Ley N 28425: Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. * Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Decreto Supremo N 177-2004-EF: determinan Unidad Impositiva Tributaria para el ao 2005. * 4. Decreto Supremo N 154-2001-EF, Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado.
98
5. 6. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. 7. Dems Disposiciones Legales vigentes.
III.
REQUISITOS:
Formato para la salida de Bienes del rea de Patrimonio. Anexo N 01. j)
99
IV.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES
ETAPAS
1. ALMACEN CENTRAL Ingresa el bien al Almacn Central
DESCRIPCIN
TIEMPO
Remite copia de PECOSA al rea de Control Patrimonial 1 da
2.
AREA DE CONTROL PATRIMONIAL Clasifica y determina si el bien es Activo Fijo Bien No Depreciable Si es Activo Fijo o Bien No Depreciable, procede a inscribir en forma correlativa y cronolgica en el Registro de Control Patrimonial, detallando : Caractersticas, procedencia, destino, ubicacin, usuario, precio, etc.
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REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES

ALMACEN CENTRAL
CONTROL PATRIMONIAL
INICIO
INGRESA EL BIEN A ALMACEN
ENVIA COPIA DE PECOSAS A CONTROL PATRIMONIAL
NO
GUIA DE GUIA DE REMISION REMISION PECOSA
ES ACTIVO FIJO O BIEN NO DEPRECIABLE

SI
FIN
INSCRIBE EN FORMA CORRELATIVA Y CRONOLOGICA EN EL REGISTRO DE CONTROL PATRIMONIAL, DETALLANDO: CARACTERISTICAS, PROCEDENCIA DESTINO, UBICACIN, USUARIO, PRECIO, ETC.
FIN
101
V.
DESCRIPCIN SALIDA DE BIENES DEL AREA DE CONTROL PATRIMONIAL
ETAPAS
1. ORGANO DE LINEA -
DESCRIPCIN
TIEMPO
El Apoyo Logstico del rgano de Lnea solicita Bienes y prepara Gua de Remisin, la cual es visada por el Gerente del rgano de Lnea correspondiente.
Deriva la Gua de Remisin a Unidad de Logstica.
2.
UNIDAD DE LOGISTICA Da conformidad y coloca V B a la Gua de Remisin, caso contrario devuelve a la UU.OO. Solicitante para la correccin pertinente. Deriva al rea de Patrimonio. 1 da
3.
AREA DE CONTROL PATRIMONIAL Recepciona Gua de Remisin. Entrega Bienes que seala la Gua de Remisin. Da conformidad y Firma recibo de entrega. Distribuye una copia a la Garita para control de Bienes, almacenero, Apoyo Logstico y una copia se queda en Patrimonio.
102
FECHA:
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SALIDA DE BIENES DE LA UNIDAD DE PATRIMONIO

UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE
UNIDAD DE LOGISTICA
PATRIMONIO
INICIO
NO
EL APOYO LOGISTICO DEL O.L. SOLICITA BIENES Y PREPARA G/R, LA CUAL ES FIRMADA POR EL SOLICITANTE Y VISADA POR EL RESPONSIBLE DE LA UU.OO. -DERIVA LA UL
DA SU CONFORMIDAD Y DERIVAA PATRIMONIO

