MUNICIPALIDAD DE PUNTARENAS Direccin de Auditoria Interna

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Puntarenas, 13 de junio de 2007. Seora: Agnes Gmez Franceschi. ALCALDESA MUNICIPAL. S. O. Estimada seora: En cumplimiento al aparte No. 6.1 del plan de trabajo de esta Auditoria Interna, se efectu una evaluacin de control interno al uso, mantenimiento y control de los vehculos municipales, as como un seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones del informe AU106-06-06 del 21 de julio de 2006, sobre el mismo tema, el cual debe indicarse forma parte de un antecedente que comprende varias evaluaciones que ha venido ejecutando este despacho peridicamente. 1. Alcances del Estudio: Para el anlisis respectivo, se consider un periodo de estudio comprendido del 1 de agosto de 2006 al 31 de mayo de 2007. Se cont con la siguiente informacin: Oficios de Auditoria Interna relacionados con el tema, oficios varios de la Administracin Municipal, copia de planilla del INS, registros contables, as como indagaciones, verificaciones e inspecciones de campo. El estudio se realiz acorde con el manual de normas para el ejercicio de la Auditoria Interna en el sector pblico, publicado en la Gaceta No. 246 del 16 de diciembre de 2004. 2. Comunicacin de resultados: En atencin de la norma No. 2.5.4.1 del manual de normas supracitado, se dispuso la discusin verbal de los resultados de la presente evaluacin con la Sra. Alcaldesa Municipal Licda. Agnes Gmez Franceschi el da 12 de junio de 2007, as como las observaciones correspondientes a los titulares de los departamentos de Servicios Generales, Contabilidad, Plantel Municipal y Direccin de Hacienda sobre los hallazgos obtenidos durante la ejecucin de las revisiones. 3. Resultados: 3.1 Incumplimiento al requisito de revisin tcnica.

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Con base en una muestra de 21 vehculos y maquinaria municipal inspeccionada los das 28, 29 y 30 de mayo de 2007, correspondiente a un 50 % del total de la flota municipal, segn registros de esta Auditoria Interna, se determin un avance en los hallazgos sealados sobre este aspecto en periodos anteriores. No obstante se encontraron cinco automotores sin revisin tcnica, siendo estos los siguientes: Cargador SM-1307, Pick up Isuzu SM-3487, Recolector SM-3761, Distribuidora de Agregados sin placa municipal y el Suzuki Sidekick color negro SM-3486. De estos vehculos, el pick up SM-3487 se encuentra circulando sin derecho de circulacin y revisin tcnica, segn nos indic el Sr. Olman Castro Jefe del Plantel Municipal, se debe a que el mismo ha sido objeto de importantes reparaciones y solo se utiliza en tramos cortos y se tiene previsto ponerse en regla, sin embargo, esto no es justificable en el sentido que ese vehculo no puede estar circulando por las vas pblicas, bajo el riesgo de un decomiso por parte de las autoridades de trnsito y las consecuentes infracciones.1 Por otra parte, el Suzuki Sidekick SM-3486 no se encuentra circulando, pues se encontraba en reparacin, sin embargo, se encuentra inactivo en el plantel municipal desde hace varios das sin que se ponga a derecho con celeridad para su utilizacin. No est por dems indicar, que no fueron verificados la totalidad de los vehculos y maquinaria por limitaciones en la ubicacin de los mismos, pues lgicamente muchos se encuentran en constante movimiento. Por este motivo, no puede decirse con exactitud que los vehculos antes indicados sean los nicos que no cumplen estos requisitos, al comprender solo una proporcin de la totalidad, correspondiendo a los responsables de su uso, control y mantenimiento, en este caso los jefes del plantel municipal y servicios generales la obligacin de velar por el oportuno cumplimiento de los requisitos legales de cada automotor, entre otras cosas. 3.2 Incumplimiento de algunas disposiciones del reglamento sobre el uso, control y mantenimiento de los vehculos municipales. Mediante indagaciones y verificaciones en el departamento de Servicios Generales, se determinaron los siguientes hallazgos:

a.

No se lleva un programa de mantenimiento y reparacin de vehculos 2. Segn indic el Sr. Luis Rosales, jefe de ese departamento, existen varios vehculos livianos que en la prctica no estn bajo su control, solo se da seguimiento al mantenimiento de la microbs SM-4044.

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Artculos 4 inciso b), 19, 130 inciso f) y 138 inciso b) de la Ley de trnsito por vas pblicas terrestres. Articulo No. 9, inciso j) del Reglamento para uso, control y mantenimiento de vehculos.

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Es importante sealar que en este caso se excluye la maquinaria municipal, que se encuentra a cargo del jefe del plantel municipal

b.

No existe un control o listado oficial de los choferes y conductores autorizados para los vehculos municipal.3 Respecto a los choferes municipales, aunque se evidencian sus funciones en sus respectivos nombramientos, deben formar parte de un control adicional por parte del departamento de servicios generales.

