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2.3. Procedimientos comunes Cuando los bienes o servicios a contratar no pueden ser normalizados o cuando s fueron normalizados, pero el proceso dinmico seguido fue declarado desierto, se debe realizar un procedimiento comn para compra de bienes y servicios. 2.3.1. Menor cuanta (Bienes y Servicios) 1. Hasta qu monto se realiza esta contratacin? Se usa Menor Cuanta de Bienes y Servicios cuando el bien o servicio no es normalizado y cuesta menos del 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado. Para 2010, este coeficiente equivale a US$ 42.564,12. 2. Qu autoridad aprueba esta contratacin? El Coordinador Institucional. Base legal: Acuerdo Ministerial N MCPEC-2010-12 de 22 de abril de 2010. 3. Existe Comisin Tcnica en Menor Cuanta de Bienes y Servicios? No hay comisin tcnica. La evaluacin de la oferta recibida es responsabilidad de un servidor de la unidad requirente. En caso de que la contratacin sea solicitada por un Componente del Programa, habr un funcionario del Programa apoyando al servidor pblico responsable de evaluar la oferta. 4. Qu tiempo mnimo requiere esta contratacin? Tiempo mnimo para aceptar la invitacin: Tiempo mnimo para preguntas y respuestas: Tiempo mnimo para presentacin de ofertas: Tiempo mnimo para calificar las ofertas y adjudicar: Tiempo mnimo para inicio del contrato: 24 horas 24 horas 24 horas 2 horas 24 horas

5. Qu pasos se siguen para adquirir bienes o servicios por Menor Cuanta (Bienes y Servicios)? 1. La Unidad requirente o el Componente del Programa determina la necesidad de contratacin y ubica un proveedor de bienes (o servicios) a ser invitado. 2. La Unidad requirente solicita la certificacin presupuestaria. Referencia: Formulario Solicita certificacin. 3. La Unidad financiera emite la certificacin presupuestaria. Manual de Contratacin Pblica 66

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4. La misma Unidad requirente valida al proveedor consultando a la Unidad de Compras pblicas que est habilitado en el RUP. 5. La Unidad requirente enva el requerimiento de contratacin, que contiene: a. Especificaciones tcnicas del bien o servicio a contratar; b. Indicacin de si la contratacin est en el Plan Anual de Contrataciones o no; c. Nombre del proveedor a ser invitado; d. Servidor pblico que se propone para evaluar la oferta; e. Nmero de das para el envo de la oferta por parte del invitado; y, f. Criterios de calificacin y el peso de cada criterio. Referencia: Formulario MCBS-Requerimiento. 6. El Coordinador Institucional autoriza la contratacin. 7. La Unidad de Compras Pblicas genera los pliegos del proceso, sube el proceso al portal y comunica a la unidad requirente. 8. La Unidad requirente da aviso al proveedor invitado. 9. El Invitado debe aceptar la invitacin a participar, a travs del portal. a. Hay un plazo de 24 horas para aceptar esta invitacin. 10. El Invitado realiza preguntas a travs del portal. 11. Las respuestas se emiten en el plazo sealado, segn la siguiente distribucin: a. La Unidad requirente responde las preguntas de orden tcnico; y, b. La Unidad de Compras pblicas responde las preguntas sobre el portal; c. En todo caso, la Unidad de Compras pblicas es responsable de ver las preguntas, canalizarlas y subir las respuestas. 12. Envo de oferta: Dentro del plazo sealado, se recibe la oferta en sobre fsico y tambin a travs del portal. a. Si no se recibe la oferta fsica o electrnica, el proceso se declara desierto. 13. Apertura de la oferta: En la hora sealada, se realiza este acto formal en el que participan la Unidad requirente y la Unidad de Compras pblicas. 14. La Unidad de Compras pblicas evala el cumplimiento de requisitos de forma y emite un Acta que debe ser firmada por el responsable de la contratacin de parte de la Unidad requirente y de la Unidad de Compras pblicas. Referencia: Formulario MCBS-Apertura. a. En caso de no haber errores de forma, se entrega la oferta a la unidad requirente para que sta realice la evaluacin (ver nmero siguiente). b. En caso de haber errores de forma, la Unidad de Compras pblicas enva la convalidacin a travs del portal y modifica el cronograma del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para que el invitado convalide los errores de forma de la oferta. c. Si el invitado no convalida su oferta o si la convalidacin no es suficiente, el proceso se declara desierto. 15. En caso de no haber errores de forma, o una vez convalidados los mismos, la Unidad requirente elabora el Acta de Evaluacin de la Oferta. Referencia: Formulario MCBS-Evaluacin. 16. La Unidad de Compras pblicas recibe el Acta de Evaluacin y sube la informacin y el archivo al portal. a. Esta evaluacin debe subirse dentro del perodo fijado en el cronograma. b. No slo se debe subir la informacin sino que debe finalizar la calificacin. c. Si no se evala la oferta, el proceso debe ser declarado desierto. 17. La Unidad de Compras pblicas elabora la Resolucin de Adjudicacin. Manual de Contratacin Pblica 67

