ELGERENTE DE VENTAS Y SUS FUNCIONES Resumen del capitulo numero del libro ADMINISTRACION DE VENTAS(SEGUNDA EDICION) Autores: Rolph

E Anderson Joseph F. Hair Alan J. Bush Comenzaremos por defininir que es un gerente de ventas: El gerente de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de centas. El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero lider, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas. Dentro de sus funciones, tenemos las siguientes: Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el numero uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son mas precisos y a plazos mas cortos. Un objetivo seria vender diez millones en el proximo trimestre. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participacion en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronostico debe ser lo mas preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores. Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Dedbido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien esta llamado a estructurar el departamento. Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores. Esta funcin del gerente de ventas, dpendera de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idonea seria que Rec. Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa. Delemitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estandares de desempeo. Esto es asi, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor s sus zonas geograficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente. Compensa, motiva y guia las fuerzas de venta. La compensacion y la motivacion, son dos practicas similares porque lleva satisfaccion al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensacion de confianza. Los planes de compensacion, son muy variados y dependeran del producto que se este trabajando y de como este organizada la estrcutura de ventas. Conducir el analisis de costo de ventas. Toda planificacion debe tener incluida un analisis de costos. Dentro de esos analisis debe estar definida cual seria el costo para alcanzar las ventas

deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrira la compaa en el desarrollo de su plan. Evaluacion del desempeo de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeo de sus vendedores bsicamente comparando el perodo actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros. Monitorear el departamento. Es mision del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se este llevando cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos. Jeraqua del departamento de ventas Este departamento al igual que otros, puede dividirse jerarqucamente de diferentes maneras, pero la siguiente, en orden descendente, es generalmente la ms aceptada: Vicepresdente de Ventas Gerente nacional de ventas Gerente regional de ventas Gerente del distrito Supervisor de ventas Representante de ventas y Asistente de ventas Integracin de la gerencia de ventas y de marketing Ambas son funciones de marketing en la empresa y es fundamental que tanto el personal de marketing como el de ventas, esten enfocados en objetivos y metas comunes. La oficina de marketing, debe dar soporte a las ventas en diferentes aspectos como son: Publicidad, debe coordinar los esfuerzos publicitarios. Promocin de ventas, est llamada a proveer al departamento de ventas, con material POP, como son folletos, catalogos y otros materiales promocionales fundamentales para la venta. Exposiciones. Tienen un carcter informartivo. Investigacin de mercado. Es la recopilacin e interpretacin de datos referentes al mercado en cuestion. Planeacion de marketing. Sirve de base para la planeacion de ventas. Desarrollo y planeacion de productos. Esta funcion de mercadeo es primordial porque es la que origina nuevos productos que seran incorporados a la carpeta actual y aumentara las posibilidades de ventas al departamento. Desarrollo de mercado. Mediante esta practica el marketing detecta nuevos mercados, donde nuestros productos o servicios, pueden ser comercializados. Cuando las ventas son de producto de instalacion, los cuales no se compran con frecuencia, como una red de informatica, bajo Unix, los factores que intervienen en la venta son diferentes y regularmente son los siguientes: *Alta gerencia, porque cada venta es un logro importante. *Especialistas y tcnicos, quienes conocen a fondo el producto. *Representantes de ventas y servicio al cliente. *Representantes del fabricante. En todo caso y sin importar la naturaleza de la venta, el proceso de planeacion es parte vital del proceso administrativo. Cuando se est planificando, se trata de refinar constantemente la mision de la compaa, se fijan las metas y objetivos, generales y especficos, que conduzcan a

