You are on page 1of 40

Bogot colombia Carrera 52 No. 122 - 36.

PBX: (57 1) 482 86 85 Fex: (57 1) 601 53 01

Ecuador: Cite Empresarial Mariana de Jess NE6144 y Av. Amazonas, Edi cio Bez. PBX: 593(2) 256 96 97 Fex: 593(2) 6001645 Venezuela: Carrera 18 con calle 26 Centro Comercial Atlntico Tel. (58 251) 232 19 38 Barquisimeto. Cancn, Mxico MZ. 16 L1 Local 4 Calle Nogal Esquina Cancn Quintana Roo C.p. 77506 Tel. (998) 880.53.74

Administracin Eficaz del Tiempo

Hola, estimado amigo afiliado: La aparicin del Grupo Empresarial decision en Amrica Latina, viene a llenar el vaco que se ha creado actualmente, entre el mundo acadmico y el mundo laboral. Con la fusin en una misma organizacin de tres reas tan distintas como son la informacin, la asesora y la formacin, queremos ofrecer a nuestros alumnos afiliados la posibilidad de adquirir desde un mismo entorno los conocimientos que le van a precisar y la experiencia que le van a requerir. Hasta el momento el secreto de nuestro xito ha consistido en combinar de forma adecuada, una formacin eminentemente prctica, adaptada a las necesidades de la empresa actual, con la realizacin de prcticas profesionales que permiten a nuestros alumnos-afiliados aplicar los conocimientos adquiridos en su entorno laboral real. A continuacin es un honor para nosotros poner en sus manos el curso:

Administracin Eficaz del Tiempo

Administracin Eficaz del Tiempo

Prologo
El tiempo es uno de los recursos ms importantes para el Directivo. Hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el mximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizado. Una mala organizacin nos har perder mucho tiempo y esto ir ligado a perder dinero o dejar de ganarlo. La creencia general es que el tiempo no alcanza, pero en realidad el problema es cmo utilizamos el tiempo. El tiempo est ah, en igual medida para todos. No podemos acumular tiempo o modificarlo, no lo podemos gestionar. Lo que si podemos hacer, es usarlo adecuadamente: gestionarnos a nosotros mismos, generando hbitos nuevos. Alguna vez te has preguntado cul es el verdadero valor de un da; de un ao; o de un minuto? No hablamos de cunto cuesta tu hora profesional, tus honorarios o tu sueldo... Hablamos de todo tu tiempo: de tu vida. Del tiempo que pasas con tu familia; con tus amigos; el tiempo de vacaciones; el tiempo de descanso; de renovacin; de diversin... Cul es el verdadero valor de tu tiempo? Difcil de responder... verdad? Te invitamos a tomarte un tiempo y reflexionar juntos, acerca del uso que le damos al tiempo (nuestra vida).

Para comprender... el valor de un ao...piensa en un estudiante que debe recursar. Qu valor tiene un mes? ...pregntale a la madre de un beb prematuro. Deseas saber el valor de una semana? ...pregntale al editor de una revista. Cul es el valor de un da?...piensa en un nio al final de sus vacaciones. Cul ser el valor de una hora...para quien espera ser rescatado? Cul es el valor de un minuto?...pregntale a alguien que acaba de perder su vuelo. Cunto valor tuvo un segundo...para quien se salv de ser atropellado? Cul es el valor de un milisegundo?...piensa en el atleta que obtuvo la medalla de plata. Ninguna de estas personas podra comprar el tiempo que no tiene. El valor del tiempo es nico para cada persona, en cada circunstancia de su vida... Ms que dinero... el tiempo es vida! El tiempo no se tiene, no se adquiere, no se gana ni se pierde, no es algo externo a nosotros como el dinero, sino que es una percepcin interna. Y como tal, es una experiencia personal que cada quien recorre a su manera.

Administracin Eficaz del Tiempo


Ya sabemos que no es fcil el cambio, que tienes que responder el telfono ahora mismo, que tienes que completar esa planilla, que tienes que preparar la reunin, sacar las entradas del Cine, recibir al invitado, ayudar a tu hijo a hacer las tareas, limpiar la casa, hacer el presupuesto y pagar las cuentas... Si sientes que es demasiado, pero tienes la intencin de cambiar, simplemente necesitas ayuda... y aqu estamos para drtela.

Cmo est tu relacin con el Tiempo?


