Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 1 de

9 PARA

8.4 PROPUESTA DE TRAVELTEX CIA. LTDA.

MANUALES

DE

PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TRAVEL TEX CIA. LTDA El presente documento integra el objetivo de los manuales, su descripcin, alcance, responsabilidades, autoridad, conceptos, procedimientos, documentos y flujogramas a realizar por cada uno de los departamentos de TRAVELTEX para otorgar atencin a los usuarios internos de la empresa. La descripcin de los procedimientos que se realizaron en el manual contribuye permanentemente para que el personal funcionario la empresa conozca e identifique sistemticamente el conjunto de actividades que se realizan durante el control y operacin de cada una de sus funciones. En este contexto, el manual constituye un instrumento administrativo que servir como gua metodolgica para el desarrollo de las funciones, y en medida que se mejore o actualice se promover la eficiencia en los servicios prestados. En la siguiente tabla se presenta la clasificacin de los procesos que sern aplicados a TRAVELTEX CIA. LTDA. Tabla 29. ndice de Procesos
ORD. 1 2 3 4 5 PROCESO Logstica Almacenamiento Ventas Financiero Talento Humano

Tabla 30. ndices de Procesos y Procedimientos

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Cdigo Procedimiento L01 LI011 A02 AR021 V03 VC031 VD032 F04 FC041 FO042 TH05 THRSC051 THSDE052 Descripcin Proceso / Procedimiento LOGSTICA Importaciones ALMACENAMIENTO Recepcin de Mercadera VENTAS Contacto y Venta de Mercadera a Clientes Distribucin FINANCIERO Cobranzas Obligaciones por Pagar TALENTO HUMANO Reclutamiento, Seleccin y Contratacin del personal Socializacin, Desarrollo y Evaluacin desempeo

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 2 de

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados para los productos adquiridos por la empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los materiales, materias primas, productos en proceso o terminados manipulados por la empresa, es aplicable desde el momento en que se notifica el procedimiento de importacin hasta que sale el producto inspeccionado, identificando su estado de Inspeccin. 3. DESCRIPCIN

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 3 de

Ord. Responsable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Documento Actividades Tiempo Recibir la nota de pedido y realizar el pedido de Orden de Coordinadora de mercadera por telfono o Internet, mediante compra Logstica orden de compra. hora Enva confirmacin del pedido si posee o no lo Confirma va Proveedor solicitado e-mail hora Coordinadora de Recibe la confirmacin del pedido que enva el e-mail Logstica proveedor hora Coordinadora de Factura Pro Logstica SI: Solicita factura-proforma al proveedor forma hora Coordinadora de Cartilla de Logstica NO: Buscar otros proveedores. proveedores 1 hora Coordinadora de Recibir y verificar la factura proforma cantidad, Factura Pro Logstica precio, artculo solicitado y valor total forma hora Coordinadora de Factura Pro Logstica Verificar los valores de la factura forma hora Coordinadora de SI: La factura es mayor a 4000 solicitar inspeccin Factura Logstica en origen a COTECNA Proforma hora Coordinadora de Solicitud de Logstica NO: Realizar trmite normal de nacionalizacin Inspeccin hora Coordinadora de Negociar la forma de pago de la orden de compra Factura Logstica Final hora Confirma la negociacin de la compra a crdito o Factura contado Final Proveedor hora Dar instrucciones de embarque areo, martimo o e-mail Coordinadora de terrestre al proveedor y solicitar factura original Logstica 1 hora

Ord. Responsable 13

14 15 16 17 18

Tiempo Factura Proveedor Final 24 horas Entregar documentos para la nacionalizacin de Factura mercadera: factura final, orden de compra, Gua DUI Coordinadora de Area, DUI, Certificado de Inspeccin. Certificado Logstica Gua Area hora Realiza el tramite de nacionalizacin de DAV 120 Panatlantic mercadera horas Transporte y entrega de mercadera a Gua de Panatlanic TRAVELTEX Remisin 2 horas Factura el valor de sus honorarios por el tramite Factura Panatlantic de nacionalizacin 1 Hora Asistente de Recepcin de mercadera y documentos de Gua de Gerencia importacin Remisin 2 horas 153.5 TOTAL HORAS

Actividades Enva factura original hasta TRAVELTEX Ecuador

Documento

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 4 de

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABILIDAD Los siguientes son los cargos con responsabilidad para la ejecucin de las distintas actividades establecidas en este procedimiento: Asistente de Gerencia Es la responsable de llevar el control de los productos que entran y salen de este departamento. As como de verificar que este procedimiento se est utilizando correctamente. Proveedor Tiene la responsabilidad de cumplir con su cliente (TRAVELTEX) en el pedido realizado tanto en la cantidad, precio, peso, color, referencias, entre otras. Verificadores Es el encargado de realizar la inspeccin del producto y de revisar el estado fsico en el que se encuentra el material con la factura expedida. AUTORIDAD Los siguientes son los cargos con la autoridad para tomar decisiones dentro de este procedimiento: Gerente General Es la autoridad para dar va libre al procedimiento siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos. 5. CONCEPTO (S) Verificadora Institucin que comprueba si la realizacin de una obra o producto se ajusta a las normas o especificaciones tcnicas establecidas, o si poseen las condiciones de funcionamiento exigidas. Aduana Oficina pblica en costas, fronteras y aeropuertos, para registrar los gneros y mercancas que se importan o exportan, y cobran los derechos que adeudan. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Producto Es el resultado de un sistema de actividades que utilizan recursos para transformar entradas en salidas.

