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JC1650F (version franaise, mai 2009) Version originale anglaise : JC1650E, fvrier 2009 UNAIDS Secretariat Handbook on Mobilization of Extra-Budgetary Funds Traduction ONUSIDA
Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida (ONUSIDA) 2009. Tous droits de reproduction rservs. Les publications produites par lONUSIDA peuvent tre obtenues auprs de lEquipe Gestion du contenu de lONUSIDA. Les demandes dautorisation de reproduction ou de traduction des publications de lONUSIDA quelles concernent la vente ou une distribution non commerciale doivent tre adresses lEquipe Gestion du contenu ladresse ci-dessous ou par fax, au numro +41 22 791 48 35 ou par courriel : publicationpermissions@unaids.org. Les appellations employes dans cette publication et la prsentation des donnes qui y figurent nimpliquent de la part de lONUSIDA aucune prise de position quant au statut juridique des pays, territoires, villes ou zones, ou de leurs autorits, ni quant au trac de leurs frontires ou limites. La mention de firmes et de produits commerciaux nimplique pas que ces firmes et produits commerciaux sont agrs ou recommands par lONUSIDA, de prfrence dautres. Sauf erreur ou omission, une majuscule initiale indique quil sagit dun nom dpos. LONUSIDA a pris toutes les dispositions voulues pour vrifier les informations contenues dans la prsente publication. Toutefois, le matriel publi est diffus sans aucune garantie, expresse ou implicite. La responsabilit de linterprtation et de lutilisation dudit matriel incombe au lecteur. En aucun cas, lONUSIDA ne saurait tre tenu responsable des prjudices subis du fait de son utilisation.
ONUSIDA 20 avenue Appia 1211 Genve 27 Suisse Tlphone : (+41) 22 791 36 66 Fax : (+41) 22 791 48 35 Courriel : distribution@unaids.org Internet: http://www.unaids.org
CHAPITRE 1 -- Principes pour mobiliser des fonds extrabudgtaires 1.1 Mobiliser des fonds extrabudgtaires 1.1.1 Principes gnraux pour mobiliser des fonds extrabudgtaires 1.1.2 Principes pour canaliser des fonds extrabudgtaires 1.2 Personnel autoris mobiliser des fonds extrabudgtaires CHAPITRE 2 -- Approcher les donateurs 2.1 La communaut des donateurs 2.1.1 Les donateurs bilatraux 2.1.2 Le secteur priv 2.1.3 Les fondations 2.2 Ngociations avec les donateurs 2.2.1 Etablir une stratgie dapproche des donateurs 2.2.2 Plaider pour des financements 2.2.3 Protger le BPTI 2.2.4 Grer les relations avec les donateurs 2.2.5 Approches des donateurs 2.2.6 Adapter la stratgie 2.3 Elaboration de la proposition de financement 2.3.1 Document du programme commun dappui des Nations Unies 2.3.2 Proposition de financement CHAPITRE 3 -- Gestion des contributions 3.1 Modalits pour recevoir les fonds 3.1.1 Recevoir les fonds dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA 3.1.2 Fonds conservs par le PNUD devant tre mis en uvre par le Secrtariat 3.2 Approbations, rles et responsabilits 3.2.1 Processus dautorisation et dapprobation 3.2.2 Rles et responsabilits Personnel mobilisant et grant les fonds Bureau de la mobilisation des ressources (RMO) Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaire Critres pour lexamen des propositions de financement et des accords de donateur
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3.3 Modalits pour avoir accs aux fonds et les grer 3.3.1 Avoir accs aux fonds 3.3.2 Grer les fonds 21 21 22
CHAPITRE 4 -- Comptes-rendus aux donateurs 4.1 Rapports programmatiques 4.2 Rapports financiers 4.3 Format et langue 4.4 Processus de compte-rendu
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Annexe 1 : Annexe 2 :
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Annexe 3A : Modle du Secrtariat de lONUSIDA -- Lettre daccord standard entre un (des) donateur(s) et le Secrtariat de lONUSIDA Annexe 3B : Modle du Secrtariat de lONUSIDA -- Lettre daccord standard entre un coparrainant de lONUSIDA ou un autre organisme des Nations Unies et le Secrtariat de lONUSIDA Annexe 3C : Modle du Secrtariat de lONUSIDA Lettre denvoi pour accompagner les lettres daccord amendes Annexe 3D : Modle du Secrtariat de lONUSIDA -- Lettre daccord standard entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA lorsque le PNUD conserve des fonds pour le compte du Secrtariat Annexe 4 : Annexe 5 : Annexe 6 : Annexe 7 : Annexe 8 : Annexe 9 : Modalit pour recevoir des fonds -- les pour et les contre Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires Modalits pour avoir accs aux fonds Modle de compte-rendu du Secrtariat de lONUSIDA Conseils pour amliorer les comptences en matire de rdaction Responsabilits dans le processus de compte-rendu -- Guide tape par tape -
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Encadr : Guide tape par tape lintention des COP GLOSSAIRE QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES
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INTRODUCTION
Les fonds extrabudgtaires mis disposition pour financer des activits non couvertes par le Budget-plan de travail intgr (BPTI), notamment au niveau rgional et lchelon des pays, augmentent de manire croissante. Bien que tous les efforts doivent tre faits pour mobiliser des fonds extrabudgtaires afin dlargir et dintensifier la riposte au sida, il est important de les obtenir pour les domaines prioritaires de lONUSIDA tels que dfinis par les Effets directs principaux et les Produits cls du BPTI, et de dterminer correctement quand les ngocier pour tre mis en uvre par les coparrainants et dautres, et quand les conserver pour quils soient utiliss par le Secrtariat conformment sa mission, ses priorits et ses capacits. Il est galement essentiel de sassurer que les efforts du Secrtariat pour obtenir des fonds extrabudgtaires ne dtournement pas les fonds des donateurs du budget de base. Lobjet de ce manuel est dorienter le personnel de lONUSIDA parmi les principaux aspects de lactivit de mobilisation de ressources extrabudgtaires, dexpliquer davantage la politique du Secrtariat et de dcrire les fonctions et les procdures dapprobation ncessaires associes la collecte de fonds extrabudgtaires. Le manuel prsente les principes fondamentaux qui guident les activits de mobilisation de fonds extrabudgtaires du Secrtariat et pose les bases dinitiatives compltes de mobilisation de ressources. Il donne les grandes lignes des principaux points dinteraction des donateurs et dcrit comment le Secrtariat gre ses contributions, y compris les modalits existantes pour recevoir les fonds afin de garantir une mise en uvre efficace. Paralllement, il est ax sur un processus appropri visant garantir la responsabilisation et conserver la confiance des donateurs. Le manuel annule et remplace le document intitul Mobilizing Funds at Country and Regional Level: Principles and Processes qui a t diffus auprs du personnel dans les pays et les rgions en septembre 2006. Le manuel ne traite pas de la question des contributions en nature 1. Tout le long du document lectronique via des liens hypertextes et en annexe, le manuel fournit des notes explicatives, des exemples et des modles pour informer et guider davantage les utilisateurs. Le manuel est sous la responsabilit directe du Bureau de la mobilisation des ressources (RMO) du Secrtariat de lONUSIDA au sein du Dpartement Partenariats et Relations extrieures, et les contenus sont examins et actualiss priodiquement. Prire dadresser vos commentaires ou demandes de renseignements resourcemobilization@unaids.org.
Des orientations sur les contributions en nature sont fournies en page 5 du Manual for Partnerships with the Private Sector.
http://data.unaids.org/pub/InformationNote/2008/20081031_strategicframework_final_fr.pdf http://data.unaids.org/Publications%5CIRC-pub07%5CJC1164-TechnSuppDivLabour_fr.pdf
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pour appuyer des activits au niveau mondial et sur le plan rgional qui entrent dans le domaine de comptence lgitime dun coparrainant unique (selon le mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches en matire dappui technique) pour lesquelles des ngociations sont engages directement entre le coparrainant concern et le donateur. Les contributions sont acceptes par le Secrtariat : par pragmatisme lorsquun donateur cherche rationaliser sa contribution lONUSIDA destine couvrir plusieurs domaines thmatiques en canalisant les fonds par lintermdiaire du Secrtariat qui les rpartira ultrieurement entre les coparrainants, ou lorsque plusieurs donateurs souhaitent contribuer soutenir un domaine spcifique en canalisant leurs fonds par lintermdiaire du Secrtariat lorsquil est lorganisme responsable des activits financer en vertu du mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches en matire dappui technique pour couvrir (i) les besoins en ressources recenss (et/ou de personnel pour les domaines prioritaires) dans les plans de travail mondiaux, rgionaux et nationaux approuv 4 , ou (ii) le dveloppement des activits approuves, et pour financer des priorits mergentes non prvues initialement dans le BPTI ou des domaines prioritaires de lONUSIDA dans lesquels aucun coparrainant nintervient.
Dans le contexte du BPTI, le plan de travail lchelon du pays du Secrtariat de lONUSIDA est tir du plan de travail annuel des programmes communs dappui sur le sida, ou lorsque ceux-ci nont pas encore t labors, des plans de travail annuels des quipes conjointes.
CHAPITRE 2 -- Approcher les donateurs LONUSIDA est une entit finance par des contributions volontaires. Dans la mesure o les donateurs sont sollicits par un grand nombre de demandeurs concurrents qui collectent des fonds pour riposter au sida, obtenir et conserver le respect de la communaut des donateurs vis--vis de lONUSIDA est une mission essentielle pour le personnel du Secrtariat charg de mobiliser des ressources. Bien que les efforts de collecte de fonds dans les pays et les rgions considrs individuellement puissent sembler loigns de la mission plus large de mobilisation des ressources du Secrtariat, les donateurs sont essentiellement les mmes que ceux qui financent le budget de base. Le respect des principes convenus permettra dviter de crer des confusions quant la finalit des efforts de mobilisation de ressources de lONUSIDA, ce qui prviendra ainsi le risque de rpercussions prjudiciables sur nos relations avec les donateurs, cest--dire des rductions du financement du BPTI et/ou dautres contributions. La collaboration avec les donateurs ncessite aussi souvent plus de capacits de gestion que prvu et peut peser lourdement sur lactivit dun bureau, que ce soit lchelon dun pays, sur le plan rgional ou au niveau mondial. Cela peut avoir un impact ngatif sur le fonctionnement normal du bureau et sur la mise en uvre des plans de travail tablis. Il est donc important dvaluer attentivement la capacit du bureau et dadapter les initiatives de mobilisation de ressources en consquence, en gardant lesprit que ce qui est en jeu, cest la responsabilit du Programme commun considr dans son ensemble. Comme bon nombre de coparrainants sengagent aussi activement dans des oprations de mobilisation de ressources lchelon des pays et au niveau rgional, il est important que le Secrtariat respecte les principes de mobilisation des ressources prsents dans le Chapitre 1 du prsent manuel, quil respecte le mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches en matire dappui technique approuv au niveau mondial et quil travaille en troite collaboration avec les partenaires des Nations Unies afin dviter la confusion et les tensions au sein des Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida. Ce chapitre fournit des orientations sur la manire de faire pour connatre et approcher les donateurs de sorte garantir des relations optimales que le Secrtariat et lONUSIDA considr globalement ont pour objectif de dvelopper et de maintenir avec la communaut des donateurs.
