1 WORKSHOP INTERNO SEMINRIOS PRTICOS DESENVOLVIDOS PELOS INTEGRANTES DA F FOCCO

Tema: Como Administrar Seu tempo

A administrao do tempo

Palestrante: Alexandre Rafael

O que , exatamente, a administrao do tempo? A ttulo de introduo, seria interessante definir esse importante tema e descrever as partes que o compem, antes de prosseguirmos e olharmos para os provveis benefcios e dificuldades que podem surgir quando se procura administrar o tempo com sucesso.

Como definir a administrao do tempo

A administrao do tempo pode ser definida de forma simples, como um plano de utilizao e controle do mesmo da forma mais eficiente e eficaz possvel. Obviamente, o tempo algo mais do que isto que a definio sugere. Um plano deve ser criado para atender s necessidades especficas de um indivduo. Um nico sistema no pode ser adequado para todos. Ele precisa ser solto e flexvel, de forma a ajustar-se a situaes em constante mudana. O tempo algo limitado, transitrio e efmero e por isso mesmo, difcil de se controlar. De modo quase inevitvel, voc ir perceber que atualmente dispe de bem pouco tempo, contudo, (s) amanh, ele ser suficiente. No dia seguinte que percebemos que o tempo parece to escasso quanto no dia anterior. Se voc puder identificar e eliminar as atividades que geram desperdcio de tempo (ou, pelo menos, reduzi-las consideravelmente), vai encontrar um modo de controlar o seu prprio tempo. O tempo tambm difcil de ser utilizado de maneira eficiente e efetiva. Isso significa trabalhar com afinco e corretamente, de modo que as tarefas sejam executadas e os resultados atingidos no prazo e j na primeira vez. Lembre-se de que seu plano de administrao de tempo no produz efeito e certamente nem deveria produzir efeito de modo isolado. Pode-se ganhar mais tempo delegando tarefas a um subordinado. Isso talvez seja bom para voc, mas no significa que o ser para ele! De forma ideal, a administrao do tempo deve ser uma abordagem harmoniosa, abrangente e no uma mescla de idias estanques, tticas e truques. Ela deve abranger e incluir todos os aspectos de seu trabalho e em todos os momentos, ao longo das constantes alteraes e atualizaes, levando em conta a situao que se apresenta. Jamais espere atingir a perfeio apesar de ser possvel alcanar qualidade superior ou, no mnimo, certas melhorias relevantes.

Os componentes da administrao do tempo

til saber em que consiste o plano da administrao do tempo, embora cada pessoa tenha sua maneira de tratar o assunto, e que varia de acordo com as circunstncias que envolvem cada um. De forma caracterstica, a apresentao do sistema envolve os estgios a seguir: _ Como analisar sua carga de trabalho; _ Como tornar-se organizado; _ Como delegar tarefas com sucesso; _ Como lidar com material impresso; _ Como conduzir reunies; _ Como controlar atividades que geram desperdcio de tempo; _ Como aproveitar ao mximo o tempo livre.

Como analisar sua carga de trabalho

Inicialmente, voc deve estar seguro de que conhece seus objetivos pessoais, departamentais e da empresa, de forma a saber o que vai fazer e onde. Organize um registro dirio que mostre como voc atualmente despende seu tempo durante um determinado perodo. Faa uma avaliao desse tempo: se o est utilizando de forma sensata e correta, marcando os pontos em que poderiam ser implementadas as melhorias.

Como tornar-se organizado

Como passo seguinte, sensato dar prioridade s suas tarefas de acordo com a importncia e a urgncia das mesmas. Talvez voc queira utilizar um sistema dirio que registre as atividades planejadas, incluindo os prximos dias, semanas e meses. Voc tambm pode fazer registros mediante os quais possa acompanhar e controlar seu progresso.

Como delegar tarefas com sucesso

A delegao tem um papel de grande destaque na administrao do tempo afinal de contas, outras pessoas podem ser capazes de realizar uma srie de tarefas to bem quanto voc, seno melhor, economizando, assim, tempo precioso. preciso compreender isso adequadamente observando tanto vantagens quanto desvantagens. Quando possvel, voc deve encaminhar certas atividades a determinados funcionrios, se e quando isso for necessrio.

Talvez seja necessrio superar alguns problemas particulares para garantir que as tarefas sejam finalizadas de forma adequada e dentro do cronograma.

Como lidar com material impresso

O material impresso pode ser um fator de desperdcio de tempo e uma ameaa sria execuo do sistema. Organize o local de trabalho de modo que todo esse material seja de fcil manuseio. Tambm importante que voc saiba como escrever e ler de maneira eficiente, o que ir traduzir-se em lidar com o material de maneira mais rpida possvel. E tambm uma boa idia saber quando mais vivel usar o telefone em vez de redigir ou ler.

Como conduzir reunies

Familiarize-se com os prs e contras relacionados ao trato social com os colegas por exemplo: seja cordial e amistoso, mas no perca tempo com conversas sem sentido pelos corredores. Voc deve estar preparado a agir de modo competente durante reunies informais ou durante as pausas para caf ou almoo. No menos preparado voc precisa estar para lidar com reunies formais, dentro de seu departamento e com seus superiores.

Como controlar desperdcio de tempo

H vrias atividades que geram desperdcio de tempo, sobre as quais voc precisa estar ciente e as quais deve saber enfrentar. Mais particularmente, voc deve ser capaz de lidar com interrupes, tanto de pessoas que vm at voc quanto de chamadas telefnicas. Voc pode, s vezes, ser requisitado para resolver problemas de outros faa isso da forma mais rpida e eficiente possvel. Muitos desses fatores de desperdcio de tempo podem ser controlados simplesmente sendo positivo uma qualidade essencial que voc precisa adquirir medida que o processo evolui.

