Profesora: Rosario Gonzlez J. Marzo de 2009.

Lo

ms importante es planificar: crear un proyecto. Un proyecto utiliza recursos de diferentes naturaleza que son utilizados para la consecucin de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas Y/o quizs solapadas en el tiempo. El objetivo final es que todo proyecto es un producto terminal obtenido, nico y de calidad.

Los proyectos nacen cuando el cliente identifica una necesidad. El cliente puede ser una persona u organizacin, dispuesta a proporcionar los fondos para satisfacer la necesidad. Un proyecto tiene un ciclo de cuatro fases. Todo proyecto tiene u inicio y un fin, pero la duracin puede variar dependiendo del contenido, la complejidad y magnitud del proyecto. El ciclo es ms formal y estructural cuando se trata de una empresa que de una persona.

ESFUERZO

Fase I: identifi car una necesid ad

Fase II: Desarrol lar una solucin propuest a

Fase final: Concluir el Proyecto Fase III: Realizar el Proyecto

Fase I: Cliente solicita propuesta Fase II: Desarrollo de una solucin propuesta. Fase III: En esta fase se usan distintos tipos de recursos que pueden ir aumentando con el tiempo Fase final: Concluir el proyecto.

TIEMPO

1. Definir el objetivo del proyecto. 2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas. 3. Definir las actividades especficas para cada pieza. 4. Dibujar el diagrama de red: muestra la secuencia e interrelacin entre las actividades. 5. Elaborar la estimacin de la duracin: estimar los recursos y lo que se requiere de cada uno para que la actividad se complete en el tiempo estimado. 6. Elaborar la estimacin de costo de cada actividad. 7. Calcular el programa y el presupuesto para calcular si el proyecto puede completarse dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y recursos disponibles. 8. Implementacin, control y monitoreo del Plan.

Nivel 0

Cumpleaos (Rosario)

1 Nivel 1
Compras (Pedro)

2
Espectculo (Camila)

1.1 Nivel 2
Comida y bebidas (Pedro)

1.2
Adornos, sorpresas y regalos (Juanita)

2.1
Payasos, tteres (Camila)

Descripcin de la Actividad

1
N de Actividad
Persona responsable

Reserva de sala Juan

Elaborar lista preliminar de invitados Revisin de presupuesto vs lista de invitados. Elaborar lista final de invitados

Pedro

Pedro

Juan

Reparto de Invitaciones

Pedro

La Planeacin determina: lo que se debe hacer, quin lo har, cunto tomar y cunto costar.
Proyecto: Servicio de organizacin de fiesta

Nombre de la Tarea

Responsable

Duracin Estimada

Fecha de inicio

Fecha de trmino

Holguras

Inicio

1 da

lun 02-03-09

lun 02-03-09

Reunir patrocinadores

Ignacio

14 das

lun 02-03-09

jue 19-03-09

Preparar mens

Karina

2 das

mar 17-03-09

mi 18-03-09

Seleccionar entretenimiento

Karina

7 das

vie 20-03-09

lun 30-03-09

Disear y colocar avisos publicitarios

Ignacio

4 das

mar 31-03-09

vie 03-04-09

Ordenar comida

Jos Luis

1 da

jue 19-03-09

jue 19-03-09

Alquilar equipos

Jos Luis

2 das

lun 02-03-09

mar 03-03-09

Imprimir mens

Ignacio

7 das

vie 20-03-09

lun 30-03-09

Entrega de Proyecto

Jos Luis

0 das

lun 02-03-09

lun 02-03-09

 Es

la primera fase en el ciclo de vida de un proyecto, comienza con el reconocimiento de una necesidad, problema u oportunidad y termina con una solicitud de propuesta. Determinar presupuesto. Pueden existir mltiples necesidades, pero los fondos limitados y recursos disponibles implica tomar la decisin que lleve a la empresa a obtener el mayor beneficio general.

Pasos a seguir: Desarrollar un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad: Pueden ser factores cuantitativos y/o cualitativos. Ejemplo: Una empresa busca la introduccin de intranet. Alineamiento con los objetivos de la empresa. Usos previstos. Incremento en la automatizacin. Incremento en la eficiencia: comunicaciones, flujo de informacin, estandarizacin del conocimiento. Inversin requerida. Costos de implementacin. Costos de mantencin. Impacto en los recursos humanos. Capacitacin requerida. Tiempo previsto para ser usado por el 100% de la organizacin.

1.

2. Listar los supuestos con los que fundamentar cada oportunidad (prstamos bancarios, capital semilla, etc.) 3. Reunir datos e informacin sobre cada oportunidad que ayude a tomar una decisin (proyecciones de ingresos estimados, VAN, TIR, anlisis de la industria, anlisis de mercado, recursos humanos, etc.). 4. Evaluar cada oportunidad segn los criterios. Construir el Plan de negocios con un equipo multidisciplinario.

 Ejemplo

de TDR En muchas situaciones, no es necesario preparar una solicitud formal. La solicitud debe establecer de manera exhaustiva y con detalle, lo que se requiere, desde el punto de vista del cliente, para hacer frente a la necesidad identificada.

