UNIDAD TEMTICA 1.

HOJA DE CLCULO EXCEL

Hoja de clculo MS EXCEL (C) Gestin de Personal y Formacin, s.l.

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NDICE DE CONTENIDOS

1 FRMULAS Y FUNCIONES........................................................................................2 1.1 INCORPORACIN DE FRMULAS PARA REALIZAR CLCULOS.........................................................2 1.2 REFERENCIAS DE CELDA Y RANGO...........................................................................................4 1.3 USO DE NOMBRES DE CELDAS Y RTULOS PARA FACILITAR LA COMPRENSIN DE LAS FRMULAS.....5 1.4 FUNCIONES..........................................................................................................................6 2 PRESENTACIN DE DATOS PARA DAR A LA HOJA DE CLCULO ASPECTO PROFESIONAL..............................................................................................9 2.1 FORMATEADO DE NMEROS....................................................................................................9 2.2 CREACIN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA PERSONALIZADOS............................................11 3 FUNCIONAMIENTO DE LAS FUNCIONES UTILIZADAS EN EL CURSO.......13 3.1 FUNCIONES ESTADSTICAS...................................................................................................13 3.2 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS...................................................................14 3.3 FUNCIONES LGICAS..........................................................................................................15 3.4 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA.............................................................................20 3.5 FUNCIONES DE FECHA Y HORA............................................................................................21

1 FRMULAS Y FUNCIONES.
1.1 INCORPORACIN DE FRMULAS PARA REALIZAR CLCULOS Introducir frmulas para automatizar los clculos de su Hoja de Clculo es una de las mayores ventajas que ofrece Excel. Desarrolle primero frmulas que calculen totales, subtotales, impuestos, descuentos,.... Incluir datos para comprobar las frmulas mientras las escribe, es muy til, para confirmar que las formulas estn echas correctamente.

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Cuando introduzca una frmula, puede saber si est escrita correctamente comprobando la exactitud del resultado que sta visualiza. Introduzca unos cuantos datos ficticios de forma que pueda comprobar instantneamente que sus frmulas han sido introducidas correctamente al verificar los resultados inmediatos que aparecen en la pantalla. Vamos a introducir unos datos de ejemplo: CELDA A1 A2 A3 A4 B1 B2 B3 B4 VALOR 50 25 10 15 2 3 5 4 =A1*B1

1.1.1.1

Una vez introducidos estos valores, nos colocamos en la celda C1, para multiplicar. Una vez introducida la frmula, pulsamos Intro. Todas las frmulas deben ir precedidas por el smbolo =.
Utilizar AutoCompletar para copiar la frmula en otras celdas

Necesitamos utilizar la frmula que acabamos de introducir para los siguientes clculos. Copiar celdas, una por una puede ser lento y pesado, pero AutoCompletar proporciona una alternativa fcil y rpida. Le permite copiar la frmula dentro de un rango de celdas adyacentes y ajustar automticamente las referencias de celda a otras celdas, de forma que los resultados sean exactos en todas las dems frmulas. En este ejercicio, utilice AutoCompletar para copiar rpidamente en otras celdas, la frmula que cre en el ejercicio anterior.

Seleccione la celda C1. Lleve el puntero del ratn sobre el pequeo recuadro negro, tambin denominado control de relleno y que se encuentra localizado en la esquina inferior derecha de la celda activa, hasta que el puntero se convierta en una cruz negra. Arrastre el control de relleno hasta la celda C4, y luego suelte el botn del ratn.
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 La frmula es copiada en las celdas.

Agregar una frmula de SUMA para calcular un total

En este ejercicio, introduzca una frmula que sume el precio total de los artculos pedidos. Utilice Autosuma para introducir la frmula rpidamente.