Respondes bien a tus obligaciones profesionales? Disfrutas la vida y la compaa de tus seres queridos? Cuidas tu salud? Permtenos presentarte 9 puntos claves para mejorar tu relacin con el tiempo. 1. Visualiza y define. Clarifica todo lo que realmente quieres en la vida. 2. Realiza un plan de accin. Para alcanzar aquellas cosas que quieres. 3. Organiza las actividades. Reconoce cules son importantes para t. Pero... Cmo saber lo que realmente queremos? Qu es lo ms importante para cada uno de nosotros? Qu contiene un Plan de Accin efectivo? Cmo, dnde y cundo organizar nuestras actividades? Qu nos va a producir el mayor beneficio personal?

4. Asigna tiempo de Renovacin Tu planificacin debe tener tiempo de Ocio. 5. Cumple tu planificacin Para sentirte bien y fortalecer tu auto-confianza. 6. Delega todo lo que puedas. Aprende a hacerlo y practica hasta ser efectivo. Pero... Cmo conciliar las exigencias del trabajo, con el ocio, la familia y la tranquilidad? Cmo resolver lo urgente sin descuidar lo importante?

Administracin Eficaz del Tiempo


7. Aprende a decir NO. Pon tus prioridades por encima de las de los dems. 8. Agrupa tareas. Gestiona lo mejor que puedas tus actividades. Busca crear sinergia. 9. Mantente alerta. Busca y captura las oportunidades. Pero... Cmo decir no a un jefe, o a un amigo, sin quedar mal? Qu hacer para crear y capturar oportunidades? Cmo podemos aadir ms valor a lo que hacemos?

Aprender a liderar nuestras propias vidas


La Administracin Eficaz del Tiempo tiene ms que ver con el liderazgo personal, que con un clculo y gestin de horarios y actividades. No podemos aprender a administrar el tiempo, sin antes aprender a liderar nuestras propias vidas. Administrar nuestras actividades para obtener un buen resultado es difcil, porque implica liderar nuestras vidas y encontrar el valor real de cada momento.

Qu elementos nos hacen perder tiempo?:


Mala organizacin (planificacin). Exceso de compromisos. Intrusiones: llamadas telefnicas, reuniones mal planificadas o a destiempo. Falta de delegacin: no pueden hacerlo todo, hay que aprender a delegar.

Para aprovechar al mximo el tiempo, tengamos en cuenta los siguientes puntos:


Tareas: Tareas
A.- Tareas programadas, son las ms importantes ya que van dirigidas a reas claves. B.- Tareas reactivas, imprevistas, son las que no estn programadas. Teniendo en cuenta que las tareas ms importantes son las programadas tendremos que darle un carcter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor, dejando tiempo para las imprevistas

Administracin Eficaz del Tiempo


Informacin: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su funcionamiento. Planificacin y delegacin de funciones: cuando mejor planificados estemos ms tiempo tendremos. Principio de Pareto: segn este principio los directivos utilizan la mayor parte de su tiempo en solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas slo afecta al 20 por 100 de los resultados. Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los das sentadas en una mesa. Disponen de la ms moderna tecnologa. Su buen uso, junto a una buena organizacin, dar como resultado una labor bastante ms eficiente. Un ordenador, telfono, fax, papeles... Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar, una correcta organizacin del entorno har ms eficaz el quehacer diario de estas personas.

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea ms eficaz


1. Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa. Es muy fcil. Desde primera hora de la maana todo debe estar preparado para funcionar correctamente. 2. Cuida la presentacin personal: Especialmente si trabajas de cara al pblico. Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena presentacin de nosotros mismos de cara a los compaeros de trabajo. 3. Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece ms, ya que nos resulta ms placentero y dejamos lo ms complicado para el final. Tenemos que tener en cuenta que a primera hora estamos ms frescos para resolver las dificultades y por la tarde no rendimos con la misma eficacia. 4. Lleva una planificacin adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el da. Una buena tcnica es crearte una lista de tareas a realizar y una vez que se van haciendo irlas eliminando de tu agenda. 5. Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente lo que verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algn problema y esto no es posible es mejor que le demos una explicacin aunque no nos la haya pedido. 6. Organizarnos alrededor del telfono lo que ms nos haga falta a la hora de consultar con nuestros clientes: Es muy molesto para el cliente y da impresin de desorganizacin el hecho de estar interrumpiendo la conversacin para ir a buscar determinada informacin. Es recomendable tener a mano, la lista de precios, albaranes...

