El anlisis factorial.

El anlisis factorial es una metodologa de investigacin industrial el cual constituye un enfoque ideal para el anlisis de productividad, problemas de diagnstico, en el desarrollo de nuevos proyectos en la industria y en la cuantificacin de algunas actividades. El concepto clave el que se sirve el anlisis factorial es de dividir las actividades de una empresa en factores los cuales tienen una funcin sin la cual se vera afectada la totalidad de la misma. Para visualizar mejor este concepto se recurre a pensar en la empresa como una clula la cual cumple deseos y necesidades originados por sus mismos procesos y de los pertenecientes al cuerpo econmico. De esta manera si una de estas clulas no realiza adecuadamente sus funciones la totalidad del cuerpo lo resentir y no rendir como debiera. As mismo si uno de los organuelos de la clula funciona errticamente la eficiencia total de la misma se ver afectado. Es entonces cuando comprendemos que la empresa, vista de esta forma, no slo cumple la funcin individual de obtener ganancias sino tambin el cumplimiento de funciones subordinadas a los intereses econmicos y sociales de la comunidad. De esta forma el anlisis factorial hace uso de los denominados factores de operacin cada uno de los cuales cumple una funcin sin la cual la totalidad de la empresa se vera afectada. Factores de operacin. Aquellos aspectos vitales del funcionamiento de una empresa que van desde el medio ambiente que la rodea pasando por insumos, procesos, fuerza laboral, etc.; es decir, factores tantos internos como externos los cuales permite cumplir con sus funciones y objetivos. Estos son los denominados factores de operacin y son en los cuales se basa el anlisis factorial Los factores de operacin se definen y describen como sigue: 1. Medio ambiente. Conjunto de influencias externas que actan sobre la operacin de la empresa. 2. Poltica y direccin (Administracin general) Orientacin y manejo de la empresa mediante la direccin y vigilancia de sus actividades. 3. Productos y procesos. Seleccin y diseo de los bienes que se han de producir y de los mtodos usados en la fabricacin de los mismos. 4. Financiamiento. Manejo de los aspectos monetarios y crediticios. 5. Medios de produccin. Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de servicio. 6. Fuerza de trabajo. Personal ocupado por la empresa. 7. Suministros. Materias primas, materias auxiliares y servicios. 8. Actividad productora. Transformacin de los materiales en productos que pueden comercializarse. 9. Mercadeo. Orientacin y manejo de la venta y de la distribucin de los productos. 10. Contabilidad y estadstica. Registro e informacin de las transacciones y operaciones. Es muy importante considerar todos estos factores en su conjunto al realizar una investigacin industrial mediante la metodologa del anlisis factorial ya que no es

posible analizar cada factor por separado debido a que es el esfuerzo conjunto de todas ellas lo que permite que una empresa funcione. En la siguiente figura se puede apreciar la interrelacin de los factores de operaciones de una empresa: Los niveles superiores de la industria manufacturera. Los factores de operacin anteriormente mencionados no solo nos sirven para realizar una investigacin industrial a una empresa sino que tambin funcionan para los niveles superiores a los que la empresa pertenece. De esta forma tenemos que toda empresa pertenece a un ramo de la industria a la vez que este ramo pertenece a un sector industrial y este es parte de la totalidad de la industria manufacturera, la cual forma parte importante de la economa nacional. Por lo tanto el mtodo del anlisis factorial nos permite indagar sobre los factores que intervienen en los niveles superiores de una empresa debido a que, bsicamente, en cada nivel existen funciones similares a las de la empresa las cuales deben ser desempeadas eficientemente y por lo tanto el equilibrio en la ejecucin de las funciones es vlida en todos los niveles de la industria. Sin embargo hay que tener especial cuidado hay establecer estndares de ejecucin y ejecucin ptima ya que estos difieren segn al nivel que se est analizando. Para ello es til mencionar el grado de responsabilidad de cada nivel para de esta manera realizar una adecuada evaluacin de los factores. I. Empresa. Hacerse responsable de la ejecucin ptima de las propias operaciones, considerando los propsitos y el desarrollo de los niveles superiores. II. Rama industrial. Tomar en cuenta la poltica y desarrollo en los niveles superiores e informar y asesorar a los responsables de estos niveles. Mostrar una actitud crtica haca los propsitos y el desarrollo del nivel I. III. Sector industrial. Tomar en cuenta la poltica y el desarrollo en los niveles superiores e informar y aconsejar a los responsables de estos niveles. Mostrar una actitud crtica hacia los objetivos y el desarrollo en los niveles inferiores. IV. Industria manufacturera. Tomar en cuenta la poltica y el desarrollo en el nivele superior e informar y aconsejar a los responsables de la marcha de la economa nacional. Mostrar una actitud crtica hacia los objetivos y el desarrollo en los niveles inferiores. V. Economa nacional. Adoptar una actitud crtica respecto a los propsitos y actividades los niveles inferiores de operacin econmica con el fin de estimularlos o desalentarlos.. Productividad. Aparte de conocer lo mejor posible las responsabilidades del nivel en cual estamos investigando y para valorar adecuadamente cada uno de los factores es necesario definir lo que se entiende por productividad de un proceso o actividad. Por productividad entendemos la relacin que existe entre lo que se obtiene y lo que fue necesario aportar para obtenerlo, es decir: Productividad = producto medido en cantidades fsicas / insumo medido en cantidades fsicas De esta frmula se deduce que para una mayor productividad es necesario un aumento en el numerador o disminuir el denominador. Por ello es necesario obtener la informacin de forma racional y sistemtica de las operaciones con la finalidad de

