Fundamentos de la hoja de clculo

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Introduccin Contenido de las celdas Formato de nmero Frmulas Ayudas para la introduccin de datos. Referencias absolutas y relativas. Nombres. Rangos Funciones Grficos Impresin Proteger celdas y la hoja de clculo

1. Introduccin Una hoja de clculo es una aplicacin que permite, como su nombre indica, realizar clculos de forma automtica y con gran agilidad, pero adems nos permite generar grficos y presentar los datos vistosamente dentro de un documento. Una hoja de clculo se compone de celdas distribuidas uniformemente en filas y columnas. Las columnas se nombran con una letra y las filas con un nmero. As, las celdas se nombran indicando su columna y su fila. Por ejemplo: A7, B9, C20, H99. El nmero de columnas y filas de una hoja de clculo depende de la aplicacin, el Open Office 3.1 tiene desde la A hasta la AMJ columnas, y desde la 1 hasta la 1048756 filas. Las hojas de clculo modernas permiten agrupar varias hojas dentro de un mismo archivo que se diferencian unas de otras por el nombre de la hoja. Algunas aplicaciones llaman al archivo libro de hojas. Para distinguir las celdas de una hoja a otra se nombran especificando el nombre de la hoja seguida de un punto y la celda. Por ejemplo: Hoja1.A9, Hoja3.B89, Hoja2.F3.

2. Contenido de las celdas Cuando escribimos datos la aplicacin presenta normalmente en la celda un valor distinto al que hemos introducido teniendo en cuenta el tipo de dato, el formato de nmero y los clculos de las frmulas. Las celdas pueden contener tres tipos de datos bsicos: Textos: sern todos aquellos datos que contengan algn carcter distinto de los dgitos numricos, la coma decimal, la barra de separacin de fechas, los dos puntos de separacin de horas, el smbolo de porcentaje. Si queremos que cualquier valor sea considerado como un texto utilizaremos el carcter apostrofe ( ' ) delante del valor. Servirn de etiquetas para que el usuario pueda entender para que se utilizan los datos. Para indicar ttulos. Cualquier otro texto como comentarios, anotaciones, etc. Operaciones con textos. Enero, 1.245 euros, '1245,34 , '=A2*B3, Resultado 9. Nmeros: sern todos aquellos datos que contengan solamente dgitos numricos y la coma decimal. Las fechas son tratadas como un tipo especial de nmero y las introduciremos expresando el da, mes y ao separadas por el carcter barra ( / ). Las horas tambin son un tipo especial de nmero y se especifican separando las horas, minutos y segundos mediante el carcter dos puntos( : ). Por ltimo, el carcter porcentaje ( % ) nos permite introducir nmeros que son considerados entre 0 y 1. Los nmeros son tratados de forma especial por las frmulas para obtener resultados de forma automtica. 134,4 , 56 , 10/10/2010, 0,56. Frmulas: son aquellas que siempre empiezan por un igual ( = ). A continuacin se expresa una frmula matemtica donde se indican celdas, operaciones y funciones. Las utilizaremos cuando el valor a mostrar normalmente se obtiene del valor de otras celdas. Si la expresin matemtica esta mal expresada o algn valor no se puede obtener obtendremos un mensaje de error. =A2, =B56, =A1*B2/2, =(A1+B2)/C2. 3. Formato de nmero El formato de nmero permite controlar la presentacin de los resultados de frmulas y valores numricos. Podemos: indicar el nmero de decimales. indicar las magnitudes o unidades de los valores. indicar el color de la fuente segn el resultado sea positivo o negativo. Los formatos de nmero predeterminados son: Estndar. Los texto se alinean a la izquierda, los nmeros y frmulas a la derecha. Se muestran los mismos valores que se introdujeron sin ningn cambio excepto en las frmulas que se muestra el resultado. Numero. Similar al anterior pero nos permite especificar para los nmeros y frmulas: el nmero de decimales el nmero de ceros a la izquierda mostrar en rojo si es negativo mostrar el separador de miles Porcentaje. El valor se muestra multiplicado por 100 y con el smbolo %.