Administracin Eficaz del Tiempo


7. Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos: Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y asesorarle sobre que artculo es el ms adecuado para l. Si queda satisfecho con nuestra ayuda la prxima vez que tenga una necesidad recurrir a nostros. 8.Estar bien informados de nuestros productos: Cuando mejor conozcamos nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y ms fcil resultar venderlos. Un conocimiento adecuado del producto transmite confianza y credibilidad al cliente. 9.Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas alguna consulta: Es una manera de evitar olvidos y confusiones. Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que est dndote la informacin. Ser bueno adoptar el hbito de tomar notas para tenerlas adjuntadas con los temas que estamos tratando. 10.Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado informacin: Ser un buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como base de datos, podemos segmentarlos segn edad, sexo, lugar de residencia... Siempre lo podremos consultar cuando las necesitemos, es bueno anotar la ltima fecha en que se tuvo contacto y el motivo de la consulta.

Causas tericas de perdida del tiempo en la empresa


Falta de informacin. Comunicaciones lentas y absurdas. Interrupciones constantes. Desorganizacin de los colaboradores. Exceso de urgencias. Llamadas telefnicas Exceso de burocracia. Errores de terceros. Visitas al exterior. Salidas para resolver problemas. Exceso de reuniones. Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversacin del tiempo en la empresa


Falta de organizacin personal. Confusin de prioridades. Escasa delegacin en nuestros colaboradores. Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo. Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio. Poca puntualidad y control de horario. Dilacin de las decisiones importantes. Precipitacin en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Administracin Eficaz del Tiempo

Los peligros de trabajar durante muchas horas


EXCUSAS CAUSA REMEDIO Hacer frente a la acumulacin de trabajo que se amontona a lo largo del da. Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los dems avanzan en sus tareas. Lista de prioridades; ms disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefnicas.

La administracin cotidiana del tiempo


EXCUSAS CAUSA No puedo clasificar mi da tan fcilmente Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no ser capaz de diferenciar entre urgente e importante. Preparar un grfico de anlisis de tiempo cada da para advertir donde se producen las fugas.

REMEDIO

Cambie sus hbitos


El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisicin de malos hbitos, por ejemplo, dejar los informes para el ltimo momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hbitos y dejar los viejos.

Conclusin: La planificacin del tiempo ahorra tiempo


La planificacin har que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que slo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope. La planificacin del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y ms que nada a usted mismo. Despus de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del da siguiente. En este momento es ms fcil hacer el enlace entre una jornada y otra.

Administracin Eficaz del Tiempo


Por ltimo, si de verdad se quiere conseguir un xito en la organizacin del tiempo, se deber cultivar la tenacidad y la voluntad. Dicen que querer es poder, pero para llegar al objetivo ltimo hay que empezar poco a poco, consiguiendo xitos parciales, subiendo pequeos escalones hasta llegar a la cima.

Si quieres maximizar tu tiempo desarrolla estos hbitos que te sugerimos a continuacin


Siete estrategias para ahorrar tiempo
1. Orintate hacia el resultado: En lugar de dedicarte una hora a realizar informes, debes determinar cuantos informes has de completar en ese tiempo. Esto centrar tu atencin en completar la tarea. Asegrate de que todo cuanto hagas est orientado a conseguir un objetivo. 2. Planifica tu tiempo: Haz una lista de prioridades con las cosas que necesitas hacer, despus aade un tiempo lmite realista para terminarlas. No seas demasiado rgido, puede que necesites un poco ms del tiempo previsto para terminar y debes de contar con ello. 3. S paciente. Tmate el tiempo necesario para hacer las cosas bien a la primera. Resulta ms eficiente que correr y despus tener que volver a revisar para hacer correcciones. 4. Maximiza tu tiempo de lectura. S selectivo; comparte la informacin importante con otros y cuenta con que ellos hagan lo mismo. Sltate captulos o secciones de artculos que no sean relevantes. Evita las distracciones, las listas de distribucin y cancela la suscripcin a publicaciones no productivas. Escucha cintas mientras viajas o haces ejercicio. 5. S eficiente al telfono. Ten notas preparadas en donde cubras todos los puntos que desees tratar y pide la informacin que necesites. De esta forma evitars las charlas sociales. Deja mensajes en los buzones de voz para llamadas que no te sean agradables. 6. Evita interrupciones. Da a conocer los momentos en que las personas pueden reunirse contigo. Crea un punto de encuentro en vuestro lugar de trabajo que te d opcin a abandonarlo cuando debas hacerlo. Evita las visitas no anunciadas levantndote y haciendo un gesto educado indicando que andas mal de tiempo. 7. Crea un sistema para el trabajo rutinario. A partir de cartas y respuestas estndar.