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Des indications supplmentaires peuvent tre obtenues par le biais de recherches sur les engagements en cours dun donateur spcifique avec un ou plusieurs coparrainant(s) ou autre(s) partenaire(s). Les informations compiles via les changes rguliers avec le RMO et les discussions avec les donateurs aideront constituer un historique organisationnel, permettront danalyser des tendances et garantiront la continuit des relations densemble avec le donateur. Dans le contexte de lONUSIDA, les donateurs peuvent tre des agences daide bilatrales (souvent reprsentes au niveau de lambassade), des fondations, des entits du secteur priv, dautres acteurs multilatraux, y compris les coparrainants de lONUSIDA ou dautres institutions qui souhaitent contribuer aux travaux du Programme commun et la riposte mondiale.
Daprs le mcanisme de rpartition des tches des Nations Unies, lOIT est lorganisme de lONU charg des programmes et des politiques de lutte contre le VIH sur le lieu de travail. En 2000, il a cr le Programme sur le VIH/sida et le monde du travail (ILO/AIDS). https://intranet.unaids.org/docserver/Resources/20080204_MAN_UNAIDS%20Manual%20on%20Partnerships%20 with%20the%20Private%20Sector.pdf
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Lorsque lONUSIDA mobilise des fonds auprs du secteur priv pour le compte des Equipes conjointes et des programmes communs des Nations Unies sur le sida, et pour son plan de travail annuel, il est important de noter que les missions de certains partenaires sont susceptibles dexclure quils acceptent des fonds venant de certains acteurs du secteur priv. Il est recommand de consulter les coparrainants concerns avant de lancer des oprations de mobilisation de ressources pour savoir sils sont assujettis des restrictions.
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En outre, les cots de transaction pour ngocier des accords et des dispositifs de compte-rendu sont infrieurs pour les donateurs tablis avec lesquels de tels instruments ont dj t dvelopps. Il est donc conseill de rflchir pour savoir si les efforts engags pour approcher un donateur totalement nouveau valent la peine, en particulier si le bureau a des capacits limites pour entretenir des relations rgulires avec ce donateur. De plus, dans des rgions qui bnficient de la prsence de donateurs importants et engags, il est particulirement intressant de cultiver une relation privilgie avec eux et dinvestir sur la prennisation de celle-ci. Dans tous les cas, travailler avec un donateur requiert du temps et des ressources pour dvelopper et maintenir la relation.
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Nations Unies par lintermdiaire de leur ambassade lchelon du pays et de certains rseaux de donateurs, tels que le Rseau dvaluation du rendement des organisations multilatrales (MOPAN)7, qui effectuent des valuations communes des ralisations lchelon des pays de diffrents organismes des Nations Unies. Les rsultats sont communiqus aux capitales et peuvent influencer le financement du BPTI et le financement global de lONUSIDA. Dvelopper des relations avec les donateurs prend du temps et il faut en tenir compte dans les plans de travail du personnel et des bureaux. Une communication rgulire est lune des conditions pralables lobtention de la confiance et de lengagement dun donateur. On peut utiliser des circuits formels et informels pour avoir des relations dinfluence mutuelle avec un donateur et entamer le dialogue avec lui. Envoyer au donateur des publications appropries, linviter visiter des projets financs par lONUSIDA/un coparrainant, linformer sur une question dintrt spcifique, le tenir au courant de lutilisation de sa contribution ou le mettre en contact avec des reprsentants des coparrainants, du Coordonnateur rsident des Nations Unies et/ou du Programme national de lutte contre le sida sont des exemples de ce que lon peut faire pour nourrir une relation. Un contact et un suivi rguliers via la fourniture de mises jour sur les progrs et les difficults sont essentiels pour que les donateurs se sentent parties prenantes dune cause commune et pour permettre de montrer que lONUSIDA est sensible leur engagement vis--vis de son action. Dans les pays bnficiant du soutien de nombreux donateurs et/ou dans lesquels la prvalence est leve, il peut savrer plus efficace dinviter rgulirement les donateurs des runions dinformation sur lpidmie et/ou des confrences thmatiques spciales pendant lesquelles les coparrainants, les partenaires de la socit civile ou les reprsentants des autorits nationales de lutte contre le sida prsentent leurs travaux dans un domaine spcifique. Si les Nations Unies soutiennent les activits dautorits locales dans une rgion ou une province donne, il peut tre conseill dinviter les donateurs pour rencontrer leurs reprsentants loccasion de la prochaine visite planifie dans cette zone ou rgion. La prsence du Coordonnateur rsident des Nations Unies lors de tels vnements aide souligner limportance que lONU accorde la riposte au sida. Ces vnements aideront non seulement lONUSIDA et ses partenaires prsenter leurs travaux dans un pays, mais renforceront aussi la sensibilisation et les connaissances globales des donateurs concernant le sida dans ce pays et la manire dont les Nations Unies et lONUSIDA en particulier y travaillent. Les bons rsultats seront communiqus aux capitales et cela facilitera les efforts densemble de collecte de fonds de lONUSIDA.
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lesquelles labsence de capacits les mettre en uvre stait traduite par des dceptions et des frustrations. Cela a eu un impact prjudiciable significatif sur les relations globales de lONUSIDA avec ces donateurs. Il est important dinsister sur la mission et le rle de coordination de lONUSIDA de sorte que les donateurs aient pleinement conscience de ses domaines dintervention. Si les donateurs souhaitent toujours sintresser un domaine dactivit spcifique qui entre dans la mission dun coparrainant, le Secrtariat de lONUSIDA doit soit aiguiller le donateur vers ledit coparrainant soit ngocier les financements qui seront canaliss par son intermdiaire pour tre mis en uvre par le coparrainant. Afin de trouver le meilleur arrangement financier et administratif pour acheminer les fonds, il est conseill de ngocier la fois avec le donateur et le coparrainant. Le Chapitre 3 du prsent manuel fournit des dtails sur les diffrentes modalits dacheminement des fonds. Si un donateur prfre toujours ngocier bilatralement avec le Secrtariat de lONUSIDA sans financer directement le Programme commun, il doit tre incit couvrir des insuffisances de financement recenses dans les plans de travail annuels de pays avaliss du Secrtariat sur la base dune proposition de financement spcifique. A loccasion, les donateurs peuvent aussi demander au Secrtariat de servir, en dehors de la procdure du GNUD (voir Section 3.1.2), de canal pour acheminer des fonds allous un bnficiaire/projet spcifique. Dans ce cas, il faut encourager les donateurs apporter directement les fonds un partenaire de mise en uvre appropri, le Secrtariat faisant alors fonction de ngociateur.
des pays. Il aide aussi les donateurs engager leurs fonds en direction de leffort commun plutt qu lappui de propositions individuelles de financement. Alors que les progrs de la rforme de lONU conduisent llaboration dun plus grand nombre de programmes communs dappui des Nations Unies sur le sida, les initiatives de mobilisation des ressources doivent uniquement tre orientes vers la couverture des insuffisances de financement des activits desdits programmes et, lorsque ceux-ci ne sont pas encore labors, des activits des plans de travail annuels des Equipes conjointes. Certaines Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida ont dj achev la prparation de programmes communs dappui des Nations Unies et lon peut obtenir des exemples et des orientations complmentaires dans ce domaine sur le site Internet de lONUSIDA8. Les coparrainants mobilisent des fonds pour leurs domaines techniques au sein du programme commun dappui des Nations Unies. Il est cependant essentiel que les organismes qui collectent des fonds informent lEquipe conjointe des Nations Unies sur le sida de leurs activits de mobilisation de ressources. Le plan de travail annuel du cadre du programme commun dappui des Nations Unies est un document dynamique qui tient compte des activits nouvelles et/ou non planifies. LEquipe conjointe des Nations Unies sur le sida a besoin de formuler et de mettre en uvre une stratgie pour traiter ces priorits.
http://www.unaids.org/fr/CountryResponses/MakingTheMoneyWork/jointUNteams.asp
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CHAPITRE 3 -- Gestion des contributions Le Programme de lONUSIDA est une structure unique cre dans lesprit de la rforme des Nations Unies pour garantir une certaine cohrence tout en maintenant les cots administratifs au plus bas. Afin de se conformer aux modalits financires et de choisir les moyens les plus efficaces pour canaliser les fonds extrabudgtaires, il est important de comprendre que lONUSIDA a t cr comme un programme et pas comme un organisme ou un fonds indpendant. Ainsi, le Programme de lONUSIDA (y compris son Secrtariat au sige, les Equipes dappui aux rgions et les Bureaux de pays) na pas didentit juridique propre ou de service de trsorerie. Il sappuie sur les personnalits juridiques et les structures administratives et financires de ses coparrainants pour mettre en uvre ses activits, y compris le recrutement de personnel, lachat de biens et de services, et les questions fiduciaires et financires. La rsolution 1994/24 9 de lECOSOC et le Mmorandum dAccord conclu entre les coparrainants attribuent spcifiquement la responsabilit de ladministration lappui du Programme lOrganisation mondiale de la Sant. Le Mmorandum dAccord attribue aussi au PNUD (par le biais du systme du Coordonnateur rsident) le rle implicite de fournir un appui lONUSIDA lchelon des pays dans la mesure o le Secrtariat nest pas un organisme excutif ; il sappuie sur les structures administratives et financires du PNUD pour laider mener bien ses activits. Les accords de service conclus entre le Secrtariat, lOMS et le PNUD 10 documentent les accords spcifiques de travail et sont examins priodiquement. Ce chapitre prsente les modalits et les options permettant de recevoir les fonds et d'y avoir accs et les processus dapprobation concerns.
http://data.unaids.org/pub/ExternalDocument/1994/ecosoc_resolutions_establishing_unaids_en.pdf https://intranet.unaids.org/files/u7/ArrangementsBetweenUNAIDSandUNDP.pdf 11 Le Fonds fiduciaire de lONUSIDA est intgr dans le systme financier de lOMS et sert canaliser les fonds du BPTI et dautres fonds destins au Programme de lONUSIDA.