SI
GUIA DE GUIA DE REMISION GUIA DE REMISION REMISION SI
RECEPCIONA G/R -ENTREGA BIENES QUE SEALA G/R. -DA CONFORMIDAD Y FIRMA RECIBO DE ENTREGA
GUIA DE GUIA DE REMISION REMISION
GUIA DE GUIA DE REMISION GUIA DE REMISION REMISION
DISTRIBUYE COPIA DE G/R A GARITA DE CONTROL DE BIENES DE ALMACEN CENTRAL, APOYO LOGISTICO Y UNA COPIA SE QUEDA EN LA UNIDAD DE PATRIMONIO
FIN
103
LEYENDA
GG OAJ OCI OAF OPGE UCF UL OSM OL UU.OO. CC.NN. CC.CC R.G. FPPE SIAF SP
: : : : : : : : : : : : : : :
Gerencia General Oficina de Asesora Jurdica Oficina de Control Institucional Oficina de Administracin y Finanzas Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica Unidad de Contabilidad y Finanzas Unidad de Logstica Oficina de Supervisin y Monitoreo rgano de Lnea Unidad Orgnica / Unidades Orgnicas Cuadro de Necesidades Cuadro Comparativo Resolucin Gerencial Fondo para Pago en Efectivo Sistema Integral de Administracin Financiera del Sector Publico
104
Certif. Ptal O/C O/S G/R C/P Ch/ NEA SEACE : : : : : : : : Certificacin Presupuestal Orden de Compra Orden de Servicio Gua de Remisin Comprobante de Pago Cheque Nota de Entrada de Almacn Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado
105
2006
ANEXO I:
FORMATOS
INDICE
Anexo N 01. a): Anexo N 01. b): Anexo N 01. c): Anexo N 01. d): Anexo N 01. e): Anexo N 01. f ): Anexo N 01. g): Anexo N 01. h): Anexo N 01. i): Solicitud de Cotizacin. 106 Cuadro Comparativo.... 107 rdenes de Compra. 108 rdenes de Servicio. 109 Rendicin de cuenta documentada.... 110
106
Vale de Caja ..................................... 111 Declaracin Jurada de Gasto................ 112 Registro de los movimientos del fondo habilitado... 113 Formato para la salida de Bienes del Almacn Central tanto para los Bienes de uso dentro del Proyecto como los que se derivan a Obras. 114 115 116
Anexo N 01. j): Anexo N 01. k):
Formato para la salida de Bienes del rea de Patrimonio....... Nota de Entrada a Almacn .........
107
Anexo N 01. a)
108
Anexo N 01. b)
109
Anexo N 01. c)
110
Anexo N 01. d)
RENDICION DE CUENTA FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO N 01

PROGRAMA PROYECTO COMPONENTE META 01119 - OPERACIN Y MANTENIMIENTO 3.00918 OPERACIN Y MANTENIMIENTO FTE. FINANCIAMIENTO: FCR GESTION DE ROYECTOS ADMINISTRACION GENERAL REC. DE EGRES: COMP. PAGO:
005 0000081
DETALLE
IMPORTE
P.E.
Anexo N 01. e)
RESUMEN 651120 651124 651129 651130 651132 651139 651153 Encargado del FPPE
1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 TACNA, 21 DE MARZO DEL 2004
DOCUMENTOS FECHA DOC. N 08/03/2005 B/V 1871 08/03/2005 B/V 1872 09/03/2005 B/V 4003 09/03/2005 B/V 1876 09/03/2005 B/V 306 09/03/2005 B/V 306 14/03/2005 D/J S/N 14/03/2005 D/J S/N 14/03/2005 B/V 915 11/03/2005 B/V 1225 15/03/2005 D/J S/N 18/03/2005 Peaje S/N 19/03/2005 D/J S/N 21/03/2005 D/J S/N 23/03/2005 B/V 1130 23/03/2005 B/V 1648 23/03/2005 B/V 796 23/03/2005 D/J S/N 24/03/2005 R/H 212 28/03/2005 Factura 12 29/03/2005 R/H 10 29/03/2005 R/H 112 29/03/2005 R/H 39 29/03/2005 R/H 3 29/03/2005 B/V 4123 31/03/2005 B/V 1994 31/03/2005 D/J S/N 01/04/2005 B/V 17670 02/04/2005 B/V 587 24/03/2005 D/J S/N
Fabripernos Fabripernos Kis Fabripernos Ferretera Milagros Ferretera Milagros Juan Pozo Carrasco Gustavo Valencia Genta Comercial Jhon La casa del Pintor Jorge Lipe Quille Ministerio de Transporte y Comunic. Arturo Seminario Correa Jorge Lipe Quille Panchita Fotocopiadora Lder Comercializadora Bexsur Jorge Delgado Ponce Manuel Ticona Ramos Factora "La Salida" Aima Espinoza Giraldo Seferino Torres Aguilar Juan Quispe Crdenas Julio Bruno Jimenez Meja Comercializaciones Diana Fabripernos Jorge Lipe Quille Ferretera Bollo Comercial Uchasara Denny Nuez Levano TOTAL S/.
25,20 2,00 10,00 22,50 15,50 1,00 60,00 60,00 10,00 17,00 10,00 7,50 20,00 25,00 5,60 2,40 36,50 5,00 65,00 30,00 30,00 141,00 160,00 141,00 55,00 7,00 20,00 10,00 5,00 0,80 1 000,00
651130 651130 651130 651130 651129 651130 651120 651120 651129 651130 651120 651132 651139 651129 651124 651139 651139 651120 651139 651139 651139 651139 651139 651139 651130 651130 651130 651153 651130 651120
Saldo Anterior Incremento de Fondo Total 135,80 5,60 50,50 164,70 7,50 625,90 10,00 1 000,00 Importe de la presente rendicin Saldo Actual
279,60 720,40 1 000,00 1 000,00 0,00
Unidad de Contb. Y Tesor
Oficina de Adm. y Finz.
111
112
GOBIERNO REGIONAL DE TACNA