conocer el nivel de productividad con el que se cuenta y determinar qu acciones se pueden llevar a cabo para aumentarla. Efectividad. As mismo para conocer que tan bien se realizan las operaciones que se realizan en un determinado nivel es necesario conocer la efectividad de los mismos a travs del tiempo. Esto debe realizarse con un sistema de comparacin que permita valorar la efectividad de los factores de forma impersonal y precisa con la finalidad de proporcionar informacin relevante y veraz. Sin embargo para esta tarea intervienen factores que no siempre son fciles de calificar o cuantificar adems de que los datos no pueden ser los adecuados o ser insuficientes. Para ello es necesario el uso de tcnicas que permitan conocer la relevancia de estos factores as como ofrecer una estimacin numrica de los mismos. Obtenida la informacin necesaria se realiza una comparacin para saber si hay un aumento, una disminucin o no ha cambiado el estado de ejecucin de una determinada actividad. Sin embargo existe la dificultad antes mencionada de lograr una estimacin numrica de tales actividades por ello es necesario un amplio criterio por parte del investigador. Hecho esto es factible el reconocimiento de las posibles tendencias recurriendo al uso de los denominados ndices. De esta manera se obtendrn indicadores numricos de la efectividad de las operaciones de la empresa y con esto conocer que tan productivos son los factores de la misma. Procedimiento en la investigacin industrial. Como toda metodologa la investigacin industrial cuenta con su propio procedimiento con el cual se busca mantener un orden y obtener informacin til para el investigador: Etapa I. Planear la investigacin. Definir la materia objeto de investigacin. Definir el propsito final de la investigacin. Determinar el tiempo disponible para la investigacin. Planear las fases y el volumen del trabajo. Determinar los medios de investigacin e informacin y la facilidad para obtenerlos. Obtener la autorizacin necesaria para la orientacin y el programa a que se sujetar la investigacin. Etapa II. Analizar el tema. Determinar los factores pertinentes al tema y a su operacin. Averiguar las funciones de cada factor. Determinar la informacin mnima necesaria. Recopilar la informacin. Verificarla. Asegurarse de que est completa. Etapa III. Examinar cada factor en esta forma. Hasta que grado concuerda la operacin de los factores con las funciones asignadas a stos? Qu tendencia se registra en el campo de cada factor? Qu evolucin ocurre en los campos relacionados? Cules elementos del factor estn estimulando la operacin? Cules elementos del factor ejercen una influencia limitadora? Qu objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor? De qu medios se dispone para alcanzar estos objetivos? Etapa IV. Combinar los hallazgos para diagnosticar sobre el total de operaciones. Cul parece ser la capacidad ptima de acuerdo con los objetivos de la operacin? Cul es la ejecucin total real?