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Procdure : Dans le cadre de ce mcanisme, un accord est tabli sur la base dune proposition de financement convenue entre le Secrtariat de lONUSIDA et un donateur ou le Secrtariat de lONUSIDA et plusieurs donateurs lorsque ceux-ci sont plus dun souhaiter apporter leur contribution un mme projet. Dans ce cas, les donateurs incluent les coparrainants et les autres organismes des Nations Unies. Aprs signature de laccord et conformment aux programmes de dcaissement convenus, le donateur vire des fonds dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA. Bien que certains donateurs bilatraux soient susceptibles de proposer/de prfrer leur propre modle daccord, il existe certaines dispositions en vertu des Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA qui ne peuvent pas tre modifies. Afin de sassurer que celles-ci sont respectes, il est conseill en premier de proposer le modle daccord de donateur du Secrtariat de lONUSIDA (Annexe 3A) sauf si la modalit est rgie par dautres instruments tablis, tels que les mcanismes du GNUD. Dans le cas o le donateur prfrerait utiliser son propre modle, alors les dispositions de lOMS/ONUSIDA devront tre approuves par le donateur et intgres. La clause de vrification est la disposition la plus importante et il faut, le cas chant, expliquer aux donateurs que les ressources financires de lONUSIDA sont mises en uvre par le biais des coparrainants (principalement lOMS et le PNUD) et sont de ce fait assujetties leurs mcanismes de vrification internes et externes, et que des rapports daudit sont priodiquement fournis leur organe directeur respectif. Lorsque des accords cadres existent entre le Secrtariat et certains donateurs, une formulation spcifique est ncessaire pour les accords ultrieurs avec le donateur concern et lon peut trouver des informations appropries concernant cette question auprs du RMO. Les dispositions des accords entre le Secrtariat de lONUSIDA et les coparrainants ou dautres organismes des Nations Unies diffrent de celles des accords conclus avec des donateurs bilatraux ; le modle du Secrtariat de lONUSIDA relatif aux accords avec les Nations Unies (Annexe 3B) doit tre propos sauf si lorganisme insiste pour utiliser son propre formulaire. Les amendements des lettres daccord originales approuvs ultrieurement entre les parties sont formaliss par des avenants la lettre daccord originale et ses annexes, le cas chant. Le processus dautorisation et de signature qui sapplique est le mme que pour les lettres daccord originales et laccord amend est accompagn dune lettre denvoi dcrivant les amendements (modle du Secrtariat, Annexe 3C). On peut demander une aide pour llaboration de projets daccord et damendement auprs des Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires, des membres du Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires ou du Bureau de la mobilisation des ressources avant daborder le processus officiel dautorisation.
(II) Le Secrtariat a aussi la possibilit de recevoir des fonds dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA par le biais des procdures de gestion de fonds mises en place par le Groupe des Nations Unies pour le Dveloppement. Ces procdures sont composes (i) des mcanismes de gestion canalise, de gestion groupe ou de gestion parallle des fonds tablis pour faciliter lacheminement et la gestion de fonds collects lappui des programmes communs des Nations Unies (Note dorientation sur la programmation conjointe12 date du 19 dcembre 2003) et (ii) des Fonds daffectation spciale multi-donateurs (MDTF)13.
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http://www.undg.org/?P=16 http://www.undp.org/mdtf/trustfunds.shtml
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Procdure : Le choix de lun de ces mcanismes de financement ou dune combinaison de plusieurs doit tre fond sur la manire dassurer la mise en uvre la plus efficace, efficiente et respectueuse du dlai imparti, et de rduire les cots de transaction pour les partenaires nationaux, les donateurs et les Nations Unies. Des descriptions dtailles de ces trois mcanismes sont fournies dans la Note dorientation sur la programmation conjointe (lien hypertexte) du GNUD date du 19 dcembre 2003 ainsi que dans le glossaire du prsent manuel. Lorsque ncessaire, des conseils pour choisir le meilleur mcanisme pour une situation donne peuvent tre obtenus auprs du bureau local du PNUD. Gestion parallle des fonds : dans le cadre de ce mcanisme, chaque organisme qui participe au programme commun gre ses propres fonds, quils proviennent des ressources de base ou extrabudgtaires, et lorsque les interventions visent des rsultats communs, mais avec des partenaires nationaux, surpranationaux et/ou internationaux diffrents. Gestion groupe des fonds : dans le cadre de ce mcanisme, les organismes des Nations Unies participants travaillent en direction de rsultats communs avec un partenaire commun national ou supranational et/ou dans une zone gographique commune. Dans ce mcanisme, les organismes des Nations Unies participants groupent leurs fonds auprs dun organisme de lONU. Ce dernier qui gre les ressources (lAgent de gestion) est choisi conjointement par tous les organismes participants. Gestion canalise des fonds : dans le cadre de ce mcanisme, un/des donateur(s) et les organismes des Nations Unies participants conviennent dacheminer les fonds destins un programme commun par lentremise dun organisme de lONU participant. Ce dernier qui canalise les ressources (lAgent administratif) est choisi conjointement par tous les organismes participants. Dans le cadre de la gestion canalise des fonds, le Secrtariat de lONUSIDA peut : (a) participer en tant que partenaire des Nations Unies avec dautres organismes de lONU en contribuant llaboration du Document du programme commun et de son budget/plan de travail associ, et en signant le Mmorandum dAccord correspondant conclu entre les partenaires des Nations Unies et/ou (b) sil est choisi titre exceptionnel pour faire fonction dAgent administratif, (a) assumer les responsabilits14 attribues cette fonction telles que dcrites dans la Note dorientation du GNUD et tre engag eu gard ces responsabilits en vertu du Mmorandum dAccord, et (b) conclure la Lettre dAccord avec le(s) donateur(s). Le mcanisme le plus frquemment utilis ce jour par le Secrtariat de lONUSIDA est la gestion canalise des fonds, habituellement lchelon des pays dans le contexte du financement de programmes communs dappui des Nations Unies, et au niveau rgional pour des projets grs par les Equipes dappui aux rgions (EAR). Bien quil soit possible que le Secrtariat soit lun des partenaires participants des Nations Unies, il doit envisager daccepter de faire fonction dAgent administratif en dernier recours seulement tant donn la charge administrative que cela impose aux effectifs limits du Secrtariat, labsence de service de trsorerie et le fait que les coparrainants sont normalement mieux placs pour assumer ce rle. Il est recommand dutiliser les modles fournis dans la Note dorientation du GNUD pour les diffrents types daccords. Fonds daffectation spciale multi-donateurs (MDTF) : dans le cadre de ce mcanisme, les donateurs groupent les ressources pour appuyer les priorits nationales et permettre plus facilement aux organismes des Nations Unies de travailler et de raliser leurs activits en troite coordination et collaboration. Ce sont des sources potentielles importantes pour financer la riposte au sida15. Le Bureau des MDTF bas au PNUD fait fonction dAgent administratif pour tous les Fonds daffectation spciale multi-donateurs. Dans les pays bnficiant de tels fonds, il est recommand de prendre conseil auprs du Bureau des MDTF pour obtenir des orientations et des modalits/modles spcifiques applicables aux fonds daffectation spciale multidonateurs suivis.
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Les responsabilits incluent de garantir que des informations actualises sont communiques chaque anne la Trsorerie de lOMS pour respecter le dlai butoir de sept jours pour lacheminement des fonds aux partenaires des Nations Unies participants 15 En dcembre 2008 : des MDTF et des Programmes communs administrs par le PNUD sont en place au Darfour, en Rpublique dmocratique du Congo, au Liban, au Malawi ; des fonds de linitiative pilote Une seule ONU sont en place en Albanie, au Cap-Vert, au Mozambique, au Pakistan, au Rwanda, en Rpublique-Unie de Tanzanie, en Uruguay, au Viet Nam, au Soudan, en Irak et au Npal.
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3.1.2 Fonds conservs par le PNUD devant tre mis en uvre par le Secrtariat
A lchelon du pays, les fonds obtenus pour des activits devant tre mises en uvre par le Secrtariat peuvent aussi tre conservs dans un compte du PNUD sur lequel le Bureau local de lONUSIDA a la possibilit de tirer de largent en fonction des plans de travail convenus. Les options suivantes sont possibles. Procdure :
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Le Point focal charg des ressources extrabudgtaires de lEAR guidera llaboration de laccord de donateur et obtiendra les autorisations ncessaires auprs du sige/du Bureau de la mobilisation des ressources, de lUnit Budget, Finance et Administration, et du Dpartement de lAppui technique et oprationnel, pour garantir le respect des rglementations et rgles de procdure et financires. Les COP obtiendront une autorisation crite du Directeur de lEAR ou du Directeur excutif adjoint en fonction du montant avant la signature de laccord avec le donateur ou du Mmorandum dAccord entre les partenaires des Nations Unies.
Fonds mobiliss par les dpartements du sige du Secrtariat pour une mise en uvre lchelon des pays et au niveau rgional
Linitiateur obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) de son Directeur/sa Directrice de Dpartement pour poursuivre les ngociations et informera le Directeur de lEAR concern (et le Directeur du Dpartement de lAppui technique et oprationnel pour les montants gaux ou suprieurs US$ 500 000), en plus du RMO et de lUnit Budget, Finance et Administration ; un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen. Pour les contributions gales ou suprieures US$ 500 000, le Directeur de Dpartement obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) du Directeur excutif adjoint avant daller plus loin. Linitiateur obtiendra les autorisations avant la signature de laccord de donateur auprs du RMO et de lUnit Budget, Finance et Administration pour garantir le respect des rglementations et rgles de procdure et financires.
Fonds mobiliss par les dpartements du sige du Secrtariat pour une mise en uvre au niveau mondial
Linitiateur obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) pour poursuivre les ngociations avec les donateurs auprs du Directeur de Dpartement quel que soit le niveau de financement et sur la base du respect des principes de mobilisation des ressources tablis ; un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen. Pour les contributions gales ou suprieures US$ 500 000 et/ou lorsquil sagit de financements concernant des postes de personnel, le Directeur de Dpartement obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) du Directeur excutif adjoint avant daller plus loin ; un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen. Linitiateur obtiendra les autorisations appropries avant la signature de laccord de donateur auprs du RMO et de lUnit Budget, Finance et Administration pour garantir le respect des rglementations et rgles de procdure et financires.
NOTE : Le processus dagrment des projets daccord est facilit par le Groupe consultatif charg des ressources extrabudgtaires des fins de rapidit et de cohrence. Un minimum dune semaine est ncessaire.
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Signatures
Au niveau du pays : Les COP peuvent signer les accords avec les donateurs quels que soient les montants une fois que les autorisations ncessaires ont t obtenues par crit auprs du Directeur de lEAR ou du Directeur excutif adjoint, en fonction des montants, comme indiqu dans le tableau cidessous. Au niveau de lEAR : Les Directeurs dEAR peuvent signer les accords avec les donateurs quels que soient les montants une fois que les autorisations ncessaires ont t obtenues par crit auprs du Directeur excutif adjoint, en fonction des montants, comme indiqu dans le tableau ci-dessous. Au niveau mondial : Tous les accords seront signs par le Directeur excutif adjoint quels que soient les montants une fois que toutes les autorisations ncessaires ont t obtenues. Niveau/type daccord
Au niveau du pays : Lettes dAccord avec les donateurs et Mmorandums dAccord entre les partenaires lchelon des pays Au niveau rgional : Lettres dAccord avec les donateurs Au niveau mondial : Lettres dAccord avec les donateurs quels que soient les montants
Approbation crite
Pour des fonds infrieurs US$ 500 000 Directeur de lEAR Pour des fonds gaux ou suprieurs US$ 500 000 Directeur excutif adjoint Pour des fonds gaux ou suprieurs US$ 500 000 Directeur excutif adjoint Directeur de Dpartement Directeur excutif adjoint
Signatures
COP
Directeur de lEAR
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protection des flux de financements vers le BPTI, de lappui aux efforts de mobilisation de ressources, de ltablissement, du renforcement et de lentretien des relations avec les donateurs, de laide aux donateurs pour canaliser des fonds supplmentaires destins des projets spcifiques et de laide au personnel du Secrtariat qui participe des initiatives de mobilisation de ressources pour analyser et cartographier des communauts de donateurs spcifiques. Laptitude du RMO fournir aux donateurs des informations prcises et actualises sur lensemble des demandes de financement a un effet direct sur le Programme de lONUSIDA considr globalement et est essentielle pour sa capacit collecter des fonds suffisants, en particulier pour le BPTI. Afin de garantir que lONUSIDA fournit aux donateurs les informations pertinentes les plus actuelles, les Equipes dappui aux rgions (EAR) et les Bureaux de pays de lONUSIDA sont tenus, ainsi que les units au niveau du sige, dinformer le RMO de toutes les relations rciproques avec les donateurs avant dtablir des demandes officielles de fonds et dinformer le Bureau de toutes les autres questions relatives la capacit de lONUSIDA collecter des fonds.