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18. El Coordinador Institucional firma la Resolucin de Adjudicacin con: a. Adjudicacin de la contratacin, con expresa indicacin del cdigo del proceso de contratacin y del objeto de la contratacin; b. Indicacin del plazo y precio pactados; c. Nombre del servidor pblico designado para administrar el contrato; d. Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e. Disposicin de que se elabore el contrato; y f. Disposicin de que se notifique al adjudicatario. 19. La Unidad de Compras pblicas sube la Resolucin de Adjudicacin al portal. 20. La Unidad de Compras pblicas notifica al adjudicatario. a. En caso de exigir garantas, la notificacin debe informar esto explcitamente. Referencia: Formulario MCBS-Notificacin. 21. La Unidad de Compras pblicas elabora el contrato y recoge las firmas del contratista y del Director Administrativo Financiero. a. El contrato se basa en el modelo de contrato que consta en los pliegos. b. La firma del contrato se realiza slo despus de recibidas las garantas, en caso de haberlas. 22. La Unidad de Compras pblicas notifica al Custodio de bienes o al Administrador del servicio de la firma del contrato con una copia del mismo. Referencia: Formulario MCBS-Aviso a administrador. 23. La Unidad de Compras pblicas incluye el contrato, las garantas (de haberlas) y el aviso al administrador en el expediente de contratacin. a. El expediente de contratacin original se enva a la Unidad Financiera. b. Una copia del expediente se archiva en la Unidad de Compras pblicas. 24. La Unidad Financiera registra el compromiso en el programa eSigef. a. En caso de haber anticipo, realiza el pago, tras verificar los requisitos. 25. La Unidad requirente o el Custodio de bienes recibe lo contratado y suscribe el acta de entrega recepcin. En caso de ser bienes: a. La Unidad de Custodia de bienes recibe los bienes adquiridos, los ingresa al inventario y entrega los bienes a la Unidad requirente. 6. Cmo cambia la contratacin si sta es solicitada por Componentes del Programa? Todos los pasos son iguales, pero cuando participa la unidad requirente, un funcionario del Componente que solicita la contratacin debe participar, en los siguientes puntos: 1. En la etapa de preguntas, el Componente deber participar en las respuestas tcnicas, 2. En la etapa de Apertura de la oferta, el Componente participar en la apertura, y suscribir el acta junto con la Unidad requirente y la Unidad de Compras pblicas. 3. El Componente dar soporte al administrador del contrato. 7. Qu debe realizar un administrador de un contrato por Menor Cuanta? Si la contratacin es de un bien, deber firmar un acta de entrega recepcin del bien. Con el acta de entrega recepcin a conformidad, la Unidad Financiera procede al pago. Si se adquiri un servicio, deber administrar la recepcin de los servicios y suscribir un acta de entrega recepcin al final del servicio. Este es el antecedente para el pago. Manual de Contratacin Pblica 68

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Flujo: Contratacin de Menor Cuanta (Bienes y Servicios)

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