10

Administracin Eficaz del Tiempo

Administracin Eficaz del Tiempo

11

INDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Introduccin El tiempo Tiempo de calidad Desperdiciadores de tiempo Identificacin de hbitos personales Ejercicio I Causas de la morosidad El valor econmico del tiempo laborable personal Ejercicio II El uso del tiempo Ejercicio III Planear las actividades

10. Organizar las actividades 11. Establecer fechas de seguimiento 12. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos 13. El beneficio de la planeacin 14. Poniendo prioridades 15. Eficiencia en la oficina 16. Como ocupar tiempo muerto 17. Resumen y conclusiones prcticas 18. Evaluacin peridica 19. Aprende a manejar el estrs del trabajo 20. Aprende como administran el tiempo los grandes empresarios

12

Administracin Eficaz del Tiempo

Administracin Eficaz del Tiempo

13

1. Introduccin
Metas generales
Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de la administracin que se haga de los propios hbitos. Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo. Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes. Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.

Objetivos
Usted ser capaz de: Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin. Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.

Competencias a desarrollar de manera indirecta


Capacidad de auto crtica Organizacin personal Orientacin a resultados

2. El tiempo
Qu es el tiempo?
Para qu es el tiempo?. Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, qu puede ser ms familiar y ms mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos cuando lo omos nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo s; pero si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo s.

14

Administracin Eficaz del Tiempo


Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el trmino tiempo, pero no podemos decir lo que es. Los modernos diccionarios lo definen: Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos, sucesos, cuerpos u objetos (Encicl. Ilustrada Cumbre); Duracin de los fenmenos. . . poca, siglo (Dicc. Larousse); Duracin de las cosas sujetas a mudanza (Dicc. de la Real Academia); Aspecto mensurable de la duracin (Dicc. de Psicologa). La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima definicin de Aristteles:

El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus.


Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad). El tiempo es pues, la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo. Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo en s no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

La administracin del tiempo


Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

Administracin Eficaz del Tiempo


El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresin Administrar el tiempo para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algn significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado. Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre. Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presin se cometen ms errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los das comienzan a parecer frenticos. Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar ms horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podran ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas. Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente contina creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones. El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

15

16

Administracin Eficaz del Tiempo


Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertir en un problema menor. Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

3. Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas. La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto ms importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada hora y an cada minuto.

Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

Administracin Eficaz del Tiempo


El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo. Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible. Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

17

4. Desperdiciadores de tiempo
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Excesivo flujo de papeles. Telfono. Visitantes. Reuniones. Fallas de comunicacin. Polticas y procedimientos. Informacin. (Falta / exceso)

18

Administracin Eficaz del Tiempo

Posibles soluciones
Agenda
Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del telfono


Antes de llamar, planifica la conversacin. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l. Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia.

Correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono. Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja. Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados


Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?

Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias. Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi presencia?. Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l. Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema. Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Administracin Eficaz del Tiempo Desperdiciadores de tiempo internos


Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos.

19

Soluciones
1. 2. 3. 4. Reflexin Decisin Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

5. Identificacin de hbitos personales


Ejercicio I
Problemas
Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. Una vez que ya lograste identificar a tus enemigos enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.

Soluciones
Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

20

Administracin Eficaz del Tiempo

6. Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para despus. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar. La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.

Las principales causas de morosidad son:


1. 2. 3. Trabajos no placenteros. Trabajos difciles. Indecisin.

8. El valor econmico del tiempo laborable personal


Una preocupacin para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender... Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de l: en las empresas y, en general, siempre que

Administracin Eficaz del Tiempo


alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por X trabajo; pero la realidad es que se paga por X tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no est bien empleado, el patrn est pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado.

21

Ejercicio II
1.Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as mismo anote el tiempo que destina para cada actividad. 2.Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C para las deseables. 3.Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar con la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc. 4.Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado de sueldo diario. 5.El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto. 6.Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que realmente usted debera de ganar. 7.Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros. Sea honesto. Slo usted ver este documento.