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du Comit dexamen des programmes du Secrtariat de lONUSIDA16. Le Livre bleu17 du Secrtariat de lONUSIDA fournit des informations dtailles sur toutes les modalits dengagement contractuel utilises par le Secrtariat et il convient de sy rfrer pour trouver des orientations, y compris ds le dbut lorsque lon dtermine le type daccord susceptible dtre le mieux adapt une activit spcifique. Il faut galement consulter le Manuel des oprations sur le terrain18 dans la mesure o il compile des conseils concernant toutes les oprations lchelon des pays. Outre les instruments dengagement contractuel permettant davoir accs aux fonds, le Secrtariat utilise des bons de commande avec le Bureau du PNUD comme fournisseur de biens et de services pour allouer des fonds du Fonds fiduciaire lchelon du pays pour un ensemble spcifique dactivits au sein dun plan de travail approuv. Dans le cadre de ce dispositif, le Secrtariat de lONUSIDA autorise le PNUD dcaisser des fonds conformment ses propres rgles et rglementations. Modalits du PNUD : la mise en uvre de plans de travail confie au PNUD par le biais de bons de commande du PNUD est assujettie aux rgles et rglementations de cet organisme tels quapplicables aux diffrents types dactivits (ex : slection dun lieu pour un sminaire, choix dun consultant local pour conduire une tude ou membres du personnel des services gnraux temporaires pays par lintermdiaire du PNUD). Comme pour le Comit dexamen des programmes du Secrtariat de lONUSIDA, lengagement contractuel par le PNUD est assujetti une autorisation de son Comit des contrats, des biens et des achats. Pour plus de dtails sur les rglementations et rgles du PNUD, prire de consulter votre Bureau local du PNUD. Le bureau demandeur doit cooprer troitement avec le Bureau local du PNUD pour mettre en uvre les activits du plan de travail convenu dans le respect des rgles et rglementations du PNUD. Les modalits et procdures appliquer dpendront de la nature des activits individuelles contenues dans la proposition de financement jointe lAccord de donateur (voir la description de lexemple mentionne dans lAnnexe 1). Le plus souvent, la mise en uvre sera ralise via lutilisation dune combinaison de procdures rgies par les rgles des trois organismes OMS, PNUD et Secrtariat de lONUSIDA. LAnnexe 6 fournit un exemple montrant les rgles, rglementations et procdures quil faudrait suivre pour mettre en uvre une gamme de lignes budgtaires et dactivits que lon trouve couramment dans des propositions de projet et des plans de travail.
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CHAPITRE 4 -- Comptes-rendus aux donateurs On ne dira jamais assez quel point il est important dtablir en temps voulu des comptes-rendus de bonne qualit. Un bon rapport promeut la responsabilit et la crdibilit de lONUSIDA, le professionnalisme de son personnel et le respect que nous avons lgard de nos donateurs, et a des consquences sur le financement futur du Programme considr dans son ensemble. Contrairement aux larges obligations de compte-rendu associes aux contributions verses au profit du BPTI, mobiliser des fonds extrabudgtaires implique dtablir des comptes-rendus financiers et descriptifs spcifiques pour chaque accord conclu avec un donateur quel que soit son montant. Lorsque lon ngocie un accord et prpare des calendriers de versement et de compte-rendu, il est important de sassurer que lon prvoit un dlai suffisant pour prparer en temps requis les rapports destins rpondre aux attentes des donateurs. Les comptes-rendus aux donateurs se composent gnralement de deux types de rapports un rapport descriptif et un rapport financier. Il est essentiel de sassurer que ces rapports soient cohrents et portent sur les mmes activits et les mmes thmes. Ce chapitre prsente des directives pour faciliter ltablissement de rapports sur lutilisation des fonds extrabudgtaires lchelon des pays, sur le plan rgional et au niveau mondial ngocis dans le cadre daccords bilatraux. Lorsque les fonds sont canaliss par le biais des procdures du GNUD, il convient de respecter les directives de ce Groupe19, et ce, bien que les conseils suivants soient aussi susceptibles daider amliorer la qualit des rapports. Le manuel contient galement un modle de compte-rendu aux donateurs et des modles de rapport.
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Au sein de lensemble du systme des Nations Unies, un portail de compte-rendu est disponible sur Internet pour tablir des rapports sur les contributions des Fonds daffectation spciale multi-donateurs (MDTF) et lon peut obtenir des conseils cet gard auprs de lUnit Budget, Finance et Administration au sige. http://www.undp.org/mdtf/reporting_portal.shtml
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b)
Le rapport financier pouvant tre tabli beaucoup plus rapidement et avec moins defforts que ltat financier certifi, il convient de le proposer aux donateurs. Lorsque le PNUD conserve des fonds pour le compte du Secrtariat, un rapport financier doit lui tre demand. Les rapports doivent indiquer clairement la priode couverte et il faut que les informations financires correspondent cette priode. Bon nombre daccords de donateur indiquent dj les variations maximales autorises par rapport au budget ; toute modification de celui-ci requiert un agrment du donateur, lequel doit tre document dans le rapport. Il est important de garantir la cohrence entre le rapport descriptif et le rapport financier de sorte quils parlent des mmes choses et rendent compte des mmes activits, problmes, etc. Lorsque des fonds sont conservs par le PNUD pour le compte du Secrtariat, bien que le PNUD soit tenu de fournir un rapport financier, il incombe au bureau/personnel du Secrtariat de lONUSIDA qui sest charg de mobiliser les fonds de garantir la cohrence et la compatibilit de ces chiffres avec ceux du rapport descriptif.
Les Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires et les membres du personnel dsigns dans les dpartements du sige aident acheminer les rapports au RMO et sassurent que les autorisations sont obtenues. Un examen final et une adaptation en fonction des obligations spcifiquement imposes par les donateurs sont assurs par le RMO. Ce dernier se charge dobtenir des traductions et des tats financiers certifis avant de remettre les rapports aux donateurs. Les rapports de qualit insuffisante sont retourns ceux qui les ont prpars par lintermdiaire du directeur ayant approuv le financement. A lexception des rapports conjoints sur des fonds mobiliss lchelon des pays dans le cadre dune initiative commune des Nations Unies, les rapports doivent tre achemins par lintermdiaire du RMO et ne doivent pas tre remis directement au donateur.
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Visibilit : la CE fournit chaque anne aux organismes des Nations Unies dimportants fonds pour le dveloppement et lhumanitaire ( 1,1 milliard en 2007) et les bnficiaires sont tenus de sassurer que la contribution de la CE est visible dans le pays bnficiaire et dans lUnion europenne afin de montrer le bien-fond de ces dpenses aux contribuables europens. LACFA contient des clauses de visibilit que tous les bureaux recevant des fonds de la CE doivent bien connatre et les EU-UN Joint Visibility Guidelines for EC-UN Actions in the Field (lignes directrices conjointes UE-NU pour les actions extrieures CE-NU)21 fournissent des conseils concrets pour aider les organismes des Nations Unies choisir le type daction de visibilit adapt leur situation. Il convient daccorder de lattention la fois la conception du plan de visibilit, qui est une composante obligatoire de chaque contrat daccord, et sa mise en uvre. Outre laffichage du logo de lUE sur les matriels achets avec des fonds CE (interprtation restrictive de la clause de visibilit), les fonds allous au plan de visibilit peuvent tre utiliss de manire crative, en organisant, par exemple, des voyages de journalistes, en produisant des spots pour la radio et en invitant des contreparties de la CE des confrences et des runions dinformation de presse, entre autres choses. Les bureaux de pays de lONUSIDA sont invits discuter de leur interprtation des clauses de visibilit avec les dlgations locales de la CE. Etablissement de rapports : les rapports ne sont pas les seuls moyens permettant de fournir des
informations la CE, mais ils sont une condition pralable la rception de nouveaux versements de prfinancement et des versements finaux. Il est demand aux organismes des Nations Unies de soumettre un rapport intermdiaire descriptif et financier annuel, accompagn dun plan de travail et dun budget prvisionnel pour lanne suivante de mise en uvre et dune demande de versement. Il nexiste pas de modle spcifique de la CE pour tablir des rapports. Les bureaux bnficiant de financements de la CE doivent suivre les conseils de la dlgation locale spcifique de la CE, tant en ce qui concerne le contenu que la forme. En labsence dinstructions prcises, le personnel du Secrtariat doit suivre les directives et les modles de compte-rendu du Secrtariat de lONUSIDA.
LAdministrateur de projet de la dlgation de la CE doit fournir un appui et des orientations tout le long du processus de mise en uvre et des tapes de compte-rendu, et il incombe au bureau ou au personnel de lONUSIDA responsable de la mise en uvre du projet de se mettre en contact avec lAdministrateur de projet de la CE pour lui fournir des mises jour rgulires du projet et discuter dventuels amendements. Au-del des relations contractuelles spcifiques, les bureaux de pays de lONUSIDA sont encourags renforcer le partenariat avec leur dlgation locale respective de la CE. Comme indiqu dans le Chapitre 4 du Manuel, il est essentiel pour que lONUSIDA puisse continuer de bnficier des financements de la CE quil montre son bon fonctionnement et remplisse scrupuleusement
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/other_documents_related_unit ed_nations/index_fr.htm
21 20
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
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ses obligations contractuelles, tant en termes de respect des dlais que de qualit. Des rapports de mauvaise qualit et remis en retard grvent srieusement la crdibilit. Le bureau de Bruxelles de lONUSIDA est disposition pour faciliter la prise de contacts et la cration de partenariats avec des dlgations locales de la CE. Japon : modles de compte-rendu spcifiques ( obtenir auprs du RMO) Fonds dacclration programmatique : modle de compte rendu spcifique. Voir les directives ladresse http://data.unaids.org/UNA-docs/paf_guidance-notes-2004-05_fr.pdf Royaume-Uni : les accords avec le Royaume-Uni doivent faire rfrence laccord cadre global (20082011) entre le Secrtariat de lONUSIDA et le gouvernement du Royaume-Uni. Etats-Unis dAmrique (CDC) : les CDC ne financent que des projets dans lesquels le PEPFAR nintervient pas, mais sur lesquels le Fonds mondial cible son appui technique. Avant de contacter les CDC pour demander des financements, prire de contacter le RMO.