obtener el cumplimiento de la mision de la empresa, la cual es normalmente diseada, por las mas altas esferas jerrquicas de la empresa. La planeacin varia en cuanto a su duracilon dependiendo del nivel de la empresa que se este planificando. Por jemplo, la presidencia planifica en periodos de uno cinco aos, mientras que las ventas se planifican trimetral, mensual o hasta semanalmente. El proceso de planeacion cuenta con pasos fundamentales que son los siguientes: Anlisis de la situacin. En ste, tenemos que estudiar las caracteristicas del mercado, el costo de ventas, la competencia, la mezcla promocional, los factores politicos y los de la macroeconomia que puedan afectar a la empresa, ademas de cualquier otra variable que pueda afectar nuestros pronsticos de ventas. Fijar metas y objetivos. Determinar el potencial del mercado. Significa definir el mximo de ventas posible en el mercado estudiado. Pronstico de ventas. Esto es tomar en cuenta el potencial del mercado y nuestra participacion para estimar las posibles ventas. Seleccionar estrategias. Mediante este proceso se escogen las tcticas y estrategias necesarias para obtener los resultados esperados. Desarrollar actividades. Presupuestar. Crear el plan. Es cuando finalmente elaboramos el documento detallado del plan de ventas. Controlar el plan. Esta ultima fase es la mas importante, porque de ella depende el xito de los esfuerzos realizados en la planificacion y durante el control, podemos determinar posibles fallas en los procedimientos y tomar las medidas a lugar para corregirlas.

GERENTE EL GERENTE ES EL GRAN EJECUTIVO, EL EJECUTIVO QUE, ESTANDO POR ENCIMA DE TODA LA EMPRESA, MANDA Y EST AL FRENTE DE LA GESTIN DE LA EMPRESA. EL GERENTE, CON INDEPENDENCIA DE LAS OTRAS PERSONAS QUE LE AYUDEN EN SUS TAREAS O EN QUIEN TENGA DELEGADAS DETERMINADAS FUNCIONES, ES EL QUE DIRIGE LA EMPRESA. PERFIL EDAD DE 30 A 35 AOS SEXO INDISTINTO ESTADO CIVIL CASADO ESTUDIOS PROFESIONALES EN ADMINISTRACION O CARRERAS AFINES. EXPERIENCIA EN LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO. ACTITUDES &; ACOSTUMBRADO A TRABAJAR EN EQUIPO &; SER OBJETIVO &; ACTITUD DE LIDER &; TENER DON DE MANDO &; INICIATIVA PROPIA &; CAPACIDAD DE TOMA DE DESICIONES FUNCIONES

&; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &; &;

PLANEAMIENTO ESTRATGICO DE ACTIVIDADES REPRESENTACION LEGAL DE LA EMPRESA DIRIGIR LAS ACTIVIDADES GENERALES DE LA EMPRESA. CONTRATACIN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO APROBACION DE PRESUPUESTOS E INVERSIONES. DIRIGIR EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDADES DE LA EMPRESA EMISION DE CIRCULARES PARA EL PERSONAL EN GENERAL. CONTROL Y APROBACION DE INVERSIONES DE LA EMPRESA. SELECCIN DE PERSONAL . AUTORIZAR ORDENES DE COMPRA. AUTORIZAR CONVENIOS A NOMBRE DE LA EMPRESA. DIRIGIR A LA EMPRESA EN LA MARCHA DEL NEGOCIO INTELIGENCIA PARA RESOLVER PROBLEMAS QUE SE PRESENTEN CAPACIDAD DE ANLISIS Y DE SNTESIS CAPACIDAD DE COMUNICACIN DOTES DE PSICOLOGA CAPACIDAD DE ESCUCHA ESPRITU DE OBSERVACIN DOTES DE MANDO CAPACIDAD DE TRABAJO ESPRITU DE LUCHA PERSEVERANCIA Y CONSTANCIA FORTALEZA MENTAL Y FSICA CAPACIDAD DE LIDERAZGO INTEGRIDAD MORAL Y TICA ESPRITU CRTICO

SUBGERENTE PERFIL EDAD: DE 30 A 35 AOS SEXO INDISTINTO ESTADO CIVIL CASADO ESTUDIOS PROFESIONALES EN ADMINISTRACION O CARRERAS AFINES. EXPERIENCIA EN LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO. ACTITUDES &; ALTO SENTIDO DE RESPONSABILIDAD Y HONORABILIDAD. &; CAPACIDAD DE ORGANIZACION. &; CAPACIDAD PARA COORDINAR GRUPOS DE TRABAJO. &; ACTITUDES POSITIVAS EN LAS RELACIONES INTERPERSONALES &; ESTABILIDAD Y CONTROL EMOCIONAL. &; ACOSTUMBRADO A TRABAJAR BAJO PRESION Y POR OBJETIVOS. &; CAPACIDAD DE TOMA DE DECISIONES &; LIDERAZGO