Seleccione la celda C5 En la barra de Herramientas Estndar, pulse el botn Autosuma . Autosuma inserta una frmula que utiliza la funcin SUMA, visualiza un Autosuma borde de desplazamiento alrededor del rango que Microsoft Excel espera sumar e inserta en su frmula la referencia de rango. En este caso, el rango que Autosuma ha seleccionado (desde C1 hasta C4) es correcto. Pulse Intro.
1.2 REFERENCIAS DE CELDA Y RANGO

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las filas con nmeros (del 1 al 65536). Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas. A 5 6 7
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B =A5

100 200

Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, se actualizarn las referencias en la frmula pegada y se har referencia a diferentes celdas relativas a la posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6 se ha copiado en la celda B7. La frmula en la celda B7 ha cambiado a =A6, que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la izquierda de la celda B7. A 5 6 7 100 200 =A5 =A6 B

Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, cambiarn ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a continuacin: =A5*$C$1 Hay otra forma de conseguir que aparezcan los smbolos $ sin necesidad de escribirlos cada vez. Podemos conseguir los smbolos $, primero escribimos la celda y despus pulsamos la tecla F4, automticamente aparecern los smbolos $, delante de la fila y delante de la columna.
Referencia Relativas

Si pulsa repetidas veces sobre la tecla F4, ver como aparecen smbolos delante de la letra y el nmero, slo delante de la letra y slo delante del nmero. Estos son dos tipos de referencias mixtas; relativas respecto a la columna y absolutas respecto a la fila y absolutas respecto a la columna y relativas respecto a la fila. Las referencias mixtas, son el mejor mtodo, para fijar solo columnas o filas. 1.3 USO DE NOMBRES DE CELDAS Y RTULOS PARA FACILITAR LA COMPRENSIN DE LAS FRMULAS

Todas las frmulas que ha escrito hasta ahora son correctas y operativas, pero cuando las lee, no est muy claro qu valores se estn calculando. Podr identificar ms claramente las celdas concretas y los rangos si les proporciona nombres, y luego al introducir frmulas podr utilizar esos nombres en lugar de las referencias de celda. Por ejemplo, la frmula =Precio*Cant es rpidamente comprensible, mientras que =A16*I16 ya no est tan claro.
Poner nombre a las celdas para utilizarlas en frmulas

Para poner nombre a las celdas debemos introducir unos rtulos, que identifiquen esos valores.
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En el men Insertar, seleccione Nombre y luego pulse Crear.

Aparece el cuadro de dilogo Crear nombres. La casilla de verificacin Columna izquierda est seleccionada porque Microsoft Excel reconoce que los rtulos estn localizados en la columna izquierda del rango seleccionado (dependiendo del lugar donde se encuentre los rtulos introducidos seleccionaremos en el Cuadro Crear Nombres). Aceptar. Pulse

establecido.

Las celdas se denominan ahora con los rtulos que hayamos

1.4

FUNCIONES

Las funciones son herramientas de clculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposicin para ser usadas en hojas de clculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar tambin gran variedad de clculos distintos. Para que las funciones cumplan su cometido es necesario en la mayora de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos es lo que se conoce como argumentos de la funcin. Pueden ser diferentes tipos, como veremos posteriormente y su nmero depende de la funcin de que se trate.
Sintaxis de las funciones

Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis: =NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2;....) Van siempre precedidas del signo igual y, a continuacin, si espacios en el medio, el nombre de la funcin seguido de un parntesis que contendr todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los parntesis son imprescindibles, incluso si la funcin no lleva argumentos. En caso de que alguno de ellos falte, Excel le avisar con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, est ir limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la ltima celda del mismo. Por ejemplo: SUMA(A1:A4,A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8 SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8.
Argumentos de las funciones.

Como ya hemos dicho, los argumentos son los valores que facilitamos a las funciones para que stas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algn tipo de accin. El nmero de argumentos que una funcin puede llevar depende del tipo
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que est sea. Algunas tienen un nmero fijo mientras que otras, como por ejemplo la funcin SUMA puede llevar hasta 30 argumentos. Los limites para los argumentos son los siguientes:

No se puede sobrepasar los 1024 caracteres dentro del parntesis principal que contiene los argumentos de una funcin. Un argumento individual no puede tener ms de 255 caracteres.