Moneda. El valor se muestra junto al smbolo de la moneda que seleccionemos, por defecto la del pas. Fecha. El nmero se muestra como una fecha. El ordenador considera la fechas como nmeros, as para el Open Office el nmero 0 representa el 30 de diciembre de 1999. Podemos seleccionar distintos formatos donde se muestran la fechas con nmeros o por letras, da de la semana, etc. Hora. El nmero se expresa como una hora. Ciencia. El nmero se expresa en notacin cientfica. Fraccin. El nmero se expresa como un entero por una fraccin. Lgico. Texto. El nmero se muestra como un texto sin ninguna transformacin Personalizado. Nos permite combinar y modificar los anteriores. Por ejemplo: para una valor calculado o introducido de 18,789 mostrar dos decimales y expresar que son kilmetros, 0,00 km; se mostrar 18,79 km. Entre comillas indicaremos los smbolos que queremos que aparezcan junto a los nmeros.

4. Frmulas Las frmulas siempre empiezan por el carcter =. A continuacin la expresin matemtica esta compuesta por valores constantes, referencias a celdas, operadores y funciones. La precedencia de operadores indica el orden en el que se evaluarn las operaciones, pudiendo agrupar operandos con parntesis para cambiar este orden. Los operadores ms utilizados son: +, suma -, resta y signo. *, multiplicacin /, divisin ^, potencia La precedencia de operadores indica que se evaluarn las operaciones en este orden: parntesis signos potencias multiplicacin y divisin sumas y restas. Por ejemplo: 5+3*4 = 5+12 = 17 (5+3)*4 = 8*4 = 32 5+(3*4) = 5+12 = 17 5. Ayudas a la introduccin de datos. Llenado de celdas y series. Para introducir datos con agilidad se utiliza el llenado o rellenado de celdas. Este consiste en repetir un valor un nmero determinado de celdas (copiado y pegado rpido) o basarnos en una serie aritmtica, geomtrica o de fecha para llenar las celdas con valores sucesivos. Esta operacin se puede hacer a travs del men o mediante el ratn utilizando el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda activa. El puntero del ratn se cambia por una cruz y arrastrando de l se comenzar el rellenado de las celdas contiguas.

6. Referencias relativas y absolutas. Nombres Cuando en una frmula hacemos referencia a una celda tal y como hemos visto hasta ahora la referencia ser relativa, es decir que si copiamos y pegamos la frmula, o bien la rellenamos en cualquier direccin veremos que las letras de las columnas o los nmeros de las filas cmbian.
A 1 2 3 B 1 =B1*2 2 =B2*2 3 =B3*2 C D 1 =$D$1*2 =$D$1*2 =$D$1*2 E F

Llenado hacia abajo de la celda C1

Llenado hacia abajo de la celda E1

En ocasiones queremos hacer referencia no a la celda de la izquierda, ni a la de arriba, sino que queremos hacer referencia auna celda concreta que no debe variar cuando llenemos la frmula a otras celdas. Para conseguirlo debemos utilizar referencias absolutas. Una referencia absoluta se especifica utilizando el carcter dlar ( $ ) delante de la columna y/o de la fila. La referencia a la celda no cambiar en ningn momento. Para facilitar las referencias absolutas que podamos hacer a celdas en hojas de clculo complejas podemos dar nombres ms familiares a las celdas. Por ejemplo, podemos utilizar el nombre Total en lugar de Z78, que ser ms descriptivo. Las nicas limitaciones de los nombres es el no poder coincidir con el de ninguna celda ya predefinida, con el de ninguna funcin, ni con el de otro nombre ya utilizado. 7. Rangos de celdas Un rango de celdas es un conjunto de celdas. Para indicar rangos se utilizan dos caracteres especiales: punto y coma ( ; ). Sirve para indicar celdas o rangos que estn separados o no contiguos. dos puntos ( : ). Nos permite especificar la primera y ltima celda de un rango incluyendo en este todas las que haya entre estas. Por ejemplo, si encontramos escrito A1;C2;B3 El rango contiene 3 celdas: A1, C2 y B3. A1:A3 El rango contiene 3 celdas: A1, A2 y A3. A1:B3 El rango contiene 6 celdas: A1, A2, A3, B1, B2 y B3. A1:B3;F8 El rango contiene 7 celdas: A1, A2, A3, B1, B2, B3 y F8. A1:B3;F8:F10 El rango contiene 9 celdas: A1, A2, A3, B1, B2, B3, F8, F9 y F10. 8. Funciones Las funciones permiten realizar clculos sobre rangos completos de cedas o valores. Una funcin se identifica por su nombre, para utilizarla indicaremos el nombre de la misma y entre parntesis los parmetros que requiera separados por puntos y comas (algunas hojas de clculo utilizan una coma en su lugar). Estos parmetros pueden ser celdas, rangos de celdas, nmeros y textos expresados entre comillas. Por ejemplo: =suma(A1:A50), sumar todos los valores de las 50 celdas del rango. Sin la funcin suma hubiramos escrito: =A1+A2+A3+A4......., prcticamente intil tratndose de una hoja de clculo.