Esta fase se inicia cuando la solicitud de la propuesta se pone a disposicin de los contratistas y termina cuando se llega a acuerdo con la persona, empresa, consultor, etc. MKT de la propuesta y la decisin de licitar o no licitar.

Competidores Riesgo (tcnico o financiero) Misin Ampliacin de capacidades Reputacin (anterior y futura) Fondos del cliente Recursos para la propuesta Recursos para el proyecto

Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Todo proyecto esta compuesto por tareas. A lo largo del proyecto se pueden establecer unos hitos. Hito: Tarea de duracin cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes de que ste concluya. Son como puntos de control o marcadores situados estratgicamente en momentos importantes del proyecto. Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realizacin de las tareas. Objetivo: Criterio cuantificable que debe cumplirse para que el proyecto se considere concluido. Los criterios a cumplir pueden ser la calidad del producto, medidas de costo, programacin. Existen objetivos no cuantificables directamente tales como la satisfaccin del cliente. Administrador de proyecto: Persona responsable de realizar un plan de accin, control, ajuste y seguimiento de todos los elementos y fases que constituyen un proyecto, as como de difundir la informacin necesaria entre el colectivo de personas afines a dicho proyecto.

 Todos

los proyectos constan de cuatro fases principales:

1. Crear el plan (planificacin). 2. Administrar el proyecto (desarrollar el proyecto introduciendo correctamente todos los datos). 3. Realizar el seguimiento del proyecto (observar como marcha). 4. Cerrar el proyecto (terminarlo).

La

definicin de proyecto es:

"Un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico".

El factor tiempo es muy importante en la gestin de proyectos. Para la elaboracin de un proyecto siempre se tendr que fijar o bien una fecha de comienzo a partir de la cual desarrollar el proyecto hasta alcanzar una fecha de finalizacin, o bien lo contrario: Se fijar una fecha de terminacin a partir de la cual y retrospectivamente (para atrs) se vayan "retrocediendo" las tareas a realizar (con sus duraciones) hasta alcanzar la fecha de comienzo.

En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses, semanas, das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

Los recursos de TRABAJO estn conformados por:

1. Las personas que participan en el proyecto, ya tengan nombre y apellidos (por ejemplo Mara Gil o Alberto Fernndez). 2. Las personas identificadas por su puesto o cargo (por ejemplo gerente o bien jefe de personal). 3. Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo encofradores o instaladores elctricos). 4. Los recursos de equipamiento (por ejemplo una pala excavadora, una gra, un taladro...) 5. Las instalaciones (locales, salas de reunin, espacios de trabajo...) requeridas para realizar las tareas.

Los recursos MATERIALES por su parte, son artculos de consumo que se agotan a medida que avanza el proyecto. Estn conformados por:

1. Los recursos materiales (por ejemplo el cemento, cable, clavos, paneles...)

En MS Project, la disponibilidad de algunos recursos debe ser considerada. Por ejemplo, duracin de las jornadas laborales, periodos vacacionales, horarios de acceso a instalaciones, etc.

 El

tringulo del proyecto.

Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto:

El Tiempo o duracin del proyecto. El Coste econmico del proyecto. El mbito en el que se desarrolla el proyecto.

El tiempo, es por lo tanto la delimitacin ms conocida. Todo proyecto est sujeto al tiempo, a una duracin.

La mayora de los proyectos tienen una fecha lmite para la que el proyecto deber estar concluido. Adems, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir.

El coste, no solo es econmico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un ordenador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...).

Pero estos costes, al final y en definitiva se traducen en presupuesto econmico. Para todos los proyectos, el coste supone una delimitacin restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarn sujetos a un presupuesto.

El mbito del proyecto, tambin llamado alcance, es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el objetivo, el producto.

Otra cosa bien distinta es el mbito del producto (mbito de proyecto frente a mbito de producto) que es el conjunto de caractersticas, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado. Los documentos (en forma de manuales) que esquematizan esta informacin sobre el producto, se denominan especificaciones del producto. El mbito viene definido por las tareas a realizar.

Ambos mbitos (el del proyecto y el del producto) estn estrechamente relacionados: Si en la elaboracin de una urbanizacin de chalets, reducimos el nmero de viviendas a la mitad, el mbito del proyecto se ve alterado por consiguiente.

El mbito del proyecto est formado por las tareas. Las tareas, a su vez se dividen en fases.

Las tareas, definen el mbito o alcance del proyecto. Las tareas se definen en jerarqua. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden discurrir simultneamente, es decir, se engarzan estratgicamente... Las tareas, a su vez, se pueden desgranar, se pueden dividir en fases. Los expertos recomiendan definir una estructura de descomposicin del trabajo (Work Breakdown Structure WBS). De dicha descomposicin, se derivan las duraciones de las fases y en definitiva, de las tareas.
La duracin de las tareas es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalizacin.