 Cules son los factores limitadores? Qu factores deben estudiarse con mayor detalle? Qu objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles? Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperacin con otros especialistas. Etapa V. Presentar el diagnstico. Preparar documentos para su discusin; diagramas, etc., para su presentacin. Sealar claramente qu hallazgos y diagnsticos est sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecucin de las operaciones que se investigan. Exponer el desarrollo de los hallazgos. Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de avanzar al siguiente. Estimular las decisiones. No perder de vista el hecho de que la decisin es prerrogativa de las personas responsables de la ejecucin o direccin. Esta metodologa es similar para todos los niveles pero es importante adecuarla de acuerdo a las responsabilidades y circunstancias de cada nivel. Ventajas y limitaciones. El anlisis factorial como cualquier otra metodologa tiene sus ventajas y limitantes. Entre las ventajas tenemos: 1. Sus principios son igualmente aplicables a todas las industrias y a todos los niveles industriales. 2. Al nivel de la empresa puede ser aplicado, despus de alguna prctica, por miembros del cuerpo directivo. 3. Debido a su carcter sistemtico es ms factible que pueda ser aplicado a ms problemas de productividad industrial que otros mtodos. 4. Es muy til para especialistas de institutos de investigacin ya que puede acelerar el trabajo y facilitar el informe. 5. Permite una mayor colaboracin de los que intervienen en las tareas para elevar la productividad debido al uso de cuadros y diagramas en la presentacin del informe. Limitaciones: 1. No revela necesariamente todas las fuerzas que afectan las actividades debido a que ha sido concebido como un mtodo de diagnstico general. 2. No es un procedimiento infalible ya que slo es una herramienta para obtener informacin de manera racional y con esta formular juicios. 3. Es necesario el criterio del investigador ya que muchos aspectos de las operaciones industriales no pueden medirse ni compararse cuantitativamente. 4. Como toda metodologa es factible de ser corregida, ampliada y mejorada. Gua general de aplicacin del anlisis factorial para el nivel I (Empresa) A continuacin se describe ms a fondo los estados ptimos de operacin para cada uno de los factores as como de algunos ndices que faciliten la tarea de evaluar el estado de una empresa. 1.- Medio ambiente. Los encargados de este factor informarn oportunamente a la empresa de los cambios que ocurren en las condiciones externas para su orientacin y asimismo, informar al exterior sobre las actividades de la empresa. Esta informacin debe contener bsicamente: a) Desarrollo tecnolgico.

Se encargar de recopilar la informacin relativa a las novedades de carcter tcnico y cientfico que se refieran a los productos, servicios, procesos, normas o prcticas administrativas relacionadas con la empresa. b) Desarrollo econmico. Esta debe contener, igual que la anterior, la informacin de carcter econmico que puedan estar relacionados con la empresa. As mismo debe contener estudios de correlacin y comentarios hechos por economistas o personas especializadas en la materia. c) Tendencias econmicas externas. Es necesario contar con la informacin disponibles sobre ciertas tendencias econmicas con respecto a la evolucin de la empresa y para conocer cmo estos afectan o pueden afectar en el futuro. Las influencias del ambiente pueden ser locales, nacionales internacionales, para los cuales es posible medirlos mediante un anlisis de correlacin. 2.- Poltica y direccin. Tiene por misin fijar a la empresa objetivos razonables, y proveerla de los medios necesarios para alcanzarlos. Para conocer si la actuacin de este factor es la adecuada se cuenta con dos indicadores bsicos: la direccin o rumbo y la velocidad de trabajo o rendimiento. a) Direccin de la empresa. La direccin debe buscar un equilibrio al conducir a la empresa. Si trata de conseguir una gran productividad debe hacer grandes inversiones y por tanto la liquidez de la misma se resiste y n habr dinero para pagar a los acreedores. En cambio, si mantiene alta la liquidez, para tener altos los crditos, la productividad de la empresa disminuye. Para evaluar esto en trminos cuantitativos es posible el uso de la siguiente frmula: Direccin = Liquidez / Productividad, donde: Liquidez = Capital de trabajo / Activo circulante Productividad = Utilidad neta en % / Activo total b) Velocidad de trabajo. Representa el porcentaje o proporcin en que se mueve el dinero y los productos dentro de un perodo determinado: Velocidad = Ventas netas / Activo circulante 3.- Productos y procesos. Su actividad ser seleccionar para su produccin los artculos que al mismo tiempo que presten servicios a los consumidores rindan beneficios a la empresa y as como determinar los procesos adecuados de produccin. Los principales indicadores de este factor son: a) Competencia. Es necesario contar con informacin sobre las mejoras, aditamentos, volmenes de ventas, aceptacin, cambios, etc. de los productos, procesos o servicios competitivos, para obtener el porcentaje de participacin en el mercado. b) Rentabilidad del producto. Se obtiene mediante el anlisis marginal con el cual se obtiene la rentabilidad del producto y con este la utilidad neta que obtiene la empresa. c) Control de calidad. Este puede realizarse mediante variables o por atributos, es decir en cuanto a productos medibles o que deben cumplir determinadas caractersticas. Para su anlisis son tiles las grficas de medidas y rangos, y la grfica por productos defectuosos. d) Indicador de rechazos. Se necesita evitar el motivo que producen las devoluciones de ventas ya efectuadas para ello es til contar con un seguimiento de los rechazos.