Como argumentos en las funciones podemos usar los siguientes:

Nmeros: SUMA(43;300;2) Rangos: SUMA(A1:A209 Texto: MAYUSCULAS(jess) Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dlar_peseta) Valores lgicos: SI(A1>50;89;A2) Valores de Error: ERROR TYPE(#NAME) Referencias: MAX(A1:B10) Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:A10;B1:B10) Vaco(ningn argumento): PI() Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A20);B1:B20)

Utilizacin de las funciones

Como en anteriores versiones de Excel, usted debe empezar escribiendo el smbolo = seguido de la funcin con sus argumentos. Si no recuerda como se escribe exactamente el nombre de la funcin o prefiere no teclearlo, puede escribir solamente el smbolo igual, =, y despus hacer click en el botn con el smbolo fx de la barra de frmulas o simplemente hacer click en este botn que es el Asistente para Funciones. Una tercera forma de escribir una funcin en una celda es seleccionando la opcin Funcin del men Insertar. Tambin llegar al mismo cuadro de dialogo que antes, es decir, el primer paso del asistente para funciones. Con cualquiera de las dos opciones aparece el siguiente cuadro de dialogo. Mediante la combinacin de teclas MAYUS+F3 se llega tambin a la misma pantalla, y adems no hace falta escribir el smbolo igual.

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Este cuadro de dilogo, presenta dos partes. En la izquierda nos aparecen agrupadas las funciones en 11 categoras. En realidad son 9 solamente ya que las dos primeras representan las funciones ms recientemente utilizadas y la totalidad de las funciones disponibles. En la parte derecha nos aparecen las funciones que corresponden a la categora seleccionada.

En la parte inferior podemos ver la funcin que se encuentra seleccionada con los argumentos que emplea y una pequea descripcin de su resultado. Si hace click en el botn Aceptar, le aparece un nuevo cuadro de dilogo. En este cuadro de dilogo, podemos introducir todos los argumentos necesarios para la funcin. Observe detenidamente este cuadro de dilogo. Para empezar vuelve a presentarnos el nombre de la funcin y su descripcin.

Debajo, aparece la lista de argumentos y escrito el nombre del primer argumento con una pequea descripcin de su funcin dentro de la frmula. Adems, entre parntesis, nos dice si es obligatorio facilitar este argumento o no. Vaya rellenando todos los argumento bien escribiendo un valor, bien haciendo click en la celda correspondiente de la hoja. Para pasar de uno a otro argumento basta apretar la tecla TAB (tabulador), o bien dar un click en la casilla siguiente. Observe que los primeros argumentos estn en negrita, mientras que, dependiendo de la funcin que se trate, los ltimos pueden estar en forma normal. Los argumentos en negrita se corresponden con argumentos obligatorios, mientras que los otros son opcionales. En la parte superior derecha del este cuadro de dilogo aparece una casilla llamada Valor (o en la parte inferior una casilla que pone Resultado). Si se fija, en el momento que todos los argumentos obligatorios han sido facilitados a la
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funcin, en esta casilla aparece el valor que la funcin toma para estos argumentos. De esta manera puede ver el valor que la funcin le va a devolver antes de escribirlo en la hoja. Una vez que haya comprobado esto pulse el botn Aceptar y volver a su hoja de clculo. Puede encontrar una completa descripcin de todas las funciones que trae esta versin en la ayuda del programa. Para ello escriba la palabra Funcin seguida del nombre de la funcin de la que desea saber ms o bien busque esta funcin en la lista de la ayuda.

2 PRESENTACIN DE DATOS PARA DAR A LA HOJA DE CLCULO ASPECTO PROFESIONAL.

Formatear la Hoja. El formateado tambin le permite que su hoja de clculo sea ms fcil de leer y presente mejor los datos. Puede formatear fuentes, bordes de celdas, y tramas de celdas, as como la forma en que los nmeros aparecen visualizados. Puede crear estilos, que son conjuntos de atributos de formato, para ahorrarle tiempo en el futuro cuando desee cambiar el formato de un grupo de celdas. Tambin puede crear encabezados y pies de pgina para que se impriman en cada pgina, e incluir cdigos que impriman automticamente la fecha actual o el nmero de pgina del documento impreso. Una vez que haya acabado de formatear su hoja, el aspecto y la presentacin tendrn un acabado profesional. 2.1 FORMATEADO DE NMEROS