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Rsum dorientation Analyse de la situation/gnralits : point pidmiologique et principales difficults auxquelles le pays et le programme commun des Nations Unies sont confronts dans la riposte lpidmie ; leons tires de la collaboration en cours (si celle-ci est suffisamment bien couverte par le Bilan commun de pays, il convient de le mentionner tt dans le document) Cibles nationales et plan stratgique national : situation, tapes majeures et budget/cot Objectifs : Rsultats des activits proposes et impact sur lpidmie ; indicateurs de russite Description des activits proposes (y compris liens avec les Effets directs principaux du BPTI) Modalits de mise en uvre : voir les conseils supplmentaires ci-dessous Budget : lors de llaboration du plan de travail, il est important de sassurer que le budget correspondant est raliste et que son cot est valu avec prcision. Le budget peut tre prsent comme suit :
Stratgies -- Une demi-page Cadre de prsentation des rsultats : Cadre descriptif et logique -- Une deux pages Mcanismes de gestion et de coordination Mcanismes de gestion des fonds Plans de travail et budget (activits raliser au sein du programme commun ; partenaires de mise en uvre, dlais et apports prvus des organismes des Nations Unies participants ) Deux trois pages.
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http://www.undg.org/docs/8928/RevisedStandardJPD-21April2008-UNDG-APPROVED.doc
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Annexes gnrales susceptibles dtre jointes la proposition de financement/au Document du programme commun pour informer le donateur et replacer le projet dans son contexte (matriels disponibles sur le site Internet et le rseau Intranet de lONUSIDA)
Les travaux et la cible des Nations Unies et de lONUSIDA dans le pays donn (plan de travail
du Groupe thmatique des Nations Unies, programmes communs dappui des Nations Unies et besoins en financement) dans le contexte du plan stratgique national
Principes de collaboration : les Trois Principes, les Equipes conjointes des Nations Unies sur
le sida, la planification et les programmes communs
Rpartition des tches et ciblage de lappui des Nations Unies -- rles de chaque organisme dans la mise en uvre du plan et du programme commun
Rsums des documents des CCA et de lUNDAF, profils des coparrainants, plan stratgique
national, clips dinformation illustrant le travail de lONU/ONUSIDA dans le pays.
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le poste sera intgr dans le budget de base et il est de lintrt du bureau bnficiaire de discuter des possibilits futures avec le Directeur de lEAR concern au moment de la demande dapprobation pour collecter des fonds auprs des donateurs afin de financer ce poste ; les Directeurs dEAR sont responsables de la supervision rgionale en termes de besoins en personnel et de la proposition de nouvelles demandes au Sige un rythme biennal, en fonction de lvolution des priorits rgionales.
Taux de change
Le mcanisme de gestion canalise des fonds du GNUD ncessite llaboration de plans de travail et de budgets pour lensemble de la priode anticipe, et pour permettre aux auteurs des plans de travail de les aligner sur les contributions des donateurs, il est recommand dappliquer et de noter le taux de change des Nations Unies applicable au moment de llaboration du document de travail. La valeur dun versement de contribution effectu dans des devises autres que le dollar des Etats-Unis sera dtermine en appliquant le taux de change des Nations Unies en vigueur la date de la signature. Les modles daccord du GNUD requirent que les gains et pertes soient comptabiliss dans le compte du programme commun par lAgent administratif . Le Mmorandum dAccord entre les partenaires stipule : ces montants viendront augmenter ou diminuer les fonds disponibles pour dcaissement au profit des organismes des Nations Unies partenaires . Les directives ne fournissant pas dautres prcisions, il est propos que les Comits dorientation rgionaux conjoints des projets respectifs rpartissent les gains et les pertes en fonction des allocations dans la tranche budgtaire lie.
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Le prsent document constitue une Lettre dAccord entre [nom du donateur] (ci-aprs dsign le Donateur ) et le Secrtariat de lONUSIDA (ci-aprs dsign le Bnficiaire ) lappui du projet/programme dcrit dans la proposition de financement intitule [intitul de la proposition de financement] dont un exemplaire est joint aux prsentes lANNEXE A. En vertu de cet accord, le Donateur et le Bnficiaire (ci-aprs collectivement dsigns les Parties ) conviennent ce qui suit :
Article 1 -- Dcaissement des fonds 1. Le Donateur sengage apporter une contribution de [montant en lettres] ([montant en chiffres]) et tout autre montant supplmentaire de son choix (ci-aprs dsigns la Contribution ) pour soutenir le projet. 2. Le Donateur dposera la Contribution par virement, conformment au calendrier de versement prsent lANNEXE B jointe au prsent Accord, en devises convertibles utilisables sans restrictions, au compte suivant : [choisir parmi les liens hypertextes proposs]. 3. Au moment du virement, le Donateur informera le Secrtariat de lONUSIDA des lments suivants : (a) le nom du donateur, lintitul du projet et le numro de rfrence de laccord, (b) le montant vir, et (c) la date de valeur du virement. 4. Le Compte du projet sera administr par le Secrtariat de lONUSIDA conformment aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA.
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5. Tout intrt 23 crdit au solde du Compte sur lequel la contribution a t dpose sera utilis conformment aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA.
6. Le Compte sera exclusivement assujetti aux procdures de vrification internes et externes stipules dans les Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA.
7. Le Bnficiaire sera autoris allouer une commission administrative de sept pour-cent (7 %) du montant apport par le Donateur pour couvrir les cots dappui au Programme. 8. Tous les comptes et tats financiers seront exprims en dollars des Etats-Unis.
Article 2 -- Mise en uvre du projet 9. Le Bnficiaire ralisera les activits dont il est responsable, conformment au budget indiqu dans la proposition de financement (Annexe A) et aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA. Du personnel sera recrut et gr, des quipements, des fournitures et des services seront achets, et des contrats seront conclus conformment aux dispositions desdites rgles et rglementations.
Article 3 -- Etablissement de rapports 10. Le Bnficiaire remettra au Donateur les rapports suivants : a. Des rapports dactivit descriptifs consolids tous les 12 mois qui devront tre remis au plus tard trois mois aprs la fin de la priode de compte-rendu couverte. b. Des rapports financiers non certifis tous les 12 mois en ce qui concerne les fonds dcaisss du Compte du projet qui devront tre remis au plus tard trois mois aprs la fin de la priode de compte-rendu couverte. c. Un rapport descriptif final et un rapport financier non certifi au moment de lachvement du projet qui devront tre remis au plus tard trois mois aprs la clture financire du Projet. d. Un tat financier certifi final qui devra tre remis au plus tard le 30 juin de lanne suivant la clture financire du Projet.
Article 4 -- Suivi et valuation 11. Le suivi et lvaluation du projet y compris, le cas chant, une valuation approprie ralise conjointement par le Bnficiaire, le Donateur et dautres partenaires seront effectus conformment la proposition de projet.
Les options suivantes sont possibles : Option 1 : Lors de la ngociation des contrats avec les donateurs, la formulation prfre du Secrtariat concernant les intrts est : Les intrts accumuls au titre de la contribution seront conservs par lONUSIDA pour tre utiliss conformment aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA. Option 2 : Si les donateurs nacceptent pas la mise en commun des intrts, il convient de rechercher leur accord pour les rallouer et dutiliser la formulation suivante : Les intrts accumuls au titre de la contribution seront rallous au profit dactivits lies au programme ou au profit dun projet spcifique . Option 3 : Si les donateurs souhaitent rcuprer les intrts, cela est tout fait possible. Cest toutefois loption que le Secrtariat prfre le moins et il convient, avec une mise en perspective, de rappeler au donateur que les intrts susceptibles dtre acquis au titre de leur contribution spcifique seraient bien infrieurs si celle-ci ntait pas regroupe au sein du Fonds fiduciaire.
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Article 5 -- Expiration, modification et dnonciation de lAccord 12. Le prsent Accord ne pourra tre modifi quavec un accord crit conclu entre les parties. 13. Le prsent Accord pourra tre dnonc par lune des parties aprs pravis crit de [trente (30)] jours adress lautre partie, sous rserve du maintien du paragraphe 14 ci-dessous aux fins qui y sont mentionnes. 14. Les obligations assumes par le Donateur et le Bnficiaire en vertu du prsent Accord survivront son expiration ou sa dnonciation dans la mesure du ncessaire pour permettre de mettre un terme aux activits, de retirer le personnel, les fonds et les biens, de rgler les comptes entre les Parties aux prsentes et de rgler les engagements contractuels ncessaires pris avec les sous-traitants, consultants ou fournisseurs, et ce de manire ordonne. Tout solde subsistant au crdit du Compte du projet sera utilis des fins mutuellement convenues par le Donateur et le Bnficiaire.
Article 6 -- Rglement des litiges 15. Tout litige susceptible de survenir entre les parties concernant linterprtation, lapplication ou lexcution du prsent accord, y compris sa validit ou dnonciation, ou concernant tout accord ultrieur susceptible de rsulter du prsent accord et qui ne peut tre rsolu lamiable, pourra tre soumis par lune des parties un arbitrage ayant force obligatoire dfinitif conformment aux Rgles optionnelles de la Cour permanente darbitrage pour larbitrage de diffrents entre des Bnficiaires internationaux et des Etats , telles quapplicables la date dentre en vigueur du prsent accord. Pour le Donateur : Nom : Titre : Adresse : Tlphone : Tlcopie : Courriel : Date : Pour le Secrtariat de lONUSIDA : Nom : Titre : Adresse : Tlphone : Tlcopie : Courriel : Date :
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ANNEXE A :
Proposition de financement
ANNEXE B :
Calendrier de versement (il est aussi possible de prsenter directement le calendrier dans laccord, dans lArticle 1, alina 2, au lieu de le faire figurer dans lannexe) Exemple
Date 17 novembre 2008 17 novembre 2009 Montant US$ 200 000 US$ 350 000 Conditions A la signature de laccord A la rception du rapport dactivit
Etc.
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Le prsent document constitue une Lettre dAccord entre [nom du Donateur] (ci-aprs dsign le Donateur ) et le Secrtariat de lONUSIDA (ci-aprs dsign le Bnficiaire ) lappui des activits/du projet/du programme suivant(es).
A. DESCRIPTION DU PROJET 1. Gnralits : 2. Stratgie du projet et nature des activits : 3. Rsultats escompts : 4. Dpenses prvues :
POSTE BUDGETAIRE USD
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B. ETABLISSEMENT DE RAPPORTS
Le Bnficiaire prparera et remettra les rapports suivants au Donateur :
2. Coordonnes du compte : ( indiquer par le Bnficiaire) 3. Devise : Dollar des Etats-Unis D. CERTIFICATION ET APPROBATION DES PARTIES
1. Le Bnficiaire certifie que la dclaration faite aux prsentes sous la rubrique Nature des activits est une description exacte du projet et que la signature dment autorise ci-aprs reflte lapprobation et lacceptation du prsent Document dAccord. Pour le Bnficiaire : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date :
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2. Le Donateur certifie que la signature dment autorise ci-aprs reflte lapprobation et lacceptation de ce Document dAccord de base. Pour le Donateur : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date :
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Dcrire ici les changements en faisant rfrence aux numros des paragraphes/des annexes et indiquer en conclusion que toutes les autres clauses demeurent inchanges . Prire aussi dindiquer les raisons lorigine des changements.
Si les modifications proposes vous conviennent, prire de contresigner et de retourner la lettre daccord amende. Nous vous remercions de votre appui et de votre confiance permanents. Veuillez agrer lexpression de nos sentiments distingus Directeur... cc : RMO
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Ex : ONUSIDA/bureau metteur/RMS/2008/1....