Cmo podemos establecer la duracin de una tarea? Existe alguna tcnica que nos ayude a definirla? La duracin de las tareas queda marcada o establecida aplicando alguno de estos factores:

La Historia. Consiste en establecer una consultora sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos histricos. Como se hicieron, cuanto duraron sus tareas. La Participacin. Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idnticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias.

La Intuicin. Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares caractersticas.
La Indeterminacin. Hacer una estimacin, a veces no basada en nada concreto. (a voleo, por impulsos).

Adems de lo comentado, para calcular la duracin de una tarea, podemos utilizar las tres duraciones siguientes:

La duracin optimista (Do). La duracin pesimista (Dp). La duracin esperada (De).

 Para

calcular la duracin media podremos aplicar la siguiente frmula: Duracin media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6 <duracin optimista + duracin pesimista + cuatro veces la duracin estimada dividido entre 6> En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses (esta duracin es novedosa en MS Project 2003), semanas, das, horas o minutos.

Los tres factores fundamentales de un proyecto (mbito, coste y tiempo) conforman lo que se ha dado en llamar el tringulo del proyecto: Suponiendo que el tringulo del proyecto est formado por esos tres lados, y que dada la magnitud del proyecto ese tringulo tiene una superficie determinada, y cada lado con un tamao determinado, se observa que si uno de los tres factores se modifica (la longitud de uno de los lados vara), se ven afectados los otros dos para seguir manteniendo el proyecto con la misma magnitud (en el tringulo, la misma superficie o rea).

Si la duracin de un proyecto disminuye, podra ser necesario aumentar presupuesto (coste) ya que sern necesarios ms recursos para realizar mismo trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el presupuesto, podra ser necesario reducir alcance (o mbito) de un proyecto puesto que no se puede hacer todo proyecto en menos tiempo..

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Sin embargo, si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario ms tiempo y/o ms recursos para realizar el trabajo adicional. Cuando el alcance de un proyecto aumenta una vez comenzado el proyecto, se dice que ha habido un "Incremento de Alcance" (tambin llamado incremento de mbito). mbito y alcance es lo mismo.

Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede sea necesario disponer de ms tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es necesario con recursos tan especializados. Si no se puede incrementar el tiempo, puede que sea necesario reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.

Una variacin de este ltimo factor (el mbito), puede resultar perjudicial si el Administrador de proyecto no reconoce y planifica los nuevos requerimientos

 Las

tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden.

Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, tienen que tener un vnculo. Los vnculos establecen relaciones de orden entre las tareas. MS Project establece cuatro posibles tipos de vnculos entre las tareas:

FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual Comienza (este tipo de vnculo es el ms comn y el que MS Project establece de forma predeterminada cuando se vinculan dos tareas).

Datos generales del proyecto. Crear un archivo nuevo de proyecto: Tras ejecutar el programa MS Project, entraremos directamente a: Men de Archivo - Nuevo o bien pulsando el botn de nuevo proyecto. Inmediatamente, para que el proyecto tenga nombre y ubicacin, desde el principio conviene guardarlo. Guardarlo con un nombre de archivo (la extensin para todos los archivos de proyecto va a ser *.mpp cuyas siglas vienen de "Proyecto de Microsoft Project"). En este caso el archivo se llamar Tienda Calahorra.mpp. A continuacin y desde Men de Archivo - Propiedades (del archivo): Se introduce informacin acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo administrarn y que se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto (las que se quieran).

- Definir la fecha de comienzo o bien la fecha de finalizacin: Desde el Men de Proyecto - Informacin del proyecto.

- Establecer el calendario de trabajo: Especificar los das laborables (L a V) y horario laboral (de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo) para cada uno de los participantes. Se pueden marcar periodos no laborables como fiestas, periodos vacacionales. Esto se hace desde el Men Ver - Diagrama de Gantt - Herramientas Cambiar calendario laboral.

Tareas.

Introducir las tareas y sus duraciones: Men de Ver - Diagrama de Gantt. En la tabla izquierda, introducir las tareas en secuencia y hacia abajo. En principio la duracin de cada tarea es de un da. MS Project lo representa con un 1?. Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevar cada tarea expresndola en meses, semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables.

Podemos utilizar las abreviaturas siguientes: meses = ms, semanas = s, das = d, horas = h, minutos = m. Si la duracin es estimada (no definitiva) se acompaa del signo de interrogacin (? -el derecho, el que se utiliza en ingls). Por ejemplo 3d? representa una duracin estimada de 3 das.

Crear los hitos:

Se tratan de tareas estratgicas que suponen unas marcas importantes en las fases y evolucin del proyecto. Son tareas que tienen una duracin cero, es decir 0d (cero das). Tambin es posible que una tarea de duracin determinada la podamos, desde sus propiedades, y la solapa de avanzado, marcar como hito (Marcar la tarea como hito). Los hitos se representan mediante rombos negros en la vista del diagrama de Gantt. Posteriormente va a ser posible visualizar todas las tareas o bien simplemente los hitos realizando filtros que solo nos permiten ver del proyecto ciertos elementos que en un momento merecen un estudio separadas del resto. Smbolo de Hito