El formateado de nmeros determina la presentacin de los valores numricos; dicho formato tiene efecto slo cuando una celda contiene un nmero. Por omisin, todas las celdas de una hoja utilizan el formato de nmero General, en el que los ceros innecesarios que aparecen a la derecha de la coma decimal son eliminados, se muestran todas las cifras decimales calculadas y los nmeros se alinean a la derecha.
Formatear nmeros para que parezcan precios

Modificar el formato de la celda o celdas seleccionadas. Por ejemplo: Seleccione desde la celda A1 hasta la A4.Utilice el botn derecho del ratn para pulsar la seleccin, y luego, desde el men contextual, pulse Formato de celdas. Aparece el cuadro de dilogo, Formato de Celdas. Pulse la ficha Nmero. En la lista Categora, seleccione Nmero, compruebe que el nmero del recuadro Posiciones decimales sea 2, y luego seleccione la casilla de verificacin Usar separador de miles (.).
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Pulse Aceptar. Todos los nmeros tienen formato nmero, si en la celda A6, introducimos 12,345 nos redondea a dos decimales porque es lo que hemos establecido. En la barra de herramientas Formato, hay dos botones para aumentar y disminuir decimales. Utilice el botn derecho del ratn para pulsar cualquiera de las celdas seleccionadas, y luego, desde el men contextual, pulse Formato de celdas. En la ficha Nmero, seleccione la categora Moneda (el smbolo Pts s es necesario, dos posiciones decimales), luego pulse Aceptar.
Formatear nmeros con formato de nmero personalizado

Realizar un formato personalizado puede ser muy til, como informacin adicional a los datos introducidos, (Kg., Pts, Km. Lbs., u.). Formato Celdas En la lista Categora, pulse Personalizada. En el recuadro Tipo, seleccione la entrada, luego introduzca 0 Kg. Asegrese de que introduce un cero, y no la letra 0. Pulse Aceptar. El formato de nmero Personalizada queda aplicado y guardado como un formato que podr aplicar de nuevo posteriormente. Un formato personalizado es similar a un estilo. Un estilo abarca muchos aspectos del formato de una celda, incluyendo el formato de nmero; un formato de nmero personalizado es como cualquier otro formato de nmero. De hecho, puede crear un estilo que incluya su nuevo formato de nmero personalizado.

Ocultar ceros de la hoja de clculo

Si aplicamos una frmula a un Rango de celdas, y las formula hace referencia a datos que todava no han sido rellenados, en estas celdas aparecern ceros, como resultado, si queremos ocultar esos ceros de la Hoja, para logra una mejor presentacin lo podremos hacer:

En el men Herramientas, pulse Opciones. Se abre el cuadro de dilogo Opciones. Pulse la ficha Ver, borre la marca de la casilla de verificacin Valores cero, y luego pulse Aceptar. Los ceros extraos que aparecen en la hoja de clculo quedan ocultos.

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2.2

CREACIN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA PERSONALIZADOS

Por omisin, Microsoft Excel no crea encabezados ni pies, pero puede crear y personalizar fcilmente el encabezado y/o el pie de pgina, si as lo desea.
Crear un encabezado personalizado

Un encabezado estar en la parte superior de la Hoja, y se repetir cuando la imprimamos en todas las hojas que la componen. Tenemos que tener en cuenta que estos encabezados y pies de pgina, son locales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es definir un encabezado y/o pie comn para todas las hojas de un libro, debemos seleccionar este conjunto de hojas y despus definir los encabezados y pies que deseemos. Existen una serie de Encabezados y pies de pgina predefinido, que podemos elegir en este cuadro de dialogo, pero tambin podemos definir un Encabezado y pie de pgina personalizado.

En el men Archivo, pulse Configurar pgina. Se abre el cuadro de dilogo Configurar pgina. Pulse Encabezado y pie de pgina. Pulse Personalizar encabezado. Aparece el cuadro de dilogo Encabezado, dividido en tres secciones (TAB, para desplazarnos por las distintas secciones). Escribimos el texto deseado. Hay siete botones:
Fuente. Nmero de pgina. Pgina de Pginas. Fecha. Hora. Nombre del Libro. Nombre Hoja. de la

la

ficha

En el cuadro de dilogo Encabezado, pulse Aceptar.