Le prsent document constitue une Lettre dAccord entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA en vertu de la Clause 46 de lAccord de service PNUD/Secrtariat de lONUSIDA et concernant les activits devant tre mises en uvre par le Secrtariat de lONUSIDA telles quindiques dans le plan de travail joint la Proposition de financement convenue avec le donateur (Annexe A). En vertu du prsent accord, le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA conviennent de la rpartition suivante des responsabilits.
PNUD
1. Le PNUD conservera [montant en lettres] ([montant en chiffres]) pour le compte du Secrtariat de lONUSIDA et dcaissera les fonds en fonction des demandes du Coordonnateur de lONUSIDA dans le pays dans le pays X conformment au budget et au plan de travail contenus dans lAnnexe A et dans le respect de ses rgles et rglementations. 2. Le PNUD sera responsable de la supervision financire et de ltablissement de rapports sur les fonds.
Secrtariat de lONUSIDA
3. Par lintermdiaire du Coordonnateur de lONUSIDA dans le pays, le Secrtariat de lONUSIDA tirera sur les fonds et conduira les activits mentionnes dans le budget et le plan de travail contenus dans lAnnexe A. 4. Le Secrtariat de lONUSIDA sera responsable de la supervision des activits mettre en uvre et de ltablissement de rapports programmatiques, comme stipul dans lAnnexe A.
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Ce texte est propos comme base de ngociation avec le PNUD lchelon des pays Lorsque des fonds sont ngocis dans le cadre des procdures du GNUD, laccord entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA est document dans le Mmorandum dAccord entre les partenaires des Nations Unies participants et lAgent administratif
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Pour le PNUD : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date : Pour le Secrtariat de lONUSIDA : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date :
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Annexe 4 : Modalits pour recevoir des fonds -- les pour et les contre
Comme indiqu dans le Chapitre 3, le Secrtariat a la possibilit dutiliser les mcanismes administratifs et financiers de ses coparrainants, en particulier ceux de lOMS et du PNUD, afin de raliser ses activits. Les options doivent tre examines au cas par cas afin didentifier la plus efficace. Le tableau suivant a pour objectif de fournir des orientations en donnant une liste des pour et des contre relatifs chaque option. Il est cependant important de ne pas oublier que chaque organisme a ses propres rgles de procdure qui doivent tre respectes afin de garantir leur responsabilit et que les avantages des uns par rapport aux autres peuvent ne pas tre significatifs. Pour Recevoir des fonds
Les contributions sont comptabilises dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA et dclares au Conseil de Coordination du Programme, et au-del dans lEtat des recettes et des dpenses et des variations des soldes des fonds de lONUSIDA. Dans la mesure o le Secrtariat fonctionne sur le plan administratif par lintermdiaire de ses coparrainants, le processus administratif est plus lourd.
Approbations et responsabilits
Internes et accessibles Retards possibles dans lobtention des autorisations et des signatures, en raison de la nature complexe du Secrtariat et des nombreux acteurs impliqus. Les procdures sont susceptibles dtre plus longues en raison de la ncessit de passer par diffrents niveaux mondial, EAR, local. Lorsquil faut utiliser lensemble de la contribution au niveau local, la transfrer par le biais dun ou de plusieurs bons de commande peut constituer un processus pesant. Dans ce cas, il est prfrable que le Secrtariat intervienne en tant quinitiateur pour des fonds ngocis directement entre le PNUD et le donateur. Retards occasionnels dans lobtention dautorisations internes pour les rapports.
Etablissement de rapports
Facilit par le fait que le Secrtariat contrle pleinement le suivi des fonds et la mise en uvre des activits.
Approbations et responsabilits
Obligation : Des autorisations de mobilisation de ressources internes sont ncessaires indpendamment du fait que le PNUD soit ou non le signataire de laccord avec le donateur.
Etablissement de rapports
En tant que signataire de laccord avec le donateur, le PNUD est responsable de ltablissement de tous les rapports, sur la base des informations du bureau de pays de lONUSIDA en ce qui concerne la mise en uvre du programme. Le personnel de pays na pas de responsabilit de supervision directe des fonds et est donc tenu de les suivre manuellement pour sassurer que les rapports sur le programme sont cohrents avec les dpenses.
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Mandat :
fournir des conseils et des orientations lorsquils sont demands faciliter lobtention de chaque autorisation administrative et financire demande par les diffrentes units/les diffrents dpartements avant la signature des accords maintenir et partager les bonnes pratiques et les leons tires
Modalits de fonctionnement :
Le Groupe se runit une fois par semaine et sa composition est adapte en fonction de lordre du jour de la semaine. Les remontes dinformation sont compiles et retournes au demandeur par le biais du Point focal de lEAR charg des ressources extrabudgtaires concern ou du reprsentant du dpartement Genve participant au Groupe. Les ordres du jour et les comptes-rendus des runions sont prpars et conservs par le Secrtaire du Groupe consultatif. Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires au 15 fvrier 2009 Groupe de base
Administrateur Relations extrieures, RMO (Prsident) Administrateur Relations extrieures, RMO Administrateur Contrle des comptes, Finance Fonctionnaire des Finances, Suivi des rsultats du plan de travail Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires Merle Wangerin Michael Herold Danijela Mirkovic Dushy Martin Voir tableau ci-dessous
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Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires, par rgion
EAR EAR pour lAsie et le Pacifique EAR pour les Carabes EAR pour lAfrique orientale et australe EAR pour lEurope EAR pour lAmrique latine EAR pour le Moyen-Orient et lAfrique du Nord EAR pour lAfrique occidentale et centrale NOM ET TITRE, Au 15 fvrier 2009 Tracey Newbury, Conseiller de Programme rgional Michel de Groulard, Conseiller de Programme rgional Georges Shaw, Haut responsable des oprations Roman Gailevich, Conseiller de Programme rgional Aldo Landi, Haut conseiller Dveloppement institutionnel Iris Semini, Conseiller de Programme Kizito Nsarhaza Bishikwabo, Conseiller de Programme rgional
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Recrutement de personnel international : Les rglementations et rgles de lOMS et du Secrtariat sappliquent. Les fonds sont tirs directement sur la contribution du donateur dpose dans le Fonds fiduciaire par lUnit Gestion des ressources humaines du Sige du Secrtariat pour rechercher par voie dannonce et recruter le titulaire en fonction du/des profil(s) de poste associ(s) laccord conclu avec le donateur. Le bureau bnficiaire est charg dtablir le profil de poste, dobtenir une valuation prcise du cot du poste et des cots dappui oprationnels, dobtenir un niveau suffisant de financement du donateur et de participer au processus de slection. Equipements : Les rglementations et rgles de lOMS et du Secrtariat sappliquent. Les fonds sont tirs directement par lEquipe Appui oprationnel base au sige du Secrtariat en coopration avec le bureau bnficiaire et conformment aux rgles dcrites dans le Manuel des oprations sur le terrain. Le bureau bnficiaire est charg dtablir une liste dquipements dont le cot est valu et dobtenir un niveau suffisant de financement du donateur ainsi que de travailler avec lEquipe Appui oprationnel le cas chant tout le long du processus dachat. Si lquipement doit tre acquis par le sige, lEquipe Appui oprationnel fera la demande par lintermdiaire de lOMS. Personnel local : Les rglementations et rgles du PNUD sappliquent. Le PNUD est autoris par le Secrtariat de lONUSIDA via son Equipe Appui oprationnel tirer des fonds pour recruter du personnel local conformment aux profils requis indiqus dans le plan de travail convenu. Le bureau bnficiaire est charg dobtenir une valuation prcise du cot du poste auprs du PNUD ainsi que des cots dappui oprationnels et dobtenir un niveau de financement suffisant du donateur et enfin de participer au processus de slection. Consultants internationaux/nationaux : Les rglementations et rgles de lOMS et du Secrtariat sappliquent. Un accord pour excution de travaux ou un contrat de service de consultant est tabli par lEAR ou le sige en fonction du mandat prpar par le bureau bnficiaire conformment la proposition de financement convenue. Les fonds sont directement tirs par lauteur de laccord pour excution de travaux/du contrat de service de consultant. ou Les rgles du PNUD sappliquent : le PNUD est autoris par le Secrtariat de lONUSIDA se charger du recrutement et du rglement du consultant international/national dans le respect du mandat stipul dans le plan de travail et conformment la politique du PNUD. Le bureau bnficiaire est charg, avec le soutien du PNUD, dtablir le mandat et de grer le travail du/des consultant(s).
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Runions et vnements : Les rgles, rglementations et procdures du PNUD et du Secrtariat sappliquent. Utilisant la procdure des bons de commande du PNUD, le bureau bnficiaire soumet les dtails dune activit, au sein de la proposition de financement ou du plan de travail, lEAR/Responsable dautorisation du plan de travail/Finance. Les informations dtailles peuvent se prsenter comme suit : Traduction, rvision et/ou dition de publications de lONUSIDA (XX exemplaires US$ XX par exemplaire) Ateliers (XX participants, XX jours, indemnit journalire $ XX, frais de voyage $ XX) Voyage local (XX jours, indemnit journalire $ XX, frais de voyage $ XX) Evnements spciaux (location du lieu $ XX, location de lquipement $ XX, honoraires $ XX par personne pour XX personnes, sous-traitants pour $ XX, fournitures $ XX, frais de communication $ XX, etc.) Voyage : Les rgles et rglementations de lOMS ou du PNUD sappliquent, en utilisant soit lAutorisation de voyage de lOMS pour le personnel du Secrtariat sous contrat OMS et les conseillers temporaires, soit un bon de commande du PNUD avec instruction au PNUD dorganiser un voyage pour le personnel local du Secrtariat sous contrat PNUD ; cette procdure peut aussi tre applique au recrutement de conseillers temporaires. Acheminement de fonds jusqu une entit tiers sans but lucratif : En utilisant le mcanisme de lAccord de financement de programme, le bureau bnficiaire travaille avec lEAR concerne pour tablir laccord et le faire voluer travers le processus dautorisation du Comit dexamen des programmes.
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I. Gnralits/Principaux objectifs Cette section fournit un rsum succinct du projet tel que prsent dans la proposition de projet. Elle inclut : des gnralits, y compris lenvironnement de travail. un rappel des principaux objectifs. si les objectifs originaux ont t modifis pendant lanne, laccord du donateur doit aussi tre mentionn. une rfrence la manire dont les objectifs du projet sont lis aux cinq domaines cibles et priorits stratgiques de lONUSIDA, et la manire dont il soutient le dveloppement national. une liste de lorganisme responsable de la mise en uvre, des organismes dexcution et des principaux partenaires de mise en uvre. II. Activits, rsultats cls et impact Les informations de cette section incluent : la prsentation des activits entreprises, si possible ventiles par objectif et values en termes de cot. limpact des activits mises en uvre. une valuation de lampleur de la progression du projet par rapport aux rsultats et aux produits escompts pour lanne ou la priode couverte par le rapport. les obstacles la mise en uvre, les leons tires de la rsolution de ceux-ci et les connaissances acquises des valuations et des tudes qui ont eu lieu pendant lanne. les partenariats cls et la collaboration interinstitutions. les autres faits marquants et questions transversales qui sont importants pour les rsultats dont on rend compte.
