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ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA ENTIDAD 1. Las cinco cuentas bsicas de la contabilidad La estructura bsica de la contabilidad en todos los sistemas es sencilla. Hay varios conceptos, definiciones de trminos, clasificaciones, principios de contabilidad aceptados y normas gubernamentales que rigen las partes de un sistema contable y cmo se relacionan entre s. El conocimiento de los conceptos, las definiciones y las reglas que gobiernan una parte de la estructura contable es esencial para comprender las otras, y cmo trabajan en conjunto. El elaborar un sistema contable es similar a construir una pared de ladrillos. Al principio puede ser difcil darse una idea de cmo lucir la pared ya terminada, pero si se siguen con cuidado los planos o las instrucciones, todas las partes del proyecto quedarn en el lugar correcto. Esto tambin es cierto en un sistema contable bien elaborado. La estructura contable tiene cinco cuentas o clasificaciones bsicas: 1. 2. 3. 4. 5. Activo Pasivo Capital Ingresos Egresos
Activo. Es un recurso econmico propiedad de un negocio, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo real del artculo. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeo negocio de servicio puede tener slo un camin, materiales y una oficina en la propia casa del dueo. Una gran tienda o una empresa fabril puede tener edificios, mobiliarios, mquinas y equipos. Algunos ejemplos de activos son el efectivo, materiales, terrenos, edificios, maquinaria, equipo y mobiliario. Pasivo. Representan lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antecediendo a los dueos, quienes siempre vendran en ltimo lugar. En caso de disolucin de un negocio, se debe pagar primero a los acreedores legales con el producto de la venta de los activos, y el saldo de efectivo remanente queda para los dueos. Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar, los sueldos o salarios por pagar, los impuestos por pagar y las hipotecas por pagar.
Capital. Es la aportacin de los dueos, que a menudo se conoce como capital. Representa la parte de los activos que pertenecen al dueo del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. Capital contable y "capital neto son otros trminos de uso frecuente para designar la participacin de los dueos. Una empresa individual es propiedad de un solo dueo. ste tiene la facultad de retirar del negocio el efectivo o cualquier otro activo para su uso personal, en cualquier momento. Siempre que el dueo retira activos disminuye su participacin o capital en el negocio, y a esto se le conoce como retiro. Ingresos. Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crdito y se conoce como cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como ganancia en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ingresos son los ingresos por honorarios y las ventas. Egresos (Costos y gastos). Comprenden bienes o servicios que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen la participacin del dueo den el negocio. Algunos tipos de gastos son el alquiler, los seguros, los materiales, viticos, gasolinas y lubricantes, reparacin y mantenimiento, y los diversos.
2. PRINCIPALES CUENTAS DE LA CONTABILIDAD En la contabilidad, los registros de Activo, Pasivo y Capital se componen a su vez en cuentas contables. En cada cuenta se deben registrar el movimiento, y esto sirve para llevar un mejor y mas detallado control de los resultados y/o movimientos de una Entidad (negocio o empresa). 2.1 ACTIVO Definicin NIF A-5. Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en trminos monetarios y del que se esperan fundadamente, beneficios econmicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado econmicamente a dicha entidad.
CARACTERSTICAS DEL ACTIVO Recursos Identificables y cuantificables Posibilidad de que los beneficios econmicos futuros que genere, fluyan a la entidad Valuado Confiablemente La entidad debe tener el control sobre los beneficios econmicos futuros fundadamente Proviene de transacciones pasadas CLASIFICACIN DEL ACTIVO De acuerdo a las NIF C, de las normas C-1 Efectivo y equivalentes de efectivo; C-2 Instrumentos financieros; C-3 cuentas por cobrar; C-4 inventarios C-5 pagos anticipados; C-6 propiedades, planta y equipo y C-8 Intangibles; cuando se hace referencia a la regla de presentacin, se utilizan expresiones tales como se presentan dentro del activo circulante o no circulante, lo que permite darnos cuenta de que la norma mexicana habla expresamente de 2 grandes grupos por tanto el Activo se clasifica en: Circulante y No Circulante. De esta primera clasificacin se pueden derivar una serie de subclasificaciones, segn las circunstancias y necesidades de informacin que en cada entidad se presenten. Para efectos del curso tomaremos la siguiente:
Circulante
No circulante
a) CIRCULANTE Son aquellas partidas cuya disposicin o beneficio econmico futuro se lograr dentro del prximo ao natural a partir de la fecha del balance general, o entro de un plazo no mayor al prximo ciclo normal de operaciones de la entidad.