El cuadro de dilogo Encabezado se cierra. Puede ver los cambios en el encabezado de la ficha Encabezado y pie de pgina.
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Crear un pie de pgina personalizado

En la ficha Encabezado y pie de pgina, pulse Personalizar pie de pgina, de la misma forma que en el Encabezado. Podemos aadir texto y unirlo a las distintas funciones, por ejemplo: Pg.1 (siendo 1 el nmero de pgina #)

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3 FUNCIONAMIENTO DE LAS FUNCIONES UTILIZADAS EN EL CURSO

3.1 FUNCIONES ESTADSTICAS Dentro de las funciones estadsticas las ms utilizadas son: 1. PROMEDIO. Calcula la Media Aritmtica de una rango de celdas seleccionado. Para ello, seleccionamos la celda donde queremos que salga el resultado y pulsamos fx, seleccionamos Funciones Estadsticas y seleccionamos PROMEDIO.

Cada ARGUMENTO DE LA FUNCIN (Nmero1, nmero2, nmero3...)equivale a un rango. De forma que si queremos sacar la media de celdas seguidas, slo utilizaremos un argumento, mientras que si queremos sacar la media de celdas o rangos de celdas separadas, pondremos cada celda o rango de celdas en un argumento. Para seleccionar los datos de los que queremos sacar la media pulsamos en la flecha roja que hay a la derecha de cada cuadro de argumento, y se minimizar el cuadro de dilogo de la funcin, seleccionamos el primer argumento y volvemos a pinchar en la flecha roja para volver al cuadro de dilogo, y as sucesivamente hasta completar todos los argumentos de la funcin, una vez completados todos pulsamos ACEPTAR. 2. MXIMO, Calcula el valor mximo de un rango de celdas seleccionado. Para ello, seleccionamos la celda donde queremos que salga el resultado pulsamos fx y seleccionamos en funciones estadsticas MAX, el funcionamiento es igual que PROMEDIO. 3. MNIMO, Calcula el valor mnimo de un rango de celdas seleccionado. Para ello, seleccionamos la celda donde queremos que salga el resultado pulsamos fx y seleccionamos en funciones estadsticas MIN, el funcionamiento es igual que PROMEDIO.
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4. CONTAR.SI, cuenta el nmero de celdas que cumplen una condicin dada.

En el Argumento RANGO introduciremos el RANGO DE CELDAS QUE SE DESEA EVALUAR y en criterio la CONDICIN QUE DEBEN CUMPLIR (Ej. >2000 Contar las celdas que tengan cantidades mayores que 2000).

3.2

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS

En esta categora vamos a estudiar la FUNCIN SUMAR.SI, esta funcin se utiliza para sumar celdas que cumplen un determinado CRITERIO. Por ejemplo: A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CLIENTE AA BB TOTAL =SUMAR.SI(A2:A6;A2;C2:C6) =SUMAR.SI(A2:A6;A3;C2:C6) CLIENTE AA BB AA BB AA VENTAS REPARACIONES REPARACIONES VENTAS VENTAS B CONCEPTO C TOTAL 1000 1500 2500 3000 1500

Con esta hoja de clculo, se desea saber cuanto se ha facturado a cada cliente, por lo que queremos SUMAR LOS TOTALES DE CADA CLIENTE, para ello utilizaremos la FUNCIN SUMAR.SI. Los argumento que pide la funcin son los Siguientes: 1. RANGO, en este argumento seleccionaremos todo el rango de celdas donde queremos buscar el criterio, en este caso, queremos SUMAR los totales del cliente AA, por lo que seleccionaremos el rango de celdas de CLIENTE (sin seleccionar el Ttulo).
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2. CRITERIO, en este argumento, pincharemos en la celda que contenga el dato de lo que queremos SUMAR (en este caso como queremos sumar los totales del cliente AA, pincharemos en cualquier celda que contenga el dato AA. 3. RANGO_SUMA, el es rango de datos que se desean SUMAR, en este caso seleccionaremos el rango de totales (sin seleccionar los ttulos)