=promedio(A1:A50), calcular la media de los valores de las 50 celdas. =rabe(XX), mostrar un 20.

Las funciones se agrupan en categoras segn su utilidad y tipos de datos que manejan: Bases de datos. Operaciones aritmticas con criterios de seleccin. Fecha y hora. Realiza clculos sobre fechas. Finanzas. Clculos financieros, sobre prstamos, etc. Informacin. Obtienen informacin sobre el contenido de la celda. Lgico. Condicionales y valores booleanos. Matemticas. Operaciones matemticas como sumas, senos, cosenos. Matriz. Operaciones sobre matrices. Estadstica. Clculos estadsticos. Hoja de clculo. Funciones especficas sobre informacin de la hoja de clculo. Texto. Transforman textos, obtienen informacin de ellos, los concatenan, parten, etc. Add-in. Aadidas a las anteriores o extensiones personalizadas en cada ordenador. 9. Grficos Los grficos nos permiten obtener una representacin de los datos de forma rpida. Para crear un grfico seguiremos el asistente teniendo en cuenta los pasos fundamentales: Tipo de grfico: Columnas, barras, circulares, de reas, de lneas, de dispersin, de red stock. Rango de datos: celdas de las cuales se obtienen los datos que sern series numricas, etiquetas para los valores, ejes y ttulos. Elementos grficos: todos los grficos constan de las siguientes parte pudiendo hacer que se muestren o no segn nuestro objetivo: Ttulo y subttulo. Etiquetas de texto decorativas. Eje X, eje Y, y opcionalmente segn el tipo de grfico el eje Z. Representan las divisiones horizontales, verticales y de profundidad respectivamente. La propiedad ms importante es la escala de representacin numrica. Cuadrculas. Son las lneas horizontales y verticales que facilitan la comparacin de los datos sobre el grfico. Leyenda. Muestra el dibujo o color de cada serie asociada a una etiqueta. Plano lateral del grfico o grfico. Es el grfico en s, sobre el aparecen las series de datos, cuadrculas y ejes. rea. Comprende todo el rea sobre el que se depositan los dems elementos, el grfico en s, la leyenda y los ttulos. 10. Impresin En una hoja de clculo no podemos definir las dimensiones de sta, el nmero de filas y columnas siempre es el mismo, pero si podemos definir un rango de celdas para ser impresas. A ste rango se le llama rango de impresin. Cuando el resultado ocupa ms de una pgina podemos especificar que fila y/o columna deseamos que aparezca en todas las pginas.

11. Proteger celdas y la hoja de clculo La hoja de clculo es un programa donde se distingue muy claramente la labor del diseador de la hoja de clculo y el usuario de la hoja de clculo. El diseador ser el encargado de escribir las frmulas, crear los grficos y dar formato a las celdas. Una vez terminada su labor proteger la hoja de clculo para evitar que el usuario la modifica accidental o intencionadamente. Este ltimo podr utilizar la hoja sin necesidad de escribir frmulas, limitndose nicamente a escribir los datos y obteniendo los resultados de forma instantnea. Pero, como selecciona el diseador que celdas puede modificar o no el usuario?. El diseador proteger aquellas celdas que el usuario no deba modificar, como etiquetas, frmulas, celdas vacias, etc.; y desproteger aquellas donde el usuario tiene que introducir los datos. Cuando el diseador ha terminado su trabajo proteger el documento completo o la hoja, quedando solamente modificables las celdas que no han sido protegidas. Si utilizamos una contrasea el usuario no podr desproteger la hoja o el documento a menos que la conozca.