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III. Plan de travail futur Les informations de cette section incluent : les actions prioritaires planifies pour lanne suivante pour dpasser les obstacles, renforcer les ralisations et les partenariats, et mettre profit les leons tires pendant lanne prcdente. des indications relatives aux principales modifications des stratgies, cibles ou rsultats et produits cls planifis dans le programme. lestimation du budget amend ncessaire (y compris les insuffisances/les excdents de financement). IV. Evaluation globale/Recommandations Cette section a pour but de fournir au donateur une autovaluation critique honnte de limpact et des succs du projet. Indiquer ce qui suit : LONUSIDA a-t-il rempli ses objectifs ? Quels sont les aspects de la mise en uvre qui ont eu un impact particulirement positif ? Y a-t-il eu des problmes et quelles mesures ont t prises pour les rsoudre ? Quelles sont les leons tires et comment seront-elles mises profit lavenir ?
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Annexe 9 : Responsabilits dans le processus de compte-rendu -- Guide tape par tape Points focaux ou personnels dsigns dans les dpartements au niveau mondial.
Conformment sa mission, le RMO examinera les rapports des fins de contrle de qualit et dadaptation pour quils rpondent aux exigences spcifiques des donateurs, le cas chant. Si ncessaire, le RMO obtiendra des claircissements auprs de lauteur du rapport par lintermdiaire des Points focaux chargs des ressources extrabudgtaires ou des personnels dsigns dans les dpartements au niveau mondial. Le RMO obtiendra des tats certifis des recettes et des dpenses auprs de lOMS via le dpartement Budget, Finance et Administration pour la date prvue du rapport. Prire de noter que ltat financier final ne peut tre envoy quune fois que tous les engagements ont t rgls. Des rapports financiers intermdiaires (non certifis) peuvent tre fournis par lUnit Finance du Secrtariat de lONUSIDA. Sauf disposition contraire stipule par le donateur, un tat certifi lui sera fourni avec le rapport final et des rapports financiers intermdiaires seront fournis chaque anne, comme cela est requis sagissant des rapports descriptifs. Le RMO tablira une lettre denvoi et soumettra le rapport au processus dagrment ; il se chargera galement de le faire traduire si ncessaire et dadresser le rapport au donateur. Les rapports reus par le RMO qui ne seront pas de qualit suffisante seront retourns au bureau metteur par le biais des Points focaux chargs des ressources extrabudgtaires ou des personnels dsigns dans les dpartements au niveau mondial pour tre amends. Les bureaux metteurs sont chargs davertir le RMO avec une avance suffisante lorsque des retards interviennent dans la mise en uvre afin de lui demander son aide pour ngocier des prolongations avec les donateurs bien avant que les dates limites de compte-rendu ne soient atteintes. La base de donnes des rapports du RMO gnre des mmos et il est essentiel que le personnel qui gre des fonds extrabudgtaires au niveau du pays, rgional ou mondial conserve un contact direct et en temps requis avec le RMO pour garantir lactualisation de la base de donnes.
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Budget de base : le niveau minimum de financement ncessaire pour les activits les plus essentielles contenues dans le plan de travail intgr. Les fonds du budget de base peuvent tre des contributions objet non dsign ou objet dsign destines financer une de ses activits spcifiques (ex : une initiative thmatique ou gographique). Budget intgr : lensemble complet des budgets ncessaires pour mettre en uvre le Budget-plan de travail intgr compos du budget de base, du budget supplmentaire et des ressources propres des coparrainants. Budget-plan de travail intgr (BPTI) : programme de travail commun des 10 organismes des Nations Unies (coparrainants de lONUSIDA) et dun Secrtariat combin dans un budget et plan de travail biennal qui a pour objectif de maximiser la cohrence, la coordination et limpact de la riposte des Nations Unies au sida. Budget supplmentaire : fonds pour les activits des coparrainants, du Secrtariat ou interinstitutions contenues dans le plan de travail intgr pour largir des activits finances par le budget de base. Les fonds du budget supplmentaire peuvent tre des contributions objet non dsign ou objet dsign pour des activits spcifiques, comme les contributions du budget de base. Cots dappui au programme : Cot indirects variables, c'est--dire, tous les cots induits par lorganisme pour son fonctionnement et lappui de ses activits, projets et programmes, et qui ne peuvent pas tre imputs sans quivoque des activits, projets ou programmes spcifiques. Ces cots incluent habituellement les units de service et dadministration ainsi que leurs systmes et cots oprationnels lis, tels que lvaluation de projet, la formulation de projet, la prparation et le suivi des plans de travail et des budgets, la tenue des comptes dun projet, la supervision/mise en uvre non technique des projets, le recensement de personnel, le contrle des dpenses dun projet, la rception, le dcaissement des fonds, le montage des propositions pour les donateurs, la ngociation des accords, le recrutement et les services lis aux ressources humaines, et ltablissement de rapports financiers. Fonds daffectation spcial multi-donateurs (MDTF) du Groupe des Nations Unies pour le Dveloppement (GNUD) : instrument de financement par lintermdiaire duquel les donateurs groupent les ressources pour appuyer les priorits nationales et permettre plus facilement aux organismes des Nations Unies de travailler et de raliser leurs activits en troite coordination et collaboration. Fonds fiduciaire de lONUSIDA : compte ouvert dans le systme financier de lOMS destin canaliser les fonds du BPTI et dautres fonds destins au Programme de lONUSIDA. Procdure de gestion canalise des fonds du GNUD : mcanisme de gestion de fonds dans le cadre duquel un/des donateur(s) et les organismes des Nations Unies participants conviennent dacheminer les fonds destins un programme commun par lentremise dun organisme de lONU participant. Ce dernier est appel lAgent administratif, canalise les ressources et est choisi conjointement par tous les organismes participants. La responsabilit programmatique et financire incombe aux organismes participants et aux partenaires (supra)nationaux administrant leur part respective du programme commun. Procdure de gestion groupe des fonds du GNUD : mcanisme de gestion de fonds dans le cadre duquel les organismes des Nations Unies participants travaillent en direction de rsultats communs avec un partenaire commun national ou supranational (ex : un dpartement, un bureau de province, une organisation non gouvernementale) et/ou dans une zone gographique commune. Dans ce mcanisme, les organismes des Nations Unies participants groupent leurs fonds auprs dun organisme de lONU appel lAgent de gestion qui est choisi conjointement par les organismes des Nations Unies participants aprs
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consultation du partenaire (supra)national. LAgent de gestion aidera le partenaire (supra)national administrer le programme. La responsabilit programmatique et financire de lappui des Nations Unies au programme commun incombe lAgent de gestion. Procdure de gestion parallle des fonds du GNUD : mcanisme de gestion de fonds dans le cadre duquel chaque organisme participant au programme commun gre ses propres fonds, quils proviennent de ressources de base ou extrabudgtaires et lorsque les interventions des organismes des Nations Unies participants visent des rsultats communs, mais avec des partenaires nationaux, supranationaux et/ou internationaux diffrents. Le document de programme commun doit au moins se composer dun plan de travail commun approuv par tous les organismes des Nations Unies participants, un budget consolid/global indiquant les apports des diffrentes parties impliques, le mcanisme de coordination et la signature des organismes participants. Programme commun du Groupe des Nations Unies pour le Dveloppement (GNUD) : cest un ensemble dactivits contenues dans un plan de travail commun et un budget associ, engageant deux ou plusieurs organismes des Nations Unies et des partenaires (supra)nationaux. Le budget-plan de travail fait partie dun document de programme commun, lequel fournit aussi le dtail des rles et responsabilits des partenaires dans la coordination et la gestion des activits communes. Le document de programme commun est sign par tous les organismes participants et les partenaires (supra)nationaux. Proposition de financement : proposition indpendante, par opposition aux documents de projet dans le cadre de la procdure du GNUD, labore dans le respect des dispositions dcrites dans le Chapitre 2 afin de rechercher des fonds auprs dun/de plusieurs donateur(s). Ressources extrabudgtaires : fonds reus par le Secrtariat pour entreprendre des activits non spcifiquement incluses dans les budgets de base ou supplmentaire et qui sont donc externes au BPTI tel quapprouv par le Conseil de Coordination du Programme (les priorits mergentes ne sont pas incluses dans un BPTI biennal).
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Secrtariat (ni uniquement pour la composante Secrtariat des programmes communs dappui des Nations Unies) et rejeter les opportunits de ngocier de tels fonds pour les coparrainants. Etant donn le rle principal de coordination/ngociation du Secrtariat et le caractre limit de ses ressources humaines, vous devez respecter la politique du Secrtariat et tudier attentivement les cas o vous pouvez accepter des fonds pour la mise en uvre de ses propres activits plutt que les ngocier pour les coparrainants. Q6. Ai-je bien compris et suis-je clairement daccord avec les coparrainants quant ce que lon attend du Secrtariat de lONUSIDA dans le contexte spcifique dans lequel je me situe ? R. Les informations remontes par les coparrainants dans certains endroits rvlent des inquitudes selon lesquelles le Secrtariat ne mobilisait des fonds que pour sa composante du programme commun dappui des Nations Unies. Assurez-vous que les rles et les attentes sont clairement dfinis au niveau de votre poste de travail ainsi quau sein des Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida. Q7. Qui est autoris sengager dans des activits de mobilisation de ressources extrabudgtaires ? R. Le RMO lest et vous ltes si cela fait partie du descriptif de votre poste ou si votre Directeur vous a autoris le faire.
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Q11. Que dois-je faire si un donateur souhaite donner des fonds pour des activits non alignes sur la politique de lONUSIDA ? R. Vous devez vous opposer aux pressions dun donateur lorsque les activits proposes ne salignent pas sur la politique de lONUSIDA. Ce faisant, vous devez essayer de ngocier pour que les fonds soient allous lappui des plans et cadres stratgiques nationaux par le biais des programmes communs dappui des Nations Unies plutt que vous lancer dans quelque chose qui pourrait conduire lONUSIDA intervenir en dehors de sa mission ou dans des domaines dans lesquels il ne dispose pas davantage comparatif. Si vous avez besoin daide, consultez le bureau de la mobilisation des ressources le cas chant. Q12. Que dois-je faire si je rencontre des obstacles ou des retards dans la mise en uvre dun projet ? R. Alertez dabord le RMO de sorte quil puisse anticiper les retards dans les discussions avec les donateurs nattendez pas jusqu la date limite de compte-rendu pour le faire. Recherchez de laide et des solutions alternatives pour dbloquer des situations. En cas de retard dans le recrutement de personnel, toutefois, SOUVENEZ-VOUS que toute embauche court terme destine fournir de laide entre-temps rduira le montant des fonds disponibles pour le poste du titulaire final, cest--dire que la dure du poste initialement prvue sera rduite en fonction des fonds dpenss pour engager une aide court terme. Q13. Que faire si les objectifs initiaux du projet ne sont plus adapts la situation ? Puis-je les modifier ? R. Vous devez respecter les dispositions de laccord de donateur. Certains prvoient une certaine souplesse, dautres requirent une approbation du donateur. Si vous avez de bonnes raisons de justifier une modification du projet, il est peu probable que le donateur sy opposera. Mais il ne faut pas scarter des dispositions initiales sans son approbation pralable. Cela pourrait avoir de srieuses rpercussions. Q14. Nous prvoyons de mettre en uvre un programme en collaboration avec une organisation non gouvernementale locale. Le donateur souhaiterait aussi soutenir le travail de cette ONG mais voudrait acheminer ses fonds par lintermdiaire de lONUSIDA. Est-ce possible ? R. Si lorganisation non gouvernementale nous sollicite pour soutenir des activits alignes sur les priorits de lONUSIDA, il est possible de canaliser les fonds par lintermdiaire du Secrtariat via un Accord de financement de programme et une autorisation du Comit dexamen des programmes. Q15. Pourquoi lONUSIDA doit-il mobiliser des fonds auprs du (et pour le) secteur priv ? R. Le secteur priv26 peut tre un vrai partenaire de dveloppement en ce qui concerne les questions de renforcement des capacits, de transfert de technologie et de financement du dveloppement. Q16. Quels sont les outils et les ressources ma disposition pour maider obtenir lengagement du secteur priv ? R. Le dpartement Partenariats avec le secteur priv de Genve (quipe de trois personnes) est l pour soutenir vos efforts en :
faisant fonction de centre de connaissances, partageant les expriences dautres rgions/pays et prparant des tudes de cas sur les bonnes pratiques conduisant la recherche sur les entreprises et les secteurs fournissant un appui en matire de communication pour les partenariats (liaison avec le dpartement communication du sige et cration de plates-formes de communication au niveau international) aidant mobiliser le personnel dencadrement du sige ou des reprsentants/envoys spciaux pour soutenir les partenariats, et
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inclut les entreprises individuelles, les fondations et les coalitions dentreprises, les fdrations demployeurs, les syndicats de travailleurs, les petites et moyennes entreprises (PME) et lconomie informelle.