PROYECTO ESPECIAL TACNA
VALE DE CAJA
S/ YO. RECIBI DEL ENCARGADO DE FPPE DEL BOBIERNO REGIONAL - PET LA CANTIDAD DE S/.. PARA EFECTUAR GASTO EN.. ..
Solicitante
. Jefe Inmediato Superior
Jefe Of. Adm.y Finanzas
NOTA: De acuerdo a la Ley de Presupuesto, autorizo a la Oficina de Tesoreria de la Region Tacna-PET, para que el presente VALE sea descontado de mi haber mensual en caso de no ser regularizado dentro de las 48 horas segn la Directiva N 003-2005-GRT-PET-OPGE/OAF Tacna, RECIBI CONFORME:
Nombre: DNI N
Anexo N 01. f)
GOBIERNO REGIONAL DE TACNA

PROYECTO ESPECIAL TACNA
DECLARACION JURADA DE GASTOS

DEPENDENCIA : NOMBRES Y APELLIDOS : CARGO : LUGAR Y FECHA COMISION : De conformidad con el Art 81 de la Directiva de Tesoreria para el ao 2005 aprobada con R.D. N 003-2005-EF/77.15, declaro bajo juramento haber realizado gastos y de los cuales no ha sido posible obtener factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT, los mismos que no exceden de la decima parte de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT) S/. 330.00 Nuevos Soles. Entiendase que este limite es unicamente para aquellos realizados dentro del TerritorioNacional. N FECHA DETALLE IMPORTE
ASIG. ESPECIFICA
Anexo N 01. g)
. Firma del Servidor Unidad de Recursos Humanos
TOTAL En fe de la cual firmo la presente Declaracion Jurada. Tacna,..de..del 200
.. Jefe Inmediato
. VB Contador
Fima del Administrador del PET
113
114
AUXILIAR ESTANDAR
Cuenta del MAYOR:___________________________________ Sub-Cuenta:_________________________________________ FECHA COMPROBANTE Clase N DETALLE CODIGO: CODIGO: MOVIMIENTO HABER
DEBE
SALDO
Anexo N 01, h)
115
Anexo N 01. i)
116
Anexo N 01. j)
117
Anexo N 01. k)
118
2006
ANEXO II:
BASE LEGAL
119
BASE LEGAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO ESPECIAL TACNA MARZO 2006