An ms importante, debe tenerse establecido oficialmente a los dems funcionarios municipales debidamente autorizados para conducir vehculos municipales en observancia de los requisitos que establece el reglamento de marras, en virtud que se evite que cualquier individuo no apto disponga de estos activos, para la salvaguarda del bien pblico y la integridad de las personas.

c.

No se est procediendo con la remisin de informes mensuales a la Alcalda Municipal y Direccin de Hacienda sobre el estado de los vehculos municipales 4, con un informacin mnima tal como, kilmetros recorridos, reparaciones, estado mecnico de los vehculos, reparaciones pendientes y requisiciones de repuestos. Puede observarse que en esta situacin incide la falta de control del Departamento de Servicios Generales sobre los vehculos municipales, segn lo indicado en el inciso a) de este numeral.

d. En revisin a una muestra de los expedientes en custodia de Servicios Generales, se determin que la informacin que contiene es razonable en relacin a lo que establece el articulo No. 9, inciso n) del reglamento de vehculos municipales, sin embargo, debe incorporarse un control histrico de mantenimiento rutinario y reparaciones como una herramienta para la preservacin del vehculo y mejor revelacin para efectos informativos. 3.3 Seguimiento a las recomendaciones del informe de Auditoria AU-106-06-06.
a) Aseguramiento voluntario de los vehculos livianos y pesados. (aparte 5.2 b)

Durante las indagaciones y recopilacin de documentos, se pudo comprobar que las plizas de seguros voluntarios de los vehculos municipales se encontraban vencidas al 28 de mayo de 2007 y se observ que no exista conocimiento de esta problemtica, por lo que fue necesario divulgar el asunto para que se renovara la pliza de seguros. Es opinin de esta Auditoria Interna que la incidencia de este hecho debe ser tomado con la mayor seriedad, pues esta situacin gener graves riesgos econmicos e incluso humanos para esta Municipalidad
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Articulo No. 9, inciso p) del Reglamento para uso, control y mantenimiento de vehculos. Articulo No. 9, inciso r) del Reglamento para uso, control y mantenimiento de vehculos.

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ante la susceptibilidad de un accidente de trnsito, robo, vandalismo o cualquier otro suceso negativo. Posteriormente, se comprob que estas plizas fueron renovadas al Instituto Nacional de Seguros, mediante pago realizado con los cheques No. 67821 por 2.008.461,00 y No. 67823 por 377.610.66. No obstante, en las planillas donde se desglosan los vehculos, no se observ que se incluyera la distribuidora de agregados (sin placas municipales), la cual se encuentra ubicada en la finca Socorrito a la intemperie, situacin que fue sealada en el informe de Auditoria objeto de este seguimiento. Por el contrario, el recolector placas SM-2435 se encuentra cubierto por esta ltima pliza a pesar que el mismo se encuentra fuera de servicio y en visible mal estado, ubicado en el plantel municipal, como prueba de ello, se puede observar que este recolector fue incluido por esta Auditoria en el anexo No. 2 del informe AU106-06-06 antes citado como maquinaria en desecho, lo que puede verse a continuacin.

Inspeccin del 3 de julio de 2006

Inspeccin del 7 de junio de 2007

b) Inscripcin de la totalidad de los vehculos municipales. (aparte 5.2 c)

Sobre esta recomendacin se determin un cumplimiento parcial, pues an quedan pendientes de inscripcin una pala excavadora destacada en el vertedero de Zgala, la niveladora 120 G (en reparacin) y la distribuidora de agregados, esta ltima tal y como se indic anteriormente ubicada en la finca Socorrito. Se comprob que a dos vehculos municipales, el pick up Isuzu SM-3487 y el Suzuki Sidekick color rojo SM-3476, se les hizo cambio de motor segn se evidencia en las ordenes de compra No. 10417 del 17 de enero de 2005 por 800.000,00 y No. 10930 del 27 de mayo de 2005 por 650.000,00 respectivamente, sin embargo, segn indagaciones con Servicios Generales y verificado en el sitio web del Registro Nacional no se han concretado los trmites legales para el cambio de caractersticas de cada automotor.
c) Acciones para el remate pblico de los materiales y chatarra que no tengan ninguna utilidad para las operaciones municipales situada en el plantel municipal y finca Socorrito. (aparte 5.2 d) Edificio Municipal. Tercer Piso. Telfono: 661-0250. Ext. 110. Fax: 661-47-83

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Al respecto, se determin un cumplimiento parcial, en razn que se gestion un avalo con la Direccin regional de Tributacin Directa, quienes segn nos indic la Licda. Marny Chan Sibaja valoraron toda la chatarra en un solo rubro, cuando lo ms pertinente es la valoracin por clasificacin de cada material. En este mismo sentido, se obtuvo copia del oficio AM-210-07 del 8 de marzo de 2007, suscrito por la seora Alcaldesa, donde solicita a Tributacin Directa estos avalos, por lo que, se requiere de un seguimiento minucioso de este asunto para su efectivo cumplimiento a la mayor brevedad, pues como hemos sealado anteriormente, es incongruente e ilgico que la chatarra en referencia se encuentre bajo techo en el plantel municipal y parte de la maquinaria a la intemperie.
d) Girar instrucciones a las dependencias que correspondan para que se elabore un reglamento de uso, control y mantenimiento de la maquinaria municipal a la mayor brevedad. ( aparte 5.2 e)