FUNCIONES &; ASESORAR AL GERENTE GENERAL Y A LAS DEMS DEPENDENCIAS DEL NIVEL DIRECTIVO DE LA EMPRESA, EN ASUNTOS JURDICOS Y ADMINISTRATIVOS QUE INTERESEN A LA MISMA Y ABSOLVER LAS CONSULTAS QUE SE LE FORMULEN EN ESTAS MATERIAS. &; EJERCER LA REPRESENTACIN DE LA EMPRESA EN LOS PROCESOS EN QUE ESTA SEA PARTE O TENGA INTERS. &; RESOLVER LAS CONSULTAS QUE FORMULEN LOS TRABAJADORES DE LA ENTIDAD O LOS PARTICULARES, SOBRE LAS FUNCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES DE LA MISMA. &; PROYECTAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES A CARGO DE LA EMPRESA. &; ELABORAR LOS CONTRATOS Y CONVENIOS QUE DEBA CELEBRAR LA EMPRESA &; SELECCIONAR, CONTRATAR Y ENTRENAR PERSONAL ADMINISTRATIVO CALIFICADO PARA IMPLEMENTAR ESTAS POLTICAS, NORMAS Y METAS. &; REVISAR PERIDICAMENTE EL POTENCIAL DE LA EMPRESA PARA INGRESAR O AMPLIARSE A NUEVOS MERCADOS DE TRANSPORTACIN TALES COMO: VENTAS &; HACER CHEQUES FRECUENTES DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS PARA DETERMINAR UN DESEMPEO APROPIADO DE TODOS LOS PUESTOS DE LA ORGANIZACIN &; RESOLVER LOS CONFLICTOS QUE SURJAN DENTRO DE LA EMPRESA &; LEVANTAR ACTAS LABORALES &; VIGILAR QUE EL PERSONAL CUMPLA CON LAS POLTICAS DE LA EMPRESA &; SUPERVISAR LA ELABORACIN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE LA SUBGERENCIA. &; ELABORAR Y REDACTAR INFORMES U OFICIOS REQUERIDOS CORRESPONDIENTES AL REA. &; VERIFICAR QUE SE ATIENDAN OPORTUNAMENTE LAS REQUISICIONES DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA OPERATIVIDAD DE LA ENTIDAD. &; REVISAR Y VERIFICAR EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES. &; ELABORAR PROPUESTAS PARA LA MEJORA DE LAS ACTIVIDADES DE SUBGERENCIA. JEFE DE DEPTO. DE VENTAS EL GERENTE DE VENTAS DEBE LOGRAR SUS DEBERES DENTRO DE UN ESQUEMA MAYOR DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES, ESTRATEGIAS DE MARKETING Y OBJETIVOS DE MERCADO, EN TANTO QUE MONITOREA CONTINUAMENTE EL MACRO MBITO (FACTORES TECNOLGICOS, COMPETITIVOS, ECONMICOS, LEGALES, CULTURALES Y TICOS) Y TODO AQUELLO PBLICO DE LA COMPAA (EMPLEADOS, PROVEEDORES, COMUNIDAD FINANCIERA, LOS MEDIOS, LOS ACCIONISTAS PBLICOS GENERAL, ETC.). PERFIL EDAD: DE 25 A 35 AOS SEXO MASCULINO

ESTADO CIVIL CASADO ESTUDIOS PROFESIONALES EN ADMINISTRACION O CARRERAS AFINES. EXPERIENCIA MINIMA DE DOS AOS ACTITUDES &; &; &; &; &; &; ALTO SENTIDO DE RESPONSABILIDAD Y HONORABILIDAD. CAPACIDAD DE RESPUESTA A LA DEMANDA DEL CLIENTE. ACTITUDES POSITIVAS EN LAS RELACIONES ENTRE CLIENTES ACOSTUMBRADO A TRABAJAR BAJO PRESION Y POR OBJETIVOS. CAPACIDAD DE TOMA DE DECISIONES LIDERAZGO