22

Administracin Eficaz del Tiempo

8.El uso del tiempo


Principios prcticos
Para conocer qu cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rpidamente lo haga ms efectivo, y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo que est haciendo, es necesario saber en qu se le va el tiempo. No dependa de la memoria, pues es traicionera! Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista cmo lo manejamos. El resultado final de nuestro anlisis no ser una tcnica, o una serie de complicadas formas burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das. El resultado de examinar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en qu se nos va y en qu debera rsenos.

1 Auto anlisis del uso del tiempo


Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso consistir en averiguar cmo lo est empleando. En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra cmo se emple esa hora. Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el caf, usualmente se convierte en 30.

Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razn de 60 segundos por minuto. Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas? A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada punto. Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Administracin Eficaz del Tiempo


Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

23

Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Soy capaz de decirNO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Puntuacin Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente: Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte. Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar. Entre 37 y 44: Muy bien. Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.

24

Administracin Eficaz del Tiempo

9. Planear las actividades


Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias. Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos. Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificacin eficaz si:


Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:


Estn en lnea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estn definidas clara y especficamente. Sean completamente mas. Sean realistas.

10. Organizar las actividades


Nos servir para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categoras:

Administracin Eficaz del Tiempo


Prioridad A Imprescindible de hacerse: stas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo. Prioridad B Debe hacerse: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite. Prioridad C Deseable de hacer: es la categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin. Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de maana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron. Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Slo una planeacin cuidadosa le permitir recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente. En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana: Prioridad A. Imprescindible de hacer. Prioridad B. Debe hacerse. Prioridad C. Deseable de hacer. Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los siguientes criterios: Juicio. T eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, haga tu juicio ms severo. Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debera quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte con la pregunta En qu puedo usar mejor m tiempo en este momento?. Tiempo. Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, tambin es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un lmite previamente fijado. De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de los objetivos de la manera ms conveniente.

25

26

Administracin Eficaz del Tiempo


Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas: Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando la mayora de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran? Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

11. Establecer fechas de seguimiento


Toda planeacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qu tan precisos son. Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en cualquier momento dado. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional. Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

12. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos


Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y prioritizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucin de los objetivos. Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fcilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos.

Administracin Eficaz del Tiempo

27

13. El beneficio de la planeacin


El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. Efectividad


Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia. En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados.

Aspectos importantes a considerar


Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor. Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer. Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos crticos (20%, por poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privaca. Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback.

28

Administracin Eficaz del Tiempo


Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades: Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la accin. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

14. Poniendo prioridades


Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del ao siguiente, descarta los das festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades. Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y tambin de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado. Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica despus si tu estimacin fue realista. Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunin de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campaas de ventas, s es urgente e importante. Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razn de tiempo-beneficio puede ser aqu una buena gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se

Administracin Eficaz del Tiempo


requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera: A: Es indispensable hacerlo hoy. B: Debe hacerse hoy. C: Podra hacerse hoy. Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrs hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo. Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da. Otras prefieren planear el da la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, despus del descanso nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades. Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. Una alerta: s te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro, puede ser seal de que lo ests postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

29

Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable. Lee le extendi una hoja de papel en blanco. Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por orden de importancia. Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino del da deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro. Prubelo por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este consejo. Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era la leccin ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial. La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge: La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn de tiempo. Ese tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.

30

Administracin Eficaz del Tiempo


El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habr ms cartas, ms vencimientos, ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un indefinido despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su rueda de jaula tiene ms o menos la misma clase de libertad. Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesin. Si se presenta una finalidad superior, s flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma ms econmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no desperdicies tiempo lamentndote por lo que no dejaste tiempo para hacer.

15. Eficiencia en la oficina


Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor an, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la accin efectiva.

Arreglo de la oficina

Administracin Eficaz del Tiempo


El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no est bien organizada. Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin esttica son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de caf sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc. Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden. La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza. El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo especfico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentracin es una gran ahorradora de tiempo. Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l. Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensin y frustracin. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas. Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de maana.

31

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas. El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos que constituyen su tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana. Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo. Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de mxima eficiencia. Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la maana, al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los dems son mnimas.

32

Administracin Eficaz del Tiempo


En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del da, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano. Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, l es la segunda; la primera eres t mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, o sbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. No, no, nada urgente... slo estoy llamando para charlar. Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compaeros de oficina, etc. Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que la interrupcin misma.