3.3

FUNCIONES LGICAS Dentro de las Funciones lgicas podemos hablar de DOS CATEGORAS: 1. Las funciones que se utilizan para evaluar, utilizando una serie de criterios. (Y / O) 2. Las funciones CONDICIONALES, que dependiendo de la CONDICIN que pongamos nos darn un resultado u otro. (SI)

3.3.1

FUNCIN Y

La funcin Y es una funcin Lgica que nos permite Evaluar en un REGISTRO si si cumplen DOS o MS CONDICIONES. Los argumentos de la Funcin Y son las PRUEBAS LGICAS, es decir las condiciones que queremos que se cumplan.

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Ejemplo, queremos saber de un listado de candidatos, que candidatos cumplen que son Mujer y que tienen menos de 30 aos.

A 1 2 3 4 5 EDAD 20 25 35 40

B SEXO M H H M

C MUJER < DE 30 AOS =Y(A2<30;B2=M) =Y(A3<30;B3=M) =Y(A3<30;B3=M) =Y(A3<30;B3=M)

Estamos diciendo que la celda de la Edad de la fila 2 sea menor que 30 Estamos diciendo que la celda del sexo de la fila 2 sea igual a M, cuando el criterio es texto debemos poner comillas

Si se cumplen los dos criterios pondr como resultado VERDADERO y si alguno de los dos no se cumple pondr FALSO. En este caso quedara: A 1 2 3 4 5 EDAD 20 25 35 40 B SEXO M H H M C MUJER < DE 30 AOS VERDADERO FALSO FALSO FALSO

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3.3.2

FUNCIN O

Se utiliza de la misma forma que el Y, pero en el caso de que cuando realizamos la evaluacin Queremos que se cumpla ALGUNO DE LOS CRITERIOS QUE PONEMOS, en el ejemplo anterior ESTAREMOS evaluando en cada fila aquellos candidatos que tengan menos de 30 aos O que sean mujeres. A 1 2 3 4 5 EDAD 20 25 35 40 B SEXO M H H M C MUJER < DE 30 AOS =O(A2<30;B2=M) =O(A3<30;B3=M) =O(A3<30;B3=M) =O(A3<30;B3=M) Estamos diciendo que la celda de la Edad de la fila 2 sea menor que 30 Estamos diciendo que la celda del sexo de la fila 2 sea igual a M, cuando el criterio es texto debemos poner comillas

En este caso el resultado ser el siguiente: A 1 2 3 4 5 EDAD 20 25 35 40 B SEXO M H H M C MUJER < DE 30 AOS VERDADERO VERDADERO FALSO VERDADERO

3.3.3

FUNCIN SI

Esta funcin la utilizaremos cuando la operacin que deseamos hacer depende de una condicin, por ejemplo: en la tabla del ejemplo anterior, SI la edad del candidato es menor de 30 que ponga como RESULTADO ADMITIDO y si no que ponga NO ADMITIDO, para ello deberemos seleccionar la funcin SI.

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A 1 2 3 4 5 EDAD 20 25 35 40

B SEXO M H H M

C SELECCIN =SI(A2<30;ADMITIDO;NO ADMITIDO) =SI(A3<30;ADMITIDO;NO ADMITIDO) =SI(A4<30;ADMITIDO;NO ADMITIDO) =SI(A5<30;ADMITIDO;NO ADMITIDO)

RECUERDA que cuando el resultado que quieres es un TEXTO debe ir entre comillas. El resultado quedara: A 1 2 3 4 5 EDAD 20 25 35 40 B SEXO M H H M C SELECCIN ADMITIDO ADMITIDO NO ADMITIDO NO ADMITIDO

Otra alternativa con la funcin SI es en vez de poner un resultado con texto se puede poner un resultado con nmero (por ejemplo un % o una Formula). Otro ejemplo, un comercio tiene un hoja de clculo en la que anota las ventas, quiere que si un cliente compra ms de 100 unidades se le haga un descuento del 10% del precio y si compra menos que no le haga descuento. La tabla quedara de la siguiente forma:
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G TOTAL =E2-F2 =E3-F3 =E4-F4 =E5-F5