1. 2. 3. 4. Ley N 28112: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 28652: Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006. Ley N 28425: Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. Ley N 27482: que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos. 5. 6. 7. Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Pub. 21 junio 1997) y sus modificatorias. Ley N 27444: Ley de Procedimientos Administrativos General (Pub. 11 abril 2001). Ley N 27785: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica (Pub. 23/07/2002). Decreto Supremo N 027-2001-PCM: aprueba el Texto nico Actualizado de las normas para proporcionar informacin sobre adquisiciones. 8. Decreto Supremo N 080-2001-PCM y su modificatoria Decreto Supremo N 003-2002-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley N 27482: que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos. 9. 10. Decreto Supremo N 043-2003-PCM: Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Decreto Supremo N 072-2003-PCM, modificado por el Decreto Supremo N 095-2003-PCM: Reglamente de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. 11. 12. 13. Decreto Supremo N 083-2004-PCM: aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones. Decreto Supremo N 084-2004-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 154-2001-EF, Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad del Estado.
120
14. 15. 16. 17. 18. 19. Decreto Supremo N 002-97-TR: aprueba la Ley de Formacin y Promocin Laboral. Decreto Supremo N 003-97-TR: Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Resolucin de Contralora N 072-98-CG y N 123-2000-CG: aprueban las Normas Tcnicas de Control Interno. Resolucin Directoral N 003-2006-EF-77.15: aprueba la Directiva de Tesorera para el Ao Fiscal 2006. Resolucin N 036-2001-CG: Texto modificatorio de la Directiva sobre autorizacin previa a la ejecucin y pago de presupuestos Resolucin de Contralora N 036-2001-CG: Directiva sobre autorizacin previa a la ejecucin y pago de presupuestos adicionales de obras pblicas. (Pub.16 marzo 2001). 20. Resolucin Directoral N 002-2006-EF/76.01: aprueba la Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el Ao Fiscal 2006. 21. Resolucin Ministerial N 458-2003-Ef-15: Delegan Facultades para Declarar la Viabilidad de Proyectos de Inversin Pblica y dejan sin efecto la Resolucin Ministerial N 421-2002-Ef-15 y Modificatorias. 22. Resolucin Vice-Ministerial N 005-97-EF/11: Creacin del Sistema Integrado de la Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAFSP). 23. 24. 25. Resolucin Ejecutiva Regional N 129-2005-G.R.TACNA: Reglamento de Organizacin y Funciones del Proyecto Especial Tacna. Artculo 1244 del Cdigo Civil.- Tasa de inters legal. La tasa del inters legal es fijada por el Banco Central de Reserva del Per. Artculo 1245 del Cdigo Civil.- Pago de inters legal a falta de pacto. Cuando deba pagarse inters, sin haberse fijado la tasa, el deudor debe abonar el inters legal. 26. Artculo 1246 del Cdigo Civil.- Pago del inters por mora. Si no se ha convenido el inters moratorio, el deudor slo est obligado a pagar por causa de mora el inters compensatorio pactado y, en su defecto, el inters legal.
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RESOLUCION GERENCIAL
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FECHA,
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1 B SEP 100[,
VISTO:
EI Oficio N 187-2006-GRT-PET-OPGEde fecha 13 de Septiembre del 2006. de la Oficina de Planeamiento y Gesti6n Estrategica sobre aprobaci6n del Manual de Procedimientos Administrativos: y.
CONSIDERANDO:
Que. el presente manual contiene en forma detallada las acciones que deben seguirse en la ejecuci6n de los procesos administrativos para el cumplimiento de los objetivos. en el marco de 10 dispuesto en la normat;va legal vigente. Que. mediante el documento del Visto. la Oficina de Planeamiento y Gesti6n Estrategica alcanza el Manual de Procedimientos Administrativos. para su aprobaci6n mediante ado administrativo.
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Con las visaciones de las Oficinas de Planeamiento y Gesti6n Estrategica - Administraci6n y Finanzas y Asesorfa Jurfdica: en usa de las atribuciones conferidas por la Resoluci6n Ejecutiva Regional N S09-2006-G.R.Tacna:
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SE RESUELVE:
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ARTICULO UNICO_- Aprobar el Manual de Procedimientos Adm;nistrativos del Proyedo Especial Afianzamiento y Ampliaci6n de los Recursos Hfdricos de Tacna. que consta de Ciento diez y nueve (119) folios. conteniendo los siguientes items: Presentad6n. Formulad6n y Aprobaci6n de fr.. \ Resoluciones. Aprobaci6n de Expediente Tecnico y/c Terminos de Referencia ~:~~ ~,:paraEstudios. Aprobaci6n de Terminos de Referenda para Contrataci6n de Servicios. Formulad6n y Aprobad6n de Convenios. Valorizaciones(Obras y :;'~-'_/~_ Estudios). Registro Contable y Pago de Planillas. Formulaci6n y Aprobad6n de "#' Cuadro de Necesidades. Adquisici6n de Bienes y Servicios. Proceso de Pago a Proveedores por Adquisici6n de Bienes y Servidos. Alquiler de Maquinaria del
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RESOLUCION GERENCIAL
N FECHA.
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2006-PET -GG
'1 B SEP 2006
PET a Terceros. Manejo y Utilizaci6n de Fondos para Page en Efectivo y Fonda de Caja (hiea. Recepci6n. Almacenamiento. y Salida de Bienes del Almacen Central. Registro de Bienes Patrimoniales y Salida de Bienes de Patrimonio.
Leyenda y Anexos.
REGISTRESE Y COMUNIQUESE
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GOBIERNO REGIONAL TACNA

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y GESTION ESTRATEGICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ESPECIAL TACNA

DOCUMENTO N 0122006GRTPET/OPGE SETIEMBRE 2006.