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 5 de

6. PROCEDIMIENTO a. LA COORDINADORA DE LOGISTICA recibir la nota de pedido o el requerimiento que lo realiza Bodega y realizar el pedido de mercadera por telfono o Internet, mediante orden de compra. b. LA COORDINADORA DE LOGISTICA revisa la confirmacin del proveedor sobre la orden de compra. c. LA COORDINADORA DE LOGISTICA decidir si el proveedor posee lo solicitado pedir una factura proforma y d. LA COORDINADORA DE LOGISTICA si es el caso en el que el proveedor no cuente con el pedido buscara a otros proveedores, es decir realizara el pedido en base a otras alternativas. e. LA COORDINADORA DE LOGISTICA recibe la factura proforma que le emite el proveedor al cual solicito la orden y procede a revisar artculos solicitados, precios, cantidades, tiempos de entrega, etc. f. LA COORDINADORA DE LOGSTICA revisa el valor facturado, las cantidades del pedido para decidir si se realiza o no la Inspeccin en Origen. g. LA COORDINADORA DE LOGSTICA solicita a Panatlantic realizar el trmite de Inspeccin en Origen en el caso de que la factura sea mayor a 4000 USD. h. LA COORDINADORA DE LOGSTICA en el caso de que la factura sea menor a 4000 USD realizara el tramite de nacionalizacin normal. i. LA COORDINADORA DE LOGSTICA realiza la negociacin sobre la forma de pago de la orden de compra sea a crdito o de contado. j. LA COORDINADORA DE LOGSTICA recibe del proveedor la confirmacin sobre la negociacin de la orden de compra.

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 6 de

k. LA COORDINADORA DE LOGISTICA procede a dar instrucciones de embarque al proveedor puede ser areo, martimo, o terrestre. l. EL PROVEEDOR enva factura final para que TRAVELTEX proceda a realizar el trmite de la nacionalizacin de mercadera. m. LA COORDINADORA DE LOGSTICA entrega los documentos a PANATLANTIC para que realice el trmite de desaduanizacin de la mercadera como: factura final, gua area, BL O Carta Porte , Nota de pedido. Panatlantic a su vez deber adjuntar el certificado de inspeccin emitido por COTECNA, DUI debidamente sellado y aprobado en el banco Central del Ecuador. n. PANATLANTIC realiza el trmite de nacionalizacin de la mercadera el cul se demora de 3 a 4 das promedio. o. PANATLANTIC coordina el transporte de la mercadera desde las bodegas de la aduana hasta las bodegas de TRAVELTEX CIA. LTDA. p. PANATLANTIC entrega la mercadera con los documentos de la desaduanizacin al Bodeguero de TRAVELTEX para realizar el respectivo costeo e ingreso de la mercadera.

7. DOCUMENTOS 1. Nota de pedido de mercadera 2. Orden de compra 3. Factura-Proforma 4. Factura comercial final 5. DUI (Documento nico de Importacin) 6. Solicitud de Inspeccin 7. Certificado de Inspeccin 8. DAV (Declaracin Aduanera Valorada) 9. Aprobacin del DUI en el BANCO Central 10. Factura de Honorarios de PANATLANTIC

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 7 de

11. Pliza de Seguro de Transporte 12. Carta Porte Internacional por Carretera.

FLUJOGRAMAS
Asistente de Gerencia
RECIBIR LA NOTA DE PEDIDO Y REALIZAR ORDEN DE COMPRA POR TELFONO O INTERNET.

Proveedor

Panatlantic

ENVA CONFIRMACIN DEL PEDIDO SI POSEE O NO LO SOLICITADO

VERIFICACI N DEL PEDID

NO

BUSCAR PROVEEDORES

OTROS

SI

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 8 de

SOLICITAR FACTURA PRO FORMA AL PROVEEDOR

RECIBIR Y VERIFICAR LA FACTURA PROFORMA CANTIDAD, PRECIO, ARTCULO SOLICITADO Y VALOR TOTAL

FACTUR AMAYO R DE 4000 DLARE

SI

SOLICITAR INSPECCION EN ORIGEN A COTECNA

NO
REALIZAR EL TRAMITE NORMAL DE NACIONALIZACIN

SI

1
Asistente de Gerencia Proveedor Panatlantic

1
NEGOCIAR LA FORMA DE PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA CONFIRMA LA NEGOCIACIN DE LA COMPRA A CREDITO O CONTADO

DAR INSTRUCCIONES DE EMBARQUE AEREO, MARTIMO O TERRESTRE AL PROVEEDOR Y SOLICITAR FACTURA ORIGINAL

ENVIA FACTURA ORIGINAL HASTA TRAVELTEX ECUADOR

ENTREGAR DOCUMENTOS PARA LA NACIONALIZACIN DE MERCADERIA

REALIZA EL TRAMITE DE NACIONALIZACIN DE MERCADERIA

Realizado por: Los Autores Actualizado por

TRAVELTEX CIA. LTDA

RUC 1791413423001

Fecha: marzo-2005 Cdigo: LI011

Proceso: Logstica

Procedimiento: Importacin

Pagina: 9 de

TRANPORTACION DE MERCADERIA HASTA LA BODEGA DE TRAVELTEX

FACTURA EL VALOR DE SUS HONORARIOS POR EL TRAMITE DE NACIONALIZACION

RECEPCIN DE MERCADERIAY DOCUMENTOS DENACIONALIZACION