1 CLIENTE PRODUCTO UNIDADES PRECIO BASE DESCUENTO UNITARIO IMPONIBLE 2 AA 3 BB 4 CC 5 DD R001 R002 R001 R002 150 98 200 50 50 60 10 20 =C2*D2 =C3*D3 =C4*D4 =C5*D5 =SI(C2>100;E2*10%;0) =SI(C3>100;E2*10%;0) =SI(C4>100;E2*10%;0) =SI(C5>100;E2*10%;0)

El resultado sera el siguiente:

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3.4

FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA

Este tipo de funciones se gasta para buscar resultados de tablas origen, SIEMPRE TOMANDO COMO REFERENCIA UN DATO DE LA TABLA EN LA QUE ESTAMOS PONIENDO LA FRMULA. LA funcin que ms se utiliza es BUSCAR, para gasta esta funcin SIEMPRE debemos tener una tabla ORIGEN que relacione una serie de datos. EJEMPLO Tabla ORIGEN

A 2 AA 3 BB 4 CC 5 DD

B 10% 9% 15% 5%

1 CLIENTE DESCUENTO

En la hoja 1 de nuestro libro tenemos una relacin de clientes y el descuento que se aplica por cliente. A 1 CLIENTE B PRODUCTO C D E F G
TOTAL

UNIDADES PRECIO UNITARIO 150 98 200 50 50 60 10 20

BASE DESCUENTO (%) IMPONIB LE =C2*D2 =C3*D3 (E3*F3) =C4*D4 (E4*F4) =C5*D5 (E5*F5)

2 3 4 5

AA BB CC DD

R001 R002 R001 R002

=BUSCAR(A2;CLIE =E2NTE;DESCUENTO) (E2*F2) =E3=E4=E5-

En la hoja 2 tenemos la siguiente hoja de clculo: QUEREMOS SABER QUE TANTO POR CIEN DE DESCUENTO DEBEMOS APLICAR DEPENDIENDO DEL CLIENTE. Para ello gastaremos una funcin de bsqueda (BUSCAR) y para poder utilizar esta funcin debemos seguir los siguientes pasos: 1. Ordenar la tabla ORIGEN por el dato sobre el que vamos a hacer la bsqueda (en este caso queremos saber el descuento por CLIENTE, por lo que la TABLA ORIGEN SE DEBE ORDENAR POR EL CAMPO CLIENTE.
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2. NOMBRAR LOS RANGOS DE DATOS, NOMBRAR EL RANGO CLIENTE (sin el ttulo del campo), y el RANGO DESCUENTO. (Debemos nombrar todos los rangos de datos como campos haya en la tabla origen). 3. Nos colocamos en la hoja de clculo, en la celda que queremos hacer la funcin de bsqueda, en este caso en la F2. Y pulsamos Fx, seleccionamos funciones de bsqueda y Referencia y seleccionamos BURCAR, pulsamos ACEPTAR y nos sale el siguiente cuadro de dilogo:

Los argumentos de la FUNCIN SON: VALOR BUSCADO: es el dato que tenemos en nuestra HOJA donde estamos realizando la funcin de BSQUEDA (TABLA DE CLCULO) sobre el que la funcin realizar la bsqueda en la TABLA ORIGEN, en este caso sera A2 (el cliente AA) VECTOR DE COMPARACIN: Es el rango de celdas donde podemos comparar el datos seleccionado arriba en la TABLA ORIGEN (en este caso el rango de celdas CLIENTE (a2:a5 de la hoja 1) VECTOR RESULTADO: es el rango de celdas de la tabal origen que nos dar el resultado que estamos buscando, correspondiente al dato que hemos puesto en el VALOR BUSCADO. (En este caso b2:b5 de la hoja 1 o DESCUENTO). FUNCIONES DE FECHA Y HORA En este apartado slo cabe recordar la funcin: HOY() que devuelve la fecha que tiene el ordenador el da que estamos lo gastando. Se pueden hacer operaciones con celdas que contienen fechas y la funcin HOY()

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