Nombre del Procedimiento:

Fecha: SETIEMBRE 2006

FORMULACION Y APROBACION DE RESOLUCIONES

Dems Disposiciones Legales vigentes.

4 IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: ETAPAS

GERENCIA GENERAL Da su conformidad y firma la Resolucin Gerencial.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CODIGO : Aprobado por:

FORMULACION Y APROBACION DE RESOLUCIONES

OF. DE ASESORIA JURIDICA

OTRAS UU.OO. DE LA INSTITUCION COMPETENTE

PRESENTA SOLICITUD ADJUNTA DOCUMENTACION SUSTENTATORIA TECNICA LEGAL Y /O ADMINISTRATIVA

-REVISA INFORMACION -PROYECTA RESOLUCION Y COLOCA Vo.Bo.

-CODIFICA RESOLUCION -DISTRIBUYE COPIA A UU.OO. INVOLUCRADAS

Nombre del Procedimiento:

Fecha: SETIEMBRE 2006

APROBACION DE EXPEDIENTE TECNICO Y/O TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULTORIAS

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: ETAPAS

En caso contrario lo devuelve al rgano de Lnea para la correccin pertinente.

TRMITE DOCUMENTARIO Recepciona la Resolucin Gerencial, Codifica y distribuye a UU.OO. involucradas.

NO (E.T .) y/o (T .R.) RESOLUCION GERENCIAL RECEPCIONA Y SUSCRIBE RESOLUCIONGERENCIAL DE APROBACION

EXPEDIENT E T ECNICOy/o T ERMINODE REFERENCIA EXPEDIENT E T ECNICOy/o T ERMINODE REFERENCIA

-DA CONFORMIDAD Y SUSCRIBE RESOLUCION GERENCIAL

(E.T .) y/o (T .R.) RESOLUCION GERENCIAL SUSCRIT A

RECEPCIONA RESOLUCION GERENCIAL -CODIFICA Y DIST RIBUYE A UU.OO.INVOLUCRADAS

(E.T.) Expediente Tcnico. (T.R.) Termino de Ref erecia para Estudios

Nombre del Procedimiento:

Fecha: SETIEMBRE 2006

APROBACION TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACIN DE SERVICIOS

VII. BASE LEGAL:

9. 10. 11. 12.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

2. OF. DE SUPERVISION Y MONITOREO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CODIGO : Aprobado por:

APROBACION DE TERMINOS DE REFERENCIAS

OF. PLANEAMIENTO Y GESTION ESTRATEGICA

OFICINA DE SUPERVISION Y MO NITOREO

UNIDAD DE LOG ISTICA

EXPED. TECNICO O TERM. DE REFERENCIA

Nombre del Procedimiento:

Fecha: SETIEMBRE 2006

FORMULACION Y APROBACION DE CONVENIOS

GERENCIA GENERAL Aprueba el Convenio y lo suscribe. 1 da

FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO OTORGAMOS EL ENCARGO

OF. PPTO., PLANMTO. Y GESTION ESTRATEGICA

OF. DE SUPERVISION Y OF. ASESOR. JURID./ OF. MONITOREO DE ADMINISTRACION F

RECEPCIONA SOLICITUD, DA CONFORMIDAD Y VB

-RECEPCIONAR DOCUMENTOS -VERIFICA LA DISPONIBILIDAD PPTAL.

NO VERIFICAR INFORME (FAVORABLE?)

SI SUSTENTA CAPACIDAD OPERATIVA

APRUEBA Y SUSCRIBE CONVENIO

-REMITE COPIA DE CONVENIO A ORGANO INVOLUCRADO FIN

23 FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO RECIBIMOS EL ENCARGO:

Deriva la propuesta al rgano de Lnea competente para su revisin

FORMULACION DE CONVENIOS CUANDO RECIBIMOS EL ENCARGO

OF. PPTO., PLANEAMIENTO Y GESTION ESTRATEGICA

OF. DE SUPERVISION Y MONITOREO

OF. DE ASESORIA JURIDICA/ OF. ADMIN Y FINANZAS