16. Como ocupar tiempo muerto


Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado. Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar soluciones a algn problema que nos inquiete. Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Administracin Eficaz del Tiempo


Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige. Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro tiempo ptimo. Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada tiempo muerto en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

33

17. Resumen y conclusiones prcticas


En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual. En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. Despus desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las actividades que ms te retribuyan en trminos de resultados. Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentracin. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes. Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantn cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos. Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana tpica; despus examina tus actividades. Con este anlisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo. Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal.

Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido. Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando actualmente.

34

Administracin Eficaz del Tiempo


Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabidura popular dice: El tiempo es oro. El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administracin. Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente. La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que arduamente. El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerrquico. Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida. Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecucin de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo.

Administracin del Tiempo


Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin. Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografa, lectura rpida, etc.

Administracin Eficaz del Tiempo

35

18. Evaluacin peridica


Evaluacin peridica
Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administracin de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te indicar las reas donde todo va bien y donde an necesitas prestar atencin. Anota los siguientes puntos: siempre 1; generalmente 2; a veces 3; rara vez 4; nunca 5; no se aplica 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal? Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas? Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo? T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en actividades o conversaciones importantes? Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas? Delegas todo lo que es posible? Evitas que tus subordinados te pasen sus changos? Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos? Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada? Crees tener un pleno control de tu tiempo? Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales amontonados? Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo durante las juntas? Has dominado tu tendencia a los retrasos? Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades? Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades improductivas? Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperndote Cumples con tus fechas lmite? Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados? Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas? Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados? Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados? Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser? Ests al da con las lecturas que ms te interesan? Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?

36

Administracin Eficaz del Tiempo


Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con 4 o 5. Estos aspectos representan reas de mejora. Se sincero, el nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t. Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose, buscando reducir el total en cada aplicacin.

Ejercicio sobre los malversadores de tiempo


Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le sugerimos que formule las siguientes preguntas: En qu grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos? Cunto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los imprevistos? Puede reducirse alguna de las tareas a travs de mi secretara o un subordinado? He efectuado un trabajo que puede calificarse como intil, en funcin de los resultados que debo conseguir? Qu trabajos hubieran resultado ms efectivos si hubiramos consultado con algn jefe o colaborador? El nmero de interrupciones del da ha sido normal?

19. Aprende a manejar el estrs del trabajo!


Hoy en da el estrs es parte de la vida laboral, aqu te damos unas recomendaciones para que seas ms efectivo y tengas mayor calidad en tu trabajo El estrs es una respuesta del organismo ante la presencia de situaciones que implican cambio; muchas personas pueden adaptarse a estas circunstancias, pero otras responden de manera inadecuada. Los expertos en el tema revelan que estar muy estresado de manera continua puede producir problemas serios en la salud, como dolores de cabeza, aumento de la presin arterial y enfermedades cardiovasculares. Hoy en da el estrs es parte de la vida diaria de las personas, en especial en el mbito laboral y en los horarios de llegada al trabajo. Por tal motivo, es importante que conozcas las manifestaciones clnicas del estrs laboral para que puedas instaurar a tiempo medidas que controlen estas respuestas al cambio.

Administracin Eficaz del Tiempo

37

Las principales manifestaciones del estrs laboral son:


Leve:
Irritabilidad y ansiedad. Insomnio. En algunas ocasiones problemas de concentracin.

Moderado:
Aumento en las horas de ausentismo al trabajo. Fatiga sin ninguna razn. Indecisin e indiferencia. Aumento en el consumo de alcohol, caf y cigarros.

Severo:
Depresin. Problemas de salud (dolores de cabeza, dolor de estomago y digestivos, cardiovasculares). Ausencia social y presencia de pensamientos autodestructivos. A continuacin te damos algunas recomendaciones para que tengas en cuenta y puedas llevar a cabo bien tu trabajo sin estresarte: Organiza el tiempo, para que puedas realizar todas las actividades sin apresurarte. Aprende a controlar el cuerpo y la mente, por medio de ejercicios de relajacin y respiracin. Realiza durante tus tiempos libres actividades de recreacin y descanso (trata de no llevar trabajo a la casa y mejor disfruta de estos ratos con tus familiares o amigos). Es recomendable despertarte con anticipacin para evitar salir al trabajo durante las horas de mayor trfico vehicular. Antes de realizar presentaciones en pblico, respira profundo y mantn la seguridad en ti mismo. La sensacin de no tener control sobre lo que est pasando es una fuente comn de estrs laboral. Revisa el manual de tu puesto, de manera que t y los otros (compaeros, jefes) tengan claras sus responsabilidades y lmites. El temor a perder el empleo es una constante hoy en da, pero permitir que la tensin por sta causa disminuya tu efectividad y calidad en el trabajo, empeora el cuadro de estrs. Dirige tus energas a relajarte y cambia la programacin mental hacia una actitud positiva. El estrs laboral hace parte de la vida y es necesario que sepas enfrentarte a los cambios continuos que ocurren da a da. No se puede, ni se debe, evitar los problemas; cuando t decides hacerte cargo de una situacin, tienes ms de la mitad del camino ganado.