Como aproveitar ao mximo o tempo livre

Se ou quando seu plano de administrao de tempo obtiver sucesso, talvez voc descubra que conseguiu algum tempo livre, em geral no incio ou no final do dia. Pense em como utilizar esse tempo para o seu benefcio. Tambm importante que voc aprenda a relaxar e desfrutar o seu tempo de lazer. Tendo trabalhado com afinco e de forma correta, voc merece descanso e precisa recuperar as energias, de forma a estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele cem por cento.

As vantagens da administrao do tempo

Um plano de administrao para ganhar tempo traz vrios benefcios, entre os quais podemos mencionar: _ maior controle; _ aumento da produtividade; _ aumento do tempo livre; _ maior transparncia. Por outro lado, um plano ruim ou a ausncia total de um plano produz efeitos contrrios.

Maior controle
Objetivos claros, tarefas planejadas, levando-se em conta as prioridades e os cuidados, a utilizao de dirios, listas etc. iro ajud-lo a saber exatamente o que est fazendo, quando, por qu, como e por quanto tempo. Em conseqncia, voc tem o tempo sob controle, em vez de ele exercer controle sobre voc. Voc quem manda, ditando o que deve acontecer e quando.

Aumento da produtividade
Ao se delegarem certas tarefas a determinados companheiros de trabalho, compreende-se melhor como tratar dos fatores de desperdcio de tempo (como material impresso e reunies) e ao controlar atividades improdutivas (como fofocas e interrupes telefnicas), voc garante um aprimoramento na qualidade e no desempenho do trabalho. Espera-se que as tarefas sejam executadas de modo melhor e mais rpido, elevando a produtividade da empresa.

Aumento do tempo livre

Ao reavaliar por completo sua carga de trabalho, delegar algumas tarefas a determinados funcionrios e eliminar (ou diminuir) as atividades improdutivas, voc reduz a solicitao que se refere sua pessoa, liberando, assim, parte de seu tempo. Com menos presso e tenses, suas oportunidades de relaxar (ainda que por perodos curtos) podem auxili-lo a recuperar suas energias e devem, obviamente, ter um efeito de impulso sobre seu trabalho. Mesmo porque, apenas um indivduo ajustado, saudvel e revigorado

pode voltar a trabalhar com empenho e corretamente, fazendo uso total de seu tempo.

Maior transparncia

Sem dvida, uma pessoa que planeja seu tempo controlada, eficiente e eficaz, sempre ansiosa por progredir mostra-se mais sensvel para com os seus parceiros. Seus superiores podem tambm reparar que h certas diferenas entre voc e alguns colegas que esto sempre para trs em relao ao cronograma, atracando-se com papis atrasados e estourando os prazos trata-se de diferenas que podem deix-lo em posio privilegiada se e quando surgirem oportunidades de promoo.

As dificuldades tempo

na

administrao

do

A implementao de um plano de administrao do tempo no se faz de modo fcil. Isso inevitvel. As formas mais prticas de analisar suas cargas de trabalho, como organizar-se, delegar tarefas etc., so difceis por si mesmas, especialmente se voc no deu a mxima ateno a essas atividades, antes. Alm disso, h outros obstculos a serem encarados, tais como: _ atitudes; _ hbitos; _ as cargas de trabalho; _ cultura da empresa.

Atitudes
Se um plano, que se espera seja bem-sucedido, deva ser desenvolvido, ser exigida, com freqncia, uma mudana total quanto s atitudes de um indivduo, uma reavaliao completa em tudo o que se realizou antes talvez incluindo tambm a possibilidade de que, at agora, o desempenho tem sido fraco ou que h uma falha completa em alguns casos. Os objetivos devem ser definidos pela primeira vez, reavaliadas as tarefas e escalas de tempo, modificadas as prticas de trabalho tudo com base na administrao do tempo. Economizar e aproveitar o tempo ao mximo tem de se tornar uma prioridade.

Hbitos
A expresso cultivar hbitos antigos como vestir roupa velha revela-se bastante apropriada, no que diz respeito administrao do tempo. Um plano

no pode ser aplicado genericamente a todas as ocasies, mas deve ser reformulado continuadamente. Os maus hbitos tendem a reaparecer depois de algum tempo, e com maior freqncia do que se imagina. Passasse a confiar mais na memria do que nas agendas ou listas de controle, uma quantidade de papis deixada para ser vista no dia seguinte e, novamente, as pausas para o caf estendem-se. Hbitos novos e um plano de tempo devem ser desenvolvidos e mantidos.

As cargas de trabalho
s vezes, as cargas de trabalho de uma pessoa parecem to pesadas, diversificadas e interminveis que, reestrutur-las dentro de uma administrao do tempo, parece uma tarefa impossvel. A agenda est sempre lotada; ningum pode realizar o trabalho de forma correta, ningum d conta de toda a papelada, ningum consegue participar de tantas reunies e assim por diante. Mas no importa qual a natureza ou nvel do montante de trabalho. O desenvolvimento de um plano adequado ir, sem dvida, melhorar a situao.

Cultura da empresa
O modo pelo qual a empresa estruturada e dirigida pode, em geral, ser um problema para o administrador que tem conscincia da limitao do tempo. Talvez ele precise trabalhar como parte da equipe e fique na dependncia de que outros completem suas tarefas antes que ele possa efetuar as prprias. Possivelmente, as tarefas no so previsveis e no podem entrar no cronograma at a ltima hora, e que mudanas inesperadas tenham de ser feitas continuamente, todas elas dificultando o planejamento mas nunca sero impossveis, caso haja um plano em vigor.