SUS RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES SON: - PLANEACIN Y PRESUPUESTO DE VENTAS. - DETERMINACIN DEL TAMAO Y ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS. - RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y ENTRENAMIENTO DE LA FUERZA DE VENTAS. - DISTRIBUCIN DE LOS ESFUERZOS DE VENTAS Y ESTABLECIMIENTO DE LAS CUOTAS DE VENTAS. - COMPENSACIN, MOTIVACIN Y DIRECCIN DE LA FUERZA DE VENTAS. - ANLISIS DEL VOLUMEN DE VENTAS, COSTOS Y UTILIDADES. - MEDICIN Y EVALUACIN DEL DESEMPEO DE LA FUERZA DE VENTAS. - MONITOREO DEL MBITO DE LA COMERCIALIZACIN. JEFE DE RECURSOS HUMANOS EL ADMINISTRADOR DE RECURSO HUMANOS ES UNA PERSONA QUE DEBE POSEER HABILIDADES TCNICAS, HUMANAS Y CONCEPTUALES QUE LE PERMITAN DIRIGIR ADECUADAMENTE EL RECURSO HUMANO QUE TIENE A SU CARGO. POR OTRA PARTE SE CONSIDERA IMPORTE QUE EL ADMINISTRADOR DE RECURSOS HUMANOS MODERNO DEBE POSEER VISIN ESTRATGICA, CAPACIDAD CONCERTADORA, INTEGRADORA, INNOVADORA Y SOBRE TODO DESARROLLAR UN ESTILO DE LIDERAZGO QUE SE AJUSTE A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA EN QUE DESEMPEE. ASIMISMO, ES IMPORTANTE QUE TENGA CAPACIDAD PARA ADAPTARSE RPIDAMENTE A LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE, TOMANDO LOS CURSOS DE ACCIN MS CONVENIENTE PARA SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS QUE SE LE PRESENTEN. PERFIL EDUCACION: REQUIERE GRADO UNIVERSITARIO A NIVEL DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS, PSICOLOGA INDUSTRIAL, INGENIERA INDUSTRIAL O ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS. ACTITUDES

EXPERIENCIA: REQUIERE DE 3 AOS DE EXPERIENCIA EN ADMINISTRACIN DE ASPECTOS REFERENTES AL RECURSO HUMANO PARA LOGRAR SU CONTRIBUCIN EN LA CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA. HABILIDAD MANUAL: PRECISA DE HABILIDAD PARA EL MANEJO DE EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE CMPUTO, HERRAMIENTAS O INSTRUMENTOS PROPIOS DEL TRABAJO, MANEJO DE VEHCULOS. HABILIDADES HUMANAS: REQUIERE DE CAPACIDAD PARA TRABAJAR CON OTRAS PERSONAS, PARA MOTIVARLAS, TANTO INDIVIDUALMENTE COMO EN GRUPO. HABILIDADES CONCEPTUALES: PRECISA DE CAPACIDAD MENTAL DE ANALIZAR Y DIAGNOSTICAR SITUACIONES COMPLEJAS. RELACIONES DEL PUESTO: REQUIERE DE HABILIDAD PARA LAS RELACIONES INTERPERSONALES QUE LE PERMITAN DESEMPEAR SUS LABORES SATISFACTORIAMENTE, ESTABLECIENDO CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS A LA ORGANIZACIN. OTROS CONOCIMIENTOS: AMPLIOS CONOCIMIENTOS DE LOS ASPECTOS LEGALES, FISCALES Y LABORALES. CONOCIMIENTOS DEL IDIOMA INGLS. FUNCIONES: &; RESPONSABLE POR LA PLANEACIN, ORGANIZACIN, LIDERAZGO Y CONTROL DE LOS RECURSOS. PLANEACIN: INCLUYE LA DEFINICIN DE METAS, ESTABLECIMIENTO DE ESTRATEGIAS Y EL DESARROLLO DE PLANES PARA COORDINAR ACTIVIDADES. ORGANIZACIN: DETERMINA QU TAREAS HAN DE REALIZARSE, QUIN LAS EFECTUAR, QUIEN REPORTA A QUIEN Y DNDE SE TOMARN LAS DECISIONES. LIDERAZGO: INCLUYE LA MOTIVACIN DE LOS COLABORADORES, SELECCIONAR LOS CANALES DE COMUNICACIN MS EFICACES Y RESOLVER CONFLICTOS. CONTROL: SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES PARA ASEGURARSE DE QUE SE REALICEN DE ACUERDO A LO PLANEADO Y CORREGIR CUALQUIER DESVIACIN SIGNIFICATIVA. JEFE DE MERCADOTECNIA PERFIL EDAD: DE 25 A 35 AOS SEXO INDISTINTO ESTADO CIVIL CASADO ESTUDIOS PROFESIONALES EN ADMINISTRACION O CARRERAS AFINES. EXPERIENCIA MINIMA DE TRES AOS DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA. UBICACIN ORGANIZACIONAL: SE ENCUENTRA EN EL SEGUNDO NIVEL JERRQUICO DE LA ORGANIZACIN, SUBORDINADO A LA DIRECCIN DE LA MISMA.