38

Administracin Eficaz del Tiempo

20. Como administran el tiempo los grandes empresarios


Los grandes empresarios son comnmente excelentes administradores del tiempo. Los mejores lderes de este siglo entienden que la administracin del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el ltimo minuto al da. la administracin del tiempo no es la habilidad de exprimirle ms horas al da. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es ms importante. A continuacin te proporciono las 10 prcticas ms recomendadas por conocidos expertos administradores del tiempo. Puedo asegurarte que si las aplicas de manera regular, experimentars un incremento notable en tu productividad.

1.- Definen claramente los objetivos y seleccionan lo ms importante.


Ser ms efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energa intentando ser ms eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el estndar son 160: 8 horas al da, 5 das a la semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor slo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirs en la tarea.

2.- Analizan como gastan su tiempo.


Te sorprendera saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas concientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examnalos. Cmo se relacionan tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo? Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?

Administracin Eficaz del Tiempo

39

3.- Llevan una lista de tareas pendientes.


Esta es una de las cosas ms simples y a la vez ms poderosas de cualquier sistema de administracin de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrnico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hbito de escribir tus tareas pendientes da tras da.

4.-Asignan prioridad a sus tareas.


Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos ms importantes y mrcalos de alguna forma que resalten sobre todos los dems. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el da o la semana. Volviendo a la prctica de determinar tu valor por hora, otorga ms prioridad a las tareas que potencialmente te paguen ms.

5.- Planean su da desde el da anterior.


Todos los expertos en administracin del tiempo recomiendan planificar desde el da anterior las actividades del da siguiente. Toma los ltimos 10 minutos de cada da para repasar tu lista de pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente da. Este simple ejercicio te permitir comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.

6.- No dejan las cosas para despus.


Reza el viejo dicho popular: No dejes para maana lo que puedas hacer hoy. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo nico que logrars es prolongar el estrs asociado a la tarea. Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del da transcurrir de manera ms placentera. Si la tarea es muy grande, divdela en tareas ms pequeas hasta que te sea fcil dar el primer paso.

7.- Delegan en los dems.


Una forma de hacer ms en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien ms si este puede hacerlas ms rpido, ms fcil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Recuerda que como deca Maquiavelo: el fin justifica los medios. Eso s, despus de delegar no se te olvide agradecerle a los dems de la manera apropiada. Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas y especialmente si somos buenos hacindolas; as que escoge a la persona ms apropiada y delega la tarea.

40

Administracin Eficaz del Tiempo

8.- Han aprendido a decir NO.


Decir no puede ser una de las herramientas de administracin de tiempo ms poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos ms productivos. Si la tarea en cuestin interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la manera ms amable posible. De manera similar, una de las filosofas que mejor me ha funcionado en los negocios es la siguiente: solo acepta los proyectos en donde ambas partes ganen, tanto el cliente como tu empresa. Si el cliente no se va a beneficiar substancialmente al adquirir tu producto o servicio, e insisto, substancialmente mal negocio. Por otro lado, si la remuneracin que obtendrs por el proyecto no te permite obtener una utilidad razonable despus de pagar los costos, mal negocio. Los mejores negocios que puedes hacer son siempre en donde ambas partes ganan.

9.- Se concentran en la tarea actual.


Concntrate al cien por ciento en una y slo una tarea a la vez. Cuando logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos periodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentracin y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupcin es suficiente para salir de ella. Es por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el telfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrnico o los programas para chatear y cierra tu puerta.

10.- No se olviden que ellos son lo ms importante.


A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los dems y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de armona y rendir al mximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus bateras, porque solo as obtendrs la energa que necesitas para concretar todos tus proyectos.

FIN DEL CURSO


CUALQUIER COMENTARIO DIRIGIRSE AL INGENIERO RAMIRO DAZ AL CORREO: ramirodiazg@hotmail.com