e) Independencia financiera. Con este indicador se estudia el grado de independencia que se tiene con respecto al financiamiento de las operaciones de la empresa. I = Capital contable en % / Activo total 4.- Financiamiento. Este factor tendr que proveer de los recursos monetarios adecuados por su cuanta y origen, para efectuar las inversiones necesarias, as como para desarrollar las operaciones de la empresa. Los indicadores de este aspecto nos darn por tanto el equilibrio que debe haber en las finanzas de la empresa, representado por la disponibilidad de dinero y la oportunidad de los pagos hacia los acreedores. a) Indicador del Capital de trabajo. Este representa el porcentaje de los bienes circulantes no comprometidos con respecto al activo circulante. El capital de trabajo se obtiene de restar el pasivo a corto plazo al activo circulante. El indicador se obtiene como sigue: I = Capital de trabajo en % / Activo circulante. La inspeccin continua de este indicador de Capital de trabajo ayuda a mantener el equilibrio de las cuentas por pagar. b) Indicador de cartera. Este debe ser llevado de manera peridica y mostrar la tendencia de las cifras que representan las cuentas no cobradas por antigedad de saldos vecinos, as como el nmero de clientes que se encuentran retrasados en sus pagos. c) Indicador de cobranzas. Este muestra el porcentaje de eficiencia del departamento de cobranzas y se calcula con el porcentaje que representa la cantidad cobrada mensualmente con respecto a la facturacin. d) Indicador del punto de equilibrio. Este da a conocer el porcentaje de las ventas que se requieren para cubrir los gastos fijos o de estructura de la empresa. I = Punto de equilibrio (Pe) / Ventas totales, donde: Pe = Gastos fijos / Margen en % e) Grado de autofinanciamiento. Muestra el porcentaje de las utilidades reinvertidas en la empresa con base al capital social. I = Reservas de capital / Capital social. f) Dependencia bancaria. Con este indicador se conoce el grado de dependencia que se tiene con los bancos para mantener el equilibrio durante el crecimiento natural de la empresa. I = Crditos bancarios / Activo total g) Movilidad del activo circulante. Seala la proporcin de los bienes en operacin con respecto a la inversin total. I = Activo circulante / Activo total 5.- Medios de produccin. Para la operacin de este factor las personas encargadas de l debern tener conocimiento de maquinaria y equipo de la rama sobre la que se est trabajando y, adems, conocer sobre los terrenos, edificios e instalaciones para poder dotar a la empresa y sta efecte sus operaciones eficientemente. Los siguientes indicadores mantienen al tanto de lo que suceda con las inversiones: a) Productividad de los medios de produccin. Seala la cantidad de produccin lograda por cada hora - mquina. Productividad = Produccin (unidades) / Hora - mquina

b) Mantenimiento. Indica el costo de mantenimiento por cada peso gastado en la produccin, en un perodo determinado. I = Costo de mantenimiento / Costo de produccin. c) Estado del activo fijo. Este se relaciona con los anteriores. Seala la cantidad gastada en mantenimiento y reparacin por cada peso en activo fijo. I = Costo de reparacin y mantenimiento / Activo fijo. d) Intensidad de la inversin. Representa la cantidad invertida en la estructura general por cada peso invertido en la empresa. I = Activo fijo / Activo total. e) Grado de mecanizacin. Muestra los pasos que da la empresa hacia la automatizacin y la velocidad con que se logra. I = Maquinaria y equipo / Activo total. 6.- Fuerza de trabajo. Este factor tiene como funcin seleccionar y adiestrar al personal idneo y organizarlo tratando de alcanzar la ptima productividad en el desempeo de sus labores. La fuerza de trabajo o personal de la empresa es uno de los puntos clave para lograr la mxima productividad en la compaa. Es necesario concentrar la atencin en los indicadores que muestran no slo la cantidad de trabajo y ociosidad sino tambin el grado de satisfaccin que tienen los empleados al desempear sus actividades. a) Indicador de las horas - hombre trabajadas. Da a conocer los cambios en la fuerza de trabajo ocupada. Se usa cuando hay grandes variaciones en la capacidad de horas - hombre instalada con el tiempo trabajado efectivamente. b) Salario medio: I = Salario pagado / horas - hombre trabajadas c) ndices de productividad. La productividad es la proporcin dinmica de la produccin y sus insumos o componentes. I = Produccin / Insumo Tambin es posible medirla observando el desarrollo de la proporcin entre lo logrado y lo programado. I = Logrado / Programado, I = Realizado / Presupuestado Otra de las formas es midiendo la produccin lograda con las horas - hombre trabajadas. I = Produccin / Hora - hombre trabajadas d) Ausentismo. Este indicador seala adems del porcentaje de horas ausentes, el grado de inconformidad que tienen los trabajadores con las polticas internas de la empresa. I = Horas - hombre ausentes / Horas - hombre trabajadas e) ndice de frecuencias de accidentes. Muestra la frecuencia con que se presentan los accidentes en relacin al tiempo trabajado. I = Numero de accidentes con incapacidad * 1000000 / Horas - hombre trabajadas f) Rotacin de mano de obra. I = Nmero de trabajadores separados / nmero promedio g) Ventas por trabajador. I = Ventas totales / Nmero de trabajadores