En indagaciones con los titulares de las direcciones de Desarrollo Urbano y Hacienda, no se encontr evidencia alguna, sobre el inicio de gestiones para la creacin de estas regulaciones tan primordiales y requeridas a corto plazo, en virtud que como es bien sabido, esta municipalidad tiene una flota de maquinaria pesada (vagonetas, recolectores y equipo especial) en cantidad muy importante y no es discutible la necesidad de mantener controles estrictos que aseguren su integridad y salvaguarda.
e) Actualizacin de los registros que llevan la Contabilidad y Proveedura sobre los vehculos municipales. (aparte 5.2 g)

Mediante revisin a los registros que lleva la Contabilidad Municipal, se determin que en los mismos, cuatro vehculos no expresan la placa municipal, siendo estos: Niveladora 140G SM-4179, SM-4179, Microbs SM-4044, Back Hoe SM-4250 y la Compactadora SM4305. Por otro lado, no se encontraron en los registros las motocicletas SM-3509, 3902, 3903 y 3904, el vehculo Daihatsu Terios SM-3778 y el recolector SM-4125, de igual manera a lo determinado en el oficio de Auditoria AU-106-06-06. En este orden de ideas, es necesario el mejoramiento de los controles de registro que maneja la Contabilidad Municipal mediante libros auxiliares con formato y contenido de informacin vlido y suficiente, cuyo requerimiento fue conversado con la titular de ese departamento para su pronta implementacin. Segn lo indagado en ese departamento, persisten los deficiencias de coordinacin y suministro de informacin entre esa instancia y la Proveedura, agregando a esta problemtica a Servicios Generales y el Plantel Municipal. 4. Conclusin:
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Como producto de los hallazgos obtenidos en la aplicacin de las diferentes revisiones, pruebas e indagaciones se puede concluir que: El cumplimiento a las recomendaciones del informe AU-106-06-06 ha sido parcial en vista que an existen vehculos sin registrar, otros circulando sin los requisitos legales, las acciones para el remate de chatarra son lentas, no se ha iniciado siquiera una propuesta para un reglamento de control, uso y mantenimiento de maquinaria municipal y persisten los serios problemas de coordinacin y suministro de informacin confiable y oportuna entre los departamentos que tienen injerencia en este tema, sin dejar de lado el grave riesgo que se determin durante la ejecucin de este estudio por la inobservancia de la administracin en la renovacin oportuna de la pliza de seguro voluntario para toda la flota municipal. Adems, debe ponerse mucha atencin a los incumplimientos al reglamento sobre el uso, control y mantenimiento de vehculos municipales, pues inciden negativamente en la conservacin y salvaguarda de estos activos. Finalmente, se obtuvo evidencia que recientemente la seora Alcaldesa ordena mediante oficios AM-483-07, AM-484-07 y AM-485, todos del 6 de junio de 2007 a Servicios Generales, Jefe del Plantel Municipal y Proveedura respectivamente el cumplimiento de las recomendaciones del informe AU-106-06-06, del cual como es razonable tena desconocimiento dado su reciente ingreso a esta institucin, no obstante debe mantenerse un minucioso seguimiento, ya que se tiene la experiencia en periodos anteriores que no se dan los resultados por ausencia del mismo. 5. Recomendaciones a la Alcaldesa Municipal: De conformidad con lo dispuesto en el articulo No. 36 de la Ley General de Control Interno No. 8292, se giran las siguientes recomendaciones, las cuales son de acatamiento obligatorio. 5.1 Tomar las medidas que se consideren necesarias, a fin se subsanen los serios problemas de coordinacin y suministro de informacin oportuna y confiable que existen entre los departamentos que tienen participacin el proceso de registro, control, uso y mantenimiento de los vehculos y maquinaria municipal. 5.2 Ordenar al departamento de servicios generales corregir a la mayor brevedad los incumplimientos al reglamento de vehculos sealados en el aparte 3.2 de este informe y ser vigilante de los dems alcances de dichas regulaciones. 5.3 Velar por el pronto y efectivo cumplimiento de las recomendaciones del informe AU106-06-06 mediante las acciones que se consideren pertinentes y establezca un programa de seguimiento para su implementacin. (aparte 3.3)

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5.4 Comunicar a esta Auditoria Interna las acciones a tomar en un plazo no mayor a diez das hbiles, as como un cronograma para implementacin de las mismas. Muy atentamente,

Vicente Medina Martnez. DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA. VMM/lgc cc. Direccin de Hacienda. Direccin de Desarrollo Urbano. Contabilidad Municipal. Proveedura Municipal. Jefatura del Plantel Municipal. Servicios Generales. Expedientes No. 15-2007 y seguimientos. Archivo (2)

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