COORDINACIN:

SU PRINCIPAL COORDINACIN HACIA DENTRO DE LA ORGANIZACIN ES CON LA DIRECCIN Y CON EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS; Y CON DISTINTOS MEDIOS PUBLICITARIOS HACIA FUERA. DESCRIPCIN GENRICA DEL PUESTO: SE ENCARGA DE PROPORCIONAR AL PUBLICO UNA BUENA IMAGEN CORPORATIVA DESCRIPCIN ESPECFICA: SE ENCARGA DE DISEAR DISTINTAS CAMPAAS PUBLICITARIAS DE ACUERDO A LAS TEMPORADAS DE EN LAS CUALES SE VENDE. SELECCIONA LOS MEJORES MEDIOS PUBLICITARIOS PARA ATRAER A LOS CLIENTES. SUGIERE IDEAS DE ATENCIN AL CLIENTE. SE ENCARGA DE MEJORAR CONTINUAMENTE EL SERVICIO QUE SE OFRECE, DE MANERA QUE SE SATISFAGAN LAS NECESIDADES DE DEMANDA DEBE REALIZAR ANUALMENTE UNA INVESTIGACIN DE MERCADOS EN LA CUAL SE ANALICE LOS MS ACTUALES REQUERIMIENTOS DEL MERCADO, CONSTANTEMENTE DEBE VIGILAR EL DESARROLLO DE OTRAS ORGANIZACIONES QUE REPRESENTEN COMPETENCIA PARA LA EMPRESA.. PERIDICAMENTE DEBE APLICAR CUESTIONARIOS DE RETROALIMENTACIN JEFE DE RECURSOS FINANCIEROS PERFIL EDAD: DE 25 A 35 AOS SEXO INDISTINTO ESTADO CIVIL CASADO ESTUDIOS PROFESIONALES EN CONTADURIA PBLICA O CARRERAS AFINES. EXPERIENCIA MINIMA DE DOS AOS UBICACIN ORGANIZACIONAL: SE ENCUENTRA EN EL SEGUNDO NIVEL JERRQUICO DE LA ORGANIZACIN, SUBORDINADO A LA DIRECCIN DE LA MISMA. COORDINACIN: SU PRINCIPAL COORDINACIN HACIA DENTRO DE LA ORGANIZACIN ES CON LA DIRECCIN Y CON EL DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA; CON EL DESPACHO CONTABLE Y PROVEEDORES HACIA FUERA DE LA MISMA. DESCRIPCIN GENRICA DEL PUESTO: SE ENCARGA DE TOMAR LAS DECISIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS NECESARIAS PARA EL BUEN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA, MEDIANTE LA EMISIN, ANLISIS E INTERPRETACIN OPORTUNA DE LA INFORMACIN FINANCIERA QUE ARROGA LA ORGANIZACIN. DESCRIPCIN ESPECFICA: PARTICIPA EN LA CREACIN DEL "PLAN GENERAL DE DESARROLLO ANUAL", EN COORDINACIN CON LA DIRECCIN. PARTICIPA EN LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS, JUNTO CON LA DIRECCIN. SE ENCARGA DE LA SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE

LA INSTITUCIN. REALIZA Y APRUEBA EL PAGO DE HONORARIOS, IMPUESTOS, MANTENIMIENTO, RENTA Y DEMS GASTOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. LLEVA LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y SE ENCARGA DE EMITIR LA INFORMACIN CORRESPONDIENTE. MENSUALMENTE PROPORCIONA AL DESPACHO CONTABLE INFORMACIN NECESARIA PARA LA ELABORACIN DE LA CONTABILIDAD FISCAL.