7.- Suministros. Este se encarga de que la empresa tenga un suministro continuo de materiales y servicios de calidad a precios convenientes. La existencia de materia prima, productos en proceso y productos terminados en los almacenes respectivos, se justifica por la necesidad de tener una proteccin adecuada para la produccin o distribucin. Sin embargo no es conveniente tampoco tener grandes cantidades de materias primas o producto terminado por los riesgos que se corren: prdidas, robos, incendios obsolescencia, etc. a) Movilidad de los inventarios. Presenta la tendencia del nivel de los inventarios con base en la inversin propia, o sea el capital contable. I = Inventarios / Capital contable b) Importancia de los suministros: I = Costos de la materia prima y materiales / Costos de fabricacin c) Rotacin de los materiales: I = Materia prima empleada en el mes / Inventario de materia prima en el mes d) Entrega de suministros: I = Das de entrega de proveedores / Das de produccin 8.- Actividad productora. Esta se encarga de organizar y efectuar las operaciones de produccin en forma eficiente y econmica. Algunos de los indicadores pueden ser: a) Utilizacin de la capacidad productora. Puede medirse mediante cualquiera de los siguientes indicadores: I = Cantidad fsica de artculos (Produccin) / Capacidad instalada en la empresa. Con este se mide la produccin en un intervalo de tiempo. I = Tiempo real de trabajo / tiempo ptimo de trabajo b) Utilizacin de los materiales: I = Desechos y desperdicios / Materia prima Con este se conoce el porcentaje de la merma. 9.- Mercadeo. Se encargar de adoptar las medidas que garanticen el flujo continuo de los productos al mercado y que proporcionen el ptimo beneficio tanto a la empresa como a los consumidores Los indicadores para ver el perfil de la empresa con este factor son: a) Tendencia. Se grafica la tendencia de las ventas y se calcula matemticamente dependiendo del comportamiento que se observe de la misma. b) Rentabilidad de las ventas: I = 1 - (Gastos fijos / Ventas - Gastos variables) c) Influencias de la distribucin: I = Gastos de ventas y distribucin / Costo de lo vendido. d) Influencia de la ubicacin: I = Gastos de transporte y acarreo / Costo de lo vendido e) Influencia de la propaganda: I = Gastos de propaganda y promocin / Ventas netas f) Proporcin de devoluciones: I = Valor de la mercanca de vuelta / Ventas netas 10.- Contabilidad y estadstica. Deber establecer y tener en funcionamiento una organizacin para la recopilacin de datos, particularmente financieros y de costos, con el fin de mantener informada a la

empresa de los aspectos econmicos de sus operaciones en forma oportuna fcil de analizar a un bajo costo. Los indicadores de los factores han sido diseados para recibir informacin al final de cada perodo, acumularse en forma estadstica a la de los perodos anteriores y presentar la tendencia respectiva. Una informacin esttica no servir para tomar medidas correctivas ni sera fcil su interpretacin administrativa. Los indicadores no dicen el por qu est mal el funcionamiento de una actividad o trabajo, sino slo sealan la anomala y cuando sta se presente el responsable del factor en cuestin deber pedir una mayor informacin o hacer personalmente una investigacin minuciosa para determinar las causas de la irregularidad. Bibliografa. Alfred W. Klein y Nathan Grabinsky. El anlisis factorial. Banco de Mxico, S.A. Investigaciones industriales. Sptima edicin, 1990