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assurant le contact avec dautres partenaires internationaux tels que la Coalition mondiale des entreprises contre le sida, la tuberculose et le paludisme (GBC), le Fonds mondial, lInitiative mondiale en faveur de la sant du forum conomique mondial, la Banque mondiale, lOIT et dautres coparrainants. Un manuel interne destin fournir au personnel de lONUSIDA des orientations pratiques pour adapter lengagement du secteur priv dans la riposte lpidmie. Un modle standard de prsentation sous PowerPoint utiliser lorsque vous rencontrez pour la premire fois une entreprise ou une coalition dentreprises. Des prsentations spcifiques sous PowerPoint sur la cration de nouvelles coalitions dentreprises et le renforcement des coalitions existantes. Une brochure destine aux entreprises intitule Le SIDA est le problme de chacun LONUSIDA & les entreprises : Travailler ensemble qui dcrit le cas dentreprises engages contre le sida, les types de partenariats, les avantages des partenariats et certains exemples de partenariats efficaces avec des entreprises. Des copies papier sont disponibles en anglais, en franais, en espagnol et en portugais.
Elle a labor un certain nombre doutils pour vous aider dans vos actions de sensibilisation, notamment :
Q17. Quand lONUSIDA peut-il (ne peut-il pas) accepter des fonds du secteur priv ? R. Aucun partenariat ne peut tre conclu avec des entits exerant des activits de vente ou de fabrication darmes et darmements ou de leurs composants, des entits qui enfreignent les sanctions des Nations Unies, des entits pratiquant lexploitation et/ou la corruption, et des entits ayant des pratiques incompatibles avec les droits mentionns dans la Convention internationale des droits de lenfant. En outre, il est conseill de ne pas dvelopper de partenariat avec des entits appartenant aux secteurs suivants : tabac, jeux et pornographie. Les partenariats (y compris les dons en numraire) associant des secteurs sensibles tels que lindustrie pharmaceutique et le secteur de lalcool doivent tre examins attentivement par le dpartement Partenariat du sige de lONUSIDA. Les directives de lONU tant rvises et actualises, il faut toujours vrifier auprs du dpartement Partenariats avec le secteur priv ou directement avec lorganisme concern. Q18. Quels sont les risques lis la collecte de fonds auprs du et pour le secteur priv ? R. Il est particulirement problmatique pour les Nations Unies de collaborer avec des entits dont les activits sont contradictoires avec sa Charte, ses normes et ses standards, et il est important de noter que les missions de certains partenaires peuvent exclure que ceux-ci acceptent des fonds de ces entits. Cela sapplique galement lONUSIDA et cest la raison pour laquelle le Programme commun a sign un accord annuel avec Innovest, fournisseur dtudes extra-financires indpendantes de premier plan, afin davoir accs son portail en ligne pour extraire des informations et des notations dentreprises de sa base de donnes qui couvre plus de 2 300 entreprises. Pour avoir des informations sur les socits, prire de consulter le dpartement Partenariats avec le secteur priv. Q18. Que dois-je garder lesprit lorsque je mobilise des fonds auprs du secteur priv ? R. Lune des principales choses se rappeler lorsque lon envisage de solliciter de tels donateurs est que vous reprsentez lONUSIDA dans son ensemble et que les coparrainants sont soumis certaines restrictions du fait de leur mission spcifique. Avant daller plus loin, vous devez donc rflchir attentivement au donateur et rechercher des informations auprs du dpartement Partenariats avec le secteur priv au sige. LONUSIDA a labor une politique spcifique pour orienter ces activits et vous devez suivre de prs ses conseils avant de commencer. En outre, il est essentiel de comprendre les attentes et les objectifs dune entreprise qui est un partenaire potentiel pour sassurer quils sont aligns sur le cadre stratgique de lONUSIDA, les priorits du programme national et les ressources disponibles, et vice-versa. Autrement, vous pourriez vous retrouver faire des promesses excessives et ne pas uvrer hauteur des attentes, ou vous pourriez perdre du temps et des ressources pour un partenariat qui nutiliserait, par exemple, la question de la lutte contre le sida qu des fins de relations publiques.
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Q19. Comment lONUSIDA sengage-t-il avec des fondations ? R. LONUSIDA croit fortement dans limpact que les fondations peuvent avoir sur le financement et/ou dans la cration de partenariats avec des fondations pour des projets et/ou des activits spcifiques. Alors que lONUSIDA travaille et continuera de travailler avec des fondations partenaires, telles que la Fondation Bill et Melinda Gates, la Fondation Ford, la Fondation Kaiser Family, la Fondation Rockefeller et la Fondation Clinton, entre autres, le dpartement Partenariats avec le secteur priv a entrepris un processus de recensement stratgique pour identifier les diffrents points dentre pour le travail des fondations et laborer une stratgie globale pour sengager davantage avec elles afin de maximiser la valeur de chaque partenariat. Restez lcoute, il devrait y avoir de nouveaux dveloppements et des annonces dans ce domaine au dbut 2009.
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Q25. Les cots dappui au programme sont-ils mis disposition du bureau mobilisant la contribution ou sont-ils conservs au niveau central ? R. Les cots dappui au programme sont conservs dans la caisse gnrale pour financer les cots induits par le temps pass par le personnel traiter la contribution de sorte ne pas grever le budget de base. Q26. Comment dois-je faire pour tablir un accord avec un donateur ? R. Proposez au donateur le modle du Secrtariat de lONUSIDA fourni dans le prsent manuel et vrifiez les amendements ou clauses supplmentaires quil est susceptible de proposer avec votre point focal charg des ressources extrabudgtaires (EAR, au niveau du dpartement) ou avec le bureau de la mobilisation des ressources afin de vous assurer que la formulation est conforme aux rgles et rglementations de lONUSIDA/OMS. Nutilisez pas danciens accords sans vrifier que leur formulation est toujours valable. Q27. Est-il possible dapprouver une clause permettant au donateur de vrifier les livres de compte du projet ? R. Cela va lencontre des rgles et rglementations de lONUSIDA/OMS et nest donc pas possible. Les donateurs acceptent gnralement cette position. Q28. Le donateur souhaiterait verser sa contribution par tranches rception des rapports financiers et dactivit descriptifs. La dernire tranche serait verse aprs clture du projet. Est-ce possible ? R. Oui, cest possible. Le montant entier de la contribution est considr disponible la signature de laccord avec le donateur indpendamment des dates auxquelles les tranches seront reues. Il incombe cependant celui qui met en uvre le projet de respecter en permanence les dispositions de laccord de sorte ne pas occasionner dinfraction qui pourrait alors se traduire par un solde financer sur le budget de base. Q29 Nous avons clos notre projet et il reste de largent. Quelles sont nos options ? R. Cela dpendra des dispositions incluses dans laccord de donateur habituellement, les accords stipulent que les soldes seront retourns, mais dans la pratique, il est possible de proposer au donateur des activits lies pour absorber les fonds restants.
Etablissement de rapports
Q30. Quelles seraient les meilleures obligations de compte-rendu pour lONUSIDA ? R. En premier lieu, essayez de promouvoir des rapports larges, ex : rapports pour le Conseil de Coordination du Programme ou autres rapports thmatiques si cela ne fonctionne pas ou risque de ne pas rpondre aux exigences des donateurs, alors choisir lengagement minimum. Contrairement aux obligations de compte-rendu associes aux contributions de base, la mobilisation de fonds extrabudgtaires entrane ltablissement de rapports financiers et descriptifs spcifiques pour chaque accord conclu avec un donateur quel que soit son montant. Cela pourrait devenir une contrainte, en particulier lorsque cette obligation nest pas ralise correctement et lorsque la rputation du Secrtariat considr dans son ensemble et non comme un organe de collecte de fonds uniquement est en jeu. Q31. Puis-je envoyer directement des rapports dactivit au donateur ? R. Non, seul le bureau de la mobilisation des ressources peut le faire, notamment dans la mesure o il est tenu de garantir la qualit des rapports. Suivez les orientations fournies dans le Chapitre 4 du prsent manuel, sauf si vous contribuez la rdaction dun rapport commun au niveau dun pays pour des fonds mobiliss conjointement par les organismes des Nations Unies.
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Le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida (ONUSIDA) unit dans un mme effort les activits de lutte contre lpidmie de dix organismes des Nations Unies : le Haut Commissariat des Nations Unies pour les Rfugis (HCR), le Fonds des Nations Unies pour lEnfance (UNICEF), le Programme alimentaire mondial (PAM), le Programme des Nations Unies pour le Dveloppement (PNUD), le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA), lOffice des Nations Unies contre la Drogue et le Crime (ONUDC), lOrganisation internationale du Travail (OIT), lOrganisation des Nations Unies pour lEducation, la Science et la Culture (UNESCO), lOrganisation mondiale de la Sant (OMS) et la Banque mondiale. LONUSIDA, en tant que programme coparrain, rassemble les ripostes lpidmie de ses dix organismes coparrainants, tout en ajoutant ces efforts des initiatives spciales. Son but est de conduire et de soutenir llargissement de laction internationale contre le VIH sur tous les fronts. LONUSIDA travaille avec un large ventail de partenaires gouvernements et ONG, monde des affaires, scientifiques et non spcialistes en vue de lchange de connaissances, de comptences et des meilleures pratiques travers les frontires.
ONUSIDA 20 AVENUE APPIA CH-1211 GENVE 27 SUISSE Tl. (+41) 22 791 36 66 Fax (+41) 22 791 48 35 Courriel : distribution@unaids.org www.unaids.org