En las cuentas de activo existen algunas que tienen un movimiento similar o constante, y tambin se agrupan de acuerdo a estas caractersticas. Con base en su grado de disponibilidad el activo circulante se clasifica en: disponible y realizable. Caja Fondo fijo de caja chica Fondo de oportunidades Bancos Instrumentos financieros
Disponible
Clientes Documentos por cobrar Deudores Funcionarios y empleados IVA acreditable Anticipo de impuestos Inventarios* Mercancas en trnsito Anticipo a proveedores Papelera y tiles Propaganda y publicidad Muestras mdicas y literatura Primas de seguros y fianzas Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Otros
*Los inventarios tambin son designados con el nombre de mercancas o de almacn, segn el procedimiento de registro que se adopte en la empresa.
El activo disponible est representado por el efectivo en caja, bancos, y los instrumentos financieros en valores negociables de disponibilidad inmediata.
El activo realizable se integra por aquellos recursos que representan derechos de cobro; se pueden vender, usar o consumir, pero deben generar beneficios econmicos futuros. b) NO CIRCULANTE Son Activos No Circulantes aquellas partidas cuya disposicin se llevar a cabo despus del prximo ao natural a partir de la fecha del balance general o dentro de un plazo no mayor al del prximo ciclo normal de operaciones de la entidad. El Activo No Circulante est integrado por todas las partidas que se espera forma razonable que se conviertan en efectivo, los bienes o recursos que espera que brinden un beneficio econmico futuro, fundadamente esperado, sea por su uso, consumo o servicio por lo normal dentro de un plazo mayor a ao o al del ciclo financiero o a corto plazo. en se ya un
El elemento fundamental de esta clasificacin es el tiempo, o sea, que el uso, consumo, devengado, beneficio o servicio futuro o la ayuda en la generacin de flujos de efectivo, sea en un plazo mayor a un ao o al del ciclo financiero a corto plazo.
El Activo No Circulante se subclasifica en tres grupos, que son: 1) Propiedades, planta y equipo, tambin llamado fijo 2) Intangible, tambin llamado intangible/diferido 3) Otros Activos
Propiedades, planta y equipo: Tambin conocidos como activo fijo, son bienes tangibles que tienen por objeto el uso en beneficio de la entidad. La adquisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal del las operaciones de la entidad.
Intangibles: Son aquellos identificables, sin sustancia fsica, de carcter no monetario, utilizados para la produccin o abastecimiento de bienes que generarn beneficios econmicos futuros controlados por la entidad. Los elementos distintivos en un activo intangible son: Debe ser identificable a) Debe proporcionar beneficios econmicos futuros fundadamente esperados. En este sentido, se entiende que fluyen o se producen beneficios econmicos futuros fundadamente esperados del activo intangible cuando este flujo de beneficios se incluye en los ingresos obtenidos de la venta de productos o servicios, o bien, se manifiesta en ahorros de costos u otros beneficios, derivados del uso del activo por la empresa. b) Debe tenerse control sobre dichos beneficios. Este control se manifiesta cuando la empresa tiene el poder para obtener beneficios econmicos futuros que fluyan del recurso y, adems, pueda restringir el acceso de otros sobre dichos beneficios . La capacidad de una empresa para controlar los beneficios econmicos futuros de un activo intangible normalmente proviene de derechos legales. En ausencia de stos, es ms difcil demostrar el control; sin embargo, hacer cumplir los derechos legales no es la nica condicin para ejercer el control, dado que una empresa puede controlar el activo que genera beneficios econmicos futuros de alguna otra forma. Otros Activos: integrado por todos los recursos, que por sus caractersticas no cumplen con los requisitos de activo circulante; propiedades, planta y equipo e intangibles, pero que por su naturaleza son recursos que proporcionarn a la entidad beneficios econmicos futuros fundadamente esperados, lo cual los convierte en activos para la empresa. Ejemplo de lo anterior son los fondos para amortizacin de obligaciones a largo plazo, los depsitos en garanta, los activos fijos no utilizados (temporalmente). ACTIVO FIJO Propiedades, planta y equipo NIF C-6. La NIF C-6 los define como: los activos tangibles (bienes fsicos) que:
a) posee una entidad (sobre los cuales ya tiene los riesgos y beneficios) para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propsitos administrativos, sin un propsito inmediato de venderlos; b) se espera usar generalmente durante ms de un ao o de un ciclo normal de operaciones; c) su costo se recuperar precisamente a travs de la obtencin de beneficios econmicos futuros, normalmente, por la realizacin de los artculos o productos manufacturados u obtenidos o de los servicios prestados; y d) salvo algunas excepciones, estn sujetos a depreciacin. Podemos decir que el Activo Fijo, est constituido por los bienes tangibles que tienen por objeto el uso en beneficio de la entidad, la produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad y la prestacin de servicios a est, a su clientela o al pblico en general. A los bienes que tenemos para usar, tales como terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario y equipo de oficina, muebles y enseres, equipo de transporte, equipo de reparto, etc., se les considera Propiedades, planta y equipo (Activo Fijo). Activo intangible NIF C-8. La NIF C-8 los define de la siguiente forma: son aquellos activos no monetarios identificables, sin sustancia fsica, que generarn beneficios econmicos futuros controlados por la entidad. Un activo intangible es un activo identificable, de carcter no monetario y sin apariencia fsica, que se posee para ser utilizado en la produccin o suministro de bienes y servicios, para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administracin de la entidad. Ejemplos: patentes, franquicias, derechos de autor, gastos de constitucin, etc.
2.2 PASIVO Definicin NIF C-9 Es un conjunto o segmento cuantificable, de las obligaciones presentes de una entidad, virtualmente ineludibles, de transferir activos o de proporcionar servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones o eventos econmicos pasados.
Otra definicin sera: Representa las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. Caractersticas esenciales Para reconocer un pasivo en los estados financieros, ste debe reunir las siguientes caractersticas: a) representar una obligacin presente b) deben pagarse en el futuro ya sea mediante entrega de efectivo, bienes o servicios c) Son ineludibles d) proviene de operaciones del pasado e) debe ser identificable y cuantificable f) pertenece a una sola entidad econmica
CLASIFICACIN DEL PASIVO De acuerdo a las NIF C-9 Pasivo, provisiones, activos y pasivos contingentes y compromisos, el pasivo con base en su grado de exigibilidad se clasifica en: a Corto Plazo y a Largo Plazo. A CORTO PLAZO.- Es aquel cuya liquidacin se producir dentro de un ao. A LARGO PLAZO.- Est representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un ao o al ciclo normal de operaciones, se ste es mayor. Un deuda u obligacin tiene un grado de exigibilidad proporcionalmente inversa al plazo de que se dispone para pagarla (menos tiempo, mayor grado de exigibilidad; ms tiempo, menor grado de exigibilidad).
PASIVO A CORTO PLAZO El pasivo a corto plazo tambin llamado circulante, es aqul integrado por deudas y obligaciones a cargo de una entidad econmica cuya exigencia o vencimiento se dar dentro del prximo ao natural a partir de la fecha del balance general, o bien, dentro del ciclo normal de operaciones de la entidad. Un pasivo debe clasificarse como circulante cuando: Se espera liquidar en el curso normal de la operacin de la empresa.
Debe liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance.
PASIVO A LARGO PLAZO Pasivo a Largo Plazo es aqul integrado por deudas y obligaciones a cargo de una entidad econmica cuya exigencia o vencimiento se dar despus del prximo ao natural a partir de la fecha del balance general, o despus del prximo ciclo normal de operaciones de la entidad.